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Guía de Reservas

El área Reservas es el módulo Mokapen para registrar cuándo un cliente o prospecto reserva uno o más servicios reservables: consultorías, tratamientos, sesiones, alquileres, franjas operativas. Cada reserva tiene nombre, estado (Confirmada / Pendiente / Rechazada), contacto, servicios, periodo de fecha/hora, responsable, privacidad, lugar y vínculos con el resto del CRM.

Accede desde el menú Actividades → Reservas. La vista predeterminada es el Calendario; puedes pasar a la Lista. El módulo requiere la app Reservas activa, los permisos correctos y un plan Premium adecuado — comprueba la disponibilidad en tu plan y en los roles de la organización.

Rol en el CRM y diferencia con las Citas

Una reserva en Mokapen no es solo una franja en el calendario: es un registro vinculado al catálogo de servicios y al contacto del cliente, con un ciclo de confirmación típico de las solicitudes (también desde formulario público).

• Reserva: solicitud o franja vinculada a uno o más servicios reservables y a un contacto. Flujo típico: el cliente reserva (internamente o desde formulario) → el equipo confirma o rechaza → la reserva permanece en el historial del cliente y puede vincularse a oportunidades, tickets, proyecto.
• Cita: reunión, llamada o visita en el calendario con participantes (usuarios Mokapen, contactos, empresas), organizador y estado abierto/cerrado — no necesariamente vinculada a un catálogo de servicios. Consulta la guía Citas.

En la práctica: usas las Reservas cuando vendes o prestas franjas de servicio del catálogo; usas las Citas para reuniones y agenda general (demo, kick-off, stand-up). Los dos módulos pueden convivir y vincularse a otras entidades. Regla práctica: toda reserva con un cliente merece el Contacto correcto — así el historial permanece en la tarjeta del cliente, no solo en el calendario Reservas.

Requisitos previos: servicios reservables

En la creación interna, el campo Servicios enumera solo los servicios marcados como reservables (filtro bookable en el select). Si la lista está vacía no puedes completar la reserva desde el formulario interno.

1. Ve a Ventas → Servicios (catálogo).
2. Abre o crea un servicio y activa la posibilidad de reserva (opción / Habilitar reserva en el servicio).
3. Vuelve a Reservas e inténtalo de nuevo: el servicio aparece en el select.

Marca como reservables solo los servicios que realmente quieres ofrecer en agenda u online. Para los flujos públicos, los módulos (formularios) de tipo reserva usan servicios, productos o disponibilidades configuradas en el formulario — coordina catálogo y formulario antes de publicar el enlace.

Estados de la reserva

El estado no es un kanban: lo gestionas desde el menú desplegable en la barra de acciones / creación. Tres valores:

• Confirmada — franja aceptada. Es el estado inicial típico cuando creas la reserva desde el interior (el equipo ya ha validado).
• Pendiente — en espera de confirmación. Común tras una solicitud desde formulario público o cuando un operador quiere validar disponibilidad antes de comprometer la franja.
• Rechazada — no aceptada (franja no disponible, cliente no idóneo, conflicto de agenda…). Permanece en el historial y puede generar notificaciones; luego puedes archivar.

Al cambiar el estado, Mokapen puede notificar al responsable y a los colaboradores (email/notificaciones según las preferencias de la organización) y, en algunos casos, actualizar al contacto sobre el estado de la reserva.

Página Reservas — barra superior

La página principal ofrece dos vistas: Calendario y Lista, con el mismo modelo operativo que las Citas.

• Calendario (predeterminada): ves las reservas en el tiempo; clic en el evento abre la tarjeta. Donde esté previsto puedes mover la franja (arrastrar/mover) — útil para reprogramar sin reabrir todo el formulario.
• Lista: tabla con búsqueda, filtros de usuarios/equipos, columnas (título, estado, contacto, servicios, fechas, etiquetas, colaboradores…). Ideal para acciones masivas y para encontrar todas las solicitudes Pendientes.
• Nueva Reserva: abre el modal de creación.
• Acciones: Archivo (y papelera si el plan lo prevé).

En la vista Lista, al seleccionar filas con las casillas aparece la barra de acciones: duplicar, archivar, eliminar (y otras acciones disponibles en tu plan).

Tarjeta de la reserva

Clic en un evento del calendario o en el título de la lista abre la tarjeta (modal lateral). Con plan Premium adecuado puedes abrirla a página completa: mismo contenido, más espacio y guardado cómodo.

Barra de acciones

• Estado (menú desplegable): Confirmada, Pendiente, Rechazada — consulta la sección de estados.
• Privacidad (candado): Público (visible para los miembros de la organización según las reglas de acceso) o Privado (solo responsable, colaboradores y quien tenga acceso explícito — no para todos los miembros de la organización).
• Etiquetas, Color, Adjuntos, Notas adhesivas (Premium).
• Copiar enlace, + Crear y conectar / nuevas conexiones.

Menú Opciones (tres puntos)

• Duplicar: copia la reserva; en el modal puedes incluir checklist, conexiones y adjuntos (si existen).
• Archivar / Restaurar: oculta de las vistas operativas o devuelve al calendario/lista.
• Eliminar (opción roja): confirmar en el modal; con plan adecuado soft delete (papelera) o eliminación definitiva.

Pestañas de la tarjeta

• Datos — título, estado, privacidad, etiquetas, color, contacto (obligatorio si la app Contactos está activa; también puedes crear un contacto al vuelo), servicios reservables (obligatorios), periodo de fechas, responsable, colaboradores (si la privacidad de datos está activa en la org), dirección (a menudo precompletable con la sede de la organización), descripción, adjuntos, sticky note.
• Conexiones — vínculos con otras entidades (si tu rol no es solo lectura limitada). Consulta Secciones relacionadas.
• Marketing — campos de marketing de la entidad, si se usan en tu organización.
• Actualizaciones — línea temporal de modificaciones en la tarjeta completa.

Privacidad y colaboradores

Como en las Citas y otras entidades: los colaboradores son usuarios o equipos Mokapen que deben tener visibilidad sobre la reserva y trabajar en ella, sin ser el contacto del cliente. Ejemplos: el recepcionista que gestiona las solicitudes Pendientes; el profesional que presta el servicio; un manager que monitoriza la carga semanal.

Con la privacidad privada (candado en la barra de acciones), la reserva es visible solo para el responsable, los colaboradores indicados y quien tenga acceso explícito según las reglas de privacidad — no para todos los miembros de la organización. Usa la privacidad privada para franjas sensibles o clientes VIP; déjala pública (según permisos de la org) cuando todo el equipo operativo debe ver la agenda de reservas.

Secciones relacionadas

• Conexiones — vincula oportunidades, tareas, tickets, proyectos, documentos, campañas y otras entidades habilitadas. Al abrir el contacto ves las reservas vinculadas en el historial.
• Etiquetas y Adjuntos — como en otras entidades Mokapen (confirmaciones firmadas, brief, fotos de la sede…).

El contacto ya está en la pestaña Datos: sigue siendo útil añadir conexiones a deals o tickets cuando la reserva forma parte de un recorrido comercial o de asistencia.

Crear una reserva

Desde el interior (Calendario o Lista)

1. Abre Reservas (Calendario o Lista) → Nueva Reserva.
2. Escribe el nombre (obligatorio).
3. Configura el estado (por defecto a menudo Confirmada si creas tú tras haber acordado con el cliente).
4. Elige o crea al vuelo el Contacto.
5. Selecciona uno o más Servicios reservables.
6. Configura el periodo (intervalo de fecha/hora).
7. Responsable, colaboradores, dirección, descripción, adjuntos opcionales.
8. En la pestaña Conexiones añade vínculos útiles, luego Guardar.

Desde formulario público

El cliente completa el módulo de reserva en el sitio o la landing: elige qué reservar (servicios, productos o disponibilidades/citas según la configuración del formulario), fecha/hora y sus datos. En Mokapen llega la reserva — a menudo Pendiente — para confirmar o rechazar. El cliente puede tener un enlace para gestionar o cancelar su reserva, si el formulario lo prevé. Antes de publicar el enlace: alinea catálogo de servicios reservables, cierres/festivos de la organización y texto del formulario.

Modificar una reserva

1. Abre la tarjeta de la reserva.
2. Modifica los campos de la pestaña Datos (contacto, servicios, fechas, descripción, responsable, colaboradores).
3. Actualiza el estado cuando confirmes o rechaces una solicitud Pendiente.
4. En Calendario, arrastra o mueve la franja si la interfaz lo permite — útil para reprogramar rápidamente.
5. Guarda; las modificaciones pueden generar notificaciones al responsable/colaboradores y, en algunos casos, email de estado al contacto.

Eliminar una reserva

Elimina reservas creadas por error o duplicados de prueba. Prefiere Archivar si la franja está concluida y quieres conservar historial y conexiones sin saturar calendario y lista.

Eliminación individual

1. Abre la tarjeta → Opciones → Eliminar (opción roja).
2. Confirma en el modal.

Con plan Premium adecuado la reserva puede ir a la papelera (desde la cual Restaurar o Eliminar definitivamente). En planes sin soft delete la eliminación puede ser definitiva inmediatamente tras la confirmación — comprueba plan y permisos.

Eliminación múltiple

1. Vista Lista → selecciona con casillas.
2. Clic Eliminar → confirmar.

Archivar una reserva

El archivo sirve para reservas concluidas o rechazadas que ya no deben aparecer en calendario y lista operativa, manteniendo conexiones e historial — misma lógica que las Citas.

Archivar una / varias reservas

• Individual: tarjeta → Opciones → Archivar → confirmar.
• Múltiple: Lista → seleccionar → Archivar en la barra de acciones.
• Restaurar: desde Archivo (menú Acciones) o desde la tarjeta → Opciones → Restaurar.

Duplicar una reserva

Útil para franjas recurrentes con la misma estructura (mismo servicio y mismo cliente, nueva fecha).

1. Tarjeta → Opciones → Duplicar.
2. En el modal elige si copiar checklist, conexiones y adjuntos.
3. Confirma; actualiza fechas (y estado si hace falta) en la nueva reserva.

En Lista también puedes duplicar varios registros seleccionados, si la acción está disponible.

Vistas de las reservas

Calendario (predeterminada)

Vista en cuadrícula para planificar la semana operativa: cada reserva aparece en la franja correspondiente a fecha y hora. Clic en el evento abre la tarjeta. Ideal para ver solapamientos entre servicios y carga por día. Donde esté previsto, arrastra para mover la franja.

Lista

Listado tabular con búsqueda, filtros de usuarios/equipos y columnas (título, estado, contacto, servicios, fechas…). Selecciona varias filas para duplicar, archivar, eliminar. Usa la Lista para trabajar las colas Pendientes y para exportaciones analíticas si están disponibles.

Vista página

Tarjeta a pantalla completa (plan Premium base, donde esté previsto): mismo contenido del modal, más espacio para descripción, adjuntos y conexiones.

No hay kanban dedicado: el estado Confirmada / Pendiente / Rechazada se gestiona desde el campo estado.

Ajustes Reservas

Desde Ajustes de organización → Reservas (miembros autorizados) gestionas preferencias vinculadas a servicios y franjas — por ejemplo duración de referencia y, donde esté expuesta, capacidad de la franja (cuántas reservas simultáneas en el mismo horario). Algunas áreas de la UI de ajustes pueden estar aún incompletas: comprueba en la org qué es realmente operativo antes de prometerlo al equipo.

• Cierres / festivos — en los ajustes generales de la organización puedes configurar días de cierre: en esos días pueden bloquearse reservas u otras fechas límite no gestionables a tiempo.
• Campos / Tarjeta / Columnas — si están disponibles para la entidad reserva en tu org, siguen las guías Campos, Tarjeta y Columnas.
• Apps y permisos — la app Reservas debe estar activa; los roles controlan quién crea, ve y modifica.

Informes Reservas

Donde el menú Informes esté disponible para Reservas, úsalo para volúmenes por periodo, distribución de estados y carga por responsable o servicio — con enfoque analítico, no de planificación diaria (para eso queda el Calendario). Si no ves informes dedicados, analiza desde la Lista con filtros por fechas y estado, o vincula las reservas a oportunidades/tickets y usa los informes de esas áreas.

Formularios públicos y autogestión

Los formularios de tipo reserva permiten al cliente elegir qué reservar, fecha/hora y sus datos sin entrar en Mokapen. Tras el envío:

• en Mokapen aparece la reserva a gestionar (a menudo Pendiente);
• el cliente puede tener enlaces para gestionar/cancelar su reserva, si el formulario lo prevé.

En el formulario interno típico el campo obligatorio es sobre los servicios reservables; los formularios públicos pueden ofrecer también productos o disponibilidades (citas) según la configuración del módulo. Coordina siempre catálogo, cierres y texto del formulario antes de publicar.

Casos de uso

• Estudio / consultoría: servicio «Consultoría 60 min» reservable → formulario en el sitio → equipo confirma → posible oportunidad vinculada y tarea de follow-up.
• Centro de servicios / clínica: varios servicios en la misma franja; capacidad de franja en ajustes si se usa; calendario para evitar dobles reservas.
• Alquiler / sesión: reserva con periodo largo (intervalo de fechas) y dirección de la sede.
• Postventa: reserva vinculada a ticket o pedido para instalación o formación in situ.
• Reprogramación: mueve en el calendario o modifica fechas; actualiza el estado y notifica al contacto si lo prevé el proceso.

Procesos recomendados

• Marca como reservables solo los servicios que realmente quieres ofrecer online o en agenda.
• Usa Pendiente para las solicitudes desde formulario; confirma solo tras comprobar disponibilidad.
• Vincula siempre el Contacto correcto: el historial permanece en la tarjeta del cliente.
• Para reuniones internas sin servicio en catálogo, prefiere Citas.
• Archiva las reservas concluidas para mantener el calendario legible; elimina solo borradores y pruebas.
• Alinea cierres/festivos de la org para evitar franjas fantasma.

Combina Reservas con Servicios, Contactos y, cuando haga falta, Oportunidades o Tickets para un flujo coherente de solicitud a prestación.

Preguntas frecuentes

P: No veo servicios en el select. ¿Por qué?

R: Solo aparecen los servicios reservables. Habilita la reserva en el servicio del catálogo Ventas → Servicios.

P: ¿Diferencia entre Reserva y Cita?

R: Reserva = franja sobre servicios reservables + contacto + estados confirmar/rechazar (también desde formulario). Cita = reunión/agenda con participantes, sin obligación de catálogo de servicios. Detalles en la guía Citas.

P: ¿Por qué no entro en Reservas?

R: Hace falta app activa, permiso de visualización y plan Premium adecuado. Comprueba con un admin de la organización.

P: ¿Puede el cliente reservar por su cuenta?

R: Sí, mediante formularios públicos de reserva configurados en Mokapen y publicados en tu sitio o en una landing.

P: ¿Qué pasa si rechazo?

R: Configuras el estado Rechazada. Permanecen historial y notificaciones; puedes archivar después.

P: ¿Puedo reservar productos además de servicios?

R: En el formulario interno típico el campo obligatorio es sobre los servicios reservables. Los formularios públicos pueden ofrecer también productos o disponibilidades (citas) según la configuración del módulo.