Mokapenguiden

Sekvenser

Sekvenser är hur Mokapen låter dig skriva till många utan att se ut som spam: en serie e-postmeddelanden över tid för varje inskriven person, med väntetider mellan stegen och regler som stoppar när de svarar, öppnar eller klickar. Det här är inte ett workflow som utlöses vid varje CRM-händelse: du skriver in en målgrupp (eller alla som matchar filtret), och Mokapen kör stegen i en kontrollerad takt.

Bekvämligheten ligger här: ett filter, ett e-postflöde, en avsändarpool som roterar e-postlådor och behåller samma From för varje kontakt. Ingen burst med tusen utskick vid start, ingen kopiering för hand i Gmail, inget kalkylark över “vem jag redan har skrivit till”.

Sekvenser ingår i planen Premium Large (en separat gräns från workflows). Öppna dem från användarmenyn → Sekvenser: lista, redigerare, inskrivningar och logg.

Översikt

En sekvens kombinerar:

• Definition — titel, Ägare, Samarbetspartners, Aktiv/Inaktiv, utlösaren Kontakt inskriven med målgruppsfilter, start, avsändarpool och utgångsregler.
• Steg — samma redigerare som för workflows: vanligtvis Skicka e-post och Fördröjning i ordning. Sekvensmotorn kör bara dessa två; lämna resten till workflows.
• Inskrivningar — en rad per kontakt: status, aktuellt steg, nästa körning, utgångsorsak.
• Aktivitetslogg — inskriven, e-post skickat, väntar, avslutad, fel. Behålls tills du tar bort sekvensen.

När du aktiverar sekvensen skriver Mokapen in alla som matchar filtret just då och fortsätter att lägga till dem som kommer in i filtret. Utskick är rytmstyrda: dagtidsfönster (ungefär 9–18), ett dagligt tak per e-postlåda, några kontakter per minut vid start.

Grundbegrepp

• Inskrivning — kopplingen mellan en kontakt och en sekvens. Bara en per kontakt per sekvens: efter slutförande eller utgång skrivs de inte in automatiskt igen.
• Status — I kö, Pågår, Slutförd, Avslutad (avbryt, svar/öppning/klick/bounce enligt reglerna, eller fel).
• Målgruppsfilter — kontaktvillkor på utlösaren (samma gränssnitt som automatiseringsfilter).
• Avsändarpool (SMTP) — en eller flera anslutna e-postlådor. Mokapen roterar utskicken och behåller samma From för en kontakt i varje steg. Med tom pool sätter du From på varje steg Skicka e-post.
• Ägare — den som “äger” sekvensen (behörigheter, samarbetspartners). Utskick går från poolens e-postlådor (eller från stegets From om poolen är tom), inte från en magisk ägaradress.
• Variabler — fält från den inskrivna kontakten (namn, e-post, anpassade) i ämne och brödtext, som i automatiseringar.

Sekvenser vs workflows

Använd workflows för reaktiv CRM-logik (formulär skickat → uppgift, affär vunnen → e-post). Använd sekvenser för nurture, onboarding och outreach med flera beröringar och ett tak på utskick.

Roll i CRM

• Lead nurture — filtrerat segment (t.ex. etiketten Newsletter) → 3 e-postmeddelanden på 2 veckor. Kontakterna stannar i adressboken.
• Onboarding — nya kunder i filtret → välkomst, tips, påminnelse, utan att jaga dem för hand.
• Reaktivering — senaste aktiviteten är gammal → en kort serie, sedan mänsklig uppföljning om de inte svarar.
• Outbound — målgrupp från Hitta leads eller en import: flera e-postlådor i poolen, samma From per kontakt, stopp vid svar.

Öppningar, klick och svar på sekvensmejl matar utgångsreglerna och stannar i e-postlådan, som resten av Mokapens spårning.

Användningsfall

En sekvens är en tråd av e-post över tid, till samma målgrupp. Det är inte ett workflow “när X händer, gör Y”: det är nurture och outbound, med en e-postlådepool och ett dagligt tak.

• Outbound med flera beröringar — Du har en lista i adressboken (roll, land, ingen öppen affär) och vill ha 4–5 e-postmeddelanden över två veckor, inte en blast. Målgruppsfilter på de kontakterna, pool med två eller tre sälj-e-postlådor så att du inte bränner ett enda From, 40 utskick per dag per e-postlåda i hela org (två sekvenser på samma inkorg delar taket). Steg: e-post 1 → vänta 3 dagar → e-post 2 → … Utgång när kontakten svarar, så att den som redan sagt “nej” inte får e-post 4. Börja med 3 kontakter per minut vid start. Det här är inte platsen för “varje ny affär postar till Slack”: det är ett workflow.
• Onboarding av personer på en trial — Nya trials landar i filtret av sig själva (etikett Trial eller plan) medan sekvensen är Aktiv: den periodiska synken skriver in dem, du lägger inte till dem för hand. Dag 0 välkomst, dag 2 tre saker att göra, dag 7 uppgradering. En “hello@”-e-postlåda i poolen räcker; sticky From: samma trial hör alltid hello@, den roterar inte över till sales@. Om en trial konverterar till betald drar utgångsregeln (etikett / plan ändrad) dem ut innan erbjudandet på dag 7.
• Uppföljning efter en demo, en person i taget — Inte alla som tog samtalet ska in i ett globalt filter: en del är redan i en affär, andra inte. En kort sekvens (tack + recap + “nästa steg”), manuell inskrivning av kontakten efter samtalet, utan att vidga målgruppen. Filtret kan vara tight eller tomt: du använder sekvensen som personlig kadens, inte som en marknadsföringsmotor.
• Få utskick, rykte att skydda — Gmail och traditionella leverantörer gillar inte 500 kalla e-postmeddelanden från dag ett. Tak 40/dag per e-postlåda (det är standardvärdet; det konfigurerbara maxvärdet är 500, men 40 är det försiktiga värdet), dagtidsfönster ~9–18, 3 per minut vid start. Om en e-postlåda pausas vid en bounce, ta ut den ur poolen och lägg tillbaka den när du vet varför (död adress, blockering hos leverantören). Att höja taket “för att sälj har bråttom” är det snabbaste sättet att få hello@ i skräpposten.

Åtkomst och behörigheter

Plan — Premium Large; sekvenser har en egen gräns, skild från workflows.

Vem skapar — samma som workflows: bara organisationens ägare startar en ny sekvens; Ägare/Samarbetspartners och administratörer redigerar befintliga (guiden Roller).

Vem skickar — du behöver anslutna SMTP-konton (dina, delade med dig eller organisationsomfattande) i Integrationer. Lägg dem i poolen, eller — om poolen är tom — välj From på varje steg Skicka e-post. Om e-postlådan inte är ansluten misslyckas steget.

Listsidan

Under Sekvenser → Mina sekvenser: titel, Ägare, Samarbetspartners, Aktiv/Inaktiv, senaste uppdatering. Massåtgärder som för workflows. Öppna en rad för kortet och redigeraren.

Målgrupp och utlösare

Varje sekvens använder utlösaren Kontakt inskriven. Inskrivningen styrs av målgruppsfiltret (villkorsruta som “kontakt skapad”).

När kontakter skrivs in

• Vid aktivering — varje filtermatchning (hoppas över om redan inskriven).
• Medan sekvensen är Aktiv — ungefär var 15:e minut synkar Mokapen om filtret och skriver in nya matchningar.
• Manuell inskrivning — från sekvenskortet, en kontakt eller en ny körning av målgruppen.

Den som redan är slutförd eller avslutad skrivs inte in automatiskt igen.

Start och takt

I utlösarens konfiguration (samma panel som filtret):

• När ska det starta — omedelbart vid aktivering, eller ett datum/klockslag med tidszon. Motorn väntar till dess.
• Kontakter per minut vid start — standard 3 (max 20). Ett säkerhetsvärde för SMTP: 3 per minut är rekommendationen på skärmen.

Ovanpå det skickar Mokapen i ett dagtidsfönster (ungefär 9–18) och respekterar taken i avsändarpoolen. Fördröjningar mellan steg överbelastar inte kön: inskrivningen återupptas när den är förfallen, i nästa cykel.

Avsändarpool (SMTP)

Det här är det som ändrats mot “en sekvens = ägarens e-postlåda”. I utlösaren hittar du Avsändarpool (SMTP): välj en eller flera anslutna e-postlådor (dina, delade med dig eller organisationsomfattande).

Vad Mokapen gör:

• Roterar — nästa utskick går till den e-postlåda i poolen som har skickat minst idag, under det dagliga taket.
• Samma From per kontakt — när en e-postlåda är tilldelad en person går varje senare steg därifrån. Kontakten ser alltid samma avsändare, inte tre slumpmässiga adresser.
• Tom pool — ingen rotator: du sätter From på varje steg Skicka e-post, som i ett workflow.

Daglig utskicksgräns per e-postlåda — standard 40, max 500. Den är gemensam för alla sekvenser i organisationen: om två sekvenser använder samma e-postlåda gäller 40 (eller det värde du sätter) för båda. Gmail tillåter ofta 100–500 utskick per dag: 40 är det försiktiga standardvärdet på skärmen.

Pausade e-postlådor — om ett utskick i denna sekvens bouncear, pausas den e-postlådan i denna sekvens. Övriga avsändare i poolen fortsätter. För att återuppta: ta bort adressen från poolen, spara, lägg sedan till den igen.

På sekvenskortet ser du poolen, gränsen per e-postlåda och (om det finns) pausade e-postlådor. I steget Skicka e-post, om poolen är satt, väljer du inte längre From för hand: poolen tilldelar den.

Flödesredigeraren

Samma redigerare som för workflow-automatiseringar. Typisk linjär väg:

1. Skicka e-post — From från poolen (eller valt i steget), till kontaktens e-post, ämne/brödtext med variabler.
2. Fördröjning — vänta före nästa steg.
3. Upprepa.

Undvik grenar, loopar och CRM-åtgärder om du inte accepterar att sekvensmotorn inte kör dem.

Steg och åtgärder

Skicka e-post — mottagare = inskriven kontakt; spårning på. Variabler från Kontakt inskriven. Med pool satt talar Mokapen om att From tilldelas av poolen (samma e-postlåda för den kontakten i varje steg).

Fördröjning — pausar inskrivningen tills den är förfallen; sedan nästa steg i nästa cykel.

Andra åtgärder i redigeraren körs inte av sekvensmotorn — använd ett workflow om du behöver uppgifter, affärer eller fältuppdateringar.

Så fungerar motorn

Ungefär var 15:e minut gör Mokapen:

1. För varje Aktiv sekvens — synkar om målgruppen och skriver in nya matchningar.
2. Om det är inom dagtidsfönstret och e-postlådor finns under taket — tar förfallna inskrivningar (Pågår först, sedan I kö i ordning).
3. Kör steget (skicka eller fördröj), uppdaterar inskrivningen, skriver loggen. Med pool: väljer eller bekräftar den fasta From-adressen och räknar utskicket på den e-postlådan (organisationsomfattande).

Om varje e-postlåda i poolen har nått dagens gräns, eller är pausad, väntar utskicken till nästa dag. Automatiseringskön måste köra i miljön (samma som för workflows).

Utgångsregler

I sekvensens parametrar (standard: utgång vid svar, inte vid öppning/klick om du inte aktiverar dem):

• Svar — svar på ett sekvensmejl → Avslutad.
• Öppning (valfritt) — uppskattning från en spårningspixel.
• Klick (valfritt) — klick på en länk.
• Bounce — utskicksfel → kontakten avslutas och den använda e-postlådan pausas i denna sekvens.
• Manuell — Avbryt på kortet.

E-postspårning

Samma som automatiseringar: öppningar och klick för utgångsregler och e-postlådan. Svar går via det vanliga svarsflödet. Använd en tydlig CTA om du avslutar vid klick.

Inskrivningar och loggar

Sekvensstatus använder inte workflow-loggar (de rensas efter 28 dagar).

• Sekvenskort — senaste inskrivningar: kontakt, datum, status, Avbryt om den fortfarande är i kö eller pågår. Pool, gräns per e-postlåda, pausade e-postlådor.
• Se logg — alla inskrivningar + Aktivitetslogg (inskriven, skickat, väntar, avslutad, fel).

Data finns kvar tills sekvensen tas bort.

Vanliga problem

• Inga inskrivningar — Sekvensen aktiv? Matchar filtret någon? Arkiverade kontakter?
• Fast i kön — Framtida start? Utanför fönstret 9–18? Taket per e-postlåda nått (över alla org-sekvenser)? Alla e-postlådor pausade? Automatiseringskön av?
• E-post skickas inte — tom pool och inget From i steget; e-postlåda inte ansluten; tom mottagare; trasiga variabler. Meddelande i aktivitetsloggen.
• Samma kontakt, olika avsändare — bara om du tog bort den fasta e-postlådan från poolen (eller den är pausad) och Mokapen inte längre kan använda den: då väntar utskicket, det väljer inte ett slumpmässigt annat From.
• E-postlåda pausad efter bounce — ta bort den från poolen och lägg till den igen för att återuppta. En kontakt som avslutades vid bounce skrivs inte in av sig själv igen.
• För tidig utgång — kontrollera reglerna (svar / öppning / klick) och spårningen.
• Nya kontakter läggs inte till — synken är ungefär var 15:e minut; de måste matcha filtret; redan inskrivna/slutförda/avslutade stannar utanför.

Rekommenderad process

• Anslut SMTP-e-postlådor och lägg dem i poolen innan du skriver mejlen.
• Definiera målgrupp och utgångsregler före texterna.
• Bygg som Inaktiv; testa med manuell inskrivning av en testkontakt.
• Aktivera; följ inskrivningar, loggar och pausade e-postlådor i 48 timmar.
• Börja med 40 utskick/dag per e-postlåda och 3 per minut; höj bara om SMTP och anseendet håller.
• Inaktivera innan du ändrar filter på ett drastiskt sätt.

Praktiska exempel

1. Cold outreach — 4 e-post på 14 dagar

I adressboken etikettera prospects “Outbound” och håll ute den som redan har en öppen affär (sekvensfilter: etikett + ingen affär). Anslut två SMTP-e-postlådor och lägg dem i poolen innan du skriver en rad copy. Sekvens Inaktiv: E-post 1 → vänta 3 dagar → E-post 2 → 4 dagar → E-post 3 → 5 dagar → E-post 4. Utgång vid svar. 40/dag per e-postlåda. Skriv in en testkontakt för hand, läs alla fyra mejlen i inkorgen (och skräpposten). Först då Aktiv. I 48 timmar bevaka inskrivningar och loggar: om en e-postlåda pausas, “fixa” det inte genom att höja taket — ta ut den, förstå bouncen, lägg tillbaka den.

2. Trial nurture som matar sig själv

Filter: plan eller etikett Trial. Pool: en hello@-e-postlåda. Välkomst omedelbart, sedan 2 dagar (hur man använder produkten), 5 dagar (uppgraderingserbjudande). Utgång när planen inte längre är Trial. Aktivera: nya trials inskrivna av synken (ungefär var 15:e minut) kommer in av sig själva. Klona inte sekvensen varje måndag för “den här veckans trials” — filtret måste förbli sant över tid.

3. En kontakt, efter samtalet, utan att vidga målgruppen

Sekvensen “Post-demo” kan ha ett mycket tight filter eller inget som matchar av sig själv. Efter samtalet öppnar du kontakten och skriver in dem för hand. De får recapen och “nästa steg”; personer du inte skrev in får inte de mejlen. Användbart när sälj beslutar fall för fall, inte när du vill att varje “demo gjord” ska in automatiskt (det är återigen ett filter på en etikett eller på mötesdatum, om du använder det så).

Vanliga frågor

F: Kan samma kontakt skrivas in två gånger?

S: Nej — en inskrivning per kontakt per sekvens.

F: Försvinner sekvensloggarna efter 28 dagar?

S: Nej. Workflow-loggar rensas efter 28 dagar; sekvensens inskrivningar och aktivitetsloggar finns kvar tills borttagning.

F: Läggs nya kontakter i filtret till?

S: Ja, medan sekvensen är Aktiv, ungefär var 15:e minut.

F: Från vilken adress går e-posten?

S: Från e-postlådorna i avsändarpoolen, roterade och fasta per kontakt. Om poolen är tom, från det From du sätter på varje steg Skicka e-post.

F: Är gränsen 40/dag per sekvens?

S: Nej: den är per e-postlåda, över hela organisationen. Två sekvenser på samma e-postlåda delar taket.

F: En e-postlåda är “pausad”: vad gör jag?

S: Det fanns en bounce i den här sekvensen. Ta bort adressen från poolen och lägg till den igen för att återuppta. Kolla också varför den bounceade (död adress, blockering hos leverantören…).

F: Var ser jag en kontakts historik?

S: I Se logg på sekvensen.