Ο οδηγός Mokapen

Εφαρμογές

Η σελίδα Εφαρμογές σάς επιτρέπει να επιλέξετε ποιες λειτουργικές μονάδες Mokapen είναι ενεργές για τον οργανισμό σας: ημερολόγιο, δραστηριότητες, επαφές, πωλήσεις, μάρκετινγκ, υποστήριξη, έγγραφα, HR, παραγωγή και διαχείριση χρόνου. Είναι το πλαίσιο που χρησιμοποιείτε για να προσαρμόσετε το Mokapen στην πραγματική διαδικασία της ομάδας σας, κρύβοντας περιοχές που δεν χρησιμοποιείτε χωρίς να διαγράψετε τίποτα.

Βασικός κανόνας — η απενεργοποίηση μιας εφαρμογής δεν διαγράφει δεδομένα που έχουν ήδη δημιουργηθεί (εργασίες, επαφές, προσφορές, εισιτήρια…). Τα κρύβει από το μενού και αποκλείει την πρόσβαση για όλα τα μέλη μέχρι να ενεργοποιήσετε ξανά τη λειτουργική μονάδα. Χρήσιμο για την απλοποίηση της διεπαφής, την πιλοτική εφαρμογή μιας σταδιακής διάθεσης ή την προσωρινή απενεργοποίηση ενός τμήματος.

Για ποιος έχει πρόσβαση στον οργανισμό, ανατρέξτε στον Οδηγό χρηστών και ομάδων. για γενικές ρυθμίσεις (ιστοτόπους, κλείσιμο, προφίλ), ο Γενικός οδηγός.

Επισκόπηση

Κάθε εφαρμογή αντιστοιχεί σε ένα ή περισσότερα στοιχεία στο κύριο μενού και στις ρυθμίσεις οργανισμού (Δραστηριότητες, Επαφές, Πωλήσεις, Εισιτήρια, HR…). Ο διακόπτης στη σελίδα ελέγχει την ορατότητα για τον ολόκληρο οργανισμό: δεν αποτελεί προσωπική προτίμηση για έναν μεμονωμένο χρήστη (δηλαδή στο Προφίλ → Προτιμήσεις).

Οι εφαρμογές ομαδοποιούνται σε θεματικές κάρτες (Ημερολόγιο, Δραστηριότητες, Επαφές, Ευκαιρίες, Μάρκετινγκ, Υποστήριξη, Έγγραφα, HR, Παραγωγή, Διαχείριση χρόνου). Κάθε σειρά έχει ένα όνομα, μια σύντομη περιγραφή και έναν διακόπτη ενεργοποίησης/απενεργοποίησης.

Στο επάνω μέρος βλέπετε επίσης Ενεργοποίηση όλων των εφαρμογών: ένας κύριος διακόπτης που επιλέγει ή αποεπιλέγει όλους τους ορατούς διακόπτες ταυτόχρονα (χρήσιμος μετά από αναβάθμιση σχεδίου ή για επαναφορά της πλήρους διαμόρφωσης).

Πού να το βρείτε και ποιος έχει πρόσβαση

Ανοίξτε το μενού Organization (εικονίδιο κτιρίου) → στο πλαϊνό μενού επιλέξτε Applications (εικονίδιο επιπέδων).

Μόνο Κάτοχοι του οργανισμού μπορούν να ανοίξουν αυτήν τη σελίδα και να αποθηκεύσουν τις αλλαγές. Τα μέλη, οι χρήστες και οι χαμηλότεροι ρόλοι δεν βλέπουν τη διαμόρφωση εφαρμογής σε επίπεδο οργανισμού.

Απαιτείται σχέδιο — για να δείτε και να αλλάξετε τους διακόπτες χρειάζεστε τουλάχιστον το σχέδιο Small. Με το σχέδιο Δωρεάν, η σελίδα εμφανίζει μια πρόσκληση αναβάθμισης (Μικρό σχέδιο) με προεπισκόπηση της λειτουργίας.

Μετά την αποθήκευση, το Mokapen καταγράφει την ενημέρωση στο Αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων («Οι προτιμήσεις οργανισμού ενημερώθηκαν»).

Πώς λειτουργούν οι διακόπτες

Mokapen διακρίνει δύο συμπεριφορές:

• Ενεργές από προεπιλογή εφαρμογές (οι περισσότερες: Δραστηριότητες, Επαφές, Πωλήσεις, Εισιτήρια, Ημερολόγιο, Ραντεβού…) — είναι ενεργό μέχρι να τις απενεργοποιήσετε. Η απενεργοποίησή τους τα αφαιρεί από το μενού όλων.
• Προαιρετικές εφαρμογές (Φύλαξη, Βάρδιες, Παραγωγή, Διαχείριση χρόνου) — είναι απενεργοποιημένες από προεπιλογή. Πρέπει να τα ενεργοποιήσετε ρητά εάν το επιτρέπει το σχέδιο.

Τι συμβαίνει όταν απενεργοποιείτε

• Στοιχεία μενού και γρήγοροι σύνδεσμοι που συνδέονται με αυτήν την εφαρμογή εξαφανίζονται για όλους τους χρήστες.
• Οι έλεγχοι πρόσβασης για μεμονωμένες εφαρμογές αποδίδονται αρνητικά: ακόμη και ένα μέλος με ευρύ ρόλο δεν μπορεί να ανοίξει αυτήν την περιοχή.
• Τα δεδομένα παραμένουν στη βάση δεδομένων: η εκ νέου ενεργοποίηση της εφαρμογής κάνει τις εργασίες, τις επαφές και τις εγγραφές ορατές ξανά.
.
• Οι αυτοματισμοί, οι ενσωματώσεις και οι αναφορές που εξαρτώνται από αυτήν την εφαρμογή ενδέχεται να σταματήσουν να λειτουργούν ή να φαίνονται ατελείς ενώ η λειτουργική μονάδα είναι απενεργοποιημένη.

Αποθήκευση — ένα μόνο κουμπί Αποθήκευση στο κάτω μέρος επιβεβαιώνει όλες τις αλλαγές. Δεν υπάρχει αυτόματη αποθήκευση: εάν αλλάξετε πολλούς διακόπτες, θυμηθείτε να αποθηκεύσετε πριν φύγετε.

Ενεργοποίηση όλων των εφαρμογών

Η μπλε κάρτα στο επάνω μέρος (Ενεργοποίηση όλων των εφαρμογών) ελέγχει όλους τους διακόπτες στη σελίδα:

• On — επιλέγει κάθε διαθέσιμο διακόπτη (εντός ορίων σχεδίου: HR και Παραγωγή εμφανίζονται μόνο με το Μεσαίο σχέδιο).
• Off — καταργεί την επιλογή όλων όσων μπορούν να απενεργοποιηθούν με ένα κλικ.
.

Αν αλλάξετε έναν μεμονωμένο διακόπτη, ο κύριος ενημερώνεται από μόνος του: παραμένει ενεργοποιημένος μόνο όταν έχουν επιλεγεί όλες οι ορατές εφαρμογές.Εύχρηστο μετά την είσοδο σε έναν νέο οργανισμό ή όταν μετακινείστε από Small σε Medium και θέλετε να ενεργοποιήσετε επιπλέον λειτουργικές μονάδες αμέσως.

Λίστα αιτήσεων ανά ομάδα

Παρακάτω, κάθε ενότητα επεξηγείται στο πλαίσιο. Οι περιγραφές στη σελίδα συνοψίζουν την ίδια έννοια σε μία γραμμή.

Ημερολόγιο

Ημερολόγιο — ενοποιημένη προβολή εργασιών, συναντήσεων, ευκαιριών, προσφορών και άλλων συμβάντων που βασίζονται στο χρόνο. Η απενεργοποίησή του αποκρύπτει το παγκόσμιο ημερολόγιο. μεμονωμένες εφαρμογές (π.χ. Ραντεβού) μπορούν να παραμείνουν ενεργές αλλά χωρίς την κεντρική προβολή ημερολογίου.

Δραστηριότητες

• Δραστηριότητες — βασική ενότητα για εργασίες και έργα (περιοχή εργασίας, προθεσμίες, αναθέσεις). Είναι η επιχειρησιακή καρδιά πολλών ομάδων.
• Ραντεβού — ημερολογιακές συναντήσεις με πελάτες, συνεργάτες και συναδέλφους. συνδέεται με επαφές και πωλήσεις.
• Κρατήσεις — εγγραφή κρατήσεων υπηρεσίας/προϊόντων, συμπεριλαμβανομένων των κρατήσεων από δημόσια έντυπα. συνδέεται με τις ημέρες κλεισίματος καταλόγου και οργανισμού.
⟦163 ⟧

Μπορείτε να κρατήσετε μόνο Εργασίες/Έργα και να απενεργοποιήσετε τα Ραντεβού εάν δεν εκτελείτε δομημένες συσκέψεις ή το αντίθετο σε ομάδες πωλήσεων που εστιάζουν στο ημερολόγιο.

 

Επαφές

Επαφές — άτομα και εταιρείες στον οργανισμό: πελάτες, προμηθευτές, επικεφαλής, συνεργάτες. Η απενεργοποίησή του αποκρύπτει ολόκληρη την περιοχή Επαφές. Οι πωλήσεις και τα εισιτήρια χάνουν το μεγαλύτερο μέρος του σκοπού τους χωρίς αρχεία, γι' αυτό σκεφτείτε προσεκτικά πριν τα απενεργοποιήσετε.

 

Ευκαιρίες (Πωλήσεις)

• Πωλήσεις — αγωγός ευκαιριών (συμφωνίες), στάδια, αξία και κοντινή πιθανότητα.
• Quotes — Δημιουργία προσφοράς PDF, αποστολή στον πελάτη, σύνδεσμος για προσφορές και κατάλογο.
• Παραγγελίες — επιβεβαιωμένες παραγγελίες πωλήσεων, από προσφορά ή από την αρχή.
• Προϊόντα — κατάλογος προϊόντων για προσφορές, παραγγελίες και κρατήσεις.
• Υπηρεσίες — κατάλογος υπηρεσιών με την ίδια λογική με τα προϊόντα.

Κάθε υπο-ενότητα είναι ανεξάρτητη: μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο Ευκαιρίες χωρίς παραγγελίες ή Προσφορές + Προϊόντα χωρίς Υπηρεσίες. Ορισμένες λειτουργίες του προγράμματος Premium ενδέχεται να απαιτούν αναβάθμιση ακόμα και αν η εφαρμογή είναι ενεργή (εικονίδιο σήματος σε μεμονωμένα στοιχεία μενού).

 

Μάρκετινγκ

• Καμπάνιες — καμπάνιες μάρκετινγκ, ενημερωτικά δελτία, διαφημίσεις και παρακολούθηση KPI.
.
• Forms — δημόσιες φόρμες για δυνητικούς πελάτες και αιτήματα από το εξωτερικό. βάση για αυτοματισμούς εισαγωγής επαφής.

 

Υποστήριξη

• Εισιτήρια — εσωτερικό και εξωτερικό γραφείο υποστήριξης (επίσης από email ή πύλη).
• Πύλη πελατών — περιοχή αυτοεξυπηρέτησης για τους πελάτες σας (εισιτήρια, παραγγελίες, περιεχόμενο με δυνατότητα διαμόρφωσης).

Η απενεργοποίηση της πύλης δεν διαγράφει τους χρήστες της πύλης που έχουν ήδη δημιουργήσει, αλλά καθιστά την περιοχή απρόσιτη μέχρι να την ενεργοποιήσετε ξανά.

.

 

έγγραφα

• Documents — wiki, διαδικασίες, εσωτερικά έγγραφα με δυναμικές μεταβλητές.
• Σημειώσεις — σημειώσεις συνεργασίας που συνδέονται με άλλα δεδομένα (συσκέψεις, ραντεβού).

 

HR, Παραγωγή και διαχείριση χρόνου

Αυτές οι ενότητες εμφανίζονται μόνο με το σχέδιο Medium ή υψηλότερο.

• Atendance — clock-in/out και διαχείριση παρουσίας προσωπικού (απαιτεί ρητή ενεργοποίηση).
• Βάρδιες — προγραμματισμός βάρδιας. βασίζεται σε ιστότοπους που έχουν διαμορφωθεί γενικά.
• Production — παρακολούθηση παραγωγής, παραγωγοί και αρχεία καταγραφής διεργασιών.
• Διαχείριση χρόνου (Timesheet) — ώρες για έργα, προσφορές, εισιτήρια και ραντεβού με διαμορφώσιμη ομαδοποίηση.Με ένα σχέδιο κάτω από το Medium εμφανίζεται μόνο το εικονίδιο σήματος χωρίς διακόπτη.

 

Πρόγραμμα και εφαρμογές Premium

Δύο επίπεδα έχουν σημασία για αυτήν τη σελίδα:

• Μικρό και μεγαλύτερο — πρόσβαση στη σελίδα Εφαρμογές και στους κύριους διακόπτες (Ημερολόγιο, Δραστηριότητες, Επαφές, Πωλήσεις, Μάρκετινγκ, Υποστήριξη, Έγγραφα…).
• Μεσαίο και άνω — Εμφανίζονται επίσης HR (Παρακολούθηση, Βάρδιες), Παραγωγή και ο διακόπτης διαχείρισης χρόνου.
.

Ακόμη και με μια εφαρμογή ενεργή, ορισμένες εσωτερικές λειτουργίες ενδέχεται να απαιτούν υψηλότερο επίπεδο Premium (π.χ. Παραγγελίες ή Προσφορές για Μικρό πρόγραμμα με όρια): σε αυτήν την περίπτωση το Mokapen εμφανίζει το εικονίδιο σήματος στα στοιχεία μενού, ανεξάρτητα από τον διακόπτη Εφαρμογές.

Το πρόγραμμα Premium είναι ανά οργανισμό: δύο οργανισμοί στον ίδιο λογαριασμό μπορούν να έχουν διαφορετικούς συνδυασμούς εφαρμογών.

Θήκες χρήσης

Ομάδα μόνο λειτουργιών — Δραστηριότητες + Επαφές ενεργές. Απενεργοποίηση πωλήσεων, μάρκετινγκ και πύλης. Το μενού παραμένει ελαφρύ για όσους διαχειρίζονται μόνο εσωτερικά έργα.

Διάθεση πωλήσεων — Πρώτες Δραστηριότητες και Επαφές. μετά την εκπαίδευση, ενεργοποιήστε τις ευκαιρίες, τις προσφορές και τα προϊόντα χωρίς να αγγίξετε HR.

Υποστήριξη — Εισιτήρια + Πύλη + Επαφές. Η παραγωγή και οι βάρδιες απενεργοποιήθηκαν επειδή δεν χρησιμοποιούνται.

Μετακίνηση σε Μεσαίο — Μετά την αναβάθμιση, ενεργοποιήστε το Attendance, Shifts και Timesheet. ρυθμίστε τις παραμέτρους των τοποθεσιών γενικά πριν προγραμματίσετε αλλαγές.

Συχνές ερωτήσεις

Q: Η απενεργοποίηση μιας εφαρμογής διαγράφει δεδομένα;

A: Αρ. Τα δεδομένα παραμένουν αποθηκευμένα. Η εφαρμογή εξαφανίζεται από το μενού και κανείς δεν μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτήν μέχρι να την ενεργοποιήσετε ξανά.

Ε: Γιατί ένας χρήστης δεν βλέπει μια εφαρμογή ακόμα κι αν είναι ενεργή;

A: Ελέγξτε τρία επίπεδα: (1) εναλλαγή στις Εφαρμογές, (2) οργανωτικό ρόλο του χρήστη, (3) οποιοδήποτε όριο Premium (σήμα). Και τα τρία πρέπει να επιτρέπουν την πρόσβαση.

Ε: Μπορώ να απενεργοποιήσω μόνο τις προσφορές αλλά να διατηρήσω τις ευκαιρίες;

A: Ναι. Στην κάρτα Ευκαιριών κάθε ενότητα έχει το δικό της διακόπτη (Πωλήσεις, Προσφορές, Παραγγελίες, Προϊόντα, Υπηρεσίες).

Q: Ποιος μπορεί να αλλάξει αυτήν τη σελίδα;

A: Μόνο ο οργανισμός Ιδιοκτήτης. Τα μέλη δεν αλλάζουν ποιες εφαρμογές είναι ενεργές για όλους.

Ε: Έχω το δωρεάν πρόγραμμα: γιατί βλέπω μόνο την αναβάθμιση;

A: Η διαχείριση εφαρμογών περιλαμβάνεται από το πρόγραμμα Small. Με το Δωρεάν βλέπετε την προεπισκόπηση και το κουμπί για να μεταβείτε στο Small.

Q: Δεν μπορώ να βρω Παρακολούθηση ή Βάρδιες στους διακόπτες

A: Είναι ορατά μόνο με το σχέδιο Medium ή υψηλότερο. Επίσης, το Attendance and Shifts πρέπει να είναι ενεργοποιημένα ρητά: από προεπιλογή είναι απενεργοποιημένα ακόμη και στο Medium.

Q: Απενεργοποιώ τις Δραστηριότητες αλλά παραμένουν τα ραντεβού;

A: Ναι, εάν ο διακόπτης Ραντεβού παραμένει ενεργοποιημένος. Είναι ξεχωριστές μονάδες στην ίδια κάρτα. Για να αποκρύψετε ολόκληρο το μπλοκ λειτουργιών, απενεργοποιήστε τις Δραστηριότητες, τις συναντήσεις και τις κρατήσεις.

Q: Είναι οι αλλαγές άμεσες;

Α: Μετά το Αποθήκευση, στην επόμενη σελίδα φορτώστε τις ενημερώσεις μενού για όλους τους συνδεδεμένους χρήστες. Οποιοσδήποτε έχει ήδη μια ανοιχτή καρτέλα μιας απενεργοποιημένης εφαρμογής ενδέχεται να λάβει ένα σφάλμα ή να απαγορευτεί η πρόσβαση κατά την ανανέωση.