Vodnik po Mokapenu

Aplikacije

Stran Aplikacije vam omogoča izbiro katere module Mokapen so aktivni za vašo organizacijo: koledar, dejavnosti, stiki, prodaja, marketing, podpora, dokumenti, HR, proizvodnja in upravljanje časa. To je plošča, s katero prilagodite Mokapen dejanskemu procesu ekipe, pri čemer skrijete področja, ki jih ne uporabljate, brez brisanja česar koli.

Osnovno pravilo — deaktivacija aplikacije ne izbriše podatkov, ki so že ustvarjeni (naloge, stiki, deal-i, vstopnice…). Skrije jih iz menija in blokira dostop vsem članom, dokler modula znova ne aktivirate. Koristno za poenostavitev vmesnika, postopno uvedbo ali začasno izklop oddelka.

Za dostop do organizacije glejte vodnik Uporabniki in ekipe; za splošne nastavitve (lokacije, zaprtja, profil) vodnik Splošno.

Pregled

Vsaka aplikacija ustreza enemu ali več elementom v glavnem meniju in v nastavitvah organizacije (Dejavnosti, Stiki, Prodaja, Vstopnice, HR…). Stikalo na strani nadzoruje vidnost za celotno organizacijo: to ni osebna nastavitev posameznega uporabnika (ta je v Profil → Nastavitve).

Aplikacije so razvrščene v temske kartice (Koledar, Dejavnosti, Stiki, Priložnosti, Marketing, Podpora, Dokumenti, HR, Proizvodnja, Upravljanje časa). Vsaka vrstica ima ime, kratek opis in stikalo vklop/izklop.

Na vrhu je tudi Omogoči vse aplikacije: glavno stikalo, ki z enim klikom izbere ali počisti vsa vidna stikala (koristno po nadgradnji načrta ali za obnovitev popolne konfiguracije).

Kje se nahaja in kdo ima dostop

Odprite meni Organizacija (ikona stavbe) → v stranskem meniju izberite Aplikacije (ikona plasti).

Samo Lastniki organizacije lahko odprejo to stran in shranijo spremembe. Člani, Uporabniki in nižje vloge ne vidijo konfiguracije aplikacij na ravni organizacije.

Zahtevan načrt — za ogled in spreminjanje stikal potrebujete vsaj načrt Small. Z načrtom Brezplačno stran namesto tega prikaže povabilo k nadgradnji (načrt Small) s predogledom funkcionalnosti.

Po shranjevanju Mokapen zabeleži posodobitev v Dnevnik aktivnosti («Preference organizacije posodobljene»).

Kako delujejo stikala

Mokapen ločuje dva načina delovanja:

• Aplikacije aktivne privzeto (večina: Dejavnosti, Stiki, Prodaja, Vstopnice, Koledar, Sestanki…) — so vklopljene, dokler jih ne izklopite. Ko jih deaktivirate, izginejo iz menija vseh.
• Izbirne aplikacije (Prisotnosti, Izmene, Proizvodnja, Upravljanje časa) — so privzeto izklopljene. Aktivirati jih morate izrecno, če to načrt dovoljuje.

Kaj se zgodi ob deaktivaciji

• Elementi menija in hitre povezave, povezane s to aplikacijo, izginejo za vse uporabnike.
• Preverjanja dostopa do posamezne aplikacije vrnejo negativno: tudi Član z široko vlogo ne more odpreti tega področja.
• Podatki ostanejo v bazi: ob ponovni aktivaciji aplikacije naloge, stiki in kartice spet postanejo vidni.
• Avtomatizacije, integracije in poročila, ki so odvisna od te aplikacije, lahko prenehajo delovati ali so nepopolna, dokler je modul izklopljen.

Shranjevanje — en sam gumb Shrani na dnu potrdi vse spremembe. Samodejnega shranjevanja ni: če spremenite več stikal, pred odhodom ne pozabite shraniti.

Omogoči vse aplikacije

Modra kartica na vrhu (Omogoči vse aplikacije) nadzoruje vsa stikala na strani:

• Vklopljeno — izbere vsako razpoložljivo stikalo (v mejah načrta: HR in Proizvodnja sta vidna le z načrtom Medium).
• Izklopljeno — z enim klikom počisti vse, kar je mogoče deaktivirati.

Če spremenite posamezno stikalo, se glavno stikalo samo posodobi: ostane vklopljeno le, ko so vse vidne aplikacije izbrane. Priročno po uvajanju nove organizacije ali ko preidete s Small na Medium in želite takoj aktivirati dodatne module.

Seznam aplikacij po skupinah

Spodaj je vsak modul pojasnjen v kontekstu uporabe. Opisi na strani povzemajo isti koncept v eni vrstici.

Koledar

Koledar — enoten pogled nalog, sestankov, priložnosti, ponudb in drugih časovnih dogodkov. Deaktivacija skrije globalni koledar; posamezne aplikacije (npr. Sestanki) lahko ostanejo aktivne, vendar brez centraliziranega koledarskega pogleda.

Dejavnosti

• Dejavnosti — osnovni modul za naloge in projekte (workarea, roki, dodelitve). Operativno jedro mnogih ekip.
• Sestanki — srečanja v koledarju s strankami, partnerji in sodelavci; povezana s stiki in prodajo.
• Rezervacije — beleženje rezervacij storitev/izdelkov, tudi iz javnih obrazcev; povezano s katalogom in dnevi zaprtja organizacije.

Lahko obdržite samo Naloge/Projekte in izklopite Sestanke, če ne vodite strukturiranih srečanj, ali obratno v prodajnih ekipah, usmerjenih v koledar.

Stiki

Stiki — stiki (osebe) in podjetja organizacije: stranke, dobavitelji, lead-i, partnerji. Deaktivacija skrije celotno področje Stiki; Prodaja in Vstopnice izgubita večino smisla brez anagraf, zato dobro premislite pred izklopom.

Priložnosti (Prodaja)

• Prodaja — pipeline priložnosti (deal-i), faze, vrednost in verjetnost zaprtja.
• Ponudbe — ustvarjanje PDF ponudb, pošiljanje stranki, povezava z deal-i in katalogom.
• Naročila — potrjena prodajna naročila, iz ponudbe ali od začetka.
• Izdelki — katalog izdelkov za ponudbe, naročila in rezervacije.
• Storitve — katalog storitev z enako logiko kot izdelki.

Vsak podmodul je neodvisen: lahko uporabljate samo Priložnosti brez Naročil ali Ponudbe + Izdelke brez Storitev. Nekatere Premium funkcije načrta lahko kljub aktivni aplikaciji zahtevajo nadgradnjo (ikona medalje pri posameznih elementih menija).

Marketing

• Kampanje — marketinške kampanje, novice, oglasi in spremljanje KPI.
• Obrazci (Form) — javni obrazci za lead-e in zahteve od zunaj; osnova za avtomatizacije vstopa stikov.

Podpora

• Vstopnice — notranja in zunanja podpora (tudi iz e-pošte ali portala).
• Portal za stranke — samopostrežno področje za vaše stranke (vstopnice, naročila, nastavljive vsebine).

Izklop Portala ne izbriše že ustvarjenih uporabnikov portala, vendar področje naredi nedostopno, dokler ga znova ne aktivirate.

Dokumenti

• Dokumenti — wiki, postopki, interni dokumenti z dinamičnimi spremenljivkami.
• Opombe — sodelovalne opombe, povezane z drugimi podatki (srečanja, termini).

HR, Proizvodnja in Upravljanje časa

Ta razdelka sta vidna le z načrtom Medium ali višjim.

• Prisotnosti — evidentiranje in upravljanje prisotnosti osebja (zahteva izrecno aktivacijo).
• Izmene — načrtovanje izmen; temelji na Lokacijah, nastavljenih v Splošno.
• Proizvodnja — spremljanje proizvodnje, proizvajalcev in procesnih dnevnikov.
• Upravljanje časa (Timesheet) — ure na projektih, deal-ih, vstopnicah in sestankih z nastavljivim grupiranjem. Z načrtom pod Medium je prikazana le ikona medalje brez stikala.

Premium načrt in aplikacije

Za to stran sta pomembni dve ravni:

• Small in višje — dostop do strani Aplikacije in glavnih stikal (Koledar, Dejavnosti, Stiki, Prodaja, Marketing, Podpora, Dokumenti…).
• Medium in višje — prikazani so tudi HR (Prisotnosti, Izmene), Proizvodnja in stikalo za Upravljanje časa.

Tudi z aktivno aplikacijo lahko nekatere notranje funkcije zahtevajo višjo Premium raven (npr. Naročila ali Ponudbe na načrtu Small z omejitvami): v tem primeru Mokapen prikaže ikono medalje v elementih menija, ne glede na stikalo Aplikacije.

Premium načrt je na organizacijo: dve organizaciji istega računa lahko imata različne kombinacije aplikacij.

Primeri uporabe

Samo operativna ekipa — Dejavnosti + Stiki aktivni; Prodaja, Marketing in Portal izklopljeni. Meni ostane lahek za tiste, ki upravljajo samo interne projekte.

Postopna prodajna uvedba — Najprej Dejavnosti in Stiki; po usposabljanju aktivirate Priložnosti, Ponudbe in Izdelke brez dotika HR.

Podporna agencija — Vstopnice + Portal + Stiki; Proizvodnja in Izmene deaktivirani, ker se ne uporabljajo.

Prehod na Medium — Po nadgradnji aktivirate Prisotnosti, Izmene in Timesheet; lokacije nastavite v Splošno, preden načrtujete izmene.

Pogosta vprašanja

V: Ali deaktivacija aplikacije izbriše podatke?

O: Ne. Podatki ostanejo shranjeni. Aplikacija izgine iz menija in nihče ne more dostopati do nje, dokler je znova ne aktivirate.

V: Zakaj uporabnik ne vidi aplikacije, čeprav je aktivna?

O: Preverite tri ravni: (1) stikalo v Aplikacije, (2) organizacijsko vlogo uporabnika, (3) morebitno omejitev Premium načrta (medalja). Vse tri morajo dovoliti dostop.

V: Ali lahko deaktiviram samo Ponudbe, a pustim Priložnosti?

O: Da. V kartici Priložnosti ima vsak modul lastno stikalo (Prodaja, Ponudbe, Naročila, Izdelki, Storitve).

V: Kdo lahko spreminja to stran?

O: Samo Lastnik organizacije. Člani ne spreminjajo, katere aplikacije so aktivne za vse.

V: Imam načrt Brezplačno: zakaj vidim samo nadgradnjo?

O: Upravljanje aplikacij je vključeno od načrta Small. Z Free vidite predogled in gumb za prehod na Small.

V: Ne najdem Prisotnosti ali Izmen med stikali

O: Vidna sta le z načrtom Medium ali višjim. Poleg tega je treba Prisotnosti in Izmene izrecno aktivirati: privzeto sta izklopljeni tudi na Medium.

V: Deaktiviram Dejavnosti, a Sestanki ostanejo?

O: Da, če stikalo Sestanki ostane vklopljeno. To so ločeni moduli v isti kartici. Če želite skriti celoten operativni blok, izklopite Dejavnosti, Sestanke in Rezervacije.

V: Ali so spremembe takojšnje?

O: Po Shrani se meni ob naslednjem nalaganju strani posodobi za vse povezane uporabnike. Kdor ima že odprt zavihek deaktivirane aplikacije, lahko ob osvežitvi dobi napako ali zavrnjen dostop.