Mokapen-guiden

Sekvenser

Sekvenser er den måde, Mokapen lader dig skrive til mange uden at ligne spam: en serie e-mails over tid til hver tilmeldt person, med ventetid mellem trinene og regler, der stopper, når de svarer, åbner eller klikker. Det er ikke et workflow, der udløses ved hver CRM-hændelse: du tilmelder en målgruppe (eller alle, der matcher filteret), og Mokapen kører trinene i et styret tempo.

Bekvemmeligheden ligger her: ét filter, ét e-mailforløb, en afsenderpulje, der roterer postkasser og holder det samme From for hver kontakt. Ingen burst med tusind udsendelser ved start, ingen kopiering i hånden i Gmail, intet regneark over “hvem jeg allerede har skrevet til”.

Sekvenser er med i planen Premium Large (en separat grænse fra workflows). Åbn dem fra brugermenuen → Sekvenser: liste, editor, tilmeldinger og log.

Overblik

En sekvens kombinerer:

• Definition — titel, Ejer, Samarbejdspartnere, Aktiv/Ikke aktiv, triggeren Kontakt tilmeldt med målgruppefilter, start, afsenderpulje og udgangsregler.
• Trin — samme editor som workflows: typisk Send e-mail og Forsinkelse i rækkefølge. Sekvensmotoren kører kun disse to; lad resten ligge hos workflows.
• Tilmeldinger — én række pr. kontakt: status, aktuelt trin, næste kørsel, udgangsårsag.
• Aktivitetslog — tilmeldt, e-mail sendt, venter, afsluttet, fejl. Bevares, indtil du sletter sekvensen.

Når du aktiverer sekvensen, tilmelder Mokapen alle, der matcher filteret i det øjeblik, og bliver ved med at tilføje dem, der kommer ind i filteret. Udsendelser er rytmestyrede: dagvindue (cirka 9–18), et dagligt loft pr. postkasse, nogle få kontakter pr. minut ved start.

Grundlæggende begreber

• Tilmelding — forbindelsen mellem én kontakt og én sekvens. Kun én pr. kontakt pr. sekvens: efter fuldførelse eller udgang tilmeldes de ikke automatisk igen.
• Status — I kø, I gang, Fuldført, Afsluttet (annuller, svar/åbning/klik/bounce ifølge reglerne, eller fejl).
• Målgruppefilter — kontaktbetingelser på triggeren (samme UI som automatiseringsfiltre).
• Afsenderpulje (SMTP) — én eller flere tilknyttede postkasser. Mokapen roterer udsendelserne og holder det samme From for en kontakt på hvert trin. Med tom pulje sætter du From på hvert trin Send e-mail.
• Ejer — den, der “ejer” sekvensen (tilladelser, samarbejdspartnere). Udsendelser går fra puljens postkasser (eller fra trinnets From, hvis puljen er tom), ikke fra en magisk ejeradresse.
• Variabler — felter fra den tilmeldte kontakt (navn, e-mail, tilpassede) i emne og brødtekst, som i automatiseringer.

Sekvenser vs workflows

Brug workflows til reaktiv CRM-logik (formular indsendt → opgave, deal vundet → e-mail). Brug sekvenser til nurture, onboarding og outreach med flere berøringer og et loft på udsendelser.

Rolle i CRM

• Lead nurture — filtreret segment (f.eks. tagget Newsletter) → 3 e-mails over 2 uger. Kontakterne bliver i adressebogen.
• Onboarding — nye kunder i filteret → velkomst, tip, påmindelse, uden at jage dem i hånden.
• Reaktivering — sidste aktivitet er gammel → en kort serie, derefter menneskelig opfølgning, hvis de ikke svarer.
• Outbound — målgruppe fra Find leads eller en import: flere postkasser i puljen, samme From pr. kontakt, stop ved svar.

Åbninger, klik og svar på sekvens-e-mails fodrer udgangsreglerne og bliver i postkassen, som resten af Mokapens tracking.

Brugssituationer

En sekvens er en tråd af e-mails over tid, til den samme målgruppe. Det er ikke et workflow “når X sker, gør Y”: det er nurture og outbound, med en postkassepulje og et dagligt loft.

• Outbound med flere berøringer — Du har en liste i adressebogen (rolle, land, ingen åben deal) og vil have 4–5 e-mails over to uger, ikke en blast. Målgruppefilter på de kontakter, pulje med to eller tre salgspostkasser, så du ikke brænder et enkelt From, 40 udsendelser om dagen pr. postkasse i hele org’en (to sekvenser på den samme indbakke deler loftet). Trin: e-mail 1 → vent 3 dage → e-mail 2 → … Udgang, når kontakten svarer, så den, der allerede har sagt “nej”, ikke får e-mail 4. Start med 3 kontakter pr. minut ved start. Det her er ikke stedet til “hver ny deal poster til Slack”: det er et workflow.
• Onboarding af personer på en trial — Nye trials lander i filteret af sig selv (tagget Trial eller plan), mens sekvensen er Aktiv: den periodiske synk tilmelder dem, du tilføjer dem ikke i hånden. Dag 0 velkomst, dag 2 tre ting at gøre, dag 7 opgradering. Én “hello@”-postkasse i puljen er nok; sticky From: den samme trial hører altid hello@, den roterer ikke over på sales@. Hvis en trial konverterer til betalt, trækker udgangsreglen (tag / plan ændret) dem ud før tilbuddet på dag 7.
• Opfølgning efter en demo, én person ad gangen — Ikke alle, der tog opkaldet, skal ind i et globalt filter: nogle er allerede i en deal, andre ikke. En kort sekvens (tak + recap + “næste skridt”), manuel tilmelding af kontakten efter opkaldet, uden at udvide målgruppen. Filteret kan være stramt eller tomt: du bruger sekvensen som personlig kadence, ikke som en markedsmotor.
• Få udsendelser, omdømme at beskytte — Gmail og traditionelle udbydere kan ikke lide 500 kolde e-mails fra dag ét. Loft 40/dag pr. postkasse (det er standarden; det konfigurerbare maksimum er 500, men 40 er den forsigtige værdi), dagvindue ~9–18, 3 pr. minut ved start. Hvis en postkasse pauses ved en bounce, tag den ud af puljen og læg den tilbage, når du ved hvorfor (død adresse, blokering hos udbyderen). At hæve loftet “fordi salg har travlt” er den hurtigste vej til at få hello@ i spam.

Adgang og tilladelser

Plan — Premium Large; sekvenser har deres eget loft, adskilt fra workflows.

Hvem opretter — samme som workflows: kun organisationens ejer starter en ny sekvens; Ejer/Samarbejdspartnere og administratorer redigerer eksisterende (guiden Roller).

Hvem sender — du skal have tilknyttede SMTP-konti (dine, delt med dig eller organisationsdækkende) i Integrationer. Læg dem i puljen, eller — hvis puljen er tom — vælg From på hvert trin Send e-mail. Hvis postkassen ikke er tilknyttet, fejler trinnet.

Listesiden

Under Sekvenser → Mine sekvenser: titel, Ejer, Samarbejdspartnere, Aktiv/Ikke aktiv, sidste opdatering. Massehandlinger som ved workflows. Åbn en række for kortet og editoren.

Målgruppe og trigger

Hver sekvens bruger triggeren Kontakt tilmeldt. Tilmeldingen styres af målgruppefilteret (betingelsesgitter som “kontakt oprettet”).

Hvornår kontakter tilmeldes

• Ved aktivering — hvert filtermatch (springes over, hvis allerede tilmeldt).
• Mens sekvensen er Aktiv — cirka hvert 15. minut synker Mokapen filteret igen og tilmelder nye match.
• Manuel tilmelding — fra sekvenskortet, én kontakt eller en ny kørsel af målgruppen.

Den, der allerede er fuldført eller afsluttet, tilmeldes ikke automatisk igen.

Start og tempo

I triggerens konfiguration (samme panel som filteret):

• Hvornår skal det starte — med det samme ved aktivering, eller en dato/tid med tidszone. Motoren venter til da.
• Kontakter pr. minut ved start — standard 3 (maks. 20). En sikkerhedsværdi for SMTP: 3 pr. minut er anbefalingen på skærmen.

Derudover sender Mokapen i et dagvindue (cirka 9–18) og respekterer lofterne i afsenderpuljen. Forsinkelser mellem trin fylder ikke køen: tilmeldingen genoptages, når den er forfalden, i næste cyklus.

Afsenderpulje (SMTP)

Det er det, der har ændret sig i forhold til “én sekvens = ejerens postkasse”. I triggeren finder du Afsenderpulje (SMTP): vælg én eller flere tilknyttede postkasser (dine, delt med dig eller organisationsdækkende).

Hvad Mokapen gør:

• Roterer — den næste udsendelse går til den postkasse i puljen, der har sendt mindst i dag, under det daglige loft.
• Samme From pr. kontakt — når en postkasse er tildelt en person, går hvert senere trin derfra. Kontakten ser altid den samme afsender, ikke tre tilfældige adresser.
• Tom pulje — ingen rotator: du sætter From på hvert trin Send e-mail, som i et workflow.

Dagligt udsendelsesloft pr. postkasse — standard 40, maks. 500. Det er fælles for alle sekvenser i organisationen: hvis to sekvenser bruger den samme postkasse, gælder 40 (eller den værdi, du sætter) for begge. Gmail tillader ofte 100–500 udsendelser pr. dag: 40 er den forsigtige standard på skærmen.

Pausede postkasser — hvis en udsendelse i denne sekvens giver bounce, sættes den postkasse på pause i denne sekvens. De øvrige afsendere i puljen fortsætter. For at genoptage: fjern adressen fra puljen, gem, og tilføj den igen.

På sekvenskortet ser du puljen, loftet pr. postkasse og (hvis der er nogen) pausede postkasser. På trinnet Send e-mail, hvis puljen er sat, vælger du ikke længere From i hånden: puljen tildeler det.

Forløbseditor

Samme editor som workflow-automatiseringer. Typisk lineær sti:

1. Send e-mail — From fra puljen (eller valgt på trinnet), til kontaktens e-mail, emne/brødtekst med variabler.
2. Forsinkelse — vent før næste trin.
3. Gentag.

Undgå grene, løkker og CRM-handlinger, medmindre du accepterer, at sekvensmotoren ikke kører dem.

Trin og handlinger

Send e-mail — modtager = tilmeldt kontakt; tracking slået til. Variabler fra Kontakt tilmeldt. Med pulje sat fortæller Mokapen, at From tildeles af puljen (samme postkasse for den kontakt på hvert trin).

Forsinkelse — sætter tilmeldingen på pause, indtil den er forfalden; derefter næste trin i næste cyklus.

Andre handlinger i editoren udføres ikke af sekvensmotoren — brug et workflow, hvis du har brug for opgaver, deals eller feltopdateringer.

Sådan virker motoren

Cirka hvert 15. minut gør Mokapen:

1. For hver Aktiv sekvens — synker målgruppen igen og tilmelder nye match.
2. Hvis det er i dagvinduet, og der er postkasser under loftet — tager forfaldne tilmeldinger (I gang først, derefter I kø i rækkefølge).
3. Kører trinnet (send eller forsink), opdaterer tilmeldingen, skriver loggen. Med pulje: vælger eller bekræfter det faste From og tæller udsendelsen på den postkasse (organisationsdækkende).

Hvis alle postkasser i puljen har ramt dagens loft, eller er pauset, venter udsendelserne til næste dag. Automatiseringskøen skal køre i miljøet (samme som for workflows).

Udgangsregler

I sekvensens parametre (standard: udgang ved svar, ikke ved åbning/klik, medmindre du slår dem til):

• Svar — svar på en sekvens-e-mail → Afsluttet.
• Åbning (valgfri) — estimat fra en tracking-pixel.
• Klik (valgfri) — klik på et link.
• Bounce — udsendelsesfejl → kontakten afsluttes og den brugte postkasse pauses i denne sekvens.
• Manuel — Annuller på kortet.

E-mailtracking

Samme som automatiseringer: åbninger og klik til udgangsregler og postkassen. Svar går gennem det almindelige svarsflow. Brug en tydelig CTA, hvis du afslutter ved klik.

Tilmeldinger og logs

Sekvensstatus bruger ikke workflow-logs (dem renses efter 28 dage).

• Sekvenskort — seneste tilmeldinger: kontakt, dato, status, Annuller hvis den stadig er i kø eller i gang. Pulje, loft pr. postkasse, pausede postkasser.
• Se log — alle tilmeldinger + Aktivitetslog (tilmeldt, sendt, venter, afsluttet, fejl).

Data bliver, indtil sekvensen slettes.

Almindelige problemer

• Ingen tilmeldinger — Sekvensen aktiv? Matcher filteret nogen? Arkiverede kontakter?
• Sidder fast i køen — Fremtidig start? Uden for vinduet 9–18? Loft pr. postkasse nået (på tværs af alle org-sekvenser)? Alle postkasser pauset? Automatiseringskø slået fra?
• E-mail sendes ikke — tom pulje og intet From på trinnet; postkasse ikke tilknyttet; tom modtager; ødelagte variabler. Besked i aktivitetsloggen.
• Samme kontakt, forskellige afsendere — kun hvis du fjernede den faste postkasse fra puljen (eller den er pauset), og Mokapen ikke længere kan bruge den: så venter udsendelsen, den vælger ikke et tilfældigt andet From.
• Postkasse pauset efter bounce — fjern den fra puljen og tilføj den igen for at genoptage. En kontakt, der afsluttede ved bounce, tilmeldes ikke af sig selv igen.
• For tidlig udgang — tjek reglerne (svar / åbning / klik) og tracking.
• Nye kontakter tilføjes ikke — synken er cirka hvert 15. minut; de skal matche filteret; allerede tilmeldte/fuldførte/afsluttede bliver udenfor.

Anbefalet proces

• Tilknyt SMTP-postkasser og læg dem i puljen før du skriver e-mails.
• Definér målgruppe og udgangsregler før teksterne.
• Byg som Ikke aktiv; test med manuel tilmelding af en testkontakt.
• Aktivér; følg tilmeldinger, logs og pausede postkasser i 48 timer.
• Start med 40 udsendelser/dag pr. postkasse og 3 pr. minut; hæv kun, hvis SMTP og omdømmet holder.
• Deaktivér, før du ændrer filtre drastisk.

Praktiske eksempler

1. Cold outreach — 4 e-mails på 14 dage

I adressebogen tag prospects “Outbound” og hold ude, hvem der allerede har en åben deal (sekvensfilter: tag + ingen deal). Tilknyt to SMTP-postkasser og læg dem i puljen, før du skriver en linje copy. Sekvens Ikke aktiv: E-mail 1 → vent 3 dage → E-mail 2 → 4 dage → E-mail 3 → 5 dage → E-mail 4. Udgang ved svar. 40/dag pr. postkasse. Tilmeld en testkontakt i hånden, læs alle fire e-mails i indbakken (og spam). Først da Aktiv. I 48 timer hold øje med tilmeldinger og logs: hvis en postkasse pauses, “fix det” ikke ved at hæve loftet — tag den ud, forstå bouncen, læg den tilbage.

2. Trial nurture der nærer sig selv

Filter: plan eller tag Trial. Pulje: én hello@-postkasse. Velkomst med det samme, derefter 2 dage (hvordan man bruger produktet), 5 dage (opgraderingstilbud). Udgang, når planen ikke længere er Trial. Aktivér: nye trials tilmeldt af synken (cirka hvert 15. minut) kommer ind af sig selv. Klon ikke sekvensen hver mandag til “denne uges trials” — filteret skal blive ved med at være sandt over tid.

3. Én kontakt, efter opkaldet, uden at udvide målgruppen

Sekvensen “Post-demo” kan have et meget stramt filter eller intet, der matcher af sig selv. Efter opkaldet åbner du kontakten og tilmelder dem i hånden. De får recap’en og “næste skridt”; personer, du ikke tilmeldte, får ikke de e-mails. Nyttigt, når salg beslutter sag for sag, ikke når du vil have hver “demo gennemført” ind automatisk (det er igen et filter på et tag eller på aftaledato, hvis du bruger det sådan).

Ofte stillede spørgsmål

F: Kan den samme kontakt tilmeldes to gange?

S: Nej — én tilmelding pr. kontakt pr. sekvens.

F: Forsvinder sekvenslogs efter 28 dage?

S: Nej. Workflow-logs renses efter 28 dage; sekvensens tilmeldinger og aktivitetslogs bliver, indtil sletning.

F: Tilføjes nye kontakter i filteret?

S: Ja, mens sekvensen er Aktiv, cirka hvert 15. minut.

F: Fra hvilken adresse går e-mails?

S: Fra postkasserne i afsenderpuljen, roteret og fast pr. kontakt. Hvis puljen er tom, fra det From, du sætter på hvert trin Send e-mail.

F: Er loftet 40/dag pr. sekvens?

S: Nej: det er pr. postkasse, på tværs af hele organisationen. To sekvenser på den samme postkasse deler loftet.

F: En postkasse er “pauset”: hvad gør jeg?

S: Der var en bounce i denne sekvens. Fjern adressen fra puljen, og tilføj den igen for at genoptage. Tjek også, hvorfor den gav bounce (død adresse, blokering hos udbyderen…).

F: Hvor ser jeg en kontakts historik?

S: I Se log på sekvensen.