La Guida di Mokapen

Integrazioni

Le integrazioni collegano Mokapen alle applicazioni che già usi — calendario, rubrica, email, archivio cloud, e-commerce, fatturazione, marketing, messaggistica — così i dati circolano nel CRM senza copie manuali, export su fogli o doppia digitazione. Un contatto creato sul sito, un appuntamento sul calendario, un ordine dal negozio online o un file sul Drive possono finire nella scheda giusta in Mokapen, e viceversa.

Questa pagina è la panoramica generale: cosa sono le integrazioni, quando conviene usarle, quali vantaggi portano al team e come orientarsi nell'area Integrazioni. Per ogni app collegabile esiste (o esisterà) una guida dedicata con i passi concreti di collegamento e impostazione — ad esempio Google Calendar, Google Contacts e Google Drive hanno già la loro pagina.

Cosa sono e come funzionano

Un'integrazione non sostituisce l'app esterna: crea un ponte autorizzato tra il tuo account (Google, Microsoft, Shopify, ecc.) e la tua organizzazione Mokapen. Tu decidi cosa sincronizzare, in quale direzione e con quali regole; Mokapen esegue l'allineamento in background o al momento del salvataggio, a seconda del tipo di integrazione.

Punti chiave del modello Mokapen:

• Per organizzazione — ogni collegamento vale dentro l'org in cui lavori. Cambi org → verifica quali integrazioni sono attive lì.
• Per utente che collega — di solito chi preme «Collega» autorizza il proprio account esterno. In pagina vedi Account collegato (email del servizio) e chi ha creato il collegamento.
• Condivisione opzionale — alcune integrazioni (es. archivio cloud) permettono di far usare lo stesso collegamento ad altri membri del team, così non ognuno rifà il login.
• Stati visibili — Collegato, Sincronizzazione in corso, Errore: ti accorgi subito se qualcosa non va.
• Disconnessione — puoi revocare il ponte da Mokapen in qualsiasi momento. Alla disconnessione Mokapen mostra spesso una finestra in cui scegli se conservare in org i dati già importati (restano nel CRM ma non si sincronizzano più) oppure rimuoverli da Mokapen. I dati sul servizio esterno (Google, ecc.) di solito non vengono cancellati automaticamente.

Le integrazioni si affiancano ai moduli del CRM (contatti, appuntamenti, deal, ticket, ordini…) e alle Automazioni: molte azioni automatiche (invio email, lettura fogli, SMS) richiedono che l'integrazione corrispondente sia attiva e valida.

Vantaggi per il team

• Un solo posto per lavorare — il commerciale vede sul contatto email, appuntamenti e deal senza aprire cinque tab.
• Meno errori — niente CSV dimenticati o contatti scritti due volte con dati diversi.
• Storico coerente — ticket, trattative e allegati restano collegati alla stessa anagrafica.
• Tempo risparmiato — sync automatica o su richiesta invece di export/import settimanali.
• Automazioni possibili — con dati aggiornati in Mokapen, flussi e regole partono su informazioni reali.
• Scalabilità — nuovo collega: collega le sue app o usa un account condiviso dove previsto, senza rifare tutto il CRM.

Dove trovare l'area Integrazioni

Dall'interno dell'organizzazione apri il menu utente e scegli Integrazioni. Compare una griglia con tutte le app disponibili per il tuo piano: ogni scheda mostra nome, breve descrizione e stato (attiva o in arrivo).

Cliccando una scheda entri nella pagina dell'integrazione: lì trovi il pulsante per collegare l'account, le impostazioni di sync, Salva / Sincronizza / Disconnetti. Non tutte le integrazioni hanno le stesse opzioni — calendario, rubrica e cloud hanno schermate diverse perché fanno cose diverse.

Alcune integrazioni richiedono un piano superiore (icona medaglia): senza piano adeguato puoi leggere la descrizione ma non completare il collegamento.

Tipi di integrazione in Mokapen

Mokapen raggruppa le integrazioni per area funzionale. Ecco a cosa servono, in sintesi:

• Calendario — allinea appuntamenti Mokapen con calendari esterni (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideale per riunioni clienti e agenda condivisa.
• Rubrica e vendite — sincronizza contatti (Google Contacts, Outlook Contacts, arricchimento dati, LinkedIn…). Collega il CRM alla rubrica che usi ogni giorno.
• Archivio cloud — allega e salva file da Google Drive, OneDrive ecc. direttamente dalle schede del CRM.
• Comunicazione — email (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: messaggi collegati ai contatti e usati dalle automazioni.
• Marketing — liste e campagne (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): contatti e statistiche allineati al CRM.
• E-commerce — Shopify, WooCommerce: prodotti, ordini e clienti nel flusso vendite Mokapen.
• Fatturazione — es. Fatture in Cloud: anagrafiche, prodotti, preventivi e ordini coerenti tra sistemi.
• Pubblicità e riunioni — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: dati campagne o partecipanti dove previsto dal connettore.

L'elenco effettivo dipende dal piano e dalle app abilitate per la tua org: non tutte le voci sono disponibili per tutti.

Collegare un account (in generale)

Il flusso è sempre simile, indipendentemente dal fornitore:

1. Apri la pagina dell'integrazione in Mokapen.
2. Premi il pulsante per collegare (Accedi con…, Sincronizza…, Collega account…).
3. Vieni reindirizzato al sito del fornitore (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Accedi con l'account che vuoi usare — può essere diverso dall'email con cui entri in Mokapen.
5. Leggi cosa Mokapen chiede di poter fare e conferma con Consenti / Autorizza.
6. Torni in Mokapen: compaiono impostazioni e pulsanti di sync.

Se non accetti i permessi, il collegamento non si completa: Mokapen non può leggere né scrivere dati su quel servizio. Automazioni e funzioni che dipendono da quell'app restano bloccate finché non autorizzi.

Dopo il primo collegamento Mokapen può rinnovare l'accesso in automatico. Se cambi password, revochi l'app dal pannello del fornitore o scade la sessione, in Mokapen compare spesso un messaggio di connessione scaduta: disconnetti e collega di nuovo.

Disconnettere un'integrazione

Premendo Disconnetti su una pagina integrazione si apre una conferma. Oltre a digitare la parola richiesta, molte integrazioni ti chiedono cosa fare dei dati già in Mokapen:

• Conservare in Mokapen (opzione predefinita dove prevista) — contatti, appuntamenti, allegati o altri record importati restano nel CRM, ma il collegamento con il servizio esterno viene interrotto: non c'è più sync bidirezionale finché non colleghi di nuovo.
• Rimuovere da Mokapen — deselezionando le caselle «Conserva» o attivando l'interruttore di rimozione link, Mokapen elimina dalla org i record o i riferimenti legati a quella sync (es. contatti importati da Google, link allegati Drive). Non è una cancellazione massiva sul Google / Microsoft / cloud esterno: lì i dati restano salvo tu li elimini manualmente.

Le opzioni cambiano per tipo di integrazione — es. Google Contacts distingue contatti e aziende; Google Drive propone di togliere solo i link in Mokapen. Leggi sempre la finestra prima di confermare, soprattutto se stai cambiando account o org.

Permessi e privacy

Ogni fornitore mostra un elenco di ciò che Mokapen potrà fare (leggere calendario, gestire contatti, accedere a file creati dall'app, inviare email…). Mokapen chiede solo i permessi necessari a quella integrazione — non un accesso generico a tutto il tuo account se non serve.

In Mokapen, oltre ai permessi del fornitore, trovi spesso:

• Visibilità — contatti o dati importati visibili a tutta l'org o solo a te.
• Condivisione collegamento — far usare il tuo account collegato ad altri utenti ( dove supportato ).
• Autorizzazione esplicita — su alcune sync (es. rubrica) una casella «Autorizzo la copia dei dati…» da spuntare prima di sincronizzare.

Combina queste scelte con i ruoli e permessi Mokapen: un utente senza permesso sui contatti non gestisce comunque schede che non può vedere.

Direzione della sincronizzazione

Molte integrazioni (calendario, rubrica, liste marketing) permettono di scegliere verso dove viaggiano i dati:

• Solo verso Mokapen — l'app esterna alimenta il CRM; le modifiche in Mokapen non tornano indietro.
• Solo verso l'app esterna — Mokapen invia i dati (es. contatti creati in CRM verso la rubrica cloud).
• Entrambe le direzioni — aggiornamenti in un sistema si riflettono nell'altro, con regole su duplicati e conflitti dove previsto.

Altri connettori (archivio file, alcune email) funzionano in modo più «operativo»: allega, salva, invia — senza sync bidirezionale continua di anagrafiche.

Dopo ogni cambio di impostazioni usa Salva e, dove presente, Sincronizza per applicare le regole.

Casi d'uso tipici

Vendite e CRM

• Importare la rubrica Google o Outlook nel CRM e tenere allineati i clienti.
• Collegare e-commerce: ordine online → contatto + opportunità in Mokapen.
• Fatturazione: preventivo in Mokapen coerente con documento nel gestionale.

Operatività e agenda

• Riunione in calendario Google → appuntamento in Mokapen con partecipanti e link alla scheda cliente.
• Appuntamento creato in Mokapen → evento sul telefono del commerciale.
• Allegati contratto su Drive collegati al deal, accessibili al team.

Supporto e comunicazione

• Email su IMAP collegata al contatto: storico conversazioni in scheda.
• SMS o WhatsApp da automazione su trigger ticket o deal.

Marketing

• Iscrizione newsletter → contatto in Mokapen con tag e campagna tracciata.
• Apertura email campagna Mailchimp → attività visibile sul contatto CRM.

Flusso ideale descritto anche in Iniziare con Mokapen: email → contatto → task → deal → preventivo, con integrazioni che evitano salti tra app.

Integrazioni e automazioni

Le automazioni possono inviare email, SMS, leggere fogli Google o Excel online, creare ticket da form — ma solo se l'integrazione relativa è attiva sul Proprietario del flusso o sull'org. Un passo «Invia email» fallisce se l'account SMTP non è collegato; «Leggi Google Sheet» senza account Google valido idem.

Prima di mettere in produzione un flusso, verifica integrazioni e permessi utente. Dettaglio azioni: Automazioni → Azioni collegate alle integrazioni.

Guide dedicate per app

Per il collegamento passo passo e le impostazioni specifiche, apri la guida dell'integrazione che ti serve:

• Google Calendar — appuntamenti e calendario.
• Google Contacts — rubrica contatti.
• Google Drive — allegati e archivio file.
• Microsoft Outlook Calendar — appuntamenti e calendario Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — rubrica Outlook.
• OneDrive — allegati e archivio cloud Microsoft.
• MailerLite — contatti e liste email marketing.
• MailChimp — audience e iscritti marketing.

Altre integrazioni avranno pagina dedicata man mano che le pubblichiamo. Fino ad allora usa la pagina Integrazioni in Mokapen e la descrizione in scheda.

Problemi comuni (tutte le integrazioni)

• Connessione scaduta — disconnetti in Mokapen e collega di nuovo accettando tutti i permessi.
• Sync bloccata su «in corso» — attendi; su rubriche grandi può richiedere minuti. Se non finisce, disconnetti e riconnetti.
• Duplicati — spesso prima sync senza regole email o doppio collegamento stesso servizio con account diversi. Usa regole anti-duplicato dove previsto e strumento Duplicati in rubrica.
• Dati mancanti — verifica direzione sync, visibilità «solo io», permessi ruolo Mokapen e che l'account collegato sia quello giusto (email mostrata in pagina).
• Automazione fallisce — controlla integrazione del Proprietario flusso e storico passo in Automazioni.

Suggerimenti per il team

• Decidi chi collega cosa (es. un account calendario team@, un Drive aziendale) e documentalo internamente.
• Collega le integrazioni prima di import massivi o go-live automazioni.
• Prova su org o dati di test quando la sync è invasiva (rubrica intera, calendario annuale).
• Allinea email partecipanti / organizzatori quando usi account Mokapen diverso da account calendario cloud.
• Rivedi periodicamente integrazioni inattive o utenti usciti dall'org — disconnetti ciò che non serve più.
• Mokapen AI e report lavorano sui dati già in Mokapen: sync regolare = assistente e dashboard utili.