Vodnik po Mokapenu

Polja

Polja so slovar podatkov vsakega modula: ime, tip, obveznost, privzeta vrednost in kdo jih lahko vidi ali ureja. Tukaj ustvarjate polja po meri in prilagajate že obstoječa. Mehanizem je enak pri Stikih, Podjetjih, Opravilih, Projektih, Terminih, Priložnostih, Predračunih, Naročilih, Izdelkih, Storitvah in Ticketih.

Ta vodič obravnava samo Polja. Za razporeditev na obrazcu glejte Kartica; za prikaz v tabeli glejte Seznam & Stolpci.

Spremembe so organizacijske (veljajo za vse člane), ne osebne nastavitve.

Čemu služijo

• Standardizirati — enake oznake in tipi za celotno ekipo.
• Razširiti Mokapen — podatki, ki jih izdelek privzeto nima (Sektor, Koda stranke, Marža…).
• Upravljati — obveznost, privzeto, vidnost in urejanje samo za določene uporabnike/ekipe.
• Napajati ostalo — kartica, seznam, filtri, uvoz, avtomatizacije in (kjer je predvideno) grafikoni poročil.

Kje jih najdete

1. Nastavitve organizacije → središče področja (Imenik, Aktivnosti, Prodaja, Ticketi, …).
2. Nastavitve entitete (npr. Stiki) → kartica Polja.

Konfigurira se po entiteti. Potrebujete vsaj vlogo Član. Ustvarjanje polja po meri zahteva Premium načrt z Polji po meri; spreminjanje postavitve/obstoječih polj zahteva ustrezen Premium načrt. Preverite razpoložljivost v svojem načrtu.

Ustvarite polje po meri

1. Dodaj polje → modalno okno Novo polje.
2. Oznaka — vidno ime.
3. Notranji naslov — samodejno ustvarjen slug (uvoz, API, sistem).
4. Tip — izberite tip (seznam spodaj). Pogosto ga po shranjevanju ni mogoče spremeniti.
5. Možnosti tipa (spustni seznam, enojna/večkratna izbira, …).
6. To polje je obvezno (neobvezno).
7. Privzeto (neobvezno) — začetna vrednost na novih karticah.
8. Uredljivo samo za uporabnike/ekipe in/ali Vidno samo za uporabnike/ekipe (neobvezno).
9. Shrani — nato postavite polje v Kartico in po potrebi v Seznam & Stolpci.

Tipi polj (ena za drugo)

Ob ustvarjanju izberite enega od teh tipov. Za vsakega: čemu služi in kdaj ga uporabiti.

Besedilo

Kratko enovrstično besedilno polje (kode, kratki naslovi, reference). Idealno, ko je odgovor prost, a kratek. Če se vrednosti ponavljajo in morajo biti filtrirane, raje uporabite Spustni seznam.

Dolgo besedilo

Večvrstično besedilno območje za opombe, opise, navodila. Ne uporabljajte za strukturirane podatke (statusi, kategorije): otežuje filtre in poročila.

Spustni seznam

Seznam možnosti, ki jih določite vi (Dodaj možnost): uporabnik izbere eno. Popolno za notranje statuse, sektorje, ravni, vire. Omogoča skladne filtre in grafikone. Možnosti določite pred produkcijsko uporabo in se izognite podvojenim sinonimom.

Spustni seznam z večkratno izbiro

Kot spustni seznam, a lahko izberete več možnosti hkrati (npr. oznake interesov, aktivni kanali). Koristno, ko zapis hkrati spada v več kategorij.

Datum

Izberite datum (roki, začetek pogodbe, datum komercialnega termina). Raje ga uporabite kot prosto besedilo za razvrščanje in filtriranje po obdobju.

Čas

Ura ali časovna vrednost (termin, ura povratnega klica). Uporabite, ko šteje ura, ne le dan (za dan uporabite Datum).

Število

Splošna številčna vrednost (količina, rezultat, kosi). Ni denarni znesek: za denar uporabite Znesek.

Znesek

Denarni znesek (proračun, strošek, marža v valuti). Namenjen ekonomskim vrednostim; v poročilih in seznamih se obnaša kot mera denarja.

Odstotek

Odstotna vrednost (verjetnost, popust, napredek). Boljša od splošnega števila, ko pomeni »na 100«.

Stikalo

Preklop da/ne (vklopljeno/izklopljeno). Idealno za binarne zastavice: »VIP stranka«, »Za povratni klic«, »Zaračunljivo«. Jasnejše od potrditvenega polja, ko je dejanje takojšnji on/off.

Potrditveno polje

Potrditveno polje za potrditve ali logične možnosti (»Sprejeta zasebnost«, »Dokumenti prejeti«). Pomen podoben stikalu; izberite slog, ki je za kontekst obrazca najbolj naraven.

Izbirni gumb

Izključna izbira med nekaj možnostmi, prikazanimi vsemi na seznamu (ne v zaprtem meniju). Koristno pri 2–5 zelo vidnih alternativah (npr. Da / Ne / Ne vem).

Uporabnik

Izberite uporabnika organizacije (notranji referent, potrjevalec, specialist). Drugače od sistemskega stakeholderja/lastnika: to je dodatno polje, ki ga določite vi.

Ekipa

Izberite ekipo organizacije (odgovorni oddelek, podporna celica). Koristno za skupinske dodelitve poleg posameznega uporabnika.

Hiperpovezava

Klikljiv URL (spletna stran izdelka, deljeni disk, zunanji ticket). Boljše od prostega besedila, ko se mora odpreti z enim klikom.

E-pošta

Dodaten e-poštni naslov (certificirana pošta, operativna e-pošta, vzdevek). Uporabite namenski tip, da validacija in uporaba v tokovih ostaneta skladni v primerjavi s splošnim besedilom.

Telefon

Dodatna telefonska številka (drugi mobilni, centrala). Ista logika kot pri e-pošti: namenski tip, ne prosto besedilo.

Naslov

Strukturiran naslov (sekundarna lokacija, skladišče, gradbišče). Raje ga uporabite namesto ene vrstice besedila, če ga potrebujete v dokumentih ali zemljevidih.

Države sveta

Izbira s seznama držav. Nastavite lahko Enojno izbiro ali Večkratno izbiro. Idealno za ciljni trg, državo pošiljanja, geografsko območje brez ročnega tipkanja.

Sklic na drugo entiteto

Povežite zapis z drugo entiteto Mokapen (npr. na Opravilu polje »Stranka« tipa Stik). Ob ustvarjanju se pojavi možnost za vsako sistemsko entiteto (Opravilo, Projekt, Stik, Podjetje, Ticket, Rezervacija, Izdelek, Storitev, Priložnost, Predračun, Naročilo, Termin, Dokument, … glede na to, kaj je aktivno). Tudi tukaj: Enojna izbira ali Večkratna izbira.

Uporabite ga, ko mora biti razmerje strukturirano (ne opomba »glej Maria«). Tako filtri, povezave in navigacija ostanejo zanesljivi.

Privzeta vrednost

V modalnem oknu polje Privzeto nastavi začetno vrednost ob ustvarjanju nove kartice (kjer tip to dopušča).

• Čemu služi — manj ponavljajočih se klikov (Država = Italija, Notranji status = Novo, Stikalo VIP = izklopljeno).
• Spustni seznam — privzeto mora ustrezati eni od obstoječih možnosti.
• Število / Znesek / Odstotek — vnesite številčno vrednost, skladno s tipom.
• Besedilo — začetni niz (uporabljajte zmerno: lahko »onesnaži« podatke, če ga uporabniki ne spremenijo).
• Obvezno + privzeto — kartica je pri tem polju že veljavna; uporabnik jo lahko še vedno spremeni (če ima dovoljenje za urejanje).
• Ne nadomešča — pravil Vidno/Uredljivo: privzeto ne naredi polja vidnega tistim, ki ga ne smejo videti.

Če pustite Privzeto prazno, nove kartice začnejo brez vrednosti na tem polju (razen sistemske logike entitete).

Pogojna vidnost in urejanje (uporabniki / ekipe)

Poleg obveznosti lahko omejite kdo vidi in kdo ureja polje. To sta dva ločena kontrolnika v modalnem oknu:

• Vidno samo za uporabnike/ekipe — omogočite potrditveno polje, nato izberite enega ali več uporabnikov in/ali ekip. Samo oni vidijo polje na kartici (in v kontekstih, ki spoštujejo to pravilo). Kdor ni na seznamu, ga ne vidi.
• Uredljivo samo za uporabnike/ekipe — ista logika, a za urejanje: drugi uporabniki ga lahko vidijo (če je vidno), a ne spremenijo, ali ga sploh ne vidijo, če združite obe omejitvi.

Kako se združita

• Samo Vidno omejeno → polje je skrito drugim; osebe na seznamu ga vidijo in (razen drugače) urejajo.
• Samo Uredljivo omejeno → vsi (z dostopom do kartice) ga lahko vidijo; samo izbrani ga urejajo.
• Obe omejeni → tipično za občutljive podatke (marža, pravne opombe, notranja plača): peščica jih vidi in isti (ali podmnožica) jih urejajo.
• Brez potrditve → polje odprto za vse, ki lahko odprejo kartico (ob spoštovanju zasebnosti/stakeholderjev entitete).

Ekipa vs uporabnik — lahko mešate: npr. ekipa »Prodaja« + imenovan skrbnik. Kdor vstopi ali izstopi iz ekipe, pridobi/izgubi dostop glede na pripadnost ekipi.

Tipični primeri

• Marža % na Priložnostih — vidno/uredljivo samo za senior prodajno ekipo.
• Kadrovške opombe na notranjih Stikih — samo kadrovska ekipa.
• Polje »Strošek dobavitelja« na Izdelkih — uredljivo za Nabavo, vidno tudi Prodaji samo za branje (Vidno široko, Uredljivo ozko).

Pozor — ne zamenjujte teh pravil z zasebnostjo kartice (stakeholderji) niti s Prilagoditvijo Domov: tukaj omejujete posamezno polje.

Obveznost

Označite To polje je obvezno, če mora shranjevanje kartice zahtevati vrednost. Uporabljajte zmerno: preveč obveznih upočasni vnos. Pogosto združite s smiselnim Privzetim, da ne blokirate hitrega ustvarjanja.

Uredi, obnovi, izbriši

Kliknite ime polja v tabeli.

• Sistemsko — ni uredljivo (ali skoraj); ne izbriše se.
• Delno uredljivo — oznaka/obveznost/itd.; tip je pogosto zaklenjen.
• Po meri — posodobite možnosti, privzeto, vidnost; lahko Izbriši.
• Obnovi — pri nekaterih standardnih poljih, prilagojenih s strani org, vrne privzeto Mokapen tega polja.

Praktični nasveti

• Vrstni red dela: Polja → Kartica → Stolpci (in pri Priložnostih/Opravilih/Projektih Grafikoni).
• Spustni seznam / entiteta namesto prostega besedila, ko je treba primerjati in filtrirati.
• Stabilne oznake: pogosto preimenovanje zmede ekipo in shranjene filtre.
• Pred brisanjem: uvoz, avtomatizacije, poročila, stolpci.
• Občutljivi podatki: uporabite Vidno/Uredljivo, ne zanašajte se le na »nihče ne gleda«.

Primeri uporabe

• Sektor + promet na Stikih — Meni Sektor + Znesek; Privzeto Sektor prazno; oba na Kartici in Stolpcih.
• Ticketi s resnostjo — Meni P1–P3 obvezen, Privzeto P3.
• Rezervirana marža na Priložnostih — Odstotek ali Znesek z Vidno in Uredljivo samo za senior prodajno ekipo.
• Opravilo povezano s stranko — polje entitete Stik (enojna izbira).
• Izdelek: povezava do kartice dobavitelja — Hiperpovezava + koda Besedilo; Vidno vsem, Uredljivo samo Nabava.
• Zastavica »Za povratni klic« — Stikalo s Privzetim izklopljenim; stolpec na seznamu Stikov.

Pogosta vprašanja

V: Ustvaril sem polje, a ga ne vidim na kartici.

O: Ustvarjanje ga ne postavi na obrazec. Odprite Kartico in ga povlecite v predogled. Če ste omejili Vidnost, preverite, ali ste med dovoljenimi uporabniki/ekipami.

V: Ali Privzeto velja tudi za že obstoječe kartice?

O: Ne: običajno velja za nove kartice. Že ustvarjeni zapisi obdržijo vrednosti, ki so jih imeli.

V: Če omejim Vidnost, ali polje izgine tudi s seznama stolpcev?

O: Pravila vidnosti varujejo dostop do podatkov na kartici glede na konfiguracijo polja. Za mrežo vseeno uporabite Seznam & Stolpci; ne izpostavljajte na seznamu podatkov, ki jih želite ohraniti zasebne.

V: Ali lahko spremenim tip po shranjevanju?

O: Pogosto ne. Bolje ustvariti novo polje pravega tipa.

V: Razlika med Vidno in Uredljivo?

O: Vidno = kdo ga vidi. Uredljivo = kdo lahko spremeni vrednost. Uporabljata se skupaj za »samo za branje« ali »skrito vsem razen…«.

V: Zakaj ne vidim Dodaj polje?

O: Manjkajoč Premium načrt s Polji po meri ali nezadostna dovoljenja.