Mokapen-guiden

Roller og tilladelser

Rollen siger, hvad den person må gøre i organisationen: invitere kolleger, røre ved indstillinger, se fakturering, komme ind i apps. Den siger ikke, hvilke kort de ser. Et privat kort forbliver privat også for Ejeren, hvis de ikke er ansvarlig, samarbejdspartner eller forfatter. Den regel står i guiden Datasynlighed. Hvordan du inviterer, suspenderer og hvordan teams fungerer, står i guiden Brugere og teams. Her vælger du det rigtige niveau og forstår, hvornår et højere niveau ikke løser det problem, du har.

Niveauerne, fra det snævreste til det bredeste, er seks: Gæst, Begrænset bruger, Bruger, Medlem, Ejer, Administrator. Du kan ikke tildele en rolle højere end din egen. På brugerkortet er feltet Rolle i frit tekst jobtitlen (konsulent, salgsansvarlig): det ændrer ikke tilladelserne. Tilladelserne er menuen Tilladelser.

Bruger og Begrænset bruger kræver en plan Medium eller højere. Under den plan kan de to niveauer ikke tildeles ved invitation eller redigering. Plannavnene i Mokapen er Gratis, Small, Medium, Large, Extra Large.

Gæst

Gæsten kommer kun ind der, hvor du har sat dem. Ved invitationen skal du angive projekterne: alle, eller en liste. Mokapen tilføjer dem som samarbejdspartner på de projekter. De ser opgaver og fremskridt for de projekter. De inviterer ikke personer, styrer ikke teams, åbner ikke indstillinger, importerer og eksporterer ikke, ser ikke hele adresselisten eller faktureringen.

Det er rollen for den eksterne konsulent på en kundes site, eller leverandøren der opdaterer opgaver på en byggeplads. Det er den forkerte rolle for en intern kollega, der i morgen skal oprette kontakter eller muligheder: hvert nyt kort skulle deles manuelt, og før eller siden promoverer nogen dem i hast til det forkerte niveau. Hvis de skal arbejde hver dag i organisationen, er det mindst en Begrænset bruger.

Begrænset bruger

Det er den operative rolle. Opretter og opdaterer kortene i de apps, organisationen giver adgang til (opgaver, kontakter, muligheder, tickets, efter tændte apps). Ser brugere og teams for at tildele en ansvarlig eller samarbejdspartner inden for deres arbejde. Inviterer ikke, opretter ikke teams, rører ikke indstillinger, import, eksport, sikkerhed eller fakturering.

Kræver planen Medium. Det er det rigtige valg for dem, der registrerer timer, følger forhandlinger eller svarer på tickets og ikke skal administrere organisationen. Det er det forkerte valg, hvis personen skal få en ny kollega ind: invitationen starter fra Bruger og opefter. At hæve dem til Medlem kun for én invitation åbner også import, eksport og app-indstillinger.

Bruger

Gør alt det, Begrænset bruger gør, og styrer desuden brugere og teams: inviterer, ændrer roller ikke højere end sin egen, opretter og ordner teams. Ændrer ikke organisationens generelle indstillinger, importerer eller eksporterer ikke i bulk, rører ikke sikkerhed og fakturering.

Kræver planen Medium. Det er rollen for en afdelingsleder, der sammensætter sit team og ikke skal beslutte planen eller brugerdefinerede felter. Hvis de skal tilføje et felt eller importere en CSV, er det Medlem-arbejde — ikke en grund til at gøre dem til Ejer.

Medlem

Har fuld adgang til CRM og applikationernes indstillinger: felter, kolonner, import og eksport, operative app-præferencer. Styrer ikke fakturering, ændrer ikke planen, ændrer ikke sikkerhed (adgangskode, tofaktorgodkendelse, politik for nye kort) og sletter ikke organisationen.

Det er rollen for dem, der konfigurerer CRM for de andre. Et Medlem kan tilpasse kontaktfelter, produktlistens kolonner, importere en fil, omdøbe operative detaljer. De kan ikke aktivere eller deaktivere organisationens apps, eller åbne siden Sikkerhed: det forbliver hos Ejeren. Hvis problemet er «jeg ser ikke et privat kort», løser det ikke at hæve rollen.

Ejer

Gør det, Medlem gør, og styrer desuden sikkerhed, hvilke applikationer der er aktive, fakturering og planer, integrationer, eventuel whitelabel, og kan slette organisationen. Det er også den eneste, der skifter en bruger fra Aktiv til Inaktiv og omvendt, inden for planens pladsbegrænsning.

Hold dem få. En Ejer til daglig drift er for meget: hver person med denne rolle kan ændre plan, slukke en app og røre politikken for, hvordan nye kort oprettes. Ejeren ser ikke automatisk andres private kort. Til det skal du bruge låsen eller Team Master — ikke denne rolle.

Administrator

Har samme tilladelser som Ejeren på organisationen, plus områder forbeholdt dette niveau: Partner-sektionen, hvis organisationen er partner, og Developer-sektionen (API og webhooks), når planen er Large eller højere. Hvis du ikke bruger Partner eller Developer, er Administrator og Ejer i en typisk dag ens. Tildel ikke Administrator «for at være sikker på, at de ser alt»: kortenes synlighed går ikke herigennem.

Sammenligning

Tabellen er huskelisten. Reglen, der ikke passer i en celle: rollen åbner funktionerne; låsen og samarbejdspartnerne åbner kortene.

Før du hæver en rolle

• Hvis de ikke ser et kort, tjek låsen og samarbejdspartnerne, derefter bruger-/teamfilteret i kanban. Rapporten viser alt, de kan åbne; kanban viser deres arbejde. Det er ikke en manglende tilladelse.
• Hvis de ikke kan invitere, skal de bruge Bruger, ikke Ejer.
• Hvis de ikke kan importere en CSV eller tilføje et felt, skal de bruge Medlem.
• Hvis de ikke kan ændre plan, slukke en app eller åbne Sikkerhed, skal de bruge Ejer.
• Bruger og Begrænset bruger på en plan under Medium tildeles ikke: invitationen afvises, eller niveauet vises ikke.
• En Inaktiv bruger kommer ikke ind, uanset rolle. En Ejer genaktiverer dem, hvis der stadig er en plads i planen.

Ofte stillede spørgsmål

Ejeren ser ikke en forhandling. Den er privat, og de er ikke på listen. Tilføj dem som samarbejdspartner, tilføj Team Master hvis politikken tillader det, eller gør kortet offentligt. Rollen har intet med det at gøre.

Jeg satte Gæst, og de finder ikke kontakterne. Det er forventet. Gæsten har ikke adresselisten. Hvis de skal arbejde med kontakter, er det Begrænset bruger (plan Medium).

Kan jeg give mig selv en højere rolle? Nej. Den tildeles af dem, der allerede er på det niveau eller over. Fra profilen opdaterer «Mine roller» jobtitel og leder — ikke de tilladelser, administratoren har givet dig.

Er Administrator og Ejer ens? På organisationen ja, undtagen Partner og Developer. Developer kræver plan Large eller højere.