La Guida di Mokapen

Guida alle Opportunità

L'area Opportunità (deal) è il cuore della pipeline commerciale in Mokapen: ogni opportunità rappresenta una trattativa in corso — un potenziale contratto, un rinnovo, un upsell — con importo stimato, probabilità di chiusura, fase e scadenza. È il ponte tra la Rubrica (chi compra) e gli strumenti di delivery (task, progetti, preventivi, ordini).

Accedi dal menu Vendite → Opportunità o dalla pagina Opportunità. Le opportunità si gestiscono principalmente in Kanban per fase di pipeline, con viste alternative (Schede, Calendario, Lista) e report dedicati.

Ruolo nel CRM e processi

Un'opportunità in Mokapen non è una riga in un foglio: è un record operativo collegato al resto del XRM.

• Commerciale: importo, probabilità, fase pipeline, data chiusura prevista, owner e stakeholder.
• Relazionale: contatto decisore e azienda collegati; storico visibile dalla scheda cliente.
• Operativo: task di follow-up, appuntamenti, checklist di qualifica collegati tramite Connessioni.
• Documentale: preventivi e ordini generati o collegati quando l'opportunità avanza (piani Premium).

Regola pratica: ogni trattativa significativa merita un'opportunità con azienda o contatto, importo e fase aggiornata — così pipeline, forecast e attività del team restano allineati.

Casi applicativi

• Agency / consulenza: un deal per ogni proposta commerciale; fasi «Qualifica → Proposta → Negoziazione → Vinta»; task collegati per delivery preventivo e call di allineamento.
• B2B ricorrente: deal per rinnovo annuo o upsell; collegamento alla società esistente e ai ticket storici di supporto per contesto.
• Team interno vendite: pipeline condivisa, filtri per owner, report per fase e importo ponderato (amount × probability).
• Lead da marketing: opportunità creata da form o campagna (origine nel campo Source); automazione che assegna owner e crea task di primo contatto.

Kanban, pipeline e fasi

La vista predefinita è il Kanban organizzato per pipeline (es. «Vendite Italia», «Partner»). Ogni pipeline ha fasi (status) con ordine e colore — trascini le card da una colonna all'altra per avanzare la trattativa.

Barra superiore della pagina Opportunità:

• Pipeline (menu a tendina): cambia pipeline attiva; da admin puoi crearne di nuove o modificare fasi in Impostazioni.
• Raggruppa per: oltre alla fase, raggruppa per responsabile, etichette, data chiusura, ecc.
• Filtri (Premium): importo, probabilità, contatto collegato, campi custom.
• Viste: Kanban | Schede | Calendario | Lista.
• + Opportunità: crea un nuovo deal.

Le fasi terminali (es. Vinta al 100%, Persa a 0%) possono innescare azioni automatiche — ad esempio proposta di creazione ordine quando l'opportunità viene vinta (piani Premium).

Scheda dell'opportunità

Clic sul titolo apre la scheda laterale; con Premium puoi espandere in page deal a schermo intero (stesso layout, più spazio).

Intestazione: titolo editabile, badge Archiviato se applicabile. Se l'opportunità è nel cestino, banner con Ripristina e Elimina definitivamente.

Barra azioni:

• Priorità, Privacy, Etichette, Colore, Allegati, Note adesive (piano Small).
• Copia link, Pagina intera (piano Small).
• + Crea e connetti: task, appuntamento, ticket… collegati al deal.

Menu Opzioni (tre puntini)

• Clona: duplica l'opportunità; modale con checkbox checklist, allegati, connessioni, commenti.
• Archivia / Ripristina (piano Medium): deal conclusi fuori dalla pipeline attiva.
• Modifica scheda (admin): layout campi deal.
• Elimina / Ripristina (voce rossa): cestino org, ripristino, eliminazione definitiva.

Tab Dati — campi principali:

• Probabilità e Fase (pipeline / status): definiscono avanzamento e forecast.
• Importo: valore economico della trattativa.
• Contatto e Azienda collegati.
• Responsabile (owner) e Stakeholder.
• Data chiusura prevista, Origine, Descrizione.
• Campi Sales e custom (Premium) secondo configurazione org.

Tab trasversali come altre entità: Checklist, Connessioni, Tempo, Marketing, Aggiornamenti.

Creare un'opportunità

1. Vai alla pagina Opportunità.
2. Clicca + Opportunità.
3. Inserisci titolo chiaro (es. «Contratto manutenzione 2026 — Acme Srl»).
4. Seleziona pipeline e compila importo, probabilità, contatto/azienda, data chiusura.
5. Salva: la card compare nella colonna della fase iniziale.

Puoi creare opportunità anche da Crea e connetti su contatto/azienda, da automazioni (es. nuovo lead da form) o clonando un deal modello.

Modificare un'opportunità

Modifica singola (scheda)

1. Apri la scheda dell'opportunità.
2. Modifica inline nel tab Dati: probabilità, fase, importo, contatto, azienda, date (icona matita).
3. Aggiorna priorità, etichette, responsabile dalla barra azioni.

Avanzare da Kanban

Trascina la card tra le colonne del Kanban: la fase si aggiorna automaticamente. Utile in riunioni pipeline.

Modifica massiva (vista Lista)

1. Passa alla vista Lista nella pagina Opportunità.
2. Seleziona le opportunità con checkbox.
3. Clic Modifica nella barra azioni: responsabile, fase, probabilità, etichette, campi custom.
4. Conferma per applicare a tutte le selezionate.

Barra azioni bulk disponibile anche: Clona, Archivia, Elimina.

Eliminare un'opportunità

Elimina opportunità create per errore o duplicati di test. Preferisci Archivia se la trattativa ha storico utile (vinta, persa, note commerciali) e non vuoi perderne traccia sul contatto o sull'azienda.

Eliminazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni → Elimina (voce rossa).
2. Conferma nel modale.

Con Premium avanzato l'opportunità va nel cestino (pagina Opportunità → Azioni → Cestino opportunità). Da lì puoi Ripristinare o Eliminare definitivamente. Se apri un deal già nel cestino, compare il banner Ripristina / Elimina definitivamente.

Su piano Free (senza Premium avanzato) l'eliminazione è in genere definitiva subito dopo la conferma, senza cestino — verifica i permessi della tua organizzazione.

Eliminazione multipla

1. Vista Lista → seleziona → Elimina (pulsante rosso) → conferma.

Archiviare un'opportunità

L'archivio nasconde opportunità concluse (vinte, perse o abbandonate) dal Kanban e dalle viste operative attive, senza cancellarle: connessioni, importi e tab Aggiornamenti restano consultabili sul contatto e sull'azienda. Utile per pipeline pulita mantenendo storico commerciale e forecast passati.

Archiviare un singolo deal

1. Scheda → Opzioni → Archivia (piano Medium) → conferma.

Archiviare più deal / consultare l'archivio

• Multiplo: Lista → seleziona → Archivia.
• Consultare: Opportunità → Azioni → Archivio opportunità.
• Ripristinare: dall'archivio o Opzioni → Ripristina sulla scheda.

Le opportunità archiviate non compaiono nel Kanban operativo ma restano raggiungibili da archivio, connessioni e report storici.

Clonare un'opportunità

Duplica una trattativa tipo (stessa struttura checklist, stessi allegati contrattuali) per rinnovi o varianti.

Clonazione singola

1. Scheda → Opzioni → Clona.
2. Modale: seleziona checklist, allegati, connessioni, commenti.
3. Conferma; aggiorna titolo, importo e fase iniziale sul nuovo deal.

Clonazione multipla

1. Lista → seleziona → Clona → opzioni → conferma.

Vinta, persa e post-vendita

Sposta l'opportunità nella fase Vinta quando il contratto è firmato: l'importo entra nel forecast «chiuso». Mokapen può proporti di creare un ordine collegato (Premium). Fase Persa per trattative non concluse — utile per analisi motivi e report.

Dopo la vittoria: collega progetto di delivery, apri task di onboarding e mantieni il deal in connessioni per storico commerciale sulla scheda cliente.

Connessioni e documenti collegati

Nel tab Connessioni leghi task di follow-up, ticket pre-vendita, altri contatti del comitato acquisti, preventivi e ordini. Aprendo il contatto vedi tutte le opportunità aperte e chiuse.

Flusso tipico: Contatto → Opportunità → Preventivo → Ordine → Progetto di consegna — ogni passo resta navigabile dal XRM.

Viste delle opportunità

Quattro modalità di visualizzazione nella pagina Opportunità. Pipeline e filtri restano attivi al cambio vista.

Kanban (predefinita)

Colonne per fase pipeline; drag-and-drop per avanzare. Menu Raggruppa per: fase (default), responsabile, etichette, data chiusura, colore (Premium).

Schede

Opportunità ordinate per data chiusura prevista — focus su scadenze imminenti e forecast settimanale.

Calendario

Deal su calendario per data chiusura; utile per pianificare call di chiusura e revisioni pipeline.

Lista

Tabella con colonne configurabili, ordinamento, ricerca e azioni bulk (Modifica, Clona, Archivia, Elimina). Ideale per export e revisioni numeriche.

Filtri

• Filtri (Premium): importo, probabilità, contatto, azienda, responsabile, etichette, campi custom.
• Pipeline: menu a tendina per cambiare pipeline attiva.
• Utenti / Team: limita le opportunità all'owner o team selezionato.

Impostazioni Opportunità

Da Impostazioni Opportunità (admin/member autorizzati):

• Pipeline e fasi: crea pipeline, ordina fasi, colori, stati terminali (Vinta/Persa), probabilità default per fase.
• Campi: campi standard e custom (piano Medium).
• Layout scheda e Colonne lista: visibilità e ordine campi.

Dalla Lista: Azioni → Modifica colonne per adattare la tabella al team commerciale.

Report Opportunità

La sezione Report Opportunità (Premium) riepiloga le trattative a cui hai accesso in base a ruolo e permessi organizzazione: vedi solo record e campi autorizzati, non l'intero portafoglio commerciale. Serve per analisi pipeline, forecast ed export — per l'operatività quotidiana usa Kanban e Lista.

• Dashboard: grafici per fase, responsabile, importo, probabilità, etichette, pipeline.
• Lista report: tabella analitica con filtri ed export — base per riunioni commerciali settimanali.
• Forecast: importo ponderato (amount × probability) per periodo.

Combina report con Etichette (es. «Enterprise», «Rinnovo») e filtri su connessioni per segmentare il portafoglio trattative.