Panduan Mokapen

Impor / Ekspor

Itu Impor / Ekspor bagian memungkinkan Anda membawa data Anda ke dalam Mokapen dari file Excel atau CSV (impor) dan unduh data organisasi Anda sebagai file Excel (ekspor). Ini adalah cara tercepat untuk mengisi CRM saat Anda memulai dari buku alamat, daftar harga, atau data master yang ada, atau saat Anda memerlukan pencadangan dan analisis di luar platform.

Anda menemukannya dari menu organisasi → Impor/Ekspor. Impor terpandu berbasis langkah (pilih apa yang akan diimpor, unggah file, petakan kolom, mulai) dan berjalan di latar belakang: Anda dapat mengikuti kemajuan dan meninjau riwayat impor.

Ringkasan

Dua fungsi berbeda, sering digunakan bersamaan:

• Impor — mengunggah file (Excel atau CSV) dan Mokapen membuat (atau memperbarui) catatan terkait. Anda dapat mengimpor Proyek, Tugas, Kontak, Perusahaan, Produk, dan Layanan.
• Ekspor — unduh data Anda sebagai Unggul (.xlsx) mengajukan. Ekspor mencakup lebih banyak jenis rekaman dibandingkan impor: selain yang di atas, juga Penawaran, Penawaran, Pesanan, Tiket, Janji Temu, dan Pemesanan.

Impor adalah a aliran terbimbing dalam empat layar: (1) memilih jenis rekaman, (2) mengunggah file, (3) memetakan kolom file ke bidang CRM sambil mengatur privasi dan duplikat, (4) mengikuti kemajuan dan hasil. Tidak ada layar "pratinjau dan konfirmasi" yang terpisah: Anda sudah melihat nilai sampel di layar pemetaan kolom.

Akses dan izin

Kedua fungsi tersebut memiliki izin yang berbeda:

• Pengimporan — diperbolehkan untuk organisasi Anggota. Anda juga menemukan pintasan impor di Tindakan menu pada daftar Kontak, Perusahaan, Tugas, dan Proyek.
• Mengekspor — disediakan untuk organisasi Pemilik. Tombol ekspor pada daftar dan halaman ekspor hanya muncul untuk peran tersebut.

Dua fitur bergantung pada rencana:

• Bidang khusus saat impor — memetakan kolom file ke bidang khusus Anda memerlukan a Premi rencana. Tanpanya, Anda hanya melihat kolom standar selama pemetaan.
• Penanganan duplikat tingkat lanjut — itu Masukkan jika kosong Dan Mengganti pilihan memerlukan a Premi rencana. Hanya pada paket Gratis Melewati tetap tersedia (duplikat dibiarkan tidak berubah).

Ekspor selalu dihormati izin dan privasi: setiap pengguna hanya mengekspor rekaman yang dapat mereka akses berdasarkan peran mereka dan aturan visibilitas organisasi.

Cara mengimpor (alur terpandu)

Impor memerlukan empat langkah:

1. Pilih apa yang akan diimpor — di halaman Impor, pilih jenis rekaman: Proyek, Tugas, Kontak, Perusahaan, Produk, atau Layanan. Dari sini Anda juga bisa membuka Impor Riwayat.
2. Unggah berkasnya — seret (atau pilih) a .xlsx, .xls, atau .csv mengajukan, hingga 4 MB maksimum. Mokapen membaca kolom dan berpindah ke pemetaan.
3. Kolom peta — untuk setiap kolom file, pilih bidang CRM yang cocok (atau abaikan saja). Di layar yang sama dengan yang Anda atur pribadi untuk data yang diimpor dan, jika tersedia, penanganan duplikat. Tombol impor terbuka hanya setelah bidang wajib dipetakan.
4. Mulai dan tunggu hasilnya — impor berjalan di latar belakang: layar hasil disegarkan setiap beberapa detik dan menampilkan penghitung Diproses, Diimpor, Diperbarui, Dilewati, Kesalahan.

Karena pekerjaan berjalan dalam antrean, file besar mungkin memerlukan waktu beberapa menit: biarkan halaman tetap terbuka atau periksa lagi Riwayat Impor nanti.

Siapkan file (Excel dan CSV)

Kualitas impor hampir seluruhnya bergantung pada kualitas berkas. Excel itu mudah tetapi rumit: tanggal berubah menjadi angka, angka nol di depan menghilang, sel digabungkan, rumus membawa kesalahan. Sebelum diupload, siapkan file seperti ini:

• Baris pertama = header — baris pertama harus berisi nama kolom (misalnya Nama Depan, Nama Belakang, Email, Telepon). Inilah yang akan Anda lihat pada langkah pemetaan.
• Satu kolom = satu nilai — jangan masukkan "John Smith" dalam satu kolom jika Anda ingin memisahkan Nama Depan dan Nama Belakang; simpan telepon, email, dan alamat di kolom yang berbeda.
• Tidak ada sel yang digabungkan — sel yang digabungkan merusak pembacaan grid. Selalu gunakan sel tunggal.
• Tidak ada formula — rumus memperlambat segalanya dan dapat menyebabkan kesalahan. Jika Anda telah menghitung kolom, salin dan tempel sebagai nilai sebelum menyimpan.
• Bersihkan sel-sel kosong — baris dan kolom yang terlihat kosong tetapi berisi spasi atau format sisa membingungkan pembacaan. Sebenarnya hapus baris/kolom yang tidak Anda perlukan.
• Pengkodean UTF-8 — untuk mempertahankan aksen dan karakter khusus (à, è, ç, ü…), simpan sebagai UTF-8. Di Excel: "Simpan Sebagai" → CSV UTF-8, atau tetap menggunakan .xlsx yang menangani karakter dengan baik.
• File besar → pisahkan — batasnya adalah 4 MB. Dengan banyak data, dipecah menjadi beberapa file dan diimpor secara berkelompok: kesalahan juga lebih mudah ditemukan.
• Hindari karakter berformat non-standar — simbol dekoratif, font yang tidak biasa, atau format eksotik mungkin tidak terbaca atau dapat diubah.

Pada CSV, satu catatan tambahan: ini adalah teks biasa dengan nilai terpisah. Mokapen membaca UTF-8 dan mendeteksi pemisah secara otomatis; jika Anda membuka dan menyimpan kembali CSV dengan Excel di beberapa lokal, pemisahnya sering kali menjadi a titik koma — biasanya baik-baik saja, tetapi jika semuanya muncul dalam satu kolom setelah diunggah, penyebabnya hampir selalu: simpan ulang secara eksplisit sebagai "CSV UTF-8" atau gunakan file .xlsx secara langsung.

Kolom peta

Inilah inti dari impor. Untuk setiap kolom file, Mokapen menampilkan nama tajuk dan hingga enam nilai sampel dari baris pertama, sehingga Anda cepat memahami isinya. Di sebelahnya, pilih bidang CRM yang cocok dari "Milik" menu:

• Peta kolom ke bidang (misalnya kolom "Mail" → E-mail bidang).
• Lewati kolom — biarkan pemetaan kosong untuk kolom yang tidak Anda perlukan: kolom tersebut tidak akan diimpor.
• Setiap bidang CRM dapat digunakan hanya sekali: setelah dipetakan, ia menghilang dari pilihan kolom lain.

Anda harus memetakan setidaknya bidang yang diperlukan, jika tidak, tombol impor akan tetap dinonaktifkan:

• Kontak — setidaknya satu dari Nama depan, Nama Belakang, atau sebuah e-mail. Baris tanpa salah satu dari ini akan diabaikan.
• Perusahaan — Nama perusahaan.
• Tugas, Proyek, Produk, Layanan — Judul (atau nama).

Beberapa bidang terselesaikan secara otomatis hubungan berdasarkan nama: pada Impor kontak, kolom dipetakan ke Perusahaan menghubungkan (atau membuat, jika tidak ada) perusahaan dengan nama tersebut; pada Impor tugas, itu Proyek tautan kolom atau buat proyek dengan judul itu. Pencocokan tidak peka huruf besar-kecil.

Bidang khusus — dengan paket Premium, kolom khusus Anda juga muncul di menu (angka, teks, tanggal, daftar). Tanggal dan mata uang ditafsirkan dan dinormalisasi; untuk bidang pengguna/tim, nilai diselesaikan ke pengguna atau tim yang benar.

Format bidang khusus

Beberapa bidang menerima beberapa nilai dalam satu sel atau mencari tautan: saat Anda memetakannya, a pemberitahuan kuning muncul di bawah kolom dengan format yang diharapkan. Pemisah untuk beberapa nilai selalu berupa titik koma (;).

• Tag — nama dipisahkan dengan ";". Jika tag tidak ada, maka itu ada dibuat secara otomatis. Misalnya. Pelanggan; VIP; Tindak lanjuti.
• Pemangku kepentingan — untuk setiap entri gunakan milik pengguna e-mail atau kode tim dengan "t" (mis. t123), dipisahkan dengan ";". Misalnya. john@email.com;t45.
• Pemilik - A lajang nilai: email pengguna atau kode tim "t{id}".
• Pemasok (Produk/Layanan) — pemasok nama perusahaan; jika hilang, itu dibuat.
• Gambar (Produk/Layanan) — gambar penuh URL dipisahkan dengan ";".
• Grup (Produk/Layanan) — nama dipisahkan dengan ";"; kelompok yang hilang dibuat.

Selalu baca pemberitahuan kuning: mengikuti format itulah yang membedakan antara impor bersih dan impor penuh dengan nilai yang hilang.

Kelola duplikat

Untuk Kontak, Perusahaan, Produk, dan Layanan Anda dapat memutuskan apa yang harus dilakukan ketika sebuah baris cocok dengan catatan yang ada. Opsi "Kelola duplikat" adalah diaktifkan secara default. Kunci yang digunakan Mokapen untuk mengenali duplikat bervariasi berdasarkan jenisnya:

• Kontak - sama e-mail (jika ada di baris).
• Perusahaan - sama nama perusahaan (tidak peka huruf besar-kecil). Catatan: perusahaan dengan nama yang sama tidak pernah diduplikasi ketika ditautkan dari kontak, meskipun penanganan duplikat tidak aktif.
• Produk - sama kode produk.
• Layanan - sama kode layanan.

Saat duplikat ditemukan, Anda dapat memilih tiga perilaku:

• Melewati (default) — abaikan nilai baru dan lanjutkan tanpa menyimpan atau memperbarui. Baris tersebut dihitung sebagai Dilewati.
• Masukkan jika kosong — memperbarui bidang hanya jika saat ini kosong (tidak menimpa data yang sudah ada). Membutuhkan Premium.
• Mengganti — perbarui setiap bidang yang dipetakan dengan nilai baru, berapa pun nilai saat ini. Membutuhkan Premium.

Tugas dan Proyek tidak memiliki penanganan duplikat: setiap baris selalu membuat a rekor baru. Mengimpor ulang file yang sama akan menghasilkan duplikat: pikirkan baik-baik sebelum mengulangi operasi.

Tips membersihkan data

Beberapa tindakan pencegahan membuat impor dapat diandalkan dan menyelamatkan Anda dari pembersihan yang sulit setelahnya:

• Normalisasikan email — ini adalah kunci anti-duplikat untuk kontak: satu email per sel, tanpa spasi, semuanya huruf kecil. Email berbeda = kontak berbeda.
• Kode unik untuk produk/jasa — jika Anda ingin memperbarui daripada menggandakan, pastikan kode produk Dan kode layanan ada dan konsisten antara file dengan apa yang sudah ada di Mokapen.
• Format yang konsisten per kolom — jangan mencampur "10/03/2026" dan "10-03-2026" di kolom tanggal yang sama; menggunakan satu format. Sama untuk jumlahnya (hindari mencampurkan "1.000,50" dan "1000.5").
• Telepon dengan awalan internasional — mis. +1…: berguna untuk pengiriman pesan dan integrasi, dan mencegah Excel memperlakukan angka sebagai digit dan memakan angka nol di depannya. Jika perlu, atur kolomnya sebagai Teks.
• Perhatikan angka nol di depannya — Kode pos, kode, nomor PPN: Excel cenderung menghilangkan angka nol di depan. Format kolom tersebut sebagai Teks sebelum mengisinya.
• Hapus ruang tersembunyi — spasi sebelum/sesudah teks (atau spasi ganda) membuat non-duplikat palsu. Pass "Pangkas spasi" di Excel membantu.
• Standarisasi nama relasi — jika Anda menghubungkan kontak ke perusahaan berdasarkan nama, tulis nama perusahaan dengan cara yang sama setiap saat (misalnya selalu "Acme Ltd", tidak terkadang "ACME" dan terkadang "Acme L.L.C."), jika tidak, Anda akan membuat perusahaan yang berbeda.
• Jalankan tes kecil — sebelum mengimpor 5.000 baris, cobalah 10-20 baris representatif: Anda memverifikasi pemetaan, format, dan duplikat tanpa mempertaruhkan CRM yang berantakan.

Kemajuan dan Sejarah Impor

Selama impor, layar hasil menampilkan penghitung waktu nyata: Diproses (baris dibaca), Impor (catatan baru), Diperbarui (duplikat yang diperbarui), Dilewati (duplikat yang belum tersentuh), dan Kesalahan.

Itu Impor Riwayat halaman mencantumkan semua impor dengan totalnya. Ingatlah dua hal: sejarah menunjukkan total agregat, bukan daftar baris demi baris; dan baris tanpa bidang identitas minimum (misalnya kontak tanpa nama depan, nama belakang, atau email). diam-diam diabaikan, sehingga kesalahan tersebut mungkin tidak muncul di bagian "Kesalahan". Jika jumlahnya tidak bertambah, biasanya itulah penyebabnya.

Ekspor

Ekspor selalu menghasilkan Unggul (.xlsx) file dan, seperti disebutkan, dicadangkan untuk Pemilik. Anda dapat meluncurkannya dari dua tempat:

• Dari halaman Ekspor (Menu Impor/Ekspor) — unduh semua catatan jenis dengan satu klik.
• Dari daftar (Daftar, Kanban, tampilan kartu) — dari Tindakan → Ekspor. Dalam tampilan Daftar, jika Anda memilih beberapa baris, Anda hanya mengekspor baris tersebut; jika Anda tidak memilih apa pun (atau Anda menggunakan Kanban/kartu), Anda mengekspor semua catatan yang dapat diakses.

Beberapa detail berguna:

• Ekspor termasuk bidang khusus dan menampilkan tag dan pemangku kepentingan dalam bentuk yang mudah dibaca (nama/email dipisahkan dengan koma).
• Kutipan Dan Pesanan diekspor pada dua lembar: satu dengan header dokumen dan satu lagi dengan item baris.
• Ekspor kontak menambahkan tautan nama perusahaan dan item daftar periksa.
• Itu selalu menghormati izin dan privasi: Anda hanya mengekspor apa yang dapat Anda lihat di layar.

File yang diekspor juga bagus templat: mengekspor beberapa catatan dari suatu jenis, melihat header dan format yang digunakan, dan menggunakan kembali struktur tersebut untuk membuat file impor Anda.

Kasus penggunaan

• Go-live awal — mengimpor kontak dan perusahaan dari sistem lama, lalu daftar harga Produk/Layanan, dan CRM segera beroperasi.
• Pembaruan daftar harga — impor Produk dengan "Ganti" menggunakan kode produk sebagai kuncinya: harga dan deskripsi diperbarui tanpa membuat duplikat.
• Pengayaan kontak — Anda sudah memiliki kontak dan menambahkan nomor telepon/kolom yang hilang dengan "Sisipkan jika kosong": Anda melengkapi catatan tanpa menimpa data yang baik.
• Pencadangan berkala — Pemilik mengekspor kontak, penawaran, dan pesanan ke Excel untuk arsip atau analisis eksternal.
• Pelaporan khusus — mengekspor data yang difilter dari daftar dan memprosesnya di Excel dengan tabel pivot untuk analisis yang tidak tersedia di platform.

Masalah umum

• Tombol impor tetap dinonaktifkan — Anda belum memetakannya bidang yang diperlukan (nama depan/nama belakang/email untuk kontak, gelar untuk yang lain). Selesaikan pemetaannya.
• Setelah diunggah semuanya ada dalam satu kolom — CSV dengan pemisah tidak dikenal atau pengkodean salah. Simpan ulang sebagai "CSV UTF-8" atau gunakan .xlsx.
• Aksen hilang atau karakter aneh — masalah penyandian: simpan sebagai UTF-8.
• Lebih sedikit baris yang diimpor dari yang diharapkan — baris tanpa kolom identitas minimum diabaikan; periksa apakah setiap baris memiliki setidaknya bidang yang diperlukan.
• Saya membuat duplikat — mungkin "Kelola duplikat" aktif Melewati ketika ingin memperbarui, atau kunci (email/kode/nama) tidak cocok. Periksa kunci dan opsi yang dipilih.
• Tag/pemasok/grup tidak tertaut — Anda tidak mengikuti format bidang khusus (pemisah ";", email untuk pengguna, "t{id}" untuk tim). Baca kembali pemberitahuan kuning di bawah kolom.
• File terlalu besar — melebihi 4 MB: dipecah menjadi beberapa file dan diimpor secara berkelompok.
• Saya tidak melihat bidang khusus dalam pemetaan — mereka membutuhkan a Premi rencana.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: File apa saja yang dapat saya impor?

A: Unggul (.xlsx, .xls) Dan CSV file, hingga 4 MB. Baris pertama harus berisi header kolom.

T: Apa yang bisa saya impor dan ekspor?

A: Impor: Proyek, Tugas, Kontak, Perusahaan, Produk, dan Layanan. Ekspor juga termasuk Penawaran, Penawaran, Pesanan, Tiket, Janji Temu, dan Pemesanan. Oleh karena itu, transaksi, penawaran harga, pesanan, dan tiket dapat diekspor tidak diimpor.

T: Siapa yang dapat mengimpor dan mengekspor?

A: Impor terbuka untuk anggota organisasi; ekspor dicadangkan untuk Pemilik.

T: Bagaimana cara menghindari pembuatan duplikat?

J: Simpan penanganan duplikat aktif dan pastikan kuncinya terisi dan konsisten: e-mail untuk kontak, nama untuk perusahaan, kode untuk produk dan layanan. Ingatlah bahwa Tugas dan Proyek tidak memiliki pemeriksaan duplikat: setiap baris selalu membuat catatan baru.

Q: Apa perbedaan antara "Lewati", "Sisipkan jika kosong", dan "Ganti"?

A: Melewati membiarkan duplikatnya tidak tersentuh; Masukkan jika kosong hanya mengisi kolom yang saat ini kosong; Mengganti memperbarui semua bidang yang dipetakan. Dua yang terakhir memerlukan a Premi rencana.

T: Bagaimana cara memasukkan beberapa nilai dalam satu sel (tag, pemangku kepentingan…)?

A: Pisahkan nilai dengan a titik koma (;). Untuk pemangku kepentingan gunakan email pengguna atau kode tim "t{id}"; tag, grup, dan pemasok yang hilang dibuat secara otomatis.

T: Mengapa baris yang diimpor lebih sedikit dibandingkan yang ada di file?

A: Baris tanpa bidang identitas minimum (untuk kontak: nama depan, nama belakang, atau email; untuk perusahaan: nama) diabaikan tanpa muncul di bawah "Kesalahan". Periksa apakah setiap baris memiliki setidaknya bidang yang wajib diisi.

T: Excel merusak tanggal, angka nol di depan, dan angka panjang. Apa yang harus saya lakukan?

J: Format kolom penting sebagai Teks (Kode pos, kode, nomor PPN, telepon), gunakan satu format tanggal per kolom, dan jika Anda telah menghitung kolom, tempel sebagai nilai sebelum menyimpan. Simpan sebagai UTF-8 untuk menjaga aksen.

T: Bisakah saya mengimpor kolom khusus saya?

J: Ya, dengan a Premi rencana: bidang khusus juga muncul di langkah pemetaan dan nilai dikonversi sesuai dengan jenisnya (tanggal, mata uang, daftar, pengguna/tim).

T: Format apa yang saya dapatkan saat mengekspor?

J: Selalu Unggul (.xlsx). Penawaran dan Pesanan terdapat dalam dua lembar (header + item baris). File yang diekspor juga merupakan template yang bagus untuk mempersiapkan impor di masa mendatang.

T: Apakah impor dapat dilakukan secara langsung?

A: Ini berjalan di latar belakang: untuk beberapa catatan dibutuhkan beberapa detik; untuk file besar mungkin memerlukan waktu beberapa menit. Ikuti penghitung di layar hasil atau periksa Impor Riwayat lagi.