La Guida di Mokapen

Guida agli Appuntamenti

L'area Appuntamenti è il calendario di Mokapen per pianificare riunioni, call con clienti, visite in sede, demo prodotto e incontri interni di team. Ogni appuntamento ha data e ora, organizzatore, partecipanti, luogo o videoconferenza, stato aperto/chiuso e collegamenti al resto del CRM (contatti, opportunità, ticket, task).

Accedi dal menu Attività → Appuntamenti o dalla pagina Appuntamenti. La vista predefinita è il Calendario. Il modulo Appuntamenti è disponibile con il piano Premium e richiede i permessi corretti nella tua organizzazione.

Ruolo nel CRM e processi

Un appuntamento in Mokapen non è solo un evento sul calendario: è un record collegato al resto del sistema.

• Commerciale: call di qualifica, demo, trattativa — collegato a contatto, azienda e opportunità.
• Delivery: avvio progetto, review settimanale — connessioni a progetto e task di follow-up.
• Assistenza: appuntamento in sede o call collegato a ticket.
• Team interno: stand-up, one-to-one, riunioni di reparto con colleghi Mokapen.

Regola pratica: ogni appuntamento con un cliente o prospect merita almeno un partecipante contatto o una connessione a contatto, azienda o opportunità — così lo storico resta visibile dalla scheda cliente.

Partecipanti, collaboratori e calendario personale

Gli appuntamenti hanno due modi distinti di coinvolgere le persone. Capire la differenza evita confusione tra «chi partecipa alla riunione» e «chi deve solo vedere l'appuntamento in Mokapen».

Partecipanti — chi partecipa alla riunione

I partecipanti sono le persone coinvolte nell'incontro. Li aggiungi nel tab Dati della scheda, nel campo Partecipanti. Puoi inserire tre tipi:

• Utenti Mokapen — colleghi del team con account nella piattaforma (commerciali, project manager, assistenza…). Compariranno l'appuntamento nel proprio calendario se sono organizzatori o partecipanti.
• Contatti — persone presenti nella rubrica CRM (clienti, prospect, fornitori). Puoi cercarli per nome o email. Se inserisci un'email non ancora in rubrica, Mokapen può creare automaticamente un nuovo contatto.
• Aziende — società collegate alla riunione (ad esempio la sede del cliente). Utili quando l'incontro coinvolge l'organizzazione nel suo insieme, non una sola persona.

Solo l'organizzatore dell'appuntamento può rimuovere un partecipante (menu sulla card del partecipante → Rimuovi). In creazione, modifica o eliminazione Mokapen può chiederti se inviare un'email ai partecipanti con i dettagli aggiornati — utile per avvisare clienti esterni di uno spostamento o di una cancellazione.

Collaboratori — chi deve vedere l'appuntamento senza partecipare

I collaboratori (campo Collaboratori nel tab Dati, se attivo nella tua organizzazione) sono utenti o team Mokapen che devono avere visibilità sull'appuntamento ma non necessariamente partecipare alla riunione. Esempi: il responsabile commerciale che segue la trattativa ma non entra in call; un assistente che prepara materiali; un manager che monitora l'attività del team.

In sintesi:

• Partecipante = persona presente (o invitata) all'incontro; riceve notifiche email se le invii; compare come partecipante nella scheda.
• Collaboratore = persona del team che deve vedere e seguire l'appuntamento in Mokapen, senza essere necessariamente tra i partecipanti alla riunione.

Con la privacy privata (lucchetto in barra azioni), l'appuntamento è visibile solo all'organizzatore, ai collaboratori indicati e ai partecipanti utenti Mokapen coinvolti — non a tutti i membri dell'organizzazione.

Appuntamenti tra più organizzazioni — il tuo calendario personale

A differenza di task, contatti o deal, gli appuntamenti sono legati soprattutto alla persona, non solo all'organizzazione in cui lavori in quel momento. Se partecipi a un appuntamento creato in un'altra organizzazione Mokapen (o se ne sei organizzatore), lo vedi comunque nel tuo calendario senza dover cambiare organizzazione.

Per impostazione predefinita la pagina Appuntamenti mostra gli incontri in cui tu sei organizzatore o partecipante utente — anche se appartengono a organizzazioni diverse. Nella barra in alto, il selettore Utenti / Team ti permette di passare al calendario di un collega o di un team (se hai i permessi), per vedere come è organizzata la settimana di un altro membro.

Ogni appuntamento resta comunque collegato all'organizzazione che lo ha creato (contatti, connessioni e impostazioni seguono quell'organizzazione). Il vantaggio per te: un unico posto dove consultare tutti gli impegni, anche se lavori su più organizzazioni Mokapen.

Casi applicativi

• Vendite: «Demo prodotto — Acme Srl» con contatto decisore, link videoconferenza, connessione all'opportunità in pipeline.
• Agenzia: review mensile cliente con più partecipanti e allegato report.
• Consulenza: appuntamento in sede con indirizzo fisico e task post-visita collegato.
• Interno: riunione team senza contatti esterni; privacy pubblica o privata per limitare chi può vedere l'appuntamento.
• Da altra scheda: creazione rapida con Crea e connetti da contatto, opportunità o ticket — l'appuntamento nasce già collegato.

Pagina Appuntamenti — barra superiore

La pagina principale offre due viste: Calendario e Lista. Barra in alto:

• Filtri (Premium): apre un pannello per restringere gli appuntamenti per periodo, organizzatore, etichette, tipo di appuntamento, partecipanti e altri campi configurati. Utile quando il calendario è pieno e devi trovare solo le demo del mese o gli incontri con un certo cliente.
• Azioni: esporta in file gli appuntamenti selezionati (dalla vista Lista).
• Viste: passa tra Calendario (predefinita) e Lista (Premium) — tabella ordinabile con colonne personalizzabili.
• Utenti / Team: mostra il calendario di un collega o di un team intero, invece del tuo. Di default vedi i tuoi appuntamenti (organizzatore o partecipante).
• + Appuntamento: apre il modale di creazione.

Nella vista Lista, selezionando le righe con le checkbox compare la barra azioni: Clona, Archivia, Elimina. Non c'è modifica massiva dedicata: i singoli campi si aggiornano dalla scheda dell'appuntamento.

Scheda dell'appuntamento

Clic su un evento in calendario o sul titolo in lista apre la scheda laterale. Con il piano Premium puoi aprirla a pagina intera (icona frecce di espansione): stesso contenuto, più spazio e pulsante Salva fisso in alto.

Intestazione: titolo modificabile inline, badge Archiviato se applicabile. Se l'appuntamento è nel cestino, banner rosso con Ripristina e Elimina definitivamente (Premium avanzato).

Barra azioni

• Stato (menu a tendina): Aperto o Chiuso — segna se l'appuntamento è ancora attivo o concluso (diverso dal task con spunta di completamento).
• Priorità (bandiera): Normale o Urgente.
• Privacy (lucchetto): Pubblico (visibile ai membri dell'organizzazione) o Privato (solo organizzatore, collaboratori e partecipanti utenti indicati).
• Etichette, Colore titolo/sfondo scheda, Allegati, Note adesive (Premium).
• Pagina intera, Copia link.
• + Crea e connetti: task, ticket, opportunità… già collegati all'appuntamento.

Menu Opzioni (tre puntini)

• Clona: duplica l'appuntamento; modale con scelta di copiare allegati, connessioni, commenti, aggiornamenti.
• Archivia / Ripristina (Premium avanzato): nasconde dalle viste operative o riporta in calendario/lista.
• Modifica scheda (membri autorizzati): apre le impostazioni del layout campi appuntamento.
• Elimina / Ripristina (voce rossa): sposta nel cestino (Premium avanzato) o eliminazione diretta (piano base).

Tab della scheda

• Dati: organizzatore, partecipanti, collaboratori, date, tipo, videoconferenza, luogo — vedi Tab Dati e Partecipanti e collaboratori.
• Connessioni, Tempo: vedi Sezioni collegate.
• Menu aggiuntivo: Marketing, Sincronizzazione (Google Calendar / Outlook), Aggiornamenti (cronologia scheda).

Tab Dati — campi principali

Campi modificabili inline (icona matita) o dalla scheda in modifica:

• Organizzatore: utente Mokapen responsabile dell'appuntamento; di default chi lo crea. È il referente principale dell'incontro.
• Partecipanti: vedi sezione Partecipanti e collaboratori.
• Collaboratori: utenti o team con visibilità sull'appuntamento senza essere necessariamente partecipanti alla riunione — vedi Partecipanti e collaboratori.
• Data inizio / Data fine: intervallo temporale; in calendario l'evento occupa lo slot corrispondente. Per appuntamenti mono-giorno imposta stesso giorno con ora inizio e fine.
• Tipo: categorizza l'appuntamento (call, visita, demo…) — utile per filtri e report.
• Videoconferenza: link generato o selezionato — Google Meet (con integrazione Google Calendar e Meet attiva) o Microsoft Teams (con integrazione Outlook Calendar). Il link è cliccabile dalla scheda.
• Luogo: indirizzo fisico o testo libero per appuntamenti in presenza.
• Descrizione (testo formattato, menzioni @ per richiamare colleghi).

Con i campi personalizzati (Premium avanzato) il tab Dati segue regole di visibilità e obbligatorietà definite nelle impostazioni. Allegati e commenti completano la scheda in fondo al tab.

Sezioni collegate

• Connessioni — collega opportunità, task, ticket, progetti, altri contatti; aprendo il contatto vedi gli appuntamenti collegati.
• Tempo — registra ore dedicate all'appuntamento (preparazione, call, debrief).
• Sincronizzazione — stato collegamento con Google Calendar o Outlook (se le integrazioni sono attive).
• Etichette e Allegati — come altre entità Mokapen.

Gli appuntamenti non hanno un tab Checklist nativo: per azioni di follow-up crea un task collegato con Crea e connetti o dal tab Connessioni.

Creare un appuntamento

Procedura

1. Apri la pagina Appuntamenti (Calendario o Lista).
2. Clic + Appuntamento (oppure clic su uno slot vuoto in calendario, se disponibile).
3. Digita il titolo (obbligatorio).
4. Tab Dati: imposta organizzatore, partecipanti, collaboratori se serve, date/ora, tipo, videoconferenza o luogo.
5. Opzionale: tab Connessioni per collegare contatto o opportunità prima del salvataggio.
6. Salva; se richiesto, conferma l'invio dell'email ai partecipanti.

Puoi creare appuntamenti anche da Crea e connetti su un'altra scheda, o dalle connessioni su contatto, azienda o opportunità.

Modificare un appuntamento

Modifica singola (scheda)

1. Apri la scheda dell'appuntamento.
2. Modifica inline: titolo in intestazione, campi tab Dati (matita), partecipanti, date.
3. Aggiorna Stato (Aperto/Chiuso), priorità, etichette, privacy dalla barra azioni.
4. In Calendario, trascina l'evento per spostare data e ora rapidamente.
5. Salva; alla modifica di date o partecipanti può comparire la richiesta di inviare email di aggiornamento.

Chiudere un appuntamento

Dal menu Stato in barra azioni seleziona Chiuso quando la riunione è terminata. L'appuntamento resta in storico e report; non scompare dal calendario salvo archivio o eliminazione.

Eliminare un appuntamento

Elimina appuntamenti creati per errore o duplicati di test. Preferisci Archivia se la riunione è conclusa e vuoi conservarne storico e connessioni senza ingombraare calendario e lista.

Eliminazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni → Elimina (voce rossa).
2. Conferma nel modale; opzionale invio email ai partecipanti.

Con Premium avanzato l'appuntamento va nel cestino dell'organizzazione (pagina Appuntamenti → Azioni → Cestino appuntamenti). Da lì puoi Ripristinare o Eliminare definitivamente. Se apri un appuntamento già nel cestino, compare il banner Ripristina / Elimina definitivamente.

Su piano Free (senza Premium avanzato) l'eliminazione è in genere definitiva subito dopo la conferma, senza cestino — verifica i permessi della tua organizzazione.

Eliminazione multipla

1. Vista Lista → seleziona con checkbox.
2. Clic Elimina (pulsante rosso) → conferma.

Archiviare un appuntamento

L'archivio serve per appuntamenti conclusi che non devono più comparire in calendario e lista operativa, mantenendo connessioni e storico.

Archiviare un singolo appuntamento

1. Scheda → Opzioni → Archivia (Premium avanzato) → conferma.

Archiviare più appuntamenti / ripristinare

• Multiplo: vista Lista → seleziona → Archivia nella barra azioni.
• Ripristinare: apri la scheda (es. dal tab Connessioni su un contatto collegato) → Opzioni → Ripristina da archivio. Gli appuntamenti archiviati non compaiono nelle viste standard calendario e lista.

Clonare un appuntamento

Utile per riunioni ricorrenti con stessa struttura (stessi allegati, stesse connessioni CRM).

Clonazione singola

1. Scheda → Opzioni → Clona.
2. Modale: titolo (con suffisso «copia»), scelta di copiare Allegati, Connessioni, Commenti, Aggiornamenti.
3. Conferma; aggiorna date e partecipanti sul nuovo appuntamento.

Clonazione multipla

1. Lista → seleziona → Clona → opzioni → conferma.

Viste degli appuntamenti

Calendario (predefinita)

Vista a griglia per giorno, settimana o mese: ogni appuntamento compare nello slot corrispondente a data e ora. Clic sull'evento apre la scheda. Ideale per capire a colpo d'occhio come è organizzata la settimana e individuare sovrapposizioni tra riunioni. Puoi trascinare un evento per spostarlo a un'altra data o ora. I filtri e il selettore Utenti/Team restano attivi: per default vedi i tuoi appuntamenti, anche se creati in organizzazioni diverse.

Lista (Premium)

Elenco tabellare con colonne personalizzabili (titolo, date, organizzatore, tipo, etichette…). Puoi cercare e ordinare per colonna, selezionare più righe e usare le azioni Clona, Archivia, Elimina. Esporta i dati dal menu Azioni.

Filtri

• Filtri avanzati (Premium): restringi per periodo (date inizio/fine), organizzatore, etichette, tipo di appuntamento, partecipanti e campi personalizzati. Esempio: «tutte le demo del trimestre con etichetta Commerciale».
• Utenti / Team: passa dal tuo calendario a quello di un collega o di un team intero, se autorizzato.

Impostazioni Appuntamenti

Da Impostazioni Appuntamenti (membri autorizzati dell'organizzazione):

• Campi: elenco campi standard e personalizzati (Premium avanzato).
• Scheda: ordine e visibilità dei campi nella scheda e nel modale di creazione.
• Lista e colonne: colonne predefinite della vista Lista.

Allinea tipo appuntamento e campi obbligatori prima del rollout commerciale (es. tipo obbligatorio per i report).

Report Appuntamenti

La sezione Report Appuntamenti (Premium) riepiloga gli appuntamenti a cui hai accesso in base a ruolo e permessi organizzazione: vedi solo record e campi autorizzati. Serve per analisi di carico riunioni, call commerciali ed export — per la pianificazione quotidiana usa Calendario e Lista.

• Dashboard: grafici per etichette, tipo, organizzatore, collaboratori, stato aperto/chiuso, scadenze, ore.
• Lista report: tabella analitica con filtri ed esportazione.
• Diagramma di Gantt: sequenza temporale per periodo e organizzatore.

Usa i report per misurare call commerciali per reparto, appuntamenti conclusi rispetto a quelli ancora aperti, e carico riunioni per settimana.

 

Processi consigliati

• Pre-vendita: appuntamento demo → connessione opportunità e contatto → task follow-up entro 24 ore.
• Avvio cliente: kick-off con partecipanti cliente → task checklist progetto collegati.
• Sincronizzazione calendario: collega Google o Outlook e verifica il tab Sincronizzazione; evita doppie prenotazioni.
• Pulizia mensile: archivia appuntamenti chiusi da più di 90 giorni; elimina bozze duplicate.
• Notifiche: invia sempre l'email di aggiornamento su spostamento o cancellazione verso contatti esterni.

Combina appuntamenti con Contatti, Opportunità e Task per un flusso commerciale e operativo coerente.