Руководство Mokapen

Пользователи и команды

Раздел Пользователи и команды — центральное место для управления тем, кто работает в вашей организации, и тем, как устроена группа. Отсюда вы приглашаете коллег и сотрудников, назначаете права (организационную роль), создаёте команды по отделам или проектам, отслеживаете статус доступов и соблюдаете лимиты плана.

Пользователи и команды всегда привязаны к одной организации: они не передаются между разными организациями. Коллега в организации A может отсутствовать в организации B, а команда «Продажи» в одной организации независима от одноимённой в другой. Для контекста нескольких организаций см. руководство Организации и доступы; подробнее о возможностях каждой роли — в руководстве Роли и права.

Обзор

Страница разделена на две связанные вкладки:

• Пользователи — список всех доступов к организации: имя, e-mail, права (орг. роль), принадлежность к командам, статус. Отсюда вы приглашаете новых людей и открываете карточку каждого пользователя.
• Команды — внутренние группы (Продажи, Поддержка, Руководство, Проект X…) с руководителем, участниками и описанием. Команды помогают организовать работу, фильтровать списки, назначать ответственность и делиться видимостью карточек и автоматизаций.

Вверху каждой вкладки отображается счётчик вида текущее / максимум по плану (напр. «12/20» пользователей, «5/10» команд). При превышении лимита Mokapen показывает предупреждения и блокирует новые активации, пока вы не уменьшите число или не повысите план.

Два понятия, которые не стоит путать:

• Права (организационная роль) — Гость, Ограниченный пользователь, Пользователь, Участник, Владелец: определяют, что человек может видеть и настраивать во всей организации. Это поле «Права» в списке и в карточке пользователя.
• Роль — описательная метка должности (напр. «Руководитель отдела продаж», «Разработчик»). Не меняет системные права: помогает идентифицировать людей в оргструктуре, фильтрах и профилях.

Где найти и кто имеет доступ

Откройте меню Организация (значок здания в верхней панели) и в боковом меню под названием организации выберите Пользователи и команды.

Кто видит пункт меню — все пользователи с ролью не ниже Ограниченный пользователь. Гости не имеют доступа к настройкам организации и не видят этот раздел.

Кто что может делать — кратко:

• Ограниченный пользователь — видит список пользователей и только команды, в которых состоит; не приглашает, не создаёт команды, не редактирует других пользователей.
• Пользователь — приглашает новых пользователей, управляет командами, редактирует карточки пользователей (в пределах своей роли). Может покинуть организацию из меню опций своей строки.
• Участник — как Пользователь, с более широким доступом к настройкам организации (создание команд, управление участниками, изменение прав пользователей с равной или более низкой ролью).
• Владелец — может активировать/деактивировать пользователей, отзывать чужие доступы, видеть числовые идентификаторы в карточке. Безопасность организации (отдельный пункт меню) доступна только Владельцам.

Нельзя назначить другому пользователю права выше своих и нельзя редактировать пользователей с более высокой ролью (кроме случаев для собственного профиля). Роли Пользователь и Ограниченный пользователь требуют план Medium или выше: без этого уровня опции отображаются неактивными со значком плана.

Вкладка Пользователи — список и фильтры

Вкладка Пользователи показывает таблицу со столбцами:

• Пользователи — аватар, имя и фамилия (если профиль заполнен) или e-mail, если приглашение ещё ожидается; под e-mail появляется оранжевая метка «Приглашение ожидается», когда пользователь ещё не принял.
• Права — переведённая организационная роль (Гость, Ограниченный пользователь, Пользователь, Участник, Владелец…).
• Команды — список команд, в которых состоит человек; клик по названию открывает карточку команды. Значок пользователей рядом указывает на команду, в которой состоите и вы («Мои команды»).
• Статус — Активен, Неактивен или В ожидании (приглашение не завершено).

Текстовый фильтр — строка поиска вверху фильтрует в реальном времени по имени, e-mail, правам или команде при вводе.

Фильтр по статусу (виден Участнику и выше) — выпадающее меню со счётчиками:

• Все — полный список.
• Активные — пользователи с рабочим доступом.
• Неактивные — доступ приостановлен администратором.
• В ожидании — приглашения отправлены, но регистрация не завершена.

Под фильтрами строка Пользователи организации: N/M показывает, сколько мест вы используете относительно максимума плана. Если N > M, появляется красное предупреждение: лишние пользователи отключены и не могут войти, пока вы не вернётесь в лимит или не сделаете upgrade на странице Оплата.

Если у вас есть ожидающие приглашения (от других организаций), жёлтый баннер вверху страницы показывает, сколько приглашений нужно обработать.

Приглашение новых пользователей

Кнопка Пригласить пользователя (вверху справа) доступна Участнику и выше, пока не достигнут лимит пользователей плана. Если лимит исчерпан, кнопка показывает значок плана и открывает окно повышения плана.

Приглашение проходит в два шага:

1. E-mail — введите действующий адрес e-mail и нажмите Enter или кнопку Добавить. Можно вводить несколько e-mail по очереди: каждый адрес становится удаляемой «карточкой». Система не даст превысить максимальное число пользователей по плану при добавлении адресов.
2. Права — перейдите ко второму шагу стрелкой, проверьте список приглашаемых, выберите организационную роль и подтвердите.

Роли, доступные при приглашении (зависят от вашей роли):

• Владелец — полный административный доступ к организации (настройки, оплата, безопасность). Используйте с осторожностью: обычно достаточно одного или нескольких Владельцев.
• Участник — полный доступ к CRM и настройкам приложений, без управления оплатой и безопасностью организации.
• Пользователь — управление пользователями и командами, приглашения, без общих настроек организации (требуется план Medium или выше).
• Ограниченный пользователь — ежедневная операционная работа без управления пользователями/командами (требуется план Medium или выше).
• Гость — минимальный доступ, только к явно предоставленным ресурсам. При приглашении нужно указать проекты, к которым будет доступ: можно выбрать Все проекты или отдельные проекты в меню множественного выбора.

Для каждой роли Mokapen показывает информационный блок с последствиями выбора (напр. «Гости имеют доступ только к выбранным проектам»).

Перед отправкой нужно отметить галочку подтверждения: вы подтверждаете добавление этих людей в организацию с выбранными правами. При отправке:

• если e-mail уже принадлежит зарегистрированному аккаунту Mokapen, пользователь получает уведомление в приложении и e-mail с приглашением со ссылкой для принятия или отклонения;
• если e-mail ещё не зарегистрирован, приглашение остаётся в ожидании, пока человек не завершит регистрацию с этим адресом;
• для Гостей Mokapen добавляет пользователя как соучастника указанных проектов.

Статусы пользователя

У каждого доступа к организации есть статус, видимый в списке и в карточке пользователя:

• Активен (зелёный значок) — пользователь может входить и работать в организации в обычном режиме.
• Неактивен (серый значок) — доступ приостановлен: пользователь не может пользоваться этой организацией, пока Владелец не активирует его снова. Удобно для временно отсутствующих сотрудников или при уходе без немедленного удаления истории.
• В ожидании (значок часов) — приглашение отправлено, но профиль ещё не активирован. В списке виден только e-mail; имя появится после регистрации.

Только Владельцы могут переключать пользователя между Активен и Неактивен, и только если организация не превысила лимит пользователей плана (иначе переключатель статуса заблокирован, пока вы не вернётесь в квоту или не повысите план).

Карточка пользователя

Клик по строке списка (или Инфо в меню ⋮) открывает полноэкранную карточку пользователя. В ней:

• Статус — выпадающий список вверху (Владелец, если разрешено).
• Копировать ссылку — прямая ссылка на карточку, удобна для внутреннего обмена.
• E-mail — просмотр или изменение (только для администраторов Mokapen с полным доступом к аккаунту).
• Права — орг. роль, редактируемая, если ваша роль это позволяет и цель не выше вас в иерархии.
• Цвет — если в организации включена настройка цветов пользователей, можно назначить отличительный цвет (фон и значок), используемый в метках, календарях и полях «пользователи и команды».
• Роль — свободный текст должности.
• Руководитель — иерархический руководитель в оргструктуре, выбирается из активных пользователей организации.
• Отдел — дополнительное описательное поле.
• Инфо — текстовые заметки с расширенным редактором (упоминания включены, если активированы).
• Команды — список команд, в которых состоит человек, с ролью в команде (если у вас есть видимость). Клик по команде открывает её карточку.
• Фото профиля — аватар справа; личное фото меняется в собственном Профиле пользователя.

Редактируемые поля показывают значок карандаша: клик для входа в режим редактирования, затем Сохранить в нижней части карточки.

Системный пользователь — в Mokapen есть специальный пользователь (значок робота), используемый автоматизациями и внутренними процессами. Его карточка только для чтения и не должна редактироваться вручную.

Если вы просматриваете свой профиль, в меню ⋮ есть ссылка Изменить, ведущая к личным настройкам профиля (имя, фото, предпочтения), отдельно от организационных прав.

Удаление пользователя или выход из организации

Из меню ⋮ в каждой строке:

• Удалить (Владелец, для других пользователей) — отзывает доступ к организации. Аккаунт Mokapen человека сохраняется, но он больше не может войти в эту организацию.
• Покинуть (Пользователь и выше, для своей строки) — добровольный выход из организации. Удобно, если вы больше не работаете с этим клиентом или отделом.

В обоих случаях Mokapen запрашивает подтверждение в отдельном окне. Сначала рассмотрите статус Неактивен, если нужно сохранить историю без немедленного рабочего доступа.

Вкладка Команды — список и видимость

Перейдите на вкладку Команды вверху (рядом с Пользователи). Список показывает:

• Команда — название группы (клик открывает карточку).
• Руководитель — ответственный за команду, с аватаром; клик открывает карточку пользователя-руководителя.
• Участники — число людей в команде.

Значок пользователей слева от названия указывает на команду, в которой состоите вы.

Кто какие команды видит:

• Пользователь (и выше) — видит все команды организации.
• Ограниченный пользователь — видит только команды, в которых состоит.

Вверху справа:

• Мои роли — ссылка на профиль, где каждый пользователь обновляет свою должность, руководителя и права (в допустимых пределах) без перехода через административный список.
• Новая команда — создать группу (Участник и выше), если не достигнут лимит команд плана.

Как и для пользователей, счётчик Команды организации: N/M и предупреждения сигнализируют о превышении лимита плана.

Если команд ещё нет, страница показывает пустое состояние с кнопкой создания первой.

Создание новой команды

Окно Новая команда открывается из Новая команда или с пустой страницы. Заполните:

1. Название — имя, видимое во всём приложении (напр. «Customer Success», «Разработка», «Совет»). Обязательно.
2. Вкладка Участники:
   • Руководитель — ответственный за команду (необязательно, но рекомендуется). Можно выбрать только пользователей со статусом «активен».
   • Участники — поиск по имени или e-mail с автодополнением; каждый выбранный пользователь добавляется в список и может быть удалён до сохранения.
3. Вкладка Инфо — текстовое Описание команды (миссия, область, заметки для коллег).

При сохранении Mokapen создаёт команду, записывает руководителя и участников и отправляет уведомления и e-mail новым участникам. Появляется сообщение подтверждения, список обновляется.

Руководитель — лидер команды; каждый другой добавленный пользователь входит как участник. Эти внутренние роли в команде отделены от организационных прав (Гость, Ограниченный пользователь, Пользователь, Участник, Владелец).

Карточка команды

При открытии команды доступны две вкладки:

Участники

• Руководитель — редактируется Участником и выше; поиск пользователей организации.
• Участники — текущий список с возможностью добавить (поле поиска) или удалить (значок корзины) отдельных пользователей. Руководитель не отображается среди обычных участников, а управляется в отдельном поле.

Инфо

• Описание — свободный текст о команде, редактируется на месте.

Вверху: Копировать ссылку на карточку; Владельцы также видят числовой идентификатор команды (полезно для расширенного импорта).

Удалить команду — из меню ⋮, если вы руководитель команды или Участник с правом управления командами. Действие необратимо: проверьте, что нет автоматизаций, фильтров или назначений, зависящих от этой команды.

Изменения руководителя, участников и описания требуют Сохранить в нижней части (видно только тем, кто может редактировать).

Команды и пользователи в остальной части CRM

Пользователи и команды — не просто справочники: они встречаются везде, где Mokapen управляет ответственностью и видимостью:

• Владелец и Соучастники — в задачах, проектах, сделках, тикетах, предложениях, заказах, автоматизациях. Можно назначать отдельных пользователей или целые команды.
• Пользовательские поля «Пользователи и команды» — тип поля, принимающий одного или нескольких пользователей и/или команд.
• Фильтры списков — Kanban, списки и отчёты часто позволяют фильтровать по ответственному, соучастникам или команде.
• Автоматизации — Владелец потока и Соучастники могут быть командами; шаги наследуют права выбранного Владельца (см. руководство Автоматизации).
• Импорт/экспорт — в CSV-файлах пользователи указываются по e-mail; для команд — код с «t» перед номером (как описано в инструкциях по импорту).
• Связи и упоминания — в заметках и хронологии можно упоминать пользователей; команды помогают группировать видимость по проектам и активностям.

Хорошо структурированная команда сокращает повторяющуюся работу по назначению: вместо добавления пяти человек на каждую карточку один раз назначьте команду «Поддержка L2».

Мои роли (профиль)

Кнопка Мои роли на вкладке Команды (и одноимённый пункт в Профиль → Мои роли) ведёт на страницу, где каждый пользователь обновляет свои организационные данные:

• должность;
• непосредственный руководитель;
• права, которые можно изменить самостоятельно (в пределах, заданных администратором).

Это рекомендуемый путь для коллег, которым нужно лишь исправить должность или руководителя без обращения в IT или к Владельцу. Администраторы по-прежнему используют карточки в Пользователи и команды для правок других профилей.

Лимиты плана

У каждой организации отдельные квоты, привязанные к активному плану (Бесплатный, Small, Medium, Large…):

• Максимальное число пользователей — включает активных и ожидающих; неактивные могут по-прежнему занимать место в зависимости от того, превысила ли организация лимит плана.
• Максимальное число команд — каждая созданная команда использует один слот плана.
• План Medium или выше — необходим для назначения ролей Пользователь и Ограниченный пользователь при приглашении и редактировании.

При достижении лимита:

• кнопка Пригласить пользователя / Новая команда предлагает upgrade;
• если план был понижен и активные пользователи превышают новый максимум, Mokapen отключает лишние доступы и показывает предупреждения со ссылкой на страницу цен;
• Владелец должен решить, кого оставить активным, или приобрести дополнительные места.

Лимиты действуют на организацию, а не на личный аккаунт: у двух разных организаций — два независимых счётчика.

Практические сценарии

• Онбординг сотрудника — Пригласите с ролью Ограниченный пользователь → добавьте в команду «Operations» → руководитель заполняет поле Руководитель в карточке пользователя → пользователь завершает «Мои роли» с должностью.
• Внешний консультант на проекте — Пригласите как Гость, выбрав только проект «Сайт клиента X». Не видит полный справочник и настройки; работает с задачами и этапами проекта.
• Руководитель отдела — Роль Участник + руководитель команды «Продажи Россия». Назначьте команду Соучастником на сделках отдела и в автоматизациях follow-up.
• Уход сотрудника — Сначала установите Неактивен для блокировки доступа; после периода передачи дел — Удалить из организации. Переназначьте открытые задачи и обязанности до удаления.
• Реструктуризация команд — Создайте «Customer Success» и «Customer Success — Enterprise» как отдельные команды; перенесите участников из карточки команды без изменения их прав в организации.
• Проверка ожидающих приглашений — Фильтр «В ожидании» в Пользователи, чтобы увидеть, кто ещё не принял; переотправьте ссылку устно или удалите устаревшее приглашение.

Связанные руководства

• Роли и права — полная таблица от Гостя до Владельца и возможности каждого уровня.
• Организации и доступы — несколько организаций, переключение организации, изоляция данных.
• Проекты — доступ Гостей и соучастников проекта.
• Автоматизации — Владелец и Соучастники (пользователи/команды) потоков.
• Безопасность — публичный/приватный режим, Team Master и видимость данных по умолчанию.

Часто задаваемые вопросы

В: В чём разница между Правами и Ролью в карточке пользователя?

О: Права = организационная роль (Гость, Ограниченный пользователь, Пользователь, Участник, Владелец), определяющая доступ и функции. Роль = свободная профессиональная метка (напр. «Account Manager») без влияния на системные права.

В: Видит ли Ограниченный пользователь всех коллег?

О: Да в списке пользователей, но на вкладке Команды видит только команды, в которых состоит. Не может приглашать и создавать команды.

В: Можно ли пригласить нескольких людей с разными ролями в одном приглашении?

О: Нет: на втором шаге приглашения одна роль применяется ко всем e-mail, введённым в этой сессии. Для разных ролей повторите приглашение отдельными шагами.

В: Что произойдёт, если удалить команду?

О: Команда исчезнет из организации; исторические назначения на карточках могут остаться как ссылка, пока вы их не обновите. Проверьте автоматизации и фильтры, использующие эту команду.

В: Обязателен ли руководитель команды?

О: Нет, но рекомендуется для ясности ответственности и отчётности. Можно назначить при создании или позже из карточки команды.

В: Может ли Гость стать полноценным Пользователем?

О: Да: Участник или Владелец открывает карточку пользователя и меняет Права с Гостя на Пользователя (или другую роль). Также проверьте доступ к проектам и командам.

В: Где управлять паролем и 2FA организации?

О: В разделе Безопасность меню организации (Владелец), а не в Пользователи и команды. Каждый пользователь управляет своим паролем в Профиль → Безопасность.