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Guide Rendez-vous

L'espace Rendez-vous est le calendrier Mokapen pour planifier réunions, appels clients, visites sur site, démos produit et réunions internes d'équipe. Chaque rendez-vous a une date et une heure, un organisateur, des participants, un lieu ou une visioconférence, un statut ouvert/fermé et des liens vers le reste du CRM (contacts, opportunités, tickets, tâches).

Accédez-y depuis le menu Activités → Rendez-vous ou depuis la page Rendez-vous. La vue par défaut est le Calendrier. Le module Rendez-vous est disponible avec le plan Small et nécessite les permissions appropriées dans votre organisation.

Rôle dans le CRM et les processus

Un rendez-vous dans Mokapen n'est pas qu'un événement de calendrier : c'est un enregistrement lié au reste du système.

• Commercial : appels de qualification, démos, négociation — lié au contact, à l'entreprise et à l'opportunité.
• Delivery : lancement de projet, revue hebdomadaire — connexions au projet et tâches de suivi.
• Support : rendez-vous sur site ou appel lié à un ticket.
• Équipe interne : stand-up, one-to-one, réunions de service avec des collègues Mokapen.

Règle pratique : chaque rendez-vous avec un client ou prospect mérite au moins un participant contact ou une connexion au contact, à l'entreprise ou à l'opportunité — pour que l'historique reste visible depuis la fiche client.

Participants, collaborateurs et calendrier personnel

Les rendez-vous impliquent les personnes de deux manières distinctes. Comprendre la différence évite la confusion entre « qui participe à la réunion » et « qui doit seulement voir le rendez-vous dans Mokapen ».

Participants — qui participe à la réunion

Les participants sont les personnes impliquées dans la réunion. Vous les ajoutez dans l'onglet Données de la fiche, dans le champ Participants. Vous pouvez saisir trois types :

• Utilisateurs Mokapen — collègues d'équipe avec un compte sur la plateforme (commerciaux, chefs de projet, support…). Ils verront le rendez-vous dans leur calendrier s'ils sont organisateurs ou participants.
• Contacts — personnes présentes dans le carnet d'adresses CRM (clients, prospects, fournisseurs). Vous pouvez les rechercher par nom ou e-mail. Si vous saisissez un e-mail pas encore dans le carnet, Mokapen peut créer automatiquement un nouveau contact.
• Entreprises — sociétés liées à la réunion (par exemple le site du client). Utiles quand la réunion implique l'organisation dans son ensemble, et non une seule personne.

Seul l'organisateur du rendez-vous peut retirer un participant (menu sur la carte du participant → Retirer). Lors de la création, modification ou suppression, Mokapen peut vous demander si vous souhaitez envoyer un e-mail aux participants avec les détails mis à jour — utile pour informer les clients externes d'un report ou d'une annulation.

Collaborateurs — qui doit voir le rendez-vous sans y participer

Les collaborateurs (champ Collaborateurs dans l'onglet Données, si activé dans votre organisation) sont des utilisateurs ou équipes Mokapen qui doivent avoir une visibilité sur le rendez-vous sans nécessairement y participer. Exemples : le responsable commercial qui suit la négociation mais n'entre pas en appel ; un assistant qui prépare les documents ; un manager qui suit l'activité de l'équipe.

En résumé :

• Participant = personne présente (ou invitée) à la réunion ; reçoit des notifications e-mail si vous les envoyez ; apparaît comme participant sur la fiche.
• Collaborateur = membre de l'équipe qui doit voir et suivre le rendez-vous dans Mokapen, sans être nécessairement parmi les participants à la réunion.

Avec la confidentialité privée (cadenas dans la barre d'actions), le rendez-vous n'est visible que par l'organisateur, les collaborateurs indiqués et les participants utilisateurs Mokapen concernés — pas par tous les membres de l'organisation.

Rendez-vous multi-organisations — votre calendrier personnel

Contrairement aux tâches, contacts ou opportunités, les rendez-vous sont liés surtout à la personne, pas seulement à l'organisation dans laquelle vous travaillez à ce moment. Si vous participez à un rendez-vous créé dans une autre organisation Mokapen (ou si vous en êtes l'organisateur), vous le voyez quand même dans votre calendrier sans changer d'organisation.

Par défaut, la page Rendez-vous affiche les réunions où vous êtes organisateur ou participant utilisateur — même si elles appartiennent à des organisations différentes. Dans la barre supérieure, le sélecteur Utilisateurs / Équipes permet de passer au calendrier d'un collègue ou d'une équipe (si vous avez les permissions), pour voir comment la semaine d'un autre membre est organisée.

Chaque rendez-vous reste lié à l'organisation qui l'a créé (contacts, connexions et paramètres suivent cette organisation). L'avantage pour vous : un seul endroit pour consulter tous vos engagements, même si vous travaillez sur plusieurs organisations Mokapen.

Cas d'usage

• Ventes : « Démo produit — Acme Srl » avec contact décideur, lien visioconférence, connexion à l'opportunité en pipeline.
• Agence : revue mensuelle client avec plusieurs participants et rapport joint.
• Conseil : rendez-vous sur site avec adresse physique et tâche post-visite liée.
• Interne : réunion d'équipe sans contacts externes ; confidentialité publique ou privée pour limiter qui peut voir le rendez-vous.
• Depuis une autre fiche : création rapide avec Créer et connecter depuis contact, opportunité ou ticket — le rendez-vous est créé déjà lié.

Page Rendez-vous — barre supérieure

La page principale propose deux vues : Calendrier et Liste. Barre supérieure :

• Filtres (plan Large) : ouvre un panneau pour restreindre les rendez-vous par période, organisateur, étiquettes, type de rendez-vous, participants et autres champs configurés. Utile quand le calendrier est plein et que vous devez trouver uniquement les démos du mois ou les réunions avec un client donné.
• Actions : exporte en fichier les rendez-vous sélectionnés (depuis la vue Liste).
• Vues : bascule entre Calendrier (par défaut) et Liste (plan Small) — tableau triable avec colonnes personnalisables.
• Utilisateurs / Équipes : affiche le calendrier d'un collègue ou d'une équipe entière, au lieu du vôtre. Par défaut vous voyez vos rendez-vous (organisateur ou participant).
• + Rendez-vous : ouvre le modal de création.

Dans la vue Liste, en sélectionnant les lignes avec les cases à cocher apparaît la barre d'actions : Cloner, Archiver, Supprimer. Il n'y a pas de modification en masse dédiée : les champs individuels se mettent à jour depuis la fiche du rendez-vous.

Fiche du rendez-vous

Un clic sur un événement dans le calendrier ou sur le titre dans la liste ouvre le panneau latéral. Avec le plan Small, vous pouvez l'ouvrir en page entière (icône flèches d'expansion) : même contenu, plus d'espace et bouton Enregistrer fixe en haut.

En-tête : titre modifiable en ligne, badge Archivé le cas échéant. Si le rendez-vous est dans la corbeille, bannière rouge avec Restaurer et Supprimer définitivement (plan Medium).

Barre d'actions

• Statut (menu déroulant) : Ouvert ou Fermé — indique si le rendez-vous est encore actif ou terminé (différent de la tâche avec case de complétion).
• Priorité (drapeau) : Normale ou Urgente.
• Confidentialité (cadenas) : Public (visible aux membres de l'organisation) ou Privé (seulement organisateur, collaborateurs et participants utilisateurs indiqués).
• Étiquettes, Couleur titre/fond de fiche, Pièces jointes, Notes adhésives (plan Small).
• Page entière, Copier le lien.
• + Créer et connecter : tâches, tickets, opportunités… déjà liés au rendez-vous.

Menu Options (trois points)

• Cloner : duplique le rendez-vous ; modal avec choix de copier pièces jointes, connexions, commentaires, mises à jour.
• Archiver / Restaurer (plan Medium) : masque des vues opérationnelles ou réintègre au calendrier/liste.
• Modifier la fiche (membres autorisés) : ouvre les paramètres de disposition des champs du rendez-vous.
• Supprimer / Restaurer (entrée rouge) : déplace vers la corbeille (plan Medium) ou suppression directe (plan de base).

Onglets de la fiche

• Données : organisateur, participants, collaborateurs, dates, type, visioconférence, lieu — voir Onglet Données et Participants et collaborateurs.
• Connexions, Temps : voir Sections liées.
• Menu supplémentaire : Marketing, Synchronisation (Google Calendar / Outlook), Mises à jour (historique de la fiche).

Onglet Données — champs principaux

Champs modifiables en ligne (icône crayon) ou depuis la fiche en mode édition :

• Organisateur : utilisateur Mokapen responsable du rendez-vous ; par défaut celui qui le crée. Le référent principal de la réunion.
• Participants : voir la section Participants et collaborateurs.
• Collaborateurs : utilisateurs ou équipes avec visibilité sur le rendez-vous sans être nécessairement participants à la réunion — voir Participants et collaborateurs.
• Date de début / Date de fin : plage horaire ; dans le calendrier l'événement occupe le créneau correspondant. Pour les rendez-vous d'une journée, définissez le même jour avec heure de début et de fin.
• Type : catégorise le rendez-vous (appel, visite, démo…) — utile pour filtres et rapports.
• Visioconférence : lien généré ou sélectionné — Google Meet (avec intégration Google Calendar et Meet active) ou Microsoft Teams (avec intégration Outlook Calendar). Le lien est cliquable depuis la fiche.
• Lieu : adresse physique ou texte libre pour les rendez-vous en présentiel.
• Description (texte formaté, mentions @ pour taguer des collègues).

Avec les champs personnalisés (plan Medium), l'onglet Données suit les règles de visibilité et d'obligation définies dans les paramètres. Pièces jointes et commentaires complètent la fiche en bas de l'onglet.

Sections liées

• Connexions — lie opportunités, tâches, tickets, projets, autres contacts ; en ouvrant le contact vous voyez les rendez-vous liés.
• Temps — enregistre les heures consacrées au rendez-vous (préparation, appel, debrief).
• Synchronisation — état de connexion avec Google Calendar ou Outlook (si les intégrations sont actives).
• Étiquettes et Pièces jointes — comme les autres entités Mokapen.

Les rendez-vous n'ont pas d'onglet Checklist natif : pour les actions de suivi, créez une tâche liée avec Créer et connecter ou depuis l'onglet Connexions.

Créer un rendez-vous

Procédure

1. Ouvrez la page Rendez-vous (Calendrier ou Liste).
2. Cliquez + Rendez-vous (ou cliquez sur un créneau vide dans le calendrier, si disponible).
3. Saisissez le titre (obligatoire).
4. Onglet Données : définissez organisateur, participants, collaborateurs si besoin, date/heure, type, visioconférence ou lieu.
5. Optionnel : onglet Connexions pour lier contact ou opportunité avant l'enregistrement.
6. Enregistrez ; si demandé, confirmez l'envoi de l'e-mail aux participants.

Vous pouvez aussi créer des rendez-vous depuis Créer et connecter sur une autre fiche, ou depuis les connexions sur contact, entreprise ou opportunité.

Modifier un rendez-vous

Modification individuelle (fiche)

1. Ouvrez la fiche du rendez-vous.
2. Modifiez en ligne : titre dans l'en-tête, champs onglet Données (crayon), participants, dates.
3. Mettez à jour Statut (Ouvert/Fermé), priorité, étiquettes, confidentialité depuis la barre d'actions.
4. Dans le Calendrier, faites glisser l'événement pour déplacer rapidement date et heure.
5. Enregistrez ; lors de la modification des dates ou participants, une demande d'envoi d'e-mails de mise à jour peut apparaître.

Fermer un rendez-vous

Depuis le menu Statut dans la barre d'actions, sélectionnez Fermé lorsque la réunion est terminée. Le rendez-vous reste dans l'historique et les rapports ; il ne disparaît pas du calendrier sauf archivage ou suppression.

Supprimer un rendez-vous

Supprimez les rendez-vous créés par erreur ou les doublons de test. Préférez Archiver si la réunion est terminée et que vous souhaitez conserver l'historique et les connexions sans encombrer le calendrier et la liste.

Suppression individuelle

1. Ouvrez la fiche → Options → Supprimer (entrée rouge).
2. Confirmez dans le modal ; envoi e-mail aux participants optionnel.

Avec le plan Large, le rendez-vous va dans la corbeille de l'organisation (page Rendez-vous → Actions → Corbeille rendez-vous). De là, vous pouvez Restaurer ou Supprimer définitivement. Si vous ouvrez un rendez-vous déjà dans la corbeille, apparaît la bannière Restaurer / Supprimer définitivement.

Sur le plan Free (sans plan Large), la suppression est en général définitive immédiatement après confirmation, sans corbeille — vérifiez les permissions de votre organisation.

Suppression multiple

1. Vue Liste → sélectionnez avec les cases à cocher.
2. Cliquez Supprimer (bouton rouge) → confirmez.

Archiver un rendez-vous

L'archivage sert pour les rendez-vous terminés qui ne doivent plus apparaître dans le calendrier et la liste opérationnels, tout en conservant connexions et historique.

Archiver un rendez-vous individuel

1. Fiche → Options → Archiver (plan Medium) → confirmez.

Archiver plusieurs rendez-vous / restaurer

• Multiple : vue Liste → sélectionnez → Archiver dans la barre d'actions.
• Restaurer : ouvrez la fiche (ex. depuis l'onglet Connexions sur un contact lié) → Options → Restaurer depuis l'archive. Les rendez-vous archivés n'apparaissent pas dans les vues standard calendrier et liste.

Cloner un rendez-vous

Utile pour les réunions récurrentes avec la même structure (mêmes pièces jointes, mêmes connexions CRM).

Clonage individuel

1. Fiche → Options → Cloner.
2. Modal : titre (avec suffixe « copie »), choix de copier Pièces jointes, Connexions, Commentaires, Mises à jour.
3. Confirmez ; mettez à jour dates et participants sur le nouveau rendez-vous.

Clonage multiple

1. Liste → sélectionnez → Cloner → options → confirmez.

Vues des rendez-vous

Calendrier (par défaut)

Vue en grille pour jour, semaine ou mois : chaque rendez-vous apparaît dans le créneau correspondant à sa date et heure. Cliquez sur l'événement pour ouvrir la fiche. Idéal pour voir d'un coup d'œil comment la semaine est organisée et repérer les chevauchements entre réunions. Vous pouvez faire glisser un événement pour le déplacer à une autre date ou heure. Les filtres et le sélecteur Utilisateurs/Équipes restent actifs : par défaut vous voyez vos rendez-vous, même s'ils sont créés dans des organisations différentes.

Liste (plan Small)

Liste tabulaire avec colonnes personnalisables (titre, dates, organisateur, type, étiquettes…). Vous pouvez rechercher et trier par colonne, sélectionner plusieurs lignes et utiliser les actions Cloner, Archiver, Supprimer. Exportez les données depuis le menu Actions.

Filtres

• Filtres avancés (plan Small) : restreignez par période (dates début/fin), organisateur, étiquettes, type de rendez-vous, participants et champs personnalisés. Exemple : « toutes les démos du trimestre avec étiquette Commercial ».
• Utilisateurs / Équipes : passez de votre calendrier à celui d'un collègue ou d'une équipe entière, si autorisé.

Paramètres Rendez-vous

Depuis Paramètres Rendez-vous (membres autorisés de l'organisation) :

• Champs : liste des champs standard et personnalisés (plan Medium).
• Fiche : ordre et visibilité des champs dans la fiche et le modal de création.
• Liste et colonnes : colonnes par défaut de la vue Liste.

Alignez type de rendez-vous et champs obligatoires avant le déploiement commercial (ex. type obligatoire pour les rapports).

Rapports Rendez-vous

La section Rapports Rendez-vous (plan Large) récapitule les rendez-vous auxquels vous avez accès selon rôle et permissions organisation : vous ne voyez que les enregistrements et champs autorisés. Sert à l'analyse de charge de réunions, appels commerciaux et export — pour la planification quotidienne utilisez Calendrier et Liste.

• Tableau de bord : graphiques par étiquettes, type, organisateur, collaborateurs, statut ouvert/fermé, échéances, heures.
• Liste rapports : tableau analytique avec filtres et export.
• Diagramme de Gantt : séquence temporelle par période et organisateur.

Utilisez les rapports pour mesurer les appels commerciaux par service, les rendez-vous terminés par rapport à ceux encore ouverts, et la charge de réunions par semaine.

 

Processus recommandés

• Pré-vente : rendez-vous démo → connexion opportunité et contact → tâche de suivi sous 24 heures.
• Lancement client : kick-off avec participants client → tâches checklist projet liées.
• Synchronisation calendrier : connectez Google ou Outlook et vérifiez l'onglet Synchronisation ; évitez les doubles réservations.
• Nettoyage mensuel : archivez les rendez-vous fermés depuis plus de 90 jours ; supprimez les brouillons dupliqués.
• Notifications : envoyez toujours l'e-mail de mise à jour en cas de report ou annulation vers les contacts externes.

Combinez les rendez-vous avec Contacts, Opportunités et Tâches pour un flux commercial et opérationnel cohérent.