La Guida di Mokapen

Integrazioni

Le integrazioni collegano Mokapen alle applicazioni che già usi — calendario, rubrica, email, archivio cloud, e-commerce, fatturazione, marketing, messaggistica — così i dati circolano nel CRM senza copie manuali, export su fogli o doppia digitazione. Un contatto creato sul sito, un appuntamento sul calendario, un ordine dal negozio online o un file sul Drive possono finire nella scheda giusta in Mokapen, e viceversa.

Questa pagina è la panoramica generale: cosa sono le integrazioni, quando conviene usarle, quali vantaggi portano al team e come orientarsi nell'area Integrazioni. Per ogni app collegabile esiste (o esisterà) una guida dedicata con i passi concreti di collegamento e impostazione — ad esempio Google Calendar, Google Contacts e Google Drive hanno già la loro pagina.

Cosa sono e come funzionano

Un'integrazione non sostituisce l'app esterna: crea un ponte autorizzato tra il tuo account (Google, Microsoft, Shopify, ecc.) e la tua organizzazione Mokapen. Tu decidi cosa sincronizzare, in quale direzione e con quali regole; Mokapen esegue l'allineamento in background o al momento del salvataggio, a seconda del tipo di integrazione.

Punti chiave del modello Mokapen:

• Per organizzazione — ogni collegamento vale dentro l'org in cui lavori. Cambi org → verifica quali integrazioni sono attive lì.
• Per utente che collega — di solito chi preme «Collega» autorizza il proprio account esterno. In pagina vedi Account collegato (email del servizio) e chi ha creato il collegamento.
• Condivisione opzionale — alcune integrazioni (es. archivio cloud) permettono di far usare lo stesso collegamento ad altri membri del team, così non ognuno rifà il login.
• Stati visibili — Collegato, Sincronizzazione in corso, Errore: ti accorgi subito se qualcosa non va.
• Disconnessione — puoi revocare il ponte da Mokapen in qualsiasi momento. Alla disconnessione Mokapen mostra spesso una finestra in cui scegli se conservare in org i dati già importati (restano nel CRM ma non si sincronizzano più) oppure rimuoverli da Mokapen. I dati sul servizio esterno (Google, ecc.) di solito non vengono cancellati automaticamente.

Le integrazioni si affiancano ai moduli del CRM (contatti, appuntamenti, deal, ticket, ordini…) e alle Automazioni: molte azioni automatiche (invio email, lettura fogli, SMS) richiedono che l'integrazione corrispondente sia attiva e valida.

Vantaggi per il team

• Un solo posto per lavorare — il commerciale vede sul contatto email, appuntamenti e deal senza aprire cinque tab.
• Meno errori — niente CSV dimenticati o contatti scritti due volte con dati diversi.
• Storico coerente — ticket, trattative e allegati restano collegati alla stessa anagrafica.
• Tempo risparmiato — sync automatica o su richiesta invece di export/import settimanali.
• Automazioni possibili — con dati aggiornati in Mokapen, flussi e regole partono su informazioni reali.
• Scalabilità — nuovo collega: collega le sue app o usa un account condiviso dove previsto, senza rifare tutto il CRM.

Dove trovare l'area Integrazioni

Dall'interno dell'organizzazione apri il menu utente e scegli Integrazioni. Compare una griglia con tutte le app disponibili per il tuo piano: ogni scheda mostra nome, breve descrizione e stato (attiva o in arrivo).

Cliccando una scheda entri nella pagina dell'integrazione: lì trovi il pulsante per collegare l'account, le impostazioni di sync, Salva / Sincronizza / Disconnetti. Non tutte le integrazioni hanno le stesse opzioni — calendario, rubrica e cloud hanno schermate diverse perché fanno cose diverse.

Alcune integrazioni richiedono un piano superiore (icona medaglia): senza piano adeguato puoi leggere la descrizione ma non completare il collegamento.

Tipi di integrazione in Mokapen

Mokapen raggruppa le integrazioni per area funzionale. Ecco a cosa servono, in sintesi:

• Calendario — allinea appuntamenti Mokapen con calendari esterni (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideale per riunioni clienti e agenda condivisa.
• Rubrica e vendite — sincronizza contatti (Google Contacts, Outlook Contacts). Per trovare nuove aziende e referenti usa Trova Lead; per completare un'azienda italiana con la Partita IVA usa Dati Societari.
• Archivio cloud — allega e salva file da Google Drive, OneDrive ecc. direttamente dalle schede del CRM.
• Comunicazione — email (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: messaggi collegati ai contatti e usati dalle automazioni. Per Gmail, Microsoft 365 e gli altri fornitori i passi da fare anche fuori da Mokapen sono più sotto.
• Marketing — liste e campagne (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): contatti e statistiche allineati al CRM.
• E-commerce — Shopify, WooCommerce: prodotti, ordini e clienti nel flusso vendite Mokapen.
• Fatturazione — es. Fatture in Cloud: anagrafiche, prodotti, preventivi e ordini coerenti tra sistemi.
• Pubblicità e riunioni — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: dati campagne o partecipanti dove previsto dal connettore.

L'elenco effettivo dipende dal piano e dalle app abilitate per la tua org: non tutte le voci sono disponibili per tutti.

Collegare un account (in generale)

Il flusso è sempre simile, indipendentemente dal fornitore:

1. Apri la pagina dell'integrazione in Mokapen.
2. Premi il pulsante per collegare (Accedi con…, Sincronizza…, Collega account…).
3. Vieni reindirizzato al sito del fornitore (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Accedi con l'account che vuoi usare — può essere diverso dall'email con cui entri in Mokapen.
5. Leggi cosa Mokapen chiede di poter fare e conferma con Consenti / Autorizza.
6. Torni in Mokapen: compaiono impostazioni e pulsanti di sync.

Se non accetti i permessi, il collegamento non si completa: Mokapen non può leggere né scrivere dati su quel servizio. Automazioni e funzioni che dipendono da quell'app restano bloccate finché non autorizzi.

Dopo il primo collegamento Mokapen può rinnovare l'accesso in automatico. Se cambi password, revochi l'app dal pannello del fornitore o scade la sessione, in Mokapen compare spesso un messaggio di connessione scaduta: disconnetti e collega di nuovo.

Disconnettere un'integrazione

Premendo Disconnetti su una pagina integrazione si apre una conferma. Oltre a digitare la parola richiesta, molte integrazioni ti chiedono cosa fare dei dati già in Mokapen:

• Conservare in Mokapen (opzione predefinita dove prevista) — contatti, appuntamenti, allegati o altri record importati restano nel CRM, ma il collegamento con il servizio esterno viene interrotto: non c'è più sync bidirezionale finché non colleghi di nuovo.
• Rimuovere da Mokapen — deselezionando le caselle «Conserva» o attivando l'interruttore di rimozione link, Mokapen elimina dalla org i record o i riferimenti legati a quella sync (es. contatti importati da Google, link allegati Drive). Non è una cancellazione massiva sul Google / Microsoft / cloud esterno: lì i dati restano salvo tu li elimini manualmente.

Le opzioni cambiano per tipo di integrazione — es. Google Contacts distingue contatti e aziende; Google Drive propone di togliere solo i link in Mokapen. Leggi sempre la finestra prima di confermare, soprattutto se stai cambiando account o org.

Permessi e privacy

Ogni fornitore mostra un elenco di ciò che Mokapen potrà fare (leggere calendario, gestire contatti, accedere a file creati dall'app, inviare email…). Mokapen chiede solo i permessi necessari a quella integrazione — non un accesso generico a tutto il tuo account se non serve.

In Mokapen, oltre ai permessi del fornitore, trovi spesso:

• Visibilità — contatti o dati importati visibili a tutta l'org o solo a te.
• Condivisione collegamento — far usare il tuo account collegato ad altri utenti ( dove supportato ).
• Autorizzazione esplicita — su alcune sync (es. rubrica) una casella «Autorizzo la copia dei dati…» da spuntare prima di sincronizzare.

Combina queste scelte con i ruoli e permessi Mokapen: un utente senza permesso sui contatti non gestisce comunque schede che non può vedere.

Direzione della sincronizzazione

Molte integrazioni (calendario, rubrica, liste marketing) permettono di scegliere verso dove viaggiano i dati:

• Solo verso Mokapen — l'app esterna alimenta il CRM; le modifiche in Mokapen non tornano indietro.
• Solo verso l'app esterna — Mokapen invia i dati (es. contatti creati in CRM verso la rubrica cloud).
• Entrambe le direzioni — aggiornamenti in un sistema si riflettono nell'altro, con regole su duplicati e conflitti dove previsto.

Altri connettori (archivio file, alcune email) funzionano in modo più «operativo»: allega, salva, invia — senza sync bidirezionale continua di anagrafiche.

Dopo ogni cambio di impostazioni usa Salva e, dove presente, Sincronizza per applicare le regole.

Casi d'uso tipici

Vendite e CRM

• Importare la rubrica Google o Outlook nel CRM e tenere allineati i clienti.
• Collegare e-commerce: ordine online → contatto + opportunità in Mokapen.
• Fatturazione: preventivo in Mokapen coerente con documento nel gestionale.

Operatività e agenda

• Riunione in calendario Google → appuntamento in Mokapen con partecipanti e link alla scheda cliente.
• Appuntamento creato in Mokapen → evento sul telefono del commerciale.
• Allegati contratto su Drive collegati al deal, accessibili al team.

Supporto e comunicazione

• Email su IMAP collegata al contatto: storico conversazioni in scheda. Su Microsoft 365 e Google Workspace l'amministratore del dominio deve aver abilitato la casella, altrimenti il login in Mokapen non basta.
• SMS o WhatsApp da automazione su trigger ticket o deal.

Marketing

• Iscrizione newsletter → contatto in Mokapen con tag e campagna tracciata.
• Apertura email campagna Mailchimp → attività visibile sul contatto CRM.

Flusso ideale descritto anche in Iniziare con Mokapen: email → contatto → task → deal → preventivo, con integrazioni che evitano salti tra app.

Integrazioni e automazioni

Le automazioni possono inviare email, SMS, leggere fogli Google o Excel online, creare ticket da form — ma solo se l'integrazione relativa è attiva sul Proprietario del flusso o sull'org. Un passo «Invia email» fallisce se l'account SMTP non è collegato (come collegarlo, anche quando serve l'amministratore Google o Microsoft, è nella sezione Email); «Leggi Google Sheet» senza account Google valido idem.

Prima di mettere in produzione un flusso, verifica integrazioni e permessi utente. Dettaglio azioni: Automazioni → Azioni collegate alle integrazioni.

Email: leggere la posta (IMAP) e inviare (SMTP)

La casella di posta si collega da Integrazioni → Email. Non è un login «Accedi con Google» o «Accedi con Microsoft» come il calendario: per Gmail, Outlook.com, Yahoo e iCloud Mokapen chiede indirizzo e password, e quasi sempre quella password non è quella del sito. Per una casella aziendale Microsoft 365 il percorso è un altro, il pulsante Connetti con Microsoft Office 365, e prima deve muoversi l'amministratore del tenant. Se salti quel passaggio, Microsoft rifiuta l'app e in Mokapen compare «Microsoft non ha autorizzato questa casella».

Mokapen non copia le email sui propri server. Le legge e le invia attraverso il tuo fornitore, in tempo reale, e in scheda contatto o azienda mostra lo scambio solo quando l'indirizzo coincide. Per questo il collegamento riesce solo se quel fornitore accetta Mokapen. Host, porta e crittografia dei fornitori in elenco li compila Mokapen. Li digiti solo se scegli Altro account email.

Apri Email e premi Sincronizza Email. La lettura è disponibile dal piano Medium (fino a 3 caselle) e dal piano Large (fino a 10). Senza piano adeguato, o oltre quel numero, il pulsante apre l'upgrade invece del form. Dopo che la casella è collegata, sulla stessa scheda c'è l'interruttore Invia (SMTP): è quello che abilita risposte, inoltri, automazioni e sequenze. L'interruttore è del piano Large. Chi ha collegato la casella può condividerla con tutta l'organizzazione o con singoli colleghi; gli altri la usano senza rifare il login.

Esiste anche la pagina Email SMTP. Se la lettura è già collegata, lì il fornitore e l'indirizzo sono gli stessi e non si cambiano. Per Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud e l'account custom la password dell'invio è la stessa della lettura. Per Microsoft 365 non si rifà un login con password: l'invio riusa il consenso Microsoft, come spiegato sotto.

Microsoft 365 e Office 365 (casella aziendale)

Una casella @azienda su Microsoft 365 non si collega con email e password, e non va scelta la voce Outlook. Quella voce è Outlook.com e Hotmail, la posta personale. Per il lavoro scegli Office 365 e premi Connetti con Microsoft Office 365. Entri con l'account aziendale, quello con cui apri Outlook sul web, non con un account Microsoft personale.

Prima di quel clic l'amministratore Microsoft 365 deve preparare il tenant. Se non lo fa, la finestra Microsoft si chiude con un rifiuto (spesso «È necessaria l'approvazione dell'amministratore») e Mokapen mostra lo stesso avviso che vedi in pagina. Non è una password sbagliata. I tre punti da chiedergli sono gli stessi che Mokapen elenca accanto al pulsante.

Assegnarti all'app Mokapen CRM. In Microsoft Entra (il portale delle identità, prima si chiamava Azure Active Directory) l'admin apre Applicazioni aziendali, in inglese Enterprise applications, cerca Mokapen CRM, entra in Utenti e gruppi (Users and groups) e aggiunge il tuo utente. In alternativa disattiva su quell'app l'opzione Assignment required (assegnazione obbligatoria): allora chiunque nel tenant può collegarsi, senza un'assegnazione nominativa. Se l'assegnazione è obbligatoria e tu non sei in elenco, Microsoft blocca il login anche se la password è giusta.

Consenso amministratore per IMAP e per Mail.Send. Quando premi Connetti, Microsoft chiede il permesso di leggere la posta via IMAP (IMAP.AccessAsUser.All) e di inviare via Microsoft Graph (Mail.Send). In molti tenant un utente normale non può accettarli da solo. L'admin, sulla stessa app Mokapen CRM, concede il consenso amministratore. Senza quel consenso il collegamento non si completa.

IMAP acceso sulla casella. Sulle cassette nuove IMAP è già attivo. Se qualcuno lo ha spento, il consenso Microsoft non basta e la lettura non parte. L'admin lo riaccende dal centro amministrativo Exchange (admin.exchange.microsoft.com): Destinatari → Cassette postali → la tua casella → Generale → Gestisci impostazioni app di posta → IMAP abilitato. Lo stesso interruttore sta nel centro Microsoft 365 (admin.microsoft.com): Utenti → Utenti attivi → la persona → Posta → Gestisci app di posta. L'invio da Mokapen non passa dall'SMTP autenticato del tenant: usa Microsoft Graph (Mail.Send). Non chiedere all'admin di riattivare Authenticated SMTP solo per Mokapen. Se la casella era collegata in passato e l'invio fallisce con la richiesta di ricollegarla, torna in Integrazioni e ripeti Connetti con Microsoft Office 365: il vecchio collegamento non ha il permesso Mail.Send.

Dopo il consenso, sulla scheda della casella attiva l'interruttore Invia (SMTP) e premi Sincronizza. Mokapen riusa il login Microsoft appena fatto. Non ti chiede una password e non ti manda sulla pagina SMTP a rifare l'accesso. Da lì la casella è utilizzabile per scrivere dal CRM, per le automazioni e per il pool mittenti delle sequenze.

Gmail e Google Workspace

Google non accetta la password con cui entri in Gmail. In Mokapen scegli Gmail, inserisci l'indirizzo e, nel campo password, una password per le app. Si crea dall'account Google dopo aver attivato la verifica in due passaggi. I passi sono quelli di Google: password per le app. È una stringa diversa dalla password vera. Se la revochi da Google, Mokapen smette di leggere la casella: ne crei un'altra e la incolli di nuovo, sia in lettura sia quando attivi Invia (SMTP).

Prima della password, in Gmail deve essere acceso IMAP. Apri Gmail sul web, ingranaggio → Vedi tutte le impostazioni → scheda Inoltro e POP/IMAP → Abilita IMAP → Salva modifiche. Se quella voce non c'è o è disattivata e non puoi toccarla, è l'amministratore del dominio che l'ha spenta.

Con un indirizzo aziendale su Google Workspace (non @gmail.com) il collegamento dipende dalla console di amministrazione, non da un'opzione di Mokapen. L'admin apre App → Google Workspace → Gmail → Accesso degli utenti finali e, in Accesso POP e IMAP, attiva l'accesso IMAP per gli utenti (in inglese Enable IMAP access for all users). Può farlo per tutta l'organizzazione o solo per la tua unità. La guida Google è Attivare o disattivare POP e IMAP.

In quella stessa impostazione Google permette di limitare IMAP a un elenco di client OAuth. Se l'admin sceglie solo quei client, Mokapen non entra: questa pagina non fa il login «Accedi con Google», usa email e password per le app. L'elenco di soli client OAuth esclude quel modo. L'admin deve lasciare IMAP utilizzabile anche dai client che si autenticano con password per le app, e deve lasciare le persone libere di generarle. Se l'organizzazione le ha disattivate, Google non te le propone e non c'è un altro pulsante in Mokapen per aggirare il blocco.

Quando lettura e invio sono collegati, attiva Invia (SMTP) e sincronizza. Mokapen prova l'invio con la stessa password per le app. Se Google rifiuta, quasi sempre la password è quella dell'account invece di quella per le app, IMAP è spento, oppure Workspace ha ristretto i client.

Outlook.com e Hotmail

Scegli Outlook, non Office 365. Vale per gli indirizzi outlook.com, hotmail.com e live.com. Inserisci l'indirizzo e la password dell'account. Se hai la verifica in due passaggi, Microsoft spesso rifiuta la password del sito e vuole una password per le app: la crei dal tuo account Microsoft e la incolli in Mokapen. Se il login fallisce, segui le password per le app Microsoft e riprova. La stessa password va usata quando attivi Invia (SMTP).

Questa voce non passa dall'amministratore Exchange. Se la casella è del lavoro e il dominio è su Microsoft 365, la password per le app di Outlook.com non sblocca il tenant: torna alla sezione Microsoft 365 e fai collegare l'app Mokapen CRM dall'admin.

Yahoo, iCloud e altro account email

Yahoo non accetta la password del sito. Dalla sicurezza dell'account generi una password per le app e la usi in Mokapen, in lettura e in invio. I passi sono sulla pagina Yahoo: password per le app Yahoo. Se Yahoo ha la verifica in due passaggi spenta, spesso non ti lascia nemmeno creare quella password: attivala prima.

iCloud funziona allo stesso modo. Sull'ID Apple attivi la verifica in due passaggi e generi una password specifica per l'app. Non è la password dell'ID Apple e non è il codice del dispositivo. Apple spiega come crearla in Password specifiche per le app. Se l'ID Apple è gestito da un'azienda o da una scuola (Apple Business Manager o un profilo che vieta le password per le app), solo quell'amministratore può sbloccare la creazione. Mokapen non ha un login «Accedi con Apple» su questa pagina.

Altro account email è il server dell'azienda, l'hosting o un provider che non è in elenco. Non c'è un portale unico. Chiedi a chi gestisce la posta tre dati per la lettura e tre per l'invio: host, porta e crittografia (SSL, TLS o STARTTLS), più se serve una password diversa da quella del webmail. In Mokapen scegli Altro account email e compilali. Se il fornitore ha spento IMAP o l'invio autenticato, il login fallisce finché non li riaccende: non c'è un'impostazione Mokapen che lo aggiri. Quando attivi Invia (SMTP) su una casella di questo tipo, Mokapen ti chiede di nuovo host, porta e crittografia dell'invio, perché non può indovinarli dal nome del dominio.

Se dopo il collegamento Google, Microsoft o il provider revocano la password o il consenso, la casella in Mokapen va in errore. Disconnettila e ricollegala. Per Microsoft 365 ripeti Connetti con Microsoft Office 365 solo dopo che l'admin ha confermato assegnazione, consenso e IMAP acceso.

Guide dedicate per app

Per il collegamento passo passo e le impostazioni specifiche, apri la guida dell'integrazione che ti serve:

• Google Calendar — appuntamenti e calendario.
• Google Contacts — rubrica contatti.
• Google Drive — allegati e archivio file.
• Microsoft Outlook Calendar — appuntamenti e calendario Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — rubrica Outlook.
• OneDrive — allegati e archivio cloud Microsoft.
• MailerLite — contatti e liste.
• MailerLite campagne — campagne inviate e azioni dei contatti.
• MailChimp — audience e iscritti.
• MailChimp campagne — campagne inviate e azioni dei contatti.
• Brevo — contatti, sync bidirezionale.
• Brevo campagne — campagne inviate, aperture e clic, webhook.
• MailUp — contatti, sync bidirezionale.
• MailUp campagne — newsletter inviate; dopo i nuovi invii va premuto Sincronizza.
• Klaviyo — contatti, sync bidirezionale.
• ActiveCampaign campagne — campagne inviate e azioni dei contatti.
• Zoho Campaigns — campagne inviate.
• Shopify — prodotti, contatti e ordini del negozio.
• WooCommerce — prodotti, contatti e ordini del negozio.
• Fatture in Cloud — aziende, prodotti, servizi, preventivi e ordini fiscali.
• SMS — invio SMS a contatti, in manuale o da automazione.
• WhatsApp Business — messaggi WhatsApp collegati al CRM.
• Google Ads — lead e campagne pubblicitarie.
• Facebook Ads — lead e campagne pubblicitarie.
• LinkedIn Ads — lead e campagne pubblicitarie.
• Zoom — registrati ai webinar come contatti. Non è la videochiamata dell'appuntamento.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — trascrizioni delle call in documenti o note.
• Slack — avvisi sul canale e task create dal comando.
• 3CX — popup contatto, note di chiamata e click-to-call.
• Zapier — altre app tramite token API, senza OAuth in Mokapen.
• Estensioni Chrome — Gmail, Outlook web e LinkedIn. Non è la sync della casella.
• Dati societari — anagrafiche aziendali.

La posta IMAP e SMTP (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) è in questa stessa guida, sezione Email, non in una pagina a parte.

Problemi comuni (tutte le integrazioni)

• Connessione scaduta — disconnetti in Mokapen e collega di nuovo accettando tutti i permessi.
• Sync bloccata su «in corso» — attendi; su rubriche grandi può richiedere minuti. Se non finisce, disconnetti e riconnetti.
• Duplicati — spesso prima sync senza regole email o doppio collegamento stesso servizio con account diversi. Usa regole anti-duplicato dove previsto e strumento Duplicati in rubrica.
• Dati mancanti — verifica direzione sync, visibilità «solo io», permessi ruolo Mokapen e che l'account collegato sia quello giusto (email mostrata in pagina).
• Automazione fallisce — controlla integrazione del Proprietario flusso e storico passo in Automazioni.

Suggerimenti per il team

• Decidi chi collega cosa (es. un account calendario team@, un Drive aziendale) e documentalo internamente.
• Collega le integrazioni prima di import massivi o go-live automazioni.
• Prova su org o dati di test quando la sync è invasiva (rubrica intera, calendario annuale).
• Allinea email partecipanti / organizzatori quando usi account Mokapen diverso da account calendario cloud.
• Rivedi periodicamente integrazioni inattive o utenti usciti dall'org — disconnetti ciò che non serve più.
• Mokapen AI e report lavorano sui dati già in Mokapen: sync regolare = assistente e dashboard utili.