Przewodnik po Mokapen

Aplikacje

Strona Aplikacje pozwala wybrać, które moduły Mokapen są aktywne dla Twojej organizacji: kalendarz, aktywności, kontakty, sprzedaż, marketing, wsparcie, dokumenty, HR, produkcja i zarządzanie czasem. To panel, dzięki któremu dopasowujesz Mokapen do realnego procesu zespołu, ukrywając obszary, z których nie korzystacie, bez usuwania czegokolwiek.

Zasada podstawowa — wyłączenie aplikacji nie usuwa danych już utworzonych (zadania, kontakty, szanse, zgłoszenia…). Ukrywa je w menu i blokuje dostęp wszystkim członkom, dopóki nie reaktywujesz modułu. Przydatne do uproszczenia interfejsu, stopniowego wdrożenia lub tymczasowego wyłączenia działu.

Kto ma dostęp do organizacji — zobacz przewodnik Użytkownicy i zespoły; ustawienia ogólne (lokalizacje, zamknięcia, profil) opisuje przewodnik Ogólne.

Przegląd

Każda aplikacja odpowiada jednej lub więcej pozycjom w menu głównym i w ustawieniach organizacji (Aktywności, Kontakty, Sprzedaż, Zgłoszenia, HR…). Przełącznik na stronie kontroluje widoczność dla całej organizacji: to nie jest osobista preferencja użytkownika (ta jest w Profil → Preferencje).

Aplikacje są pogrupowane w karty tematyczne (Kalendarz, Aktywności, Kontakty, Szanse, Marketing, Wsparcie, Dokumenty, HR, Produkcja, Zarządzanie czasem). Każdy wiersz ma nazwę, krótki opis i przełącznik on/off.

U góry znajduje się także Aktywuj wszystkie aplikacje: główny przełącznik, który zaznacza lub odznacza wszystkie widoczne switche jednym ruchem (przydatny po upgrade planu lub do przywrócenia pełnej konfiguracji).

Gdzie to znaleźć i kto ma dostęp

Otwórz menu Organizacja (ikona budynku) → w menu bocznym wybierz Aplikacje (ikona layer).

Tylko Właściciele organizacji mogą otworzyć tę stronę i zapisać zmiany. Członkowie, Użytkownicy i role niższe nie widzą konfiguracji aplikacji na poziomie organizacji.

Wymagany plan — aby zobaczyć i modyfikować przełączniki, potrzebny jest co najmniej plan Small. Przy planie Free strona pokazuje zamiast tego zaproszenie do upgrade (plan Small) z podglądem funkcji.

Po zapisaniu Mokapen rejestruje aktualizację w Dzienniku aktywności («Zaktualizowano preferencje organizacji»).

Jak działają przełączniki

Mokapen rozróżnia dwa zachowania:

• Aplikacje aktywne domyślnie (większość: Aktywności, Kontakty, Sprzedaż, Zgłoszenia, Kalendarz, Spotkania…) — są włączone, dopóki ich nie wyłączysz. Po dezaktywacji znikają z menu wszystkich.
• Aplikacje opcjonalne (Obecności, Zmiany, Produkcja, Zarządzanie czasem) — są wyłączone domyślnie. Musisz je włączyć jawnie, jeśli plan na to pozwala.

Co się dzieje po wyłączeniu

• Pozycje menu i skróty powiązane z tą aplikacją znikają dla wszystkich użytkowników.
• Kontrola dostępu do pojedynczej aplikacji zwraca negatyw: nawet Członek z szeroką rolą nie otworzy tego obszaru.
• Dane pozostają w bazie: po reaktywacji aplikacji zadania, kontakty i karty znów stają się widoczne.
• Automatyzacje, integracje i raporty zależne od tej aplikacji mogą przestać działać lub być niekompletne, dopóki moduł jest off.

Zapis — jeden przycisk Zapisz na dole potwierdza wszystkie zmiany. Nie ma automatycznego zapisu: jeśli zmieniasz kilka switchy, pamiętaj o zapisie przed wyjściem.

Aktywuj wszystkie aplikacje

Niebieska karta u góry (Aktywuj wszystkie aplikacje) kontroluje wszystkie przełączniki na stronie:

• Włączone — zaznacza każdy dostępny switch (w granicach planu: HR i Produkcja pojawiają się tylko przy planie Medium).
• Wyłączone — odznacza wszystko, co można dezaktywować jednym kliknięciem.

Jeśli zmienisz pojedynczy switch, master aktualizuje się sam: pozostaje włączony tylko wtedy, gdy wszystkie widoczne aplikacje są zaznaczone. Wygodne po onboardingu nowej organizacji lub przy przejściu z Small na Medium, gdy chcesz od razu włączyć dodatkowe moduły.

Lista aplikacji według grup

Poniżej każdy moduł wyjaśniony w kontekście użycia. Opisy na stronie streszczają tę samą ideę w jednej linii.

Kalendarz

Kalendarz — ujednolicony widok zadań, spotkań, szans, wycen i innych zdarzeń czasowych. Wyłączenie ukrywa globalny kalendarz; pojedyncze aplikacje (np. Spotkania) mogą pozostać aktywne, ale bez scentralizowanego widoku kalendarza.

Aktywności

• Aktywności — moduł bazowy dla zadań i projektów (workarea, terminy, przypisania). To operacyjne serce wielu zespołów.
• Spotkania — spotkania w kalendarzu z klientami, partnerami i współpracownikami; powiązane z kontaktami i sprzedażą.
• Rezerwacje — rejestracja rezerwacji usług/produktów, także z formularzy publicznych; łączy się z katalogiem i dniami zamknięcia organizacji.

Możesz zostawić tylko Zadania/Projekty i wyłączyć Spotkania, jeśli nie prowadzisz strukturalnych spotkań, albo odwrotnie w zespołach handlowych opartych na kalendarzu.

Kontakty

Kontakty — kontakty (osoby) i firmy organizacji: klienci, dostawcy, leady, partnerzy. Wyłączenie ukrywa cały obszar Kontakty; Sprzedaż i Zgłoszenia tracą większość sensu bez kartotek, więc dobrze przemyśl to przed wyłączeniem.

Szanse (Sprzedaż)

• Sprzedaż — pipeline szans (deals), fazy, wartość i prawdopodobieństwo zamknięcia.
• Wyceny — tworzenie wycen PDF, wysyłka do klienta, powiązanie z deals i katalogiem.
• Zamówienia — potwierdzone zamówienia sprzedaży, z wyceny lub od zera.
• Produkty — katalog produktów do wycen, zamówień i rezerwacji.
• Usługi — katalog usług z tą samą logiką co produkty.

Każdy podmoduł jest niezależny: możesz używać tylko Szans bez Zamówień albo Wycen + Produkty bez Usług. Niektóre funkcje Premium planu mogą wymagać upgrade mimo aktywnej aplikacji (ikona medalu przy pojedynczych pozycjach menu).

Marketing

• Kampanie — kampanie marketingowe, newslettery, reklamy i monitorowanie KPI.
• Formularze (Form) — publiczne formularze dla leadów i zapytań z zewnątrz; baza dla automatyzacji wprowadzania kontaktów.

Wsparcie

• Zgłoszenia — helpdesk wewnętrzny i zewnętrzny (także z e-maila lub portalu).
• Portal klientów — strefa self-service dla Twoich klientów (zgłoszenia, zamówienia, konfigurowalne treści).

Wyłączenie Portalu nie usuwa już utworzonych użytkowników portalu, ale czyni obszar niedostępnym, dopóki go nie reaktywujesz.

Dokumenty

• Dokumenty — wiki, procedury, dokumenty wewnętrzne ze zmiennymi dynamicznymi.
• Notatki — notatki współpracy powiązane z innymi danymi (spotkania, wizyty).

HR, Produkcja i Zarządzanie czasem

Te sekcje pojawiają się tylko przy planie Medium lub wyższym.

• Obecności — rejestracja czasu pracy i zarządzanie obecnościami personelu (wymaga jawnie włączenia).
• Zmiany — planowanie zmian; opiera się na Lokalizacjach skonfigurowanych w Ogólne.
• Produkcja — monitorowanie produkcji, producentów i logów procesu.
• Zarządzanie czasem (Timesheet) — godziny na projektach, deals, zgłoszeniach i spotkaniach z konfigurowalnym grupowaniem. Przy planie niższym niż Medium widać tylko ikonę medalu bez switcha.

Plan Premium i aplikacje

Dwa poziomy mają znaczenie na tej stronie:

• Small i wyższe — dostęp do strony Aplikacje i głównych przełączników (Kalendarz, Aktywności, Kontakty, Sprzedaż, Marketing, Wsparcie, Dokumenty…).
• Medium i wyższe — pojawiają się także HR (Obecności, Zmiany), Produkcja i switch Zarządzania czasem.

Nawet przy aktywnej aplikacji niektóre funkcje wewnętrzne mogą wymagać wyższego poziomu Premium (np. Zamówienia lub Wyceny na planie Small z limitami): wtedy Mokapen pokazuje ikonę medalu w pozycjach menu, niezależnie od switcha Aplikacje.

Plan Premium jest na organizację: dwie org tego samego konta mogą mieć różne kombinacje aplikacji.

Przypadki użycia

Zespół tylko operacyjny — Aktywności + Kontakty włączone; Sprzedaż, Marketing i Portal wyłączone. Menu pozostaje lekkie dla osób zarządzających wyłącznie projektami wewnętrznymi.

Wdrożenie handlowe — Najpierw Aktywności i Kontakty; po szkoleniu włączają się Szanse, Wyceny i Produkty bez dotykania HR.

Agencja wsparcia — Zgłoszenia + Portal + Kontakty; Produkcja i Zmiany wyłączone, bo nieużywane.

Przejście na Medium — Po upgrade włączają się Obecności, Zmiany i Timesheet; lokalizacje konfiguruje się w Ogólne przed planowaniem zmian.

Najczęściej zadawane pytania

P: Czy wyłączenie aplikacji usuwa dane?

O: Nie. Dane pozostają zapisane. Aplikacja znika z menu i nikt nie ma do niej dostępu, dopóki jej nie reaktywujesz.

P: Dlaczego użytkownik nie widzi aplikacji, mimo że jest aktywna?

O: Sprawdź trzy poziomy: (1) switch w Aplikacje, (2) rola organizacyjna użytkownika, (3) ewentualny limit planu Premium (medal). Wszystkie trzy muszą zezwalać na dostęp.

P: Czy mogę wyłączyć tylko Wyceny, a zostawić Szanse?

O: Tak. W karcie Szanse każdy moduł ma własny switch (Sprzedaż, Wyceny, Zamówienia, Produkty, Usługi).

P: Kto może modyfikować tę stronę?

O: Tylko Właściciel organizacji. Członkowie nie zmieniają, które aplikacje są aktywne dla wszystkich.

P: Mam plan Free: dlaczego widzę tylko upgrade?

O: Zarządzanie aplikacjami jest dostępne od planu Small. Przy Free widzisz podgląd i przycisk przejścia na Small.

P: Nie widzę Obecności ani Zmian w switchach

O: Są widoczne tylko przy planie Medium lub wyższym. Ponadto Obecności i Zmiany trzeba włączyć jawnie: domyślnie są wyłączone nawet na Medium.

P: Wyłączam Aktywności, ale Spotkania zostają?

O: Tak, jeśli switch Spotkania pozostaje włączony. To oddzielne moduły w tej samej karcie. Aby ukryć cały blok operacyjny, wyłącz Aktywności, Spotkania i Rezerwacje.

P: Czy zmiany są natychmiastowe?

O: Po Zapisz, przy następnym załadowaniu strony menu aktualizuje się dla wszystkich zalogowanych użytkowników. Kto ma już otwartą kartę wyłączonej aplikacji, może po odświeżeniu dostać błąd lub odmowę dostępu.