Vodnik po Mokapenu

Uvozi / Izvozi

Razdelek Uvozi / Izvozi vam omogoča, da svoje podatke vnesete v Mokapen iz datoteke Excel ali CSV (uvoz) in prenesete podatke organizacije v datoteko Excel (izvoz). To je najhitrejša pot do napolnitve CRM, ko začnete z obstoječimi imeniki, ceniki ali kartotekami, ali ko potrebujete varnostne kopije in analize zunaj platforme.

Najdete ga v meniju organizacije → Uvozi/Izvozi. Vodeni uvoz poteka po korakih (izberete, kaj uvoziti, naložite datoteko, povežete stolpce, zaženete) in deluje v ozadju: lahko spremljate napredek in pregledate zgodovino uvozov.

Pregled

Dve ločeni funkciji, ki se pogosto uporabljata skupaj:

• Uvozi — naložite datoteko (Excel ali CSV) in Mokapen ustvari (ali posodobi) ustrezne kartice. Lahko uvozite Projekte, Naloge, Stike, Podjetja, Izdelke in Storitve.
• Izvozi — prenesete svoje podatke v datoteko Excel (.xlsx). Izvoz zajema več vrst kartic kot uvoz: poleg zgoraj naštetih tudi Priložnosti, Ponudbe, Naročila, Vstopnice, Sestanke in Rezervacije.

Uvoz je vodeni postopek v štirih zaslonih: (1) izberete vrsto kartice, (2) naložite datoteko, (3) povežete stolpce datoteke s polji CRM in nastavite zasebnost ter podvojitve, (4) spremljate napredek in rezultat. Ni ločenega zaslona za »predogled in potrditev«: predogled vrednosti že vidite na zaslonu povezovanja stolpcev.

Dostop in dovoljenja

Obe funkciji imata različna dovoljenja:

• Uvažanje — dovoljeno članom organizacije. Bližnjice za uvoz najdete tudi v meniju Dejanja na seznamih Stikov, Podjetij, Nalog in Projektov.
• Izvoz — rezervirano za Lastnika organizacije. Gumb za izvoz na seznamih in stran za izvoz se prikažeta samo za to vlogo.

Dve funkciji sta odvisni od načrta:

• Prilagojena polja pri uvozu — možnost povezovanja stolpcev datoteke s prilagojenimi polji zahteva načrt Premium. Brez njega pri povezovanju vidite samo standardna polja.
• Napredno upravljanje podvojitev — možnosti Vstavi, če je prazno in Zamenjaj zahtevajo načrt Premium. Pri brezplačnem načrtu ostane na voljo Preskoči (podvojitve ostanejo nespremenjene).

Izvoz vedno spoštuje dovoljenja in zasebnost: vsak izvozi samo zapise, do katerih ima dostop glede na svojo vlogo in pravila vidnosti organizacije.

Kako uvoziti (vodeni postopek)

Uvoz poteka v štirih korakih:

1. Izberite, kaj uvoziti — na strani Uvozi izberete kartico: Projekti, Naloge, Stiki, Podjetja, Izdelki ali Storitve. Od tu dostopate tudi do Zgodovine uvozov.
2. Naložite datoteko — povlečete (ali izberete) datoteko .xlsx, .xls ali .csv z največjo velikostjo 4 MB. Mokapen prebere stolpce in preide na preslikavo.
3. Povežite stolpce — za vsak stolpec datoteke izberete ustrezno polje CRM (ali ga prezrete). Na istem zaslonu nastavite zasebnost uvoženih podatkov in, kjer je na voljo, upravljanje podvojitev. Gumb za uvoz se odklene šele, ko povežete obvezna polja.
4. Zaženite in počakajte na rezultat — uvoz se zažene v ozadju: zaslon z rezultati se samodejno osveži vsakih nekaj sekund in prikaže števce Obdelano, Uvoženo, Posodobljeno, Preskočeno, Napake.

Ker delo poteka v čakalni vrsti, lahko pri datotekah z veliko vrsticami operacija traja nekaj minut: pustite stran odprto ali ponovno preverite Zgodovino uvozov.

Priprava datoteke (Excel in CSV)

Kakovost uvoza je skoraj v celoti odvisna od kakovosti datoteke. Excel je priročen, a zahrbten: datumi, ki postanejo številke, izginjajoča začetna ničla, združene celice, formule, ki prinesejo napake. Pred nalaganjem pripravite datoteko tako:

• Prva vrstica = glave — prva vrstica mora vsebovati imena stolpcev (npr. Ime, Priimek, E-pošta, Telefon). To boste videli v koraku povezovanja.
• En stolpec = ena vrednost — ne dajajte »Janez Novak« v en sam stolpec, če želite ločeno Ime in Priimek; telefon, e-pošto in naslov hranite v ločenih stolpcih.
• Brez združenih celic — združene celice pokvarijo branje mreže. Vedno uporabljajte posamezne celice.
• Brez formul — formule upočasnijo in lahko povzročijo napake. Če imate izračunane stolpce, kopirajte in prilepite kot vrednosti pred shranjevanjem.
• Počistite prazne celice — vrstice in stolpci, ki so videti prazni, a vsebujejo presledke ali ostalo oblikovanje, zmedejo branje. Resnično izbrišite nepotrebne vrstice/stolpce.
• Kodiranje UTF-8 — da ne izgubite naglasov in posebnih znakov (č, š, ž, ü…), shranite v UTF-8. V Excelu: »Shrani kot« → CSV UTF-8 ali ostanite pri .xlsx, ki dobro obravnava znake.
• Velike datoteke → razdelite jih — omejitev je 4 MB. Pri veliko podatkih razdelite v več datotek in uvozite po delih: lažje je tudi opaziti morebitne napake.
• Izogibajte se znakom z nestandardnim oblikovanjem — okrasni simboli, posebne pisave ali eksotično oblikovanje besedila morda ne bodo prebrani ali bodo preoblikovani.

Pri CSV dodatna opomba: to je preprosto besedilo z ločenimi vrednostmi. Mokapen bere v UTF-8 in samodejno zazna ločilo; če odprete in ponovno shranite CSV v Excelu v slovenščini, ločilo pogosto postane podpičje — običajno je v redu, a če po nalaganju vse vidite v enem stolpcu, je težava skoraj vedno tam: ponovno shranite z izrecno izbiro »CSV UTF-8« ali uporabite neposredno datoteko .xlsx.

Povezovanje stolpcev

To je srce uvoza. Za vsak stolpec vaše datoteke Mokapen prikaže ime glave in do šest primerov vrednosti iz prvih vrstic, da takoj razumete vsebino. Poleg izberete iz menija »Pripada« ustrezno polje CRM:

• Povežite stolpec s poljem (npr. stolpec »Mail« → polje E-pošta).
• Prezri stolpec — pustite povezavo prazno za stolpce, ki jih ne potrebujete: ne bodo uvoženi.
• Vsako polje CRM lahko uporabite samo enkrat: ko ga povežete, izgine iz izbir drugih stolpcev.

Povezati morate vsaj obvezna polja, sicer gumb za uvoz ostane zaklenjen:

• Stiki — vsaj eno od: Ime, Priimek ali e-pošta. Vrstice brez nobenega od teh se prezrejo.
• Podjetja — Ime podjetja.
• Naloge, Projekti, Izdelki, Storitve — Naslov (ali ime).

Nekatera polja samodejno razrešijo relacije po imenu: pri uvozu Stikov stolpec, povezan s Podjetjem, poveže (ali ustvari, če ne obstaja) podjetje s tem imenom; pri uvozu Nalog stolpec Projekt poveže ali ustvari projekt s tem naslovom. Primerjava ne upošteva velikih/malih črk.

Prilagojena polja — če imate načrt Premium, se v meniju prikažejo tudi vaša prilagojena polja (številke, besedila, datumi, seznami). Datumi in valute se interpretirajo in normalizirajo; za polja uporabnika/ekipe se vrednost poveže s pravilnim uporabnikom ali ekipo.

Polja s posebnimi formati

Nekatera polja sprejemajo več vrednosti v isti celici ali iščejo povezavo: ko jih povežete, pod stolpcem se prikaže rumeno opozorilo s pričakovanim formatom. Ločilo za več vrednosti je vedno podpičje (;).

• Oznake (tagi) — imena ločena z »;«. Če oznaka ne obstaja, se ustvari samodejno. Npr.: Stranka;VIP;Za povratni klic.
• Deležniki (stakeholder) — za vsak vnos navedite e-pošto uporabnika ali kodo ekipe z »t« (npr. t123), ločene z »;«. Npr.: mario@email.com;t45.
• Odgovorni (owner) — ena vrednost: e-pošta uporabnika ali koda ekipe »t{id}«.
• Dobavitelj (Izdelki/Storitve) — ime podjetja dobavitelja; če ne obstaja, se ustvari.
• Slike (Izdelki/Storitve) — polni URL-ji slik, ločeni z »;«.
• Skupine (Izdelki/Storitve) — imena ločena z »;«; manjkajoče skupine se ustvarijo.

Vedno preberite rumeno opozorilo: spoštovanje tega formata je tisto, kar loči čist uvoz od uvoza polnega manjkajočih vrednosti.

Upravljanje podvojitev

Za Stike, Podjetja, Izdelke in Storitve lahko odločite, kaj storiti, ko vrstica ustreza že obstoječi kartici. Možnost »Upravljaj podvojitve« je privzeto aktivna. Ključ, s katerim Mokapen prepozna podvojitev, se razlikuje glede na vrsto:

• Stiki — ista e-pošta (če je prisotna v vrstici).
• Podjetja — isto ime podjetja (brez razlikovanja velikih/malih črk). Opomba: podjetja z istim imenom se nikoli ne podvojijo, ko jih povežete iz stikov, tudi če so podvojitve onemogočene.
• Izdelki — ista koda izdelka.
• Storitve — ista koda storitve.

Ko je podvojitev najdena, lahko izberete tri načine ravnanja:

• Preskoči (privzeto) — prezre nove vrednosti in nadaljuje brez shranjevanja ali posodabljanja. Vrstica se šteje kot Preskočena.
• Vstavi, če je prazno — posodobi polje samo, če je trenutno prazno (ne prepiše obstoječih podatkov). Zahteva Premium.
• Zamenjaj — posodobi vsako preslikano polje z novo vrednostjo, ne glede na trenutno. Zahteva Premium.

Naloge in Projekti nimata upravljanja podvojitev: vsaka vrstica ustvari vedno novo kartico. Če ponovno uvozite isto datoteko, dobite podvojitve: dobro premislite, preden ponovite operacijo.

Nasveti za čiste podatke

Nekaj previdnosti naredi uvoz zanesljiv in vam prihrani nadležno čiščenje kasneje:

• Normalizirajte e-pošto — to je ključ proti podvojitvam stikov: ena e-pošta na celico, brez presledkov, vse z malimi črkami. Različne e-pošte = različni stiki.
• Edinstvene kode za izdelke/storitve — če želite posodobiti namesto podvojiti, poskrbite, da sta koda izdelka in koda storitve prisotni in skladni med datoteko in tem, kar je že v Mokapen.
• Skladni formati v vsakem stolpcu — ne mešajte »10/03/2026« in »2026-03-10« v istem stolpcu datumov; uporabite en sam format. Enako za zneske (izogibajte se mešanju »1.000,50« in »1000.5«).
• Telefoni z mednarodno predpono — npr. +386…: koristno za sporočila in integracije ter prepreči, da Excel obravnava številko kot cifro in požre začetno ničlo. Po potrebi nastavite stolpec kot Besedilo.
• Pozor na začetne ničle — poštne številke, kode, davčne številke: Excel odstrani ničle na začetku. Oblikujte te stolpce kot Besedilo, preden jih izpolnite.
• Odstranite skrite presledke — presledki pred/za besedilom (ali dvojni presledki) ustvarijo lažne ne-podvojitve. Prehod »Odstrani presledke« v Excelu pomaga.
• Poenotite imena relacij — če povezujete stike s podjetji po imenu, ime podjetja pišite vedno na enak način (npr. vedno »Acme d.o.o.«, ne včasih »ACME« in včasih »Acme d.o.o.«), sicer ustvarite različna podjetja.
• Naredite majhen preizkus — pred uvozom 5.000 vrstic poskusite s 10–20 reprezentativnimi: preverite preslikavo, formate in podvojitve brez tveganja umazanije v CRM.

Napredek in Zgodovina uvozov

Med uvozom zaslon z rezultati prikazuje števce v realnem času: Obdelano (prebrane vrstice), Uvoženo (nove kartice), Posodobljeno (posodobljene podvojitve), Preskočeno (podvojitve nespremenjene) in Napake.

Stran Zgodovina uvozov našteje vse izvedene uvoze z ustreznimi skupnimi števili. Upoštevajte dve stvari: zgodovina prikazuje agregirane skupne vsote, ne seznama vrstica po vrstici; vrstice brez minimalnih identitetnih polj (npr. stik brez imena, priimka ali e-pošte) se tiho prezrejo, zato morda ne bodo med »Napakami«. Če se številke ne ujemajo, je najpogostejši vzrok ravno to.

Izvoz

Izvoz vedno ustvari datoteko Excel (.xlsx) in, kot omenjeno, je rezerviran za Lastnika. Lahko ga zaženete na dveh mestih:

• Na strani Izvozi (meni Uvozi/Izvozi) — prenesete vse zapise določene vrste kartice z enim klikom.
• Na seznamih (pogled Seznam, Kanban, kartice) — iz menija Dejanja → Izvozi. Če v pogledu Seznam izberete nekatere vrstice, izvozite samo te; če nič ne izberete (ali ste v Kanban/karticah), izvozite vse dostopne zapise.

Nekaj koristnih podrobnosti:

• Izvoz vključuje prilagojena polja in prikaže oznake ter deležnike v berljivi obliki (imena/e-pošte ločene z vejico).
• Ponudbe in Naročila se izvozijo na dveh listih: en z glavami dokumenta in drug z vrsticami artiklov.
• Izvoz Stikov doda ime podjetja povezanega stika in vnose kontrolnega seznama.
• Vedno spoštuje dovoljenja in zasebnost: izvozite samo tisto, kar bi lahko videli na zaslonu.

Izvožena datoteka je tudi odličen predlog: izvozite nekaj kartic določene vrste, si oglejte glave in uporabljene formate ter ponovno uporabite to strukturo za pripravo datoteke za uvoz.

Primeri uporabe

• Prva uvedba — uvozite imenik stikov in podjetij iz starega sistema, nato cenik Izdelkov/Storitev, in CRM je takoj operativen.
• Posodobitev cenika — uvozite Izdelke z »Zamenjaj« z uporabo kode izdelka kot ključa: cene in opisi se posodobijo brez ustvarjanja podvojitev.
• Obogatitev stikov — stike že imate in dodate manjkajoče telefone/polja z »Vstavi, če je prazno«: dopolnite kartice brez prepisovanja dobrih podatkov.
• Periodična varnostna kopija — Lastnik izvozi stike, priložnosti in naročila v Excel za arhiv ali zunanje analize.
• Poročila po meri — izvozite filtrirane podatke s seznama in jih obdelate v Excelu s pivotnimi tabelami za analizo, ki je na platformi ni pripravljene.

Pogoste težave

• Gumb Uvozi ostane onemogočen — niste povezali obveznih polj (ime/priimek/e-pošta za stike, naslov za ostale). Dokončajte preslikavo.
• Po nalaganju vidim vse v enem stolpcu — to je CSV z nerozpoznanim ločilom ali napačnim kodiranjem. Ponovno shranite kot »CSV UTF-8« ali uporabite .xlsx.
• Manjkajo naglasi ali čudni znaki — težava s kodiranjem: shranite v UTF-8.
• Uvoženih manj vrstic, kot pričakovano — vrstice brez minimalnih identitetnih polj se prezrejo; preverite, da ima vsaka vrstica vsaj obvezno polje.
• Ustvaril sem podvojitve — verjetno je bilo »Upravljaj podvojitve« na Preskoči, ko ste želeli posodobiti, ali ključ (e-pošta/koda/ime) se ni ujemal. Preverite ključe in izbrano možnost.
• Oznake/dobavitelji/skupine niso povezani — niste upoštevali formata posebnega polja (ločilo »;«, e-pošta za uporabnike, »t{id}« za ekipe). Ponovno preberite rumeno opozorilo pod stolpcem.
• Datoteka prevelika — presega 4 MB: razdelite v več datotek in uvozite po delih.
• Ne vidim prilagojenih polj pri preslikavi — zahtevajo načrt Premium.

Pogosta vprašanja

V: Katere datoteke lahko uvozim?

O: Datoteke Excel (.xlsx, .xls) in CSV, do 4 MB. Prva vrstica mora vsebovati glave stolpcev.

V: Kaj lahko uvozim in izvozim?

O: Pri uvozu: Projekti, Naloge, Stiki, Podjetja, Izdelki in Storitve. Pri izvozu tudi Priložnosti, Ponudbe, Naročila, Vstopnice, Sestanki in Rezervacije. Priložnosti, ponudbe, naročila in vstopnice je torej mogoče izvoziti, a jih ni mogoče uvoziti.

V: Kdo lahko uvozi in izvozi?

O: Uvoz je odprt za člane organizacije; izvoz je rezerviran za Lastnika.

V: Kako preprečim ustvarjanje podvojitev?

O: Naj bo upravljanje podvojitev aktivno in poskrbite, da je ključ izpolnjen in skladen: e-pošta za stike, ime za podjetja, koda za izdelke in storitve. Ne pozabite, da Naloge in Projekti nimata kontrole podvojitev: vsaka vrstica vedno ustvari novo kartico.

V: Kakšna je razlika med »Preskoči«, »Vstavi, če je prazno« in »Zamenjaj«?

O: Preskoči ne spremeni podvojitve; Vstavi, če je prazno izpolni samo trenutno prazna polja; Zamenjaj posodobi vsa preslikana polja. Zadnji dve zahtevata načrt Premium.

V: Kako vstavim več vrednosti v eno celico (oznake, deležniki…)?

O: Z ločevanjem vrednosti s podpičjem (;). Za deležnike uporabite e-pošto uporabnika ali kodo ekipe »t{id}«; manjkajoče oznake, skupine in dobavitelji se ustvarijo samodejno.

V: Zakaj je bilo uvoženih manj vrstic kot v datoteki?

O: Vrstice brez minimalnih identitetnih polj (za stike: ime, priimek ali e-pošta; za podjetja: ime) se prezrejo, ne da bi se pojavile med »Napakami«. Preverite, da ima vsaka vrstica vsaj obvezno polje.

V: Excel mi pokvari datume, začetne ničle in dolge številke. Kaj storiti?

O: Oblikujte kritične stolpce kot Besedilo (poštne številke, kode, davčne številke, telefoni), uporabite en sam format datuma na stolpec in, če imate izračunane stolpce, prilepite kot vrednosti pred shranjevanjem. Shranite v UTF-8, da ohranite naglase.

V: Ali lahko uvozim svoja prilagojena polja?

O: Da, z načrtom Premium: v koraku povezovanja se prikažejo tudi prilagojena polja in vrednosti se pretvorijo glede na njihov tip (datumi, valute, seznami, uporabniki/ekipe).

V: V kakšnem formatu dobim izvoz?

O: Vedno v Excel (.xlsx). Ponudbe in Naročila pridejo na dveh listih (glave + vrstice artiklov). Izvožena datoteka je tudi odličen predlog za pripravo prihodnjega uvoza.

V: Ali je uvoz takojšen?

O: Deluje v ozadju: za nekaj zapisov gre za sekunde, za velike datoteke lahko traja nekaj minut. Spremljajte števce na zaslonu z rezultati ali ponovno preverite Zgodovino uvozov.