Przewodnik po Mokapen

Importuj / Eksportuj

Sekcja Importuj / Eksportuj pozwala przenieść dane do Mokapen z pliku Excel lub CSV (import) oraz pobrać dane organizacji do pliku Excel (eksport). To najszybsza droga do zapełnienia CRM, gdy zaczynasz od istniejących książek adresowych, cenników lub kartotek, albo gdy potrzebujesz kopii zapasowych i analiz poza platformą.

Znajdziesz ją w menu organizacji → Importuj/Eksportuj. Import krok po kroku (wybierz co importować, prześlij plik, przypisz kolumny, uruchom) działa w tle: możesz śledzić postęp i przeglądać historię importów.

Przegląd

Dwie odrębne funkcje, często używane razem:

• Importuj — przesyłasz plik (Excel lub CSV), a Mokapen tworzy (lub aktualizuje) odpowiednie karty. Możesz importować Projekty, Taski, Kontakty, Firmy, Produkty i Usługi.
• Eksportuj — pobierasz dane do pliku Excel (.xlsx). Eksport obejmuje więcej typów kart niż import: oprócz powyższych także Szanse, Wycenienia, Zamówienia, Bilety, Spotkania i Rezerwacje.

Import to proces krok po kroku w czterech ekranach: (1) wybierz typ karty, (2) prześlij plik, (3) przypisz kolumny pliku do pól CRM, ustawiając prywatność i duplikaty, (4) śledź postęp i wynik. Nie ma osobnego ekranu „podglądu i potwierdzenia”: podgląd wartości widzisz już na ekranie przypisywania kolumn.

Dostęp i uprawnienia

Obie funkcje mają różne uprawnienia:

• Importowanie — dozwolone dla członków organizacji. Skróty importu znajdziesz też w menu Akcje na listach Kontaktów, Firm, Tasków i Projektów.
• Eksportowanie — zarezerwowane dla Właściciela organizacji. Przycisk eksportu na listach i strona eksportu pojawiają się tylko dla tej roli.

Dwie funkcje zależą od planu:

• Pola niestandardowe przy imporcie — możliwość przypisania kolumn pliku do pól niestandardowych wymaga planu Premium. Bez niego na etapie przypisywania widzisz tylko pola standardowe.
• Zaawansowane zarządzanie duplikatami — opcje Wstaw jeśli puste i Zastąp wymagają planu Premium. W planie Darmowym pozostaje dostępna opcja Pomiń (duplikaty pozostają bez zmian).

Eksport zawsze respektuje uprawnienia i prywatność: każdy eksportuje tylko rekordy, do których ma dostęp na podstawie swojej roli i reguł widoczności organizacji.

Jak importować (proces krok po kroku)

Import składa się z czterech kroków:

1. Wybierz co importować — na stronie Importuj wybierz kartę: Projekty, Taski, Kontakty, Firmy, Produkty lub Usługi. Stąd możesz też przejść do Historii importów.
2. Prześlij plik — przeciągnij (lub wybierz) plik .xlsx, .xls lub .csv o maksymalnym rozmiarze 4 MB. Mokapen odczytuje kolumny i przechodzi do mapowania.
3. Przypisz kolumny — dla każdej kolumny pliku wybierz odpowiadające pole CRM (lub ją zignoruj). Na tym samym ekranie ustawiasz prywatność importowanych danych oraz, gdzie dostępne, zarządzanie duplikatami. Przycisk importu odblokowuje się dopiero po przypisaniu pól wymaganych.
4. Uruchom i czekaj na wynik — import działa w tle: ekran wyników odświeża się automatycznie co kilka sekund i pokazuje liczniki Przetworzone, Zaimportowane, Zaktualizowane, Pominięte, Błędy.

Ponieważ praca odbywa się w kolejce, przy plikach z wieloma wierszami operacja może potrwać kilka minut: zostaw stronę otwartą lub sprawdź ponownie Historię importów.

Przygotowanie pliku (Excel i CSV)

Jakość importu zależy prawie wyłącznie od jakości pliku. Excel jest wygodny, ale podstępny: daty zamieniające się w liczby, znikające zera wiodące, scalone komórki, formuły niosące błędy. Przed przesłaniem przygotuj plik tak:

• Pierwszy wiersz = nagłówki — pierwszy wiersz musi zawierać nazwy kolumn (np. Imię, Nazwisko, Email, Telefon). To je zobaczysz w kroku przypisywania.
• Jedna kolumna = jedna wartość — nie umieszczaj „Jan Kowalski” w jednej kolumnie, jeśli chcesz osobno Imię i Nazwisko; trzymaj telefon, email i adres w osobnych kolumnach.
• Bez scalonych komórek — scalone komórki psują odczyt siatki. Zawsze używaj pojedynczych komórek.
• Bez formuł — formuły spowalniają i mogą powodować błędy. Jeśli masz kolumny obliczeniowe, skopiuj i wklej jako wartości przed zapisaniem.
• Wyczyść puste komórki — wiersze i kolumny pozornie puste, ale ze spacjami lub pozostałym formatowaniem, mylą odczyt. Rzeczywiście usuń niepotrzebne wiersze/kolumny.
• Kodowanie UTF-8 — aby nie stracić znaków diakrytycznych i specjalnych (ą, ę, ł, ü…), zapisz w UTF-8. W Excelu: „Zapisz jako” → CSV UTF-8 lub zostań przy .xlsx, który dobrze obsługuje znaki.
• Duże pliki → podziel je — limit to 4 MB. Przy dużej ilości danych podziel na kilka plików i importuj partiami: łatwiej też wychwycić ewentualne błędy.
• Unikaj znaków o niestandardowym formacie — symbole dekoracyjne, nietypowe czcionki lub egzotyczne formatowanie mogą nie zostać odczytane lub zostać przekształcone.

Przy CSV dodatkowa uwaga: to zwykły tekst z rozdzielonymi wartościami. Mokapen czyta w UTF-8 i automatycznie wykrywa separator; jeśli otworzysz i ponownie zapiszesz CSV w Excelu po polsku, separator często staje się średnikiem — zwykle jest w porządku, ale jeśli po przesłaniu wszystko widzisz w jednej kolumnie, problem jest prawie zawsze tam: zapisz ponownie, wybierając wyraźnie „CSV UTF-8”, lub użyj bezpośrednio pliku .xlsx.

Przypisywanie kolumn

To serce importu. Dla każdej kolumny pliku Mokapen pokazuje nazwę nagłówka i do sześciu przykładowych wartości z pierwszych wierszy, aby od razu zrozumieć zawartość. Obok wybierasz z menu „Należy do” odpowiadające pole CRM:

• Przypisz kolumnę do pola (np. kolumna „Mail” → pole Email).
• Ignoruj kolumnę — zostaw przypisanie puste dla kolumn, których nie potrzebujesz: nie zostaną zaimportowane.
• Każde pole CRM można użyć tylko raz: po przypisaniu znika z wyborów innych kolumn.

Musisz przypisać przynajmniej pola wymagane, inaczej przycisk importu pozostanie zablokowany:

• Kontakty — przynajmniej jedno z: Imię, Nazwisko lub email. Wiersze bez żadnego z nich są ignorowane.
• Firmy — Nazwa firmy.
• Taski, Projekty, Produkty, Usługi — Tytuł (lub nazwa).

Niektóre pola automatycznie rozwiązują relacje po nazwie: przy imporcie Kontaktów kolumna przypisana do Firmy łączy (lub tworzy, jeśli nie istnieje) firmę o tej nazwie; przy imporcie Tasków kolumna Projekt łączy lub tworzy projekt o tym tytule. Porównanie nie uwzględnia wielkości liter.

Pola niestandardowe — jeśli masz plan Premium, w menu pojawiają się też pola niestandardowe (liczby, teksty, daty, listy). Daty i waluty są interpretowane i normalizowane; dla pól użytkownika/zespołu wartość jest przypisywana do właściwego użytkownika lub zespołu.

Pola o specjalnych formatach

Niektóre pola akceptują wiele wartości w jednej komórce lub szukają powiązania: po przypisaniu pod kolumną pojawia się żółte ostrzeżenie z oczekiwanym formatem. Separatorem wartości wielokrotnych jest zawsze średnik (;).

• Etykiety (tagi) — nazwy rozdzielone „;”. Jeśli etykieta nie istnieje, jest tworzona automatycznie. Np.: Klient;VIP;Do oddzwonienia.
• Stakeholder — dla każdej pozycji podaj email użytkownika lub kod zespołu z „t” (np. t123), rozdzielone „;”. Np.: mario@email.com;t45.
• Odpowiedzialny (owner) — jedna wartość: email użytkownika lub kod zespołu «t{id}».
• Dostawca (Produkty/Usługi) — nazwa firmy dostawcy; jeśli nie istnieje, zostanie utworzona.
• Obrazy (Produkty/Usługi) — pełne adresy URL obrazów rozdzielone «;».
• Grupy (Produkty/Usługi) — nazwy rozdzielone «;»; brakujące grupy są tworzone.

Zawsze czytaj żółte ostrzeżenie: przestrzeganie tego formatu decyduje o tym, czy import będzie czysty, czy pełen brakujących wartości.

Zarządzanie duplikatami

Dla Kontaktów, Firm, Produktów i Usług możesz zdecydować, co zrobić, gdy wiersz odpowiada już istniejącej karcie. Opcja „Zarządzaj duplikatami” jest domyślnie aktywna. Klucz, według którego Mokapen rozpoznaje duplikat, zmienia się w zależności od typu:

• Kontakty — ten sam email (jeśli obecny w wierszu).
• Firmy — ta sama nazwa firmy (bez rozróżniania wielkości liter). Uwaga: firmy o tej samej nazwie nigdy nie są duplikowane, gdy łączysz je z kontaktów, nawet przy wyłączonych duplikatach.
• Produkty — ten sam kod produktu.
• Usługi — ten sam kod usługi.

Po znalezieniu duplikatu możesz wybrać trzy zachowania:

• Pomiń (domyślnie) — ignoruje nowe wartości i kontynuuje bez zapisywania ani aktualizacji. Wiersz jest liczony jako Pominięty.
• Wstaw jeśli puste — aktualizuje pole tylko jeśli jest obecnie puste (nie nadpisuje istniejących danych). Wymaga Premium.
• Zastąp — aktualizuje każde zmapowane pole nową wartością, niezależnie od obecnej. Wymaga Premium.

Taski i Projekty nie mają zarządzania duplikatami: każdy wiersz tworzy zawsze nową kartę. Jeśli ponownie zaimportujesz ten sam plik, powstaną duplikaty: dobrze przemyśl to przed powtórzeniem operacji.

Wskazówki dotyczące czystych danych

Kilka środków ostrożności sprawia, że import jest niezawodny i oszczędza uciążliwe sprzątanie później:

• Normalizuj emaile — to klucz antyduplikatowy kontaktów: jeden email na komórkę, bez spacji, wszystkie małymi literami. Różne emaile = różne kontakty.
• Unikalne kody dla produktów/usług — jeśli chcesz aktualizować zamiast duplikować, upewnij się, że kod produktu i kod usługi są obecne i spójne między plikiem a tym, co już jest w Mokapen.
• Spójne formaty w każdej kolumnie — nie mieszaj „10/03/2026” i „2026-03-10” w tej samej kolumnie dat; używaj jednego formatu. To samo dla kwot (unikaj mieszania „1.000,50” i „1000.5”).
• Telefony z prefiksem międzynarodowym — np. +48…: przydatne do wiadomości i integracji, i zapobiega traktowaniu numeru przez Excel jako cyfry i zjadaniu zera wiodącego. W razie potrzeby ustaw kolumnę jako Tekst.
• Uwaga na zera wiodące — kody pocztowe, kody, NIP: Excel usuwa zera na początku. Sformatuj te kolumny jako Tekst przed wypełnieniem.
• Usuń ukryte spacje — spacje przed/za tekstem (lub podwójne spacje) tworzą fałszywe nie-duplikaty. Przejście „Usuń spacje” w Excelu pomaga.
• Ujednolić nazwy relacji — jeśli łączysz kontakty z firmami po nazwie, pisz nazwę firmy zawsze tak samo (np. zawsze „Acme Sp. z o.o.”, a nie raz „ACME” i raz „Acme Sp.z o.o.”), inaczej utworzysz różne firmy.
• Zrób mały test — zanim zaimportujesz 5 000 wierszy, spróbuj z 10–20 reprezentatywnymi: sprawdzisz mapowanie, formaty i duplikaty bez ryzyka zabrudzenia CRM.

Postęp i Historia importów

Podczas importu ekran wyników pokazuje liczniki w czasie rzeczywistym: Przetworzone (odczytane wiersze), Zaimportowane (nowe karty), Zaktualizowane (zaktualizowane duplikaty), Pominięte (duplikaty bez zmian) i Błędy.

Strona Historia importów wymienia wszystkie wykonane importy z odpowiednimi sumami. Pamiętaj o dwóch rzeczach: historia pokazuje sumy zbiorcze, a nie listę wiersz po wierszu; wiersze bez minimalnych pól tożsamości (np. kontakt bez imienia, nazwiska ani emaila) są cicho ignorowane, więc mogą nie pojawić się wśród „Błędów”. Jeśli liczby się nie zgadzają, najczęstszą przyczyną jest właśnie to.

Eksportowanie

Eksport zawsze tworzy plik Excel (.xlsx) i, jak wspomniano, jest zarezerwowany dla Właściciela. Możesz go uruchomić z dwóch miejsc:

• Ze strony Eksportuj (menu Importuj/Eksportuj) — pobierasz wszystkie rekordy danego typu karty jednym kliknięciem.
• Z list (widok Lista, Kanban, karty) — z menu Akcje → Eksportuj. Jeśli w widoku Lista zaznaczysz niektóre wiersze, eksportujesz tylko te; jeśli nic nie zaznaczysz (lub jesteś w Kanban/kartach), eksportujesz wszystkie dostępne rekordy.

Kilka przydatnych szczegółów:

• Eksport obejmuje pola niestandardowe i przedstawia etykiety i stakeholderów w czytelnej formie (nazwy/emaile rozdzielone przecinkiem).
• Wycenienia i Zamówienia są eksportowane na dwa arkusze: jeden z nagłówkami dokumentu i drugi z pozycjami.
• Eksport Kontaktów dodaje nazwę firmy powiązanej i pozycje checklisty.
• Zawsze respektuje uprawnienia i prywatność: eksportujesz tylko to, co mógłbyś zobaczyć na ekranie.

Wyeksportowany plik to też świetny szablon: wyeksportuj kilka kart danego typu, zobacz nagłówki i użyte formaty, i wykorzystaj tę strukturę do przygotowania pliku importu.

Przypadki użycia

• Pierwsze wdrożenie — importujesz książkę kontaktów i firm ze starego systemu, potem cennik Produktów/Usług, i CRM jest od razu gotowy do pracy.
• Aktualizacja cennika — importujesz Produkty z „Zastąp”, używając kodu produktu jako klucza: ceny i opisy aktualizują się bez tworzenia duplikatów.
• Wzbogacanie kontaktów — masz już kontakty i dodajesz brakujące telefony/pola z „Wstaw jeśli puste”: uzupełniasz karty bez nadpisywania dobrych danych.
• Okresowa kopia zapasowa — Właściciel eksportuje kontakty, szanse i zamówienia do Excela na potrzeby archiwum lub analiz zewnętrznych.
• Raporty na miarę — eksportujesz przefiltrowane dane z listy i przetwarzasz je w Excelu tabelami przestawnymi do analizy, której nie znajdziesz gotowej na platformie.

Typowe problemy

• Przycisk Importuj pozostaje nieaktywny — nie przypisałeś pól wymaganych (imię/nazwisko/email dla kontaktów, tytuł dla pozostałych). Uzupełnij mapowanie.
• Po przesłaniu widzę wszystko w jednej kolumnie — to CSV z nierozpoznanym separatorem lub złym kodowaniem. Zapisz ponownie jako „CSV UTF-8” lub użyj .xlsx.
• Brakuje znaków diakrytycznych lub są dziwne znaki — problem z kodowaniem: zapisz w UTF-8.
• Zaimportowano mniej wierszy niż oczekiwano — wiersze bez minimalnych pól tożsamości są ignorowane; sprawdź, czy każdy wiersz ma przynajmniej pole wymagane.
• Utworzyłem duplikaty — prawdopodobnie „Zarządzaj duplikatami” było na Pomiń, gdy chciałeś aktualizować, albo klucz (email/kod/nazwa) się nie zgadzał. Sprawdź klucze i wybraną opcję.
• Etykiety/dostawcy/grupy nie zostały powiązane — nie zastosowałeś formatu pola specjalnego (separator „;”, email dla użytkowników, „t{id}” dla zespołów). Przeczytaj ponownie żółte ostrzeżenie pod kolumną.
• Plik za duży — przekracza 4 MB: podziel na kilka plików i importuj partiami.
• Nie widzę pól niestandardowych w mapowaniu — wymagają planu Premium.

Często zadawane pytania

P: Jakie pliki mogę importować?

O: Pliki Excel (.xlsx, .xls) i CSV, do 4 MB. Pierwszy wiersz musi zawierać nagłówki kolumn.

P: Co mogę importować i eksportować?

O: W imporcie: Projekty, Taski, Kontakty, Firmy, Produkty i Usługi. W eksporcie także Szanse, Wycenienia, Zamówienia, Bilety, Spotkania i Rezerwacje. Szanse, wycenienia, zamówienia i bilety można więc eksportować, ale nie importować.

P: Kto może importować i eksportować?

O: Import jest dostępny dla członków organizacji; eksport jest zarezerwowany dla Właściciela.

P: Jak uniknąć tworzenia duplikatów?

O: Pozostaw aktywne zarządzanie duplikatami i upewnij się, że klucz jest wypełniony i spójny: email dla kontaktów, nazwa dla firm, kod dla produktów i usług. Pamiętaj, że Taski i Projekty nie mają kontroli duplikatów: każdy wiersz zawsze tworzy nową kartę.

P: Jaka jest różnica między „Pomiń”, „Wstaw jeśli puste” i „Zastąp”?

O: Pomiń nie zmienia duplikatu; Wstaw jeśli puste wypełnia tylko obecnie puste pola; Zastąp aktualizuje wszystkie zmapowane pola. Dwie ostatnie wymagają planu Premium.

P: Jak wstawić wiele wartości w jednej komórce (etykiety, stakeholderzy…)?

O: Rozdzielając wartości średnikiem (;). Dla stakeholderów użyj emaila użytkownika lub kodu zespołu „t{id}”; brakujące etykiety, grupy i dostawcy są tworzone automatycznie.

P: Dlaczego zaimportowano mniej wierszy niż w pliku?

O: Wiersze bez minimalnych pól tożsamości (dla kontaktów: imię, nazwisko lub email; dla firm: nazwa) są ignorowane bez pojawienia się wśród „Błędów”. Sprawdź, czy każdy wiersz ma przynajmniej pole wymagane.

P: Excel psuje daty, zera wiodące i długie numery. Co robić?

O: Sformatuj krytyczne kolumny jako Tekst (kody pocztowe, kody, NIP, telefony), używaj jednego formatu daty na kolumnę i, jeśli masz kolumny obliczeniowe, wklej jako wartości przed zapisaniem. Zapisz w UTF-8, aby zachować znaki diakrytyczne.

P: Czy mogę importować pola niestandardowe?

O: Tak, z planem Premium: na etapie przypisywania pojawiają się też pola niestandardowe, a wartości są konwertowane według ich typu (daty, waluty, listy, użytkownicy/zespoły).

P: W jakim formacie otrzymam eksport?

O: Zawsze w Excel (.xlsx). Wycenienia i Zamówienia wychodzą na dwóch arkuszach (nagłówki + pozycje). Wyeksportowany plik to też świetny szablon do przygotowania przyszłego importu.

P: Czy import jest natychmiastowy?

O: Działa w tle: dla kilku rekordów to kwestia sekund, dla dużych plików może potrwać kilka minut. Śledź liczniki na ekranie wyników lub sprawdź ponownie Historię importów.