Aprende mokapen

Google Drive

Conecta Google Drive a Mokapen para adjuntar archivos desde las fichas del CRM (contactos, oportunidades, tickets, proyectos…) y, si lo deseas, guardar en la nube los archivos subidos desde el ordenador en lugar de almacenarlos solo en el servidor de Mokapen.

Visión general: Integraciones.

Requisitos

• Cuenta de Google con espacio disponible en Drive.
• Permiso para que Mokapen acceda a los archivos que la app crea o abre en Drive (no a todo el contenido del disco).

Conectar Google Drive

1. Menú de usuario → Integraciones → Google Drive.
2. Pulsa Sincronizar Google Drive.
3. Inicia sesión en Google y Permite el acceso a los archivos gestionados por Mokapen.
4. Configura preferencias y uso compartido (solo el usuario que conectó ve esas secciones).
5. Pulsa Sincronizar al final de la página.

Si no aceptas, no podrás adjuntar archivos desde Drive ni guardar subidas en la nube.

Qué solicita Mokapen a Google

Mokapen solicita acceso a los archivos que crea o abre mediante la integración — no la lectura de todo tu Drive personal. Sirve para la carpeta dedicada, las subidas y la apertura de adjuntos desde las fichas del CRM.

Preferencias

• Guardar en la nube los archivos del ordenador (interruptor activo): los archivos subidos desde el PC también van a tu Google Drive, no solo a Mokapen.
• Carpeta dedicada: Mokapen crea o reutiliza una carpeta Nombre de la app – Nombre de la organización y coloca allí los archivos vinculados, para encontrarlos agrupados en Google.

Compartir con el equipo

• Activar para otros usuarios — compañeros o toda la org pueden usar tu conexión de Drive para adjuntar archivos sin volver a iniciar sesión. Útil para Drive corporativo gestionado por un referente.
• Compartir todos los archivos de Drive con los miembros — si está activo, los archivos de Mokapen en Drive son accesibles mediante enlace compartido con los miembros de la org; si está desactivado, permisos más restrictivos.

Tras cada cambio, pulsa Sincronizar.

Uso diario — adjuntar archivos desde la ficha

Abre una ficha (contacto, oportunidad, ticket, proyecto…), haz clic en el clip (Adjuntos) y elige la fuente. Con Google Drive conectado aparecen dos modos distintos:

1. Desde tu ordenador (hacia Google Drive)

Opción de menú: Tu ordenador en Google Drive.

1. Selecciona el archivo en el PC (o arrástralo al área de subida, si está disponible).
2. Mokapen lo sube a la cuenta de Google Drive vinculada a la integración — no solo al espacio de Mokapen.
3. Si tienes activa la carpeta dedicada en Integraciones, Mokapen crea (o reutiliza) la carpeta Nombre de la app – Nombre de la organización y coloca allí el archivo.
4. El archivo queda adjunto a la ficha con un enlace que abre el documento en Google Drive.

Ventajas: el documento permanece en el Drive de la org (o en la cuenta compartida con el equipo); no consumes el espacio de adjuntos de Mokapen; la copia de seguridad y el uso compartido de Google siguen disponibles fuera del CRM. Ideal para contratos, PDF y archivos nuevos creados en el ordenador.

2. Google Drive en línea — selector de archivos

Opción de menú: Google Drive en línea.

1. Se abre el selector de Google (ventana de Drive).
2. Elige uno o más archivos ya presentes en Drive, o una carpeta.
3. Mokapen no vuelve a subir el archivo desde el PC: vincula la ficha con el archivo (o archivos) en Drive, con enlace para abrirlo.

Ventajas: sin subida duplicada; usas documentos ya organizados en carpetas de Drive; útil para plantillas, presentaciones o carpetas compartidas que el equipo mantiene en Google. El archivo permanece donde lo dejaste en Drive — Mokapen solo añade el enlace del CRM.

¿Cuál elegir?

• Archivo nuevo desde el PC → «Tu ordenador en Google Drive».
• Archivo ya en Drive → «Google Drive en línea».

Si la integración de Drive se comparte con compañeros, ambas opciones usan la conexión activa de la org (la tuya o la compartida), de modo que los adjuntos apunten al mismo archivo empresarial.

Eliminar un adjunto de la ficha de Mokapen no borra el archivo en Google Drive. Si un archivo desaparece de Drive, el enlace en Mokapen puede dejar de funcionar — en ese caso desconecta y vuelve a conectar la integración o sustituye el adjunto.

Detalles generales sobre adjuntos: guía Adjuntos.

Problemas frecuentes

• Error de subida — archivo demasiado grande, formato no admitido, espacio de Drive agotado o permiso revocado. Vuelve a conectar la integración.
• Un compañero no ve la configuración — solo quien creó la conexión modifica preferencias y uso compartido; los demás usan la cuenta compartida si está habilitada.

Desconectar

Pulsa Desconectar y confirma escribiendo la palabra solicitada. En la ventana puedes elegir qué hacer con los enlaces a adjuntos de Drive ya presentes en Mokapen.

Opciones en Mokapen:

• Desconexión estándar (interruptor «Eliminar todos los enlaces…» desactivado) — solo revocas la conexión de la cuenta. Los adjuntos con enlace a Drive permanecen en las fichas de Mokapen, pero sin integración activa los enlaces pueden dejar de funcionar hasta reconectar o sustituir los adjuntos.
• Eliminar de Mokapen todos los enlaces a archivos de Google Drive (interruptor activado) — Mokapen elimina de la org las referencias a adjuntos de Drive (registros vinculados a esa sync). Los archivos no se eliminan en Google Drive: permanecen en la nube; solo desaparecen los enlaces del CRM.

En cualquier caso, los documentos en Drive externo no se destruyen automáticamente por Mokapen. Para liberar espacio o cerrar un archivo, actúa directamente en Google Drive.

Detalles de adjuntos: guía Adjuntos.