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Roles y permisos

El rol dice qué puede hacer esa persona en la organización: invitar colegas, tocar los ajustes, ver la facturación, entrar en las apps. No dice qué fichas ve. Una ficha privada sigue siendo privada también para el Propietario, si no es responsable, colaborador o autor. Esa regla está en la guía Visibilidad de los datos. Cómo se invita, cómo se suspende y cómo funcionan los equipos está en la guía Usuarios y equipos. Aquí se elige el nivel adecuado y se entiende cuándo un nivel más alto no resuelve el problema que tienes.

Los niveles, del más estrecho al más amplio, son seis: Invitado, Usuario limitado, Usuario, Miembro, Propietario, Administrador. No puedes asignar un rol más alto que el tuyo. En la ficha de usuario el campo Rol en texto libre es el título laboral (consultor, responsable de ventas): no cambia los permisos. Los permisos son el menú Permisos.

Usuario y Usuario limitado requieren un plan Medium o superior. Por debajo de ese plan esos dos niveles no se pueden asignar ni en la invitación ni al editar. Los nombres de los planes en Mokapen son Gratuito, Small, Medium, Large, Extra Large.

Invitado

El invitado solo entra donde lo has puesto. En la invitación debes indicar los proyectos: todos, o una lista. Mokapen lo añade como colaborador de esos proyectos. Ve tasks y avance de esos proyectos. No invita personas, no gestiona equipos, no abre los ajustes, no importa ni exporta, no ve la agenda completa ni la facturación.

Es el rol del consultor externo en el sitio de un cliente, o del proveedor que actualiza las tasks de una obra. Es el rol incorrecto para un colega interno que mañana deberá crear contactos u oportunidades: cada ficha nueva habría que compartirla a mano, y tarde o temprano alguien lo asciende a toda prisa al nivel equivocado. Si debe trabajar todos los días en la organización, es al menos un Usuario limitado.

Usuario limitado

Es el rol operativo. Crea y actualiza las fichas de las apps a las que la organización le da acceso (tasks, contactos, oportunidades, tickets, según las apps encendidas). Ve los usuarios y los equipos para asignar un responsable o un colaborador, en el perímetro de su trabajo. No invita, no crea equipos, no toca ajustes, importación, exportación, seguridad o facturación.

Hace falta el plan Medium. Es la elección correcta para quien liquida, sigue negociaciones o responde tickets y no debe administrar la organización. Es la elección incorrecta si esa persona debe hacer entrar a un colega nuevo: la invitación parte de Usuario hacia arriba. Subirlo a Miembro solo por una invitación también le abre importación, exportación y ajustes de las apps.

Usuario

Hace todo lo que hace el Usuario limitado, y además gestiona usuarios y equipos: invita, modifica roles no superiores al suyo, crea y organiza los equipos. No cambia los ajustes generales de la organización, no importa ni exporta en bloque, no toca seguridad y facturación.

Hace falta el plan Medium. Es el rol de un responsable de departamento que compone su equipo y no debe decidir el plan o los campos personalizados. Si necesita añadir un campo o importar un CSV, eso es trabajo de Miembro, no un motivo para hacerlo Propietario.

Miembro

Tiene acceso completo al CRM y a los ajustes de las aplicaciones: campos, columnas, importación y exportación, preferencias operativas de las apps. No gestiona la facturación, no cambia el plan, no modifica la seguridad (contraseña, autenticación en dos factores, política de fichas nuevas) y no elimina la organización.

Es el rol de quien configura el CRM para los demás. Un Miembro puede personalizar los campos de contactos, las columnas de la lista de productos, importar un archivo, renombrar detalles operativos. No puede activar o desactivar las apps de la organización, ni abrir la página Seguridad: eso queda al Propietario. Si el problema es «no veo una ficha privada», subir de rol no la hace aparecer.

Propietario

Hace lo que hace el Miembro, y además gestiona la seguridad, qué aplicaciones están activas, la facturación y los planes, las integraciones, el whitelabel eventual, y puede eliminar la organización. También es el único que pasa un usuario de Activo a Inactivo y al contrario, dentro del límite de plazas del plan.

Ten pocos. Un Propietario para el día a día es demasiado: cada persona con este rol puede cambiar el plan, apagar una app y tocar la política con la que nacen las fichas nuevas. El Propietario no ve automáticamente las fichas privadas de los demás. Para eso hace falta el candado o el Team Master, no este rol.

Administrador

Tiene los mismos permisos que el Propietario en la organización, más las áreas reservadas a este nivel: la sección Partner, si la organización es partner, y la sección Developer (API y webhooks) cuando el plan es Large o superior. Si no usas Partner ni Developer, Administrador y Propietario en el día a día se equivalen. No asignes Administrador «para asegurarte de que lo vea todo»: la visibilidad de las fichas no pasa por aquí.

Comparación

La tabla es el recordatorio. La regla que no cabe en una celda: el rol abre las funciones, el candado y los colaboradores abren las fichas.

Antes de subir un rol

• Si no ve una ficha, comprueba el candado y los colaboradores, luego el filtro usuarios / equipos del kanban. El informe muestra todo lo que puede abrir; el kanban muestra su trabajo. No es un permiso que falte.
• Si no puede invitar, le hace falta Usuario, no Propietario.
• Si no puede importar un CSV o añadir un campo, le hace falta Miembro.
• Si no puede cambiar el plan, apagar una app o abrir Seguridad, le hace falta Propietario.
• Usuario y Usuario limitado en un plan bajo Medium no se asignan: la invitación vuelve atrás o el nivel no aparece.
• Un usuario Inactivo no entra, sea cual sea su rol. Lo reactiva un Propietario, si aún hay una plaza en el plan.

Preguntas frecuentes

El Propietario no ve una negociación. Es privada y él no está en la lista. Añádelo como colaborador, añade el Team Master si la política lo prevé, o haz pública la ficha. El rol no tiene nada que ver.

He puesto Invitado y no encuentra los contactos. Está previsto. El invitado no tiene la agenda. Si debe trabajar los contactos, es Usuario limitado (plan Medium).

¿Puedo darme un rol más alto yo solo? No. Te lo asigna quien ya está en ese nivel o por encima. Desde el perfil, «Mis roles» actualiza el título laboral y el manager, no los permisos que el administrador te ha dado.

¿Administrador y Propietario son iguales? En la organización sí, salvo Partner y Developer. Developer requiere plan Large o superior.