Przewodnik po Mokapen

Etykiety

Etykiety to kolorowe oznaczenia współdzielone na poziomie organizacji. Służą do klasyfikacji zadań, projektów, kontaktów, ticketów, szans, spotkań i innych encji z natychmiastową semantyką wizualną: pilność, obszar pracy, faza sprzedaży, kanał, typ klienta. W przeciwieństwie do pól strukturalnych etykiety są lekkie w użyciu i idealne do filtrowania, grupowania w Kanban oraz wspólnego słownika zespołu.

Czym są i po co używać ich w CRM

Etykieta nie zastępuje połączeń ani pól obowiązkowych: je uzupełnia. Przykłady:

• Pilność: «Pilne», «Blokujące», «Niski priorytet».
• Faza lub obszar: «Start klienta», «Odnowienie», «Błąd», «Prośba o funkcję».
• Kanał lub kampania: «LinkedIn», «Webinar Q2», «Polecenie».
• Segmentacja klientów: «Enterprise», «MŚP», «Partner».

Dzięki etykietom budujesz własne widoki bez duplikowania encji: ta sama lista zadań, filtrowana po «Pilne» na daily stand-up, lub pogrupowana po etykiecie w Kanban, by zobaczyć obciążenie wg obszaru.

Etykiety globalne lub dedykowane obszarowi

Każda etykieta może być używana na dwa sposoby:

• Globalna (wszystkie encje) — jeśli nie ograniczysz widoczności, etykieta pojawia się w menu wszystkich kart organizacji: zadań, projektów, kontaktów, ticketów, szans, spotkań i innych encji wspierających etykiety. Idealna do klasyfikacji przekrojowych («Pilne», «Enterprise», «Do oddzwonienia») obowiązujących wszędzie.
• Dedykowana jednemu lub więcej obszarom — możesz ograniczyć etykietę do wybranych encji (tylko zadania, tylko tickety, tylko szanse…). Menu etykiet pozostaje wtedy czyste w każdym obszarze: np. «Poziom 1 / Poziom 2 / Poziom 3» tylko na ticketach lub «Design / Development / QA» tylko na zadaniach, bez zaśmiecania książki kontaktów.

Wybór ustawiasz na stronie Etykiety w ustawieniach (patrz niżej) lub przy edycji etykiety: pole Widoczna na. Puste = etykieta globalna; wybór jednej lub więcej encji = etykieta dedykowana tym obszarom.

Projektowanie systemu etykiet

Zanim utworzysz dziesiątki, zdefiniuj z zespołem taksonomię:

• Kilka wielozadaniowych etykiet (5–15) jest cenniejszych niż setki unikalnych oznaczeń.
• Spójne kolory: czerwony = pilność, niebieski = oczekiwanie na klienta, zielony = ukończone wewnętrznie.
• Udokumentuj znaczenie (np. strona wewnętrzna lub przewodnik zespołu): czym różni się «W toku» od «Do przeglądu»?
• Używaj etykiet globalnych tam, gdzie potrzebne wszędzie; dedykowanych dla słownictwa działu lub modułu.

Przypisanie etykiety do encji

1. Otwórz kartę (modal lub pełna strona).
2. Na górnym pasku kliknij ikonę etykiety.
3. Otwiera się menu z listą etykiet dostępnych dla tej encji i polem wyszukiwania.
4. Kliknij wybraną etykietę: pojawia się jako kolorowa odznaka pod tytułem (zakładka Dane) i pozostaje widoczna w Kanban i listach, gdzie to wspierane.
5. Możesz przypisać wiele etykiet tej samej encji.

Aby usunąć etykietę z karty, kliknij X na odznace — etykieta pozostaje dostępna dla innych kart.

Utworzenie nowej etykiety z karty

Wymaga uprawnień członka organizacji.

1. Ikona etykiety → w polu wyszukiwania wpisz nazwę jeszcze nieobecną na liście.
2. Pojawia się opcja Nowa etykieta z «…»: otwórz podmenu i wybierz kolor z palety (tło, tekst i obramowanie aktualizują się w podglądzie).
3. Potwierdź: etykieta zostaje utworzona dla organizacji i od razu zastosowana do bieżącej encji. Domyślnie jest globalna (widoczna na wszystkich encjach); aby ograniczyć do obszaru, użyj strony ustawień opisanej poniżej.

Utworzone etykiety są od razu widoczne dla współpracowników w menu etykiet na ich kartach (z uwzględnieniem zakresu globalnego lub dedykowanego).

Strona ustawień Etykiety

Aby zarządzać wszystkimi etykietami organizacji w jednym miejscu — nazwą, kolorem, widocznością per encja i kolejnością w menu — otwórz dedykowaną stronę:

• Ustawienia → Książka → zakładka/karta Etykiety, lub
• z ustawień Zadań, Ticketów, Sprzedaży i innych obszarów z tą samą zakładką Etykiety, lub
• z menu bocznego organizacji, pozycja Etykiety (jeśli dostępna w Twoim profilu).

Strona pokazuje tabelę wszystkich etykiet: podgląd koloru, kolumna Widoczna na («Wszystkie encje» lub lista dedykowanych obszarów), autor i data utworzenia.

Sortowanie etykiet

Przeciągnij wiersze ikoną pasów po lewej, aby ustawić kolejność etykiet w menu przy przypisywaniu. Najczęściej używane daj na górę. Na końcu kliknij Zapisz u dołu strony: kolejność obowiązuje w całej organizacji.

Edycja etykiety ze strony

Kliknij wiersz tabeli: otwiera się modal edycji. Możesz zmienić:

• Tytuł etykiety (aktualizuje się na wszystkich kartach, które jej używają).
• Kolor z palety.
• Widoczna na: zostaw puste dla etykiety globalnej lub wybierz jedną lub więcej encji, aby ograniczyć do tego obszaru pracy.

Zapisz w modalu. Aby usunąć etykietę, użyj czerwonego przycisku w modalu: etykieta znika ze wszystkich kart, które jej używały (wymagane potwierdzenie).

Edycja lub usuwanie z ikony ołówka w menu

W menu etykiet na karcie encji uprawnieni członkowie widzą ikonę ołówka przy każdej istniejącej etykiecie:

• Edytuj: otwiera ten sam modal co strona ustawień (nazwa, kolor, widoczność). Zmiana propaguje się na wszystkie encje używające tej etykiety.
• Usuń: usuwa etykietę z organizacji. Ostrożnie przy etykietach historycznych.

Filtrowanie i grupowanie

• Kanban zadań / projektów (plan Large): menu Grupuj według → Etykieta — każda kolumna to etykieta, idealne do tablic wg obszaru lub priorytetu. Zobacz przewodnik Zadania → Widoki.
• Zaawansowane filtry (plan Large): warunek na polu Etykieta z jedną lub więcej wartościami — np. wszystkie tickety z etykietą «Błąd» i «Produkcja».
• Listy i zapisane widoki: łącz etykiety z właścicielem, terminem lub połączeniami dla widoków operacyjnych (np. «Moje pilne zadania klienta X»).

Procesy i dobre praktyki

• Triaging ticketów: etykiety «Poziom 1 / Poziom 2 / Poziom 3» tylko na ticketach; Kanban pogrupowany po etykiecie do rozłożenia obciążenia.
• Lejek sprzedażowy: etykiety «Gorący / Ciepły / Zimny» na szansach, oprócz fazy; filtry na cotygodniowe rozmowy.
• Dostawa projektów: etykiety «Design / Development / QA» tylko na zadaniach; stand-up filtrowany po etykiecie Twojego streamu.
• Okresowe sprzątanie: przegląd zduplikowanych lub nieużywanych etykiet na stronie ustawień; dopasowanie kolorów po rebrandingu.

Etykiety opisują jak klasyfikować; Połączenia opisują kto i co jest powiązane. Używaj ich razem dla czytelnego, filtrowalnego CRM.