Lernen sie mokapen

Projekte-Leitfaden

Der Bereich Projekte ist die Organisationsebene über den Aufgaben: Er gruppiert zusammengehörige Aktionen mit einem gemeinsamen Ziel, mit Verantwortlichem, Fristen, Teilnehmern und Gesamtfortschritt. Ein Projekt beantwortet die Frage «wer macht was und wann» bei einer strukturierten Initiative — Produktlaunch, Kunden-Onboarding, Marketingkampagne.

Wofür der Bereich Projekte dient

Projekte ermöglichen Ihnen:

• Strukturieren Sie die Arbeit nach Initiative, jede mit eigenen Aufgaben.
• Fortschritt verfolgen über den Zähler abgeschlossene/gesamt Aufgaben (z. B. 5/12), sichtbar im Panel und im Kanban.
• Organisieren nach Workarea — Makrokategorien wie Marketing, Sales, Operations — für eine Übersicht nach Geschäftsbereich.
• Teams koordinieren mit Verantwortlichem, Teilnehmern (Stakeholder) und öffentlicher oder privater Sichtbarkeit.
• Verknüpfen mit dem CRM Kontakte, Unternehmen und Tickets über Verbindungen.
• Analysieren aggregierte Daten in Projektberichten.

Zugriff über die Projektseite im Menü Aktivitäten. Projektaufgaben verwalten Sie im Tab Aufgaben des Projektpanels oder im dedizierten Aufgaben-Leitfaden.

Obere Leiste der Projektseite

• Gruppieren nach (Kanban): Workarea (Standard), Fälligkeit, Verantwortlicher, Labels, Farbe (Premium).
• Filter (Premium): Modal für erweiterte Filter.
• Aktionen: Import/Export, Projektarchiv, Papierkorb, Spalten bearbeiten (Liste).
• Ansichten: Kanban | Karten | Liste (kein dedizierter Kalender — Fälligkeiten in Karten nutzen).
• Benutzer / Teams: nach Verantwortlichem oder Team filtern.
• + Projekt: neues Projekt erstellen.

Das Projektpanel

Klicken Sie auf einen Projekttitel, um das Seitenpanel zu öffnen. Mit Premium öffnet das Symbol Vollbild die page project im Vollbild mit festem Speichern-Button.

Panel-Kopfzeile

• Checkbox: schließt das Projekt, wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind; bei offenen Aufgaben öffnet ein Klick ein geführtes Schließen-Modal.
• Titel: Inline-Bearbeitung durch Klick auf den Text.
• Archiviert-Badge: sichtbar, wenn das Projekt im Archiv ist.

Aktionsleiste des Panels

Gleiche Logik wie bei Aufgaben, mit drei Prioritätsstufen (Niedrig, Mittel, Hoch):

• Priorität (Flagge): Niedrig / Mittel / Hoch.
• Datenschutz (Schloss): Öffentlich oder Privat (sichtbar für Verantwortlichen, Teilnehmer und Erwähnte).
• Labels: siehe Labels-Leitfaden.
• Farbe: Titel- und Kartenhintergrund.
• Anhänge: siehe Anhänge-Leitfaden.
• Haftnotizen, Link kopieren, Vollbild (Premium).
• Optionen (drei Punkte): Klonen, Verschieben, In Aufgabe umwandeln, Archivieren, Panel bearbeiten, Löschen.
• + Erstellen und verbinden: verknüpfte Entitäten erstellen (Aufgabe, Ticket, Kontakt…) bereits dem Projekt zugeordnet.

Menü Optionen (drei Punkte)

• Klonen: Projekt duplizieren; im Modal wählen, was kopiert wird (Checkliste, Anhänge, Verbindungen, Kommentare, untergeordnete Aufgaben falls vorgesehen).
• Verschieben: Projekt in eine andere Workarea oder Organisation übertragen (bei Multi-Org).
• In Aufgabe umwandeln: wandelt das Projekt in eine einzelne Aufgabe um; Projektaufgaben werden Checklisteneinträge der neuen Aufgabe.
• Archivieren / Wiederherstellen (Premium).
• Panel bearbeiten (Admin): Feldlayout des Projektpanels.
• Löschen / Wiederherstellen: Soft Delete in den Papierkorb.

Tabs des Projektpanels

• Daten: Titel, Workarea, Verantwortlicher, Teilnehmer, Daten, Beschreibung, benutzerdefinierte Felder.
• Aufgaben: Liste der Projektaufgaben mit Zähler (geschlossen/gesamt); Aufgaben hier erstellen und verwalten. Für operative Details siehe den Aufgaben-Leitfaden.
• Verbindungen, Zeit: gemeinsame Leitfäden unter Verwandte Abschnitte.
• Zusätzliches Menü: Marketing, Integrationen, Updates.

Workarea

Workareas sind Makrokategorien zum Gruppieren von Projekten: Geschäftsfunktionen (Marketing, Sales, HR), Produktlinien oder jede für Ihr Team sinnvolle Gruppierung. Im Projekt-Kanban organisiert die Standardansicht Spalten nach Workarea.

Wofür sie dienen

• Projekte verschiedener Bereiche visuell trennen, ohne sie auf einem Board zu mischen.
• Filtern und Berichten nach Bereich (z. B. wie viele aktive Projekte in Sales vs Marketing).
• Referenzteam einer Workarea zuweisen (optional in den Einstellungen).

Workarea erstellen

1. Gehen Sie zu Projekteinstellungen → Karte Workarea, oder direkt zur Workarea-Seite.
2. Klicken Sie Neue Workarea (Limit je nach Plan: Small, Medium, Large).
3. Titel eingeben und ggf. ein Team zuordnen.
4. Speichern: Die Workarea erscheint in der Liste und als Spalte im Kanban.

Projekt einer Workarea zuweisen

1. Projektpanel öffnen → Tab Daten.
2. Im Feld Workarea die gewünschte Kategorie auswählen.
3. Speichern: Das Projekt erscheint in der entsprechenden Spalte im Kanban (gruppieren nach Workarea).

Sie können ein Projekt auch per Drag-and-drop zwischen Workarea-Spalten im Kanban verschieben, um die Zuweisung schnell zu ändern.

Workarea bearbeiten und löschen

Auf der Workarea-Seite klicken Sie auf den Titel zum Bearbeiten oder nutzen die Kartenaktionen (bearbeiten/löschen). Das Löschen einer Workarea löscht keine Projekte: Sie bleiben ohne zugewiesene Workarea (Spalte «Ohne Workarea» im Kanban).

Verwandte Abschnitte (gemeinsam für mehrere Entitäten)

• Verbindungen — Projekt mit Kunden, Partnern, Tickets verknüpfen.
• Zeit — erfasste und geschätzte Stunden am Projekt (Premium).
• Labels — Kategorisierung und Kanban-Gruppierung.
• Anhänge — Projektdokumente.
• Aufgaben — operative Aktionen innerhalb des Projekts.

Projekt erstellen

1. Gehen Sie zur Projektseite.
2. Klicken Sie + Projekt.
3. Geben Sie den Titel ein (Pflichtfeld).
4. Im Tab Daten: Workarea, Verantwortlicher, Teilnehmer, Start-/Enddatum, Beschreibung.
5. Im Tab Aufgaben Projektaufgaben hinzufügen oder später aus dem Tab oder mit + Aufgabe nach Projekt filtern erstellen.
6. Panel speichern.

Hauptfelder

• Workarea: Makrokategorie der Zugehörigkeit.
• Verantwortlicher: Ansprechpartner des Projekts.
• Teilnehmer (Stakeholder): Mitarbeitende mit Sichtbarkeit auf das Projekt.
• Daten: Projektstart und Fälligkeit.
• Beschreibung: Ziele und Notizen; Erwähnungen mit @name.
• Sichtbarkeit: Öffentlich (Standard) oder Privat.
• Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch.

Projekt bearbeiten

Einzelbearbeitung

1. Projektpanel öffnen.
2. Felder im Tab Daten bearbeiten oder Aktionsleiste nutzen.
3. Aufgaben im Tab Aufgaben verwalten (öffnen, erstellen, schließen).
4. Speichern (Inline im Seitenpanel, Speichern-Button in page project).

Schließen und wieder öffnen

Checkbox neben dem Titel: Wenn alle Aufgaben geschlossen sind, markiert das Projekt als abgeschlossen. Bei noch offenen Aufgaben bietet Mokapen an, sie zu schließen oder trotzdem fortzufahren. Erneut klicken zum Wiederöffnen.

Massenbearbeitung (Liste, Premium)

1. Zur Listenansicht gehen.
2. Projekte mit Checkboxen auswählen.
3. Bearbeiten klicken → gemeinsame Felder setzen (Workarea, Verantwortlicher, Daten…).
4. Bestätigen.

Projekt löschen

Löschen Sie versehentlich erstellte oder doppelte Testprojekte. Bevorzugen Sie Archivieren, wenn das Projekt Aufgaben, erfasste Stunden oder Verbindungen hat, die Sie in der Historie behalten möchten.

Einzelnes Löschen

1. Panel öffnen → Optionen (drei Punkte) → Löschen (roter Eintrag).
2. Im Modal bestätigen.

Mit Advanced Premium landet das Projekt im Papierkorb (Projektseite → Aktionen → Projekt-Papierkorb). Von dort können Sie Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Wenn Sie ein bereits im Papierkorb befindliches Projekt öffnen, erscheint ein Banner Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Im Plan Free (ohne Advanced Premium) ist das Löschen in der Regel endgültig unmittelbar nach Bestätigung, ohne Papierkorb — prüfen Sie die Berechtigungen Ihrer Organisation.

Mehrfaches Löschen

1. Listenansicht → Projekte mit Checkboxen auswählen.
2. Löschen klicken (roter Button) → bestätigen.

Projekt archivieren

Das Archiv ist die richtige Wahl für abgeschlossene oder pausierte Projekte, die Sie in der Historie behalten möchten, ohne Kanban und Karten zu überladen.

Einzelnes Projekt archivieren

1. Panel öffnen → Optionen → Archivieren (Premium) → bestätigen.

Mehrere Projekte archivieren / Archiv ansehen

• Mehrfach: Listenansicht → auswählen → Archivieren in der Aktionsleiste.
• Ansehen: Projektseite → Aktionen → Projektarchiv.
• Wiederherstellen: aus dem Archiv auswählen und Wiederherstellen klicken, oder Optionen → Aus Archiv wiederherstellen im Einzelpanel.

Archivierte Projekte erscheinen nicht in Standard-Betriebsansichten, bleiben aber über Archiv, Verbindungen und historische Berichte erreichbar.

Projekt klonen

Einzelnes Klonen

1. Panel öffnen → Optionen → Klonen.
2. Im Modal auswählen: Checkliste, Anhänge, Verbindungen, Kommentare.
3. Bestätigen: Das neue Projekt öffnet sich; Titel und Daten vor operativem Einsatz aktualisieren.

Mehrfaches Klonen

1. Listenansicht → Projekte auswählen → Klonen → Optionen wählen → bestätigen.

Projektansichten

Kanban (Standard)

Spalten nach Workarea standardmäßig. Drag-and-drop zwischen Spalten zum Wechseln der Workarea. Gruppieren nach: Workarea, Fälligkeit, Verantwortlicher, Labels, Farbe (Premium).

Karten

Projekte nach Fälligkeit sortiert; oben überfällige oder bevorstehende. Jede Karte erweitert die Projektaufgaben.

Liste (Premium)

Tabelle mit konfigurierbaren Spalten, Suche, Massenaktionen (Bearbeiten, Klonen, Archivieren, Löschen).

Filter

Filter-Modal (Premium), Menü Benutzer/Teams, Suche in Liste — gleiche Logik wie bei Aufgaben.

Projekteinstellungen

In Projekteinstellungen:

• Workarea: Makrokategorien erstellen und verwalten (siehe Abschnitt Workarea).
• Felder: benutzerdefinierte Projektfelder.
• Panel: Layout des Projektpanels.
• Liste und Spalten: Tabellenansicht.
• Diagramme: Berichts-Widgets.

Projektberichte

Der Bereich Projektberichte (Premium) fasst Projekte zusammen, auf die Sie je nach Rolle und Organisationsberechtigungen Zugriff haben: Sie sehen nur autorisierte Datensätze und Felder. Nutzen Sie ihn für Auslastungsanalyse, Verzögerungen und Export — für die tägliche Arbeit Kanban, Karten und Liste.

• Dashboard: Status, Workarea, Priorität, Team, Verantwortlicher, Stunden, Labels.
• Berichtsliste: tabellarische Analyse und Export.
• Projekt-Gantt (Premium): Fälligkeits-Timeline.

Nützlich für Auslastung nach Workarea, überfällige Projekte und Ressourcenverteilung.