Panduan Mokapen

Panduan visibilitas data

Saat membuka Mokapen, Anda tidak melihat «seluruh perusahaan». Anda melihat data yang dapat Anda akses dan, di halaman sehari-hari, sering kali hanya pekerjaan yang menyangkut Anda. Itu disengaja: Laura di penjualan punya pipeline-nya di depan mata, Marco di dukungan punya tiketnya, dan tidak ada yang membuka kartu tertutup karena salah.

Panduan ini menjelaskan apa yang muncul di daftar, kanban, kalender, pencarian, dan laporan — dan mengapa angka kadang tidak sama dari satu halaman ke halaman lain. Gembok, peran, dan Network semua memakai kata «publik»: di sini kami membedakannya dengan contoh.

Peran dalam CRM

Dua pertanyaan berbeda, dua jawaban berbeda:

• Apa yang dapat Anda lakukan — membuat, mengedit, mengundang, membuka pengaturan. Itu ditentukan peran Anda (Tamu, Pengguna, Anggota, Pemilik…). Rincian di panduan Peran dan izin.
• Kartu mana yang sampai ke Anda — peluang, tiket, atau kontak mana yang Anda temukan di daftar. Itu ditentukan visibilitas: organisasi tempat Anda berada, aplikasi yang aktif, gembok kartu, dan (di halaman operasional) filter pada nama atau tim Anda.

Anda bisa menjadi Anggota dengan wewenang penuh dan tetap tidak melihat peluang pribadi rekan jika Anda bukan kolaborator. Sebaliknya, seorang Pengguna melihat kartu publik di aplikasinya meskipun tidak dapat mengubah Keamanan organisasi.

Yang selalu Anda lihat

Aturan emas: Anda tidak pernah mendapat kartu yang tidak dapat Anda buka. Berlaku di daftar, kanban, kalender, pencarian, home, dan laporan. Jika kartu pribadi dan Anda bukan penanggung jawab, kolaborator, atau pembuat, Anda tidak menemukannya meski dengan mencari.

Pertama Mokapen mempersempit dunia ke organisasi ini (yang di pemilih di atas). Lalu ke aplikasi yang aktif: jika Tiket mati, tidak ada halaman Tiket. Lalu ke gembok setiap kartu. Baru setelah itu, di halaman operasional, filter «pekerjaan saya» berlaku.

Contoh — Perusahaan yang sama, dua orang. Laura (penjualan) dan Marco (dukungan). Peluang publik Laura tidak muncul di hari Marco jika dia tidak punya aplikasi Penjualan, atau jika peluang itu pribadi dan dia bukan kolaborator. Tiket publik Marco, cerita yang sama bagi Laura. Laporan menghormati gembok yang sama: tidak satu pun «menemukan» data yang tertutup bagi yang lain.

Tiga arti «publik»

Di Mokapen kata itu muncul di tiga tempat berbeda. Mereka tidak saling bertentangan: mereka berbicara tentang tiga hal.

• Organisasi publik di Network — etalase luar (halaman perusahaan yang terlihat oleh calon klien atau mitra). Ini tidak membuka peluang atau kontak Anda ke dunia. Lebih lanjut di panduan Organisasi dan akses.
• Kartu publik (gembok terbuka) — di dalam organisasi, rekan yang dapat memakai aplikasi itu membuka kartu tanpa ada di daftar kolaborator.
• Filter kerja harian — bilah abu-abu di daftar dan kanban. Meski kartu publik, Anda dapat melihat hanya «milik saya» atau milik satu tim, agar tidak tenggelam dalam pipeline semua orang.

Contoh — «Studio Alfa» publik di Network agar prospek menemukannya. Di dalam, peluang klien strategis bersifat pribadi (gembok tertutup). Di kanban Laura melihat miliknya; di laporan pemilik melihat semua yang dapat diaksesnya. Tidak ada pengunjung Network yang membuka peluang itu.

Gembok Publik dan Privat

Hampir di setiap kartu (tugas, proyek, kontak, perusahaan, peluang, tiket, penawaran, pesanan, janji temu, pemesanan, aplikasi kustom…) ada ikon gembok:

• Publik (gembok terbuka) — anggota organisasi yang punya aplikasi itu dapat melihatnya.
• Pribadi (gembok tertutup) — penanggung jawab, kolaborator (orang atau tim), dan siapa yang membuatnya dapat melihatnya. Orang lain tidak, di mana pun.

Menjadi Pemilik organisasi tidak secara otomatis menampilkan setiap kartu pribadi: Anda harus ada di daftar (secara pribadi, lewat tim, atau di Team Master jika kebijakan menambahkannya ke kartu baru). Janji temu terutama mengikuti siapa yang terlibat: penyelenggara, peserta, kolaborator.

Bagaimana kartu baru lahir — Publik atau Pribadi secara default, kolaborator otomatis, Team Master — diatur di halaman Keamanan, hanya untuk Pemilik. Pengaturan itu berlaku sejak saat itu: riwayat tidak dihitung ulang sendiri. Rincian lengkap di panduan Keamanan.

Halaman operasional dan laporan

Ini titik yang paling membingungkan orang, dan memang dibuat untuk dua pekerjaan berbeda.

Halaman operasional — daftar dan kanban Tugas, Proyek, Peluang, Tiket, Janji temu, Pemesanan (dan kalender terkait). Di sini, secara default, Mokapen menampilkan pekerjaan Anda: kartu yang Anda tanggung jawabinya, kolaborasikan, atau yang timnya ada di daftar. Bilah abu-abu tua (nama Anda, rekan, atau tim) adalah filter itu. Ada agar pagi tidak dimulai dengan pipeline seluruh perusahaan di depan mata.

Laporan, pencarian, dan home — di sini filter abu-abu tidak berlaku (di laporan, sampai Anda memilih tim). Anda melihat setiap kartu yang dapat Anda buka: milik Anda dan, jika publik atau Anda kolaborator, milik rekan juga. Gembok tetap berlaku: kartu pribadi orang lain tidak masuk laporan.

Contoh — Laura. Di kanban Peluang dia punya 8 kartu (miliknya dan yang dia kolaborasikan). Dia membuka laporan penjualan: dia menghitung 40, semua yang publik milik tim, plus yang pribadinya. Itu bukan kesalahan: kanban adalah «apa yang saya ikuti hari ini», laporan adalah «angka apa yang kita punya».

Contoh — Marco. Di kanban Tiket dia melihat miliknya dan milik tim Customer Care. Di laporan SLA dia melihat setiap tiket yang dapat diaksesnya. Jika tiket pribadi departemen lain dan dia bukan kolaborator, tiket itu tidak ada di kanban maupun laporan.

Penawaran, pesanan, produk, layanan, dan dokumen secara default tidak menyempit ke «pekerjaan saya»: di daftar Anda sudah melihat semua yang dapat Anda buka, seperti di laporan. Kontak dan perusahaan berperilaku sama, kecuali Anda menyesuaikannya.

Filter pengguna / tim

Tombol abu-abu tua di daftar dan kanban (avatar dan nama, atau sebuah tim) adalah Filter pengguna / tim. Anda memilih diri sendiri, rekan, atau grup: Mokapen menampilkan kartu yang terikat pada pilihan itu — di antara yang sudah dapat Anda buka. Ini bukan cara untuk «melihat kartu pribadi orang lain».

Secara default tombol aktif untuk tugas, proyek, peluang, tiket, janji temu, dan pemesanan. Untuk pesanan, penawaran, produk, layanan, dan dokumen tombol mati: daftar sudah «semua yang Anda akses».

Dari Kustomisasi → Filter pengguna / tim (paket Medium) Anda dapat, untuk setiap jenis kartu:

• menghidupkan atau mematikan tombol — mati, daftar dan kanban berperilaku seperti laporan;
• memutuskan apa yang dihitung sebagai «pekerjaan saya»: Anda sebagai penanggung jawab, sebagai kolaborator, tim Anda, pembuat, (pada janji temu) peserta, Team Master.

Pemilik dapat menetapkan default untuk seluruh organisasi; Anda tetap dapat menyimpan yang pribadi. Contoh khas: orang di Team Master (pemilik, IT, privasi) dapat membuka kartu pribadi baru, tetapi di kanban mereka mungkin tidak melihatnya sampai mengaktifkan «Team Master sebagai kolaborator» atau beralih ke laporan.

Bidang pada kartu

Membuka kartu tidak berarti melihat setiap baris. Sebuah bidang dapat terlihat atau dapat diedit hanya untuk pengguna atau tim tertentu — mis. margin % hanya untuk penjualan senior, catatan HR hanya untuk tim HR. Ini lapisan tambahan, pada kartu yang sudah Anda buka. Rincian di panduan Bidang, bagian visibilitas bersyarat.

Kasus penggunaan

• Agensi, peluang publik — setiap orang mengerjakan kanban sendiri; direktur membaca laporan seluruh pipeline yang dapat diaksesnya. Tidak ada yang mengubah Keamanan: filter harian cukup.
• Firma hukum, kartu pribadi — setiap perkara dimulai terbatas (halaman Keamanan). Team Master (mitra) dapat membuka berkas; di kanban mitra mengaktifkan Team Master di filter, atau memakai laporan untuk gambaran umum.
• Dukungan dan penjualan bersama — Marco tidak melihat peluang pribadi Laura; Laura tidak melihat tiket IT internal. Laporan masing-masing tetap dalam lingkup aplikasi dan gembok.
• Etalase Network dan data internal — organisasi publik di Network, kontak HR dan peluang sensitif pribadi di dalam. Dua «publik» tidak bersentuhan.
• Dua perusahaan, satu akun — ganti organisasi di pemilih: Anda ganti kumpulan data. Tidak ada direktori atau pipeline bersama, meski Anda orang yang sama.
• Tamu pada sebuah proyek — mereka hanya melihat apa yang dibagikan kepada mereka, bukan daftar lengkap. Peran ketat dan visibilitas ketat, bersama.
• Aplikasi kustom (mis. Vehicles, Cases) — gembok yang sama dan filter yang sama pada kartu Anda. Lihat panduan Aplikasi kustom.

Panduan terkait

• Organisasi dan akses — ruang kerja tertutup, Network, ganti organisasi.
• Peran dan izin — apa yang dapat Anda lakukan, dari Tamu sampai Pemilik.
• Keamanan — default Publik/Pribadi pada kartu baru, Team Master.
• Pengguna dan Tim — siapa di grup mana, manajer.
• Aplikasi — menghidupkan atau mematikan Tugas, Penjualan, Tiket…
• Bidang — visibilitas satu baris pada kartu.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Di laporan saya melihat peluang rekan, di kanban tidak. Apakah itu kesalahan?

J: Tidak, itu perilaku yang diharapkan. Kanban (dengan filter hidup) adalah pekerjaan Anda; laporan menampilkan setiap kartu yang dapat Anda buka. Sama jika Anda menemukannya di pencarian atau di home dan tidak di pipeline.

T: Bagaimana saya melihat peluang seluruh tim di kanban?

J: Dari tombol abu-abu pilih tim (atau seorang rekan). Di Kustomisasi Anda dapat mematikan tombol pada Peluang: daftar menjadi seperti laporan. Kartu pribadi yang tidak dapat Anda akses tetap di luar.

T: Saya Pemilik dan tidak melihat kartu pribadi. Mengapa?

J: Peran saja tidak membuka gembok. Anda harus menjadi penanggung jawab, kolaborator, pembuat, atau di Team Master (dan, di kanban, filter harus mencakup kriteria itu). Minta ditambahkan, atau buka laporan jika Anda sudah punya akses tetapi filter harian menyembunyikannya.

T: Organisasi publik: apakah datanya terlihat di luar?

J: Tidak. Publik di Network adalah etalase perusahaan, bukan kartu internal. Di luar, hanya orang yang diundang yang tetap ada.

T: Saya mengubah Keamanan ke Pribadi: apakah data kemarin menjadi pribadi?

J: Tidak. Hanya kartu yang disimpan setelah perubahan. Panduan Keamanan menjelaskannya.

T: Apakah tamu melihat direktori?

J: Umumnya tidak: mereka melihat apa yang dibagikan kepada mereka (mis. sebuah proyek atau tugas). Tamu adalah peran paling ketat; rinciannya ada di panduan Peran.

T: Mengapa di kanban saya tidak melihat yang pribadi milik Team Master?

J: Anda dapat membukanya jika Anda di Team Master, tetapi filter harian secara default tidak menyertakannya. Aktifkan «Team Master sebagai kolaborator» di Kustomisasi, atau gunakan laporan.