La Guida di Mokapen

Microsoft Outlook Calendar

Questa integrazione collega il modulo Appuntamenti di Mokapen al tuo Microsoft Outlook Calendar. Riunioni e appuntamenti possono viaggiare tra i due sistemi secondo le regole che imposti — senza export manuali o doppia digitazione.

Non sincronizza i task: in pagina la voce task è disattivata (in arrivo). Conta solo per appuntamenti con data e ora.

Panoramica generale integrazioni: Integrazioni.

Requisiti

• Piano Mokapen con integrazione calendario (icona medaglia Premium sulla voce appuntamenti). Senza piano adeguato il pulsante di collegamento apre l'upgrade.
• Account Microsoft con calendario Outlook attivo.
• Permesso di autorizzare Mokapen a gestire calendario ed eventi su Microsoft.

Collegare Outlook Calendar

1. Menu utente → Integrazioni → scheda Microsoft Outlook Calendar.
2. Premi Sincronizza Microsoft Outlook Calendar (o equivalente).
3. Su Microsoft: scegli l'account (può essere diverso dall'email con cui entri in Mokapen).
4. Leggi i permessi richiesti (calendario ed eventi) e conferma l'accesso.
5. Torni in Mokapen: compare Account collegato: con l'email Microsoft autorizzata.

Se non accetti i permessi, il collegamento non si completa e nessun appuntamento verrà sincronizzato. Automazioni che dipendono dal calendario non potranno usare eventi Outlook.

Se compare «connessione scaduta», Disconnetti e collega di nuovo.

Cosa chiede Mokapen a Microsoft

Oltre a nome ed email del profilo, Mokapen chiede accesso al calendario e agli eventi: leggere riunioni esistenti, crearne di nuovi da Mokapen, aggiornarle ed eliminarle quando modifichi o cancelli un appuntamento collegato. Senza questi permessi la sync non parte.

Email Microsoft diversa da email Mokapen

È consentito e frequente: lavori in Mokapen con un login e sincronizzi il calendario team@azienda.it o un account Outlook personale. In pagina integrazione l'email sotto Account collegato è quella che conta per la sync, non quella del login Mokapen.

Stesso indirizzo (Mokapen = Microsoft): export/import mantiene organizzatore e partecipanti; email sconosciute in import possono creare contatti (solo email) in rubrica.

Indirizzi diversi:

• Su Outlook l'account collegato deve essere organizzatore o partecipante dell'evento, altrimenti Outlook non accetta la scrittura.
• In export: se l'organizzatore Mokapen non esiste su quel calendario, l'evento viene creato con l'account Microsoft collegato come organizzatore.
• In import: se il tuo utente Mokapen partecipa all'evento, l'appuntamento entra in Mokapen; se non partecipa, l'evento può restare importato ma non visibile a te; eventi senza partecipanti utili possono essere ignorati.

Consiglio: mettiti come partecipante agli appuntamenti che devono comparire in entrambi i sistemi, oppure usa lo stesso indirizzo email dove possibile.

Impostazioni da configurare

Direzione sync

Tre modalità (frecce in pagina):

• Solo verso Mokapen — Outlook alimenta il CRM; modifiche in Mokapen non tornano su Outlook.
• Solo verso Outlook — Mokapen invia appuntamenti al calendario.
• Entrambe — aggiornamenti in un sistema si riflettono nell'altro.

Calendari

• Calendario principale — seleziona quale calendario Outlook usare come principale (caricato dall'account collegato).
• Altri calendari — seleziona calendari secondari (Clienti, Team…). Esclusi automaticamente compleanni e festività.

Altri controlli

• Sincronizza appuntamenti — deve restare attiva.
• Data di inizio — da quale giorno importare eventi passati; in avanti circa un anno (in pagina non c'è il limite fisso di 15 giorni indietro come su Google Calendar).
• Microsoft Teams (se piano lo consente) — aggiunge link videoconferenza agli appuntamenti esportati.

Premi Salva per memorizzare, Sincronizza per eseguire l'allineamento.

Cosa succede in sync

• Appuntamento nuovo in Mokapen → evento su Outlook (se export attivo).
• Modifica o eliminazione in Mokapen → aggiornamento o rimozione evento Outlook collegato.
• Evento nuovo su Outlook → appuntamento in Mokapen (se import attivo e dentro intervallo date).
• Modifica su Outlook → Mokapen aggiorna l'appuntamento collegato (notifiche automatiche da Microsoft quando possibile).

Problemi comuni

• Eventi mancanti — controlla data inizio, calendari selezionati, direzione sync, partecipazione email quando account diversi.
• Eventi doppi — due collegamenti o stesso evento importato e ricreato a mano; unifica e usa un solo calendario ufficiale.
• Sync lenta — normale al primo giro con molti eventi.

Disconnettere

Premi Disconnetti, conferma digitando la parola richiesta e procedi. Mokapen interrompe il collegamento con Outlook Calendar e rimuove i riferimenti di sync tra appuntamenti ed eventi.

Cosa succede ai dati:

• Appuntamenti in Mokapen — restano nel CRM come record normali, ma non sono più sincronizzati con Outlook (nessun aggiornamento automatico in entrambe le direzioni).
• Eventi su Outlook Calendar — non vengono cancellati automaticamente da Mokapen.

A differenza di rubrica o Drive, la finestra di disconnessione Calendar non propone caselle per eliminare massivamente gli appuntamenti già importati: in pratica li conservi in Mokapen, disconnessi dalla sync. Se vuoi pulire il CRM, elimina o modifica gli appuntamenti manualmente dopo la disconnessione.

Gestione appuntamenti nel CRM: guida Appuntamenti.