Przewodnik po Mokapen

Automatyzacje

Automatyzacje łączy zdarzenie uruchomienia (coś, co dzieje się w CRM, przesłanie formularza, przychodzącą wiadomość e-mail lub zaplanowany termin) z sekwencją kroków, które Mokapen wykonuje za Ciebie: utwórz zadanie, zaktualizuj szansę, wyślij e-mail, przeczytaj linie z arkusza Google, powtórz tę samą operację na dziesiątkach kontaktów. Konfigurujesz przepływ raz, aktywujesz go, a system powtarza go za każdym razem, gdy spełnione zostaną warunki.

Kompletny moduł jest zawarty w planie Premium Large. Znajdziesz go w menu użytkownika (ikona profilu w prawym górnym rogu) → Automatyzacje: lista przepływów, edytor wizualny i historia wykonania.

Przegląd

Każda automatyzacja składa się z trzech głównych elementów:

• Wyzwalacz (start) — określa kiedy rozpoczyna się przepływ: np. «formularz kontaktowy odebrany», «szansa zmodyfikowana», «w każdy poniedziałek o 9:00».
• Kroki przepływu — czynności po kolei: utwórz lub edytuj karty, wyślij wiadomości, poczekaj, sprawdź warunek, powtórz na liście.
• Ustawienia ogólne — tytuł, Właściciel, Współpracownicy, status Aktywny lub Nieaktywny (te same etykiety, które widzisz w tabeli).

Po uruchomieniu wyzwalacza Mokapen kolejkuje wykonanie i przetwarza je w tle. Każdy start pozostawia historię, z którą można zapoznać się, krok po kroku, dzięki czemu wiesz, co się udało i gdzie to poprawić, jeśli to konieczne. Automatyzacje nie zastępują ludzkiej oceny złożonych przypadków: eliminują powtarzalną pracę i utrzymują spójne procesy, o których zdecydowałeś tylko raz.

Podstawowe pojęcia

Przed zbudowaniem przepływu najlepiej zorientować się w terminach, które znajdziesz w edytorze:

• Automatyzacja / przepływ — cały proces, od górnego bloku startowego do ostatniej akcji.
• Blok — dowolny panel w edytorze: start, akcja, warunek, opóźnienie lub «Pętla ForEach».
• Gałąź — w przypadku warunku lub pętli kroki mogą przebiegać różnymi ścieżkami (np. „jeśli warunek jest spełniony” / „w przeciwnym razie”).
• Zmienna — porcja danych pobierana na bieżąco: pole właśnie wysłanego formularza, nazwa kontaktu, który uruchomił przepływ, adres e-mail Właściciel automatyzacji, wynik poprzedniego kroku. Unikaj ręcznego przepisywania informacji już znajdujących się w CRM.
• Właściciel (kolumna na liście) — użytkownik, pod którym Mokapen uruchamia przepływ: od niego zależą uprawnienia, wysyłanie e-maili/SMS-ów i tworzenie kart. Różni się od menedżera pojedynczego zadania, który tworzysz w jednym kroku: w przepływie możesz ustawić oba, ale lepiej, aby Właściciel automatyzacji miał niezbędne uprawnienia do wszystkiego, co musi wykonać przepływ.
• Współpracownicy — inni użytkownicy lub zespoły, które oprócz Właściciela mogą przeglądać i edytować automatyzację; administratorzy organizacji zawsze wszystko widzą.

Rola w CRM

Automatyzacje łączą obszary CRM, które w przeciwnym razie pozostałyby oddzielne:

• Marketing i leady — formularz na stronie → nowy kontakt i szansa → zadanie kwalifikacyjne → e-mail do sprzedawcy (Kontakty, Szanse).
• Operacje — wykorzystana szansa → zadania wdrożeniowe → zaznaczone elementy listy kontrolnej (Zadania, Lista kontrolna).
• Wsparcie — otwarte zgłoszenie lub przychodząca wiadomość e-mail → przydział, etykiety, zadanie wewnętrzne (Zgłoszenia).
• Integracje — okresowe czytanie z arkusza Google, Excela online lub strony internetowej w celu dopasowania danych osobowych (Integracje).
• Dokumenty handlowe — aktualizacja pozycji wyceny lub zamówienia zaczynając od listy (Oferty, Zamówienia).

Kiedy w danym kroku tworzone są zadania, kontakty lub zgłoszenia, połącz Połączenia i Tagi tak, jak robisz to ręcznie: w ten sposób po wygenerowanych kartach będzie można nawigować z reszty obszaru roboczego.

Przykłady zastosowań

• Lead ze strony — «Formularz kontaktowy odebrany» → Utwórz kontakt + Utwórz szansę w przygotowaniu Inbound → Utwórz zadanie «Pierwszy kontakt w ciągu 24 godzin» → Wyślij e-mail do dyżurującego przedstawiciela handlowego.
• Kontynuacja sprzedaży — «Szansa zmodyfikowana» tylko w przypadku zmiany fazy → Utwórz zadania uzupełniające z terminem ostatecznym wynikającym z oczekiwanej daty zamknięcia szansy.
• SLA support — «Zgłoszenie Utworzone» → Warunek priorytetu → jeśli jest wysoki, Wyślij SMS do osoby kontaktowej i Utwórz powiązane zadanie wewnętrzne.
• Podsumowanie tygodniowe — wyzwalacz zaplanowany w każdy poniedziałek → Pobierz zadanie (z filtrami) → Wyślij e-mail z podsumowaniem do Współpracowników przepływu.
• Wyrównanie danych osobowych — wyzwalacz zaplanowany na noc → Przeczytaj Google Sheet → Pętla ForEach → Utwórz lub edytuj kontakt/firmę.
• E-mail przychodzący — wiadomość na dedykowany adres → zapisz nadawcę → Utwórz zgłoszenie powiązane z klientem.

Automatyzuj procesy tylko dzięki jasnym regułom. Jeśli każdy przypadek wymaga oceny przez człowieka, po prostu przygotuj odpowiednie zadanie z już wypełnionym tytułem, terminem i linkami.

Dostęp i uprawnienia

Plan — obsługuje Premium Large; bez odpowiedniego planu pozycja Automatyki w menu pozostaje wyłączona.

Kto może stworzyć nowy — tylko Właściciel organizacji (rola opisana w przewodnik Role) może rozpocząć tworzenie: wybierz wyzwalacz i zapisz pierwszy przepływ. Inni autoryzowani użytkownicy mogą otwierać, edytować lub powielać istniejące automatyzacje, jeśli są wymienieni jako właściciele lub współautorzy tego przepływu lub jeśli są administratorami organizacji.

Kto co widzi na liście — administratorzy widzą wszystkie automatyzacje organizacji; pozostali użytkownicy widzą tylko te, których są Właścicielem, Współpracownik lub członkiem zespołu wymienionego na liście Współpracowników.

Kto „kręci” przepływ — Mokapen wykonuje kroki z uprawnieniami Właściciel wskazanymi na automatyce (kolumna w tabeli). Jeśli ta osoba nie może tworzyć szans, wysyłać e-maili w imieniu organizacji ani edytować zgłoszeń, odpowiedni krok zakończy się niepowodzeniem: przypisz jako właściciela użytkownika, który ma już niezbędne uprawnienia, lub poproś o dostosowanie roli (zawsze w przewodnik Role).

Strona listy

W Automatyzacje → Moje automatyzacje znajdziesz tabelę przepływów, do której masz dostęp:

• Automation — tytuł i podtytuł z typem uruchomienia.
• Typ — Zdarzenie lub Zaplanowane.
• Właściciel i Współpracownicy — kto zarządza przepływem.
• Status — Aktywny lub Nieaktywny.
• Zaktualizowano — ostatnia zmiana w przepływie.

Na pasku bocznym: + Utwórz Automatyzację (tylko Właściciel organizacji) i link do listy. Wybierając wiele wierszy, możesz zbiorczo zmieniać właściciela, współpracowników i status, duplikować lub usuwać (wielokrotne usuwanie jest zarezerwowane dla profili z zaawansowanymi uprawnieniami do edycji). Kliknięcie tytułu otwiera zakładkę przepływu; stamtąd wchodzisz do edytora lub historii wykonania.

Wyzwalacze: przegląd

Wyzwalaczem jest zawsze pierwszy blok przepływu. Wybierz typ w oparciu o kiedy proces powinien się rozpocząć:

• Event — coś dzieje się w CRM lub na połączonym kanale (formularz, zmodyfikowana karta, otrzymany e-mail...).
• Scheduled — Mokapen uruchamia przepływ w ustalonych odstępach czasu lub w określonych datach/godzinach, bez konieczności podejmowania działań przez użytkownika.

Świeżo utworzona automatyka to Nieaktywny: możesz spokojnie wykonać wszystkie kroki i aktywować ją dopiero, gdy będziesz gotowy. Każdy wyzwalacz dostarcza zmiennych (pola formularza, dane karty itp.), które można wykorzystać w kolejnych krokach.

Wyzwalacze zdarzeń

Odchodzą, gdy dzieje się coś konkretnego. Najczęściej używane:

• Formularz kontaktowy odebrany — ktoś wypełnia formularz Mokapen powiązany z Twoją organizacją.
• Karta utworzona lub zmodyfikowana — zadanie, projekt, spotkanie, rezerwacja, kontakt, firma, szansa, bilet, wycena, zamówienie, produkt, usługa, dokument (dokładne wpisy pojawiają się na ekranie „Wybierz wyzwalacz” z tytułami takimi jak „Utworzono zadanie”, „Zmodyfikowano kontakt”, „Utworzono szansę”…).
• E-mail przychodzący — wiadomość otrzymana na dedykowany adres skonfigurowany w organizacji.

Do «zmodyfikowanych» i «utworzonych» wyzwalaczy możesz dodać warunki na wyzwalaczu w panelu konfiguracyjnym: nie są to kroki przepływu Warunek, ale filtry decydujące o tym, czy automatyka naprawdę uruchomi się w momencie wystąpienia zdarzenia. Cała logika — zwłaszcza różnica między „zmienionym polem” a „bieżącą wartością” — jest zawarta w Warunki na wyzwalaczu.

Te wyzwalacze zwracają dane związane z zakładką lub formularzem – tytuł, menedżer, pola niestandardowe – idealne do wypełniania automatycznie generowanych e-maili i zadań.

Wyzwalacze planowane

Nie czekają na działanie użytkownika; podążają za kalendarzem:

• Harmonogram stały — rozpoczynanie od daty/godziny i regularne powtarzanie (co godzinę, codziennie, co tydzień, co miesiąc, co rok lub pojedyncze wykonanie w określonym dniu).
• Harmonogram kalendarzowy — kursuje w określonych dniach lub godzinach kalendarzowych (np. w każdy poniedziałek o godzinie 8:00 drugiego dnia miesiąca).

Mokapen korzysta ze strefy czasowej organizacji. Nie ma zakładki „wyzwalacz”: przepływ rozpoczyna się od ustawień zapisanych w wyzwalaczu. W testach Mokapen symuluje to uruchomienie natychmiast, bez czekania na czas rzeczywisty.

Przykłady: miesięczne przypomnienia dla zespołu, nocne sprawdzanie terminów, okresowa synchronizacja z arkuszem zewnętrznym, w połączeniu z Pobierz zadania lub Pobierz oferty filtrowane według daty.

Konfiguracja wyzwalacza

W edytorze kliknij górny blok startowy, aby otworzyć panel konfiguracyjny:

1. Wybierz formularz, rodzaj karty lub adres e-mail przychodzący (w zależności od wybranego wyzwalacza).
2. Dla Formularz kontaktowy odebrany należy wskazać kod formularza (slug) odpowiedniego formularza: przepływ rozpoczyna się tylko w przypadku przesłania tego formularza.
3. W polu E-mail przychodzący wybierz dedykowany adres skonfigurowany w organizacji.
4. Dla wyzwalacza … utworzony lub … zmodyfikowany opcjonalnie dodaj warunki opisane w następnej sekcji.
5. W przypadku harmonogramu ustaw częstotliwość, dzień, godzinę i powtórzenie.
6. Zapisz automatyzację: ustawienia pozostają zapisane nawet jeśli status jest Nieaktywny.

Wyzwalacz określa, które wpisy pojawią się w selektorze zmiennych kolejnych kroków. Jeśli zmienisz typ uruchamiania w już zbudowanym przepływie, sprawdź, czy użyte zmienne nadal mają sens.

Warunki na wyzwalaczu

W wyzwalaczach … utworzonych i … zmodyfikowanych (kontakt, szansa, zadanie, bilet itp.) panel uruchamiania zawiera sekcję warunków z tym samym filtrem i interfejsem operatora opisanym w Filtry i operator. Tutaj jednak obowiązują zasady przed rozpoczęciem dowolnego etapu przepływu: jeśli nie są spełnione, automatyzacja nie jest umieszczana w kolejce (historia wykonania dla tego zdarzenia nie pojawia się).

Warunki wyzwalacza a krok Warunek przepływu

• Przy wyzwalaczu — filtr wejściowy: „to musi się wydarzyć”, aby Mokapen uruchomiło przepływ.
• Krok Warunek — skrzyżowanie Tak / Niepo, że przepływ już się rozpoczął: przydatne przy rozgałęzianiu (np. duża ilość → e-mail do dyrektora, w przeciwnym razie tylko zadanie wewnętrzne).

Nie ustawiono warunku

• …zmieniony — przepływ zaczyna się od każdego zapisu karty, nawet jeśli zmienisz tylko notatkę lub mniejsze pole. Aby uniknąć zbyt wielu startów, zawsze zaleca się filtrowanie.
• … utworzono — przepływ rozpoczyna się w każdej nowej karcie tego typu.

Wyzwalacz «…zmieniony» — jak działają warunki (ważne)

Mokapen porównuje stan karty przed i po zapisu, który wygenerował zdarzenie. Dla każdego ustawionego warunku obowiązują dwa sprawdzenia w sekwencji:

1. Wybrane pole musiało zostać zmodyfikowane w tym zapisie — wartość „przed” i wartość „po” muszą być różne. Jeśli zapiszesz kartę zmieniając coś innego (np. zaktualizujesz tylko opis), ale nie dotkniesz pola warunku, wyzwalacz nie uruchomi się, nawet jeśli pole ma już interesującą Cię wartość.
2. Nowa wartość (ta po modyfikacji) musi spełniać oczekiwania operatora i wskazanej przez Ciebie wartości — np. faza rurociągu Jest jednym z «Wygrana», kwota Jest większe niż 10 000, e-mail Ma dowolną wartość.

W interfejsie pierwsza kolumna nazywa się Zmienione pole (nie tylko «Pole»): przypomina, że ​​Mokapen sprawdza rzeczywistą zmianę w tym polu, a nie ogólny stan karty.

Praktyczne przykłady — Zmodyfikowana szansa

• Warunek: Zmienione pole = etap rurociągu, operator Jest jednym z, wartość = Win. Użytkownik przesuwa fazę z „Propozycja” do „Wygrana” i zapisuje → część. Przejdź z «Przegranego» do «Wygranego» → part. Zmień tylko ilość opuszczającą fazę bez zmian → nie uruchamia się. Faza została już «Wygrana» i zapisz ją bez zmiany → nie rozpoczyna się.
• Warunek: Faza Jest jednym z «Wygrana» E Kwota Jest większe niż 50 000 — oba pola musiały zostać zmodyfikowane w tym samym zapisie a nowe wartości muszą przestrzegać zasad. Jeśli zmienisz tylko fazę, drugi warunek nie powiedzie się.
• Dwa warunki związane z O (OR): wystarczy, że reguła a jest spełniona (zmodyfikowane pole + nowa wartość ok), aby wyzwalacz się uruchomił.

Operatory «Zmieniono z X na Y» i historia

Na zmodyfikowanym wyzwalaczu możesz używać zaawansowanych operatorów, takich jak Zmienione z X na Y (i innych powiązanych z historią modyfikacji): są one przydatne, gdy interesuje Cię wyraźne przejście (np. faza przeszła z „Propozycja” do „Wygrana”), a nie tylko „faza jest teraz wygrana”. Pełna lista operatorów znajduje się w Filtry i operator.

Wyzwalacz «…utworzony» — inne warunki

Tutaj Mokapen not porównaj przed/po: karta właśnie została utworzona. Warunki weryfikują wartości , z którymi tworzony jest formularz:

• Przykład: Zgłoszenie Utworzone + priorytet Jest jednym z «Wysoki» → uruchamia się tylko wtedy, gdy nowy bilet ma już wysoki priorytet w momencie utworzenia.
• Przykład: Kontakt Utworzony + tag Zawiera «Lead ze strony» → rozpoczyna się, jeśli kontakt już nastąpił z tą etykietą.

Pole nie musi być „modyfikowane”: wcześniej nie istniało.

Inne wyzwalacze zdarzeń

• Formularz kontaktowy odebrany — filtr główny = kod formularza; nie korzysta z siatki warunków na polach formularza (przesyłane wartości są zmiennymi wyzwalającymi).
• E-mail przychodzący — wybierz dedykowany adres; rozpoczyna się przepływ wiadomości otrzymanych na ten adres.
• Zaplanowane wyzwalacze — brak warunków na pokładzie; odjeżdżają zgodnie z zapisanym kalendarzem.

Porada

• W przypadku «zmodyfikowanych» zawsze zaczynaj od wąskiego warunku (jedno pole + wartość docelowa), zamiast pozostawiać wyzwalacz pusty.
• Jeśli przepływ nigdy się nie rozpocznie, sprawdź w historii CRM, czy zapis naprawdę zmienił pole warunku na nową oczekiwaną wartość.
• Jeśli działa zbyt często, dodaj warunki ORAZ lub przenieś dodatkowe elementy sterujące w kroku Warunek do strumienia.

Edytor przepływu

Strona edycji to edytor pionowy połączonych bloków:

• U góry: edytowalny tytuł, Wstecz, link do historii wykonania, przełącznik Aktywny / Nieaktywny.
• Pierwszy blok: wybrany wyzwalacz.
• Poniżej: kolejność kroków — działania, warunki, opóźnienia, cykle «Pętla ForEach».
• + Dodaj akcję otwiera pełny katalog (te same nazwy, które widzisz w menu edytora).

Każdy blok można modyfikować, powielać lub usuwać. Warunki i «Pętla ForEach» otwarte gałęzie: dodaj kroki w prawej gałęzi („tak” / „nie” dla warunków, „wewnątrz pętli” dla powtórzeń).

Podczas zapisywania Mokapen sprawdza obowiązkowe pola i zgłasza niebezpieczne cykle pomiędzy różnymi automatykami (np. przepływ A, który wyzwala B, który przywołuje A). W takim przypadku zapisywanie zostanie zablokowane i pojawi się lista zaangażowanych automatyzacji.

Dostępne akcje

Kliknięcie + Dodaj akcję otwiera katalog: każdy wpis ma tę samą nazwę, którą widzisz w Mokapen. Po dokonaniu wyboru należy wypełnić formularz (formularz referencyjny, pola do wypełnienia, odbiorca wiadomości...). Prawie każde pole akceptuje stały tekst lub zmienną z dedykowanego menu lub selektora.

Poniżej znajdziesz wszystkie aktualnie dostępne akcje , pogrupowane według typu. Nazwy wyróżnione pogrubioną czcionką pochodzą z katalogu.

Przed katalogiem przeczytaj sekcję Jak wypełniać okna modalne: objaśnia ona pola ID karty, pojedyncze wartości kontra wielokrotne wartości oraz filtry z operatorami (przydatne także dla Pobierz … i Warunek).

Jak wypełnić okna modalne akcji

Prawie każda akcja otwiera moduł z polami do wypełnienia. Niektóre pojawiają się zawsze, inne dopiero po dodaniu pola z listy. Oto, co musisz wiedzieć, aby nie popełnić błędu przy pierwszym zapisie.

Z jaką kartą pracować: pole ID

Dla Przeczytaj …, Edytuj …, Duplikuj …, Pobierz połączenia, Zaktualizuj listę kontrolną, Pobierz pozycje oferty / Pobierz pozycje zamówienia i podobne, musisz wskazać który rekord z CRM ma zostać użyty. Na górze modułu pojawi się pole z dokładną etykietą typu karty, na przykład ID Kontaktu, ID transakcji, ID zadania, ID Zgłoszenia — ta sama nazwa, którą widzisz otwierając zakładkę w CRM.

• Możesz wkleić stały numer ID (tylko do testów) lub w zdecydowanej większości przypadków wybrać zmienną z selektora (ikona obok pola lub klawisz «/»): na przykład identyfikator kontaktu utworzonego w poprzednim kroku, identyfikator szansy, która uruchomiła przepływ, identyfikator odczytany krokiem Przeczytaj Szansę.
• To pole akceptuje tylko jedną wartość — tylko jedną zmienną lub jeden identyfikator. Nie wprowadzaj wielu identyfikatorów oddzielonych przecinkami i nie wybieraj wielu identyfikatorów zmiennych w tym samym polu: Mokapen musi dokładnie znać kartę a, aby móc ją odczytać lub zmodyfikować.
• Jeżeli pole pozostaje puste lub zmienna nie zawiera prawidłowego identyfikatora, krok nie zostanie zapisany w historii wykonania z powodu błędu w polu obowiązkowym.

Pojedyncza wartość, wiele wartości i połączeń

Nie wszystkie pola zachowują się tak samo po zakończeniu akcji tworzenia lub edycji:

• Poszczególne pola — tytuł, menedżer, data, kwota, e-mail, telefon, etap rurociągu itp.: należy podać wartość (tekst stały lub zmienna). Jeśli zmienna jest listą (tablicą), Mokapen nie może jej użyć w polu, które akceptuje tylko jedną: wybierz „prostą” zmienną lub konkretne pole z poprzedniego kroku.
• Pola połączeń — pola, których nazwa zaczyna się od connected_ (np. połączone kontakty, połączona szansa, połączona firma): mogą zawierać wiele kart. Obok pola często pojawia się wybór Dodaj lub Zastąp: za pomocą Dodaj nowe połączenia są dodawane do tych już istniejących na karcie; za pomocą Zastąp bieżące połączenia zostaną usunięte i pozostaną tylko te, które wskażesz. Możesz je ocenić za pomocą jednego lub większej liczby identyfikatorów, wielu zmiennych lub wyniku Pobierz połączenia.
• Inne pola wielowartościowe — etykiety, interesariusze, niektóre listy: akceptuj wielokrotne wpisy; selektor zmiennej może pokazać «?» ikona na plakietce: najeżdżając na nią kursorem, możesz sprawdzić, czy zmienna jest zwykłym tekstem, datą, listą wielokrotną itp.

Tylko pola, które dodasz za pomocą Dodaj pole pojawiają się w akcjach Edytuj …: wypełnienie całego formularza nie jest obowiązkowe, wystarczy wskazać ID + pola, które chcesz zmienić.

Tworzenie nowej karty

Te akcje generują nowy rekord w Twojej organizacji, tak jakbyś utworzył go ręcznie z listy lub karty. Wypełnij tytuł, menedżera, linki i pola niestandardowe; możesz wstępnie wypełnić je zmiennymi z wyzwalacza lub poprzedniego kroku.

• Utwórz Zadanie — służy do otwarcia zadania (termin, osoba odpowiedzialna, priorytet, powiązania z klientem lub szansa). Typowe po leadzie lub w przypadku automatycznych dalszych działań.
• Utwórz Projekt — służy do rozpoczęcia projektu operacyjnego powiązanego z klientem lub procesem, który uruchomił przepływ.
• Utwórz Spotkanie — służy do wpisania zobowiązania do pamiętnika (zadzwoń, odwiedź, przejrzyj).
• Utwórz Rezerwację — służy do rejestracji miejsca, które można zarezerwować, powiązanego z Twoimi usługami lub zasobami.
• Utwórz Kontakt — służy do dodania osoby do książki adresowej (z formularza, arkusza zewnętrznego, poczty przychodzącej).
• Utwórz Firmę — służy do dodania firmy do rejestru, często w połączeniu z kontaktem utworzonym w tym samym procesie.
• Utwórz Szansę — używany do otwarcia negocjacji dotyczących rurociągu (powiązana ilość, faza, kontakt lub firma).
• Utwórz Ticket — służy do otwarcia zgłoszenia serwisowego powiązanego już z klientem.
• Utwórz Ofertę — służy do wygenerowania dokumentu handlowego z liniami, totali i danymi klienta.
• Utwórz Zamówienie — służy do odnotowania potwierdzonego zamówienia, często po wygranej okazji lub zaakceptowanej wycenie.
• Utwórz Produkt — służy do dodania wpisu do katalogu produktów.
• Utwórz Usługę — służy do dodania wpisu do katalogu usług.
• Utwórz Dokument — służy do przechowywania ustrukturyzowanego dokumentu w obszarze dokumentów organizacji.

Odczytaj karty

Te akcje ładują pojedynczą kartę już znajdującą się w CRM. W oknie modalnym najpierw wypełniasz pole ID … (np. ID Kontaktu) zmienną wskazującą właściwy rekord, a następnie zapisujesz. Pola odczytanej karty stają się zmiennymi dostępnymi w kolejnych krokach z nazwą kroku (np. tytuł i e-mail kontaktu odczytanego w kroku 3).

Są potrzebne, gdy wyzwalacz nie jest dla Ciebie wystarczający - na przykład musisz odczytać kwotę połączonej szansy, która nie uruchomiła przepływu - lub gdy musisz zaktualizować kartę inną niż startowa.

• Przeczytaj Kontakt — służy do pobierania imienia i nazwiska, adresu e-mail, telefonu, pól niestandardowych i innych danych osobowych kontaktu.
• Przeczytaj Firmę — służy do pobrania nazwy firmy, numeru VAT, adresu i pól firmy.
• Przeczytaj Zadanie — służy do odczytania tytułu, terminu, statusu, menadżera i pól zadania.
• Przeczytaj Projekt — służy do pobrania danych i statusu wskazanego projektu.
• Przeczytaj Spotkanie — służy do odczytu daty, godziny, uczestników i notatek ze spotkania.
• Przeczytaj Rezerwację — służy do pobierania danych o slotach, usługach i rezerwacjach.
• Przeczytaj Szansę — używany do odczytu kwoty, etapu rurociągu, prawdopodobieństwa, dat i pól handlowych.
• Przeczytaj Ticket — służy do pobierania priorytetu, statusu, opisu i przypisań zgłoszenia.
• Przeczytaj Ofertę — służy do odczytu nagłówka, totali i metadanych cytatu (nie linii: w tym przypadku użyj Pobierz pozycje oferty).
• Przeczytaj Zamówienie — służy do pobierania danych zlecenia (nagłówek; linie zarządzane są za pomocą Pobierz pozycje zamówienia).
• Przeczytaj Produkt — służy do odczytania ceny, kodu, opisu i pól produktu w katalogu.
• Przeczytaj Usługę — służy do pobierania danych usługi katalogowej.
• Przeczytaj Dokument — służy do odczytania tytułu, typu i pól archiwizowanego dokumentu.
• Odczytaj użytkownika lub zespół — służy do pobierania danych użytkownika lub zespołu w organizacji (imię i nazwisko, adres e-mail, rola...) w celu wykorzystania ich w wiadomościach e-mail lub zadaniach.

Modyfikacja karty

Te akcje aktualizują pola na istniejącej karcie. W oknie modalnym: (1) wskazuje ID … karty, która ma zostać zmodyfikowana; (2) dodaj za pomocą Dodaj pole tylko te pola, które chcesz zmienić; (3) dla każdego pola wprowadź stałą lub zmienną wartość. W przypadku połączeń i list wielowartościowych pamiętaj o Dodaj / Zastąp (patrz Jak wypełnić okna modalne).

• Edytuj Kontakt — służy do aktualizacji danych osobowych, tagów, pól niestandardowych lub menedżera kontaktów.
• Edytuj Firmę — służy do zmiany danych firmy, klasyfikacji lub pól firmy.
• Modyfikuj Zadanie — służy do przesuwania terminu, statusu, kierownika lub opisu zadania.
• Modyfikuj Projekt — służy do aktualizacji statusu projektu, dat lub pól.
• Modyfikuj spotkanie — służy do zmiany czasu, tytułu lub uczestników spotkania.
• Modyfikuj rezerwację — służy do aktualizacji danych dotyczących slotów lub rezerwacji.
• Modyfikuj Szansę — służy do przesuwania fazy, kwoty, prawdopodobieństwa lub innych pól handlowych.
• Modyfikuj Bilet — służy do zmiany statusu zgłoszenia, priorytetu, przypisania lub pól.
• Edytuj Ofertę — służy do aktualizacji nagłówka i pól oferty (linie pozycji mają dedykowane akcje).
• Edytuj Zamówienie — służy do aktualizacji nagłówka i pól zamówienia.
• Edytuj Produkt — służy do zmiany ceny, kodu lub atrybutów produktu.
• Edytuj Usługę — służy do aktualizacji danych usługi katalogowej.
• Modyfikuj Dokument — służy do zmiany tytułu, klasyfikacji lub pól dokumentu.

Duplikowanie karty

Te akcje tworzą kopię istniejącej karty. W oknie modalnym podajesz ID … rekordu źródłowego (identyfikator zmienny lub stały) oraz, w stosownych przypadkach, opcje powielania (lista kontrolna, załączniki, połączenia). Nowy duplikat karty z kolei odsłania nowy identyfikator, który można wykorzystać w kolejnych krokach.

• Duplikuj zadanie — służy do kopiowania zadania z zachowaniem wybranej struktury i połączeń.
• Duplikuj projekt — służy do replikacji projektu szablonowego dla nowego klienta lub cyklu.
• Duplikuj spotkanie — służy do tworzenia bliźniaczych spotkań z datą lub uczestnikami do dostosowania.
• Duplikuj rezerwację — służy do kopiowania typowej rezerwacji.
• Duplikuj kontakt — służy do utworzenia kontaktu pochodnego (wariant, oddział, dodatkowa osoba kontaktowa).
• Duplikuj firmę — służy do kopiowania wzorcowej firmy.
• Duplikuj szansę — służy do powielania negocjacji w sprawie odnowienia lub sprzedaży dodatkowej.
• Duplikuj ticket — służy do ponownego otwarcia podobnej sprawy, zaczynając od istniejącego zgłoszenia.
• Duplikuj produkt — służy do tworzenia wariantu produktu w katalogu.
• Duplikuj usługę — służy do kopiowania usługi modelowej.
• Duplikuj dokument — służy do replikacji dokumentu strukturalnego.

Katalog nie zawiera Duplikuj ofertę ani Duplikuj zamówienie: w przypadku dokumentów handlowych lepiej jest używać Utwórz Ofertę / Utwórz Zamówienie lub ręcznie zduplikuj z karty do CRM.

Pobieranie listy kart

Działania Pobierz zadania, Pobierz kontakty, Pobierz oferty i inne z tej samej rodziny nie wymagają ani jednego identyfikatora: poszukaj wielu zakładek w organizacji i zwróć listę. W modalu znajdziesz:

• Filtry (opcjonalne) — górna sekcja z tą samą logiką, co raporty i warunki CRM. Bez filtrów akcja może zwrócić wiele wierszy (aż do wewnętrznego limitu): zawsze zawężaj kryteria w produkcji.
• Przycisk dodania warunku: dla każdego wiersza wybierz field (z listy pól encji), operator (w zależności od typu pola — patrz Filtry i operator) oraz wartość (tekst, data, status, zmienna…).
• Pomiędzy jednym warunkiem a następnym wybierz E (AND — oba muszą być prawdziwe) lub O (LUB — tylko jeden musi być prawdziwy).

Co otrzymasz po wykonaniu

• results — tablica kart uwzględniających filtry; każdy element zawiera pola encji (ID, tytuł, menedżer, pola niestandardowe...).
• total — liczba znalezionych kart.

Aby działać w każdej linii listy, dodaj bezpośrednio po kroku Pętla ForEach i połącz zmienną results kroku Pobierz …. Wewnątrz pętli każda akcja „widzi” bieżącą kartę (kontakt, zadanie itp.) tak, jakby była wyzwalaczem.

• Pobierz zadania — lista przefiltrowanych zadań (np. termin na jutro, od działu sprzedaży, status «Otwarte»).
• Pobierz projekty — projekty spełniające wybrane kryteria.
• Pobierz kontakty — filtrowane kontakty (np. z etykietą «Newsletter», utworzone w ostatnim tygodniu).
• Pobierz firmy — firmy według branży, tagów lub innych filtrów.
• Pobierz oferty — transakcje według etapu, kwoty lub rurociągu.
• Pobierz spotkania — spotkania w zakresie lub o określonych cechach.
• Pobierz rezerwacje — filtrowane rezerwacje.
• Pobierz bilety — bilet według statusu, priorytetu lub przypisania.
• Pobierz produkty — kataloguj produkty pasujące do filtrów.
• Pobierz usługi — filtrowane usługi katalogowe.
• Pobierz dokumenty — dokumenty archiwizowane według zadanych kryteriów.
• Pobierz użytkowników — użytkownicy organizacji (np. w przypadku powiadomień zbiorczych).
• Pobierz użytkowników zespołu — członkowie konkretnego zespołu (filtruj według zespołu w warunkach).

Nie ma Pobierz oferty ani Pobierz zamówienia jako listy nagłówków dokumentów: w przypadku wierszy wyceny i zamówienia użyj działań opisanych w następnej sekcji.

Filtry i operatory (Pobierz listy i Warunek)

Operatory pojawiają się w rozwijanym menu obok każdego warunku w trzech kontekstach: Pobierz … akcji, Warunek kroków w przepływie i warunków na wyzwalaczu (…utworzony/…zmodyfikowany). Mokapen pokazuje tylko operatory zgodne z wybranym typem pola (tekst, liczba, data, lista, tak/nie). W przypadku wyzwalacza zmieniony, oprócz operatora, pole musi być faktycznie zmienione w tym zapisie — patrz Warunki na wyzwalaczu.

Pola tekstowe i ogólne

• Jest równe — pole pokrywa się dokładnie z wartością (np. kraj = «Włochy»).
• Nie jest równe — pole różni się od wskazanej wartości.
• Zawiera — tekst zawiera podciąg (np. e-mail zawiera «@company.it»).
• Nie zawiera — tekst nie zawiera podciągu.
• Zaczyna się od / Kończy się na — przydatne w przypadku przedrostków kodu lub sufiksów domen.
• Ma dowolną wartość — pole wypełnione (nie puste).
• Nie ma żadnej wartości — pole jest puste lub nieobecne.
• Jest jednym z / Nie jest jednym z — wartość należy (lub nie) do listy wybranych opcji.
• Jest równe każdemu / Nie jest równe każdemu, Zawiera każde / Nie zawiera każdego — dla pól, które mogą mieć wiele wartości: Sprawdza, czy wszystkie wskazane wartości są obecne (lub nieobecne).

Liczby i kwoty

• Jest równe, Nie jest równe — dokładne porównanie.
• Jest mniejsze niż, Jest mniejsze lub równe, Jest większe niż, Jest większe lub równe — typowe porównania kwot, ilości, wyniki.
• Jest między — zakres numeryczny (wartość minimalna i maksymalna).
• Poprawne są również Ma dowolną wartość, Nie ma żadnej wartości i operatory «jeden z» / «każdy» tam, gdzie ma to zastosowanie.

Daty i ostateczne terminy

• Jest równe, Jest przed, Jest po — porównanie z konkretną datą.
• Jest między / Nie jest między — zakres dat.
• Jest w ciągu X dni/godzin/minut/tygodni/miesięcy od teraz — okno dotyczące dnia dzisiejszego (np. wygaśnięcie w ciągu 7 dni).
• Jest więcej niż X dni/godzin/minut temu — zdarzenie, które miało miejsce co najmniej X jednostek czasu temu.
• Jest dokładnie za X dni/godzin — stała data odległości z dzisiaj.
• Jest w przeszłości / Jest w przyszłości — bez konieczności podawania stałej daty.

Lista, status, etykiety, połączenia (pola do wyboru)

• Jest jednym z / Nie jest jednym z — karta ma (lub nie) co najmniej jedną z wybranych wartości (etap rurociągu, priorytet biletu, znacznik…).
• Zawiera każde / Nie zawiera każdego — wszystkie wybrane wartości muszą być obecne (lub nieobecne) w polu wielowartościowym.

Zaawansowane operatory (historia modyfikacji)

Pojawiają się one przede wszystkim w wyzwalaczu Conditions na „zmodyfikowanej karcie” oraz, jeśli typ pola na to pozwala, także w filtrach Pobierz …. Służą do porównania wartości przed i po zmianie lub do sprawdzenia ostatnich aktualizacji:

• Kiedykolwiek było równe / Nigdy nie było równe, Kiedykolwiek było jednym z / Nigdy nie było jednym z — historia kursu w czasie.
• Zaktualizowane w ciągu ostatnich X dni / Nie zaktualizowane w ciągu ostatnich X dni — pole ostatnio się zmieniło (lub nie).
• Zmienione z X na Y — wartość zmieniła się z jednej określonej wartości na inną (przydatne przy wyzwalaczu modyfikacji szansy: «faza przeszła z „Propozycja” do „Wygrana”»).

Po wybraniu operatora w razie potrzeby otwórz wiersz wartości (ikona strzałki): w przypadku dat względnych wpisz tylko liczbę w polu „Ma dowolną wartość” / „Nie ma wartości” wartość nie jest wymagana.

Pozycje ofert i zamówień

Działania te działają na tabeli pozycji w ramach oferty lub zamówienia (produkty, ilości, ceny), a nie na nagłówku dokumentu. Dla Pobierz artykuły … i Edytuj artykuły … oznacza ID Oferty lub ID Zamówienia (zmienna wyzwalacza lub kroku Przeczytaj/Utwórz wycenę|zamówienie).

• Pobierz pozycje oferty — służy do odczytu wszystkich linii istniejącego oszacowania, do wykorzystania w «Pętla ForEach» lub do etapów modyfikacji.
• Pobierz pozycje zamówienia — służy do pobierania wierszy istniejącego zamówienia.
• Edytuj pozycje oferty — służy do aktualizacji wierszy na trzy sposoby: Zastąp wszystkie pozycje, Dodaj pozycje lub Aktualizuj tylko pasujące pozycje (z pasującymi kryteriami i polami do aktualizacji).
• Edytuj pozycje zamówienia — służy temu samemu celowi w liniach zamówienia, w ten sam sposób.

Są to zaawansowane akcje: wypróbuj je na wycenach i zleceniach testowych oraz sprawdź historię realizacji linia po linii.

Połącz i listę kontrolną

Pobierz połączenia

Pobiera powiązane karty z rekordu (kontakty, szanse, zadania, firmy… powiązane z tą samą encją), bez otwierania ich pojedynczo w CRM.

W oknie modalnym

1. Wybierz Typ — którą «centralną» kartę rozważasz (Kontakt, Szansa, Zadanie, Ticket…).
2. Wypełnij odpowiednie pole ID … (np. ID Kontaktu) zmienną: zwykle identyfikator wyzwalacza lub kroku Przeczytaj … / Utwórz ….
3. Zapisz akcję.

Co otrzymujesz — zmienne dla każdego typu połączenia, na przykład pełną listę connected_contacts, powiązane ID (connected_contacts.contact_id), tytuły (connected_contacts.title) i ten sam schemat dla szans, firm, zadań itd. Są to zmienne wielowartościowe: użyj ich w kroku Pętla ForEach na identyfikatorach lub w polach połączeń Edytuj … / Utwórz … z trybem Dodaj.

Zaktualizuj listę kontrolną

Edytuj listę kontrolną karty (wprowadzanie klientów, kontrola jakości projektu, zamykanie zgłoszeń), zaznaczając istniejące pozycje lub dodając nowe, bez otwierania karty.

W oknie modalnym

1. Typ — encja z checklistą (Zadanie, Szansa, Ticket, Kontakt…; pojawiają się tylko typy obsługujące checklistę w Mokapen).
2. ID … — zmienna lub identyfikator karty do aktualizacji.
3. Dodaj / Zastąp — Dodaj zachowuje istniejące pozycje i dołącza te zdefiniowane poniżej; Zastąp usuwa całą bieżącą checklistę i wstawia tylko listę wypełnioną w oknie modalnym.
4. Checklist — jedna lub więcej pozycji: zaznacz Zrobione, aby oznaczyć ukończenie, wpisz tytuł (także ze zmiennymi, np. «Zweryfikuj {$contact.name}»), dodawaj pozycje dedykowanym przyciskiem, zmieniaj kolejność przeciągając.

Wiersze z pustymi tytułami są ignorowane. Po wykonaniu sprawdź zakładkę kroków lub historię, aby sprawdzić, czy wpisy zostały zastosowane.

Komunikacja

Wyślij Email

Wyślij prawdziwego e-maila ze strumienia. Wysyłanie zawsze odbywa się z konta SMTP połączonego z Mokapen — a nie z adresu „ogólnego” bez konfiguracji.

W oknie modalnym

• From — wybierz z listy adres SMTP już skonfigurowany w organizacji Email Integrations (konta połączone przez Właściciela Automatyzacji lub użytkowników za zgodą). Alternatywnie możesz podać adres lub zmienną (np. e-mail Właściciel): Mokapen użyje integracji SMTP powiązanej z tym adresem po po rozwiązaniu zmiennych. Jeśli żadne konto SMTP nie pasuje, krok kończy się niepowodzeniem — pod polem From pojawia się żółte ostrzeżenie.
• Jeśli jesteś Współpracownik, a nie Właściciel, Właściciel musi mieć podłączony adres e-mail wysyłający; w przeciwnym razie wysyłanie nie rozpocznie się.
• A (obowiązkowe), CC, CCO — jeden lub więcej adresów, w razie potrzeby oddzielonych przecinkami, lub zmienne (adres kontaktowy, menedżer zgłoszeń itp.).
• Subject i Message — dowolny tekst ze zmiennymi; treść korzysta z pełnego edytora (również HTML).

Odbiorca otrzymuje wiadomość e-mail od wybranego nadawcy SMTP. Sprawdź spam i reputację domeny, jeśli e-maile nie dotrą; historia wykonania wskazuje, czy krok został ukończony, czy odrzucony.

Wyślij SMS

Wyślij krótką wiadomość SMS poprzez integrację LinkMobility (bramka SMS Mokapen).

W oknie modalnym

• Konto SMS — wybierz jedno z kont SMS podłączonych do właściciela Automatyzacji (alias nadawcy skonfigurowany w Integracje → SMS). Jeśli lista jest pusta, najpierw połącz numer/alias ze strony integracji.
• Ponownie, jeśli edytujesz przepływ jako Współpracownik, właściciel musi mieć włączoną integrację z SMS-em.
• Template (opcjonalnie) — wybierz szablon SMS organizacji, aby wstępnie wypełnić tekst; możesz go później edytować. Elementy zastępcze szablonów nie są automatycznie zastępowane danymi kontaktowymi: użyj w wiadomości zmiennych automatyzacji.
• Telefon — numer odbiorcy (zalecany format międzynarodowy) lub zmienna (np. telefon kontaktowy).
• Message — SMS ze zmiennymi; przestrzega ograniczeń długości dostawcy.

Sprawdź saldo SMS-ów i numer nadawcy w Integracjach. Test przepływu wysyła prawdziwy SMS.

WhatsApp — w module Automatyzacje dzisiaj dostępne są tylko Wyślij Email i Wyślij SMS. WhatsApp (WABA) może być użyte w rozmowach CRM i poprzez powiązane integracje, ale nie pojawia się jako akcja w katalogu automatyki. W przypadku automatycznych wiadomości WhatsApp rozważ integrację zewnętrzną lub ręczny przepływ ze skrzynki odbiorczej.

Sterowanie przepływem

• Opóźnienie — służy do wstrzymania przepływu na minuty, godziny lub dni przed kolejnym krokiem (przypomnienia, oczekiwanie pomiędzy dwiema akcjami).
• Warunek — służy do utworzenia skrzyżowania: jeśli reguła dotycząca pól lub zmiennych jest spełniona, Mokapen następuje po gałęzi „tak”, w przeciwnym razie po gałęzi „nie”.
• Pętla ForEach — służy do powtórzenia kroków w gałęzi wewnętrznej dla każdego elementu listy (zazwyczaj wyjście Pobierz kontakty, Pobierz zadania lub wiersze odczytywane z zewnętrznego arkusza).

Odczyt z formularzy i źródeł zewnętrznych

Akcje te odczytują dane out z pojedynczej karty wyzwalającej lub integrują listy z plików i formularzy. Richiedono integrazioni attive dove indicato (vedi Akcje powiązane z integracjimi).

Przeczytaj Formularz

Akcja obecna w katalogu, pozwalająca poznać strukturę pól formularza organizacyjnego (te same pola zdefiniowane w konstruktorze formularza). W praktyce, gdy odwiedzający wypełnia formularz, przesłane wartości są już dostępne jako zmienne, jeśli użyjesz wyzwalacza Formularz kontaktowy odebrany (kod formularza + podgląd pola w wyzwalaczu). Użyj Przeczytaj Formularz, jeśli w bardziej złożonym przepływie musisz zmapować nazwy techniczne pól formularza na kontakt, szansę lub zadanie utworzone w poniższych krokach. Kod formularza to slug widoczny w konfiguracji strony/formularza organizacji.

Przeczytaj Google Arkusz

Importuj wiersze z arkusza Google dostępnego poprzez adres URL.

• Najpierw połącz konto Google z Integrations, jeśli arkusz jest prywatny lub wymaga uwierzytelnienia.
• W oknie modalnym wklej URL arkusza w formacie umożliwiającym eksport (np. link kończący się na export?format=csv dla publicznego lub współdzielonego CSV).
• Wyjdź z pola URL i poczekaj na komunikat Plik wczytany: Mokapen pobierz plik, wykryj kolumny (CSV, JSON lub Excel) i pokaż podgląd w zakładce wyników.
• Output — zmienne results (tablica wierszy, po jednym na każdy wiersz arkusza) i total (liczba). Każda kolumna staje się dostępnym polem w obrębie Pętla ForEach (np. mapa kolumn «E-mail» na Utwórz Kontakt → e-mail).

Przeczytaj Excel online

Taki sam interfejs jak Przeczytaj Google Sheet, przeznaczony dla plików Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, bezpośredni link do .xlsx/.xls).

• Połącz Microsoft Office 365 w Integracjach, jeśli plik wymaga logowania Microsoft.
• Wklej adres URL pliku lub link do udostępniania i poczekaj na załadowanie.
• Użyj results + Pętla ForEach, aby zsynchronizować wiersze z kontaktami, produktami lub szansami w CRM.

Przeczytaj z URL

Ogólny odczyt z adresu internetowego: CSV, JSON, Excel online lub API zwracające dane tabelaryczne.

• Wpisz pełny adres URL (https://…). Format to wykrywany automatycznie.
• Jeśli adres URL jest nieosiągalny, chroniony lub zwraca błąd, pojawia się czerwone ostrzeżenie i wykonanie kroku nie powiedzie się.
• Po załadowaniu wykryte kolumny są dostępne jako zmienne krokowe; połącz z Pętla ForEach w celu masowego importu lub aktualizacji z systemów zewnętrznych.

Dla wszystkich trzech akcji URL: Zapisz akcję dopiero po pomyślnym przesłaniu do edycji, aby kolumny pozostały zapisane. Jeśli zmienisz adresy URL, załaduj ponownie i sprawdź podgląd przed aktywacją strumienia.

Warunki, opóźnienia i «Pętla ForEach»

Dogłębna analiza trzech kroków, które nie tworzą kart, ale orientują przepływ:

Akcja Warunek tworzy skrzyżowanie Tak / Nie. Dodaj jedną lub więcej reguł z tym samym interfejsem opisanym w Filtry i operatory: pole (lub zmienna), operator, wartość, łącza AND/OR. Przykłady: «kwota szansy jest większa niż 10 000», «e-mail kontaktowy ma dowolną wartość», «faza przeszła od propozycji do wygranej» (operator Zmienione z X na Y na wyzwalaczu edycji). Unikaj zbyt wielu zagnieżdżonych skrzyżowań – w historii trudno jest zrozumieć, jaką drogę obrała dana sprawa.

Akcja Opóźnienie służy do wstrzymania przepływu przed kolejnym krokiem. W połączeniu ze zmiennymi datami umożliwia przypomnienia („trzy dni po terminie”); w planowanych przepływach po prostu rozłóż dwa kolejne działania.

Akcja Pętla ForEach służy do masowego przetwarzania listy: połącz wyjście Pobierz kontakty, Pobierz zadania lub wiersze z arkusza zewnętrznego; wewnątrz pętli każdy krok widzi bieżący element. Zaprojektuj i przetestuj najpierw na kilku rekordach, a następnie rozwijaj.

Zmienne

Zmienne pozwalają uniknąć przepisywania danych już istniejących w CRM lub w strumieniu. W edytorze wybory z menu lub selektor ikon — nie ma potrzeby zapamiętywania specjalnej składni.

Zawsze dostępny

• Dane organizacji (nazwa, ustawienia ujawnione przez system).
• Właściciel dane automatyki (imię i nazwisko, e-mail...).
• Data i bieżąca data i godzina w momencie wykonania, również z przesunięciem (np. «dzisiaj + 7 dni», jeśli podano).

Od wyzwalacza — zależy od wybranego wyzwalacza: pola przesłanego formularza, wartości karty, która uruchomiła przepływ, informacja o przychodzącej wiadomości e-mail.

Z poprzednich kroków — każda wykonana akcja udostępnia wyniki kolejnym krokom: identyfikator (ID …) utworzonej karty, pola odczytanego kontaktu, lista resultsPobierz oferty, kolumny arkusza, pojedynczy rząd wewnątrz Pętla ForEach. W selektorze zmiennych kroki są uporządkowane: wybierz właściwy krok, a następnie pole.

Typy zmiennych — obok identyfikatorów znak «?» ikona wskazuje typ: zwykły tekst, data, liczba, lista wielokrotna, użytkownik itp. Przestrzegaj typu pola docelowego: nie umieszczaj zmiennej «listy» w polu ID Kontaktu (pojedyncza wartość) ani wolnego tekstu, gdzie Mokapen oczekuje identyfikatora numerycznego.

Praktyczna wskazówka: po podłączeniu zmiennych uruchom test i otwórz historię kroków: przed włączeniem automatyki w tryb Aktywny sprawdź, czy pojawiają się oczekiwane wartości.

Akcje powiązane z integracjami

Niektóre akcje działają tylko wtedy, gdy odpowiednia integracja jest aktywna w Integrations i, w przypadku e-maili/SMS-ów, jeśli Właściciel automatyzacji połączył właściwe konto:

• Konto Wyślij Email — SMTP konto (Gmail, Outlook, SMTP niestandardowe…) powiązane z adresem wybranym w polu From. Bez prawidłowej integracji poczty e-mail ten krok kończy się niepowodzeniem.
• Wyślij SMS — integracja LinkMobility / SMS z aliasem nadawcy na Właścicielu; wystarczające kredyty.
• Przeczytaj Google Arkusz — konto Google dla arkuszy prywatnych; Popraw adres URL eksportu lub udostępnienia.
• Przeczytaj Excel online — Microsoft 365 konto dla chronionych plików OneDrive/SharePoint.
• Przeczytaj z URL — brak obowiązkowej integracji, jeśli adres jest publiczny; sprawdź, czy serwer zewnętrzny odpowiada i akceptuje żądanie.

Jeśli połączenie wygaśnie, krok nie zostanie zapisany w historii: podłącz ponownie aplikację z Integracji i powtórz test. W przypadku arkuszy i adresów URL mapuj kolumny oraz pola kontaktu lub szansy w «Pętla ForEach», tak jak w przypadku wyrównywania prowadzonego ręcznie.

Test przepływu

W edytorze przycisk testu automatycznego: rozpoczęcie uruchomienia testowego.

Uwaga: testowanie wykorzystuje ten sam mechanizm, co produkcja. E-maile, SMS-y, tworzenie i modyfikacje danych są naprawdę stosowane. Eksperymentuj na kartach organizacyjnych lub testowych, gdy przepływ jest inwazyjny.

Zachowanie:

• Wyzwalacz zdarzenia — jeśli przebieg istnieje już w historii, możesz ponownie wykorzystać dane z tego startu; w przeciwnym razie Mokapen używa ustawień zapisanych na spuście.
• Zaplanowany wyzwalacz — symuluje natychmiastowe uruchomienie z zapisanymi ustawieniami, bez czekania na zaplanowany czas.

Po umieszczeniu w kolejce otwórz historię wykonywania wykonań i postępuj zgodnie z każdym krokiem. Napraw uprawnienia, brakujące zmienne lub wygasłe integracje do czasu zakończenia wykonywania.

Logi wykonania

Każde uruchomienie — automatyczne, zaplanowane lub testowe — generuje wpis w historii, dostępnej z zakładki przepływu lub z edytora. Dla każdego wykonania zobacz:

• Czas rozpoczęcia i wynik (w toku, zakończone, błąd).
• Szczegóły start — jakie dane otrzymał wyzwalacz.
• Szczegóły każdego kroku — co weszło, co wyszło, komunikaty o błędach, jeśli występują.

Przepływy uruchomione w ostatnich 28 dniach również pojawia się na karcie. Starsze przebiegi są automatycznie usuwane: jeśli potrzebujesz archiwum na dłużej niż miesiąc, zanotuj lub wyeksportuj krytyczne przypadki gdzie indziej.

Typowe problemy

• Nigdy się nie uruchamia — Status Aktywny? Wyzwalacz skonfigurowany? Przy «… zmodyfikowany» warunek wymaga zmiany wskazanego Zmienione pole w tym zapisie i aby nowa wartość szanowała operatora (nie wystarczy, że karta już ma tę wartość). Powtórz zapis, który faktycznie zmienia to pole (np. przesuwa etap potoku).
• Krok błędu uprawnień — Właściciel automatyzacji nie może wykonać tej operacji. Zmień Właściciel lub dostosuj rolę użytkownika.
• Pusta zmienna — Poprzedni krok nie przyniósł oczekiwanych danych, pole ID … nie wskazuje na ważną kartę lub przepływ przyjął gałąź warunku „nie”. Sprawdź historię kroku przed nieudanym.
• Zapis zablokowany dla cyklu — Dwie automatyzacje uruchamiają się wzajemnie. Usuń krok wywołujący inną automatyzację lub przeprojektuj proces.
• E-mail lub SMS nie dociera — Spam, kredyty SMS, nadawca organizacji, odbiorca w zmiennych. Historia wskazuje, czy krok został ukończony, czy odrzucony przez dostawcę.
• Integracja zewnętrzna nie powiodła się — Konto wygasło, zmieniono nazwę arkusza, adres nieosiągalny. Połącz się ponownie z integracją i zaktualizuj krok.
• Zbyt wiele wykonań — Wyzwalacz «… zmodyfikowany» bez warunków: każde zapisanie rozpoczyna przepływ od nowa. Dodaj warunki na wyzwalaczu (zmodyfikowane pole + wartość) lub przesuń filtry w kroku Warunek.

Jeśli historia nie wystarczy, Duplikuj automatyzację, przetestuj na danych nieprodukcyjnych i używaj testu, aż będzie czysty.

Automatyzacje z formularzy (uproszczona ścieżka)

Istnieje oddzielna ścieżka od pełnego modułu Automatyzacji: w planach zawierających «Automatyzacje z formularzy», w kreatorze formularzy możesz łączyć natychmiastowe akcje — utwórz kontakt, szansę, zadanie, zgłoszenie — bez otwierania edytora przepływu.

Sprawdza się przy landing page i formularzy liniowych. Jeśli potrzebujesz warunków, opóźnień, cykli na listach lub odczytu z arkusza Google, przejdź do modułu Automatyzacje z wyzwalaczem «Formularz kontaktowy odebrany» i zbuduj tam kompletny przepływ.

Zalecane procesy

• Najpierw zaplanuj — Na papierze: co go wyróżnia, jakie skrzyżowania, jakie karty lub wiadomości tworzy. Wybierz właściciela z wystarczającymi uprawnieniami.
• Buduj jako Nieaktywny — Ukończ wyzwalacze i kroki, połącz zmienne, nie aktywuj teraz.
• Przetestuj prawdziwy przypadek — Wykonanie testu i historia krok po kroku na kontrolowanych danych.
• Aktywuj i monitoruj — Przełącz na Aktywny; w ciągu pierwszych kilku dni sprawdź historię i wygenerowane karty.
• Aktualizuj po zmianach CRM — Nowy potok, zmodyfikowana forma, ponownie połączona integracja: ponownie otwórz przepływ i dostosuj filtry i zmienne. Duplikuj przed poważnymi zmianami.
• Jasny tytuł i współpracownicy — Np. «Lead ze strony → szanse inbound» i zespół handlowy wśród współpracowników: kto wejdzie później, natychmiast zrozumie cel.

Automatyzacje — razem z Połączeniami, checklistą i Integracjami — sprawiają, że Mokapen nie tylko rejestruje to, co się dzieje, ale ułatwia to, co ma się wydarzyć: zawsze z historią, uprawnieniami i testem, zanim powierzysz mu powtarzalną pracę.