La Guida di Mokapen

Etichette

Le etichette sono contrassegni colorati condivisi a livello di organizzazione. Servono a classificare task, progetti, contatti, ticket, opportunità, appuntamenti e altre entità con una semantica visiva immediata: urgenza, area di lavoro, fase commerciale, canale, tipo cliente. A differenza dei campi strutturati, le etichette sono leggere da applicare e ideali per filtrare, raggruppare in Kanban e allineare il team su un vocabolario comune.

Cosa sono e perché usarle nel CRM

Un'etichetta non sostituisce connessioni o campi obbligatori: li integra. Esempi:

• Urgenza: «Urgente», «Bloccante», «Bassa priorità».
• Fase o area: «Avvio cliente», «Rinnovo», «Errore», «Richiesta funzione».
• Canale o campagna: «LinkedIn», «Webinar Q2», «Passaparola».
• Segmentazione clienti: «Enterprise», «PMI», «Partner».

Con le etichette costruisci viste personali senza duplicare entità: lo stesso elenco task, filtrato per «Urgente» nel daily stand-up, o raggruppato per etichetta in Kanban per vedere il carico per area.

Etichette globali o dedicate a un'area

Ogni etichetta può essere usata in due modi:

• Globale (tutte le entità) — se non limiti la visibilità, l'etichetta compare nel menu di tutte le schede dell'organizzazione: task, progetti, contatti, ticket, opportunità, appuntamenti e altre entità che supportano le etichette. Ideale per classificazioni trasversali («Urgente», «Enterprise», «Da richiamare») che devono valere ovunque.
• Dedicata a una o più aree — puoi limitare l'etichetta solo a certe entità (solo task, solo ticket, solo opportunità…). Così il menu etichette resta pulito in ogni area: ad esempio «Livello 1 / Livello 2 / Livello 3» solo sui ticket, oppure «Design / Sviluppo / Collaudo» solo sui task, senza inquinare la rubrica contatti.

La scelta si imposta nella pagina Etichette delle impostazioni (vedi sotto) o quando modifichi un'etichetta: campo Visibile su. Se lasci vuoto = etichetta globale; se selezioni una o più entità = etichetta dedicata a quelle aree.

Progettare il sistema di etichette

Prima di crearne decine, conviene definire una tassonomia con il team:

• Poche etichette multi-uso (5–15) valgono più di centinaia di contrassegni unici.
• Colori coerenti: rosso = urgenza, blu = in attesa cliente, verde = completato internamente.
• Documentate il significato (es. in una pagina interna o nella guida team): cosa distingue «In lavorazione» da «In revisione»?
• Usate etichette globali per ciò che serve ovunque; etichette dedicate per vocabolario specifico di un reparto o modulo.

Assegnare un'etichetta a un'entità

1. Apri la scheda (modale o pagina intera).
2. Nella barra superiore, clicca l'icona etichetta.
3. Si apre il menu con l'elenco delle etichette disponibili per quella entità e un campo di ricerca.
4. Clicca l'etichetta desiderata: compare come badge colorato sotto il titolo (tab Dati) e resta visibile anche in Kanban ed elenco dove previsto.
5. Puoi assegnare più etichette alla stessa entità.

Per rimuovere un'etichetta dalla scheda, clicca la X sul badge — l'etichetta resta disponibile per altre schede.

Creare una nuova etichetta dalla scheda

Richiede permessi da membro dell'organizzazione.

1. Icona etichetta → nel campo ricerca digita un nome non ancora presente nell'elenco.
2. Compare l'opzione Nuova etichetta con «…»: apri il sottomenu e scegli il colore dalla palette (sfondo, testo e bordo si aggiornano in anteprima).
3. Conferma: l'etichetta viene creata per l'organizzazione e applicata subito all'entità corrente. Di default è globale (visibile su tutte le entità); per limitarla a un'area usa la pagina impostazioni descritta sotto.

Le etichette create sono immediatamente visibili ai colleghi nel menu etichette delle rispettive schede (rispettando l'ambito globale o dedicato).

Pagina impostazioni Etichette

Per gestire tutte le etichette dell'organizzazione in un unico posto — nome, colore, visibilità per entità e ordine nel menu — apri la pagina dedicata:

• Impostazioni → Rubrica → scheda/card Etichette, oppure
• dalle impostazioni di Task, Ticket, Vendite e altre aree che mostrano la stessa scheda Etichette, oppure
• dal menu laterale dell'organizzazione, voce Etichette (se disponibile nel tuo profilo).

La pagina mostra una tabella con tutte le etichette: anteprima colorata, colonna Visibile su («Tutte le entità» oppure l'elenco delle aree dedicate), autore e data di creazione.

Ordinare le etichette

Trascina le righe usando l'icona barre a sinistra per definire l'ordine con cui le etichette compaiono nel menu quando assegni un'etichetta a una scheda. Le etichette più usate conviene metterle in alto. Al termine clicca Salva in fondo alla pagina: l'ordine si applica a tutta l'organizzazione.

Modificare un'etichetta dalla pagina

Clicca su una riga della tabella: si apre il modale di modifica. Puoi cambiare:

• Titolo dell'etichetta (si aggiorna su tutte le schede che la usano).
• Colore dalla palette.
• Visibile su: lascia vuoto per etichetta globale, oppure seleziona una o più entità per limitarla a quell'area di lavoro.

Salva nel modale. Per eliminare un'etichetta usa il pulsante rosso nel modale: l'etichetta sparisce da tutte le schede che la usavano (conferma richiesta).

Modificare o eliminare dall'icona matita nel menu

Anche dal menu etichette sulla scheda di un'entità, accanto a ogni etichetta esistente i membri autorizzati vedono l'icona matita:

• Modifica: apre lo stesso modale della pagina impostazioni (nome, colore, visibilità). La modifica si propaga su tutte le entità che usano quell'etichetta.
• Elimina: rimuove l'etichetta dall'organizzazione. Usare con cautela su etichette storiche.

Filtrare e raggruppare

• Kanban task / progetti (Premium): menu Raggruppa per → Etichetta — ogni colonna è un'etichetta, ideale per board per area o priorità. Vedi guida Task → Viste.
• Filtri avanzati (Premium): condizione sul campo Etichetta con uno o più valori — es. tutti i ticket con etichetta «Errore» e «Produzione».
• Elenchi e viste salvate: combina etichette con responsabile, scadenza o connessioni per viste operative (es. «I miei task urgenti del cliente X»).

Processi e buone pratiche

• Smistamento ticket: etichette «Livello 1 / Livello 2 / Livello 3» solo sui ticket; Kanban raggruppato per etichetta per distribuire il carico.
• Pipeline commerciale: etichette «Caldo / Tiepido / Freddo» sulle opportunità, in aggiunta alla fase; filtri per le call settimanali.
• Delivery progetti: etichette «Design / Sviluppo / Collaudo» solo sui task; stand-up filtrato per etichetta del proprio stream.
• Pulizia periodica: rivedere etichette duplicate o inutilizzate dalla pagina impostazioni; allineare colori dopo un rebranding.

Le etichette descrivono come classificare; le Connessioni descrivono chi e cosa è collegato. Usale insieme per un CRM leggibile e filtrabile.