Ръководството на Мокапен

Ръководство за проекти

Областта Проекти е организационното ниво над задачите: тя групира свързани действия към обща цел, със собственик, срокове, участници и общ напредък. Един проект отговаря на въпроса «кой какво и кога прави» в рамките на структурирана инициатива — пускане на продукт, онбординг на клиент, маркетингова кампания.

За какво служи областта Проекти

Проектите ви позволяват да:

• Структурирате работата по инициативи, всяка със своите задачи.
• Следите напредъка чрез брояча завършени/общо задачи (напр. 5/12), видим на панела и в Kanban.
• Организирате по Workarea — макрокатегории като Marketing, Sales, Operations — за преглед по бизнес област.
• Координирате екипи със собственик, участници (стейкхолдери) и публична или частна видимост.
• Свързвате с CRM контакти, фирми и тикети чрез Връзки.
• Анализирате агрегирани данни в докладите по проекти.

Достъп от страницата Проекти в менюто Дейности. Задачите на проекта се управляват в раздела Задачи на панела на проекта или от отделното ръководство за задачи.

Горна лента на страницата Проекти

• Групирай по (Kanban): Workarea (по подразбиране), Срок, Собственик, Етикети, Цвят (Premium).
• Филтри (Premium): модал за разширени филтри.
• Действия: импорт/експорт, архив на проекти, кошче, редакция на колони (Списък).
• Изгледи: Kanban | Карти | Списък (без отделен Календар — използвайте сроковете в Карти).
• Потребители / Екипи: филтър по собственик или екип.
• + Проект: създаване на нов проект.

Панелът на проекта

Кликнете върху заглавието на проект, за да отворите страничния панел. С Premium иконата Цяла страница отваря page project на цял екран с фиксиран бутон Запази.

Заглавка на панела

• Отметка: затваря проекта, когато всички задачи са завършени; ако остават отворени задачи, кликът отваря воден модал за затваряне.
• Заглавие: редакция на място чрез клик върху текста.
• Бадж Архивиран: видим, ако проектът е в архива.

Лента с действия на панела

Същата логика като при задачите, с три нива на приоритет (Нисък, Среден, Висок):

• Приоритет (знаме): Нисък / Среден / Висок.
• Поверителност (катинар): Публичен или Частен (видим за собственика, участниците и споменатите потребители).
• Етикети: вижте ръководството за Етикети.
• Цвят: фон на заглавието и на картата.
• Прикачени файлове: вижте ръководството за Прикачени файлове.
• Лепящи бележки, Копирай връзка, Цяла страница (Premium).
• Опции (три точки): Клонирай, Премести, Преобразувай в задача, Архивирай, Редактирай панел, Изтрий.
• + Създай и свържи: създаване на свързани обекти (задача, тикет, контакт…), вече асоциирани с проекта.

Меню Опции (три точки)

• Клонирай: дублира проекта; в модала изберете какво да се копира (checklist, прикачени файлове, връзки, коментари, дъщерни задачи ако е приложимо).
• Премести: прехвърля проекта в друга workarea или организация (ако е мулти-орг).
• Преобразувай в задача: преобразува проекта в една задача; задачите на проекта стават елементи в checklist на новата задача.
• Архивирай / Възстанови (Premium).
• Редактирай панел (админ): оформление на полетата в панела на проекта.
• Изтрий / Възстанови: меко изтриване към кошчето.

Раздели на панела на проекта

• Данни: заглавие, workarea, собственик, участници, дати, описание, персонализирани полета.
• Задачи: списък със задачите на проекта с брояч (затворени/общо); създавайте и управлявайте задачите тук. За оперативни подробности вижте ръководството за Задачи.
• Връзки, Време: общи ръководства в Свързани раздели.
• Допълнително меню: Маркетинг, Интеграции, Актуализации.

Workarea

Workarea са макрокатегории за групиране на проекти: бизнес функции (Marketing, Sales, HR), продуктови линии или всяко групиране, полезно за екипа ви. В Kanban за проекти изгледът по подразбиране организира колоните по Workarea.

За какво служат

• Визуално разделят проекти от различни обхвати, без да ги смесват на една дъска.
• Филтрират и докладват по област (напр. колко активни проекти в Sales спрямо Marketing).
• Назначават референтен екип към workarea (по избор в настройките).

Създаване на Workarea

1. Отидете в Настройки на проекти → карта Workarea, или директно на страницата Workarea.
2. Кликнете Нова workarea (лимит според плана: Small, Medium, Large).
3. Въведете заглавие и, ако е приложимо, асоциирайте екип.
4. Запазете: workarea се появява в списъка и като колона в Kanban.

Назначаване на проект към Workarea

1. Отворете панела на проекта → раздел Данни.
2. В полето Workarea изберете желаната категория.
3. Запазете: проектът се появява в съответната колона в Kanban (групиране по Workarea).

Можете също да плъзнете проект между колоните Workarea в Kanban, за да смените назначението бързо.

Редакция и изтриване на Workarea

На страницата Workarea кликнете върху заглавието, за да го редактирате, или използвайте действията на картата (редакция/изтриване). Изтриването на workarea не изтрива проектите: те остават без назначена workarea (колона «Без workarea» в Kanban).

Свързани раздели (общи за няколко обекта)

• Връзки — свържете проекта с клиенти, партньори, тикети.
• Време — отчетени и прогнозни часове по проекта (Premium).
• Етикети — категоризация и групиране в Kanban.
• Прикачени файлове — документи по проекта.
• Задачи — оперативни действия в рамките на проекта.

Създаване на проект

1. Отидете на страницата Проекти.
2. Кликнете + Проект.
3. Въведете заглавието (задължително).
4. В раздела Данни: workarea, собственик, участници, начална/крайна дата, описание.
5. В раздела Задачи добавете задачи към проекта или ги създайте по-късно от раздела или с + Задача с филтър по проект.
6. Запазете панела.

Основни полета

• Workarea: макрокатегория на принадлежност.
• Собственик: контактна точка на проекта.
• Участници (стейкхолдери): сътрудници с видимост върху проекта.
• Дати: начало и краен срок на проекта.
• Описание: цели и бележки; споменавания с @име.
• Видимост: Публичен (по подразбиране) или Частен.
• Приоритет: Нисък, Среден, Висок.

Редакция на проект

Единична редакция

1. Отворете панела на проекта.
2. Редактирайте полетата в раздела Данни или използвайте лентата с действия.
3. Управлявайте задачите в раздела Задачи (отваряне, създаване, затваряне).
4. Запазете (на място в страничния панел, бутон Запази в page project).

Затваряне и повторно отваряне

Отметка до заглавието: ако всички задачи са затворени, маркира проекта като завършен. При все още отворени задачи Mokapen предлага да ги затворите или да продължите въпреки това. Кликнете отново, за да отворите отново.

Масова редакция (Списък, Premium)

1. Отидете на изглед Списък.
2. Изберете проекти с отметки.
3. Кликнете Редактирай → задайте общи полета (workarea, собственик, дати…).
4. Потвърдете.

Изтриване на проект

Изтривайте проекти, създадени по грешка или дублирани тестови записи. Предпочитайте Архивирай, ако проектът има задачи, отчетени часове или връзки, които искате да запазите в историята.

Единично изтриване

1. Отворете панела → Опции (три точки) → Изтрий (червен елемент).
2. Потвърдете в модала.

С Advanced Premium проектът отива в кошчето (страница Проекти → Действия → Кошче проекти). Оттам можете да Възстановите или да Изтриете окончателно. Ако отворите проект, вече в кошчето, се появява лента Възстанови / Изтрий окончателно.

В плана Free (без Advanced Premium) изтриването обикновено е окончателно веднага след потвърждение, без кошче — проверете правата на организацията си.

Множествено изтриване

1. Изглед Списък → изберете проекти с отметки.
2. Кликнете Изтрий (червен бутон) → потвърдете.

Архивиране на проект

Архивът е правилният избор за завършени или спряни проекти, които искате да запазите в историята, без да претрупвате Kanban и Карти.

Архивиране на един проект

1. Отворете панела → Опции → Архивирай (Premium) → потвърдете.

Архивиране на няколко проекта / преглед на архива

• Множествено: Изглед Списък → изберете → Архивирай в лентата с действия.
• Преглед: Страница Проекти → Действия → Архив проекти.
• Възстанови: от архива изберете и кликнете Възстанови, или Опции → Възстанови от архив на единичния панел.

Архивираните проекти не се появяват в стандартните оперативни изгледи, но остават достъпни от архива, връзките и историческите доклади.

Клониране на проект

Единично клониране

1. Отворете панела → Опции → Клонирай.
2. В модала изберете: checklist, прикачени файлове, връзки, коментари.
3. Потвърдете: новият проект се отваря; актуализирайте заглавие и дати, преди да го използвате оперативно.

Множествено клониране

1. Изглед Списък → изберете проекти → Клонирай → изберете опции → потвърдете.

Изгледи на проекти

Kanban (по подразбиране)

Колони по Workarea по подразбиране. Плъзгане и пускане между колони за смяна на workarea. Групирай по: Workarea, Срок, Собственик, Етикети, Цвят (Premium).

Карти

Проекти, сортирани по краен срок; просрочените или предстоящите са горе. Всяка карта разгръща задачите на проекта.

Списък (Premium)

Таблица с конфигурируеми колони, търсене, масови действия (Редактирай, Клонирай, Архивирай, Изтрий).

Филтри

Модал Филтри (Premium), меню Потребители/Екипи, търсене в Списък — същата логика като при задачите.

Настройки на проекти

В Настройки на проекти:

• Workarea: създаване и управление на макрокатегории (вижте раздела Workarea).
• Полета: персонализирани полета на проекта.
• Панел: оформление на панела на проекта.
• Списък и колони: табличен изглед.
• Графики: уиджети за доклади.

Доклади по проекти

Разделът Доклади по проекти (Premium) обобщава проектите, до които имате достъп според ролята и правата в организацията: виждате само разрешените записи и полета. Използвайте го за анализ на натоварване, закъснения и експорт — за ежедневна работа използвайте Kanban, Карти и Списък.

• Табло: статус, workarea, приоритет, екип, собственик, часове, етикети.
• Списък доклад: табличен анализ и експорт.
• Gantt на проекти (Premium): времева линия по крайни срокове.

Полезно за натоварване по workarea, просрочени проекти и разпределение на ресурси.