Mokapen-guiden

Google Calendar

Denne integration forbinder Mokapens modul Aftaler med din Google Calendar. Møder og aftaler kan bevæge sig mellem de to systemer efter de regler, du sætter — uden manuelle eksporter eller dobbelt indtastning.

Den synkroniserer ikke opgaver: på siden er opgavemuligheden deaktiveret (kommer snart). Den gælder kun aftaler med dato og tid.

Generelt overblik over integrationer: Integrationer.

Krav

• Mokapen-plan med kalenderintegration (Premium-badgeikon på menupunktet Aftaler). Uden passende plan åbner forbind-knappen opgraderingssiden.
• Google-konto med aktiv kalender.
• Tilladelse til at autorisere Mokapen til at administrere kalender og begivenheder på Google.

Forbind Google Calendar

1. Brugermenu → Integrationer → fanen Google Calendar.
2. Klik Sync Google Calendar (eller tilsvarende).
3. På Google: vælg kontoen (den kan være forskellig fra e-mailen, du bruger til at logge ind på Mokapen).
4. Gennemgå de anmodede tilladelser (kalender og begivenheder) og klik Tillad.
5. Du vender tilbage til Mokapen: Forbundet konto: vises med den autoriserede Google-e-mail.

Hvis du ikke accepterer tilladelserne, fuldføres forbindelsen ikke, og ingen aftaler synkroniseres. Automatiseringer, der afhænger af kalenderen, kan ikke bruge Google-begivenheder.

Ser du «forbindelse udløbet», klik Frakobl og forbind igen.

Hvad Mokapen anmoder om fra Google

Ud over profilnavn og e-mail anmoder Mokapen om adgang til kalender og begivenheder: læs eksisterende møder, opret nye fra Mokapen, opdater dem og slet dem, når du ændrer eller annullerer en linked aftale. Uden disse tilladelser starter synk ikke.

Google-e-mail forskellig fra Mokapen-e-mail

Det er tilladt og almindeligt: du arbejder i Mokapen med ét login og synkroniserer team@company.com-kalenderen eller en personlig Gmail. På integrationssiden er e-mailen under Forbundet konto den, der tæller for synk, ikke din Mokapen-login-e-mail.

Samme adresse (Mokapen = Google): eksport/import bevarer arrangør og deltagere; ukendte e-mails ved import kan oprette kontakter (kun e-mail) i adressebogen.

Forskellige adresser:

• På Google skal den forbundne konto være arrangør eller deltager af begivenheden; ellers accepterer Google ikke skriveoperationen.
• Ved eksport: findes Mokapen-arrangøren ikke på den kalender, oprettes begivenheden med den forbundne Google-konto som arrangør.
• Ved import: deltager din Mokapen-bruger i begivenheden, kommer aftalen ind i Mokapen; hvis ikke, kan begivenheden forblive importeret, men ikke synlig for dig; begivenheder uden nyttige deltagere kan ignoreres.

Tip: tilføj dig selv som deltager på aftaler, der skal vises i begge systemer, eller brug samme e-mailadresse, hvor det er muligt.

Indstillinger at konfigurere

Synkretning

Tre tilstande (pile på siden):

• Kun Mokapen — Google føder CRM; ændringer i Mokapen går ikke tilbage til Google.
• Kun Google — Mokapen sender aftaler til kalenderen.
• Begge — opdateringer i ét system afspejles i det andet.

Kalendere

• Primær kalender — Mokapen bruger den, der er markeret som primær i Google (kan ikke redigeres fra menuen).
• Andre kalendere — vælg sekundære kalendere (Kunder, Team…). Fødselsdage og helligdage udelades automatisk.

Andre kontroller

• Synkroniser aftaler — skal forblive aktiveret.
• Startdato — fra hvilken dag tidligere begivenheder importeres (max 15 dage tilbage); fremad cirka ét år.
• Google Meet (hvis din plan tillader det) — tilføjer videokonferencelink til eksporterede aftaler.

Klik Gem for at gemme indstillinger, Synkroniser for at køre afstemningen.

Hvad sker der under synk

• Ny aftale i Mokapen → begivenhed på Google (hvis eksport er aktiv).
• Rediger eller slet i Mokapen → opdater eller fjern den linkede Google-begivenhed.
• Ny begivenhed på Google → aftale i Mokapen (hvis import er aktiv og inden for datointervallet).
• Redigering på Google → Mokapen opdaterer den linkede aftale (automatiske notifikationer fra Google, når det er muligt).

Almindelige problemer

• Manglende begivenheder — tjek startdato, valgte kalendere, synkretning, e-mail-deltagelse når konti afviger.
• Dublerede begivenheder — to forbindelser eller samme begivenhed importeret og genoprettet manuelt; sammenlæg og brug én officiel kalender.
• Langsom synk — normal ved første kørsel med mange begivenheder.

Frakobl

Klik Frakobl, bekræft ved at skrive det anmodede ord, og fortsæt. Mokapen stopper forbindelsen med Google Calendar og fjerner synkreferencer mellem aftaler og begivenheder.

Hvad sker der med data:

• Aftaler i Mokapen — forbliver i CRM som normale poster, men synkroniseres ikke længere med Google (ingen automatiske opdateringer i nogen retning).
• Begivenheder på Google Calendar — slettes ikke automatisk af Mokapen.

I modsætning til kontakter eller Drive tilbyder frakoblingsvinduet for Kalender ikke afkrydsningsfelter til masse-sletning af allerede importerede aftaler: i praksis beholder du dem i Mokapen, frakoblet fra synk. Vil du rydde op i CRM, slet eller rediger aftaler manuelt efter frakobling.

Administration af aftaler i CRM: guiden Aftaler.