Przewodnik po Mokapen

Przewodnik Spotkania

Obszar Spotkania to kalendarz Mokapen do planowania spotkań, rozmów z klientami, wizyt u klienta, demo produktu i wewnętrznych spotkań zespołu. Każde spotkanie ma datę i godzinę, organizatora, uczestników, miejsce lub wideokonferencję, status otwarty/zamknięty oraz powiązania z resztą CRM (kontakty, szanse, tickety, zadania).

Dostęp z menu Aktywności → Spotkania lub ze strony Spotkania. Domyślny widok to Kalendarz. Moduł Spotkania jest dostępny w planie Small i wymaga odpowiednich uprawnień w organizacji.

Rola w CRM i procesach

Spotkanie w Mokapen to nie tylko wydarzenie w kalendarzu: to powiązany rekord połączony z resztą systemu.

• Sprzedaż: rozmowy kwalifikacyjne, demo, negocjacje — powiązane z kontaktem, firmą i szansą.
• Delivery: start projektu, cotygodniowy przegląd — powiązania z projektem i zadaniami follow-up.
• Wsparcie: spotkanie u klienta lub rozmowa powiązana z ticketem.
• Zespół wewnętrzny: stand-upy, one-to-one, spotkania działów z kolegami Mokapen.

Zasada praktyczna: każde spotkanie z klientem lub prospectem powinno mieć co najmniej jednego uczestnika-kontaktu lub połączenie z kontaktem, firmą lub szansą — aby historia była widoczna z karty klienta.

Uczestnicy, współpracownicy i kalendarz osobisty

Spotkania angażują osoby na dwa różne sposoby. Zrozumienie różnicy zapobiega pomyłce między «kto uczestniczy w spotkaniu» a «kto ma tylko widzieć spotkanie w Mokapen».

Uczestnicy — kto uczestniczy w spotkaniu

Uczestnicy to osoby zaangażowane w spotkanie. Dodajesz ich w zakładce Dane karty, w polu Uczestnicy. Możesz wprowadzić trzy typy:

• Użytkownicy Mokapen — koledzy z zespołu z kontem na platformie (handlowcy, project managerowie, wsparcie…). Zobaczą spotkanie w swoim kalendarzu, jeśli są organizatorami lub uczestnikami.
• Kontakty — osoby w książce adresowej CRM (klienci, prospecty, dostawcy). Możesz wyszukiwać po nazwisku lub e-mailu. Jeśli wpiszesz e-mail jeszcze nieobecny w książce, Mokapen może automatycznie utworzyć nowy kontakt.
• Firmy — spółki powiązane ze spotkaniem (np. siedziba klienta). Przydatne, gdy spotkanie dotyczy organizacji jako całości, a nie jednej osoby.

Tylko organizator spotkania może usunąć uczestnika (menu na karcie uczestnika → Usuń). Przy tworzeniu, edycji lub usuwaniu Mokapen może zapytać, czy wysłać e-mail do uczestników ze zaktualizowanymi szczegółami — przydatne przy informowaniu zewnętrznych klientów o przesunięciu lub anulowaniu.

Współpracownicy — kto ma widzieć spotkanie bez uczestnictwa

Współpracownicy (pole Współpracownicy w zakładce Dane, jeśli aktywne w organizacji) to użytkownicy lub zespoły Mokapen, którzy potrzebują widoczności spotkania, ale nie muszą uczestniczyć w spotkaniu. Przykłady: kierownik handlowy śledzący negocjacje, ale nie wchodzący na rozmowę; asystent przygotowujący materiały; manager monitorujący aktywność zespołu.

Podsumowanie:

• Uczestnik = osoba obecna (lub zaproszona) na spotkaniu; otrzymuje powiadomienia e-mail, jeśli je wyślesz; widoczny jako uczestnik na karcie.
• Współpracownik = członek zespołu, który musi widzieć i śledzić spotkanie w Mokapen, bez koniecznego uczestnictwa w spotkaniu.

Przy prywatnej widoczności (kłódka na pasku akcji) spotkanie jest widoczne tylko dla organizatora, wskazanych współpracowników i zaangażowanych uczestników-użytkowników Mokapen — nie dla wszystkich członków organizacji.

Spotkania między organizacjami — Twój kalendarz osobisty

W odróżnieniu od zadań, kontaktów czy szans, spotkania są powiązane głównie z osobą, nie tylko z organizacją, w której aktualnie pracujesz. Jeśli uczestniczysz w spotkaniu utworzonym w innej organizacji Mokapen (lub jesteś organizatorem), nadal widzisz je w swoim kalendarzu bez zmiany organizacji.

Domyślnie strona Spotkania pokazuje spotkania, w których Ty jesteś organizatorem lub uczestnikiem-użytkownikiem — nawet jeśli należą do różnych organizacji. Na górnym pasku selektor Użytkownicy / Zespoły pozwala przejść do kalendarza kolegi lub zespołu (przy odpowiednich uprawnieniach), aby zobaczyć organizację tygodnia innego członka.

Każde spotkanie pozostaje powiązane z organizacją, która je utworzyła (kontakty, połączenia i ustawienia podążają za tą organizacją). Korzyść dla Ciebie: jedno miejsce do przeglądania wszystkich zobowiązań, nawet przy pracy w wielu organizacjach Mokapen.

Przypadki użycia

• Sprzedaż: «Demo produktu — Acme Sp. z o.o.» z kontaktem decyzyjnym, linkiem wideokonferencji, połączeniem ze szansą w pipeline.
• Agencja: miesięczny przegląd klienta z wieloma uczestnikami i załączonym raportem.
• Konsulting: spotkanie u klienta z adresem fizycznym i powiązanym zadaniem po wizycie.
• Wewnętrzne: spotkanie zespołu bez zewnętrznych kontaktów; widoczność publiczna lub prywatna, aby ograniczyć, kto widzi spotkanie.
• Z innej karty: szybkie utworzenie przez Utwórz i połącz z kontaktu, szansy lub ticketa — spotkanie powstaje już powiązane.

Strona Spotkania — górny pasek

Strona główna oferuje dwa widoki: Kalendarz i Lista. Górny pasek:

• Filtry (plan Large): otwiera panel do zawężenia spotkań według okresu, organizatora, etykiet, typu spotkania, uczestników i innych skonfigurowanych pól. Przydatne, gdy kalendarz jest pełny i trzeba znaleźć tylko demo miesiąca lub spotkania z określonym klientem.
• Akcje: eksportuje wybrane spotkania do pliku (z widoku Lista).
• Widoki: przełącz między Kalendarz (domyślny) a Lista (plan Small) — sortowalna tabela z konfigurowalnymi kolumnami.
• Użytkownicy / Zespoły: pokazuje kalendarz kolegi lub całego zespołu zamiast Twojego. Domyślnie widzisz swoje spotkania (organizator lub uczestnik).
• + Spotkanie: otwiera modal tworzenia.

W widoku Lista, po zaznaczeniu wierszy checkboxami pojawia się pasek akcji: Klonuj, Archiwizuj, Usuń. Nie ma dedykowanej edycji masowej: pojedyncze pola aktualizuje się z karty spotkania.

Karta spotkania

Kliknięcie wydarzenia w kalendarzu lub tytułu na liście otwiera panel boczny. W planie Small możesz otworzyć go na pełnej stronie (ikona strzałek rozwinięcia): ta sama treść, więcej miejsca i stały przycisk Zapisz u góry.

Nagłówek: tytuł edytowalny inline, badge Zarchiwizowany jeśli dotyczy. Gdy spotkanie jest w koszu, czerwony baner z Przywróć i Usuń trwale (plan Medium).

Pasek akcji

• Status (menu rozwijane): Otwarty lub Zamknięty — oznacza, czy spotkanie jest nadal aktywne czy zakończone (inaczej niż zadanie z ptaszkiem ukończenia).
• Priorytet (flaga): Normalny lub Pilny.
• Prywatność (kłódka): Publiczny (widoczny dla członków organizacji) lub Prywatny (tylko organizator, współpracownicy i wskazani uczestnicy-użytkownicy).
• Etykiety, Kolor tytułu/tła karty, Załączniki, Notatki samoprzylepne (plan Small).
• Pełna strona, Kopiuj link.
• + Utwórz i połącz: zadania, tickety, szanse… już powiązane ze spotkaniem.

Menu Opcje (trzy kropki)

• Klonuj: duplikuje spotkanie; modal z wyborem kopiowania załączników, połączeń, komentarzy, aktualizacji.
• Archiwizuj / Przywróć (plan Medium): ukrywa z widoków operacyjnych lub przywraca do kalendarza/listy.
• Edytuj kartę (upoważnieni członkowie): otwiera ustawienia układu pól spotkania.
• Usuń / Przywróć (czerwona pozycja): przenosi do kosza (plan Medium) lub bezpośrednie usunięcie (plan podstawowy).

Zakładki karty

• Dane: organizator, uczestnicy, współpracownicy, daty, typ, wideokonferencja, miejsce — zob. Zakładka Dane i Uczestnicy i współpracownicy.
• Połączenia, Czas: zob. Powiązane sekcje.
• Dodatkowe menu: Marketing, Synchronizacja (Google Calendar / Outlook), Aktualizacje (historia karty).

Zakładka Dane — główne pola

Pola edytowalne inline (ikona ołówka) lub z karty w trybie edycji:

• Organizator: użytkownik Mokapen odpowiedzialny za spotkanie; domyślnie twórca. Główny punkt kontaktowy spotkania.
• Uczestnicy: zob. sekcję Uczestnicy i współpracownicy.
• Współpracownicy: użytkownicy lub zespoły z widocznością spotkania bez koniecznego uczestnictwa — zob. Uczestnicy i współpracownicy.
• Data rozpoczęcia / Data zakończenia: przedział czasowy; w kalendarzu wydarzenie zajmuje odpowiedni slot. Dla jednodniowych spotkań ustaw ten sam dzień z godziną początku i końca.
• Typ: kategoryzuje spotkanie (rozmowa, wizyta, demo…) — przydatne do filtrów i raportów.
• Wideokonferencja: wygenerowany lub wybrany link — Google Meet (przy aktywnej integracji Google Calendar i Meet) lub Microsoft Teams (przy integracji Outlook Calendar). Link jest klikalny z karty.
• Miejsce: adres fizyczny lub dowolny tekst dla spotkań stacjonarnych.
• Opis (sformatowany tekst, wzmianki @ do oznaczania kolegów).

Przy polach niestandardowych (plan Medium) zakładka Dane podąża za regułami widoczności i wymagalności z ustawień. Załączniki i komentarze uzupełniają kartę na dole zakładki.

Powiązane sekcje

• Połączenia — łączy szanse, zadania, tickety, projekty, inne kontakty; otwierając kontakt widzisz powiązane spotkania.
• Czas — rejestruje godziny poświęcone spotkaniu (przygotowanie, rozmowa, debrief).
• Synchronizacja — status połączenia z Google Calendar lub Outlook (jeśli integracje są aktywne).
• Etykiety i Załączniki — jak inne encje Mokapen.

Spotkania nie mają natywnej zakładki Checklist: dla działań follow-up utwórz powiązane zadanie przez Utwórz i połącz lub z zakładki Połączenia.

Tworzenie spotkania

Procedura

1. Otwórz stronę Spotkania (Kalendarz lub Lista).
2. Kliknij + Spotkanie (lub kliknij pusty slot w kalendarzu, jeśli dostępny).
3. Wpisz tytuł (wymagany).
4. Zakładka Dane: ustaw organizatora, uczestników, współpracowników jeśli potrzeba, datę/godzinę, typ, wideokonferencję lub miejsce.
5. Opcjonalnie: zakładka Połączenia do powiązania kontaktu lub szansy przed zapisem.
6. Zapisz; jeśli wymagane, potwierdź wysłanie e-maila do uczestników.

Spotkania można też tworzyć przez Utwórz i połącz na innej karcie lub z połączeń na kontakcie, firmie lub szansie.

Edycja spotkania

Edycja pojedyncza (karta)

1. Otwórz kartę spotkania.
2. Edytuj inline: tytuł w nagłówku, pola zakładki Dane (ołówek), uczestników, daty.
3. Aktualizuj Status (Otwarty/Zamknięty), priorytet, etykiety, prywatność z paska akcji.
4. W Kalendarzu przeciągnij wydarzenie, aby szybko zmienić datę i godzinę.
5. Zapisz; przy zmianie dat lub uczestników może pojawić się prośba o wysłanie e-maili z aktualizacją.

Zamykanie spotkania

Z menu Status na pasku akcji wybierz Zamknięty, gdy spotkanie się zakończyło. Spotkanie pozostaje w historii i raportach; nie znika z kalendarza, chyba że zostanie zarchiwizowane lub usunięte.

Usuwanie spotkania

Usuwaj spotkania utworzone przez pomyłkę lub testowe duplikaty. Preferuj Archiwizuj, jeśli spotkanie się zakończyło i chcesz zachować historię i połączenia bez zaśmiecania kalendarza i listy.

Usuwanie pojedyncze

1. Otwórz kartę → Opcje → Usuń (czerwona pozycja).
2. Potwierdź w modalu; opcjonalny e-mail do uczestników.

W planie Large spotkanie trafia do kosza organizacji (strona Spotkania → Akcje → Kosz spotkań). Stamtąd możesz Przywrócić lub Usunąć trwale. Otwierając spotkanie już w koszu, pojawia się baner Przywróć / Usuń trwale.

W planie Free (bez planu Large) usunięcie jest zwykle trwałe natychmiast po potwierdzeniu, bez kosza — sprawdź uprawnienia organizacji.

Usuwanie masowe

1. Widok Lista → zaznacz checkboxami.
2. Kliknij Usuń (czerwony przycisk) → potwierdź.

Archiwizowanie spotkania

Archiwum służy spotkaniom zakończonym, które nie powinny już pojawiać się w operacyjnym kalendarzu i liście, zachowując połączenia i historię.

Archiwizowanie pojedynczego spotkania

1. Karta → Opcje → Archiwizuj (plan Medium) → potwierdź.

Archiwizowanie wielu spotkań / przywracanie

• Masowo: widok Lista → zaznacz → Archiwizuj na pasku akcji.
• Przywróć: otwórz kartę (np. z zakładki Połączenia na powiązanym kontakcie) → Opcje → Przywróć z archiwum. Zarchiwizowane spotkania nie pojawiają się w standardowych widokach kalendarza i listy.

Klonowanie spotkania

Przydatne dla cyklicznych spotkań o tej samej strukturze (te same załączniki, te same połączenia CRM).

Klonowanie pojedyncze

1. Karta → Opcje → Klonuj.
2. Modal: tytuł (z sufiksem «kopia»), wybór kopiowania Załączników, Połączeń, Komentarzy, Aktualizacji.
3. Potwierdź; zaktualizuj daty i uczestników na nowym spotkaniu.

Klonowanie masowe

1. Lista → zaznacz → Klonuj → opcje → potwierdź.

Widoki spotkań

Kalendarz (domyślny)

Widok siatki dla dnia, tygodnia lub miesiąca: każde spotkanie pojawia się w slocie odpowiadającym dacie i godzinie. Klik w wydarzenie otwiera kartę. Idealny, aby na pierwszy rzut oka zobaczyć organizację tygodnia i nakładające się spotkania. Możesz przeciągnąć wydarzenie, aby przenieść je na inną datę lub godzinę. Filtry i selektor Użytkownicy/Zespoły pozostają aktywne: domyślnie widzisz swoje spotkania, nawet utworzone w różnych organizacjach.

Lista (plan Small)

Lista tabelaryczna z konfigurowalnymi kolumnami (tytuł, daty, organizator, typ, etykiety…). Możesz wyszukiwać i sortować po kolumnie, zaznaczać wiele wierszy i używać akcji Klonuj, Archiwizuj, Usuń. Eksportuj dane z menu Akcje.

Filtry

• Filtry zaawansowane (plan Small): zawężaj według okresu (daty początku/końca), organizatora, etykiet, typu spotkania, uczestników i pól niestandardowych. Przykład: «wszystkie demo kwartału z etykietą Handlowa».
• Użytkownicy / Zespoły: przejdź z własnego kalendarza do kalendarza kolegi lub całego zespołu, jeśli masz uprawnienia.

Ustawienia Spotkania

W Ustawieniach Spotkania (upoważnieni członkowie organizacji):

• Pola: lista pól standardowych i niestandardowych (plan Medium).
• Karta: kolejność i widoczność pól na karcie i w modalu tworzenia.
• Lista i kolumny: domyślne kolumny widoku Lista.

Dopasuj typ spotkania i pola wymagane przed wdrożeniem handlowym (np. obowiązkowy typ dla raportów).

Raporty Spotkania

Sekcja Raporty Spotkania (plan Large) podsumowuje spotkania, do których masz dostęp według roli i uprawnień organizacji: widzisz tylko autoryzowane rekordy i pola. Służy do analizy obciążenia spotkaniami, rozmów handlowych i eksportu — do codziennego planowania używaj Kalendarza i Listy.

• Dashboard: wykresy według etykiet, typu, organizatora, współpracowników, statusu otwarty/zamknięty, terminów, godzin.
• Lista raportów: tabela analityczna z filtrami i eksportem.
• Wykres Gantta: oś czasu według okresu i organizatora.

Używaj raportów do mierzenia rozmów handlowych według działu, zakończonych vs nadal otwartych spotkań oraz obciążenia spotkaniami tygodniowo.

 

Zalecane procesy

• Przed sprzedażą: spotkanie demo → połączenie szansy i kontaktu → zadanie follow-up w ciągu 24 godzin.
• Start klienta: kick-off z uczestnikami klienta → powiązane zadania checklisty projektu.
• Synchronizacja kalendarza: połącz Google lub Outlook i sprawdź zakładkę Synchronizacja; unikaj podwójnych rezerwacji.
• Miesięczne sprzątanie: archiwizuj spotkania zamknięte od ponad 90 dni; usuwaj zduplikowane szkice.
• Powiadomienia: zawsze wysyłaj e-mail z aktualizacją przy przesunięciu lub anulowaniu do zewnętrznych kontaktów.

Łącz spotkania z Kontaktami, Szansami i Zadaniami dla spójnego przepływu handlowego i operacyjnego.