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Guía de Proyectos

El área de Proyectos es el nivel de organización por encima de las tareas: agrupa acciones coherentes hacia un objetivo común, con responsable, plazos, participantes y progreso global. Un proyecto responde a la pregunta «quién hace qué y cuándo» en una iniciativa estructurada — lanzamiento de producto, onboarding de cliente, campaña de marketing.

Para qué sirve el área Proyectos

Los proyectos le permiten:

• Estructurar el trabajo por iniciativa, cada una con sus propias tareas.
• Monitorizar el progreso mediante el contador de tareas completadas/total (ej. 5/12) visible en el panel y en Kanban.
• Organizar por Workarea — macro-categorías como Marketing, Sales, Operations — para una visión general por área de negocio.
• Coordinar equipos con responsable, participantes (stakeholders) y visibilidad pública o privada.
• Vincular al CRM contactos, empresas y tickets mediante las Conexiones.
• Analizar datos agregados en los informes de proyectos.

Acceda desde la página Proyectos en el menú Actividades. Las tareas del proyecto se gestionan en la pestaña Tareas del panel del proyecto o desde la guía de tareas dedicada.

Barra superior de la página Proyectos

• Agrupar por (Kanban): Workarea (predeterminado), Vencimiento, Responsable, Etiquetas, Color (Premium).
• Filtros (Premium): modal de filtros avanzados.
• Acciones: importar/exportar, archivo de proyectos, papelera, editar columnas (Lista).
• Vistas: Kanban | Tarjetas | Lista (sin Calendario dedicado — use los vencimientos en Tarjetas).
• Usuarios / Equipos: filtrar por responsable o equipo.
• + Proyecto: crear un nuevo proyecto.

El panel del proyecto

Haga clic en el título de un proyecto para abrir el panel lateral. Con Premium, el icono Página completa abre la page project a pantalla completa con botón Guardar fijo.

Encabezado del panel

• Checkbox: cierra el proyecto cuando todas las tareas están completadas; si quedan tareas abiertas, el clic abre un modal de cierre guiado.
• Título: edición inline haciendo clic en el texto.
• Insignia Archivado: visible si el proyecto está en archivo.

Barra de acciones del panel

Misma lógica que las tareas, con tres niveles de prioridad (Baja, Media, Alta):

• Prioridad (bandera): Baja / Media / Alta.
• Privacidad (candado): Público o Privado (visible para responsable, participantes y mencionados).
• Etiquetas: ver la guía Etiquetas.
• Color: fondo del título y de la tarjeta.
• Adjuntos: ver la guía Adjuntos.
• Notas adhesivas, Copiar enlace, Página completa (Premium).
• Opciones (tres puntos): Clonar, Mover, Convertir en tarea, Archivar, Editar panel, Eliminar.
• + Crear y conectar: crear entidades vinculadas (tarea, ticket, contacto…) ya asociadas al proyecto.

Menú Opciones (tres puntos)

• Clonar: duplicar el proyecto; en el modal elija qué copiar (checklist, adjuntos, conexiones, comentarios, tareas hijas si aplica).
• Mover: transferir el proyecto a otra workarea u organización (si multi-org).
• Convertir en tarea: convierte el proyecto en una sola tarea; las tareas del proyecto pasan a ser elementos de la checklist de la nueva tarea.
• Archivar / Restaurar (Premium).
• Editar panel (admin): diseño de campos del panel del proyecto.
• Eliminar / Restaurar: eliminación suave hacia la papelera.

Pestañas del panel del proyecto

• Datos: título, workarea, responsable, participantes, fechas, descripción, campos personalizados.
• Tareas: lista de tareas del proyecto con contador (cerradas/total); cree y gestione las tareas aquí. Para el detalle operativo, vea la guía Tareas.
• Conexiones, Tiempo: guías comunes en Secciones relacionadas.
• Menú adicional: Marketing, Integraciones, Actualizaciones.

Workarea

Las Workarea son macro-categorías para agrupar proyectos: funciones empresariales (Marketing, Sales, HR), líneas de producto o cualquier agrupación útil para su equipo. En Kanban de proyectos, la vista predeterminada organiza las columnas por Workarea.

Para qué sirven

• Separar visualmente proyectos de ámbitos distintos sin mezclarlos en un único board.
• Filtrar e informar por área (ej. cuántos proyectos activos en Sales vs Marketing).
• Asignar un equipo de referencia a una workarea (opcional en ajustes).

Crear una Workarea

1. Vaya a Ajustes Proyectos → tarjeta Workarea, o directamente a la página Workarea.
2. Haga clic en Nueva workarea (límite según su plan: Small, Medium, Large).
3. Introduzca el título y, si aplica, asocie un equipo.
4. Guarde: la workarea aparece en el listado y como columna en Kanban.

Asignar un proyecto a una Workarea

1. Abra el panel del proyecto → pestaña Datos.
2. En el campo Workarea, seleccione la categoría deseada.
3. Guarde: el proyecto aparece en la columna correspondiente en Kanban (agrupar por Workarea).

También puede arrastrar un proyecto entre columnas Workarea en Kanban para cambiar la asignación rápidamente.

Modificar y eliminar una Workarea

En la página Workarea, haga clic en el título para modificarlo o use las acciones de la tarjeta (editar/eliminar). Eliminar una workarea no elimina los proyectos: quedan sin workarea asignada (columna «Sin workarea» en Kanban).

Secciones relacionadas (comunes a varias entidades)

• Conexiones — vincula el proyecto a clientes, partners, tickets.
• Tiempo — horas imputadas y estimadas en el proyecto (Premium).
• Etiquetas — categorización y agrupación Kanban.
• Adjuntos — documentos del proyecto.
• Tareas — las acciones operativas dentro del proyecto.

Crear un proyecto

1. Vaya a la página Proyectos.
2. Haga clic en + Proyecto.
3. Escriba el título (obligatorio).
4. En la pestaña Datos: workarea, responsable, participantes, fechas inicio/fin, descripción.
5. En la pestaña Tareas añada las tareas del proyecto, o créelas después desde la pestaña o con + Tarea filtrando por proyecto.
6. Guarde el panel.

Campos principales

• Workarea: macro-categoría de pertenencia.
• Responsable: referente del proyecto.
• Participantes (stakeholders): colaboradores con visibilidad sobre el proyecto.
• Fechas: inicio y vencimiento del proyecto.
• Descripción: objetivos y notas; menciones con @nombre.
• Visibilidad: Público (predeterminado) o Privado.
• Prioridad: Baja, Media, Alta.

Modificar un proyecto

Modificación individual

1. Abra el panel del proyecto.
2. Modifique campos en la pestaña Datos o use la barra de acciones.
3. Gestione las tareas en la pestaña Tareas (abrir, crear, cerrar).
4. Guarde (inline en panel lateral, botón Guardar en page project).

Cerrar y reabrir

Checkbox junto al título: si todas las tareas están cerradas, marca el proyecto como completado. Con tareas aún abiertas, Mokapen propone cerrarlas o continuar de todos modos. Haga clic de nuevo para reabrir.

Modificación masiva (Lista, Premium)

1. Vaya a la vista Lista.
2. Seleccione los proyectos con las checkboxes.
3. Haga clic en Editar → establezca campos comunes (workarea, responsable, fechas…).
4. Confirme.

Eliminar un proyecto

Elimine proyectos creados por error o duplicados de prueba. Prefiera Archivar si el proyecto tiene tareas, horas imputadas o conexiones que desea conservar en el historial.

Eliminación individual

1. Abra el panel → Opciones (tres puntos) → Eliminar (elemento rojo).
2. Confirme en el modal.

Con Advanced Premium, el proyecto va a la papelera (página Proyectos → Acciones → Papelera de proyectos). Desde allí puede Restaurar o Eliminar definitivamente. Si abre un proyecto ya en la papelera, aparece el banner Restaurar / Eliminar definitivamente.

En el plan Free (sin Advanced Premium), la eliminación suele ser definitiva inmediatamente tras la confirmación, sin papelera — verifique los permisos de su organización.

Eliminación múltiple

1. Vista Lista → seleccione proyectos con checkboxes.
2. Clic en Eliminar (botón rojo) → confirme.

Archivar un proyecto

El archivo es la opción adecuada para proyectos completados o suspendidos que desea conservar en el historial sin saturar Kanban y Tarjetas.

Archivar un proyecto individual

1. Abra el panel → Opciones → Archivar (Premium) → confirme.

Archivar varios proyectos / consultar el archivo

• Múltiple: vista Lista → seleccione → Archivar en la barra de acciones.
• Consultar: página Proyectos → Acciones → Archivo de proyectos.
• Restaurar: desde el archivo seleccione y haga clic en Restaurar, o Opciones → Restaurar desde archivo en el panel individual.

Los proyectos archivados no aparecen en las vistas operativas estándar pero siguen accesibles desde archivo, conexiones e informes históricos.

Clonar un proyecto

Clonación individual

1. Abra el panel → Opciones → Clonar.
2. En el modal seleccione: checklist, adjuntos, conexiones, comentarios.
3. Confirme: se abre el nuevo proyecto; actualice título y fechas antes de usarlo operativamente.

Clonación múltiple

1. Vista Lista → seleccione proyectos → Clonar → elija opciones → confirme.

Vistas de proyectos

Kanban (predeterminada)

Columnas por Workarea por defecto. Arrastrar y soltar entre columnas para cambiar workarea. Agrupar por: Workarea, Vencimiento, Responsable, Etiquetas, Color (Premium).

Tarjetas

Proyectos ordenados por vencimiento; arriba los vencidos o próximos. Cada tarjeta expande las tareas del proyecto.

Lista (Premium)

Tabla con columnas configurables, búsqueda, acciones masivas (Editar, Clonar, Archivar, Eliminar).

Filtros

Modal Filtros (Premium), menú Usuarios/Equipos, búsqueda en Lista — misma lógica que las tareas.

Ajustes Proyectos

En Ajustes Proyectos:

• Workarea: cree y gestione las macro-categorías (ver sección Workarea).
• Campos: campos personalizados de proyecto.
• Panel: diseño del panel del proyecto.
• Lista y columnas: vista tabular.
• Gráficos: widgets de informes.

Informes Proyectos

La sección Informes Proyectos (Premium) resume los proyectos a los que tiene acceso según rol y permisos de la organización: ve solo registros y campos autorizados. Sirve para análisis de carga, retrasos y exportación — para el trabajo diario use Kanban, Tarjetas y Lista.

• Dashboard: estado, workarea, prioridad, equipo, responsable, horas, etiquetas.
• Lista de informes: análisis tabular y exportación.
• Gantt proyectos (Premium): timeline de vencimientos.

Útil para carga por workarea, proyectos retrasados y distribución de recursos.