Apprendre mokapen

Google Drive

Connectez Google Drive à Mokapen pour joindre des fichiers depuis les fiches CRM (contacts, opportunités, tickets, projets…) et, si vous le souhaitez, enregistrer dans le cloud les fichiers téléversés depuis l'ordinateur au lieu de les stocker uniquement sur le serveur Mokapen.

Vue d'ensemble : Intégrations.

Prérequis

• Compte Google avec de l'espace Drive disponible.
• Autorisation pour que Mokapen accède aux fichiers que l'application crée ou ouvre sur Drive (pas à l'intégralité du contenu du disque).

Connecter Google Drive

1. Menu utilisateur → Intégrations → Google Drive.
2. Cliquez sur Synchroniser Google Drive.
3. Connectez-vous à Google et Autorisez l'accès aux fichiers gérés par Mokapen.
4. Configurez les préférences et le partage (seul l'utilisateur ayant connecté voit ces sections).
5. Cliquez sur Synchroniser en bas de page.

Si vous n'acceptez pas, vous ne pourrez ni joindre de fichiers depuis Drive ni enregistrer les téléversements dans le cloud.

Ce que Mokapen demande à Google

Mokapen demande l'accès aux fichiers qu'il crée ou ouvre via l'intégration — pas la lecture de l'intégralité de votre Drive personnel. Cela sert au dossier dédié, aux téléversements et à l'ouverture des pièces jointes depuis les fiches CRM.

Préférences

• Enregistrer dans le cloud les fichiers depuis l'ordinateur (interrupteur activé) : les fichiers téléversés depuis le PC vont aussi sur votre Google Drive, pas seulement sur Mokapen.
• Dossier dédié : Mokapen crée ou réutilise un dossier Nom de l'app – Nom de l'organisation et y place les fichiers liés, pour les retrouver regroupés sur Google.

Partage avec l'équipe

• Activer pour les autres utilisateurs — collègues ou toute l'organisation peuvent utiliser votre connexion Drive pour joindre des fichiers sans se reconnecter. Utile pour un Drive d'entreprise géré par un référent.
• Partager tous les fichiers Drive avec les membres — si activé, les fichiers Mokapen sur Drive sont accessibles via lien partagé avec les membres de l'org ; si désactivé, permissions plus restrictives.

Après chaque modification, cliquez sur Synchroniser.

Usage quotidien — joindre des fichiers depuis une fiche

Ouvrez une fiche (contact, opportunité, ticket, projet…), cliquez sur le trombone (Pièces jointes) et choisissez la source. Avec Google Drive connecté, deux modes distincts apparaissent :

1. Depuis votre ordinateur (vers Google Drive)

Entrée de menu : Votre ordinateur sur Google Drive.

1. Sélectionnez le fichier sur le PC (ou glissez-le dans la zone de téléversement, si disponible).
2. Mokapen le téléverse sur le compte Google Drive lié à l'intégration — pas seulement dans l'espace Mokapen.
3. Si le dossier dédié est activé dans Intégrations, Mokapen crée (ou réutilise) le dossier Nom de l'app – Nom de l'organisation et y place le fichier.
4. Le fichier est joint à la fiche avec un lien ouvrant le document sur Google Drive.

Avantages : le document reste dans le Drive de l'org (ou du compte partagé avec l'équipe) ; vous ne consommez pas l'espace pièces jointes Mokapen ; sauvegarde et partage Google restent disponibles hors CRM. Idéal pour contrats, PDF et fichiers neufs créés sur l'ordinateur.

2. Google Drive en ligne — sélecteur de fichiers

Entrée de menu : Google Drive en ligne.

1. Le sélecteur Google s'ouvre (fenêtre Drive).
2. Choisissez un ou plusieurs fichiers déjà présents sur Drive, ou un dossier.
3. Mokapen ne retéléverse pas le fichier depuis le PC : il lie la fiche au fichier (ou aux fichiers) sur Drive, avec un lien pour l'ouvrir.

Avantages : pas de téléversement en double ; vous utilisez des documents déjà organisés dans des dossiers Drive ; utile pour modèles, présentations ou dossiers partagés maintenus par l'équipe sur Google. Le fichier reste où vous l'avez mis sur Drive — Mokapen ajoute seulement le lien CRM.

Lequel choisir ?

• Nouveau fichier depuis le PC → « Votre ordinateur sur Google Drive ».
• Fichier déjà sur Drive → « Google Drive en ligne ».

Si l'intégration Drive est partagée avec les collègues, les deux options utilisent la connexion active pour l'org (la vôtre ou celle partagée), afin que les pièces jointes pointent vers le même archive d'entreprise.

Supprimer une pièce jointe de la fiche Mokapen ne supprime pas le fichier sur Google Drive. Si un fichier disparaît de Drive, le lien dans Mokapen peut cesser de fonctionner — dans ce cas, déconnectez et reconnectez l'intégration ou remplacez la pièce jointe.

Détails généraux sur les pièces jointes : guide Pièces jointes.

Problèmes courants

• Erreur de téléversement — fichier trop volumineux, format non pris en charge, espace Drive épuisé ou autorisation révoquée. Reconnectez l'intégration.
• Un collègue ne voit pas les paramètres — seul celui qui a créé la connexion modifie préférences et partage ; les autres utilisent le compte partagé si activé.

Déconnecter

Cliquez sur Déconnecter et confirmez en saisissant le mot demandé. Dans la fenêtre, choisissez quoi faire des liens vers les pièces jointes Drive déjà présents dans Mokapen.

Options dans Mokapen :

• Déconnexion standard (interrupteur « Supprimer tous les liens… » désactivé) — vous révoquez seulement la connexion au compte. Les pièces jointes avec lien Drive restent sur les fiches dans Mokapen, mais sans intégration active les liens peuvent cesser de fonctionner jusqu'à reconnexion ou remplacement.
• Supprimer de Mokapen tous les liens vers les fichiers Google Drive (interrupteur activé) — Mokapen supprime de l'org les références aux pièces jointes Drive (enregistrements liés à cette sync). Les fichiers ne sont pas supprimés sur Google Drive : ils restent dans le cloud ; seuls les liens CRM disparaissent.

Dans tous les cas, les documents sur Drive externe ne sont pas détruits automatiquement par Mokapen. Pour libérer de l'espace ou fermer une archive, agissez directement sur Google Drive.

Détails pièces jointes : guide Pièces jointes.