Apprendre mokapen

Guide Projets

L'espace Projets est le niveau d'organisation au-dessus des tâches : il regroupe des actions cohérentes vers un objectif commun, avec un responsable, des échéances, des participants et une progression globale. Un projet répond à la question « qui fait quoi et quand » sur une initiative structurée — lancement produit, onboarding client, campagne marketing.

À quoi sert l'espace Projets

Les projets vous permettent de :

• Structurer le travail par initiative, chacune avec ses propres tâches.
• Suivre l'avancement via le compteur tâches terminées/total (ex. 5/12) visible dans le panneau et en Kanban.
• Organiser par Workarea — macro-catégories comme Marketing, Sales, Operations — pour une vue d'ensemble par domaine métier.
• Coordonner les équipes avec un responsable, des participants (parties prenantes) et une visibilité publique ou privée.
• Lier au CRM contacts, sociétés et tickets via les Connexions.
• Analyser les données agrégées dans les rapports projets.

Accédez-y depuis la page Projets du menu Activités. Les tâches du projet se gèrent dans l'onglet Tâches du panneau projet ou depuis le guide tâches dédié.

Barre supérieure de la page Projets

• Regrouper par (Kanban) : Workarea (par défaut), Échéance, Responsable, Étiquettes, Couleur (Premium).
• Filtres (Premium) : modale de filtres avancés.
• Actions : import/export, archive projets, corbeille, modifier colonnes (Liste).
• Vues : Kanban | Cartes | Liste (pas de Calendrier dédié — utilisez les échéances dans Cartes).
• Utilisateurs / Équipes : filtrer par responsable ou équipe.
• + Projet : créer un nouveau projet.

Le panneau du projet

Cliquez sur le titre d'un projet pour ouvrir le panneau latéral. Avec Premium, l'icône Pleine page ouvre la page project en plein écran avec un bouton Enregistrer fixe.

En-tête du panneau

• Case à cocher : ferme le projet lorsque toutes les tâches sont terminées ; s'il reste des tâches ouvertes, le clic ouvre une modale de clôture guidée.
• Titre : modification inline en cliquant sur le texte.
• Badge Archivé : visible si le projet est en archive.

Barre d'actions du panneau

Même logique que les tâches, avec trois niveaux de priorité (Basse, Moyenne, Haute) :

• Priorité (drapeau) : Basse / Moyenne / Haute.
• Confidentialité (cadenas) : Public ou Privé (visible au responsable, aux participants et aux personnes mentionnées).
• Étiquettes : voir le guide Étiquettes.
• Couleur : fond du titre et de la carte.
• Pièces jointes : voir le guide Pièces jointes.
• Notes adhésives, Copier le lien, Pleine page (Premium).
• Options (trois points) : Cloner, Déplacer, Convertir en tâche, Archiver, Modifier le panneau, Supprimer.
• + Créer et connecter : créer des entités liées (tâche, ticket, contact…) déjà associées au projet.

Menu Options (trois points)

• Cloner : dupliquer le projet ; dans la modale, choisissez quoi copier (checklist, pièces jointes, connexions, commentaires, tâches enfants le cas échéant).
• Déplacer : transférer le projet vers une autre workarea ou organisation (si multi-org).
• Convertir en tâche : convertit le projet en une seule tâche ; les tâches du projet deviennent des éléments de checklist de la nouvelle tâche.
• Archiver / Restaurer (Premium).
• Modifier le panneau (admin) : disposition des champs du panneau projet.
• Supprimer / Restaurer : suppression douce vers la corbeille.

Onglets du panneau projet

• Données : titre, workarea, responsable, participants, dates, description, champs personnalisés.
• Tâches : liste des tâches du projet avec compteur (fermées/total) ; créez et gérez les tâches ici. Pour le détail opérationnel, voir le guide Tâches.
• Connexions, Temps : guides communs dans Sections liées.
• Menu supplémentaire : Marketing, Intégrations, Mises à jour.

Workarea

Les Workarea sont des macro-catégories pour regrouper les projets : fonctions métier (Marketing, Sales, HR), lignes de produit ou tout regroupement utile à votre équipe. En Kanban projets, la vue par défaut organise les colonnes par Workarea.

À quoi elles servent

• Séparer visuellement les projets de domaines différents sans les mélanger sur un seul board.
• Filtrer et rapporter par domaine (ex. combien de projets actifs en Sales vs Marketing).
• Assigner une équipe de référence à une workarea (optionnel dans les paramètres).

Créer une Workarea

1. Allez dans Paramètres Projets → carte Workarea, ou directement à la page Workarea.
2. Cliquez Nouvelle workarea (limite selon votre plan : Small, Medium, Large).
3. Saisissez le titre et, le cas échéant, associez une équipe.
4. Enregistrez : la workarea apparaît dans la liste et comme colonne en Kanban.

Assigner un projet à une Workarea

1. Ouvrez le panneau du projet → onglet Données.
2. Dans le champ Workarea, sélectionnez la catégorie souhaitée.
3. Enregistrez : le projet apparaît dans la colonne correspondante en Kanban (regrouper par Workarea).

Vous pouvez aussi faire glisser un projet entre les colonnes Workarea en Kanban pour changer l'assignation rapidement.

Modifier et supprimer une Workarea

Sur la page Workarea, cliquez sur le titre pour le modifier ou utilisez les actions de la carte (modifier/supprimer). Supprimer une workarea ne supprime pas les projets : ils restent sans workarea assignée (colonne « Sans workarea » en Kanban).

Sections liées (communes à plusieurs entités)

• Connexions — lie le projet à des clients, partenaires, tickets.
• Temps — heures consignées et estimées sur le projet (Premium).
• Étiquettes — catégorisation et regroupement Kanban.
• Pièces jointes — documents de projet.
• Tâches — les actions opérationnelles au sein du projet.

Créer un projet

1. Allez à la page Projets.
2. Cliquez + Projet.
3. Saisissez le titre (obligatoire).
4. Dans l'onglet Données : workarea, responsable, participants, dates début/fin, description.
5. Dans l'onglet Tâches, ajoutez les tâches du projet, ou créez-les ensuite depuis l'onglet ou avec + Tâche en filtrant par projet.
6. Enregistrez le panneau.

Champs principaux

• Workarea : macro-catégorie d'appartenance.
• Responsable : référent du projet.
• Participants (parties prenantes) : collaborateurs avec visibilité sur le projet.
• Dates : début et échéance du projet.
• Description : objectifs et notes ; mentions avec @nom.
• Visibilité : Public (par défaut) ou Privé.
• Priorité : Basse, Moyenne, Haute.

Modifier un projet

Modification individuelle

1. Ouvrez le panneau du projet.
2. Modifiez les champs dans l'onglet Données ou utilisez la barre d'actions.
3. Gérez les tâches dans l'onglet Tâches (ouvrir, créer, fermer).
4. Enregistrez (inline dans le panneau latéral, bouton Enregistrer dans page project).

Fermer et rouvrir

Case à cocher à côté du titre : si toutes les tâches sont fermées, marque le projet comme terminé. Avec des tâches encore ouvertes, Mokapen propose de les fermer ou de continuer quand même. Cliquez à nouveau pour rouvrir.

Modification en masse (Liste, Premium)

1. Allez à la vue Liste.
2. Sélectionnez les projets avec les cases à cocher.
3. Cliquez Modifier → définissez les champs communs (workarea, responsable, dates…).
4. Confirmez.

Supprimer un projet

Supprimez les projets créés par erreur ou les doublons de test. Préférez Archiver si le projet a des tâches, des heures consignées ou des connexions que vous souhaitez conserver dans l'historique.

Suppression individuelle

1. Ouvrez le panneau → Options (trois points) → Supprimer (élément rouge).
2. Confirmez dans la modale.

Avec Advanced Premium, le projet va dans la corbeille (page Projets → Actions → Corbeille projets). De là, vous pouvez Restaurer ou Supprimer définitivement. Si vous ouvrez un projet déjà dans la corbeille, une bannière Restaurer / Supprimer définitivement apparaît.

Sur le plan Free (sans Advanced Premium), la suppression est généralement définitive immédiatement après confirmation, sans corbeille — vérifiez les permissions de votre organisation.

Suppression multiple

1. Vue Liste → sélectionnez les projets avec les cases à cocher.
2. Cliquez Supprimer (bouton rouge) → confirmez.

Archiver un projet

L'archive est le bon choix pour les projets terminés ou suspendus que vous souhaitez conserver dans l'historique sans encombrer Kanban et Cartes.

Archiver un projet individuel

1. Ouvrez le panneau → Options → Archiver (Premium) → confirmez.

Archiver plusieurs projets / consulter l'archive

• Multiple : vue Liste → sélectionnez → Archiver dans la barre d'actions.
• Consulter : page Projets → Actions → Archive projets.
• Restaurer : depuis l'archive, sélectionnez et cliquez Restaurer, ou Options → Restaurer depuis l'archive sur le panneau individuel.

Les projets archivés n'apparaissent pas dans les vues opérationnelles standard mais restent accessibles depuis l'archive, les connexions et les rapports historiques.

Cloner un projet

Clonage individuel

1. Ouvrez le panneau → Options → Cloner.
2. Dans la modale, sélectionnez : checklist, pièces jointes, connexions, commentaires.
3. Confirmez : le nouveau projet s'ouvre ; mettez à jour le titre et les dates avant de l'utiliser opérationnellement.

Clonage multiple

1. Vue Liste → sélectionnez les projets → Cloner → choisissez les options → confirmez.

Vues des projets

Kanban (par défaut)

Colonnes par Workarea par défaut. Glisser-déposer entre colonnes pour changer de workarea. Regrouper par : Workarea, Échéance, Responsable, Étiquettes, Couleur (Premium).

Cartes

Projets triés par échéance ; en haut ceux en retard ou imminents. Chaque carte développe les tâches du projet.

Liste (Premium)

Tableau avec colonnes configurables, recherche, actions en masse (Modifier, Cloner, Archiver, Supprimer).

Filtres

Modale Filtres (Premium), menu Utilisateurs/Équipes, recherche en Liste — même logique que les tâches.

Paramètres Projets

Dans Paramètres Projets :

• Workarea : créez et gérez les macro-catégories (voir section Workarea).
• Champs : champs personnalisés projet.
• Panneau : disposition du panneau projet.
• Liste et colonnes : vue tabulaire.
• Graphiques : widgets de rapport.

Rapports Projets

La section Rapports Projets (Premium) récapitule les projets auxquels vous avez accès selon le rôle et les permissions de l'organisation : vous ne voyez que les enregistrements et champs autorisés. Utilisez-la pour l'analyse de charge, les retards et l'export — pour le travail quotidien, utilisez Kanban, Cartes et Liste.

• Tableau de bord : statut, workarea, priorité, équipe, responsable, heures, étiquettes.
• Liste rapports : analyse tabulaire et export.
• Gantt projets (Premium) : timeline des échéances.

Utile pour la charge par workarea, les projets en retard et la répartition des ressources.