Ο οδηγός Mokapen

Πεδία

Τα Πεδία είναι το λεξικό δεδομένων κάθε ενότητας: όνομα, τύπος, υποχρεωτικότητα, προεπιλεγμένη τιμή και ποιος μπορεί να τα βλέπει ή να τα επεξεργάζεται. Εδώ δημιουργείτε προσαρμοσμένα πεδία και προσαρμόζετε όσα υπάρχουν ήδη. Ο μηχανισμός είναι ο ίδιος σε Επαφές, Εταιρείες, Εργασίες, Έργα, Ραντεβού, Ευκαιρίες, Προσφορές, Παραγγελίες, Προϊόντα, Υπηρεσίες και Εισιτήρια.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει μόνο τα Πεδία. Για να τα τοποθετήσετε στη φόρμα δείτε την Κάρτα· για να τα δείξετε σε πίνακα δείτε Λίστα & Στήλες.

Οι αλλαγές ισχύουν σε επίπεδο οργανισμού (για όλα τα μέλη), όχι ως προσωπικές προτιμήσεις.

Σε τι χρησιμεύουν

• Τυποποίηση — ίδιες ετικέτες και τύποι για όλη την ομάδα.
• Επέκταση Mokapen — δεδομένα που το προϊόν δεν έχει από προεπιλογή (Κλάδος, Κωδικός πελάτη, Περιθώριο…).
• Διακυβέρνηση — υποχρεωτικότητα, προεπιλογή, ορατότητα και δικαιώματα επεξεργασίας μόνο για συγκεκριμένους χρήστες/ομάδες.
• Τροφοδοσία του υπόλοιπου — κάρτα, λίστα, φίλτρα, εισαγωγή, αυτοματισμοί και (όπου διατίθεται) γραφήματα αναφορών.

Πού να τα βρείτε

1. Ρυθμίσεις οργανισμού → κόμβος περιοχής (Κατάλογος, Δραστηριότητες, Πωλήσεις, Εισιτήρια, …).
2. Ρυθμίσεις οντότητας (π.χ. Επαφές) → κάρτα Πεδία.

Η διαμόρφωση είναι ανά οντότητα. Χρειάζεστε τουλάχιστον τον ρόλο Μέλος. Η δημιουργία προσαρμοσμένου πεδίου απαιτεί πλάνο Premium που περιλαμβάνει Custom fields· η αλλαγή διάταξης/υπαρχόντων πεδίων απαιτεί κατάλληλο πλάνο Premium. Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα στο πλάνο σας.

Δημιουργία προσαρμοσμένου πεδίου

1. Προσθήκη πεδίου → modal Νέο πεδίο.
2. Ετικέτα — ορατό όνομα.
3. Εσωτερικός τίτλος — αυτόματα παραγόμενο slug (εισαγωγή, API, σύστημα).
4. Τύπος — επιλέξτε τον τύπο (λίστα παρακάτω). Συχνά δεν μπορεί να αλλάξει μετά την αποθήκευση.
5. Επιλογές τύπου (αναπτυσσόμενο μενού, μονή/πολλαπλή επιλογή, …).
6. Αυτό το πεδίο είναι υποχρεωτικό (προαιρετικό).
7. Προεπιλογή (προαιρετικό) — αρχική τιμή σε νέες κάρτες.
8. Επεξεργάσιμο μόνο από χρήστες/ομάδες και/ή Ορατό μόνο σε χρήστες/ομάδες (προαιρετικό).
9. Αποθήκευση — μετά τοποθετήστε το πεδίο στην Κάρτα και, αν χρειάζεται, στη Λίστα & Στήλες.

Τύποι πεδίων (ένας προς έναν)

Κατά τη δημιουργία επιλέξτε έναν από αυτούς τους τύπους. Για τον καθένα: σε τι χρησιμεύει και πότε να τον χρησιμοποιήσετε.

Κείμενο

Σύντομο πεδίο κειμένου μίας γραμμής (κωδικοί, σύντομοι τίτλοι, αναφορές). Ιδανικό όταν η απάντηση είναι ελεύθερη αλλά σύντομη. Αν οι τιμές επαναλαμβάνονται και πρέπει να φιλτράρονται, προτιμήστε Αναπτυσσόμενο μενού.

Μεγάλο κείμενο

Περιοχή κειμένου πολλαπλών γραμμών για σημειώσεις, περιγραφές, οδηγίες. Μην το χρησιμοποιείτε για δομημένα δεδομένα (καταστάσεις, κατηγορίες): δυσκολεύει φίλτρα και αναφορές.

Αναπτυσσόμενο μενού

Λίστα επιλογών που ορίζετε (Προσθήκη επιλογής): ο χρήστης επιλέγει μία. Ιδανικό για εσωτερικές καταστάσεις, κλάδους, επίπεδα, πηγές. Επιτρέπει συνεπή φίλτρα και γραφήματα. Ορίστε τις επιλογές πριν τη χρήση σε παραγωγή και αποφύγετε διπλά συνώνυμα.

Αναπτυσσόμενο μενού πολλαπλής επιλογής

Όπως το αναπτυσσόμενο μενού, αλλά μπορείτε να επιλέξετε πολλές επιλογές ταυτόχρονα (π.χ. ετικέτες ενδιαφέροντος, ενεργά κανάλια). Χρήσιμο όταν μια εγγραφή ανήκει σε πολλές κατηγορίες ταυτόχρονα.

Ημερομηνία

Επιλογή ημερομηνίας (προθεσμίες, έναρξη σύμβασης, ημερομηνία ραντεβού πωλήσεων). Προτιμήστε το έναντι ελεύθερου κειμένου για ταξινόμηση και φιλτράρισμα κατά περίοδο.

Ώρα

Ώρα της ημέρας ή χρονική τιμή (θυρίδα, ώρα επανάκλησης). Χρησιμοποιήστε το όταν μετράει η ώρα, όχι μόνο η ημέρα (για την ημέρα χρησιμοποιήστε Ημερομηνία).

Αριθμός

Γενική αριθμητική τιμή (ποσότητα, βαθμολογία, τεμάχια). Δεν είναι χρηματικό ποσό: για χρήματα χρησιμοποιήστε Ποσό.

Ποσό

Χρηματικό ποσό (προϋπολογισμός, κόστος, περιθώριο σε νόμισμα). Σχεδιασμένο για οικονομικές τιμές· σε αναφορές και λίστες συμπεριφέρεται ως μέτρο χρημάτων.

Ποσοστό

Ποσοστιαία τιμή (πιθανότητα, έκπτωση, πρόοδος). Καλύτερο από γενικό αριθμό όταν η σημασία είναι «στα 100».

Κουμπί διακόπτη

Διακόπτης ναι/όχι (on/off). Ιδανικό για δυαδικές σημαίες: «VIP πελάτης», «Να καλέσουμε πίσω», «Χρεώσιμο». Πιο καθαρό από checkbox όταν η ενέργεια είναι άμεσο on/off.

Checkbox

Πλαίσιο ελέγχου για επιβεβαιώσεις ή boolean επιλογές («Αποδοχή απορρήτου», «Ελήφθησαν έγγραφα»). Παρόμοιο με τον διακόπτη σε σημασία· επιλέξτε το στυλ που ταιριάζει καλύτερα στο πλαίσιο της φόρμας.

Κουμπί επιλογής (radio)

Αποκλειστική επιλογή μεταξύ λίγων επιλογών που εμφανίζονται όλες σε λίστα (όχι σε κλειστό μενού). Χρήσιμο με 2–5 πολύ ορατές εναλλακτικές (π.χ. Ναι / Όχι / Δεν γνωρίζω).

Χρήστης

Επιλογή χρήστη του οργανισμού (εσωτερική επαφή, εγκριτής, ειδικός). Διαφέρει από τον συστημικό ενδιαφερόμενο/κάτοχο: είναι επιπλέον πεδίο που ορίζετε εσείς.

Ομάδα

Επιλογή ομάδας του οργανισμού (υπεύθυνο τμήμα, κελί υποστήριξης). Χρήσιμο για ομαδικές αναθέσεις πέρα από έναν μόνο χρήστη.

Υπερσύνδεσμος

Κλικable URL (σελίδα προϊόντος web, κοινόχρηστο drive, εξωτερικό εισιτήριο). Καλύτερο από ελεύθερο κείμενο όταν πρέπει να ανοίγει με ένα κλικ.

Email

Επιπλέον διεύθυνση email (πιστοποιημένο email, επιχειρησιακό email, ψευδώνυμο). Χρησιμοποιήστε τον αφιερωμένο τύπο ώστε η επικύρωση και η χρήση σε ροές να παραμένουν συνεπείς σε σύγκριση με γενικό κείμενο.

Τηλέφωνο

Επιπλέον αριθμός τηλεφώνου (δευτερεύον κινητό, κεντρικό). Ίδια λογική με το email: αφιερωμένος τύπος, όχι ελεύθερο κείμενο.

Διεύθυνση

Δομημένη διεύθυνση (δευτερεύουσα έδρα, αποθήκη, εργοτάξιο). Προτιμήστε το έναντι μίας γραμμής κειμένου αν το χρειάζεστε σε έγγραφα ή χάρτες.

Χώρες κόσμου

Επιλογή από λίστα χωρών. Μπορείτε να ορίσετε Μονή επιλογή ή Πολλαπλή επιλογή. Ιδανικό για αγορά στόχο, χώρα αποστολής, γεωγραφική περιοχή χωρίς χειροκίνητη πληκτρολόγηση.

Αναφορά σε άλλη οντότητα

Συνδέει την εγγραφή με άλλη οντότητα Mokapen (π.χ. σε Εργασία ένα πεδίο «Πελάτης» τύπου Επαφή). Κατά τη δημιουργία εμφανίζεται επιλογή για κάθε συστημική οντότητα (Εργασία, Έργο, Επαφή, Εταιρεία, Εισιτήριο, Κράτηση, Προϊόν, Υπηρεσία, Ευκαιρία, Προσφορά, Παραγγελία, Ραντεβού, Έγγραφο, … ανάλογα με όσα είναι ενεργά). Και εδώ: Μονή επιλογή ή Πολλαπλή επιλογή.

Χρησιμοποιήστε το όταν η σχέση πρέπει να είναι δομημένη (όχι σημείωση «δες τον Μάριο»). Έτσι φίλτρα, συνδέσεις και πλοήγηση μένουν αξιόπιστα.

Προεπιλεγμένη τιμή

Στο modal, το πεδίο Προεπιλογή ορίζει την αρχική τιμή όταν δημιουργείται νέα κάρτα (όπου το επιτρέπει ο τύπος).

• Σε τι χρησιμεύει — μείωση επαναλαμβανόμενων κλικ (Χώρα = Ελλάδα, Εσωτερική κατάσταση = Νέο, διακόπτης VIP = off).
• Αναπτυσσόμενο μενού — η προεπιλογή πρέπει να ταιριάζει με μία από τις υπάρχουσες επιλογές.
• Αριθμός / Ποσό / Ποσοστό — εισαγάγετε αριθμητική τιμή συνεπή με τον τύπο.
• Κείμενο — αρχική συμβολοσειρά (χρησιμοποιήστε με φειδώ: μπορεί να «μολύνει» δεδομένα αν οι χρήστες δεν την αλλάξουν).
• Υποχρεωτικό + προεπιλογή — η κάρτα είναι ήδη έγκυρη σε αυτό το πεδίο κατά τη δημιουργία· ο χρήστης μπορεί ακόμα να το αλλάξει (αν έχει δικαίωμα επεξεργασίας).
• Δεν αντικαθιστά — κανόνες Ορατό/Επεξεργάσιμο: μια προεπιλογή δεν κάνει το πεδίο ορατό σε όσους δεν πρέπει να το βλέπουν.

Αν αφήσετε την Προεπιλογή κενή, οι νέες κάρτες ξεκινούν χωρίς τιμή σε αυτό το πεδίο (εκτός αν η οντότητα έχει συστημική λογική).

Υπό όρους ορατότητα και επεξεργασία (χρήστες / ομάδες)

Πέρα από την υποχρεωτικότητα μπορείτε να περιορίσετε ποιος βλέπει και ποιος επεξεργάζεται το πεδίο. Υπάρχουν δύο ξεχωριστοί έλεγχοι στο modal:

• Ορατό μόνο σε χρήστες/ομάδες — ενεργοποιήστε το πλαίσιο, μετά επιλέξτε έναν ή περισσότερους χρήστες και/ή ομάδες. Μόνο αυτοί βλέπουν το πεδίο στην κάρτα (και σε πλαίσια που σέβονται αυτόν τον κανόνα). Όποιος δεν είναι στη λίστα δεν το βλέπει.
• Επεξεργάσιμο μόνο από χρήστες/ομάδες — ίδια λογική, αλλά για επεξεργασία: άλλοι χρήστες μπορεί να το δουν (αν είναι ορατό) αλλά να μην το αλλάξουν, ή να μην το δουν καθόλου αν συνδυάσετε και τους δύο περιορισμούς.

Πώς συνδυάζονται

• Μόνο Ορατό περιορισμένο → το πεδίο είναι κρυφό από τους άλλους· όσοι είναι στη λίστα το βλέπουν και (εκτός αν ορίζεται αλλιώς) το επεξεργάζονται.
• Μόνο Επεξεργάσιμο περιορισμένο → όλοι (με πρόσβαση στην κάρτα) μπορούν να το δουν· μόνο οι επιλεγμένοι το επεξεργάζονται.
• Και τα δύο περιορισμένα → τυπικό για ευαίσθητα δεδομένα (περιθώριο, νομικές σημειώσεις, εσωτερικός μισθός): λίγοι το βλέπουν και οι ίδιοι (ή υποσύνολο) το επεξεργάζονται.
• Κανένα πλαίσιο → πεδίο ανοιχτό σε όποιον μπορεί να ανοίξει την κάρτα (σεβόμενο το απόρρητο/ενδιαφερόμενους της οντότητας).

Ομάδα έναντι χρήστη — μπορείτε να αναμείξετε: π.χ. ομάδα «Πωλήσεις» + ένας ονομασμένος διαχειριστής. Όποιος μπαίνει ή βγαίνει από την ομάδα αποκτά/χάνει πρόσβαση βάσει της ιδιότητας μέλους ομάδας.

Τυπικές περιπτώσεις

• Περιθώριο % σε Ευκαιρίες — ορατό/επεξεργάσιμο μόνο από την ανώτερη ομάδα πωλήσεων.
• Σημειώσεις HR σε εσωτερικές Επαφές — μόνο ομάδα HR.
• Πεδίο «Κόστος προμηθευτή» σε Προϊόντα — επεξεργάσιμο από Αγορές, ορατό και στις Πωλήσεις μόνο για ανάγνωση (ευρύ Ορατό, στενό Επεξεργάσιμο).

Προσοχή — μην συγχέετε αυτούς τους κανόνες με το απόρρητο κάρτας (ενδιαφερόμενοι) ή με την προσαρμογή Αρχικής: εδώ περιορίζετε το μεμονωμένο πεδίο.

Υποχρεωτικότητα

Επιλέξτε Αυτό το πεδίο είναι υποχρεωτικό αν η αποθήκευση της κάρτας πρέπει να απαιτεί τιμή. Χρησιμοποιήστε το με φειδώ: πάρα πολλά υποχρεωτικά πεδία επιβραδύνουν την καταχώρηση. Συχνά συνδυάστε με λογική Προεπιλογή ώστε οι γρήγορες δημιουργίες να μην μπλοκάρονται.

Επεξεργασία, επαναφορά, διαγραφή

Κάντε κλικ στο όνομα πεδίου στον πίνακα.

• Σύστημα — μη επεξεργάσιμο (ή σχεδόν)· δεν μπορεί να διαγραφεί.
• Μερικώς επεξεργάσιμο — ετικέτα/υποχρεωτικότητα/κ.λπ.· τύπος συχνά κλειδωμένος.
• Προσαρμοσμένο — ενημερώνετε επιλογές, προεπιλογή, ορατότητα· μπορείτε να Διαγράψετε.
• Επαναφορά — σε ορισμένα τυπικά πεδία που προσαρμόστηκαν από τον οργανισμό, επιστρέφει στην προεπιλογή Mokapen για αυτό το πεδίο.

Πρακτικές συμβουλές

• Σειρά εργασίας: Πεδία → Κάρτα → Στήλες (και, σε Ευκαιρίες/Εργασίες/Έργα, Γραφήματα).
• Αναπτυσσόμενο / οντότητα αντί για ελεύθερο κείμενο όταν χρειάζεστε σύγκριση και φιλτράρισμα.
• Σταθερές ετικέτες: η συχνή μετονομασία μπερδεύει την ομάδα και τα αποθηκευμένα φίλτρα.
• Πριν τη διαγραφή: εισαγωγή, αυτοματισμοί, αναφορές, στήλες.
• Ευαίσθητα δεδομένα: χρησιμοποιήστε Ορατό/Επεξεργάσιμο, μην βασίζεστε μόνο στο «κανείς δεν κοιτάζει».

Περιπτώσεις χρήσης

• Κλάδος + έσοδα σε Επαφές — αναπτυσσόμενο Κλάδος + Ποσό· κενή Προεπιλογή Κλάδου· και τα δύο σε Κάρτα και Στήλες.
• Εισιτήρια με σοβαρότητα — υποχρεωτικό μενού P1–P3, Προεπιλογή P3.
• Δεσμευμένο περιθώριο σε Ευκαιρίες — Ποσοστό ή Ποσό με Ορατό και Επεξεργάσιμο μόνο για ανώτερη ομάδα πωλήσεων.
• Εργασία συνδεδεμένη με πελάτη — πεδίο οντότητας Επαφή (μονή επιλογή).
• Προϊόν: σύνδεσμος σελίδας προμηθευτή — Υπερσύνδεσμος + κωδικός Κειμένου· Ορατό σε όλους, Επεξεργάσιμο μόνο από Αγορές.
• Σημαία «Να καλέσουμε πίσω» — Διακόπτης με Προεπιλογή off· στήλη στη λίστα Επαφών.

Συχνές ερωτήσεις

Q: Δημιούργησα το πεδίο αλλά δεν το βλέπω στην κάρτα.

A: Η δημιουργία δεν το βάζει στη φόρμα. Ανοίξτε την Κάρτα και σύρετέ το στην προεπισκόπηση. Αν περιορίσατε την Ορατότητα, ελέγξτε ότι είστε μεταξύ των επιτρεπόμενων χρηστών/ομάδων.

Q: Ισχύει η Προεπιλογή και για υπάρχουσες κάρτες;

A: Όχι: τυπικά ισχύει για νέες κάρτες. Οι ήδη δημιουργημένες εγγραφές κρατούν τις τιμές που είχαν.

Q: Αν περιορίσω την Ορατότητα, εξαφανίζεται το πεδίο και από τη λίστα στηλών;

A: Οι κανόνες ορατότητας προστατεύουν την πρόσβαση στα δεδομένα στην κάρτα σύμφωνα με τη διαμόρφωση πεδίου. Για το πλέγμα χρησιμοποιήστε ακόμα Λίστα & Στήλες· μην εκθέτετε στη λίστα δεδομένα που θέλετε να κρατήσετε ιδιωτικά.

Q: Μπορώ να αλλάξω τον τύπο μετά την αποθήκευση;

A: Συχνά όχι. Καλύτερα να δημιουργήσετε νέο πεδίο του σωστού τύπου.

Q: Διαφορά μεταξύ Ορατού και Επεξεργάσιμου;

A: Ορατό = ποιος το βλέπει. Επεξεργάσιμο = ποιος μπορεί να αλλάξει την τιμή του. Μαζί για «μόνο ανάγνωση» ή «κρυφό από όλους εκτός από…».

Q: Γιατί δεν βλέπω Προσθήκη πεδίου;

A: Λείπει πλάνο Premium με Custom fields, ή ανεπαρκή δικαιώματα.