La Guida di Mokapen

Guida alla visibilità dei dati

Quando apri Mokapen, non vedi «tutto quello che c'è in azienda». Vedi i dati a cui hai accesso e, nelle pagine di tutti i giorni, spesso solo il lavoro che ti riguarda. È voluto: così Laura in vendite ha la sua pipeline davanti, Marco in supporto i suoi ticket, e nessuno apre per sbaglio una scheda riservata.

Questa guida spiega cosa compare in elenco, kanban, calendario, ricerca e report — e perché a volte i numeri non coincidono tra una pagina e l'altra. Il lucchetto, i ruoli e il Network usano la stessa parola «pubblico»: qui le distinguiamo con esempi.

Ruolo nel CRM

Due domande diverse, due risposte diverse:

• Cosa puoi fare — creare, modificare, invitare, aprire le impostazioni. Lo decide il ruolo (Ospite, Utente, Membro, Proprietario…). Dettaglio nella guida Ruoli e permessi.
• Quali schede ti arrivano — quali opportunità, ticket o contatti trovi in lista. Lo decide la visibilità: organizzazione in cui sei, app accese, lucchetto della scheda, e (nelle pagine operative) il filtro sul tuo nome o sul team.

Puoi essere Membro con tutti i poteri e comunque non vedere il deal privato di un collega, se non sei tra i collaboratori. Viceversa, un Utente vede le schede pubbliche della sua app anche se non può cambiare la Sicurezza dell'organizzazione.

Cosa vedi sempre

Regola d'oro: non ti arriva mai una scheda che non puoi aprire. Vale in elenco, kanban, calendario, ricerca, home e report. Se una scheda è privata e non sei responsabile, collaboratore o autore, non la trovi nemmeno cercandola.

Prima di tutto Mokapen restringe il mondo a questa organizzazione (quella scelta nel selettore in alto). Poi alle applicazioni accese: se Ticket è spento, non c'è pagina Ticket. Poi al lucchetto di ogni scheda. Solo dopo, sulle pagine operative, entra il filtro «il mio lavoro».

Esempio — Stessa azienda, due persone. Laura (vendite) e Marco (supporto). Le opportunità pubbliche di Laura non compariranno nella giornata di Marco se lui non ha l'app Vendite, o se il deal è privato e lui non è collaboratore. I ticket pubblici di Marco, stesso discorso per Laura. I report rispettano lo stesso lucchetto: nessuno dei due «scopre» dati chiusi all'altro.

Tre significati di «pubblico»

In Mokapen la parola torna in tre posti diversi. Non si contraddicono: parlano di tre cose.

• Organizzazione pubblica sul Network — la vetrina esterna (pagina azienda visibile a potenziali clienti o partner). Non apre i tuoi deal o i tuoi contatti al mondo. Approfondimento nella guida Organizzazioni e accessi.
• Scheda pubblica (lucchetto aperto) — dentro l'organizzazione, i colleghi che possono usare quell'app aprono la scheda senza essere in elenco collaboratori.
• Filtro sul lavoro quotidiano — la barra grigia in elenco e kanban. Anche con schede pubbliche, puoi vedere solo «le mie» o quelle di un team, per non annegare nella pipeline di tutti.

Esempio — «Studio Alfa» è pubblica sul Network, così i prospect la trovano. Dentro, le opportunità di un cliente strategico sono private (lucchetto chiuso). In kanban Laura vede le sue; in report il titolare vede tutte quelle a cui ha accesso. Nessun visitatore del Network apre quei deal.

Lucchetto Pubblica e Privata

Su quasi ogni scheda (task, progetto, contatto, azienda, opportunità, ticket, preventivo, ordine, appuntamento, prenotazione, applicazioni personalizzate…) c'è un'icona lucchetto:

• Pubblica (lucchetto aperto) — la vedono i membri dell'organizzazione che hanno quell'app.
• Privata (lucchetto chiuso) — la vedono il responsabile, i collaboratori (persone o team) e chi l'ha creata. Gli altri no, da nessuna parte.

Essere Proprietario dell'organizzazione non fa vedere automaticamente tutte le schede private: serve essere in elenco (di persona, tramite un team, o nel Team Master se la policy lo aggiunge alle nuove schede). Gli appuntamenti seguono soprattutto chi è coinvolto: organizzatore, partecipanti, collaboratori.

Come nascono le nuove schede — Pubblica o Privata di default, collaboratori automatici, Team Master — lo decide la pagina Sicurezza, riservata ai Proprietari. Quella impostazione vale solo da quel momento in poi: lo storico non si ricalcola da solo. Tutto il dettaglio è nella guida Sicurezza.

Pagine operative e report

È il punto che confonde di più, ed è fatto apposta per due lavori diversi.

Pagine operative — elenco e kanban di Task, Progetti, Opportunità, Ticket, Appuntamenti, Prenotazioni (e il calendario collegato). Qui, di default, Mokapen ti mostra il lavoro tuo: schede di cui sei responsabile, collaboratore, o il cui team è in elenco. La barra grigia scura (il tuo nome, un collega o un team) è proprio questo filtro. Serve a partire la mattina senza la pipeline di tutta l'azienda in faccia.

Report, ricerca e home — qui il filtro grigio non si applica (nei report, finché non scegli un team). Vedi tutte le schede che puoi aprire: le tue e, se sono pubbliche o sei collaboratore, anche quelle dei colleghi. Il lucchetto resta: una scheda privata di un altro non entra nei report.

Esempio — Laura. In kanban Opportunità ha 8 card (le sue e quelle in cui è collaboratrice). Apre i report vendite: ne conta 40, tutte pubbliche del team, più le private sue. Non è un bug: la kanban è «cosa seguo oggi», il report è «che numeri abbiamo».

Esempio — Marco. In kanban Ticket vede i suoi e quelli del team Customer Care. Nel report SLA vede tutti i ticket a cui ha accesso. Se un ticket è privato di un altro reparto e lui non è collaboratore, non c'è né in kanban né in report.

Preventivi, ordini, prodotti, servizi e documenti di default non stringono sul «mio lavoro»: in elenco vedi già tutto ciò che puoi aprire, come in un report. Contatti e aziende si comportano allo stesso modo, salvo personalizzazione.

Filtro utenti / team

Il pulsante grigio scuro in elenco e kanban (avatar e nome, oppure un team) è il Filtro utenti / team. Scegli te stesso, un collega o un gruppo: Mokapen mostra le schede legate a quella scelta — tra quelle che già puoi aprire. Non è un modo per «vedere i privati degli altri».

Di default il pulsante c'è su task, progetti, opportunità, ticket, appuntamenti e prenotazioni. Su ordini, preventivi, prodotti, servizi e documenti è spento: l'elenco è già «tutto ciò a cui hai accesso».

Da Personalizzazione → Filtro utenti / team (piano Medium) puoi, per ogni tipo di scheda:

• accendere o spegnere il pulsante — spento, elenco e kanban si comportano come i report;
• decidere cosa conta come «il mio lavoro»: tu come responsabile, come collaboratore, i tuoi team, l'autore, (negli appuntamenti) il partecipante, il Team Master.

Il Proprietario può impostare un default per tutta l'organizzazione; tu puoi comunque salvarne uno personale. Esempio tipico: chi sta nel Team Master (titolare, IT, privacy) può aprire le schede private nuove, ma in kanban potrebbe non vederle finché non attiva «Team Master come collaboratore» oppure non passa dai report.

Campi sulla scheda

Aprire una scheda non significa vedere ogni riga. Un campo può essere visibile o modificabile solo per certi utenti o team — es. il margine % solo al commerciale senior, una nota HR solo al team HR. È un livello in più, sulla scheda già aperta. Dettaglio nella guida Campi, sezione visibilità condizionale.

Casi applicativi

• Agenzia, deal pubblici — ognuno lavora la propria kanban; il direttore legge i report di tutta la pipeline a cui ha accesso. Nessuno cambia la Sicurezza: basta il filtro quotidiano.
• Studio legale, schede private — ogni pratica nasce riservata (pagina Sicurezza). Il Team Master (partner) apre i fascicoli; in kanban il partner attiva il Team Master nel filtro, o usa i report per la vista d'insieme.
• Supporto e vendite insieme — Marco non vede i deal privati di Laura; Laura non vede i ticket interni IT. I report di ciascuno restano nel perimetro dell'app e del lucchetto.
• Vetrina Network e dati interni — organizzazione pubblica sul Network, contatti HR e trattative sensibili private dentro. I due «pubblico» non si toccano.
• Due società, un account — cambi organizzazione dal selettore: cambi dataset. Niente rubrica o pipeline in comune, anche se sei la stessa persona.
• Ospite su un progetto — vede solo ciò che gli è stato condiviso, non l'elenco completo. Ruolo stretto e visibilità stretta, insieme.
• Applicazione personalizzata (es. Veicoli, Pratiche) — stesso lucchetto e stesso filtro sulle schede tue. Vedi la guida Applicazioni personalizzate.

Guide correlate

• Organizzazioni e accessi — workspace chiusi, Network, cambio organizzazione.
• Ruoli e permessi — cosa puoi fare, da Ospite a Proprietario.
• Sicurezza — default Pubblica/Privata sulle nuove schede, Team Master.
• Utenti e Team — chi è in quale gruppo, manager.
• Applicazioni — accendere o spegnere Task, Vendite, Ticket…
• Campi — visibilità di una singola riga sulla scheda.

Domande frequenti

D: In report vedo il deal di un collega, in kanban no. È un errore?

A: No, è il comportamento previsto. La kanban (con filtro acceso) è il lavoro tuo; i report mostrano tutte le schede che puoi aprire. Stesso discorso se la trovi in ricerca o in home e non in pipeline.

D: Come vedo le opportunità di tutto il team in kanban?

A: Dal pulsante grigio scegli il team (o un collega). In Personalizzazione puoi spegnere il pulsante su Opportunità: l'elenco diventa come i report. Restano escluse le schede private a cui non hai accesso.

D: Sono Proprietario e non vedo una scheda privata. Perché?

A: Il ruolo non sblocca da solo i lucchetti. Devi essere responsabile, collaboratore, autore, o nel Team Master (e, in kanban, il filtro deve includere quel criterio). Fatti aggiungere, o apri i report se hai già accesso ma il filtro quotidiano la nasconde.

D: L'organizzazione è pubblica: i dati sono visibili fuori?

A: No. Pubblica sul Network è la vetrina dell'azienda, non le schede interne. Fuori restano solo gli invitati.

D: Ho passato Sicurezza su Privata: i dati di ieri sono diventati privati?

A: No. Solo le schede salvate dopo il cambio. Lo spiega la guida Sicurezza.

D: Un ospite vede la rubrica?

A: In genere no: vede ciò che gli è stato condiviso (es. un progetto o un task). Il ruolo Ospite è il più stretto; i dettagli sono nella guida Ruoli.

D: Perché in kanban non vedo le private del Team Master?

A: Puoi aprirle se sei nel Team Master, ma il filtro quotidiano di default non le include. Attiva «Team Master come collaboratore» in Personalizzazione, oppure usa i report.