De Mokapen-gids

Gebruikers en teams

Het onderdeel Gebruikers en teams is de centrale plek om te beheren wie in je organisatie werkt en hoe de groep is gestructureerd. Van hieruit nodig je collega's en medewerkers uit, wijs je Rechten toe (organisatierol), maak je teams per afdeling of project, monitor je toegangsstatus en blijf je binnen planlimieten.

Gebruikers en teams zijn altijd gekoppeld aan één organisatie: ze worden niet gedeeld tussen organisaties. Een collega in Organisatie A bestaat misschien niet in Organisatie B, en een «Sales»-team in de ene organisatie is onafhankelijk van een team met dezelfde naam in een andere. Voor multi-org-context zie de gids Organisaties en toegang; voor details over wat elke rol kan doen, zie de gids Rollen en rechten.

Overzicht

De pagina is opgesplitst in twee gekoppelde tabbladen:

• Gebruikers — een lijst van alle organisatietoegangsrecords: naam, e-mail, Rechten (orgrol), teamlidmaatschap en status. Van hieruit nodig je nieuwe personen uit en open je de detailpagina van elke gebruiker.
• Teams — interne groepen (Sales, Support, Management, Project X…) met manager, leden en beschrijving. Teams helpen werk organiseren, lijsten filteren, verantwoordelijkheid toewijzen en zichtbaarheid delen op dossiers en automatiseringen.

Bovenaan elk tabblad toont een tellerhuidig / maximum toegestaan op je plan (bijv. «12/20» gebruikers, «5/10» teams). Overschrijd je de limiet, toont Mokapen waarschuwingen en blokkeert nieuwe activaties tot je het aantal verlaagt of je plan upgradet.

Twee concepten om niet te verwarren:

• Rechten (organisatierol) — Gast, Beperkte gebruiker, Gebruiker, Lid, Eigenaar: bepalen wat de persoon in de hele organisatie kan bekijken en configureren. Dit is het veld «Rechten» in de lijst en op de gebruikersdetailpagina.
• Rol — een beschrijvend functietitel-label (bijv. «Sales Manager», «Developer»). Het wijzigt systeemrechten niet: het helpt personen identificeren in organogrammen, filters en profieldossiers.

Waar je het vindt en wie toegang heeft

Open het menu Organisatie (gebouwpictogram in de balk) en kies in de zijbalk onder de organisatienaam Gebruikers en teams.

Wie het menu-item ziet — alle gebruikers met minstens rol Beperkte gebruiker of hoger. Gasten hebben geen toegang tot organisatie-instellingen en zien dit onderdeel niet.

Wie wat kan doen — samengevat:

• Beperkte gebruiker — ziet de gebruikerslijst en alleen de teams waar hij/zij bij hoort; kan niet uitnodigen, teams aanmaken of andere gebruikers bewerken.
• Gebruiker — nodigt nieuwe gebruikers uit, beheert teams, bewerkt gebruikersdetailpagina's (binnen limieten van eigen rol). Kan de organisatie verlaten vanuit het optiemenu op eigen rij.
• Lid — zoals Gebruiker, met bredere toegang tot organisatie-instellingen (teams aanmaken, teamleden beheren, Rechten bewerken voor gebruikers met gelijke of lagere rol).
• Eigenaar — kan gebruikers activeren/deactiveren, toegang van anderen verwijderen en numerieke identifiers op detailpagina bekijken. Organisatie-Beveiliging (apart menu-item) blijft voorbehouden aan Eigenaars.

Je kunt een andere gebruiker geen Rechten hoger dan je eigen toewijzen, noch gebruikers met rol boven je bewerken (behalve waar toegestaan voor eigen profiel). Rollen Gebruiker en Beperkte gebruiker vereisen een passend Premium-plan of hoger: zonder dat niveau verschijnen opties uitgeschakeld met planbadge.

Tabblad Gebruikers — lijst en filters

Het tabblad Gebruikers toont een tabel met kolommen:

• Gebruikers — avatar, voor- en achternaam (indien profiel compleet) of e-mail bij openstaande uitnodiging; onder de e-mail verschijnt oranje label «Uitnodiging openstaand» wanneer de gebruiker nog niet heeft geaccepteerd.
• Rechten — vertaalde organisatierol (Gast, Beperkte gebruiker, Gebruiker, Lid, Eigenaar…).
• Teams — lijst teams waar de persoon bij hoort; klik een naam om teamdetail te openen. Het gebruikerspictogram ernaast geeft een team aan waar je ook bij hoort («Mijn teams»).
• Status — Actief, Inactief of Openstaand (uitnodiging niet voltooid).

Tekstfilter — de zoekbalk bovenaan filtert realtime op naam, e-mail, Rechten of team terwijl je typt.

Statusfilter (zichtbaar voor Lid en hoger) — dropdown met tellers:

• Alle — volledige lijst.
• Actief — gebruikers met operationele toegang.
• Inactief — toegang opgeschort door beheerder.
• Openstaand — uitnodigingen verzonden maar registratie niet voltooid.

Onder de filters vat de rij Organisatiegebruikers: N/M samen hoeveel plaatsen je gebruikt t.o.v. planmaximum. Is N > M, verschijnt een rood alert: overschrijdende gebruikers zijn uitgeschakeld en kunnen niet inloggen tot je binnen de limiet bent of upgrade via Facturatie.

Zijn er openstaande uitnodigingen voor jou (van andere organisaties), toont een geel banner bovenaan hoeveel uitnodigingen aandacht nodig hebben.

Nieuwe gebruikers uitnodigen

De knop Gebruiker uitnodigen (rechtsboven) is beschikbaar voor Lid en hoger, zolang je de gebruikerslimiet van je plan niet hebt bereikt. Is de limiet vol, toont de knop een planbadge en opent het upgradevenster.

De uitnodigingsflow heeft twee stappen:

1. E-mail — voer een geldig e-mailadres in en druk Enter of Toevoegen. Je kunt meerdere e-mails achter elkaar invoeren: elk adres wordt een verwijderbare «kaart». Het systeem voorkomt dat je het maximum aantal gebruikers van je plan overschrijdt bij toevoegen.
2. Rechten — ga met pijl naar stap twee, controleer de lijst uit te nodigen personen, kies de organisatierol en bevestig.

Rollen die je bij uitnodigen kunt toewijzen (hangen af van je rol):

• Eigenaar — volledige administratieve toegang tot de organisatie (instellingen, facturatie, beveiliging). Spaarzaam gebruiken: meestal volstaan één of enkele Eigenaars.
• Lid — volledige CRM- en app-instellingen, zonder organisatiefacturatie en -beveiliging.
• Gebruiker — beheert gebruikers en teams, verstuurt uitnodigingen, zonder algemene organisatie-instellingen (vereist passend Premium-plan of hoger).
• Beperkte gebruiker — dagelijks operationeel werk zonder gebruikers/teambeheer (vereist passend Premium-plan of hoger).
• Gast — minimale toegang, alleen expliciet gedeelde resources. Bij uitnodigen moet je de projecten opgeven waartoe ze toegang hebben: kies Alle projecten of selecteer individuele projecten in het multi-selectmenu.

Voor elke rol toont Mokapen een infobox met samenvatting van de keuze (bijv. «Gasten hebben alleen toegang tot geselecteerde projecten»).

Vóór verzenden moet je het goedkeuringsvakje aanvinken: je bevestigt dat je die personen met de gekozen Rechten aan de organisatie wilt toevoegen. Bij verzenden:

• behoort het e-mailadres al tot een geregistreerd Mokapen-account, ontvangt de gebruiker een in-app melding en een uitnodigingsmail met link om te accepteren of af te wijzen;
• is het e-mailadres nog niet geregistreerd, blijft de uitnodiging openstaand tot de persoon registratie met dat adres voltooit;
• voor Gasten voegt Mokapen de gebruiker toe als medewerker op de opgegeven projecten.

Gebruikersstatus

Elk organisatietoegangsrecord heeft een status zichtbaar in lijst en op gebruikersdetailpagina:

• Actief (groen pictogram) — de gebruiker kan inloggen en normaal werken in de organisatie.
• Inactief (grijs pictogram) — toegang is opgeschort: de gebruiker kan die organisatie niet gebruiken tot een Eigenaar hem/haar reactiveert. Nuttig voor tijdelijk afwezige medewerkers of vertrek zonder direct geschiedenis te wissen.
• Openstaand (klokpictogram) — uitnodiging verzonden maar profiel nog niet geactiveerd. In de lijst zie je alleen e-mail; naam verschijnt na registratie.

Alleen Eigenaars kunnen een gebruiker wisselen tussen Actief en Inactief, en alleen als de organisatie de planlimiet niet heeft overschreden (anders blijft de statusselector vergrendeld tot je binnen quota bent of upgrade).

Gebruikersdetailpagina

Klik een rij in de lijst (of Info vanuit ⋮-menu) om de gebruikersdetailpagina op volledig scherm te openen. Bevat:

• Status — dropdown bovenaan (Eigenaar, indien toegestaan).
• Link kopiëren — directe URL naar detailpagina, nuttig voor intern delen.
• E-mail — bekijken of bewerken (alleen Mokapen-beheerders met volledige accounttoegang).
• Rechten — orgrol, bewerkbaar indien je rol het toelaat en doel niet boven je in hiërarchie staat.
• Kleur — indien organisatie gebruikerskleurcustomisatie heeft ingeschakeld, wijs een onderscheidende kleur toe (achtergrond en pictogram) gebruikt in tags, kalenders en velden «gebruikers en teams».
• Rol — vrije functietitel.
• Manager — hiërarchische manager in organogram, selecteerbaar uit actieve gebruikers in organisatie.
• Afdeling — extra beschrijvend veld.
• Info — tekstnotities met rich editor (mentions inbegrepen, indien ingeschakeld).
• Teams — lijst teams waar de persoon bij hoort, met rol in elk team (indien je zichtbaarheid hebt). Klik een team om detail te openen.
• Profielfoto — avatar rechts; wijzigingen van persoonlijke foto via eigen Profiel.

Bewerkbare velden tonen potloodicoon: klik voor bewerkmodus, daarna Opslaan in footer van detailpagina.

Systeemgebruiker — Mokapen bevat een speciale technische gebruiker (robotpictogram) gebruikt door automatiseringen en interne processen. Detailpagina is alleen-lezen en mag niet handmatig worden bewerkt.

Bekijk je eigen profiel, bevat het ⋮-menu een link Bewerken naar persoonlijke profielinstellingen (naam, foto, voorkeuren), apart van organisatie-Rechten.

Gebruiker verwijderen of organisatie verlaten

Vanuit ⋮-menu op elke rij:

• Verwijderen (Eigenaar, op andere gebruikers) — trekt toegang tot organisatie in. Mokapen-account van persoon blijft, maar ze kunnen deze organisatie niet meer openen.
• Verlaten (Gebruiker en hoger, op eigen rij) — vrijwillig de organisatie verlaten. Nuttig als je niet meer met die klant of afdeling werkt.

In beide gevallen vraagt Mokapen bevestiging in dedicated modal. Overweeg eerst status Inactief als je traceerbaarheid wilt zonder directe operationele toegang.

Tabblad Teams — lijst en zichtbaarheid

Schakel bovenaan over naar tabblad Teams (naast Gebruikers). De lijst toont:

• Team — groepsnaam (klik om detail te openen).
• Manager — teamleider, met avatar; klik om managerdetail te openen.
• Leden — aantal personen in team.

Het gebruikerspictogram links van de naam geeft een team aan waar je bij hoort.

Wie welke teams ziet:

• Gebruiker (en hoger) — ziet alle teams in organisatie.
• Beperkte gebruiker — ziet alleen teams waar hij/zij bij hoort.

Rechtsboven vind je:

• Mijn rollen — link naar profiel waar elke gebruiker eigen functie-Rol, manager en Rechten bijwerkt (binnen toegestane limieten) zonder adminlijst.
• Nieuw team — groep aanmaken (Lid en hoger), indien je teamlimiet van plan niet hebt bereikt.

Zoals bij gebruikers tonen teller Organisatieteams: N/M en alerts wanneer je planlimiet overschrijdt.

Bestaat nog geen team, toont de pagina lege staat met knop om het eerste aan te maken.

Nieuw team aanmaken

Modal Nieuw team opent vanuit Nieuw team of lege pagina. Vul in:

1. Titel — naam zichtbaar in app (bijv. «Customer Success», «Development», «Board»). Verplicht.
2. Tabblad Leden:
   • Manager — verantwoordelijke gebruiker (optioneel maar aanbevolen). Alleen gebruikers met actieve status selecteerbaar.
   • Leden — zoek op naam of e-mail met autocomplete; elke geselecteerde gebruiker wordt toegevoegd aan lijst en kan vóór opslaan worden verwijderd.
3. Tabblad Info — tekst Beschrijving van team (missie, scope, notities voor collega's).

Bij opslaan maakt Mokapen team aan, registreert manager en leden, en stuurt meldingen en e-mails naar nieuwe leden. Bevestigingsbericht verschijnt en lijst ververst.

De manager is teamleider; elke andere toegevoegde gebruiker is lid. Deze interne teamrollen zijn apart van organisatie-Rechten (Gast, Beperkte gebruiker, Gebruiker, Lid, Eigenaar).

Teamdetailpagina

Open je een team, vind je twee tabbladen:

Leden

• Manager — bewerkbaar door Lid en hoger; zoek organisatiegebruikers.
• Leden — huidige lijst met optie toevoegen (zoekveld) of verwijderen (prullenbak) individuele gebruikers. Manager staat niet bij reguliere leden maar wordt in dedicated veld beheerd.

Info

• Beschrijving — vrije teambeschrijving, inline bewerkbaar.

Bovenaan: Link kopiëren naar detailpagina; Eigenaars zien ook numerieke teamidentifier (nuttig voor geavanceerde imports).

Team verwijderen — vanuit ⋮-menu, indien je teammanager bent of Lid met recht teams te beheren. Actie is onomkeerbaar: controleer of automatiseringen, filters of toewijzingen niet van dat team afhangen.

Wijzigingen aan manager, leden en beschrijving vereisen Opslaan in footer (zichtbaar alleen voor gebruikers die mogen bewerken).

Teams en gebruikers in het CRM

Gebruikers en teams zijn niet alleen directories: je vindt ze overal waar Mokapen verantwoordelijkheid en zichtbaarheid beheert:

• Eigenaar en Medewerkers — op taken, projecten, opportunities, tickets, offertes, orders en automatiseringen. Je kunt individuele gebruikers of hele teams toewijzen.
• Aangepaste velden «Gebruikers en teams» — veldtype dat een of meer gebruikers en/of teams accepteert.
• Lijstfilters — Kanbanborden, lijsten en rapporten laten vaak filteren op eigenaar, medewerkers of team.
• Automatiseringen — Eigenaar en Medewerkers van automatisering kunnen teams zijn; stappen erven rechten van gekozen Eigenaar (zie Automatiseringengids).
• Import/export — in CSV-bestanden worden gebruikers geïdentificeerd op e-mail; teams gebruiken code met «t» vóór nummer (zoals in importinstructies).
• Koppelingen en mentions — in notities en tijdlijnen kun je gebruikers vermelden; teams helpen zichtbaarheid groeperen op projecten en activiteiten.

Een goed gestructureerd team vermindert repetitief toewijzingswerk: voeg niet vijf personen aan elk dossier toe, wijs één keer team «L2 Support» toe.

Mijn rollen (profiel)

Knop Mijn rollen op tabblad Teams (en hetzelfde item onder Profiel → Mijn rollen) opent een pagina waar elke gebruiker eigen organisatiegegevens bijwerkt:

• functie-Rol;
• rapportagemanager;
• eventuele Rechten die ze zelf mogen wijzigen (binnen door beheerder gezet limiet).

Dit is het aanbevolen pad voor collega's die alleen titel of manager moeten corrigeren zonder ticket bij IT of Eigenaar. Beheerders blijven Gebruikers en teams-detailpagina's gebruiken om andere profielen te bewerken.

Planlimieten

Elke organisatie heeft aparte quota gekoppeld aan actief plan (Free, Small, Medium, Large…):

• Maximum aantal gebruikers — omvat actieve en openstaande gebruikers; inactieve gebruikers tellen mogelijk nog mee voor plaats afhankelijk van planoverschrijding.
• Maximum aantal teams — elk aangemaakt team gebruikt één plan-slot.
• Passend Premium-plan of hoger — vereist om rollen Gebruiker en Beperkte gebruiker toe te wijzen bij uitnodigen of bewerken.

Bereik je een limiet:

• biedt knop Gebruiker uitnodigen / Nieuw team een upgrade;
• is plan gedowngraded en overschrijden actieve gebruikers nieuw maximum, schakelt Mokapen overschot uit en toont alerts met link naar prijspagina;
• moet Eigenaar beslissen wie actief blijft of extra plaatsen kopen.

Limieten zijn per organisatie, niet per persoonlijk account: twee verschillende orgs hebben twee onafhankelijke tellers.

Praktische use cases

• Medewerker onboarding — Uitnodigen met rol Beperkte gebruiker → toevoegen aan team «Operations» → manager stelt Manager-veld in op gebruikersdetail → gebruiker vult «Mijn rollen» met functietitel.
• Extern consultant op project — Uitnodigen als Gast met alleen project «Client X Website». Ze zien geen volledig adresboek of instellingen; werken aan projecttaken en milestones.
• Afdelingsleider — Rol Lid + manager van team «Sales Italy». Wijs team toe als Medewerker op afdelingsopportunities en in follow-up automatiseringen.
• Vertrekkende medewerker — Eerst Inactief om toegang te blokkeren; na overdrachtperiode Verwijderen uit organisatie. Herwijs open taken en verantwoordelijkheden vóór verwijdering.
• Teamherstructurering — Maak «Customer Success» en «Customer Success — Enterprise» als aparte teams; verplaats leden vanuit teamdetail zonder organisatie-Rechten te wijzigen.
• Controle openstaande uitnodiging — filter «Openstaand» in Gebruikers om te zien wie nog niet heeft geaccepteerd; stuur link mondeling opnieuw of overweeg verouderde uitnodiging te verwijderen.

Gerelateerde gidsen

• Rollen en rechten — volledige tabel van Gast tot Eigenaar en wat elk niveau kan.
• Organisaties en toegang — meerdere organisaties, wisselen, data-isolatie.
• Projecten — Gasttoegang en projectmedewerkers.
• Automatiseringen — Eigenaar en Medewerkers (gebruikers/teams) op workflows.
• Beveiliging — openbaar/privé modus, Team Master en standaard datazichtbaarheid.

Veelgestelde vragen

V: Wat is het verschil tussen Rechten en Rol op gebruikersdetailpagina?

A: Rechten = organisatierol (Gast, Beperkte gebruiker, Gebruiker, Lid, Eigenaar) die toegang en functies regelt. Rol = vrije professionele label (bijv. «Account Manager») zonder effect op systeemrechten.

V: Kan een Beperkte gebruiker alle collega's zien?

A: Ja in gebruikerslijst, maar op tabblad Teams zien ze alleen teams waar ze bij horen. Ze kunnen niet uitnodigen of teams aanmaken.

V: Kan ik meerdere personen met verschillende rollen in één uitnodiging uitnodigen?

A: Nee: in stap twee van uitnodiging geldt één rol voor alle e-mails in die sessie. Voor verschillende rollen herhaal uitnodiging in aparte stappen.

V: Wat gebeurt als ik een team verwijder?

A: Team verdwijnt uit organisatie; historische toewijzingen op dossiers kunnen als referentie blijven tot je ze bijwerkt. Controleer automatiseringen en filters die dat team gebruiken.

V: Is teammanager verplicht?

A: Nee, maar aanbevolen voor duidelijkheid over verantwoordelijkheid en rapportage. Je kunt er een toewijzen bij aanmaak of later vanuit teamdetail.

V: Kan een Gast volledige Gebruiker worden?

A: Ja: Lid of Eigenaar opent gebruikersdetail en wijzigt Rechten van Gast naar Gebruiker (of andere rol). Bekijk ook projecttoegang en teamlidmaatschap.

V: Waar beheer ik organisatiewachtwoord en 2FA-instellingen?

A: In onderdeel Beveiliging van org-menu (Eigenaar), niet in Gebruikers en teams. Elk gebruiker beheert eigen wachtwoord via Profiel → Beveiliging.