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Utilisateurs et équipes

La section Utilisateurs et équipes est le point central pour gérer qui travaille dans votre organisation et comment le groupe est structuré. De là, vous invitez collègues et collaborateurs, attribuez les permissions (rôle organisationnel), créez des équipes par département ou projet, contrôlez les statuts d'accès et respectez les limites du plan Premium.

Les utilisateurs et les équipes sont toujours liés à une seule organisation : ils ne sont pas partagés entre organisations différentes. Un collègue dans l'organisation A peut ne pas exister dans l'organisation B, et une équipe « Ventes » dans une organisation est indépendante de celle qui porte le même nom dans une autre. Pour le contexte multi-organisation, consultez le guide Organisations et accès ; pour le détail de ce que chaque rôle peut faire, le guide Rôles et permissions.

Vue d'ensemble

La page est divisée en deux onglets liés :

• Utilisateurs — liste de tous les accès à l'organisation : nom, email, permission (rôle org), équipes d'appartenance, statut. De là, vous invitez de nouvelles personnes et ouvrez la fiche de chaque utilisateur.
• Équipes — groupes internes (Ventes, Support, Management, Projet X…) avec manager, membres et description. Les équipes servent à organiser le travail, filtrer les listes, attribuer des responsabilités et partager la visibilité sur les fiches et les automatisations.

En haut de chaque onglet apparaît un compteur du type actuels / maximum autorisé par le plan (ex. « 12/20 » utilisateurs, « 5/10 » équipes). Si vous dépassez la limite, Mokapen affiche des avertissements et bloque les nouvelles activations jusqu'à ce que vous réduisiez le nombre ou passiez à un plan supérieur.

Deux concepts à ne pas confondre :

• Permissions (rôle organisationnel) — Invité, Utilisateur limité, Utilisateur, Membre, Propriétaire : elles définissent ce que la personne peut voir et configurer dans toute l'organisation. C'est le champ « Permissions » dans la liste et dans la fiche utilisateur.
• Rôle — libellé descriptif du poste (ex. « Responsable commercial », « Développeur »). Il ne modifie pas les permissions système : il sert à identifier les personnes dans l'organigramme, les filtres et les fiches profil.

Où la trouver et qui peut y accéder

Ouvrez le menu Organisation (icône bâtiment dans la barre supérieure) et, dans le menu latéral sous le nom de l'organisation, choisissez Utilisateurs et équipes.

Qui voit l'entrée de menu — tous les utilisateurs avec au moins le rôle Utilisateur limité ou supérieur. Les Invités n'accèdent pas aux paramètres de l'organisation et ne voient pas cette section.

Qui peut faire quoi — en résumé :

• Utilisateur limité — voit la liste des utilisateurs et uniquement les équipes dont il fait partie ; n'invite pas, ne crée pas d'équipes, ne modifie pas les autres utilisateurs.
• Utilisateur — invite de nouveaux utilisateurs, gère les équipes, modifie les fiches utilisateur (dans les limites de son propre rôle). Peut quitter l'organisation depuis le menu options de sa propre ligne.
• Membre — comme Utilisateur, avec un accès plus large aux paramètres de l'organisation (création d'équipes, gestion des membres d'équipe, modification des permissions des utilisateurs ayant un rôle inférieur ou égal au sien).
• Propriétaire — peut activer/désactiver des utilisateurs, retirer les accès d'autrui, voir les identifiants numériques dans la fiche. La Sécurité de l'organisation (entrée séparée dans le menu) reste réservée aux Propriétaires.

Vous ne pouvez pas attribuer à un autre utilisateur une permission supérieure à la vôtre ni modifier des utilisateurs ayant un rôle plus élevé que le vôtre (sauf cas prévus pour votre propre profil). Les rôles Utilisateur et Utilisateur limité requièrent le plan Medium ou supérieur : sans ce niveau, les options apparaissent désactivées avec une icône médaille.

Onglet Utilisateurs — liste et filtres

L'onglet Utilisateurs affiche un tableau avec les colonnes :

• Utilisateurs — avatar, nom et prénom (si le profil est complété) ou email si l'invitation est encore en attente ; sous l'email apparaît le libellé orange « Invitation en attente » lorsque l'utilisateur n'a pas encore accepté.
• Permissions — rôle organisationnel traduit (Invité, Utilisateur limité, Utilisateur, Membre, Propriétaire…).
• Équipes — liste des équipes d'appartenance ; clic sur le nom ouvre la fiche équipe. L'icône utilisateurs à côté indique une équipe dont vous faites aussi partie (« Mes équipes »).
• Statut — Actif, Inactif ou En attente (invitation non complétée).

Filtre texte — la barre de recherche en haut filtre en temps réel par nom, email, permission ou équipe saisie.

Filtre statut (visible pour Membre et supérieurs) — menu déroulant avec compteurs :

• Tous — liste complète.
• Actifs — utilisateurs avec accès opérationnel.
• Inactifs — accès suspendu par l'administrateur.
• En attente — invitations envoyées mais inscription non complétée.

Sous les filtres, la ligne Utilisateurs organisation : N/M résume combien de places vous utilisez par rapport au maximum du plan. Si N > M, une alerte rouge apparaît : les utilisateurs en excès ont été désactivés et ne peuvent plus se connecter tant que vous ne revenez pas dans la limite ou ne faites pas un upgrade depuis la page Facturation.

S'il y a des invitations en attente à votre égard (d'autres organisations), une bannière jaune en haut de la page vous l'indique avec le nombre d'invitations à traiter.

Inviter de nouveaux utilisateurs

Le bouton Inviter un utilisateur (en haut à droite) est disponible pour Membre et supérieurs, tant que vous n'avez pas atteint la limite d'utilisateurs du plan. Si la limite est atteinte, le bouton affiche l'icône Premium et ouvre la fenêtre d'upgrade.

L'invitation se déroule en deux étapes :

1. Email — saisissez une adresse email valide et appuyez sur Entrée ou sur le bouton Ajouter. Vous pouvez saisir plusieurs emails l'un après l'autre : chaque adresse devient une « carte » supprimable. Le système empêche de dépasser le nombre maximum d'utilisateurs autorisé par le plan pendant l'ajout d'adresses.
2. Permissions — passez à la deuxième étape avec la flèche, vérifiez la liste des personnes à inviter, choisissez le rôle organisationnel et confirmez.

Rôles attribuables à l'invitation (selon votre rôle) :

• Propriétaire — accès administratif complet à l'organisation (paramètres, facturation, sécurité). À utiliser avec parcimonie : en général, un ou quelques Propriétaires suffisent.
• Membre — accès complet au CRM et aux paramètres des applications, sans gestion de la facturation et de la sécurité de l'organisation.
• Utilisateur — gestion des utilisateurs et des équipes, invitations, sans paramètres généraux de l'organisation (requiert le plan Medium ou supérieur).
• Utilisateur limité — travail opérationnel quotidien sans gestion des utilisateurs/équipes (requiert le plan Medium ou supérieur).
• Invité — accès minimal, uniquement aux ressources explicitement partagées. À l'invitation, vous devez indiquer les projets auxquels il aura accès : vous pouvez choisir Tous les projets ou sélectionner des projets individuels dans le menu multi-sélection.

Pour chaque rôle, Mokapen affiche un encadré informatif qui résume les conséquences du choix (ex. « Les invités n'ont accès qu'aux projets sélectionnés »).

Avant d'envoyer, vous devez cocher la case d'approbation : vous confirmez vouloir ajouter ces personnes à l'organisation avec la permission choisie. À l'envoi :

• si l'email appartient déjà à un compte Mokapen enregistré, l'utilisateur reçoit une notification dans l'application et un email d'invitation avec un lien pour accepter ou refuser ;
• si l'email n'est pas encore enregistré, l'invitation reste en attente jusqu'à ce que la personne complète l'inscription avec cette adresse ;
• pour les Invités, Mokapen ajoute l'utilisateur comme collaborateur des projets indiqués.

Statuts de l'utilisateur

Chaque accès à l'organisation a un statut visible dans la liste et dans la fiche utilisateur :

• Actif (icône verte) — l'utilisateur peut se connecter et travailler normalement dans l'organisation.
• Inactif (icône grise) — l'accès est suspendu : l'utilisateur ne peut plus utiliser cette organisation tant qu'un Propriétaire ne le réactive pas. Utile pour des collaborateurs temporairement absents ou en sortie sans supprimer immédiatement l'historique.
• En attente (icône horloge) — invitation envoyée mais profil pas encore activé. Dans la liste, vous ne voyez que l'email ; le nom apparaîtra après l'inscription.

Seuls les Propriétaires peuvent passer un utilisateur d'Actif à Inactif et inversement, et seulement si l'organisation n'a pas dépassé la limite d'utilisateurs du plan (sinon le sélecteur de statut reste bloqué tant que vous ne revenez pas dans le contingent ou ne faites pas d'upgrade).

Fiche utilisateur

Un clic sur une ligne de la liste (ou Info depuis le menu ⋮) ouvre la fiche utilisateur en plein écran. Elle contient :

• Statut — menu déroulant en haut (Propriétaire, si autorisé).
• Copier le lien — URL directe vers la fiche, utile pour le partage interne.
• Email — affichage ou modification (uniquement pour les Administrateurs avec accès complet au compte).
• Permissions — rôle org modifiable si votre rôle le permet et si la cible n'est pas supérieure à vous dans la hiérarchie.
• Couleur — si l'organisation a activé la personnalisation des couleurs utilisateur, vous pouvez attribuer une couleur distinctive (fond et icône) utilisée dans les tags, calendriers et champs « utilisateurs et équipes ».
• Rôle — texte libre du poste.
• Manager — responsable hiérarchique dans l'organigramme, sélectionnable parmi les utilisateurs actifs de l'organisation.
• Secteur — champ descriptif supplémentaire.
• Info — notes textuelles avec éditeur enrichi (mentions incluses, si activées).
• Équipes — liste des équipes d'appartenance avec le rôle dans l'équipe (si vous avez la visibilité). Un clic sur une équipe ouvre la fiche correspondante.
• Photo de profil — avatar à droite ; la modification de la photo personnelle se fait depuis le Profil de l'utilisateur lui-même.

Les champs modifiables affichent l'icône crayon : clic pour passer en mode modification, puis Enregistrer dans le pied de page de la fiche.

Utilisateur système — Mokapen inclut un utilisateur technique spécial (icône robot) utilisé par les automatisations et les processus internes. Sa fiche est en lecture seule et ne doit pas être modifiée manuellement.

Si vous consultez votre propre profil, le menu ⋮ propose le lien Modifier qui mène aux paramètres du profil personnel (nom, photo, préférences), distincts des permissions organisationnelles.

Retirer un utilisateur ou quitter l'organisation

Depuis le menu ⋮ sur chaque ligne :

• Retirer (Propriétaire, sur d'autres utilisateurs) — révoque l'accès à l'organisation. Le compte Mokapen de la personne reste, mais elle n'entre plus dans cette organisation.
• Quitter (Utilisateur et supérieurs, sur sa propre ligne) — sort volontairement de l'organisation. Utile si vous ne travaillez plus avec ce client ou ce département.

Dans les deux cas, Mokapen demande une confirmation dans une fenêtre dédiée. Envisagez d'abord la désactivation (Inactif) si vous souhaitez conserver la traçabilité sans accès opérationnel immédiat.

Onglet Équipes — liste et visibilité

Passez à l'onglet Équipes depuis l'onglet en haut (à côté d'Utilisateurs). La liste affiche :

• Équipe — nom du groupe (clic ouvre la fiche).
• Manager — responsable de l'équipe, avec avatar ; clic ouvre la fiche utilisateur du manager.
• Membres — nombre de personnes dans l'équipe.

L'icône utilisateurs à gauche du nom indique une équipe dont vous êtes membre.

Qui voit quelles équipes :

• Utilisateur (et supérieurs) — voit toutes les équipes de l'organisation.
• Utilisateur limité — voit uniquement les équipes dont il fait partie.

En haut à droite, vous trouvez :

• Mes rôles — lien vers le profil où chaque utilisateur met à jour son propre rôle, manager et permissions (dans les limites autorisées) sans passer par la liste administrateur.
• Nouvelle équipe — crée un groupe (Membre et supérieurs), si vous n'avez pas atteint la limite d'équipes du plan.

Comme pour les utilisateurs, le compteur Équipes organisation : N/M et les alertes signalent un dépassement de la limite Premium.

S'il n'existe encore aucune équipe, la page affiche un message vide avec un bouton pour en créer la première.

Créer une nouvelle équipe

La fenêtre Nouvelle équipe s'ouvre depuis Nouvelle équipe ou depuis la page vide. Remplissez :

1. Titre — nom visible dans toute l'application (ex. « Customer Success », « Développement », « Board »). Obligatoire.
2. Onglet Membres :
   • Manager — utilisateur responsable de l'équipe (facultatif mais recommandé). Seuls les utilisateurs au statut actif sont sélectionnables.
   • Membres — recherchez par nom ou email avec l'autocomplétion ; chaque utilisateur sélectionné est ajouté à la liste avec possibilité de le retirer avant l'enregistrement.
3. Onglet Info — Description textuelle de l'équipe (mission, périmètre, notes pour les collègues).

À l'enregistrement, Mokapen crée l'équipe, enregistre manager et membres et envoie notifications et emails aux nouveaux membres. Un message de confirmation apparaît et la liste se met à jour.

Le manager est le responsable de l'équipe ; chaque autre utilisateur ajouté entre comme membre. Ces rôles internes à l'équipe sont distincts des permissions organisationnelles (Invité, Utilisateur limité, Utilisateur, Membre, Propriétaire).

Fiche équipe

En ouvrant une équipe, vous trouvez deux onglets :

Membres

• Manager — modifiable par Membre et supérieurs ; recherche d'utilisateurs de l'organisation.
• Membres — liste actuelle avec possibilité d'ajouter (champ de recherche) ou de retirer (icône corbeille) des utilisateurs individuels. Le manager n'apparaît pas parmi les membres « normaux » mais est géré dans le champ dédié.

Info

• Description — texte libre de l'équipe, modifiable en ligne.

En haut : Copier le lien vers la fiche ; les Propriétaires voient aussi l'identifiant numérique de l'équipe (utile pour les importations avancées).

Supprimer l'équipe — depuis le menu ⋮, si vous êtes le manager de l'équipe ou un Membre avec permission de gestion des équipes. L'opération est irréversible : vérifiez qu'il n'y a pas d'automatisations, de filtres ou d'attributions qui dépendent de cette équipe.

Les modifications du manager, des membres et de la description nécessitent Enregistrer dans le pied de page (visible uniquement pour ceux qui peuvent modifier).

Équipes et utilisateurs dans le reste du CRM

Les utilisateurs et les équipes ne sont pas de simples annuaires : vous les retrouvez partout où Mokapen gère responsabilités et visibilité :

• Propriétaire et Collaborateurs — sur tâches, projets, opportunités, tickets, devis, commandes, automatisations. Vous pouvez attribuer des utilisateurs individuels ou des équipes entières.
• Champs personnalisés « Utilisateurs et équipes » — type de champ qui accepte un ou plusieurs utilisateurs et/ou équipes.
• Filtres de liste — Kanban, listes et rapports permettent souvent de filtrer par responsable, collaborateurs ou équipe.
• Automatisations — le Propriétaire d'un flux et les Collaborateurs peuvent être des équipes ; les étapes héritent des permissions du Propriétaire choisi (voir guide Automatisations).
• Import/export — dans les fichiers CSV, pour les utilisateurs on utilise l'email ; pour les équipes le code avec le « t » devant le numéro (comme indiqué dans les instructions d'importation).
• Connexions et mentions — dans les notes et la chronologie, vous pouvez mentionner des utilisateurs ; les équipes aident à regrouper la visibilité sur les projets et les activités.

Une équipe bien structurée réduit le travail d'attribution répétée : au lieu d'ajouter cinq personnes à chaque fiche, vous attribuez l'équipe « Support L2 » une seule fois.

Mes rôles (profil)

Le bouton Mes rôles dans l'onglet Équipes (et l'entrée du même nom dans Profil → Mes rôles) mène à une page où chaque utilisateur met à jour ses propres données organisationnelles :

• rôle professionnel ;
• manager de référence ;
• éventuelles permissions modifiables de manière autonome (dans les limites du rôle attribué par l'administrateur).

C'est le parcours recommandé pour les collègues qui doivent seulement corriger leur titre ou leur responsable sans ouvrir de ticket auprès de l'IT ou du Propriétaire. Les administrateurs continuent d'utiliser les fiches dans Utilisateurs et équipes pour modifier les profils des autres.

Limites du plan Premium

Chaque organisation a des contingents distincts, liés au plan actif (Gratuit, Small, Medium, Large…) :

• Nombre maximum d'utilisateurs — inclut actifs et en attente ; les inactifs peuvent tout de même occuper une place selon que l'organisation a dépassé ou non la limite du plan.
• Nombre maximum d'équipes — chaque équipe créée consomme un emplacement du plan.
• Plan Medium ou supérieur — nécessaire pour attribuer les rôles Utilisateur et Utilisateur limité à l'invitation et en modification.

Lorsque vous atteignez la limite :

• le bouton Inviter un utilisateur / Nouvelle équipe propose l'upgrade ;
• si le plan a été réduit et que les utilisateurs actifs dépassent le nouveau maximum, Mokapen désactive les accès en excès et affiche des alertes avec lien vers la page tarifs ;
• le Propriétaire doit décider qui garder actif ou acheter des places supplémentaires.

Les limites sont par organisation, pas par compte personnel : deux organisations différentes ont deux compteurs indépendants.

Cas d'usage pratiques

• Intégration d'un employé — Invitez avec le rôle Utilisateur limité → ajoutez à l'équipe « Operations » → le manager renseigne le champ Manager dans la fiche utilisateur → l'utilisateur complète « Mes rôles » avec son intitulé de poste.
• Consultant externe sur un projet — Invitez comme Invité en sélectionnant uniquement le projet « Site Client X ». Il ne voit pas l'annuaire complet ni les paramètres ; il travaille sur les tâches et jalons du projet.
• Responsable de département — Rôle Membre + manager de l'équipe « Ventes France ». Attribuez l'équipe comme Collaborateur sur les opportunités du département et dans les automatisations de suivi.
• Départ d'un collaborateur — Passez d'abord en Inactif pour bloquer l'accès ; après la période de passation, Retirez de l'organisation. Réattribuez les tâches et responsabilités ouvertes avant la suppression.
• Restructuration d'équipes — Créez « Customer Success » et « Customer Success — Enterprise » comme équipes séparées ; déplacez les membres depuis la fiche équipe sans modifier leurs permissions dans l'organisation.
• Contrôle des invitations en attente — Filtre « En attente » dans Utilisateurs pour voir qui n'a pas encore accepté ; renvoyez le lien oralement ou envisagez de retirer l'invitation obsolète.

Guides associés

• Rôles et permissions — tableau complet d'Invité à Administrateur et ce que chaque niveau peut faire.
• Organisations et accès — plusieurs organisations, changement d'organisation, isolation des données.
• Projets — accès des Invités et collaborateurs de projet.
• Automatisations — Propriétaire et Collaborateurs (utilisateurs/équipes) des flux.
• Sécurité — mode public/privé, Team Master et visibilité par défaut des données.

Questions fréquentes

Q : Quelle est la différence entre Permissions et Rôle dans la fiche utilisateur ?

R : Permissions = rôle organisationnel (Invité, Utilisateur limité, Utilisateur, Membre, Propriétaire) qui régit l'accès et les fonctions. Rôle = libellé professionnel libre (ex. « Account Manager ») sans effet sur les permissions système.

Q : Un Utilisateur limité voit-il tous les collègues ?

R : Oui dans la liste des utilisateurs, mais il ne voit que les équipes dont il fait partie dans l'onglet Équipes. Il ne peut pas inviter ni créer d'équipes.

Q : Puis-je inviter plusieurs personnes avec des rôles différents en une seule invitation ?

R : Non : à la deuxième étape de l'invitation, un seul rôle s'applique à toutes les adresses email saisies dans cette session. Pour des rôles différents, répétez l'invitation en plusieurs étapes.

Q : Que se passe-t-il si je supprime une équipe ?

R : L'équipe disparaît de l'organisation ; les attributions historiques sur les fiches peuvent rester en référence tant que vous ne les mettez pas à jour. Vérifiez les automatisations et filtres qui utilisent cette équipe.

Q : Le manager de l'équipe est-il obligatoire ?

R : Non, mais il est recommandé pour la clarté sur les responsabilités et les rapports. Vous pouvez l'attribuer à la création ou ultérieurement depuis la fiche équipe.

Q : Un Invité peut-il devenir Utilisateur complet ?

R : Oui : un Membre ou Propriétaire ouvre la fiche utilisateur et change les Permissions d'Invité à Utilisateur (ou autre). Évaluez aussi l'accès aux projets et aux équipes.

Q : Où gérer le mot de passe et la 2FA de l'organisation ?

R : Dans la section Sécurité du menu organisation (Propriétaire), pas dans Utilisateurs et équipes. Chaque utilisateur gère son propre mot de passe depuis Profil → Sécurité.