Ръководството на Мокапен

Импорт / Експорт

Разделът Импорт / Експорт ви позволява да внесете данните си в Mokapen от Excel или CSV файл (импорт) и да изтеглите данните на организацията като Excel файл (експорт). Това е най-бързият начин да попълните CRM, когато стартирате от съществуващи адресни книги, ценоразписи или номенклатури, или когато ви трябват архиви и анализи извън платформата.

Намирате го от менюто на организацията → Импорт/Експорт. Воденият импорт е стъпков (изберете какво да импортирате, качете файла, съпоставете колоните, стартирайте) и се изпълнява във фон: можете да следите напредъка и да прегледате историята на импортите.

Преглед

Две различни функции, често използвани заедно:

• Импорт — качете файл (Excel или CSV) и Mokapen създава (или актуализира) съответните записи. Можете да импортирате Проекти, Задачи, Контакти, Фирми, Продукти и Услуги.
• Експорт — изтеглете данните си като Excel (.xlsx) файл. Експортът покрива повече типове записи от импорта: освен горните, също Сделки, Оферти, Поръчки, Тикети, Срещи и Резервации.

Импортът е воден поток в четири екрана: (1) изберете типа запис, (2) качете файла, (3) съпоставете колоните на файла с CRM полетата, като зададете поверителност и дубликати, (4) следете напредъка и резултатите. Няма отделен екран „преглед и потвърждение“: примерните стойности вече се виждат на екрана за съпоставяне на колони.

Достъп и права

Двете функции имат различни права:

• Импортиране — разрешено за Членове на организацията. Ще намерите и преки пътища за импорт в менюто Действия на списъците Контакти, Фирми, Задачи и Проекти.
• Експортиране — запазено за Собственика на организацията. Бутонът за експорт в списъците и страницата за експорт се показват само за тази роля.

Две функции зависят от плана:

• Персонализирани полета при импорт — съпоставянето на колони от файла с вашите персонализирани полета изисква план Premium. Без него при съпоставянето виждате само стандартните полета.
• Разширено управление на дубликати — опциите Вмъкни ако е празно и Замени изискват план Premium. В плана Free остава налична само Пропусни (дубликатите остават непроменени).

Експортът винаги спазва права и поверителност: всеки потребител експортира само записите, до които има достъп според ролята си и правилата за видимост на организацията.

Как да импортирате (веденият поток)

Импортът минава през четири стъпки:

1. Изберете какво да импортирате — на страницата Импорт изберете типа запис: Проекти, Задачи, Контакти, Фирми, Продукти или Услуги. Оттук можете също да отворите История на импортите.
2. Качете файла — плъзнете (или изберете) файл .xlsx, .xls или .csv, максимум до 4 MB. Mokapen чете колоните и преминава към съпоставяне.
3. Съпоставете колоните — за всяка колона от файла изберете съответното CRM поле (или я игнорирайте). На същия екран задавате поверителност за импортираните данни и, където е налично, управление на дубликати. Бутонът за импорт се отключва едва след като задължителните полета са съпоставени.
4. Стартирайте и изчакайте резултатите — импортът се изпълнява във фон: екранът с резултати се обновява на всеки няколко секунди и показва броячи за Обработени, Импортирани, Актуализирани, Пропуснати, Грешки.

Тъй като работата минава през опашка, големите файлове може да отнемат няколко минути: дръжте страницата отворена или проверете отново Историята на импортите по-късно.

Подгответе файла (Excel и CSV)

Качеството на импорта зависи почти изцяло от качеството на файла. Excel е удобен, но коварен: дати, превърнати в числа, изчезващи водещи нули, обединени клетки, формули, които носят грешки. Преди качване подгответе файла така:

• Първи ред = заглавия — първият ред трябва да съдържа имена на колони (напр. Име, Фамилия, Имейл, Телефон). Това е, което ще видите на стъпката за съпоставяне.
• Една колона = една стойност — не поставяйте „Иван Иванов“ в една колона, ако искате отделни Име и Фамилия; дръжте телефон, имейл и адрес в отделни колони.
• Без обединени клетки — обединените клетки развалят четенето на мрежата. Винаги използвайте единични клетки.
• Без формули — формулите забавят и могат да причинят грешки. Ако имате изчислени колони, копирайте и поставете като стойности преди запазване.
• Изчистете празните клетки — редове и колони, които изглеждат празни, но съдържат интервали или остатъчно форматиране, объркват четенето. Наистина изтрийте редовете/колоните, които не ви трябват.
• UTF-8 кодиране — за да запазите акценти и специални знаци (à, è, ç, ü…), запазете като UTF-8. В Excel: „Запази като“ → CSV UTF-8, или останете на .xlsx, което се справя добре със знаците.
• Големи файлове → разделете ги — лимитът е 4 MB. При много данни разделете на няколко файла и импортирайте на партиди: така по-лесно забелязвате грешки.
• Избягвайте нестандартно форматирани знаци — декоративни символи, необичайни шрифтове или екзотично форматиране може да не се прочетат или да се преобразуват.

При CSV още една забележка: това е обикновен текст с разделени стойности. Mokapen чете UTF-8 и автоматично разпознава разделителя; ако отворите и презапишете CSV с Excel в някои локали, разделителят често става точка и запетая — обикновено е наред, но ако след качване всичко се появи в една колона, почти винаги това е причината: презапишете изрично като „CSV UTF-8“ или използвайте директно .xlsx файл.

Съпоставяне на колони

Това е сърцето на импорта. За всяка колона от файла Mokapen показва името на заглавието и до шест примерни стойности от първите редове, за да разберете бързо какво съдържа. До него изберете съответното CRM поле от менюто „Принадлежи към“:

• Съпоставете колоната с поле (напр. колона „Mail“ → поле Имейл).
• Пропуснете колоната — оставете съпоставянето празно за колони, които не ви трябват: те няма да бъдат импортирани.
• Всяко CRM поле може да се използва само веднъж: след като бъде съпоставено, изчезва от изборите на другите колони.

Трябва да съпоставите поне задължителните полета, иначе бутонът за импорт остава деактивиран:

• Контакти — поне едно от Име, Фамилия или имейл. Редове без нито едно от тях се игнорират.
• Фирми — Име на фирмата.
• Задачи, Проекти, Продукти, Услуги — Заглавие (или име).

Някои полета автоматично разрешават връзки по име: при импорт на Контакти колоната, съпоставена с Фирма, свързва (или създава, ако липсва) фирмата с това име; при импорт на Задачи колоната Проект свързва или създава проекта с това заглавие. Съпоставянето е без значение на главни/малки букви.

Персонализирани полета — с план Premium вашите персонализирани полета също се появяват в менюто (числа, текст, дати, списъци). Датите и валутите се интерпретират и нормализират; за полета потребител/екип стойностите се разрешават към правилния потребител или екип.

Специални формати на полета

Някои полета приемат няколко стойности в една клетка или търсят връзка: когато ги съпоставите, под колоната се появява жълто известие с очаквания формат. Разделителят за множество стойности винаги е точка и запетая (;).

• Етикети — имена, разделени с „;“. Ако етикет не съществува, се създава автоматично. Напр. Клиент;VIP;Follow up.
• Заинтересовани страни — за всеки запис използвайте имейла на потребителя или кода на екипа с „t“ (напр. t123), разделени с „;“. Напр. john@email.com;t45.
• Собственик — една стойност: имейл на потребител или код на екип „t{id}“.
• Доставчик (Продукти/Услуги) — името на фирмата доставчик; ако липсва, се създава.
• Изображения (Продукти/Услуги) — пълни URL на изображения, разделени с „;“.
• Групи (Продукти/Услуги) — имена, разделени с „;“; липсващите групи се създават.

Винаги четете жълтото известие: спазването на този формат прави разликата между чист импорт и такъв, пълен с липсващи стойности.

Управление на дубликати

За Контакти, Фирми, Продукти и Услуги можете да решите какво да се случи, когато ред съвпада със съществуващ запис. Опцията „Управление на дубликати“ е включена по подразбиране. Ключът, който Mokapen използва, за да разпознае дубликат, варира според типа:

• Контакти — същият имейл (ако присъства в реда).
• Фирми — същото име на фирмата (без значение на главни/малки букви). Забележка: фирми със същото име никога не се дублират, когато са свързани от контакти, дори ако управлението на дубликати е изключено.
• Продукти — същият код на продукт.
• Услуги — същият код на услуга.

Когато се открие дубликат, можете да изберете три поведения:

• Пропусни (по подразбиране) — игнорира новите стойности и продължава без запазване или актуализация. Редът се брои като Пропуснат.
• Вмъкни ако е празно — актуализира поле само ако в момента е празно (не презаписва съществуващи данни). Изисква Premium.
• Замени — актуализира всяко съпоставено поле с новата стойност, независимо от текущата. Изисква Premium.

Задачите и Проектите нямат управление на дубликати: всеки ред винаги създава нов запис. Повторното импортиране на същия файл създава дубликати: помислете внимателно, преди да повторите операцията.

Съвети за чисти данни

Няколко предпазни мерки правят импорта надежден и ви спестяват болезнено почистване след това:

• Нормализирайте имейлите — те са ключът против дубликати за контакти: един имейл на клетка, без интервали, с малки букви. Различни имейли = различни контакти.
• Уникални кодове за продукти/услуги — ако искате да актуализирате вместо да дублирате, уверете се, че кодът на продукт и кодът на услуга присъстват и са последователни между файла и това, което вече е в Mokapen.
• Еднакви формати по колона — не смесвайте „03/10/2026“ и „2026-03-10“ в една и съща колона за дати; използвайте един формат. Същото важи за суми (избягвайте смесване на „1,000.50“ и „1000.5“).
• Телефони с международен префикс — напр. +359…: полезно за съобщения и интеграции и предотвратява Excel да третира номера като цифра и да „изяде“ водещата нула. Ако е нужно, задайте колоната като Текст.
• Внимавайте с водещите нули — пощенски кодове, кодове, ДДС номера: Excel склонно премахва водещите нули. Форматирайте тези колони като Текст, преди да ги попълните.
• Премахнете скритите интервали — интервали преди/след текста (или двойни интервали) създават фалшиви „не-дубликати“. Преминаване „Trim spaces“ в Excel помага.
• Стандартизирайте имената на връзките — ако свързвате контакти с фирми по име, пишете името на фирмата винаги по един и същ начин (напр. винаги „Acme Ltd“, не понякога „ACME“ и понякога „Acme L.L.C.“), иначе създавате различни фирми.
• Направете малък тест — преди да импортирате 5 000 реда, опитайте 10–20 представителни реда: проверявате съпоставяне, формати и дубликати, без да рискувате объркан CRM.

Напредък и История на импортите

По време на импорт екранът с резултати показва броячи в реално време: Обработени (прочетени редове), Импортирани (нови записи), Актуализирани (актуализирани дубликати), Пропуснати (недокоснати дубликати) и Грешки.

Страницата История на импортите изброява всички импорти с техните общо. Имайте предвид две неща: историята показва агрегирани общо, не списък ред по ред; и редове без минимални полета за идентичност (напр. контакт без име, фамилия или имейл) се игнорират тихо, така че може да не се появят под „Грешки“. Ако числата не се събират, обикновено това е причината.

Експорт

Експортът винаги създава Excel (.xlsx) файл и, както беше отбелязано, е запазен за Собственика. Можете да го стартирате от две места:

• От страницата Експорт (меню Импорт/Експорт) — изтеглете всички записи от даден тип с едно кликване.
• От списъците (изгледи Списък, Канбан, карти) — от Действия → Експорт. В изглед Списък, ако изберете някои редове, експортирате само тях; ако не изберете нищо (или сте в Канбан/карти), експортирате всички достъпни записи.

Някои полезни детайли:

• Експортът включва персонализирани полета и показва етикети и заинтересовани страни в четим вид (имена/имейли, разделени със запетаи).
• Офертите и Поръчките се експортират на два листа: един със заглавките на документите и един с редовете.
• Експортът на контакти добавя свързаното име на фирмата и елементите от checklist.
• Винаги спазва права и поверителност: експортирате само това, което бихте могли да видите на екрана.

Експортираният файл е и отличен шаблон: експортирайте няколко записа от даден тип, вижте използваните заглавия и формати и използвайте тази структура, за да изградите файла си за импорт.

Примери за употреба

• Първоначално пускане — импортирайте контакти и фирми от старата система, след това ценоразписа Продукти/Услуги, и CRM е веднага оперативен.
• Актуализация на ценоразпис — импортирайте Продукти с „Замени“, като използвате кода на продукта като ключ: цените и описанията се актуализират без да се създават дубликати.
• Обогатяване на контакти — вече имате контакти и добавяте липсващи телефони/полета с „Вмъкни ако е празно“: допълвате записите, без да презаписвате добрите данни.
• Периодичен архив — Собственикът експортира контакти, сделки и поръчки в Excel за архив или външен анализ.
• Персонализирани отчети — експортирайте филтрирани данни от списък и ги обработете в Excel с pivot таблици за анализ, който не е лесно достъпен в платформата.

Чести проблеми

• Бутонът за импорт остава деактивиран — не сте съпоставили задължителните полета (име/фамилия/имейл за контакти, заглавие за останалите). Довършете съпоставянето.
• След качване всичко е в една колона — CSV с неразпознат разделител или грешно кодиране. Презапишете като „CSV UTF-8“ или използвайте .xlsx.
• Липсват акценти или странни знаци — проблем с кодирането: запазете като UTF-8.
• По-малко импортирани редове от очакваното — редовете без минимални полета за идентичност се игнорират; проверете дали всеки ред има поне задължителното поле.
• Създадох дубликати — вероятно „Управление на дубликати“ е било на Пропусни, когато сте искали да актуализирате, или ключът (имейл/код/име) не е съвпаднал. Проверете ключовете и избраната опция.
• Етикети/доставчици/групи не са свързани — не сте спазили формата на специалното поле (разделител „;“, имейл за потребители, „t{id}“ за екипи). Препрочетете жълтото известие под колоната.
• Файлът е твърде голям — надхвърля 4 MB: разделете на няколко файла и импортирайте на партиди.
• Не виждам персонализирани полета при съпоставяне — изискват план Premium.

Често задавани въпроси

В: Какви файлове мога да импортирам?

О: Файлове Excel (.xlsx, .xls) и CSV, до 4 MB. Първият ред трябва да съдържа заглавия на колони.

В: Какво мога да импортирам и експортирам?

О: Импорт: Проекти, Задачи, Контакти, Фирми, Продукти и Услуги. Експортът включва също Сделки, Оферти, Поръчки, Тикети, Срещи и Резервации. Следователно сделки, оферти, поръчки и тикети могат да се експортират, но не да се импортират.

В: Кой може да импортира и експортира?

О: Импортът е отворен за членовете на организацията; експортът е запазен за Собственика.

В: Как да избегна създаването на дубликати?

О: Дръжте управлението на дубликати активно и се уверете, че ключът е попълнен и последователен: имейл за контакти, име за фирми, код за продукти и услуги. Помнете, че Задачите и Проектите нямат проверка за дубликати: всеки ред винаги създава нов запис.

В: Каква е разликата между „Пропусни“, „Вмъкни ако е празно“ и „Замени“?

О: Пропусни оставя дубликата недокоснат; Вмъкни ако е празно попълва само текущо празните полета; Замени актуализира всички съпоставени полета. Последните две изискват план Premium.

В: Как да поставя няколко стойности в една клетка (етикети, заинтересовани страни…)?

О: Разделете стойностите с точка и запетая (;). За заинтересовани страни използвайте имейла на потребителя или кода на екипа „t{id}“; липсващите етикети, групи и доставчици се създават автоматично.

В: Защо са импортирани по-малко редове, отколкото във файла?

О: Редовете без минимални полета за идентичност (за контакти: име, фамилия или имейл; за фирми: име) се игнорират, без да се появят под „Грешки“. Проверете дали всеки ред има поне задължителното поле.

В: Excel разваля дати, водещи нули и дълги числа. Какво да направя?

О: Форматирайте критичните колони като Текст (пощенски кодове, кодове, ДДС номера, телефони), използвайте един формат за дати на колона и ако имате изчислени колони, поставете като стойности преди запазване. Запазете като UTF-8, за да запазите акцентите.

В: Мога ли да импортирам персонализираните си полета?

О: Да, с план Premium: персонализираните полета също се появяват на стъпката за съпоставяне и стойностите се преобразуват според типа им (дати, валути, списъци, потребители/екипи).

В: Какъв формат получавам при експорт?

О: Винаги Excel (.xlsx). Офертите и Поръчките идват на два листа (заглавки + редове). Експортираният файл е и отличен шаблон за подготовка на бъдещ импорт.

В: Импортът незабавен ли е?

О: Изпълнява се във фон: за няколко записа отнема секунди; за големи файлове може да отнеме няколко минути. Следете броячите на екрана с резултати или проверете отново Историята на импортите.