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Modèles (Templates)

Les Modèles sont des textes et mises en page réutilisables que vous préparez une fois puis appliquez partout dans Mokapen : documents, e-mails, SMS, WhatsApp Business, devis et commandes. Au lieu de réécrire chaque fois le même message ou le même en-tête PDF, vous choisissez un modèle et Mokapen insère les données du contact, de l’entreprise ou du document via les variables.

Vous les trouvez dans Paramètres organisation → Modèles. Chaque type a un éditeur et un flux d’usage différents : ci-dessous un détail par type, puis les règles communes (variables, défaut, gestion).

À quoi ils servent

• Rapidité — un clic au lieu de recopier textes et mise en forme.
• Cohérence — même ton et même graphisme pour toute l’équipe.
• Personnalisation automatique — les variables se remplissent avec les données de l’enregistrement en cours.
• Canaux différents, un seul endroit — PDF, e-mail, SMS et WhatsApp depuis la même section Modèles.

Accéder et créer

1. Paramètres organisation → Modèles.
2. Appuyez sur Nouveau modèle → fenêtre Sélectionner selon le type.
3. Choisissez le type, renseignez titre et contenu, insérez les variables, activez éventuellement Par défaut, puis enregistrez.
4. Dans la liste vous pouvez modifier, Dupliquer ou Supprimer. La Confidentialité (si prévue) limite qui peut voir/utiliser le modèle.

Modèle Document

C’est un document HTML au format page (A4), avec éditeur riche (titres, listes, tableaux, images, liens) et marges configurables. Vous pouvez associer les variables à une entité du carnet / ventes (ex. contact, opportunité) afin que, lors de la génération depuis un enregistrement lié, les champs se remplissent seuls.

Ce que vous configurez

• Titre du modèle et indicateur Par défaut
• Marges de la page
• Corps du document avec variables (bouton Variable)
• Confidentialité / membres

Où l’utiliser — dans l’app Documents, à la création choisissez À partir d’un modèle plutôt que de partir de zéro. Mokapen charge le contenu et, si le document est lié à une entité, remplace les variables par les données de cet enregistrement.

Exemples — lettre de présentation, fiche client, compte rendu de réunion, procédure opérationnelle à structure fixe.

Modèle E-mail

C’est le corps d’un message e-mail (HTML) pour la composition depuis Mokapen. Les variables typiques viennent du contact (nom, e-mail, entreprise liée, …), plus les données organisation et utilisateur courant.

Ce que vous configurez

• Titre, Par défaut, confidentialité
• Corps HTML avec variables
• Éventuelles marges/mise en page de l’éditeur e-mail

Où l’utiliser — dans la composition e-mail (Messages / envoi depuis une fiche) : ouvrez le sélecteur Sélectionner le modèle et le corps se remplit. Vous pouvez encore modifier objet et texte avant l’envoi (intégration e-mail/SMTP requise).

Note sur les automatisations — l’action d’automatisation Envoyer un e-mail utilise le texte/HTML défini dans l’action elle-même. Les modèles E-mail de la section Modèles sont surtout pensés pour l’envoi manuel ; vous pouvez toutefois copier le contenu d’un modèle dans l’action.

Exemples — suivi commercial, demande de rendez-vous, réponse standard à un ticket, e-mail de bienvenue à un nouveau lead.

Modèle SMS

C’est un texte court (sans mise en page PDF) pour l’envoi SMS. Les variables typiques sont celles du contact. Il ne contient pas l’alias expéditeur : celui-ci se configure dans l’intégration SMS (alias approuvé + crédit wallet).

Ce que vous configurez

• Titre et texte du message
• Variables avec le bouton Variable ou en tapant {
• Par défaut (optionnel)

Limites de longueur — en alphabet GSM un SMS vaut environ 160 caractères ; avec Unicode/emoji environ 70 par segment. Si vous dépassez, le message est découpé en plusieurs SMS (et coûte plus cher). Les variables, une fois remplacées, peuvent allonger le texte : vérifiez toujours l’estimation de caractères en composition.

Où l’utiliser

• Envoi manuel — fiche contact (ou entreprise) → Envoyer SMS → choisissez le modèle : le texte est inséré et les variables sont remplacées par les données de ce contact.
• Automatisations — action Envoyer SMS → vous pouvez sélectionner un modèle : le texte est collé dans le message. En automatisation, le même remplacement automatique « par contact » que depuis la fiche n’a pas lieu : utilisez les variables de l’automatisation ou adaptez le texte.

Guide du canal : SMS.

Exemples — rappel de rendez-vous, « commande prête au retrait », OTP/code interne (si autorisé par la politique), avis de retard.

Modèle WhatsApp Business

Les modèles WhatsApp sont les plus particuliers : ce ne sont pas seulement un « texte enregistré dans Mokapen ». Ce sont des modèles de message (HSM) approuvés par Meta. Sans modèle approuvé, vous ne pouvez pas démarrer (ou rouvrir) une conversation hors de la fenêtre de 24 heures du support client.

Deux façons de les avoir dans Mokapen

• Les créer depuis Modèles — Nouveau modèle → WhatsApp Business : renseignez nom, langue, catégorie et composants ; Mokapen les crée aussi sur Meta et enregistre la copie locale.
• Les synchroniser — depuis Intégrations → WhatsApp Business vous pouvez Synchroniser les modèles / afficher ceux déjà présents sur Meta et importer les APPROVED dans Modèles.

Nom et langue — le nom Meta n’admet que minuscules, chiffres et underscore (ex. order_shipped_it), sans espaces. La langue doit correspondre au texte ; chaque langue nécessite un modèle séparé.

Catégories (choisissez-en une cohérente avec le contenu, sinon Meta peut refuser) :

• Utilitaire (Utility) — mises à jour attendues par l’utilisateur : statut de commande, rappel de rendez-vous, alertes compte.
• Marketing — promotions, offres, newsletters : un opt-in WhatsApp explicite est requis.
• Authentification — OTP / codes de vérification au format prévu par Meta (ne pas mélanger avec le marketing).

Structure du message

• En-tête (optionnel) — texte (max 60 caractères) ou média (image, vidéo, document) ou position.
• Corps (obligatoire) — max 1 024 caractères ; placez les espaces réservés Meta {{1}}, {{2}}… en séquence sans sauts.
• Pied de page (optionnel) — max 60 caractères.
• Boutons (max 3) — réponse rapide, URL (HTTPS) ou téléphone ; libellé max 20 caractères. Les modèles d’authentification utilisent les boutons OTP définis par Meta.

Variables : Meta ↔ Mokapen — sur Meta les espaces réservés sont {{1}}, {{2}}. Dans Mokapen, sur le modèle WABA, vous mappez chaque numéro sur une variable CRM (ex. {{1}} → nom du contact). Si le mapping manque, à l’envoi le modèle peut être non sélectionnable tant que les variables ne sont pas définies.

Approbation — Meta examine le modèle (souvent en minutes, parfois jusqu’à ~24 heures). États typiques : en revue, approuvé, refusé (avec motif). Seuls les modèles approuvés servent à l’envoi. Contenus trompeurs, spam, mauvaise catégorie ou variables mal formées sont des causes fréquentes de refus.

Où l’utiliser — fiche contact → Envoyer WhatsApp → choisissez le modèle approuvé (et les valeurs des espaces réservés). Intégration WhatsApp Business connectée et crédit/wallet si prévu. Il n’existe pas (aujourd’hui) d’action d’automatisation « Envoyer WhatsApp ».

Guide complet du canal : WhatsApp Business.

Exemples — « commande expédiée », « rendez-vous confirmé », code OTP, campagne promotionnelle avec opt-in.

Modèle Devis

Le modèle Devis n’est pas un simple texte : c’est la mise en page du document commercial PDF (et aperçu) utilisée sur les fiches devis. Il définit l’apparence de l’en-tête, des données client, du tableau d’articles, des conditions et de la signature — pour que toute l’équipe émette des offres avec la même graphie d’entreprise.

Mises en page système vs modèle personnalisé

• Mokapen propose déjà des mises en page prêtes sélectionnables sur la fiche, par exemple Articles-texte, Texte-articles, Articles-texte-signature, Texte-articles-signature (elles changent l’ordre des sections et la présence de la signature).
• En créant un modèle de type Devis dans Modèles, vous construisez une mise en page personnalisée (elle apparaît ensuite comme option dans le champ Graphisme du devis).

Ce que vous configurez dans l’éditeur Devis

• En-tête et pied de page — logo, références entreprise, numérotation, notes fixes en haut/bas de page (avec variables).
• Blocs gauche / droite — deux colonnes de texte HTML (ex. à gauche numéro de devis et dates ; à droite coordonnées ou données client) avec bouton Variable sur chacun.
• Tableau d’articles — thème (lignes alternées, bordures, aucun), colonnes à afficher (code, description, prix unitaire, quantité, TVA, remise, sous-total, …), libellé de chaque colonne, alignement et largeur %.
• Conditions économiques — bloc HTML pour paiements, validité de l’offre, notes légales, etc. (variables aussi ici).
• Signature — activer/désactiver et personnaliser le libellé (ex. « Pour acceptation »).
• Ordre des sections / mise en page / marges / hauteurs — disposition des parties du document et espace page.

Les variables du devis exposent typiquement les champs du devis lui-même, de l’organisation, de l’utilisateur et des données liées (client, etc.), plus ce qui est nécessaire en aperçu pour les lignes d’articles.

Où l’utiliser

• Fiche Devis → champ Graphisme (Design) : choisissez une mise en page système ou votre modèle personnalisé.
• L’aperçu et le PDF / envoi du document utilisent cette mise en page avec les données réelles de la fiche (articles, totaux, client).
• Dans les automatisations qui créent des devis, vous pouvez indiquer un modèle de graphisme, afin que les PDF générés automatiquement sortent déjà brandés.

Guide du module : Devis.

Exemples — offre B2B standard avec tableau de prix et conditions 30 jours ; devis « léger » sans signature ; devis avec signature pour acceptation en ligne.

Modèle Commande

Le modèle Commande fonctionne comme celui Devis : c’est la mise en page PDF/document de la commande, pas le texte d’un message. L’éditeur a les mêmes logiques (en-tête/pied, blocs gauche/droite, tableau d’articles avec colonnes et thème, conditions économiques, signature, marges et ordre des sections).

Mises en page système — pour les commandes aussi vous trouvez des variantes type Articles-texte, Texte-articles, Articles-texte-signature, Texte-articles-signature, plus vos modèles personnalisés créés dans Modèles → Commande.

Différence pratique par rapport au devis — mêmes outils de composition, mais liés à l’entité Commande (code commande, dates, articles confirmés, conditions post-acceptation). Souvent le modèle commande reprend le style du devis d’entreprise, avec des textes mis à jour (ex. « confirmation de commande » au lieu d’« offre »).

Où l’utiliser

• Fiche Commande → Graphisme : choisissez une mise en page système ou un modèle personnalisé.
• Aperçu / PDF / envoi du document commande.
• Les automatisations qui créent des commandes (ex. depuis un devis accepté) peuvent appliquer le modèle commande par défaut ou sélectionné.

Guide du module : Commandes.

Exemples — confirmation de commande avec tableau d’articles et IBAN ; document d’expédition avec signature du responsable ; mise en page simplifiée pour commandes internes.

Variables (règles communes)

• Document, E-mail, SMS, Devis, Commande — format Mokapen {$entité.champ} (ex. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Vous les insérez avec Variable ou en tapant { (SMS).
• WhatsApp — sur Meta vous utilisez {{1}}, {{2}}… ; dans Mokapen vous mappez chaque numéro sur une variable CRM avant l’envoi.
• Sans variables le modèle est texte/mise en page fixe ; avec les variables le même modèle s’adapte à chaque enregistrement.

Résumé rapide : type → où le choisir

• Document → Documents → À partir d’un modèle
• E-mail → composition e-mail → Sélectionner le modèle
• SMS → Envoyer SMS (fiche) ou action d’automatisation Envoyer SMS
• WhatsApp Business → Envoyer WhatsApp (fiche) ; créer/sync aussi depuis Intégrations WABA
• Devis → fiche Devis → Graphisme (+ PDF / automatisations)
• Commande → fiche Commande → Graphisme (+ PDF / automatisations)

Modèle par défaut

L’indicateur Par défaut désigne le modèle par défaut pour ce type (ex. PDF devis standard de l’équipe). Un seul reste actif par type : en en activant un autre, le précédent défaut est désactivé.

Conseils pratiques

• Titres clairs (SMS – Rappel rendez-vous, PDF – Devis standard 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS : évitez l’Unicode inutile ; contrôlez les segments après remplacement des variables.
• WhatsApp : Utility pour les mises à jour, Marketing uniquement avec opt-in ; mappez toujours les espaces réservés avant la production.
• Devis/Commandes : alignez logo, colonnes d’articles et conditions légales dans les modèles partagés, pas ligne par ligne sur les fiches.
• En supprimant un modèle WABA vous pouvez aussi le retirer sur Meta ; les PDF déjà générés depuis un modèle Devis/Commande restent.

Cas d’usage

• Kit commercial — un modèle Devis + un modèle Commande avec la même graphie ; l’équipe ne change que les données sur la fiche.
• Rappel SMS — modèle avec horaire/variables ; envoi depuis la fiche ou base pour automatisation.
• Réouverture WhatsApp — modèle Utility approuvé pour écrire au client au-delà de 24 heures.
• E-mail de suivi — modèle E-mail sélectionné en composition après un appel.
• Document depuis une opportunité — modèle Document avec variables deal/contact, créé À partir d’un modèle déjà rempli.
• Du devis à la commande — automatisation qui crée la commande en appliquant le modèle Commande par défaut.

Questions fréquentes

Q : Où créer les modèles ?

R : Paramètres organisation → Modèles. De là vous gérez tous les types.

Q : Pourquoi Devis et Commande sont-ils plus complexes qu’E-mail ou SMS ?

R : Parce qu’ils ne sont pas qu’un texte : ils définissent la mise en page PDF (blocs, tableau d’articles, conditions, signature, marges). On les utilise depuis le Graphisme de la fiche, pas depuis un envoi de message.

Q : Quelle différence entre un modèle SMS et un modèle WhatsApp ?

R : Le SMS est un texte local Mokapen avec variables {$…}. WhatsApp utilise des modèles approuvés par Meta ({{1}}, {{2}}…), avec catégories, limites et revue ; ils doivent être mappés et approuvés avant l’envoi.

Q : Pourquoi le modèle WhatsApp est-il désactivé à l’envoi ?

R : En général il manque le mapping des espaces réservés ou l’approbation Meta. Complétez les variables sur le modèle ou synchronisez depuis Intégrations.

Q : Dans les automatisations SMS, les variables du contact se remplacent-elles toutes seules ?

R : Non, pas comme à l’envoi depuis la fiche. En automatisation le modèle est collé ; utilisez les variables de l’automatisation ou adaptez le texte.

Q : Puis-je utiliser un modèle E-mail dans les automatisations ?

R : L’action Envoyer un e-mail travaille sur le texte de l’action. Les modèles E-mail servent surtout à la composition manuelle (vous pouvez en copier le contenu dans l’action).

Q : À quoi sert l’indicateur Par défaut ?

R : Il désigne le défaut pour ce type. Un seul reste actif par type.

Q : Si je supprime un modèle Devis, les anciens PDF disparaissent-ils ?

R : Non. Les documents déjà générés restent ; vous n’éliminez que le modèle pour les choix futurs de Graphisme.

Q : Où approfondir les canaux et les modules ?

R : Guides Devis, Commandes, SMS, WhatsApp Business.