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Integraciones

Las integraciones conectan Mokapen con las aplicaciones que ya utiliza — calendario, agenda de contactos, correo, almacenamiento en la nube, comercio electrónico, facturación, marketing, mensajería — para que los datos circulen en el CRM sin copias manuales, exportaciones a hojas de cálculo ni doble entrada. Un contacto creado en el sitio web, una cita en el calendario, un pedido de la tienda online o un archivo en Drive puede acabar en el registro correcto de Mokapen, y viceversa.

Esta página es la visión general: qué son las integraciones, cuándo conviene usarlas, qué ventajas aportan al equipo y cómo orientarse en el área Integraciones. Para cada aplicación conectable existe (o existirá) una guía dedicada con los pasos concretos de conexión y configuración — por ejemplo, Google Calendar, Google Contacts y Google Drive ya tienen su propia página.

Qué son y cómo funcionan

Una integración no sustituye la aplicación externa: crea un puente autorizado entre su cuenta (Google, Microsoft, Shopify, etc.) y su organización Mokapen. Usted decide qué sincronizar, en qué dirección y con qué reglas; Mokapen realiza la alineación en segundo plano o al guardar, según el tipo de integración.

Puntos clave del modelo Mokapen:

• Por organización — cada conexión vale dentro de la org en la que trabaja. Cambie de org → compruebe qué integraciones están activas allí.
• Por usuario que conecta — normalmente quien pulsa «Conectar» autoriza su propia cuenta externa. En la página ve Cuenta conectada (correo del servicio) y quién creó la conexión.
• Compartición opcional — algunas integraciones (p. ej. almacenamiento en la nube) permiten que otros miembros del equipo usen la misma conexión, sin que cada uno vuelva a iniciar sesión.
• Estados visibles — Conectado, Sincronización en curso, Error: se entera enseguida si algo falla.
• Desconectar — puede revocar el puente desde Mokapen en cualquier momento. Al desconectar, Mokapen suele mostrar una ventana en la que elige si conservar en la org los datos ya importados (permanecen en el CRM pero dejan de sincronizarse) o eliminarlos de Mokapen. Los datos en el servicio externo (Google, etc.) normalmente no se borran automáticamente.

Las integraciones complementan los módulos del CRM (contactos, citas, oportunidades, tickets, pedidos…) y las Automatizaciones: muchas acciones automáticas (envío de correo, lectura de hojas, SMS) requieren que la integración correspondiente esté activa y válida.

Ventajas para el equipo

• Un solo lugar para trabajar — el comercial ve en el contacto correos, citas y oportunidades sin abrir cinco pestañas.
• Menos errores — sin CSV olvidados ni contactos escritos dos veces con datos distintos.
• Historial coherente — tickets, oportunidades y adjuntos siguen vinculados al mismo registro.
• Tiempo ahorrado — sincronización automática o bajo demanda en lugar de exportar/importar cada semana.
• Automatizaciones posibles — con datos actualizados en Mokapen, los flujos y reglas parten de información real.
• Escalabilidad — nuevo compañero: conecta sus apps o usa una cuenta compartida donde esté previsto, sin reconstruir todo el CRM.

Dónde encontrar el área Integraciones

Desde dentro de la organización, abra el menú de usuario y elija Integraciones. Aparece una cuadrícula con todas las apps disponibles para su plan: cada tarjeta muestra nombre, breve descripción y estado (activa o próximamente).

Al hacer clic en una tarjeta entra en la página de la integración: allí encuentra el botón para conectar la cuenta, ajustes de sincronización, Guardar / Sincronizar / Desconectar. No todas las integraciones tienen las mismas opciones — calendario, agenda y nube tienen pantallas distintas porque hacen cosas diferentes.

Algunas integraciones requieren un plan superior (icono de medalla): sin el plan adecuado puede leer la descripción pero no completar la conexión.

Tipos de integración en Mokapen

Mokapen agrupa las integraciones por área funcional. Resumen de para qué sirven:

• Calendario — alinea citas de Mokapen con calendarios externos (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideal para reuniones con clientes y agenda compartida.
• Agenda y ventas — sincroniza contactos (Google Contacts, Outlook Contacts, enriquecimiento de datos, LinkedIn…). Conecta el CRM con la agenda que usa a diario.
• Almacenamiento en la nube — adjunte y guarde archivos de Google Drive, OneDrive, etc. directamente desde los registros del CRM.
• Comunicación — correo (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: mensajes vinculados a contactos y usados por automatizaciones. Para Gmail, Microsoft 365 y los demás proveedores, los pasos que también se hacen fuera de Mokapen están más abajo.
• Marketing — listas y campañas (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): contactos y estadísticas alineados con el CRM.
• Comercio electrónico — Shopify, WooCommerce: productos, pedidos y clientes en el flujo de ventas de Mokapen.
• Facturación — p. ej. Fatture in Cloud: datos maestros, productos, presupuestos y pedidos coherentes entre sistemas.
• Publicidad y reuniones — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: datos de campañas o participantes donde lo prevea el conector.

La lista real depende del plan y de las apps habilitadas para su org: no todos los elementos están disponibles para todos.

Conectar una cuenta (en general)

El flujo es siempre similar, independientemente del proveedor:

1. Abra la página de la integración en Mokapen.
2. Pulse el botón para conectar (Iniciar sesión con…, Sincronizar…, Conectar cuenta…).
3. Se le redirige al sitio del proveedor (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Inicie sesión con la cuenta que desee usar — puede ser distinta del correo con el que entra en Mokapen.
5. Lea qué permisos solicita Mokapen y confirme con Permitir / Autorizar.
6. Vuelve a Mokapen: aparecen ajustes y botones de sincronización.

Si no acepta los permisos, la conexión no se completa: Mokapen no puede leer ni escribir datos en ese servicio. Las automatizaciones y funciones que dependen de esa app siguen bloqueadas hasta que autorice.

Tras la primera conexión, Mokapen puede renovar el acceso automáticamente. Si cambia la contraseña, revoca la app desde el panel del proveedor o expira la sesión, en Mokapen suele aparecer un mensaje de conexión caducada: desconecte y vuelva a conectar.

Desconectar una integración

Al pulsar Desconectar en una página de integración se abre una confirmación. Además de escribir la palabra requerida, muchas integraciones preguntan qué hacer con los datos ya en Mokapen:

• Conservar en Mokapen (opción predeterminada donde exista) — contactos, citas, adjuntos u otros registros importados permanecen en el CRM, pero se interrumpe el vínculo con el servicio externo: no hay más sincronización bidireccional hasta volver a conectar.
• Eliminar de Mokapen — al desmarcar las casillas «Conservar» o activar el interruptor de eliminación, Mokapen borra de la org los registros o referencias ligados a esa sincronización (p. ej. contactos importados de Google, enlaces de adjuntos de Drive). No es un borrado masivo en Google / Microsoft / nube externa: allí los datos permanecen salvo que los elimine manualmente.

Las opciones varían según el tipo de integración — p. ej. Google Contacts distingue contactos y empresas; Google Drive propone quitar solo los enlaces en Mokapen. Lea siempre la ventana antes de confirmar, sobre todo si cambia de cuenta u org.

Permisos y privacidad

Cada proveedor muestra una lista de lo que Mokapen podrá hacer (leer calendario, gestionar contactos, acceder a archivos creados por la app, enviar correo…). Mokapen solicita solo los permisos necesarios para esa integración — no un acceso genérico a toda su cuenta si no hace falta.

En Mokapen, además de los permisos del proveedor, suele encontrar:

• Visibilidad — contactos o datos importados visibles para toda la org o solo para usted.
• Compartir conexión — permitir que otros usuarios usen su cuenta conectada (donde esté soportado).
• Autorización explícita — en algunas sincronizaciones (p. ej. agenda) una casilla «Autorizo la copia de los datos…» que marcar antes de sincronizar.

Combine estas opciones con los roles y permisos de Mokapen: un usuario sin permiso sobre contactos no gestiona registros que no puede ver de todos modos.

Dirección de la sincronización

Muchas integraciones (calendario, agenda, listas de marketing) permiten elegir hacia dónde viajan los datos:

• Solo hacia Mokapen — la app externa alimenta el CRM; los cambios en Mokapen no vuelven atrás.
• Solo hacia la app externa — Mokapen envía los datos (p. ej. contactos creados en el CRM hacia la agenda en la nube).
• Ambas direcciones — las actualizaciones en un sistema se reflejan en el otro, con reglas sobre duplicados y conflictos donde esté previsto.

Otros conectores (archivos, algunos correos) funcionan de forma más «operativa»: adjuntar, guardar, enviar — sin sincronización bidireccional continua de registros maestros.

Tras cada cambio de ajustes use Guardar y, donde exista, Sincronizar para aplicar las reglas.

Casos de uso habituales

Ventas y CRM

• Importar la agenda de Google u Outlook al CRM y mantener alineados los clientes.
• Conectar comercio electrónico: pedido online → contacto + oportunidad en Mokapen.
• Facturación: presupuesto en Mokapen coherente con el documento en el sistema de gestión.

Operaciones y agenda

• Reunión en Google Calendar → cita en Mokapen con participantes y enlace al registro del cliente.
• Cita creada en Mokapen → evento en el teléfono del comercial.
• Adjuntos de contrato en Drive vinculados a la oportunidad, accesibles para el equipo.

Soporte y comunicación

• Correo IMAP vinculado al contacto: historial de conversaciones en el registro. En Microsoft 365 y Google Workspace el administrador del dominio debe haber habilitado el buzón; de lo contrario, iniciar sesión dentro de Mokapen no basta.
• SMS o WhatsApp desde automatización al activarse ticket u oportunidad.

Marketing

• Suscripción al boletín → contacto en Mokapen con etiqueta y campaña rastreada.
• Apertura de correo de campaña Mailchimp → actividad visible en el contacto del CRM.

El flujo ideal también se describe en Empezar con Mokapen: correo → contacto → tarea → oportunidad → presupuesto, con integraciones que evitan saltar entre apps.

Integraciones y automatizaciones

Las automatizaciones pueden enviar correo, SMS, leer hojas de Google o Excel online, crear tickets desde formularios — pero solo si la integración relacionada está activa en el Propietario del flujo o en la org. Un paso «Enviar correo» falla si la cuenta SMTP no está conectada (cómo conectarla, incluso cuando un administrador de Google o Microsoft debe actuar primero, está en la sección Email); «Leer Google Sheet» sin cuenta Google válida, igual.

Antes de poner un flujo en producción, verifique integraciones y permisos de usuario. Detalle de acciones: Automatizaciones → Acciones vinculadas a integraciones.

Email: leer el correo (IMAP) y enviar (SMTP)

Conecta el buzón desde Integraciones → Email. No es un inicio de sesión «Iniciar sesión con Google» o «Iniciar sesión con Microsoft» como el calendario. Para Gmail, Outlook.com, Yahoo e iCloud, Mokapen pide la dirección y una contraseña, y esa contraseña casi nunca es la del sitio web. Un buzón de trabajo en Microsoft 365 sigue otro camino, el botón Conectar con Microsoft Office 365, y el administrador del tenant debe actuar primero. Si omites eso, Microsoft rechaza la aplicación y Mokapen muestra «Microsoft no ha autorizado este buzón».

Mokapen no copia los correos en sus propios servidores. Los lee y los envía a través de tu proveedor, en directo, y muestra el hilo en un registro de contacto o empresa solo cuando la dirección coincide. La conexión funciona solo si ese proveedor acepta Mokapen. Host, puerto y cifrado de los proveedores de la lista los rellena Mokapen. Solo los escribes si eliges Otro correo electrónico.

Abre Email y pulsa Sincronizar Email. La lectura está disponible desde el plan Medium (hasta 3 buzones) y el plan Large (hasta 10). Sin el plan adecuado, o por encima de ese número, el botón abre el upgrade en lugar del formulario. Una vez conectado el buzón, la misma tarjeta tiene un interruptor Enviar (SMTP): es el que activa respuestas, reenvíos, automatizaciones y secuencias. El interruptor es del plan Large. Quien conectó el buzón puede compartirlo con toda la organización o con colegas concretos; los demás lo usan sin volver a iniciar sesión.

También existe una página Email SMTP. Si la lectura ya está conectada, el proveedor y la dirección allí permanecen iguales y no se pueden cambiar. Para Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud y una cuenta personalizada, la contraseña de envío es la misma que la de lectura. Para Microsoft 365 no vuelves a iniciar sesión con contraseña: el envío reutiliza el consentimiento de Microsoft, como se describe abajo.

Microsoft 365 y Office 365 (buzón de trabajo)

Un buzón @empresa en Microsoft 365 no se conecta con correo y contraseña, y no eliges Outlook. Esa entrada es Outlook.com y Hotmail, el correo personal. Para el trabajo, elige Office 365 y pulsa Conectar con Microsoft Office 365. Inicia sesión con la cuenta de trabajo, la que usas para Outlook en la web, no con una cuenta Microsoft personal.

Antes de ese clic, el administrador de Microsoft 365 debe preparar el tenant. Si no lo hace, la ventana de Microsoft se cierra con un rechazo (a menudo «Need admin approval») y Mokapen muestra el mismo aviso que ves en la página. No es una contraseña incorrecta. Las tres cosas que debes pedirle son las mismas que Mokapen lista junto al botón.

Asignarte a la aplicación Mokapen CRM. En Microsoft Entra (el portal de identidad, antes Azure Active Directory) el admin abre Enterprise applications, encuentra Mokapen CRM, abre Users and groups y añade tu usuario. Alternativamente desactiva Assignment required en esa aplicación: entonces cualquiera del tenant puede conectar, sin una asignación nominativa. Si la asignación es obligatoria y no estás en la lista, Microsoft bloquea el inicio de sesión aunque la contraseña sea correcta.

Consentimiento de administrador para IMAP y para Mail.Send. Cuando pulsas Conectar, Microsoft pide permiso para leer el correo por IMAP (IMAP.AccessAsUser.All) y para enviar a través de Microsoft Graph (Mail.Send). En muchos tenants un usuario normal no puede aceptarlos solo. El admin concede el consentimiento de administrador en la misma aplicación Mokapen CRM. Sin ese consentimiento la conexión no se completa.

IMAP activado en el buzón. En los buzones nuevos IMAP ya está activado. Si alguien lo desactivó, el consentimiento de Microsoft no basta y la lectura no arranca. El admin lo vuelve a activar en el centro de administración de Exchange (admin.exchange.microsoft.com): Recipients → Mailboxes → tu buzón → General → Manage email apps settings → IMAP enabled. El mismo interruptor está en el centro de administración de Microsoft 365 (admin.microsoft.com): Users → Active users → la persona → Mail → Manage email apps. El envío desde Mokapen no pasa por el SMTP autenticado del tenant: usa Microsoft Graph (Mail.Send). No pidas al admin que reactive Authenticated SMTP solo para Mokapen. Si el buzón estaba conectado en el pasado y el envío falla con una petición de reconectarlo, vuelve a Integraciones y pulsa de nuevo Conectar con Microsoft Office 365: la conexión antigua no tiene el permiso Mail.Send.

Tras el consentimiento, en la tarjeta del buzón activa Enviar (SMTP) y pulsa Sincronizar. Mokapen reutiliza el inicio de sesión de Microsoft que acabas de completar. No pide una contraseña y no te envía a la página SMTP para volver a iniciar sesión. A partir de ahí el buzón se puede usar para escribir desde el CRM, para automatizaciones y para el pool de remitentes de las secuencias.

Gmail y Google Workspace

Google no acepta la contraseña con la que abres Gmail. En Mokapen elige Gmail, introduce la dirección y, en el campo de contraseña, una contraseña de aplicación. La creas desde la cuenta de Google después de activar la verificación en 2 pasos. Los pasos son los de Google: app passwords. Es una cadena que no es tu contraseña real. Si la revocas en Google, Mokapen deja de leer el buzón: crea otra y pégala de nuevo, tanto para leer como cuando actives Enviar (SMTP).

Antes de la contraseña, IMAP tiene que estar activado en Gmail. Abre Gmail en la web, el engranaje → See all settings → Forwarding and POP/IMAP → Enable IMAP → Save changes. Si esa opción falta o está bloqueada, el administrador del dominio la desactivó.

Con una dirección de trabajo en Google Workspace (no @gmail.com) la conexión depende de la consola de administración, no de un ajuste de Mokapen. El admin abre Apps → Google Workspace → Gmail → End user access y, en POP and IMAP access, activa IMAP para los usuarios (Enable IMAP access for all users). Puede hacerlo para toda la organización o solo para tu unidad organizativa. La guía de Google es Turn POP and IMAP on or off.

En ese mismo ajuste Google puede limitar IMAP a una lista de ID de clientes OAuth. Si el admin solo permite esos clientes, Mokapen no puede conectar: esta página no hace «Iniciar sesión con Google», usa el correo y una contraseña de aplicación. Una lista solo de clientes OAuth excluye ese método. El admin debe dejar IMAP usable por clientes que se autentican con contraseña de aplicación, y debe permitir generarlas. Si la organización ha desactivado las contraseñas de aplicación, Google no las ofrece y no hay otro botón en Mokapen que evite el bloqueo.

Cuando la lectura y el envío están conectados, activa Enviar (SMTP) y sincroniza. Mokapen prueba el envío con la misma contraseña de aplicación. Si Google rechaza, suele ser la contraseña de la cuenta en lugar de la de aplicación, IMAP está desactivado, o Workspace ha restringido los clientes.

Outlook.com y Hotmail

Elige Outlook, no Office 365. Es para direcciones outlook.com, hotmail.com y live.com. Introduce la dirección y la contraseña de la cuenta. Si tienes verificación en 2 pasos, Microsoft a menudo rechaza la contraseña del sitio y quiere una contraseña de aplicación: la creas desde tu cuenta Microsoft y la pegas en Mokapen. Si el inicio de sesión falla, sigue Microsoft app passwords e inténtalo de nuevo. Usa la misma contraseña cuando actives Enviar (SMTP).

Esta entrada no pasa por el administrador de Exchange. Si el buzón es de trabajo y el dominio está en Microsoft 365, una contraseña de aplicación de Outlook.com no desbloquea el tenant: vuelve a Microsoft 365 y haz que el admin conecte la aplicación Mokapen CRM.

Yahoo, iCloud y otra cuenta de correo

Yahoo no acepta la contraseña del sitio. Desde la página de seguridad de la cuenta generas una contraseña de aplicación y la usas en Mokapen, para leer y para enviar. Los pasos están en la página de Yahoo: Yahoo app passwords. Si Yahoo tiene la verificación en 2 pasos desactivada, a menudo no te deja crear esa contraseña: actívala primero.

iCloud funciona igual. En el ID de Apple activas la verificación en 2 pasos y generas una contraseña específica de la aplicación. No es la contraseña del ID de Apple ni el código del dispositivo. Apple explica cómo crearla en App-specific passwords. Si el ID de Apple lo gestiona una empresa o un colegio (Apple Business Manager, o un perfil que prohíbe las contraseñas de aplicación), solo ese administrador puede desbloquear la creación. Mokapen no tiene «Iniciar sesión con Apple» en esta página.

Otro correo electrónico es el servidor de la empresa, el hosting o un proveedor que no está en la lista. No hay un portal único. Pregunta a quien gestiona el correo tres valores para leer y tres para enviar: host, puerto y cifrado (SSL, TLS o STARTTLS), más si necesitas una contraseña distinta del webmail. En Mokapen elige Otro correo electrónico y rellénalos. Si el proveedor ha desactivado IMAP o el envío autenticado, el inicio de sesión falla hasta que los reactive: no hay un ajuste de Mokapen que lo evite. Cuando activas Enviar (SMTP) en este tipo de buzón, Mokapen vuelve a pedir el host, el puerto y el cifrado de envío, porque no puede deducirlos del nombre de dominio.

Si después de conectar Google, Microsoft o el proveedor revoca la contraseña o el consentimiento, el buzón en Mokapen pasa a error. Desconéctalo y conéctalo de nuevo. Para Microsoft 365, pulsa Conectar con Microsoft Office 365 otra vez solo después de que el admin haya confirmado la asignación, el consentimiento y IMAP activado.

Guías dedicadas por app

Para la conexión paso a paso y los ajustes específicos, abre la guía de la integración que necesitas:

• Google Calendar — citas y calendario.
• Google Contacts — agenda de contactos.
• Google Drive — adjuntos y archivo de ficheros.
• Microsoft Outlook Calendar — citas y calendario Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — agenda Outlook.
• OneDrive — adjuntos y archivo cloud Microsoft.
• MailerLite — contactos y listas.
• MailerLite campañas — campañas enviadas y acciones de los contactos.
• MailChimp — audience e inscritos.
• MailChimp campañas — campañas enviadas y acciones de los contactos.
• Brevo — contactos, sync bidireccional.
• Brevo campañas — campañas enviadas, aperturas y clics, webhook.
• MailUp — contactos, sync bidireccional.
• MailUp campañas — newsletters enviadas; tras los nuevos envíos hay que pulsar Sincronizar.
• Klaviyo — contactos, sync bidireccional.
• ActiveCampaign campañas — campañas enviadas y acciones de los contactos.
• Zoho Campaigns — campañas enviadas.
• Shopify — productos, contactos y pedidos de la tienda.
• WooCommerce — productos, contactos y pedidos de la tienda.
• Fatture in Cloud — empresas, productos, servicios, presupuestos y pedidos fiscales.
• SMS — envío SMS a contactos, en manual o desde automatización.
• WhatsApp Business — mensajes WhatsApp vinculados al CRM.
• Google Ads — leads y campañas publicitarias.
• Facebook Ads — leads y campañas publicitarias.
• LinkedIn Ads — leads y campañas publicitarias.
• Zoom — registrados a los webinars como contactos. No es la videollamada de la cita.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — transcripciones de las calls en documentos o notas.
• Slack — avisos en el canal y tasks creadas por el comando.
• 3CX — popup de contacto, notas de llamada y click-to-call.
• Zapier — otras apps mediante token API, sin OAuth en Mokapen.
• Extensiones Chrome — Gmail, Outlook web y LinkedIn. No es la sync del buzón.
• Datos societarios — fichas de empresas.

El correo IMAP y SMTP (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) está en esta misma guía, sección Email, no en una página aparte.

Problemas habituales (todas las integraciones)

• Conexión caducada — desconecte en Mokapen y vuelva a conectar aceptando todos los permisos.
• Sincronización bloqueada en «en curso» — espere; en agendas grandes puede tardar minutos. Si no termina, desconecte y reconecte.
• Duplicados — a menudo primera sincronización sin reglas de correo o doble conexión del mismo servicio con cuentas distintas. Use reglas anti-duplicados donde existan y la herramienta Duplicados en contactos.
• Datos faltantes — verifique dirección de sincronización, visibilidad «solo yo», permisos de rol en Mokapen y que la cuenta conectada sea la correcta (correo mostrado en la página).
• Automatización fallida — compruebe la integración del Propietario del flujo y el historial de pasos en Automatizaciones.

Consejos para el equipo

• Decida quién conecta qué (p. ej. una cuenta de calendario team@, un Drive de empresa) y documéntelo internamente.
• Conecte las integraciones antes de importaciones masivas o puesta en marcha de automatizaciones.
• Pruebe en org o datos de prueba cuando la sincronización sea invasiva (agenda completa, calendario anual).
• Alinee correos de participantes / organizadores cuando use una cuenta Mokapen distinta de la cuenta de calendario en la nube.
• Revise periódicamente integraciones inactivas o usuarios que salieron de la org — desconecte lo que ya no haga falta.
• Mokapen AI e informes trabajan con datos ya en Mokapen: sincronización regular = asistente y paneles útiles.