Przewodnik po Mokapen

Użytkownicy i zespoły

Sekcja Użytkownicy i zespoły to centralne miejsce do zarządzania tym, kto pracuje w organizacji i tym, jak zgrupowana jest ekipa. Stąd zapraszasz współpracowników, przypisujesz Uprawnienia (rolę organizacyjną), tworzysz zespoły według działu lub projektu, kontrolujesz statusy dostępu i respektujesz limity planu.

Użytkownicy i zespoły są zawsze powiązani z jedną organizacją: nie są współdzieleni między różnymi organizacjami. Kolega w organizacji A może nie istnieć w organizacji B, a zespół «Sprzedaż» w jednej organizacji jest niezależny od zespołu o tej samej nazwie w innej. Kontekst wielu organizacji opisuje przewodnik Organizacje i dostępy; szczegóły tego, co może robić każda rola, znajdziesz w przewodniku Role i uprawnienia.

Przegląd

Strona dzieli się na dwie powiązane zakładki:

• Użytkownicy — lista wszystkich dostępów do organizacji: imię, email, Uprawnienia (rola org), przynależność do zespołów, status. Stąd zapraszasz nowe osoby i otwierasz kartę każdego użytkownika.
• Zespoły — wewnętrzne grupy (Sprzedaż, Wsparcie, Management, Projekt X…) z managerem, członkami i opisem. Zespoły służą do organizacji pracy, filtrowania list, przypisywania odpowiedzialności i współdzielenia widoczności na kartach i w automatyzacjach.

Na górze każdej zakładki widoczny jest licznik typu aktualne / maksimum dozwolone przez plan (np. «12/20» użytkowników, «5/10» zespołów). Po przekroczeniu limitu Mokapen pokazuje ostrzeżenia i blokuje nowe aktywacje, dopóki nie zmniejszysz liczby lub nie ulepszysz planu.

Dwa pojęcia, których nie należy mylić:

• Uprawnienia (rola organizacyjna) — Gość, Użytkownik ograniczony, Użytkownik, Członek, Właściciel: określają, co dana osoba może widzieć i konfigurować w całej organizacji. To pole «Uprawnienia» na liście i na karcie użytkownika.
• Rola — opisowa etykieta stanowiska (np. «Kierownik handlowy», «Programista»). Nie zmienia uprawnień systemowych: służy do identyfikacji osób w schemacie organizacyjnym, filtrach i profilach.

Gdzie to znaleźć i kto ma dostęp

Otwórz menu Organizacja (ikona budynku na górnym pasku) i w menu bocznym pod nazwą organizacji wybierz Użytkownicy i zespoły.

Kto widzi pozycję menu — wszyscy użytkownicy z co najmniej rolą Użytkownik ograniczony lub wyższą. Goście nie mają dostępu do ustawień organizacji i nie widzą tej sekcji.

Kto może co robić — w skrócie:

• Użytkownik ograniczony — widzi listę użytkowników i tylko zespoły, do których należy; nie zaprasza, nie tworzy zespołów, nie edytuje innych użytkowników.
• Użytkownik — zaprasza nowych użytkowników, zarządza zespołami, edytuje karty użytkowników (w granicach własnej roli). Może opuścić organizację z menu opcji własnego wiersza.
• Członek — jak Użytkownik, z szerszym dostępem do ustawień organizacji (tworzenie zespołów, zarządzanie członkami zespołu, edycja Uprawnień użytkowników z rolą równą lub niższą).
• Właściciel — może aktywować/dezaktywować użytkowników, usuwać cudze dostępy, widzieć numeryczne identyfikatory na karcie. Bezpieczeństwo organizacji (osobna pozycja w menu) pozostaje zarezerwowane dla Właścicieli.

Nie możesz przypisać innemu użytkownikowi Uprawnienia wyższego niż Twoje ani edytować użytkowników z rolą wyższą od Twojej (z wyjątkiem przypadków dotyczących własnego profilu). Role Użytkownik i Użytkownik ograniczony wymagają planu Medium lub wyższego: bez tego poziomu opcje są wyłączone z ikoną planu.

Zakładka Użytkownicy — lista i filtry

Zakładka Użytkownicy pokazuje tabelę z kolumnami:

• Użytkownicy — awatar, imię i nazwisko (jeśli profil jest uzupełniony) lub email, gdy zaproszenie jest jeszcze oczekujące; pod emailem pojawia się pomarańczowa etykieta «Zaproszenie oczekujące», gdy użytkownik jeszcze nie zaakceptował.
• Uprawnienia — przetłumaczona rola organizacyjna (Gość, Użytkownik ograniczony, Użytkownik, Członek, Właściciel…).
• Zespoły — lista zespołów, do których należy; kliknięcie nazwy otwiera kartę zespołu. Ikona użytkowników oznacza zespół, do którego należysz także Ty («Moje zespoły»).
• Status — Aktywny, Nieaktywny lub Oczekujący (zaproszenie nieukończone).

Filtr tekstowy — pasek wyszukiwania u góry filtruje w czasie rzeczywistym po wpisanym imieniu, emailu, Uprawnieniach lub zespole.

Filtr statusu (widoczny dla Członka i wyżej) — rozwijane menu z licznikami:

• Wszyscy — pełna lista.
• Aktywni — użytkownicy z dostępem operacyjnym.
• Nieaktywni — dostęp zawieszony przez administratora.
• Oczekujący — zaproszenia wysłane, ale rejestracja nieukończona.

Pod filtrami wiersz Użytkownicy organizacji: N/M podsumowuje, ile miejsc wykorzystujesz względem maksimum planu. Jeśli N > M, pojawia się czerwony alert: nadmiarowi użytkownicy zostali wyłączeni i nie mogą się zalogować, dopóki nie wrócisz do limitu lub nie wykonasz upgrade na stronie Rozliczenia.

Jeśli masz oczekujące zaproszenia (z innych organizacji), żółty baner u góry strony informuje, ile zaproszeń wymaga Twojej uwagi.

Zapraszanie nowych użytkowników

Przycisk Zaproś użytkownika (u góry po prawej) jest dostępny dla Członka i wyżej, dopóki nie osiągniesz limitu użytkowników planu. Gdy limit jest pełny, przycisk pokazuje ikonę planu i otwiera okno upgrade.

Zaproszenie przebiega w dwóch krokach:

1. Email — wpisz prawidłowy adres email i naciśnij Enter lub przycisk Dodaj. Możesz wpisać wiele adresów jeden po drugim: każdy staje się usuwalną «kartą». System uniemożliwia przekroczenie maksymalnej liczby użytkowników dozwolonych przez plan podczas dodawania adresów.
2. Uprawnienia — przejdź do drugiego kroku strzałką, sprawdź listę osób do zaproszenia, wybierz rolę organizacyjną i potwierdź.

Role do przypisania przy zaproszeniu (zależą od Twojej roli):

• Właściciel — pełny dostęp administracyjny do organizacji (ustawienia, rozliczenia, bezpieczeństwo). Używaj oszczędnie: zwykle wystarczy jeden lub kilku Właścicieli.
• Członek — pełny dostęp do CRM i ustawień aplikacji, bez zarządzania rozliczeniami i bezpieczeństwem organizacji.
• Użytkownik — zarządzanie użytkownikami i zespołami, zaproszenia, bez ogólnych ustawień organizacji (wymaga planu Medium lub wyższego).
• Użytkownik ograniczony — codzienna praca operacyjna bez zarządzania użytkownikami/zespołami (wymaga planu Medium lub wyższego).
• Gość — minimalny dostęp, tylko do jawnie udostępnionych zasobów. Przy zaproszeniu musisz wskazać projekty, do których będzie miał dostęp: wybierz Wszystkie projekty lub pojedyncze projekty z menu wielokrotnego wyboru.

Dla każdej roli Mokapen pokazuje ramkę informacyjną podsumowującą skutki wyboru (np. «Goście mają dostęp tylko do wybranych projektów»).

Przed wysłaniem musisz zaznaczyć pole zatwierdzenia: potwierdzasz, że chcesz dodać te osoby do organizacji z wybranym Uprawnieniem. Po wysłaniu:

• jeśli email należy już do zarejestrowanego konta Mokapen, użytkownik otrzymuje powiadomienie w aplikacji i email z zaproszeniem z linkiem do akceptacji lub odrzucenia;
• jeśli email nie jest jeszcze zarejestrowany, zaproszenie pozostaje oczekujące, dopóki osoba nie ukończy rejestracji tym adresem;
• dla Gości Mokapen dodaje użytkownika jako współpracownika wskazanych projektów.

Status użytkownika

Każdy dostęp do organizacji ma status widoczny na liście i na karcie użytkownika:

• Aktywny (zielona ikona) — użytkownik może się zalogować i normalnie pracować w organizacji.
• Nieaktywny (szara ikona) — dostęp jest zawieszony: użytkownik nie może korzystać z tej organizacji, dopóki Właściciel go nie reaktywuje. Przydatne dla współpracowników tymczasowo nieobecnych lub odchodzących bez natychmiastowego usuwania historii.
• Oczekujący (ikona zegara) — zaproszenie wysłane, ale profil jeszcze nieaktywowany. Na liście widzisz tylko email; imię pojawi się po rejestracji.

Tylko Właściciele mogą przełączać użytkownika między Aktywny a Nieaktywny i odwrotnie, i tylko gdy organizacja nie przekroczyła limitu użytkowników planu (w przeciwnym razie selektor statusu pozostaje zablokowany, dopóki nie wrócisz do limitu lub nie wykonasz upgrade).

Karta użytkownika

Kliknięcie wiersza na liście (lub Info z menu ⋮) otwiera pełnoekranową kartę użytkownika. Zawiera:

• Status — rozwijane menu u góry (Właściciel, jeśli dozwolone).
• Kopiuj link — bezpośredni URL do karty, przydatny do wewnętrznego udostępniania.
• Email — podgląd lub edycja (tylko dla administratorów Mokapen z pełnym dostępem do konta).
• Uprawnienia — rola org edytowalna, jeśli Twoja rola na to pozwala i cel nie jest wyżej w hierarchii.
• Kolor — jeśli organizacja ma włączoną personalizację kolorów użytkowników, możesz przypisać wyróżniający kolor (tło i ikona) używany w tagach, kalendarzach i polach «użytkownicy i zespoły».
• Rola — dowolny tekst stanowiska.
• Manager — przełożony w schemacie organizacyjnym, wybierany spośród aktywnych użytkowników organizacji.
• Dział — dodatkowe pole opisowe.
• Info — notatki tekstowe z edytorem (w tym wzmianki, jeśli włączone).
• Zespoły — lista zespołów, do których należy, z rolą w zespole (jeśli masz widoczność). Kliknięcie zespołu otwiera jego kartę.
• Zdjęcie profilowe — awatar po prawej; zmiana własnego zdjęcia odbywa się z Profilu użytkownika.

Edytowalne pola mają ikonę ołówka: kliknij, aby przejść do trybu edycji, potem Zapisz w stopce karty.

Użytkownik systemowy — Mokapen zawiera specjalnego użytkownika technicznego (ikona robota) używanego przez automatyzacje i procesy wewnętrzne. Jego karta jest tylko do odczytu i nie powinna być ręcznie modyfikowana.

Jeśli przeglądasz własny profil, w menu ⋮ znajdziesz link Edytuj prowadzący do ustawień profilu osobistego (imię, zdjęcie, preferencje), oddzielnych od Uprawnień organizacji.

Usuwanie użytkownika lub opuszczenie organizacji

Z menu ⋮ w każdym wierszu:

• Usuń (Właściciel, u innych użytkowników) — cofa dostęp do organizacji. Konto Mokapen osoby pozostaje, ale nie może już wejść do tej organizacji.
• Opuść (Użytkownik i wyżej, we własnym wierszu) — dobrowolne wyjście z organizacji. Przydatne, gdy nie pracujesz już z tym klientem lub działem.

W obu przypadkach Mokapen prosi o potwierdzenie w dedykowanym oknie. Rozważ najpierw ustawienie Nieaktywny, jeśli chcesz zachować ślad bez natychmiastowego dostępu operacyjnego.

Zakładka Zespoły — lista i widoczność

Przełącz się na zakładkę Zespoły u góry (obok Użytkownicy). Lista pokazuje:

• Zespół — nazwa grupy (kliknięcie otwiera kartę).
• Manager — kierownik zespołu z awatarem; kliknięcie otwiera kartę użytkownika managera.
• Członkowie — liczba osób w zespole.

Ikona użytkowników po lewej od nazwy oznacza zespół, do którego należysz.

Kto widzi które zespoły:

• Użytkownik (i wyżej) — widzi wszystkie zespoły organizacji.
• Użytkownik ograniczony — widzi tylko zespoły, do których należy.

U góry po prawej znajdziesz:

• Moje role — link do profilu, gdzie każdy użytkownik aktualizuje własną Rolę zawodową, managera i Uprawnienia (w dozwolonych granicach) bez przechodzenia przez listę administracyjną.
• Nowy zespół — tworzy grupę (Członek i wyżej), jeśli nie osiągnąłeś limitu zespołów planu.

Jak przy użytkownikach, licznik Zespoły organizacji: N/M i alerty informują o przekroczeniu limitu planu.

Jeśli nie ma jeszcze żadnego zespołu, strona pokazuje pusty stan z przyciskiem do utworzenia pierwszego.

Tworzenie nowego zespołu

Okno Nowy zespół otwiera się z Nowy zespół lub ze strony pustej. Wypełnij:

1. Tytuł — nazwa widoczna w całej aplikacji (np. «Customer Success», «Rozwój», «Zarząd»). Wymagane.
2. Zakładka Członkowie:
   • Manager — użytkownik odpowiedzialny za zespół (opcjonalny, ale zalecany). Do wyboru są tylko użytkownicy ze statusem aktywnym.
   • Członkowie — wyszukaj po imieniu lub emailu z autouzupełnianiem; każdy wybrany użytkownik trafia na listę z możliwością usunięcia przed zapisem.
3. Zakładka Info — tekstowy Opis zespołu (misja, zakres, notatki dla współpracowników).

Po zapisie Mokapen tworzy zespół, rejestruje managera i członków oraz wysyła powiadomienia i emaile do nowych członków. Pojawia się komunikat potwierdzenia i lista się odświeża.

Manager to kierownik zespołu; każdy inny dodany użytkownik dołącza jako członek. Te wewnętrzne role w zespole są oddzielne od Uprawnień organizacyjnych (Gość, Użytkownik ograniczony, Użytkownik, Członek, Właściciel).

Karta zespołu

Po otwarciu zespołu znajdziesz dwie zakładki:

Członkowie

• Manager — edytowalny przez Członka i wyżej; wyszukiwanie użytkowników organizacji.
• Członkowie — bieżąca lista z możliwością dodawania (pole wyszukiwania) lub usuwania (ikona kosza) pojedynczych użytkowników. Manager nie pojawia się wśród zwykłych członków, lecz jest zarządzany w dedykowanym polu.

Info

• Opis — dowolny tekst opisu zespołu, edytowalny inline.

U góry: Kopiuj link do karty; Właściciele widzą także numeryczny identyfikator zespołu (przydatny przy zaawansowanych importach).

Usuń zespół — z menu ⋮, jeśli jesteś managerem zespołu lub Członkiem z uprawnieniem do zarządzania zespołami. Operacja jest nieodwracalna: sprawdź, czy nie ma automatyzacji, filtrów ani przypisań zależnych od tego zespołu.

Zmiany managera, członków i opisu wymagają Zapisz w stopce (widoczne tylko dla osób z uprawnieniem edycji).

Zespoły i użytkownicy w całym CRM

Użytkownicy i zespoły to nie tylko katalogi: znajdziesz je wszędzie tam, gdzie Mokapen zarządza odpowiedzialnością i widocznością:

• Właściciel i Współpracownicy — na zadaniach, projektach, szansach, zgłoszeniach, ofertach, zamówieniach i w automatyzacjach. Możesz przypisać pojedynczych użytkowników lub całe zespoły.
• Pola niestandardowe «Użytkownicy i zespoły» — typ pola akceptujący jednego lub więcej użytkowników i/lub zespołów.
• Filtry list — tablice Kanban, listy i raporty często pozwalają filtrować po właścicielu, współpracownikach lub zespole.
• Automatyzacje — Właściciel przepływu i Współpracownicy mogą być zespołami; kroki dziedziczą uprawnienia wybranego Właściciela (zobacz przewodnik Automatyzacje).
• Import/eksport — w plikach CSV użytkownicy identyfikowani są emailem; zespoły kodem z «t» przed numerem (jak opisano w instrukcjach importu).
• Połączenia i wzmianki — w notatkach i osi czasu możesz wspominać użytkowników; zespoły pomagają grupować widoczność na projektach i aktywnościach.

Dobrze zorganizowany zespół zmniejsza powtarzalną pracę przypisywania: zamiast dodawać pięć osób do każdej karty, przypisz zespół «Wsparcie L2» raz.

Moje role (profil)

Przycisk Moje role na zakładce Zespoły (oraz ta sama pozycja w Profil → Moje role) prowadzi do strony, gdzie każdy użytkownik aktualizuje własne dane organizacyjne:

• rolę zawodową;
• managera;
• ewentualne Uprawnienia, które może zmienić samodzielnie (w granicach ustalonych przez administratora).

To zalecana ścieżka dla współpracowników, którzy muszą tylko poprawić stanowisko lub przełożonego bez zgłoszenia do IT lub Właściciela. Administratorzy nadal korzystają z kart w Użytkownicy i zespoły do edycji innych profili.

Limity planu

Każda organizacja ma osobne limity powiązane z aktywnym planem (Free, Small, Medium, Large…):

• Maksymalna liczba użytkowników — obejmuje aktywnych i oczekujących; nieaktywni mogą nadal zajmować miejsce w zależności od tego, czy organizacja przekroczyła limit planu.
• Maksymalna liczba zespołów — każdy utworzony zespół zużywa jedno miejsce w planie.
• Plan Medium lub wyższy — wymagany do przypisywania ról Użytkownik i Użytkownik ograniczony przy zaproszeniu i edycji.

Po osiągnięciu limitu:

• przycisk Zaproś użytkownika / Nowy zespół proponuje upgrade;
• jeśli plan został obniżony i aktywni użytkownicy przekraczają nowe maksimum, Mokapen wyłącza nadmiarowe dostępy i pokazuje alerty z linkiem do strony cen;
• Właściciel musi zdecydować, kogo pozostawić aktywnym, lub dokupić dodatkowe miejsca.

Limity obowiązują na organizację, nie na konto osobiste: dwie różne org mają dwa niezależne liczniki.

Praktyczne przypadki użycia

• Onboarding pracownika — Zaproś z rolą Użytkownik ograniczony → dodaj do zespołu «Operations» → manager ustawia pole Manager na karcie użytkownika → użytkownik uzupełnia «Moje role» stanowiskiem.
• Zewnętrzny konsultant przy projekcie — Zaproś jako Gość, wybierając tylko projekt «Strona klienta X». Nie widzi pełnego katalogu ani ustawień; pracuje nad zadaniami i kamieniami milowymi projektu.
• Kierownik działu — Rola Członek + manager zespołu «Sprzedaż Polska». Przypisz zespół jako Współpracownika na szansach działu i w automatyzacjach follow-up.
• Wyjście współpracownika — Najpierw ustaw Nieaktywny, aby zablokować dostęp; po okresie przekazania Usuń z organizacji. Przed usunięciem przypisz ponownie otwarte zadania i odpowiedzialności.
• Restrukturyzacja zespołów — Utwórz «Customer Success» i «Customer Success — Enterprise» jako osobne zespoły; przenieś członków z karty zespołu bez zmiany Uprawnień w organizacji.
• Kontrola oczekujących zaproszeń — Filtr «Oczekujący» w Użytkownicy, aby zobaczyć, kto jeszcze nie zaakceptował; wyślij link ponownie ustnie lub rozważ usunięcie nieaktualnego zaproszenia.

Powiązane przewodniki

• Role i uprawnienia — pełna tabela od Gościa do Właściciela i co może każdy poziom.
• Organizacje i dostępy — wiele organizacji, przełączanie organizacji, izolacja danych.
• Projekty — dostęp Gości i współpracownicy projektu.
• Automatyzacje — Właściciel i Współpracownicy (użytkownicy/zespoły) przepływów.
• Bezpieczeństwo — tryb publiczny/prywatny, Team Master i domyślna widoczność danych.

Najczęściej zadawane pytania

P: Jaka jest różnica między Uprawnieniami a Rolą na karcie użytkownika?

O: Uprawnienia = rola organizacyjna (Gość, Użytkownik ograniczony, Użytkownik, Członek, Właściciel), która reguluje dostęp i funkcje. Rola = dowolna etykieta zawodowa (np. «Account Manager») bez wpływu na uprawnienia systemowe.

P: Czy Użytkownik ograniczony widzi wszystkich współpracowników?

O: Tak na liście użytkowników, ale na zakładce Zespoły widzi tylko zespoły, do których należy. Nie może zapraszać ani tworzyć zespołów.

P: Czy mogę zaprosić wiele osób z różnymi rolami w jednym zaproszeniu?

O: Nie: w drugim kroku zaproszenia jedna rola dotyczy wszystkich emaili wprowadzonych w tej sesji. Dla różnych ról powtórz zaproszenie w osobnych krokach.

P: Co się stanie, jeśli usunę zespół?

O: Zespół znika z organizacji; historyczne przypisania na kartach mogą pozostać jako odniesienie, dopóki ich nie zaktualizujesz. Sprawdź automatyzacje i filtry używające tego zespołu.

P: Czy manager zespołu jest obowiązkowy?

O: Nie, ale jest zalecany dla jasności odpowiedzialności i raportów. Możesz go przypisać przy tworzeniu lub później z karty zespołu.

P: Czy Gość może stać się pełnym Użytkownikiem?

O: Tak: Członek lub Właściciel otwiera kartę użytkownika i zmienia Uprawnienia z Gościa na Użytkownika (lub inną rolę). Rozważ także dostęp do projektów i zespołów.

P: Gdzie zarządzam hasłem i 2FA organizacji?

O: W sekcji Bezpieczeństwo menu organizacji (Właściciel), nie w Użytkownicy i zespoły. Każdy użytkownik zarządza własnym hasłem w Profil → Bezpieczeństwo.