Mokapenguiden

Ansökningar

De Ansökningar sida låter dig välja vilka Mokapen-moduler som är aktiva för din organisation: kalender, aktiviteter, kontakter, försäljning, marknadsföring, support, dokument, HR, produktion och tidshantering. Det är panelen du använder för att anpassa Mokapen till ditt lags verkliga process, dölja områden du inte använder utan att radera något.

Nyckelregel — inaktivera en applikation raderar inte data redan skapade (uppgifter, kontakter, erbjudanden, biljetter...). Det döljer dem från menyn och blockerar åtkomst för alla medlemmar tills du återaktiverar modulen. Användbart för att förenkla gränssnittet, pilotera en gradvis utbyggnad eller tillfälligt stänga av en avdelning.

För vem som kommer åt organisationen, se Guide för användare och team; för allmänna inställningar (webbplatser, stängningar, profil), den Allmän guide.

Översikt

Varje applikation motsvarar en eller flera poster i huvudmenyn och in organisationsinställningar (Aktiviteter, kontakter, försäljning, biljetter, HR...). Omkopplaren på sidan styr synlighet för hela organisationen: det är inte en personlig preferens för en enskild användare (det vill säga i Profil → Inställningar).

Ansökningar är grupperade i tematiska kort (Kalender, Aktiviteter, Kontakter, Möjligheter, Marknadsföring, Support, Dokument, HR, Produktion, Tidshantering). Varje rad har ett namn, en kort beskrivning och en på/av-knapp.

Längst upp ser du också Aktivera alla applikationer: en huvudswitch som väljer eller avmarkerar alla synliga växlar på en gång (användbart efter en planuppgradering eller för att återställa den fullständiga konfigurationen).

Var man kan hitta den och vem som kan komma åt

Öppna Organisation meny (byggnadsikon) → i sidomenyn välj Ansökningar (lagerikon).

Endast ägare organisationen kan öppna den här sidan och spara ändringar. Medlemmar, användare och lägre roller ser inte applikationskonfigurationen på organisationsnivå.

Plan krävs — för att se och ändra omkopplarna behöver du åtminstone Små planera. Med Gratis planera sidan visar istället en uppgraderingsinbjudan (liten plan) med en förhandsvisning av funktionen.

Efter att ha sparat, registrerar Mokapen uppdateringen i Aktivitetslogg («Organisationsinställningar uppdaterade»).

Hur strömbrytarna fungerar

Mokapen särskiljer två beteenden:

• Aktiva som standardprogram (de flesta: Aktiviteter, kontakter, försäljning, biljetter, kalender, möten...) – de är på tills du stänger av dem. Om du inaktiverar dem tas de bort från allas menyer.
• Valfria applikationer (Närvaro, skift, produktion, tidshantering) — de är av som standard. Du måste aktivera dem uttryckligen om planen tillåter det.

Vad händer när du inaktiverar

• Menyalternativ och snabblänkar kopplade till den appen försvinner för alla användare.
• Åtkomstkontroller för enskilda appar returnerar negativt: även en medlem med en bred roll kan inte öppna det området.
• Data finns kvar i databasen: återaktivering av appen gör uppgifter, kontakter och poster synliga igen.
• Automatiseringar, integrationer och rapporter som är beroende av den appen kan sluta fungera eller verka ofullständiga när modulen är avstängd.

Sparande — en singel Spara knappen längst ned bekräftar alla ändringar. Det finns ingen autospara: om du ändrar flera växlar, kom ihåg att spara innan du lämnar.

Aktivera alla applikationer

Det blå kortet överst (Aktivera alla applikationer) styr alla omkopplare på sidan:

• På — väljer alla tillgängliga switchar (inom planens gränser: HR och Produktion visas endast med lämplig Premium-plan).
• Av — avmarkerar allt som kan inaktiveras med ett klick.

Om du ändrar en enstaka switch uppdateras mastern av sig själv: den förblir bara på när alla synliga appar är valda. Praktiskt efter att ha kommit in i en ny organisation eller när du flyttar från Small till Medium och du vill aktivera ytterligare moduler direkt.

Ansökningslista per grupp

Nedan förklaras varje modul i sitt sammanhang. Beskrivningarna på sidan sammanfattar samma koncept på en rad.

Kalender

Kalender — enhetlig bild av uppgifter, möten, möjligheter, offerter och andra tidsbaserade händelser. Om du inaktiverar den döljs den globala kalendern; individuella appar (t.ex. möten) kan förbli aktiva men utan den centraliserade kalendervyn.

Aktiviteter

• Aktiviteter — kärnmodul för uppgifter och projekt (arbetsområde, deadlines, uppdrag). Det är det operativa hjärtat i många team.
• Utnämningar — kalendermöten med kunder, partners och kollegor. kopplat till kontakter och försäljning.
• Bokningar — Registrering av bokningar av tjänster/produkter, inklusive från offentliga formulär. kopplat till katalogen och organisationens stängningsdagar.

Du kan bara behålla uppgifter/projekt och stänga av möten om du inte kör strukturerade möten, eller tvärtom på säljteam fokuserade på kalendern.

Kontakter

Kontakter — personer och företag i organisationen: kunder, leverantörer, leads, partners. Om du inaktiverar det döljs hela kontaktområdet; Försäljning och biljetter förlorar det mesta av sitt syfte utan register, så överväg noga innan du stänger av det.

Möjligheter (försäljning)

• Försäljning — möjlighetspipeline (affärer), stadier, värde och nära sannolikhet.
• Citat — Skapa PDF-offerter, skicka till kunden, länk till erbjudanden och katalog.
• Order — bekräftade försäljningsorder, från offert eller från början.
• Produkter — produktkatalog för offerter, beställningar och bokningar.
• Tjänster — tjänstekatalog med samma logik som produkter.

Varje undermodul är oberoende: du kan endast använda möjligheter utan beställningar, eller offerter + produkter utan tjänster. Vissa Premium-planfunktioner kan fortfarande kräva en uppgradering även om appen är aktiv (märkeikon på enskilda menyalternativ).

Marknadsföring

• Kampanjer — marknadsföringskampanjer, nyhetsbrev, annonser och KPI-övervakning.
• Blanketter — Offentliga formulär för ledtrådar och förfrågningar utifrån. bas för automatisering av kontaktintag.

Stöd

• Biljetter — intern och extern helpdesk (även från e-post eller portal).
• Kundportal — självbetjäningsområde för dina kunder (biljetter, beställningar, konfigurerbart innehåll).

Att stänga av portalen tar inte bort portalanvändare som redan har skapats, utan gör området otillgängligt tills du återaktiverar det.

Dokument

• Dokument — wiki, procedurer, interna dokument med dynamiska variabler.
• Anteckningar — Samarbetsanteckningar kopplade till andra uppgifter (möten, möten).

HR, produktion och tidshantering

Dessa avsnitt visas endast med Medium plan eller högre.

• Närvaro — In-/utklockning och personalnärvarohantering (kräver explicit aktivering).
• Skifter — skiftplanering; förlitar sig på Webbplatser konfigurerad i Allmänt.
• Produktion — Produktionsövervakning, producenter och processloggar.
• Tidshantering (Tidsrapport) — timmar på projekt, erbjudanden, biljetter och möten med konfigurerbar gruppering. Med en plan under Medium visas bara märkesikonen utan en switch.

Premiumplan och applikationer

Två nivåer är viktiga för den här sidan:

• Liten och uppåt — åtkomst till applikationssidan och huvudknapparna (kalender, aktiviteter, kontakter, försäljning, marknadsföring, support, dokument...).
• Medium och uppåt — HR (närvaro, skift), produktion och tidshanteringsbrytaren visas också.

Även med en app aktiv kan vissa interna funktioner kräva en högre Premium-nivå (t.ex. Orders eller Quotes on Small plan with limits): i så fall visar Mokapen märkesikonen i menyalternativ, oavsett programväxel.

Premiumplanen är per organisation: två organisationer på samma konto kan ha olika applikationskombinationer.

Användningsfall

Enbart verksamhetsteam — Aktiviteter + kontakter aktiva; Försäljning, marknadsföring och portal av. Menyn förblir lätt för dem som endast hanterar interna projekt.

Försäljning utrullning — Första aktiviteter och kontakter; efter utbildning, aktivera möjligheter, offerter och produkter utan att röra HR.

Supportbyrå — Biljetter + Portal + Kontakter; Produktion och skift inaktiverade eftersom de inte används.

Flytta till Medium — Efter uppgradering, aktivera närvaro, skift och tidrapport; konfigurera platser i allmänhet innan du planerar skift.

Vanliga frågor

F: Tar data bort att inaktivera en app?

A: Inga. Data förblir sparad. Appen försvinner från menyn och ingen kan komma åt den förrän du återaktiverar den.

F: Varför ser en användare inte en app även om den är aktiv?

S: Kontrollera tre nivåer: (1) växla i applikationer, (2) användarens organisationsroll, (3) någon Premiumplan limit (märke). Alla tre måste tillåta åtkomst.

F: Kan jag inaktivera endast offerter men behålla möjligheter?

A: Ja. På kortet Möjligheter har varje modul sin egen switch (försäljning, offerter, beställningar, produkter, tjänster).

F: Vem kan ändra den här sidan?

A: Bara organisationen Ägare. Medlemmar ändrar inte vilka appar som är aktiva för alla.

F: Jag har gratisplanen: varför ser jag bara uppgraderingen?

S: Applikationshantering ingår från Små planera. Med Gratis ser du förhandsgranskningen och knappen för att flytta till Small.

F: Jag kan inte hitta närvaro eller skift i switcharna

S: De är endast synliga med Medium plan eller högre. Dessutom måste närvaro och skift vara aktiverat uttryckligen: som standard är de avstängda även på Medium.

F: Jag inaktiverar aktiviteter men möten finns kvar?

A: Ja, om reglaget för möten förblir på. De är separata moduler i samma kort. Om du vill dölja hela operationsblocket stänger du av aktiviteter, möten och bokningar.

F: Är förändringar omedelbara?

A: Efter Spara, på nästa sida ladda menyuppdateringarna för alla anslutna användare. Alla som redan har en öppen flik i en inaktiverad app kan få ett felmeddelande eller åtkomst nekad vid uppdatering.