La Guida di Mokapen

Sequenze

Le sequenze sono il modo in cui Mokapen ti fa scrivere a tanti, senza sembrare uno spam: una serie di email nel tempo per ogni persona iscritta, con pause tra uno step e l'altro e regole per fermarsi quando risponde, apre o clicca. Non è un workflow che scatta a ogni evento nel CRM: iscrivi un pubblico (o chi entra nel filtro), e Mokapen esegue i passi a ritmo controllato.

La convenienza è tutta qui: un filtro, un flusso di email, un pool di mailbox che ruota i mittenti e tiene lo stesso From per contatto. Niente burst di mille invii al lancio, niente da copiare a mano in Gmail, niente da ricordare «a chi ho già scritto».

Le sequenze sono nel piano Premium Large (limite separato dai workflow). Le apri dal menu utente → Sequenze: elenco, editor, iscritti e log.

Panoramica

Una sequenza combina:

• Definizione — titolo, Proprietario, Collaboratori, Attiva/Non attiva, trigger Iscrizione contatto con filtro audience, lancio, pool mittenti e regole di uscita.
• Passi — lo stesso editor dei workflow: in genere Invia email e Ritardo in ordine. Il motore sequenze esegue solo questi due; il resto lascialo ai workflow.
• Iscrizioni — una riga per contatto: stato, step corrente, prossima esecuzione, motivo di uscita.
• Log attività — iscritto, email inviata, attesa, uscito, errori. Resta finché non cancelli la sequenza.

Quando attivi la sequenza, Mokapen iscrive chi matcha il filtro in quel momento e continua ad aggiungere chi entra nel filtro. Gli invii sono ritmati: fascia diurna (indicativamente 9–18), tetto al giorno per mailbox, pochi contatti al minuto all'avvio.

Concetti base

• Iscrizione — il collegamento tra un contatto e una sequenza. Una sola per contatto per sequenza: dopo completamento o uscita non si re-iscrive da solo.
• Stato — In coda, In corso, Completato, Uscito (annullamento, reply/apertura/click/bounce secondo le regole, o errore).
• Filtro audience — condizioni sui contatti nel trigger (stessa UI dei filtri automazione).
• Pool mittenti (SMTP) — una o più mailbox collegate. Mokapen ruota gli invii e tiene lo stesso From per contatto su tutti gli step. Senza pool, imposti il From su ogni passo Invia email.
• Proprietario — chi «possiede» la sequenza (permessi, collaboratori). Gli invii partono dalle mailbox del pool (o dal From dello step se il pool è vuoto), non da un indirizzo magico del proprietario.
• Variabili — campi del contatto iscritto (nome, email, custom) in oggetto e corpo, come nelle automazioni.

Sequenze vs workflow

Usa i workflow per logica CRM reattiva (form inviato → task, deal vinto → email). Usa le sequenze per nurture, onboarding e outreach con più tocchi e un tetto sugli invii.

Ruolo nel CRM

• Nurture lead — segmento filtrato (es. tag Newsletter) → 3 email in 2 settimane. I contatti restano in Rubrica.
• Onboarding — nuovi clienti nel filtro → welcome, tip, reminder, senza inseguirli a mano.
• Riattivazione — ultima attività vecchia → breve serie, poi follow-up umano se non rispondono.
• Outbound — pubblico da Trova Lead o da un import: più mailbox nel pool, stesso From per contatto, stop alla risposta.

Aperture, click e risposte delle email sequenza alimentano le regole di uscita e restano in mailbox, come il resto del tracking Mokapen.

Casi d'uso

Una sequenza è un filo di email nel tempo, sulla stessa audience. Non è un workflow «quando succede X fai Y»: è nurture e outbound, con un pool di mailbox e un tetto al giorno.

• Outbound a più tocchi — Hai una lista in rubrica (ruolo, paese, senza opportunità aperta) e vuoi 4–5 email in due settimane, non un blast. Filtro audience su quei contatti, pool con due o tre mailbox commerciali così non bruci un solo From, limite 40 invii al giorno per mailbox su tutta l'org (due sequenze sulla stessa casella si spartiscono il tetto). Step: email 1 → attesa 3 giorni → email 2 → … Uscita quando il contatto risponde, così chi ha già detto «no» non prende la 4. Parti da 3 contatti al minuto all'avvio. Non è il posto per «ogni nuovo deal manda un Slack»: quello è un workflow.
• Onboarding di chi è in trial — I nuovi trial arrivano da soli nel filtro (tag o piano Trial) mentre la sequenza è Attiva: il sync periodico li iscrive, non li aggiungi a mano. Giorno 0 welcome, giorno 2 tre cose da fare, giorno 7 upgrade. Una mailbox «hello@» nel pool basta; sticky From: lo stesso trial sente sempre hello@, non ruota su sales@. Se un trial converte a pagamento, la regola di uscita (etichetta / piano cambiato) lo toglie prima dell'offerta del giorno 7.
• Follow-up dopo una demo, uno alla volta — Non tutti chi hanno fatto la call devono entrare in un filtro globale: alcuni sono già in trattativa, altri no. Sequenza corta (grazie + recap + «prossimo passo»), iscrizione manuale del contatto dopo la call, senza allargare l'audience. Il filtro può restare stretto o vuoto: stai usando la sequenza come cadenza personale, non come motore di mercato.
• Pochi invii, reputazione da proteggere — Gmail e i provider tradizionali non amano 500 mail fredde dal giorno uno. Tetto 40/giorno per mailbox (è il default; il massimo configurabile è 500, ma 40 è il valore prudente), fascia diurna ~9–18, 3 al minuto all'avvio. Se una mailbox va in pausa per bounce, la togli dal pool e la rimetti quando hai capito perché (indirizzo morto, blocco). Alzare il tetto «perché il commerciale ha fretta» è il modo più veloce per far finire hello@ in spam.

Accesso e permessi

Piano — Premium Large; le sequenze hanno un limite proprio, distinto dai workflow.

Chi crea — come i workflow: solo il Proprietario organizzazione avvia una nuova sequenza; Proprietario/Collaboratori e admin modificano le esistenti (guida Ruoli).

Chi invia — servono account SMTP collegati (tuoi, condivisi con te o dell'organizzazione) in Integrazioni. Li metti nel pool, oppure — se il pool è vuoto — scegli il From su ogni step Invia email. Se la mailbox non è collegata, lo step fallisce.

Pagina elenco

In Sequenze → Le mie sequenze: titolo, Proprietario, Collaboratori, Attivo/Non attivo, ultimo aggiornamento. Azioni bulk come i workflow. Apri una riga per la card e l'editor.

Audience e trigger

Ogni sequenza usa il trigger Iscrizione contatto. L'iscrizione è guidata dal filtro audience (griglia condizioni come su «contatto creato»).

Quando si iscrivono i contatti

• All'attivazione — tutti i match del filtro (saltati se già iscritti).
• Con sequenza Attiva — circa ogni 15 minuti Mokapen riallinea il filtro e iscrive i nuovi match.
• Iscrizione manuale — dalla card sequenza, un contatto o re-lancio audience.

Chi è già completato o uscito non viene re-iscritto in automatico.

Lancio e ritmo

Nella configurazione del trigger (stesso pannello del filtro):

• Quando iniziare — subito all'attivazione, oppure data/ora con fuso. Il motore aspetta quel momento.
• Contatti al minuto all'avvio — default 3 (massimo 20). È un valore di sicurezza per SMTP: 3 al minuto è il consiglio in schermata.

Oltre a questo, Mokapen invia in fascia diurna (indicativamente 9–18) e rispetta i tetti del pool mittenti. I Ritardi tra step non saturano la coda: l'iscrizione riparte allo scadere, al prossimo ciclo.

Pool mittenti (SMTP)

È la parte che cambia rispetto a «una sequenza = la mailbox del Proprietario». Nel trigger trovi Pool mittenti (SMTP): scegli una o più mailbox collegate (le tue, quelle condivise con te, o quelle dell'organizzazione).

Cosa fa Mokapen:

• Ruota — il prossimo invio va alla mailbox del pool che oggi ha inviato di meno, sotto il tetto giornaliero.
• Stesso From per contatto — una volta assegnata una mailbox a una persona, tutti gli step successivi partono da lì. Il contatto vede sempre lo stesso mittente, non tre indirizzi a caso.
• Pool vuoto — nessun rotore: imposti il From su ogni step Invia email, come un workflow.

Limite invii al giorno per mailbox — default 40, massimo 500. È condiviso tra tutte le sequenze dell'organizzazione: se due sequenze usano la stessa mailbox, i 40 (o il valore che imposti) valgono per entrambe. Gmail spesso consente 100–500 invii al giorno: 40 è il valore prudente in schermata.

Mailbox in pausa — se un invio di questa sequenza fa bounce, quella mailbox entra in pausa in questa sequenza. Gli altri mittenti del pool continuano. Per riprendere: togli l'indirizzo dal pool, salva, poi aggiungilo di nuovo.

Sulla card della sequenza vedi il pool, il limite per mailbox e (se ci sono) le mailbox in pausa. Nello step Invia email, se il pool è valorizzato, il From non si sceglie più a mano: lo assegna il pool.

Editor del flusso

Stesso editor delle automazioni workflow. Percorso lineare tipico:

1. Invia email — From dal pool (o scelto nello step), a email del contatto, oggetto/corpo con variabili.
2. Ritardo — attesa prima dello step successivo.
3. Ripeti.

Evita rami, cicli e azioni CRM se non accetti che il motore sequenze non le esegua.

Passi e azioni

Invia email — destinatario = contatto iscritto; tracking attivo. Variabili da Iscrizione contatto. Con pool valorizzato, Mokapen ti avvisa che il From lo decide il pool (stessa mailbox per quel contatto su ogni step).

Ritardo — mette in pausa l'iscrizione fino allo scadere; poi lo step successivo al ciclo successivo.

Altre azioni nell'editor non sono eseguite dal motore sequenze — usa un workflow se ti servono task, deal, aggiornamenti scheda.

Come funziona il motore

Circa ogni 15 minuti Mokapen:

1. Per ogni sequenza Attiva — riallinea l'audience e iscrive i nuovi match.
2. Se è in fascia diurna e ci sono mailbox disponibili sotto il tetto — prende le iscrizioni dovute (In corso in scadenza, poi In coda in ordine).
3. Esegue lo step (invio o ritardo), aggiorna l'iscrizione, scrive il log. Con pool: sceglie o conferma il From sticky e conta l'invio su quella mailbox (su tutta l'org).

Se tutte le mailbox del pool hanno raggiunto il limite del giorno, o sono in pausa, gli invii aspettano il giorno dopo. Serve la coda automazioni attiva nell'ambiente (come per i workflow).

Regole di uscita

Nei parametri della sequenza (default: uscita su risposta, non su apertura/click se non li attivi):

• Risposta — reply a un'email della sequenza → Uscito.
• Apertura (opzionale) — stima da pixel di tracking.
• Click (opzionale) — click su un link.
• Bounce — errore di invio → il contatto esce e la mailbox usata va in pausa in questa sequenza.
• Manuale — Annulla sulla card.

Tracking email

Come le automazioni: aperture e click per le exit rules e per la mailbox. Le risposte passano dal flusso reply standard. Un CTA chiaro se usi l'uscita sul click.

Iscrizioni e log

Lo stato sequenza non usa i log dei workflow (che si purgano a 28 giorni).

• Card sequenza — ultimi iscritti: contatto, data, stato, Annulla se ancora in coda o in corso. Pool, limite per mailbox, mailbox in pausa.
• Visualizza log — tutte le iscrizioni + Log attività (iscritto, inviata, attesa, uscito, errore).

I dati restano fino a cancellazione della sequenza.

Problemi comuni

• Nessuna iscrizione — Sequenza attiva? Il filtro ha match? Contatti archiviati?
• Fermo in coda — Lancio futuro? Fuori fascia 9–18? Tetto per mailbox raggiunto (su tutte le sequenze dell'org)? Tutte le mailbox in pausa? Coda automazioni spenta?
• Email non parte — pool vuoto e From dello step assente; mailbox non collegata; destinatario vuoto; variabili rotte. Messaggio nel log attività.
• Stesso contatto, mittenti diversi — succede solo se hai tolto dal pool la mailbox sticky (o è in pausa) e Mokapen non può più usarla: in quel caso l'invio aspetta, non cambia mittente a caso.
• Mailbox in pausa dopo un bounce — toglila dal pool e riaggiungila per riprendere. Il contatto uscito per bounce non torna da solo.
• Uscita anticipata — controlla le regole (risposta / apertura / click) e il tracking.
• Nuovi contatti non aggiunti — il sync è circa ogni 15 minuti; devono matchare il filtro; già iscritti/completati/usciti restano fuori.

Processo consigliato

• Collega le mailbox SMTP e mettile nel pool prima di scrivere le email.
• Definisci audience e regole di uscita prima del copy.
• Costruisci come Non attiva; prova con iscrizione manuale su un contatto di test.
• Attiva; per 48 ore guarda iscritti, log e mailbox in pausa.
• Parti da 40 invii/giorno per mailbox e 3 al minuto; alza solo se SMTP e reputazione reggono.
• Disattiva prima di cambiare filtri in modo drastico.

Esempi pratici

1. Cold outreach — 4 email in 14 giorni

In Rubrica etichetta i prospect «Outbound» e tieni fuori chi ha già un'opportunità aperta (filtro sequenza: etichetta + nessuna deal). Collega due mailbox SMTP e mettile nel pool prima di scrivere una riga di copy. Sequenza Non attiva: Email 1 → attesa 3 giorni → Email 2 → 4 giorni → Email 3 → 5 giorni → Email 4. Uscita su risposta. Limite 40/giorno per mailbox. Iscrivi a mano un contatto di test, leggi le quattro mail nella tua inbox (e lo spam). Solo allora Attiva. Per 48 ore apri iscritti e log: se una mailbox va in pausa, non «rilanciare» alzando il tetto — toglila, capisci il bounce, rimettila.

2. Nurture trial che si alimenta da sola

Filtro: piano o etichetta Trial. Pool: una mailbox hello@. Welcome subito, poi 2 giorni (come usare il prodotto), 5 giorni (offerta upgrade). Uscita quando il piano non è più Trial. Attiva: i nuovi trial iscritti dal sync (circa ogni 15 minuti) entrano da soli. Non clonare la sequenza ogni lunedì per «i trial di questa settimana» — è il filtro che deve restare vero nel tempo.

3. Un contatto, dopo la call, senza allargare l'audience

La sequenza «Post-demo» può avere un filtro strettissimo o nessuno che matchi da solo. Dopo la call apri il contatto e lo iscrivi a mano. Riceve il recap e il «prossimo passo»; chi non hai iscritto non prende quelle mail. Utile quando il commerciale decide caso per caso, non quando vuoi tutti i «demo fatta» in automatico (quello è di nuovo un filtro su etichetta o su data appuntamento, se la usi così).

Domande frequenti

D: Lo stesso contatto può essere iscritto due volte?

R: No — una iscrizione per contatto per sequenza.

D: I log sequenza spariscono dopo 28 giorni?

R: No. I log workflow si purgano a 28 giorni; iscrizioni e log attività sequenza restano fino a cancellazione.

D: I nuovi contatti nel filtro vengono aggiunti?

R: Sì, con sequenza Attiva, circa ogni 15 minuti.

D: Da quale indirizzo partono le email?

R: Dalle mailbox del pool mittenti, ruotate e sticky per contatto. Se il pool è vuoto, dal From che imposti su ogni step Invia email.

D: Il limite 40 al giorno è per sequenza?

R: No: è per mailbox, su tutta l'organizzazione. Due sequenze sulla stessa mailbox condividono il tetto.

D: Una mailbox è «in pausa»: cosa faccio?

R: C'è stato un bounce in questa sequenza. Togli l'indirizzo dal pool e aggiungilo di nuovo per riprendere. Controlla anche perché è bounce (indirizzo morto, blocco provider…).

D: Dove vedo la cronologia di un contatto?

R: In Visualizza log della sequenza.