Sprievodca Mokapenom

Príručka Projekty

Oblasť Projekty je organizačnou úrovňou nad úlohami: zoskupuje súvisiace akcie smerujúce k spoločnému cieľu, so zodpovednou osobou, termínmi, účastníkmi a celkovým priebehom. Projekt odpovedá na otázku «kto čo a kedy» pri štruktúrovanej iniciatíve — spustenie produktu, onboarding klienta, marketingová kampaň.

Na čo slúži oblasť Projekty

Projekty vám umožňujú:

• Štruktúrovať prácu podľa iniciatív, každá s vlastnými úlohami.
• Sledovať priebeh cez počítadlo dokončených/celkových úloh (napr. 5/12) viditeľné na paneli a v Kanbane.
• Organizovať podľa pracovnej oblasti — makrokategórie ako Marketing, Predaj, Prevádzka — pre prehľad podľa obchodnej oblasti.
• Koordinovať tímy so zodpovednou osobou, účastníkmi (zainteresovaní) a verejnou alebo súkromnou viditeľnosťou.
• Prepojiť s CRM kontakty, spoločnosti a tickety cez Prepojenia.
• Analyzovať agregované dáta v reportoch projektov.

Pristúpte k nej zo stránky Projekty v menu Aktivity. Úlohy projektu sa spravujú na karte Úlohy panelu projektu alebo z príručky úloh.

Horná lišta stránky Projekty

• Zoskupiť podľa (Kanban): Pracovná oblasť (predvolené), Termín, Vlastník, Štítky, Farba (Premium).
• Filtre (Premium): modálne okno s pokročilými filtrami.
• Akcie: import/export, archív projektov, kôš, úprava stĺpcov (Zoznam).
• Zobrazenia: Kanban | Karty | Zoznam (bez samostatného Kalendára — použite termíny v Kartách).
• Používatelia / Tímy: filter podľa vlastníka alebo tímu.
• + Projekt: vytvorenie nového projektu.

Panel projektu

Kliknutím na názov projektu otvoríte bočný panel. S plánom Premium ikona Celá stránka otvorí stránku projektu na celú obrazovku s pevným tlačidlom Uložiť.

Hlavička panelu

• Začiarkavacie políčko: uzavrie projekt, keď sú všetky úlohy dokončené; ak zostávajú otvorené úlohy, kliknutie otvorí sprievodné modálne okno na uzavretie.
• Názov: úprava priamo na mieste kliknutím na text.
• Odznak Archivované: viditeľný, ak je projekt v archíve.

Akčná lišta panelu

Rovnaká logika ako pri úlohách, s tromi úrovňami priority (Nízka, Stredná, Vysoká):

• Priorita (vlajka): Nízka / Stredná / Vysoká.
• Súkromie (zámok): Verejné alebo Súkromné (viditeľné vlastníkovi, účastníkom a zmieneným používateľom).
• Štítky: pozri príručku Štítky.
• Farba: pozadie názvu a karty.
• Prílohy: pozri príručku Prílohy.
• Lepiace poznámky, Kopírovať odkaz, Celá stránka (Premium).
• Možnosti (tri bodky): Duplikovať, Presunúť, Previesť na úlohu, Archivovať, Upraviť panel, Zmazať.
• + Vytvoriť a prepojiť: vytvorenie prepojených entít (úloha, ticket, kontakt…) už priradených k projektu.

Menu Možnosti (tri bodky)

• Duplikovať: duplikuje projekt; v modálnom okne vyberte, čo kopírovať (kontrolný zoznam, prílohy, prepojenia, komentáre, podriadené úlohy ak sú relevantné).
• Presunúť: presunie projekt do inej pracovnej oblasti alebo organizácie (ak multi-org).
• Previesť na úlohu: prevedie projekt na jednu úlohu; úlohy projektu sa stanú položkami kontrolného zoznamu v novej úlohe.
• Archivovať / Obnoviť (Premium).
• Upraviť panel (admin): rozloženie polí panelu projektu.
• Zmazať / Obnoviť: mäkké zmazanie do koša.

Karty panelu projektu

• Dáta: názov, pracovná oblasť, vlastník, účastníci, dátumy, popis, vlastné polia.
• Úlohy: zoznam úloh projektu s počítadlom (uzavreté/celkom); vytváranie a správa úloh tu. Pre prevádzkové detaily pozri príručku Úlohy.
• Prepojenia, Čas: spoločné príručky v Súvisiacich sekciách.
• Ďalšie menu: Marketing, Integrácie, Aktualizácie.

Pracovná oblasť

Pracovné oblasti sú makrokategórie na zoskupovanie projektov: obchodné funkcie (Marketing, Predaj, HR), produktové rady alebo akékoľvek zoskupenie užitočné pre váš tím. V Kanbane projektov predvolené zobrazenie organizuje stĺpce podľa pracovnej oblasti.

Na čo slúžia

• Vizuálne oddeliť projekty z rôznych rozsahov bez miešania na jednej doske.
• Filtrovať a reportovať podľa oblasti (napr. koľko aktívnych projektov v Predaji vs Marketingu).
• Priradiť referenčný tím k pracovnej oblasti (voliteľné v nastaveniach).

Vytvorenie pracovnej oblasti

1. Prejdite do Nastavení projektov → karta Pracovná oblasť, alebo priamo na stránku Pracovná oblasť.
2. Kliknite na Nová pracovná oblasť (limit podľa vášho plánu: vhodný plán Premium).
3. Zadajte názov a v prípade potreby priraďte tím.
4. Uložte: pracovná oblasť sa zobrazí v zozname a ako stĺpec v Kanbane.

Priradenie projektu k pracovnej oblasti

1. Otvorte panel projektu → karta Dáta.
2. V poli Pracovná oblasť vyberte požadovanú kategóriu.
3. Uložte: projekt sa zobrazí v príslušnom stĺpci v Kanbane (zoskupiť podľa Pracovná oblasť).

Projekt môžete tiež presunúť medzi stĺpcami pracovných oblastí v Kanbane drag-and-drop na rýchlu zmenu priradenia.

Úprava a zmazanie pracovnej oblasti

Na stránke Pracovná oblasť kliknite na názov na úpravu alebo použite akcie karty (upraviť/zmazať). Zmazanie pracovnej oblasti nezmaže projekty: zostanú bez priradenej pracovnej oblasti (stĺpec «Bez pracovnej oblasti» v Kanbane).

Súvisiace sekcie (spoločné pre viac entít)

• Prepojenia — prepojenie projektu s klientmi, partnermi, ticketmi.
• Čas — zaznamenané a odhadované hodiny na projekte (Premium).
• Štítky — kategorizácia a zoskupovanie v Kanbane.
• Prílohy — dokumenty projektu.
• Úlohy — prevádzkové akcie v rámci projektu.

Vytvorenie projektu

1. Prejdite na stránku Projekty.
2. Kliknite na + Projekt.
3. Zadajte názov (povinné).
4. Na karte Dáta: pracovná oblasť, vlastník, účastníci, dátumy začiatku/konca, popis.
5. Na karte Úlohy pridajte úlohy projektu, alebo ich vytvorte neskôr z karty alebo s + Úloha filtrovanou podľa projektu.
6. Uložte panel.

Hlavné polia

• Pracovná oblasť: makrokategória príslušnosti.
• Vlastník: kontaktná osoba projektu.
• Účastníci (zainteresovaní): spolupracovníci s viditeľnosťou na projekte.
• Dátumy: začiatok a termín projektu.
• Popis: ciele a poznámky; zmienky s @meno.
• Viditeľnosť: Verejné (predvolené) alebo Súkromné.
• Priorita: Nízka, Stredná, Vysoká.

Úprava projektu

Jednotlivá úprava

1. Otvorte panel projektu.
2. Upravte polia na karte Dáta alebo použite akčnú lištu.
3. Spravujte úlohy na karte Úlohy (otvoriť, vytvoriť, uzavrieť).
4. Uložte (priamo v bočnom paneli, tlačidlo Uložiť na stránke projektu).

Uzavretie a znovuotvorenie

Začiarkavacie políčko vedľa názvu: ak sú všetky úlohy uzavreté, označí projekt ako dokončený. Pri otvorených úlohách Mokapen ponúkne ich uzavrieť alebo pokračovať. Kliknutím znova znovu otvoríte.

Hromadná úprava (Zoznam, Premium)

1. Prejdite do zobrazenia Zoznam.
2. Vyberte projekty začiarkavacími políčkami.
3. Kliknite na Upraviť → nastavte spoločné polia (pracovná oblasť, vlastník, dátumy…).
4. Potvrďte.

Zmazanie projektu

Mažte projekty vytvorené omylom alebo duplicitné testovacie záznamy. Uprednostnite Archiváciu, ak projekt má úlohy, zaznamenané hodiny alebo prepojenia, ktoré chcete zachovať v histórii.

Jednotlivé zmazanie

1. Otvorte panel → Možnosti (tri bodky) → Zmazať (červená položka).
2. Potvrďte v modálnom okne.

S vhodným plánom Premium ide projekt do koša (stránka Projekty → Akcie → Kôš projektov). Odtiaľ môžete Obnoviť alebo Zmazať natrvalo. Ak otvoríte projekt už v koši, zobrazí sa banner Obnoviť / Zmazať natrvalo.

Na bezplatnom pláne (bez vhodného plánu Premium) je zmazanie všeobecne trvalé ihneď po potvrdení, bez koša — overte oprávnenia vašej organizácie.

Hromadné zmazanie

1. Zobrazenie Zoznam → vyberte projekty začiarkavacími políčkami.
2. Kliknite na Zmazať (červené tlačidlo) → potvrďte.

Archivácia projektu

Archív je správna voľba pre dokončené alebo pozastavené projekty, ktoré chcete zachovať v histórii bez zahlcovania Kanbanu a Kariet.

Archivácia jedného projektu

1. Otvorte panel → Možnosti → Archivovať (Premium) → potvrďte.

Archivácia viacerých projektov / zobrazenie archívu

• Viacero: zobrazenie Zoznam → vyberte → Archivovať v akčnej lište.
• Zobrazenie: stránka Projekty → Akcie → Archív projektov.
• Obnoviť: z archívu vyberte a kliknite Obnoviť, alebo Možnosti → Obnoviť z archívu na jednotlivom paneli.

Archivované projekty sa nezobrazujú v štandardných prevádzkových zobrazeniach, ale zostávajú prístupné z archívu, prepojení a historických reportov.

Duplikovanie projektu

Jednotlivé duplikovanie

1. Otvorte panel → Možnosti → Duplikovať.
2. V modálnom okne vyberte: kontrolný zoznam, prílohy, prepojenia, komentáre.
3. Potvrďte: otvorí sa nový projekt; pred prevádzkovým použitím aktualizujte názov a dátumy.

Hromadné duplikovanie

1. Zobrazenie Zoznam → vyberte projekty → Duplikovať → vyberte možnosti → potvrďte.

Zobrazenia projektov

Kanban (predvolené)

Stĺpce podľa Pracovnej oblasti predvolene. Drag-and-drop medzi stĺpcami na zmenu pracovnej oblasti. Zoskupiť podľa: Pracovná oblasť, Termín, Vlastník, Štítky, Farba (Premium).

Karty

Projekty zoradené podľa termínu; po termíne alebo blízke termíny hore. Každá karta rozbaľuje úlohy projektu.

Zoznam (Premium)

Tabuľka s konfigurovateľnými stĺpcami, vyhľadávaním, hromadnými akciami (Upraviť, Duplikovať, Archivovať, Zmazať).

Filtre

Modálne okno filtrov (Premium), menu Používatelia/Tímy, vyhľadávanie v Zozname — rovnaká logika ako pri úlohách.

Nastavenia projektov

V Nastaveniach projektov:

• Pracovná oblasť: vytváranie a správa makrokategórií (pozri sekciu Pracovná oblasť).
• Polia: vlastné polia projektu.
• Panel: rozloženie panelu projektu.
• Zoznam a stĺpce: tabuľkové zobrazenie.
• Grafy: widgety reportov.

Reporty projektov

Sekcia Reporty projektov (Premium) sumarizuje projekty, ku ktorým máte prístup podľa role a oprávnení organizácie: vidíte iba autorizované záznamy a polia. Použite na analýzu pracovného zaťaženia, oneskorení a export — pre každodennú prácu používajte Kanban, Karty a Zoznam.

• Dashboard: stav, pracovná oblasť, priorita, tím, vlastník, hodiny, štítky.
• Zoznam reportov: tabuľková analýza a export.
• Gantt projektov (Premium): časová os termínov.

Užitočné pre pracovné zaťaženie podľa pracovnej oblasti, projekty po termíne a distribúciu zdrojov.