La Guida di Mokapen

Applicazioni

La pagina Applicazioni ti permette di scegliere quali moduli Mokapen sono attivi per la tua organizzazione: calendario, attività, rubrica, vendite, marketing, supporto, documenti, HR, produzione e gestione ore. È il pannello con cui adatti Mokapen al processo reale del team, nascondendo aree che non usate senza cancellare nulla.

Regola fondamentale — disattivare un'applicazione non elimina i dati già creati (task, contatti, deal, ticket…). Li nasconde dal menu e blocca l'accesso a tutti i membri finché non riattivi il modulo. Utile per semplificare l'interfaccia, pilotare un rollout graduale o spegnere temporaneamente un reparto.

Per chi accede all'organizzazione vedi la guida Utenti e Team; per impostazioni generali (sedi, chiusure, profilo) la guida Generale.

Panoramica

Ogni applicazione corrisponde a una o più voci nel menu principale e nelle impostazioni organizzazione (Attività, Rubrica, Vendite, Ticket, HR…). L'interruttore in pagina controlla la visibilità per tutta l'organizzazione: non è una preferenza personale del singolo utente (quella sta in Profilo → Preferenze).

Le applicazioni sono raggruppate in card tematiche (Calendario, Attività, Rubrica, Opportunità, Marketing, Supporto, Documenti, HR, Produzione, Gestione del tempo). Ogni riga ha nome, breve descrizione e switch on/off.

In alto compare anche Abilita tutte le applicazioni: un interruttore master che seleziona o deseleziona tutti gli switch visibili in un colpo solo (utile dopo un upgrade di piano o per ripristinare la configurazione completa).

Dove si trova e chi può accedere

Apri il menu Organizzazione (icona edificio) → nel menu laterale scegli Applicazioni (icona layer).

Solo i Proprietari dell'organizzazione possono aprire questa pagina e salvare le modifiche. Membri, Utenti e ruoli inferiori non vedono la configurazione applicazioni a livello organizzazione.

Piano richiesto — per vedere e modificare gli interruttori serve almeno il piano Small. Con piano Gratuito la pagina mostra invece un invito all'upgrade (piano Small) con anteprima della funzionalità.

Dopo il salvataggio Mokapen registra l'aggiornamento nel Registro attività («Preferenze organizzazione aggiornate»).

Come funzionano gli interruttori

Mokapen distingue due comportamenti:

• Applicazioni attive di default (la maggior parte: Attività, Rubrica, Vendite, Ticket, Calendario, Appuntamenti…) — sono accese finché non le spegni. Disattivandole, spariscono dal menu di tutti.
• Applicazioni opzionali (Presenze, Turni, Produzione, Gestione del tempo) — sono spente di default. Devi attivarle esplicitamente se il piano lo consente.

Cosa succede quando disattivi

• Le voci di menu e i collegamenti rapidi legati a quell'app scompaiono per tutti gli utenti.
• I controlli di accesso alle singole app restituiscono negativo: anche un Membro con ruolo ampio non apre quell'area.
• I dati restano in database: riattivando l'app, task, contatti e schede tornano visibili.
• Automazioni, integrazioni e report che dipendono da quell'app possono smettere di funzionare o risultare incompleti finché il modulo è off.

Salvataggio — un unico pulsante Salva in fondo conferma tutte le modifiche. Non c'è salvataggio automatico: se cambi più switch, ricorda di salvare prima di uscire.

Abilita tutte le applicazioni

La card blu in cima (Abilita tutte le applicazioni) controlla tutti gli interruttori della pagina:

• Acceso — seleziona ogni switch disponibile (nel limite del piano: HR e Produzione compaiono solo con piano Medium).
• Spento — deseleziona tutto ciò che è disattivabile con un clic.

Se modifichi un singolo switch, il master si aggiorna da solo: resta acceso solo quando tutte le app visibili sono selezionate. Comodo dopo l'onboarding di una nuova organizzazione o quando passi da Small a Medium e vuoi attivare subito i moduli aggiuntivi.

Elenco applicazioni per gruppo

Di seguito ogni modulo spiegato nel contesto d'uso. Le descrizioni in pagina riassumono lo stesso concetto in una riga.

Calendario

Calendario — vista unificata di task, appuntamenti, opportunità, preventivi e altri eventi temporali. Disattivarlo nasconde il calendario globale; le singole app (es. Appuntamenti) possono restare attive ma senza la vista calendario centralizzata.

Attività

• Attività — modulo base per task e progetti (workarea, scadenze, assegnazioni). È il cuore operativo di molti team.
• Appuntamenti — incontri in calendario con clienti, partner e colleghi; collegati a contatti e vendite.
• Prenotazioni — registrazione prenotazioni servizi/prodotti, anche da form pubblici; si lega a catalogo e giorni di chiusura organizzazione.

Puoi tenere solo Task/Progetti e spegnere Appuntamenti se non fai meeting strutturati, oppure il contrario in team commerciali orientati al calendario.

Rubrica

Rubrica — contatti (persone) e aziende dell'organizzazione: clienti, fornitori, lead, partner. Disattivarla nasconde tutta l'area Rubrica; Vendite e Ticket perdono gran parte del senso senza anagrafiche, quindi valuta bene prima di spegnerla.

Opportunità (Vendite)

• Vendite — pipeline opportunità (deal), fasi, valore e probabilità di chiusura.
• Preventivi — creazione preventivi PDF, invio al cliente, collegamento a deal e catalogo.
• Ordini — ordini di vendita confermati, da preventivo o da zero.
• Prodotti — catalogo prodotti per preventivi, ordini e prenotazioni.
• Servizi — catalogo servizi con stessa logica dei prodotti.

Ogni sotto-modulo è indipendente: puoi usare solo Opportunità senza Ordini, o Preventivi + Prodotti senza Servizi. Alcune funzioni Premium del piano possono comunque richiedere upgrade anche se l'app è attiva (icona medaglia su singole voci di menu).

Marketing

• Campagne — campagne marketing, newsletter, inserzioni e monitoraggio KPI.
• Moduli (Form) — form pubblici per lead e richieste dall'esterno; base per automazioni di ingresso contatti.

Supporto

• Ticket — helpdesk interno ed esterno (anche da email o portale).
• Portale clienti — area self-service per i tuoi clienti (ticket, ordini, contenuti configurabili).

Spegnere il Portale non cancella gli utenti portale già creati, ma rende inaccessibile l'area finché non riattivi.

Documenti

• Documenti — wiki, procedure, documenti interni con variabili dinamiche.
• Note — note collaborative collegate ad altri dati (riunioni, appuntamenti).

HR, Produzione e Gestione del tempo

Queste sezioni compaiono solo con piano Medium o superiore.

• Presenze — timbrature e gestione presenze del personale (richiede attivazione esplicita).
• Turni — pianificazione turni; si appoggia alle Sedi configurate in Generale.
• Produzione — monitoraggio produzione, produttori e log di processo.
• Gestione del tempo (Timesheet) — ore su progetti, deal, ticket e appuntamenti con raggruppamento configurabile. Con piano inferiore a Medium compare solo l'icona medaglia senza switch.

Piano Premium e applicazioni

Due livelli contano per questa pagina:

• Small e superiori — accesso alla pagina Applicazioni e agli interruttori principali (Calendario, Attività, Rubrica, Vendite, Marketing, Supporto, Documenti…).
• Medium e superiori — compaiono anche HR (Presenze, Turni), Produzione e lo switch per Gestione del tempo.

Anche con app attiva, alcune funzioni interne possono richiedere un livello Premium più alto (es. Ordini o Preventivi su piano Small con limiti): in quel caso Mokapen mostra l'icona medaglia nelle voci di menu, indipendentemente dallo switch Applicazioni.

Il piano Premium è per organizzazione: due org dello stesso account possono avere combinazioni applicazioni diverse.

Casi d'uso

Team solo operativo — Attività + Rubrica attive; Vendite, Marketing e Portale spenti. Il menu resta leggero per chi gestisce solo progetti interni.

Rollout commerciale — Prima Attività e Rubrica; dopo formazione si attivano Opportunità, Preventivi e Prodotti senza toccare HR.

Agenzia supporto — Ticket + Portale + Rubrica; Produzione e Turni disattivati perché non usati.

Passaggio a Medium — Dopo upgrade si attivano Presenze, Turni e Timesheet; si configurano le sedi in Generale prima di pianificare i turni.

Domande frequenti

D: Disattivare un'app cancella i dati?

A: No. I dati restano salvati. L'app scompare dal menu e nessuno può accedervi finché non la riattivi.

D: Perché un utente non vede un'app anche se è attiva?

A: Controlla tre livelli: (1) switch in Applicazioni, (2) ruolo organizzativo dell'utente, (3) eventuale limite del piano Premium (medaglia). Tutti e tre devono consentire l'accesso.

D: Posso disattivare solo i Preventivi ma lasciare le Opportunità?

A: Sì. Nella card Opportunità ogni modulo ha il proprio switch (Vendite, Preventivi, Ordini, Prodotti, Servizi).

D: Chi può modificare questa pagina?

A: Solo il Proprietario dell'organizzazione. I Membri non cambiano quali app sono attive per tutti.

D: Ho piano Gratuito: perché vedo solo l'upgrade?

A: La gestione applicazioni è inclusa da piano Small. Con Free vedi l'anteprima e il pulsante per passare a Small.

D: Non trovo Presenze o Turni negli switch

A: Sono visibili solo con piano Medium o superiore. Inoltre Presenze e Turni vanno attivati esplicitamente: di default sono spenti anche su Medium.

D: Disattivo Attività ma restano gli Appuntamenti?

A: Sì, se lo switch Appuntamenti resta acceso. Sono moduli separati nella stessa card. Per nascondere tutto il blocco operativo, spegni Attività, Appuntamenti e Prenotazioni.

D: Le modifiche sono immediate?

A: Dopo Salva, al prossimo caricamento pagina il menu si aggiorna per tutti gli utenti connessi. Chi ha già aperto una scheda di un'app disattivata può ricevere errore o accesso negato al refresh.