De Mokapen-gids

Reeksen

Reeksen zijn hoe Mokapen je laat naar veel mensen schrijven zonder als spam over te komen: een reeks e-mails in de tijd voor elke ingeschreven persoon, met wachttijden tussen stappen en regels om te stoppen wanneer ze antwoorden, openen of klikken. Dit is geen workflow die bij elk CRM-event afgaat: je schrijft een doelgroep in (of iedereen die aan het filter voldoet), en Mokapen voert de stappen in een gecontroleerd tempo uit.

Het gemak zit hier: één filter, één e-mailflow, een afzenderpool die mailboxen roteert en dezelfde From per contact aanhoudt. Geen piek van duizend verzendingen bij de start, geen handmatig kopiëren naar Gmail, geen spreadsheet van «aan wie ik al heb geschreven».

Reeksen zitten in het plan Premium Large (een apart limiet naast workflows). Open ze via het gebruikersmenu → Reeksen: lijst, editor, inschrijvingen en log.

Overzicht

Een reeks combineert:

• Definitie — titel, Eigenaar, Medewerkers, Actief/Niet actief, trigger Contact ingeschreven met doelgroepfilter, start, afzenderpool en exitregels.
• Stappen — dezelfde editor als workflows: doorgaans E-mail verzenden en Vertraging in volgorde. De reeks-engine voert alleen deze twee uit; laat de rest aan workflows.
• Inschrijvingen — één rij per contact: status, huidige stap, volgende uitvoering, exitreden.
• Activiteitenlog — ingeschreven, e-mail verzonden, wachtend, afgesloten, fouten. Blijft tot je de reeks verwijdert.

Wanneer je de reeks activeert, schrijft Mokapen iedereen in die op dat moment aan het filter voldoet en blijft wie later in het filter komt toevoegen. Verzendingen zijn getemperd: dagvenster (ongeveer 9–18), een daglimiet per mailbox, een paar contacten per minuut bij de start.

Basistermen

• Inschrijving — de koppeling tussen één contact en één reeks. Slechts één per contact per reeks: na afronding of exit worden ze niet automatisch opnieuw ingeschreven.
• Status — In wachtrij, Bezig, Voltooid, Afgesloten (annuleren, antwoord/openen/klik/bounce volgens de regels, of fout).
• Doelgroepfilter — contactvoorwaarden op de trigger (dezelfde UI als automatiseringsfilters).
• Afzenderpool (SMTP) — één of meer gekoppelde mailboxen. Mokapen roteert verzendingen en houdt dezelfde From voor een contact bij elke stap. Met een lege pool stel je From in op elke stap E-mail verzenden.
• Eigenaar — wie de reeks «bezit» (rechten, medewerkers). Verzendingen gaan vanaf de pool-mailboxen (of vanaf de From van de stap als de pool leeg is), niet vanaf een magisch eigenaarsadres.
• Variabelen — velden van het ingeschreven contact (naam, e-mail, aangepast) in onderwerp en body, zoals bij automatiseringen.

Reeksen vs workflows

Gebruik workflows voor reactieve CRM-logica (formulier verzonden → taak, deal gewonnen → e-mail). Gebruik reeksen voor nurture, onboarding en outreach met meerdere touchpoints en een verzendlimiet.

Rol in het CRM

• Lead nurture — gefilterd segment (bijv. tag Newsletter) → 3 e-mails in 2 weken. Contacten blijven in het adresboek.
• Onboarding — nieuwe klanten in het filter → welkom, tip, herinnering, zonder ze handmatig achterna te zitten.
• Heractivatie — laatste activiteit is oud → een korte reeks, daarna een menselijke follow-up als ze niet antwoorden.
• Outbound — doelgroep uit Leads vinden of een import: meerdere mailboxen in de pool, dezelfde From per contact, stoppen bij antwoord.

Opens, clicks en antwoorden op reeks-e-mails voeden de exitregels en blijven in de mailbox, zoals de rest van de Mokapen-tracking.

Toepassingen

Een reeks is een draad van e-mails in de tijd, op dezelfde doelgroep. Het is geen workflow «wanneer X gebeurt, doe Y»: het is nurture en outbound, met een mailboxpool en een dagelijks plafond.

• Outbound met meerdere touchpoints — Je hebt een lijst in het adresboek (rol, land, geen open deal) en je wilt 4–5 e-mails in twee weken, geen blast. Doelgroepfilter op die contacten, pool met twee of drie sales-mailboxen zodat je niet één From verbrandt, 40 verzendingen per dag per mailbox over de hele org (twee reeksen op dezelfde inbox delen het plafond). Stappen: e-mail 1 → wacht 3 dagen → e-mail 2 → … Exit wanneer het contact antwoordt, zodat wie al «nee» zei geen e-mail 4 krijgt. Start met 3 contacten per minuut bij de lancering. Dit is niet de plek voor «elke nieuwe deal post naar Slack»: dat is een workflow.
• Onboarding van mensen op een trial — Nieuwe trials landen vanzelf in het filter (tag Trial of plan) zolang de reeks Actief is: periodieke sync schrijft ze in, jij voegt ze niet met de hand toe. Dag 0 welkom, dag 2 drie dingen om te doen, dag 7 upgrade. Eén mailbox «hello@» in de pool volstaat; vaste From: dezelfde trial hoort altijd hello@, roteert niet naar sales@. Converteert een trial naar betaald, dan haalt de exitregel (tag / plan gewijzigd) hem eruit vóór het aanbod van dag 7.
• Follow-up na een demo, één persoon tegelijk — Niet iedereen die het gesprek had, hoort in een globaal filter: sommigen zitten al in een deal, anderen niet. Een korte reeks (dank + recap + «volgende stap»), handmatige inschrijving van het contact na het gesprek, zonder de doelgroep te verbreden. Het filter kan krap of leeg blijven: je gebruikt de reeks als persoonlijke cadans, niet als marktmotor.
• Weinig verzendingen, reputatie te beschermen — Gmail en traditionele providers houden niet van 500 koude e-mails vanaf dag één. Plafond 40/dag per mailbox (dat is de default; het configureerbare maximum is 500, maar 40 is de voorzichtige waarde), dagvenster ~9–18, 3 per minuut bij de start. Pauzeert een mailbox op een bounce, haal hem uit de pool en zet hem terug als je weet waarom (dood adres, blokkade van de provider). Het plafond verhogen «omdat sales haast heeft» is de snelste manier om hello@ in spam te laten belanden.

Toegang en rechten

Plan — Premium Large; reeksen hebben een eigen limiet, los van workflows.

Wie aanmaakt — zoals bij workflows: alleen de organisatie-Eigenaar start een nieuwe reeks; Eigenaar/Medewerkers en admins bewerken bestaande (Rollengids).

Wie verzendt — je hebt gekoppelde SMTP-accounts nodig (van jou, met jou gedeeld, of organisatiebreed) in Integraties. Zet ze in de pool, of — als de pool leeg is — kies From op elke stap E-mail verzenden. Als de mailbox niet gekoppeld is, faalt de stap.

Lijstpagina

Onder Reeksen → Mijn reeksen: titel, Eigenaar, Medewerkers, Actief/Niet actief, laatste update. Bulkacties zoals bij workflows. Open een rij voor de kaart en de editor.

Doelgroep en trigger

Elke reeks gebruikt de trigger Contact ingeschreven. Inschrijving wordt gestuurd door het doelgroepfilter (voorwaardenraster zoals bij «contact aangemaakt»).

Wanneer contacten worden ingeschreven

• Bij activering — elke filtermatch (overgeslagen als al ingeschreven).
• Zolang de reeks Actief is — ongeveer elke 15 minuten synct Mokapen het filter opnieuw en schrijft nieuwe matches in.
• Handmatige inschrijving — vanaf de reekskaart, één contact of een nieuwe doelgroep-run.

Wie al voltooid of afgesloten is, wordt niet automatisch opnieuw ingeschreven.

Start en tempo

In de triggerconfiguratie (hetzelfde paneel als het filter):

• Wanneer starten — meteen bij activering, of een datum/tijd met tijdzone. De engine wacht tot dan.
• Contacten per minuut bij de start — standaard 3 (max. 20). Een veiligheidswaarde voor SMTP: 3 per minuut is de aanbeveling op het scherm.

Daarnaast verzendt Mokapen in een dagvenster (ongeveer 9–18) en respecteert de limieten van de afzenderpool. Vertragingen tussen stappen overspoelen de wachtrij niet: de inschrijving hervat wanneer het tijd is, in de volgende cyclus.

Afzenderpool (SMTP)

Dit is wat veranderde ten opzichte van «één reeks = de mailbox van de Eigenaar». In de trigger vind je Afzenderpool (SMTP): kies één of meer gekoppelde mailboxen (van jou, met jou gedeeld, of organisatiebreed).

Wat Mokapen doet:

• Roteert — de volgende verzending gaat naar de pool-mailbox die vandaag het minst heeft verzonden, onder de daglimiet.
• Dezelfde From per contact — zodra een mailbox aan iemand is toegewezen, vertrekken alle latere stappen vanaf daar. Het contact ziet altijd dezelfde afzender, geen drie willekeurige adressen.
• Lege pool — geen rotator: je stelt From in op elke stap E-mail verzenden, zoals bij een workflow.

Dagelijkse verzendlimiet per mailbox — standaard 40, max. 500. Die is gedeeld over alle reeksen in de organisatie: als twee reeksen dezelfde mailbox gebruiken, geldt de 40 (of de waarde die je instelt) voor beide. Gmail staat vaak 100–500 verzendingen per dag toe: 40 is de voorzichtige standaard op het scherm.

Gepauzeerde mailboxen — als een verzending in deze reeks bounced, wordt die mailbox gepauzeerd in deze reeks. Andere pool-afzenders gaan door. Om te hervatten: haal het adres uit de pool, sla op, en voeg het weer toe.

Op de reekskaart zie je de pool, de limiet per mailbox en (indien aanwezig) gepauzeerde mailboxen. Op de stap E-mail verzenden kies je, als de pool is ingesteld, From niet meer met de hand: de pool wijst die toe.

Flow-editor

Dezelfde editor als workflow-automatiseringen. Typisch lineair pad:

1. E-mail verzenden — From uit de pool (of gekozen op de stap), naar het e-mailadres van het contact, onderwerp/body met variabelen.
2. Vertraging — wachten vóór de volgende stap.
3. Herhalen.

Vermijd takken, lussen en CRM-acties, tenzij je accepteert dat de reeks-engine ze niet uitvoert.

Stappen en acties

E-mail verzenden — ontvanger = ingeschreven contact; tracking aan. Variabelen van Contact ingeschreven. Met een ingestelde pool meldt Mokapen dat From door de pool wordt toegewezen (dezelfde mailbox voor dat contact bij elke stap).

Vertraging — pauzeert de inschrijving tot het moment is aangebroken; daarna de volgende stap in de volgende cyclus.

Andere acties in de editor worden niet uitgevoerd door de reeks-engine — gebruik een workflow als je taken, deals of veldupdates nodig hebt.

Hoe de engine werkt

Ongeveer elke 15 minuten doet Mokapen:

1. Voor elke Actieve reeks — synct de doelgroep opnieuw en schrijft nieuwe matches in.
2. Als het in het dagvenster is en mailboxen onder de limiet beschikbaar zijn — pakt verschuldigde inschrijvingen (eerst Bezig, daarna In wachtrij in volgorde).
3. Voert de stap uit (verzenden of vertraging), werkt de inschrijving bij, schrijft de log. Met pool: kiest of bevestigt de vaste From en telt de verzending op die mailbox (org-breed).

Als elke mailbox in de pool de limiet van vandaag heeft bereikt, of gepauzeerd is, wachten verzendingen tot de volgende dag. De automatiseringswachtrij moet in de omgeving draaien (zoals bij workflows).

Exitregels

In de reeksparameters (standaard: exit bij antwoord, niet bij openen/klik tenzij je die inschakelt):

• Antwoord — antwoord op een reeks-e-mail → Afgesloten.
• Openen (optioneel) — schatting via een trackingpixel.
• Klik (optioneel) — klik op een link.
• Bounce — verzendfout → het contact gaat eruit én de gebruikte mailbox wordt in deze reeks gepauzeerd.
• Handmatig — Annuleren op de kaart.

E-mailtracking

Hetzelfde als bij automatiseringen: opens en clicks voor exitregels en de mailbox. Antwoorden lopen via de standaard antwoordflow. Gebruik een duidelijke CTA als je bij klik stopt.

Inschrijvingen en logs

De reeksstatus gebruikt geen workflowlogs (die verdwijnen na 28 dagen).

• Reekskaart — laatste inschrijvingen: contact, datum, status, Annuleren als nog in wachtrij of bezig. Pool, limiet per mailbox, gepauzeerde mailboxen.
• Zie logboek — alle inschrijvingen + Activiteitenlog (ingeschreven, verzonden, wachtend, afgesloten, fout).

Data blijft tot de reeks wordt verwijderd.

Veelvoorkomende problemen

• Geen inschrijvingen — Reeks actief? Voldoet het filter aan iemand? Gearchiveerde contacten?
• Vast in de wachtrij — Toekomstige start? Buiten het venster 9–18? Limiet per mailbox bereikt (over alle org-reeksen)? Elke mailbox gepauzeerd? Automatiseringswachtrij uit?
• E-mail wordt niet verzonden — lege pool en geen From op de stap; mailbox niet gekoppeld; lege ontvanger; kapotte variabelen. Bericht in het activiteitenlog.
• Zelfde contact, verschillende afzenders — alleen als je de vaste mailbox uit de pool hebt gehaald (of die is gepauzeerd) en Mokapen die niet meer kan gebruiken: dan wacht de verzending, er wordt geen willekeurige andere From gekozen.
• Mailbox gepauzeerd na een bounce — haal die uit de pool en voeg die weer toe om te hervatten. Een contact dat bij bounce is afgesloten, wordt niet vanzelf opnieuw ingeschreven.
• Vroege exit — controleer de regels (antwoord / openen / klik) en de tracking.
• Nieuwe contacten niet toegevoegd — sync is ongeveer elke 15 minuten; ze moeten aan het filter voldoen; al ingeschreven/voltooid/afgesloten blijven erbuiten.

Aanbevolen proces

• Koppel SMTP-mailboxen en zet ze in de pool voordat je de e-mails schrijft.
• Bepaal doelgroep en exitregels vóór de teksten.
• Bouw als Niet actief; test met een handmatige inschrijving van een testcontact.
• Activeer; volg 48 uur inschrijvingen, logs en gepauzeerde mailboxen.
• Begin met 40 verzendingen/dag per mailbox en 3 per minuut; verhoog alleen als SMTP en reputatie standhouden.
• Deactiveer voordat je filters ingrijpend wijzigt.

Praktijkvoorbeelden

1. Cold outreach — 4 e-mails in 14 dagen

In het adresboek tag je prospects «Outbound» en houd je iedereen met een open deal erbuiten (reeksfilter: tag + geen deal). Koppel twee SMTP-mailboxen en zet ze in de pool voordat je een regel copy schrijft. Reeks Niet actief: E-mail 1 → wacht 3 dagen → E-mail 2 → 4 dagen → E-mail 3 → 5 dagen → E-mail 4. Exit bij antwoord. 40/dag per mailbox. Schrijf met de hand een testcontact in, lees alle vier de e-mails in je inbox (en spam). Pas dan Actief. Kijk 48 uur naar inschrijvingen en logs: pauzeert een mailbox, «los het niet op» door het plafond te verhogen — haal hem eruit, begrijp de bounce, zet hem terug.

2. Trial-nurture die zichzelf voedt

Filter: plan of tag Trial. Pool: één mailbox hello@. Welkom meteen, daarna 2 dagen (hoe het product te gebruiken), 5 dagen (upgrade-aanbod). Exit wanneer het plan geen Trial meer is. Activeer: nieuwe trials die de sync inschrijft (ongeveer elke 15 minuten) komen vanzelf binnen. Kloon de reeks niet elke maandag voor «de trials van deze week» — het filter moet in de tijd waar blijven.

3. Eén contact, na het gesprek, zonder de doelgroep te verbreden

De reeks «Post-demo» kan een heel krap filter hebben of geen dat vanzelf matcht. Na het gesprek open je het contact en schrijf je het met de hand in. Ze krijgen de recap en de «volgende stap»; wie je niet inschreef, krijgt die e-mails niet. Nuttig wanneer sales per geval beslist, niet wanneer je elke «demo gedaan» automatisch wilt (dat is weer een filter op een tag of op afspraakdatum, als je het zo gebruikt).

Veelgestelde vragen

V: Kan hetzelfde contact twee keer worden ingeschreven?

A: Nee — één inschrijving per contact per reeks.

V: Verdwijnen reekslogs na 28 dagen?

A: Nee. Workflowlogs verdwijnen na 28 dagen; inschrijvingen en activiteitenlogs van reeksen blijven tot verwijdering.

V: Worden nieuwe contacten in het filter toegevoegd?

A: Ja, zolang de reeks Actief is, ongeveer elke 15 minuten.

V: Vanaf welk adres vertrekken e-mails?

A: Vanaf de mailboxen van de afzenderpool, geroteerd en vast per contact. Als de pool leeg is, vanaf de From die je op elke stap E-mail verzenden instelt.

V: Geldt de limiet van 40/dag per reeks?

A: Nee: die is per mailbox, over de hele organisatie. Twee reeksen op dezelfde mailbox delen de limiet.

V: Een mailbox is «gepauzeerd»: wat doe ik?

A: Er was een bounce in deze reeks. Haal het adres uit de pool en voeg het weer toe om te hervatten. Controleer ook waarom het bouncede (dood adres, blokkade van de provider…).

V: Waar zie ik de geschiedenis van een contact?

A: In Zie logboek van de reeks.