Aprende mokapen

Integraciones

Las integraciones conectan Mokapen con las aplicaciones que ya utiliza — calendario, agenda de contactos, correo, almacenamiento en la nube, comercio electrónico, facturación, marketing, mensajería — para que los datos circulen en el CRM sin copias manuales, exportaciones a hojas de cálculo ni doble entrada. Un contacto creado en el sitio web, una cita en el calendario, un pedido de la tienda online o un archivo en Drive puede acabar en el registro correcto de Mokapen, y viceversa.

Esta página es la visión general: qué son las integraciones, cuándo conviene usarlas, qué ventajas aportan al equipo y cómo orientarse en el área Integraciones. Para cada aplicación conectable existe (o existirá) una guía dedicada con los pasos concretos de conexión y configuración — por ejemplo, Google Calendar, Google Contacts y Google Drive ya tienen su propia página.

Qué son y cómo funcionan

Una integración no sustituye la aplicación externa: crea un puente autorizado entre su cuenta (Google, Microsoft, Shopify, etc.) y su organización Mokapen. Usted decide qué sincronizar, en qué dirección y con qué reglas; Mokapen realiza la alineación en segundo plano o al guardar, según el tipo de integración.

Puntos clave del modelo Mokapen:

• Por organización — cada conexión vale dentro de la org en la que trabaja. Cambie de org → compruebe qué integraciones están activas allí.
• Por usuario que conecta — normalmente quien pulsa «Conectar» autoriza su propia cuenta externa. En la página ve Cuenta conectada (correo del servicio) y quién creó la conexión.
• Compartición opcional — algunas integraciones (p. ej. almacenamiento en la nube) permiten que otros miembros del equipo usen la misma conexión, sin que cada uno vuelva a iniciar sesión.
• Estados visibles — Conectado, Sincronización en curso, Error: se entera enseguida si algo falla.
• Desconectar — puede revocar el puente desde Mokapen en cualquier momento. Al desconectar, Mokapen suele mostrar una ventana en la que elige si conservar en la org los datos ya importados (permanecen en el CRM pero dejan de sincronizarse) o eliminarlos de Mokapen. Los datos en el servicio externo (Google, etc.) normalmente no se borran automáticamente.

Las integraciones complementan los módulos del CRM (contactos, citas, oportunidades, tickets, pedidos…) y las Automatizaciones: muchas acciones automáticas (envío de correo, lectura de hojas, SMS) requieren que la integración correspondiente esté activa y válida.

Ventajas para el equipo

• Un solo lugar para trabajar — el comercial ve en el contacto correos, citas y oportunidades sin abrir cinco pestañas.
• Menos errores — sin CSV olvidados ni contactos escritos dos veces con datos distintos.
• Historial coherente — tickets, oportunidades y adjuntos siguen vinculados al mismo registro.
• Tiempo ahorrado — sincronización automática o bajo demanda en lugar de exportar/importar cada semana.
• Automatizaciones posibles — con datos actualizados en Mokapen, los flujos y reglas parten de información real.
• Escalabilidad — nuevo compañero: conecta sus apps o usa una cuenta compartida donde esté previsto, sin reconstruir todo el CRM.

Dónde encontrar el área Integraciones

Desde dentro de la organización, abra el menú de usuario y elija Integraciones. Aparece una cuadrícula con todas las apps disponibles para su plan: cada tarjeta muestra nombre, breve descripción y estado (activa o próximamente).

Al hacer clic en una tarjeta entra en la página de la integración: allí encuentra el botón para conectar la cuenta, ajustes de sincronización, Guardar / Sincronizar / Desconectar. No todas las integraciones tienen las mismas opciones — calendario, agenda y nube tienen pantallas distintas porque hacen cosas diferentes.

Algunas integraciones requieren un plan superior (icono de medalla): sin el plan adecuado puede leer la descripción pero no completar la conexión.

Tipos de integración en Mokapen

Mokapen agrupa las integraciones por área funcional. Resumen de para qué sirven:

• Calendario — alinea citas de Mokapen con calendarios externos (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideal para reuniones con clientes y agenda compartida.
• Agenda y ventas — sincroniza contactos (Google Contacts, Outlook Contacts, enriquecimiento de datos, LinkedIn…). Conecta el CRM con la agenda que usa a diario.
• Almacenamiento en la nube — adjunte y guarde archivos de Google Drive, OneDrive, etc. directamente desde los registros del CRM.
• Comunicación — correo (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: mensajes vinculados a contactos y usados por automatizaciones.
• Marketing — listas y campañas (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): contactos y estadísticas alineados con el CRM.
• Comercio electrónico — Shopify, WooCommerce: productos, pedidos y clientes en el flujo de ventas de Mokapen.
• Facturación — p. ej. Fatture in Cloud: datos maestros, productos, presupuestos y pedidos coherentes entre sistemas.
• Publicidad y reuniones — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: datos de campañas o participantes donde lo prevea el conector.

La lista real depende del plan y de las apps habilitadas para su org: no todos los elementos están disponibles para todos.

Conectar una cuenta (en general)

El flujo es siempre similar, independientemente del proveedor:

1. Abra la página de la integración en Mokapen.
2. Pulse el botón para conectar (Iniciar sesión con…, Sincronizar…, Conectar cuenta…).
3. Se le redirige al sitio del proveedor (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Inicie sesión con la cuenta que desee usar — puede ser distinta del correo con el que entra en Mokapen.
5. Lea qué permisos solicita Mokapen y confirme con Permitir / Autorizar.
6. Vuelve a Mokapen: aparecen ajustes y botones de sincronización.

Si no acepta los permisos, la conexión no se completa: Mokapen no puede leer ni escribir datos en ese servicio. Las automatizaciones y funciones que dependen de esa app siguen bloqueadas hasta que autorice.

Tras la primera conexión, Mokapen puede renovar el acceso automáticamente. Si cambia la contraseña, revoca la app desde el panel del proveedor o expira la sesión, en Mokapen suele aparecer un mensaje de conexión caducada: desconecte y vuelva a conectar.

Desconectar una integración

Al pulsar Desconectar en una página de integración se abre una confirmación. Además de escribir la palabra requerida, muchas integraciones preguntan qué hacer con los datos ya en Mokapen:

• Conservar en Mokapen (opción predeterminada donde exista) — contactos, citas, adjuntos u otros registros importados permanecen en el CRM, pero se interrumpe el vínculo con el servicio externo: no hay más sincronización bidireccional hasta volver a conectar.
• Eliminar de Mokapen — al desmarcar las casillas «Conservar» o activar el interruptor de eliminación, Mokapen borra de la org los registros o referencias ligados a esa sincronización (p. ej. contactos importados de Google, enlaces de adjuntos de Drive). No es un borrado masivo en Google / Microsoft / nube externa: allí los datos permanecen salvo que los elimine manualmente.

Las opciones varían según el tipo de integración — p. ej. Google Contacts distingue contactos y empresas; Google Drive propone quitar solo los enlaces en Mokapen. Lea siempre la ventana antes de confirmar, sobre todo si cambia de cuenta u org.

Permisos y privacidad

Cada proveedor muestra una lista de lo que Mokapen podrá hacer (leer calendario, gestionar contactos, acceder a archivos creados por la app, enviar correo…). Mokapen solicita solo los permisos necesarios para esa integración — no un acceso genérico a toda su cuenta si no hace falta.

En Mokapen, además de los permisos del proveedor, suele encontrar:

• Visibilidad — contactos o datos importados visibles para toda la org o solo para usted.
• Compartir conexión — permitir que otros usuarios usen su cuenta conectada (donde esté soportado).
• Autorización explícita — en algunas sincronizaciones (p. ej. agenda) una casilla «Autorizo la copia de los datos…» que marcar antes de sincronizar.

Combine estas opciones con los roles y permisos de Mokapen: un usuario sin permiso sobre contactos no gestiona registros que no puede ver de todos modos.

Dirección de la sincronización

Muchas integraciones (calendario, agenda, listas de marketing) permiten elegir hacia dónde viajan los datos:

• Solo hacia Mokapen — la app externa alimenta el CRM; los cambios en Mokapen no vuelven atrás.
• Solo hacia la app externa — Mokapen envía los datos (p. ej. contactos creados en el CRM hacia la agenda en la nube).
• Ambas direcciones — las actualizaciones en un sistema se reflejan en el otro, con reglas sobre duplicados y conflictos donde esté previsto.

Otros conectores (archivos, algunos correos) funcionan de forma más «operativa»: adjuntar, guardar, enviar — sin sincronización bidireccional continua de registros maestros.

Tras cada cambio de ajustes use Guardar y, donde exista, Sincronizar para aplicar las reglas.

Casos de uso habituales

Ventas y CRM

• Importar la agenda de Google u Outlook al CRM y mantener alineados los clientes.
• Conectar comercio electrónico: pedido online → contacto + oportunidad en Mokapen.
• Facturación: presupuesto en Mokapen coherente con el documento en el sistema de gestión.

Operaciones y agenda

• Reunión en Google Calendar → cita en Mokapen con participantes y enlace al registro del cliente.
• Cita creada en Mokapen → evento en el teléfono del comercial.
• Adjuntos de contrato en Drive vinculados a la oportunidad, accesibles para el equipo.

Soporte y comunicación

• Correo IMAP vinculado al contacto: historial de conversaciones en el registro.
• SMS o WhatsApp desde automatización al activarse ticket u oportunidad.

Marketing

• Suscripción al boletín → contacto en Mokapen con etiqueta y campaña rastreada.
• Apertura de correo de campaña Mailchimp → actividad visible en el contacto del CRM.

El flujo ideal también se describe en Empezar con Mokapen: correo → contacto → tarea → oportunidad → presupuesto, con integraciones que evitan saltar entre apps.

Integraciones y automatizaciones

Las automatizaciones pueden enviar correo, SMS, leer hojas de Google o Excel online, crear tickets desde formularios — pero solo si la integración relacionada está activa en el Propietario del flujo o en la org. Un paso «Enviar correo» falla si la cuenta SMTP no está conectada; «Leer Google Sheet» sin cuenta Google válida, igual.

Antes de poner un flujo en producción, verifique integraciones y permisos de usuario. Detalle de acciones: Automatizaciones → Acciones vinculadas a integraciones.

Guías dedicadas por app

Para la conexión paso a paso y ajustes específicos, abra la guía de la integración que necesite:

• Google Calendar — citas y calendario.
• Google Contacts — agenda de contactos.
• Google Drive — adjuntos y almacenamiento de archivos.
• Microsoft Outlook Calendar — citas y calendario Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — contactos Outlook.
• OneDrive — adjuntos y almacenamiento en la nube Microsoft.
• MailerLite — contactos y listas de email marketing.
• MailChimp — audiencias y suscriptores de marketing.

Otras integraciones tendrán página dedicada a medida que las publiquemos. Hasta entonces, use la página Integraciones en Mokapen y la descripción en la tarjeta.

Problemas habituales (todas las integraciones)

• Conexión caducada — desconecte en Mokapen y vuelva a conectar aceptando todos los permisos.
• Sincronización bloqueada en «en curso» — espere; en agendas grandes puede tardar minutos. Si no termina, desconecte y reconecte.
• Duplicados — a menudo primera sincronización sin reglas de correo o doble conexión del mismo servicio con cuentas distintas. Use reglas anti-duplicados donde existan y la herramienta Duplicados en contactos.
• Datos faltantes — verifique dirección de sincronización, visibilidad «solo yo», permisos de rol en Mokapen y que la cuenta conectada sea la correcta (correo mostrado en la página).
• Automatización fallida — compruebe la integración del Propietario del flujo y el historial de pasos en Automatizaciones.

Consejos para el equipo

• Decida quién conecta qué (p. ej. una cuenta de calendario team@, un Drive de empresa) y documéntelo internamente.
• Conecte las integraciones antes de importaciones masivas o puesta en marcha de automatizaciones.
• Pruebe en org o datos de prueba cuando la sincronización sea invasiva (agenda completa, calendario anual).
• Alinee correos de participantes / organizadores cuando use una cuenta Mokapen distinta de la cuenta de calendario en la nube.
• Revise periódicamente integraciones inactivas o usuarios que salieron de la org — desconecte lo que ya no haga falta.
• Mokapen AI e informes trabajan con datos ya en Mokapen: sincronización regular = asistente y paneles útiles.