Przewodnik po Mokapen

Fatture in Cloud

Połącz Fatture in Cloud z Mokapen, aby utrzymywać zgodność firm, produktów, usług, ofert i zamówień (wraz z wierszami) między księgowością a zarządzaniem sprzedażą. To nie jest integracja typu «książka adresowa» jak MailChimp: liczą się obowiązkowe dane fiskalne, mapowanie stawek VAT i właściwa kolejność operacji (najpierw kartoteki i katalog, potem dokumenty).

Ogólny przegląd: Integracje.

Wymagania

• Aktywne konto Fatture in Cloud z co najmniej jedną firmą (spółką), w której wystawiasz dokumenty.
• Uprawnienie do autoryzacji Mokapen poprzez logowanie do Fatture in Cloud.
• Uprawnienia Mokapen do firm, produktów, usług, ofert i zamówień w organizacji (zob. Role i uprawnienia).
• Stawki VAT skonfigurowane zarówno w Mokapen, jak i w Fatture in Cloud — powiążesz je ręcznie na stronie integracji.

Połączenie konta Fatture in Cloud

1. Menu użytkownika → Integracje → Fatture in Cloud.
2. Kliknij Synchronizuj Fatture in Cloud.
3. Zaloguj się na wybrane konto Fatture in Cloud (może różnić się od adresu e-mail używanego w Mokapen).
4. Zaakceptuj wymagane uprawnienia (w tym, jeśli potrzeba, uprawnienia do ofert).
5. Wróć do Mokapen: pojawi się Połączone konto z adresem e-mail Fatture in Cloud i informacją, kto utworzył połączenie.

Jeśli nie zaakceptujesz, żadna firma Fatture in Cloud nie zostanie połączona i synchronizacja pozostanie nieaktywna.

Po zalogowaniu ustaw kierunek synchronizacji (patrz poniżej), następnie połącz jedną lub więcej firm Fatture in Cloud: każda spółka ma własne ustawienia i filtry. Jeśli integracja była połączona przed wprowadzeniem ofert, pojawi się baner aktualizacji uprawnień: kliknij i powtórz autoryzację w Fatture in Cloud — w przeciwnym razie przycisk «Synchronizuj oferty» nie zadziała.

Czego Mokapen wymaga od Fatture in Cloud

Dostęp do konta w celu odczytu i zapisu klientów, dostawców, produktów, usług, ofert i zamówień wybranej firmy Fatture in Cloud, zgodnie z ustawionym kierunkiem synchronizacji. Mokapen nie zastępuje panelu Fatture in Cloud w zakresie faktur elektronicznych ani obowiązków podatkowych: służy do wyrównania kartotek i dokumentów handlowych między oboma systemami.

Jeśli cofniesz uprawnienia Mokapen w panelu Fatture in Cloud lub sesja wygaśnie, rozłącz i połącz ponownie z poziomu Mokapen.

Ustawienia konta (cała integracja)

Kierunek synchronizacji

Trzy tryby, obowiązujące dla wszystkich firm Fatture in Cloud połączonych pod tym samym kontem:

• Tylko do Mokapen (strzałka ←) — dane trafiają z Fatture in Cloud do Mokapen: klienci/dostawcy, produkty/usługi, oferty i zamówienia (jeśli włączone).
• W obie strony (↔) — import i eksport: zmiana może propagować się w obu kierunkach, z uwzględnieniem filtrów i reguł konfliktów.
• Tylko do Fatture in Cloud (strzałka →, domyślnie przy pierwszym połączeniu) — dane wychodzą z Mokapen do Fatture in Cloud: kartoteki i dokumenty utworzone lub zaktualizowane w CRM mogą trafić do FC.

Zmiana kierunku po wykonanej synchronizacji nie usuwa istniejących danych, ale warto ponownie uruchomić synchronizacje, aby odzyskać to, co zostało pominięte.

Udostępnij synchronizację

Widoczne tylko dla osoby, która połączyła konto. Możesz pozwolić innym członkom korzystać z tego samego loginu Fatture in Cloud (cała organizacja lub wybrani użytkownicy). Nie trzeba ponawiać logowania dla każdego współpracownika, ale każdy użytkownik musi skonfigurować lub uruchomić synchronizacje dla firm FC, które go dotyczą, zgodnie z uprawnieniami Mokapen.

Łączenie firm Fatture in Cloud

Jednym loginem Fatture in Cloud możesz zarządzać wieloma spółkami. W Mokapen każda połączona firma ma osobny blok ustawień (jak odbiorcy MailChimp, ale z encjami fiskalnymi i handlowymi).

1. Przy już połączonym koncie kliknij Połącz konto Fatture in Cloud.
2. Wybierz firmę z menu (już połączone są nieaktywne).
3. Skonfiguruj stawki, włącz potrzebne encje, ustaw filtry i daty.
4. Zaznacz autoryzację danych na dole strony, następnie Zapisz i użyj przycisków «Synchronizuj …» dla każdej encji.
5. Powtórz dla każdej firmy Fatture in Cloud do wyrównania (np. holding + spółka operacyjna).

Pod każdą połączoną firmą znajdziesz osobne karty dla stawek, firm, produktów, usług, ofert i zamówień. Każda karta ma własny przełącznik, filtry, podgląd i przycisk synchronizacji.

Synchronizacja stawek podatkowych

Pierwsza karta w bloku firmy. Wymagana, jeśli chcesz oferty, zamówienia lub wiersze z poprawnym VAT.

Co robi — łączy każdą stawkę VAT Mokapen (lewa kolumna) z odpowiadającą stawką Fatture in Cloud (menu po prawej). Listy rozwijane ładują stawki wybranej firmy FC.

Dlaczego to ważne — produkty, usługi, oferty i zamówienia używają tego mapowania do obliczania VAT na wierszach. Pominięcie lub błędne powiązanie może dać błędne sumy i wiersze dokumentu albo zakończyć synchronizację niepowodzeniem. Sprawdź, czy procenty i charakter stawek się zgadzają (22 %, 10 %, zwolnione itd.).

Zakres — każda połączona firma Fatture in Cloud ma własne mapowanie stawek; nie jest współdzielone między różnymi spółkami.

Synchronizacja firm

Dedykowana karta z przełącznikiem Synchronizuj firmy. Wyrównuje kartoteki firm Mokapen z klientami, dostawcami lub podmiotami klient+dostawca w Fatture in Cloud.

Trzy role w Fatture in Cloud (trzy zakładki)

Klient — firmy Mokapen spełniające filtry stają się klientami w Fatture in Cloud (eksport) albo klienci FC trafiają do Mokapen (import). Jeśli nie ustawisz filtrów na tej zakładce, firmy Mokapen będą traktowane jako klienci FC (komunikat na stronie): przydatne przy przeniesieniu całego CRM do księgowości, ryzykowne, gdy w kartotece mieszasz klientów i dostawców.

Dostawca — ta sama logika dla dostawców FC. Użyj typu, typu 2 i tagów, aby ograniczyć, kto wchodzi lub wychodzi (np. tylko typ «Dostawca»).

Klient / Dostawca — podmioty z podwójną rolą w Fatture in Cloud (ta sama nazwa to klient i dostawca). Skonfiguruj osobne filtry dla intercompany lub partnerów, którzy kupują i sprzedają.

Dane obowiązkowe i dopasowanie

Na stronie pojawia się niebieski komunikat o NIP/VAT i numerze identyfikacyjnym: przy wysyłce do Fatture in Cloud firma Mokapen musi mieć wypełnione co najmniej jedno z pól (vat lub vat_private). Bez NIP/VAT ani numeru identyfikacyjnego kartoteka nie jest eksportowana.

W podglądzie i przy imporcie z Fatture in Cloud Mokapen stosuje szersze kryteria: firma może się pojawić lub zostać dopasowana, jeśli ma email prawny, email (email1) lub telefon (phone1) — oprócz NIP/VAT i numeru identyfikacyjnego. Przy imporcie, jeśli klient FC ma NIP/VAT, numer identyfikacyjny, email lub telefon, Mokapen szuka w kartotece rekordu z tą samą wartością w jednym z tych pól, aby scalić zamiast duplikować.

W praktyce: w podglądzie zobaczysz więcej kartotek niż faktycznie wyjdzie do FC, jeśli brakuje NIP/VAT lub numeru identyfikacyjnego; przy eksporcie upewnij się, że klienci do wysłania mają wypełniony co najmniej NIP/VAT lub numer identyfikacyjny.

Filtry (dla każdej zakładki Klient, Dostawca, Klient/Dostawca)

Każda zakładka ma własne filtry: klienci FC nie dziedziczą filtrów dostawców. Skonfiguruj osobno, jeśli w Mokapen używasz tej samej nazwy w różnych rolach.

Filtry określają, które firmy Mokapen mogą wejść lub wyjść dla danej roli w Fatture in Cloud — nie tylko przy pierwszym «Synchronizuj firmy», lecz także za każdym razem, gdy tworzysz lub modyfikujesz firmę w CRM (jeśli synchronizacja automatyczna jest włączona i kierunek synchronizacji na to pozwala).

W praktyce: zapisujesz firmę w Mokapen → Mokapen sprawdza, czy spełnia typ, typ 2 i tagi ustawione na tej zakładce (Klient, Dostawca lub Klient/Dostawca) → tylko jeśli przejdzie wszystkie filtry tworzy lub aktualizuje ją w Fatture in Cloud w odpowiedniej roli. Firma niespełniająca reguł zostaje w Mokapen, ale nie jest wysyłana (i może nie pojawić się w podglądzie eksportu tej zakładki). Przy kierunku do Mokapen lub w obie strony te same filtry ograniczają też, którzy klienci/dostawcy FC trafiają do CRM dla danej roli.

Brak ustawionych filtrów — na zakładce Klient, jeśli pozostawisz puste typ, typ 2 i tagi, Mokapen traktuje kwalifikujące się firmy jako klientów FC (komunikat na stronie). Na zakładkach Dostawca i Klient/Dostawca bez filtrów nie ma tego domyślnego zachowania: warto zawsze zawęzić (np. typ «Dostawca»), aby przypadkiem nie eksportować/importować całej kartoteki.

Typ — ogranicza do kategorii kartoteki Mokapen (np. tylko «Klient B2B» lub «Partner handlowy»). Jeśli go ustawisz, firma musi mieć tę wartość w polu Typ, aby synchronizować się na tej zakładce. Pozostaw puste, jeśli filtr nie jest potrzebny.

Typ 2 — drugi poziom klasyfikacji (np. «Włochy», «Zagranica», «Sektor usług»). Łączy się z Typem i Tagiem: wszystkie uzupełnione kryteria muszą być spełnione (logika AND). Przykład: Typ «Klient» + Typ 2 «Włochy» → tylko klienci włoscy.

Tag — jeden lub więcej tagów firmy: synchronizuje tylko kartoteki, które mają je wszystkie, w połączeniu z typem i typem 2. Przykład: tag «Faktura elektroniczna» na zakładce Klient → tylko te firmy trafiają jako klienci FC. Przydatne do segmentacji eksportu do księgowości bez wysyłania prospectów lub pomieszanych dostawców.

Po zmianie filtrów pojawia się komunikat na stronie: po zmianie warto ponownie uruchomić Synchronizuj firmy dla tej firmy FC. Już wyrównane kartoteki, które przestają pasować, mogą nie być aktualizowane, dopóki nie wyrównasz ponownie lub nie poluzujesz filtrów.

Licznik i link podglądu w bloku pokazują, ile firm pasuje do filtrów teraz (z kryteriami podglądu: NIP/VAT, numer identyfikacyjny, email lub telefon). Sprawdź, czy przypadkiem nie synchronizujesz tysięcy kartotek lub czy filtry nie są zbyt restrykcyjne (zero w podglądzie).

Co jest wyrównywane

Nazwa firmy, adres, email, telefon, NIP/VAT, numer identyfikacyjny, kod odbiorcy, dane bankowe i płatności, typ prawny, domyślna stawka (jeśli zmapowana), domyślny rabat — zgodnie z kierunkiem synchronizacji i regułą konfliktów. Tagi skonfigurowane w filtrach mogą zostać dodane do kartoteki przy imporcie.

Podgląd i przycisk

Szare pole pokazuje, ile firm pasuje do filtrów teraz (z kryteriami podglądu powyżej). Link otwiera listę z ID, nazwą, typem. Przy aktywnej integracji Synchronizuj firmy uruchamia tylko tę encję dla danej firmy FC.

Synchronizacja produktów

Dedykowana karta z przełącznikiem Synchronizuj produkty. Wyrównuje katalog produktów Mokapen z produktami Fatture in Cloud (towary materialne).

Dane obowiązkowe

Każdy produkt musi mieć wypełniony kod produktu (product_code): to klucz powiązania między systemami. Bez kodu produkt nie pojawia się w podglądzie i nie jest synchronizowany.

Filtry

Widoczne przy włączonym przełączniku produktów. Określają, które produkty Mokapen mogą wejść lub wyjść do katalogu Fatture in Cloud danej firmy — nie tylko przy pierwszym «Synchronizuj produkty», lecz także za każdym razem, gdy tworzysz lub modyfikujesz produkt (przy synchronizacji automatycznej i kierunku, który na to pozwala).

W praktyce: zapisujesz produkt z wypełnionym kodem → Mokapen sprawdza typ, typ 2 i tagi ustawione na tej karcie → tylko jeśli przejdzie wszystkie filtry tworzy lub aktualizuje go w Fatture in Cloud. Produkt niespełniający reguł zostaje w Mokapen, ale nie jest wysyłany. Przy imporcie z FC te same filtry ograniczają, które artykuły FC trafiają do katalogu Mokapen.

Typ — ogranicza do kategorii produktu Mokapen (np. tylko «Materiał» lub «Część zamienna»). Jeśli go ustawisz, produkt musi mieć tę wartość w polu Typ, aby synchronizować się z Fatture in Cloud. Pozostaw puste, jeśli nie chcesz filtrować po kategorii — przydatne, gdy chcesz wysłać do księgowości cały zakodowany katalog.

Typ 2 — drugi poziom klasyfikacji (np. «Do sprzedaży», «Próbka», «Przestarzały»). Łączy się z Typem i Tagiem: wszystkie uzupełnione kryteria muszą być spełnione (logika AND). Przykład: Typ «Materiał» + Typ 2 «Do sprzedaży» → tylko materiały do sprzedaży, nie próbki ani artykuły wewnętrzne.

Tag — jeden lub więcej tagów produktu: synchronizuje tylko kartoteki, które mają je wszystkie, w połączeniu z typem i typem 2. Przykład: tag «Katalog FC 2026» → tylko te SKU trafiają do księgowości, przydatne przy stopniowym uruchomieniu katalogu bez wysyłania wszystkiego naraz.

Bez ustawionych filtrów (puste typ, typ 2 i tag), przechodzą wszystkie produkty z wypełnionym obowiązkowym kodem produktu.

Po zmianie filtrów pojawia się komunikat na stronie: po zmianie warto ponownie uruchomić Synchronizuj produkty. Produkty już wyrównane, które przestają pasować, mogą nie być aktualizowane w Fatture in Cloud.

Licznik i link podglądu w bloku (kolumna kod, nazwa, typ) pokazują, ile produktów pasuje do filtrów teraz. Sprawdź, czy przypadkiem nie synchronizujesz tysięcy artykułów lub czy filtry nie są zbyt restrykcyjne (zero w podglądzie).

Co jest wyrównywane

Kod, tytuł, opisy, kategoria, jednostka miary, cena, koszt, ilość/stan magazynowy, stawka VAT (przez mapowanie stawek), typ i tagi. Przy imporcie z FC Mokapen tworzy lub aktualizuje kartotekę produktu; przy eksporcie wysyła kod, nazwę, cenę netto i stawkę do katalogu FC.

Podgląd i przycisk

Podgląd z kolumną Kod, nazwą, typem. Synchronizuj produkty wykonuje tylko tę encję. Zrób to przed synchronizacją zamówień (wiersze zamówienia odwołują się do produktów lub usług).

Synchronizacja usług

Dedykowana karta z przełącznikiem Synchronizuj usługi. Ta sama logika co produkty, ale dla usług (świadczenia, konsulting, abonamenty itd.).

Dane obowiązkowe

Kod usługi (service_code) wymagany — ta sama rola co kod produktu.

Filtry

Widoczne przy włączonym przełączniku usług. Określają, które usługi Mokapen mogą wejść lub wyjść do Fatture in Cloud danej firmy — nie tylko przy pierwszym «Synchronizuj usługi», lecz także za każdym razem, gdy tworzysz lub modyfikujesz usługę (przy synchronizacji automatycznej i kierunku, który na to pozwala).

W praktyce: zapisujesz usługę z wypełnionym kodem → Mokapen sprawdza typ, typ 2 i tagi ustawione na tej karcie → tylko jeśli przejdzie wszystkie filtry tworzy lub aktualizuje ją w Fatture in Cloud. Usługa niespełniająca reguł zostaje w Mokapen, ale nie jest wysyłana. Przy imporcie z FC te same filtry ograniczają, które świadczenia FC trafiają do katalogu Mokapen.

Typ — ogranicza do kategorii usługi Mokapen (np. tylko «Konsulting» lub «Abonament SaaS»). Jeśli go ustawisz, usługa musi mieć tę wartość w polu Typ, aby synchronizować się z Fatture in Cloud. Pozostaw puste, jeśli nie chcesz filtrować po kategorii — wtedy przechodzą wszystkie usługi z obowiązkowym kodem (o ile nie ustawisz innych filtrów).

Typ 2 — drugi poziom klasyfikacji (np. «Cykliczna», «Projektowa», «Jednorazowa»). Łączy się z Typem i Tagiem: wszystkie uzupełnione kryteria muszą być spełnione (logika AND). Przykład: Typ «Konsulting» + Typ 2 «Projektowa» → tylko konsulting projektowy, nie abonamenty cykliczne.

Tag — jeden lub więcej tagów usługi: synchronizuje tylko kartoteki, które mają je wszystkie, w połączeniu z typem i typem 2. Przykład: tag «Do fakturowania» → do księgowości trafiają tylko pozycje, które faktycznie wystawiasz, z wyłączeniem usług wewnętrznych lub jeszcze niefakturowalnych oznaczonych inaczej.

Bez ustawionych filtrów (puste typ, typ 2 i tag), przechodzą wszystkie usługi z wypełnionym obowiązkowym kodem usługi.

Po zmianie filtrów pojawia się komunikat na stronie: po zmianie warto ponownie uruchomić Synchronizuj usługi. Usługi już wyrównane, które przestają pasować, mogą nie być aktualizowane w Fatture in Cloud.

Licznik i link podglądu w bloku (kolumna kod, nazwa, typ) pokazują, ile usług pasuje do filtrów teraz. Sprawdź przed masową synchronizacją katalogu świadczeń.

Co jest wyrównywane

Kod, tytuł, opisy, ceny, stawka VAT, typ i tagi. W Fatture in Cloud trafiają jako artykuły typu usługa.

Podgląd i przycisk

Podgląd z kodem usługi i zastosowanymi filtrami. Synchronizuj usługi uruchamia tylko usługi. Zamówienia mogą też używać wierszy usług: włącz produkty i/lub usługi przed zamówieniami.

Synchronizacja ofert

Dedykowana karta z przełącznikiem Synchronizuj oferty. Wymaga zaktualizowanych uprawnień w Fatture in Cloud, jeśli integracja była połączona przed wprowadzeniem ofert (baner «Zaktualizuj uprawnienia»).

Numery ofert

Każde oprogramowanie numeruje oferty po swojemu. Numer oferty Mokapen jest zapisywany w notatkach odpowiadającej oferty w Fatture in Cloud, i odwrotnie przy imporcie. Przed pierwszą synchronizacją sprawdź, czy nie ma duplikatów lub numerów już użytych w drugim systemie (niebieski komunikat na stronie).

Data początkowa

Określa, od jakiej daty oferty kwalifikują się do synchronizacji (maksymalnie około 6 miesięcy wstecz od dziś). Starsze dokumenty pozostają poza zakresem, nawet jeśli przejdą filtry.

Filtry

Oprócz daty początkowej (powyżej) typ, typ 2 i tag ograniczają, które oferty Mokapen synchronizuje z Fatture in Cloud dla danej firmy FC — nie cały moduł ofert, tylko dokumenty spełniające kryteria.

W praktyce: oferta musi być w oknie dat i spełniać filtry → w przeciwnym razie nie wychodzi (eksport) ani nie wchodzi (import). Przy synchronizacji automatycznej nowa oferta jest oceniana przy zapisie; poza filtrem zostaje w Mokapen bez kopii w FC.

Typ — ogranicza do kategorii oferty Mokapen (np. tylko «Handlowa» lub «Eksportowa»). Jeśli go ustawisz, oferta musi mieć tę wartość w polu Typ, aby synchronizować się z Fatture in Cloud. Pozostaw puste, jeśli nie chcesz filtrować po kategorii — pamiętaj, że nadal obowiązuje data początkowa.

Typ 2 — drugi poziom klasyfikacji (np. «Zatwierdzona», «Wysłana do klienta», «W negocjacji»). Łączy się z Typem, Tagiem i datą początkową: wszystkie uzupełnione kryteria muszą być spełnione (logika AND). Przykład: Typ «Handlowa» + Typ 2 «Zatwierdzona» → tylko oferty handlowe już zatwierdzone.

Tag — jeden lub więcej tagów oferty: synchronizuje tylko dokumenty, które mają je wszystkie, w połączeniu z typem, typem 2 i datą. Przykład: tag «FC» lub «Do fakturowania» → tylko oferty oznaczone do księgowości; symulacje lub wewnętrzne szkice pozostają poza zakresem, nawet jeśli mają niedawną datę.

Bez filtrów typ/tag (ustawiona tylko data początkowa), przechodzą wszystkie oferty w oknie dat, które mają też klienta i wiersze już wyrównane gdzie indziej.

Po zmianie filtrów lub daty pojawia się komunikat na stronie: po zmianie warto ponownie uruchomić Synchronizuj oferty. Dokumenty już wyrównane, które przestają pasować, mogą nie być aktualizowane w Fatture in Cloud.

Licznik i link podglądu w bloku (numer, tytuł, typ) pokazują, ile ofert pasuje do filtrów teraz. Przykład łączony: data początkowa 1 stycznia + Typ «Sprzedaż» + tag «Do fakturowania» → w podglądzie widzisz dokładnie ten podzbiór, który trafi do FC.

Co jest wyrównywane

Nagłówek dokumentu (powiązany klient, daty, sumy), wiersze ze zsynchronizowanymi produktami/usługami, stawkami i kwotami. Klient oferty musi już istnieć wśród wyrównanych firm; wiersze muszą odwoływać się do kodów produktu/usługi obecnych w obu systemach.

Podgląd i przycisk

Licznik i lista z numerem, tytułem, typem. Synchronizuj oferty uruchamia tylko oferty dla danej firmy FC.

Synchronizacja zamówień

Dedykowana karta z przełącznikiem Synchronizuj zamówienia.

Wymagania wstępne (obowiązkowe)

Aby włączyć zamówienia, musisz mieć aktywne w tym samym bloku firmy: Synchronizuj firmy oraz Synchronizuj produkty i/lub Synchronizuj usługi. Zamówienie bez klienta i bez wierszy artykułu w Fatture in Cloud nie może zostać wysłane. Jeśli przełącznik zamówień jest nieaktywny, najedź kursorem na tooltip: przypomni o zależności.

Numery zamówień

Ta sama logika co oferty: numer zamówienia Mokapen trafia do notatek zamówienia FC i odwrotnie. Sprawdź duplikaty przed pierwszą synchronizacją.

Data początkowa

Jak przy ofertach: maksymalnie około 6 miesięcy wstecz.

Filtry

Oprócz daty początkowej (powyżej) typ, typ 2 i tag ograniczają, które zamówienia Mokapen synchronizują się z Fatture in Cloud dla danej firmy — nie cały moduł zamówień, tylko dokumenty spełniające kryteria. Wymagają aktywnych firm i produktów/usług w tym samym bloku.

W praktyce: zapisujesz zamówienie w Mokapen → musi spełniać datę początkową, typ, typ 2 i tag ustawione na tej karcie → tylko jeśli przejdzie wszystkie filtry Mokapen propaguje je do Fatture in Cloud (eksport) lub importuje (do Mokapen / w obie strony). Zamówienie niespełniające reguł zostaje w Mokapen, nawet jeśli klient i wiersze artykułu już istnieją.

Typ — ogranicza do kategorii zamówienia Mokapen (np. tylko «Klient końcowy» lub «B2B»). Jeśli go ustawisz, zamówienie musi mieć tę wartość w polu Typ, aby synchronizować się z Fatture in Cloud. Pozostaw puste, jeśli nie chcesz filtrować po kategorii — nadal obowiązuje data początkowa i ewentualnie inne uzupełnione filtry.

Typ 2 — drugi poziom klasyfikacji (np. «Wysłane», «W realizacji», «Potwierdzone»). Łączy się z Typem, Tagiem i datą początkową: wszystkie uzupełnione kryteria muszą być spełnione (logika AND). Przykład: Typ «B2B» + Typ 2 «Potwierdzone» → tylko zamówienia B2B już potwierdzone, nie szkice ani testy.

Tag — jeden lub więcej tagów zamówienia: synchronizuje tylko dokumenty, które mają je wszystkie, w połączeniu z typem, typem 2 i datą. Przykład: tag «Zamówienie FC» → do księgowości trafiają tylko zamówienia oznaczone dla FC; zamówienia wewnętrzne lub korygujące bez tego tagu pozostają tylko w Mokapen.

Bez filtrów typ/tag (ustawiona tylko data początkowa), przechodzą wszystkie zamówienia w oknie dat, które mają klienta i wiersze już wyrównane.

Po zmianie filtrów lub daty pojawia się komunikat na stronie: po zmianie warto ponownie uruchomić Synchronizuj zamówienia. Zamówienia już wyrównane, które przestają pasować, mogą nie być aktualizowane w Fatture in Cloud.

Licznik i link podglądu w bloku (numer zamówienia, tytuł, typ) pokazują, ile zamówień pasuje do filtrów teraz. Sprawdź przed masową synchronizacją.

Co jest wyrównywane

Nagłówek (klient, daty, sumy) i wiersze zamówienia ze zsynchronizowanymi produktami/usługami, cenami i VAT. Zaplanuj: najpierw firmy + katalog, potem zamówienia.

Podgląd i przycisk

Licznik, lista i dedykowany Synchronizuj zamówienia.

Usunięcie pojedynczej firmy Fatture in Cloud

Na dole bloku każdej połączonej firmy jest Usuń: przerywa synchronizację tylko dla tej spółki, bez rozłączania całego konta ani innych firm. Już zaimportowane lub wyeksportowane rekordy pozostają, chyba że wyczyścisz je ręcznie lub rozłączysz z odznaczonymi polami «Zachowaj».

Opcje ogólne

Blok Opcje (ogólne) pojawia się, gdy integracja jest aktywna. Dotyczy całego połączenia Fatture in Cloud, nie pojedynczej firmy.

Unikanie duplikatów (firmy)

Opcja zawsze włączona (nie da się wyłączyć): Mokapen porównuje firmy z tym samym NIP/VAT lub numerem identyfikacyjnym między Mokapen a Fatture in Cloud, aby nie tworzyć duplikatów. NIP/VAT zapisany niespójnie (spacje, prefiks IT) powoduje niepowodzenie dopasowania — ujednoli pola przed synchronizacją.

Obsługa konfliktów

Gdy ten sam podmiot istnieje w obu systemach, ale adres, nazwa firmy lub inne pola się nie zgadzają, wybierz, kto ma pierwszeństwo:

• Mokapen — przy rozbieżności wygrywa CRM; Fatture in Cloud jest aktualizowany, gdy kierunek i filtry na to pozwalają.
• Fatture in Cloud — przy rozbieżności wygrywa księgowość; Mokapen jest nadpisywany przy imporcie lub synchronizacji dwukierunkowej.

Jeśli FC jest masterem fiskalnym, często lepiej wybrać Fatture in Cloud dla kartotek; jeśli CRM jest masterem handlowym — Mokapen. Przetestuj na próbce przed synchronizacją automatyczną.

Synchronizacja automatyczna lub ręczna

Wybór jednorazowy na poziomie konta (nie dla pojedynczej firmy FC):

Synchronizacja automatyczna — Mokapen propaguje tworzenie i zmiany w tle (zapis firmy, produktu, zamówienia…) gdy przechodzą filtry i ustawiony kierunek. Nie musisz za każdym razem klikać «Synchronizuj …».

Synchronizacja ręczna — bez automatycznej propagacji: wyrównujesz tylko przez Zapisz lub przyciski «Synchronizuj firmy / produkty / usługi / oferty / zamówienia». Zalecana przy konfiguracji, mapowaniu stawek i testowaniu filtrów.

Widoczność (dane importowane z Fatture in Cloud)

Przy kierunku do Mokapen lub dwukierunkowym: kto w organizacji może widzieć kartoteki utworzone lub zaktualizowane przez import (firmy, produkty, powiązane dokumenty).

Wszyscy członkowie — każdy z uprawnieniem do modułu widzi zaimportowane rekordy.

Tylko wybrani członkowie — ograniczasz dostęp do wybranych użytkowników lub zespołów. Jeśli organizacja narzuca globalne reguły prywatności (Team Master), niektóre opcje mogą być wstępnie ustawione.

Obowiązkowa autoryzacja

Zaznacz «Autoryzuję Mokapen do utworzenia kopii…» przed Zapisz i synchronizacjami. Bez zaznaczenia zapis się nie rozpocznie.

Zachowanie w Mokapen

• Wiele firm Fatture in Cloud pod jednym loginem: to samo konto, różne reguły dla każdej spółki.
• Kierunek synchronizacji i automatyczna/ręczna są globalne; filtry i przełączniki encji są na firmę FC.
• Zalecana kolejność: stawki → firmy → produkty/usługi → oferty/zamówienia.
• Numery ofert/zamówień pozostają lokalne; odniesienie krzyżowe jest w notatkach.
• Zmiany filtrów pokazują komunikat: ponownie uruchom dotknięte synchronizacje.

Typowe problemy

• Błąd odbioru danych z Fatture in Cloud — odśwież stronę; jeśli problem pozostaje, rozłącz i połącz ponownie konto.
• Oferty się nie synchronizują — zaktualizuj uprawnienia przez baner; sprawdź przełącznik ofert i datę początkową.
• Zamówienia wyłączone — włącz firmy i produkty/usługi w tym samym bloku.
• Podgląd: zero rekordów — brak kodów u produktów/usług, NIP/VAT/numer identyfikacyjny/email/telefon u firm lub zbyt restrykcyjne filtry.
• Pełny podgląd, pusty eksport (firmy) — w podglądzie liczą się też email i telefon; do Fatture in Cloud wymagany jest NIP/VAT lub numer identyfikacyjny.
• Błędny VAT na wierszach — sprawdź mapowanie stawek dla tej firmy FC.
• Duplikaty kartotek — niespójny NIP/VAT lub numer identyfikacyjny; scal ręcznie i uruchom ponownie.
• Połączenie wygasło — rozłącz i połącz ponownie Fatture in Cloud.

Rozłączenie konta Fatture in Cloud

Przycisk Rozłącz na dole strony (nie «Usuń» w pojedynczym bloku) zamyka całe połączenie dla organizacji. Okno z sekcją Zachowaj (pola domyślnie zaznaczone):

• Firmy — odznaczone: Mokapen usuwa z org firmy powiązane z tą integracją.
• Produkty i Usługi — ta sama logika dla zsynchronizowanego katalogu.
• Zamówienia i Oferty — ta sama logika dla powiązanych dokumentów.

Przy wszystkich zaznaczonych polach rozłączenie tylko przerywa połączenie: dane pozostają w Mokapen, ale nie są już aktualizowane. Nie usuwa automatycznie nic w Fatture in Cloud — cofnij też uprawnienia Mokapen w panelu FC, jeśli nie będziesz już korzystać z integracji.

Aby odłączyć tylko jedną spółkę, użyj Usuń w bloku tej firmy, bez rozłączania całego konta.

Wpisz słowo potwierdzenia i potwierdź Rozłącz. Operacje na wielu rekordach mogą trwać kilka minut.

Więcej informacji: Oferty, Zamówienia.