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Formulario de contacto

El formulario de contacto es cómo Mokapen lleva los leads a la agenda sin copiar emails: el visitante deja un nombre, un mensaje y los campos que pides, en el sitio o en una landing. Ya encuentras el contacto en el CRM — con una notificación al equipo y, si las activas, una tarea, una oportunidad o un ticket. Nada de plugin de WordPress para que el comercial se pelee, nada de hoja «leads del sitio», nada de copiar y pegar desde el buzón info@.

No es un hueco en el calendario ni una reserva de catálogo. Para «elige una hora con Sara» está Reserva de citas; para «elige un servicio o un producto y una fecha» está Reservar un servicio o producto. Esta guía es el formulario clásico: escríbenos, petición de demo, inscripción a webinar, «llámame».

La ventaja está aquí: una URL (o un snippet en el sitio), los datos aterrizan en la ficha del contacto con origen formulario, los mismos campos y la misma privacidad que el resto de Mokapen. Desde ahí arrancas una secuencia, una oportunidad, una tarea — sin una segunda herramienta.

Para qué sirve y por qué ayuda

El problema no es «tener un formulario». Es que el formulario vive en otro sitio y el CRM no. Mokapen cierra el hueco:

• Un solo sitio — el formulario es de la organización, no del sitio. Lo compartes con un enlace, lo incrustas en el CMS, lo pones en la bio o en una campaña de anuncios. Cualquiera del equipo lo encuentra en Formulario, no «en el WordPress de Marco».
• Un contacto de verdad, no un email en la bandeja — al enviar, Mokapen crea o actualiza la ficha (mismo email en Email 1/2/3 → actualiza, no duplica). Teléfono, empresa, campos personalizados, consentimientos de privacidad: aterrizan donde los hayas mapeado. El origen es el formulario (código form_…); si el contacto ya existía, el primer origen no se sobrescribe.
• Menos trabajo después de enviar — página de agradecimiento, email de confirmación al visitante, notificación a los buzones que hayas puesto en el formulario. Luego, si el plan lo incluye, automatizaciones del formulario: una etiqueta, una tarea «llamar en 24 horas», una oportunidad inbound, un ticket.
• Campos que ya usas — no inventas un segundo registro. Añades los campos de contacto (y, si los necesitas, campos de empresa) que la organización ya tiene: select, fechas, números, país. Obligatorio sí/no y la etiqueta visible los decides tú.
• Dos landings, el mismo formulario — los campos ocultos (campaña, UTM, segmento) te dicen de dónde vino el lead sin clonar el formulario diez veces. El código del formulario (slug) es el que usarás también en el disparador de las automatizaciones.

En resumen: usas este formulario para recoger a quien te escribe. Usas la página de citas para que te reserven un hueco. Usas la página de servicios/productos para que te reserven un ítem del catálogo. No mezcles los tres trabajos en un solo formulario.

Cómo acceder y los límites

• Menú de usuario → Formulario. Arriba, filtros Todos / Formulario de contacto / Reserva de citas / Reservar un servicio o producto. Si llegas desde el filtro de contacto, «Nuevo formulario» ya arranca en la plantilla correcta.
• A la izquierda, en el menú Formulario, también está Tracking (snippet de visitas al sitio, planes con tracking). Las páginas públicas del sitio Mokapen aún están por llegar: hoy publicas el formulario, no un sitio entero.
• Hace falta la app Formulario activa (Ajustes → Aplicaciones) y permisos de rol para crear/editar. El tope de formularios es el del plan (Premium): en la lista, si estás al límite, «Nuevo formulario» abre el upgrade. Más allá del límite, los formularios más recientes quedan bloqueados aunque los abras desde un enlace directo — los más antiguos siguen.
• Las automatizaciones de formulario (crear oportunidad, tarea, ticket, actualizar contacto) están en los planes que incluyen Automatizaciones desde formularios (el mismo nivel que las automatizaciones completas). Sin ese plan puedes publicar el formulario igual: contacto, notificación y registro están de todos modos.

Página de listado

Cada tarjeta muestra el título interno, una insignia de tipo (formulario de contacto / cita / servicio), el código del formulario (slug: lo usarás en automatizaciones y también lo ves en Ajustes), icono, estado Online (verde, con un icono para abrir la página pública) o Offline (rojo, con un ojo para la vista previa sin aceptar envíos).

Menú de tres puntos: Editar (abre Ajustes), Duplicar, Eliminar. Duplicar sirve cuando tienes un formulario que funciona y quieres un gemelo para otra campaña (luego cambias título, campos ocultos, emails de notificación). Eliminar quita la página pública: los contactos ya creados se quedan en la agenda.

Si la lista está vacía, Mokapen te lo dice y ofrece el botón de nuevo (si el plan aún tiene huecos).

Crear un formulario de contacto

1. Formulario → Nuevo formulario. En «¿Qué quieres crear?» elige Formulario de contacto (si no estás ya filtrado en contacto). La plantilla la eliges al crear: no la cambias después desde esta pantalla — para un hueco de calendario haces otro formulario.
2. Nombre — es interno (lo ves en la lista). El visitante ve el título y el subtítulo que pongas en el contenido.
3. Email de notificación — quién debe saber que llegó un envío (info@, el comercial de turno, más de una dirección). No es el archivo: el archivo es el contacto + el registro. Si lo dejas vacío, corres el riesgo de no enterarte de los envíos.
4. Mokapen ya prepara: logo de la organización (si hay), título, subtítulo de formulario de contacto, campo email (obligatorio), nombre (obligatorio), apellidos, texto de privacidad con enlaces a privacidad y términos. Luego abres Contenido.
5. Ruta arriba: Nombre → Contenido → Ajustes → (si el plan lo incluye) Automatización. En Ajustes pones el formulario ONLINE solo cuando título, campos, privacidad, página de éxito y email de confirmación estén listos. Offline, el enlace público no acepta envíos; la vista previa sí.

Editor: diseño y campos

Vista previa a la izquierda, dos pestañas a la derecha: Diseño (bloques) y Opciones. Arriba, además de la landing, tienes la página de éxito y el email de confirmación — no te las saltes: son la diferencia entre «lo hemos recibido» y el silencio.

Bloques de Diseño

• Logo — imagen y alineación. Al crear, si la org tiene logo, ya está copiado. Un logo por formulario.
• Título — título y subtítulo visibles para el visitante. El subtítulo por defecto explica que estás recogiendo un contacto: reescríbelo en el tono de la marca.
• Mensaje — área de texto libre (solicitud, notas). No es un campo de la ficha de contacto: aterriza en el registro, el email de notificación y las automatizaciones. Útil; no sustituye teléfono o empresa si los necesitas en el registro.
• Campos de contacto — lista de campos de la agenda. Por defecto: email, nombre, apellidos. Añade teléfono (va a Teléfono 1), dirección, ciudad, país, empresa (texto; Mokapen puede vincular/crear la empresa en la agenda), select, fechas, números, personalizado. Para cada uno: etiqueta, mostrar etiqueta, obligatorio. Quita lo que no necesites: un formulario largo reduce a la mitad los envíos.
• Campos personalizados — bloque extra (no los campos personalizados que ya están en la agenda): preguntas «de una vez» que se quedan en el registro y las automatizaciones, sin ensuciar la ficha. Usa campos de la agenda si quieres filtrar e informar; usa este bloque si es solo contexto del envío.
• Fondo — color de la página.
• Reservas — no lo arrastres a un formulario de contacto. Ese bloque es para las otras dos guías: cambiarías el tipo de página.

Guarda a menudo. La vista previa de la izquierda sigue los bloques; Vista previa en Ajustes abre la página real en otra pestaña.

Opciones: privacidad, spam, tracking

• Política de privacidad — texto bajo el botón, con enlaces a privacidad y términos (precargados; los adaptas al legal de tu org). Sin un consentimiento visible, un formulario público en el sitio es un riesgo: arréglalo antes de pasar a ONLINE.
• Permisos de privacidad — consentimientos que Mokapen guarda en la ficha del contacto (origen: este formulario, id de página). Los necesitas si vas a hacer tracking o enviar newsletters: el consentimiento se queda en el contacto, no solo en el registro.
• Casilla de confirmación — «He leído y acepto», un paso explícito más allá del texto de privacidad. Hazla obligatoria si el legal lo pide.
• Campos ocultos — valores que el visitante no ve (nombre de campaña, UTM, «landing-pricing»). El mismo formulario, dos URLs o dos snippets con valores hidden distintos: en automatización y en el registro los distingues. No pongas datos sensibles a la vista en la URL si no hace falta.
• Página de éxito personalizada — en lugar de la página de Mokapen, redirección a una URL tuya (gracias en el sitio, upsell). Si la usas, la pestaña «página de éxito» del editor importa menos: el visitante no la ve.
• reCAPTCHA — antispam. Actívalo si el formulario es público: sin él, bots y envíos vacíos ensucian la agenda y las notificaciones.

Página de éxito y email de confirmación

Página de éxito — texto después de enviar (por defecto: un agradecimiento genérico) y un botón opcional («Volver al sitio», «Descargar el PDF») con una URL. Ajusta el tono a lo que pasa después: «te llamamos en un día» si hay una tarea, no «ya estás en el calendario» (eso es el otro formulario).

Email de confirmación — va al visitante (remitente, asunto, cuerpo). Rellénalo: es la prueba de que el envío llegó. No sustituye la notificación interna (esa va a los emails que pusiste en el formulario). Si el visitante no lo recibe, revisa spam y que el email del formulario sea válido — Mokapen usa la dirección que rellenó.

Publicar: estado, URL, embed, tracking

En Ajustes:

• ONLINE / OFFLINE — interruptor. Borrador = Offline, trabajas en vista previa. Online = aceptas envíos. El slug (código) sigue visible bajo el título: no lo cambies a la ligera si ya lo has puesto en una campaña o una automatización.
• URL del formulario — cópiala en anuncios, email, QR, bio. El visitante abre la página de Mokapen. El botón Ver solo está activo si está ONLINE.
• Código embebido — snippet (script + contenedor) para el sitio: un botón o un formulario incrustado. Lo pegas en el CMS; los datos llegan igual a Mokapen, no se quedan en el sitio. Copia con el botón, no a mano a medias.
• Visitas al sitio (planes con tracking) — snippet tracking.js + consentimiento. Lo pones en el sitio (no solo en la página del formulario) para unir las visitas al contacto después de enviar. Sin consentimiento no unas los recorridos. También está la página Formulario → Tracking con el mismo código.

En los mismos Ajustes revisas nombre, email de notificación, vista previa iframe y un atajo a las automatizaciones ya activas en el formulario.

Qué ocurre al enviar

Sin nada más configurado, en este orden:

• Mokapen escribe una fila en el registro del formulario (todos los campos enviados, incluido mensaje y hidden).
• Busca un contacto no archivado con ese email en Email 1, 2 o 3. Si hay uno, actualiza los campos rellenados (no borra lo que no está en el formulario). Si no hay, crea la ficha. Email del formulario → Email 1; teléfono → Teléfono 1. Origen form_ + id de página; si el contacto ya tenía un origen, Mokapen no lo sobrescribe (puede registrar un segundo origen si el CRM lo permite).
• Guarda los consentimientos de privacidad vinculados a este formulario, si los añadiste.
• Si hay tracking con token de visitante y consentimiento, une los eventos del sitio al contacto.
• Envía la notificación a los emails del formulario y, si la escribiste, el email de confirmación al visitante. Muestra la página de éxito (o la redirección).

Luego se dispara el trigger interno «formulario enviado» (las automatizaciones completas lo necesitan) y, si las configuraste, las automatizaciones del formulario:

• Actualizar contacto — etiquetas («Lead del sitio»), campos extra, propietario. Solo una de este tipo por formulario: es el ajuste del registro, no un segundo flujo.
• Nueva tarea — p. ej. «Primer contacto en 24 horas», vinculada al contacto. Hace falta la app Actividades.
• Nueva oportunidad — pipeline inbound, etapa inicial, vinculada al contacto. Hace falta Ventas.
• Nuevo ticket — si es soporte, no un lead comercial. Hace falta Helpdesk.

Este es el atajo lineal (sin retrasos, sin «si campo = X»). Cuando necesites condiciones, esperas, un email al comercial con variables o la inscripción en una secuencia, usa el módulo Automatizaciones con disparador Formulario de contacto recibido y el código del formulario (slug) que ves en la lista. Los dos caminos pueden convivir: etiqueta + tarea en el formulario, nurture en la secuencia.

Proceso recomendado

• Decide qué debe pasar después (¿solo notificación? ¿tarea? ¿oportunidad? ¿ticket?) antes de diseñar los campos.
• Empieza por email + nombre; añade un campo solo si lo vas a usar en un filtro o en una llamada. Cada campo extra cuesta conversiones.
• Privacidad + reCAPTCHA antes de ONLINE. Luego página de éxito y email de confirmación, en el mismo tono.
• Prueba Offline con la vista previa y un envío a tu propia dirección. Revisa ficha de contacto, registro, notificación, confirmación.
• ONLINE, pon la URL en un solo canal (p. ej. pie del sitio). A las 48 horas mira el registro y los duplicados. Luego anuncios / una segunda landing con campos ocultos.
• No cambies el slug de un formulario que ya está en una campaña. Duplica y crea el gemelo.

Casos de uso

El formulario es siempre «recoger un contacto». Lo que cambia es qué pasa después y lo largo que es el formulario. No uses esta página para que te reserven un hueco: eso es la otra guía.

• Contáctanos en el sitio — El pie clásico o la página de Contacto. El visitante no está comprando: está preguntando. Mantén el formulario corto: email, nombre, un mensaje, reCAPTCHA, privacidad. Notificación a info@ (o al comercial de turno), no a diez personas. Automatización: una tarea «primer contacto en 24 horas» en el contacto, no una oportunidad en cada fila — la mitad es spam, preguntas genéricas o clientes que ya lo son. Si a los dos días los mensajes serios siempre mencionan una empresa, entonces añade el campo empresa: no antes.
• Landing de campaña de anuncios — Los mismos tres campos que en el sitio, pero necesitas saber de qué anuncio vino el lead. Un solo formulario, con un campo oculto (p. ej. «google-brand» vs «linkedin-b2b») que cambia según la URL o el snippet; o dos clones si los valores hidden no pueden venir del enlace. Automatización: una etiqueta «Lead ads» y, si el plan lo incluye, una oportunidad en el pipeline Inbound. En informes los distingues por el valor hidden o por los dos slugs. No construyas diez formularios gemelos que luego nadie actualiza.
• Inscripción a webinar o contenido — El objetivo no es una llamada, es una lista. Pocos campos obligatorios (email, nombre), email de confirmación con el enlace del evento ya escrito, una etiqueta en el contacto («Webinar marzo»). Luego una secuencia filtrada por esa etiqueta envía los recordatorios: el formulario inscribe, la secuencia nutre. No pongas tres emails en el formulario — eso no es una secuencia, es un formulario.
• Petición de soporte desde el sitio — El mismo editor, otro trabajo. Título interno «Ayuda del sitio» para no mezclarlo en la lista con el formulario comercial. Automatización: un ticket nuevo en lugar de una oportunidad. Campos: email, nombre, mensaje (y quizá un número de pedido en un campo personalizado). El comercial no debe ver estos envíos en el pipeline. Si necesitas un helpdesk de verdad con colas y SLA, usa Tickets; este formulario es el canal de entrada.
• «Llámame» — El visitante no quiere escribir un ensayo: quiere una llamada. Haz el teléfono obligatorio, deja un campo (o el mensaje) para una franja horaria. Tarea «Llamar hoy» para ventas. No es un hueco en el calendario: si quieres que elijan la hora y salga un Meet, usa Reserva de citas. Este formulario recoge la petición; tú llamas.

Ejemplos prácticos

1. De vacío al pie en un cuarto de hora

Formulario → Nuevo formulario → Formulario de contacto. Nombre interno «Sitio — contacto», notificación a ventas@. En Contenido deja email, nombre, mensaje; quita el resto. Pestaña Opciones: privacidad (adapta los enlaces a las páginas legales de tu org) y reCAPTCHA. Página de éxito: «Te respondemos hoy» — solo si es verdad. Ajustes: Offline, Vista previa, envío a tu propia dirección. Comprueba la ficha del contacto, el registro, el email de notificación y el email de confirmación. Luego ONLINE y el snippet en el pie. Automatización: etiqueta «Sitio» + tarea de 24 horas. Resiste abrir una oportunidad en cada mensaje: ensucias el pipeline y el comercial deja de mirarlo.

2. Dos campañas, un registro

El formulario del paso 1 funciona. Duplícalo. En el clon cambia solo el campo oculto (o el slug, si prefieres dos URLs limpias) y el nombre interno («Ads Google» / «Ads LinkedIn»). La misma automatización de actualizar contacto (etiqueta «Lead ads») y, si la usas, el mismo pipeline. Un contacto que llega dos veces se actualiza, no se duplica. En informes filtras por el campo oculto o comparas los dos slugs. Cuando cambies un campo visible, acuérdate de cambiarlo en los dos — o mantén un solo formulario y pasa el valor hidden desde la URL de la landing.

3. Webinar: el formulario inscribe, la secuencia recuerda

Formulario corto, etiqueta «Webinar marzo» en la automatización de actualizar contacto, email de confirmación con fecha y enlace de Zoom ya en el cuerpo. En Secuencias construyes un flujo filtrado por esa etiqueta, pool SMTP, salida cuando el contacto responde. No intentes «hacer la secuencia» con tres campos de email en el formulario: quien se inscribe una vez no debe recibir tres confirmaciones, debe recibir recordatorios en los días correctos. El día después del webinar pon el formulario Offline o cambia el texto de éxito: nada de listas zombi.

Preguntas frecuentes

P: Si el email ya está en la agenda, ¿qué pasa?

R: Mokapen actualiza el contacto existente (no archivado) encontrado en Email 1/2/3. No crea un duplicado solo porque lo hayan rellenado otra vez. Los campos vacíos del formulario no borran lo que ya tenías en la ficha.

P: ¿Puedo usar este formulario para que me reserven una llamada?

R: Mejor Reservar una cita: huecos reales, Meet/Teams, nada de «tres fechas por email». Este formulario recoge una petición; no reserva el calendario.

P: El formulario no acepta envíos.

R: Debe estar ONLINE. Revisa reCAPTCHA, campos obligatorios, que no hayas superado el tope de formularios del plan (formularios recientes bloqueados), y que el snippet/URL sea de este formulario (slug correcto).

P: ¿Dónde veo quién envió?

R: Ficha del contacto (origen formulario) y registro del formulario (parámetros del envío). Los emails de notificación son la alerta, no el archivo: si los borras, los datos se quedan en Mokapen.

P: ¿Para qué sirve el código / slug?

R: Identifica el formulario en la URL, en el snippet y en el disparador de automatizaciones. Cópialo de la insignia de la lista o de Ajustes. No es un secreto, pero si lo cambias rompes enlaces ya publicados.

P: ¿Los campos «personalizados» del bloque aterrizan en la agenda?

R: No: se quedan en el registro, el mail y las automatizaciones. Para filtrar contactos, usa los campos de la ficha de contacto.

P: He superado el número de formularios del plan.

R: Los más antiguos siguen usables; los más nuevos se bloquean. Elimina o archiva las pruebas, o haz upgrade. Duplicar cuenta como un formulario extra.