Panduan Mokapen

Otomatisasi

Otomatisasi menghubungkan a peristiwa pemicu (sesuatu yang terjadi di CRM, pengiriman formulir, email masuk, atau waktu yang dijadwalkan) ke urutan tangga yang dijalankan Mokapen atas nama Anda: membuat tugas, memperbarui kesepakatan, mengirim email, membaca baris dari Google Sheet, ulangi operasi yang sama pada lusinan kontak. Anda mengonfigurasi alirannya satu kali, mengaktifkannya, dan sistem mengulanginya setiap kali kondisi terpenuhi.

Modul lengkap disertakan dalam Premium Besar rencana. Anda menemukannya dari menu pengguna (ikon profil di kanan atas) → Otomatisasi: daftar alur, editor visual, dan riwayat eksekusi.

Ringkasan

Setiap otomatisasi memiliki tiga elemen utama:

• Pemicu (mulai) — mendefinisikan Kapan aliran dimulai: mis. "formulir kontak diterima", "kesepakatan diubah", "setiap hari Senin pukul 9:00".
• Langkah-langkah aliran — tindakan secara berurutan: membuat atau mengedit catatan, mengirim pesan, menunggu, memeriksa kondisi, mengulangi daftar.
• Pengaturan umum - judul, Pemilik, Kolaborator, Aktif atau Tidak aktif status (label yang sama dengan yang Anda lihat di tabel).

Saat pemicu diaktifkan, Mokapen mengantri proses dan memprosesnya di latar belakang. Setiap awal meninggalkan a sejarah yang dapat dicari, selangkah demi selangkah, sehingga Anda dapat melihat apa yang berhasil dan di mana harus memperbaikinya. Otomatisasi tidak menggantikan penilaian manusia pada kasus-kasus kompleks: otomatisasi menghilangkan pekerjaan yang berulang-ulang dan menjaga proses yang Anda putuskan tetap selaras.

Konsep dasar

Sebelum membangun alur, ada baiknya Anda memahami istilah-istilah yang Anda temukan di editor:

• Otomatisasi / aliran — keseluruhan proses, dari blok awal di atas hingga tindakan terakhir.
• Memblokir — setiap kotak di editor: mulai, tindakan, kondisi, penundaan, atau "ForEach Loop".
• Cabang — dalam suatu kondisi atau perulangan, langkah-langkah dapat berada pada jalur yang berbeda (misalnya "jika kondisi terpenuhi" / "sebaliknya").
• Variabel — sepotong data yang diambil dengan cepat: bidang dari formulir yang baru saja dikirimkan, nama kontak yang memicu alur, email Pemilik otomatisasi, hasil dari langkah sebelumnya. Menghindari mengetik ulang informasi yang sudah ada di CRM.
• Pemilik (kolom daftar) — pengguna yang menjalankan alur Mokapen: izin, pengiriman email/SMS, dan pembuatan catatan bergantung pada mereka. Hal ini berbeda dengan pemilik satu tugas yang Anda buat dalam satu langkah: dalam alur Anda dapat mengatur keduanya, namun Pemilik otomatisasi harus memiliki hak yang diperlukan untuk semua hal yang harus dilakukan alur.
• Kolaborator — pengguna atau tim lain yang dapat melihat dan mengedit otomatisasi selain Pemilik; administrator organisasi selalu melihat segalanya.

Peran dalam CRM

Otomatisasi menghubungkan area CRM yang seharusnya tetap terpisah:

• Pemasaran dan prospek — formulir situs → kontak dan kesepakatan baru → tugas kualifikasi → email ke perwakilan penjualan (Kontak, Penawaran).
• Operasi — kesepakatan dimenangkan → tugas orientasi → item daftar periksa diperiksa (Tugas, Daftar periksa).
• Mendukung — tiket dibuka atau email masuk → tugas, tag, tugas internal (Tiket).
• Integrasi — membaca secara berkala dari Google Sheet, Excel online, atau halaman web untuk menyelaraskan direktori (Integrasi).
• Dokumen komersial — memperbarui penawaran atau item baris pesanan dari daftar (Kutipan, Pesanan).

Saat sebuah langkah membuat tugas, kontak, atau tiket, tautkan Koneksi Dan Tag seperti yang Anda lakukan secara manual: rekaman yang dihasilkan tetap dapat dinavigasi dari seluruh ruang kerja.

Kasus penggunaan

• Prospek situs web — "Formulir kontak diterima" → Buat Kontak + Buat Kesepakatan di saluran masuk → Buat Tugas "Kontak pertama dalam 24 jam" → Kirim Email ke perwakilan penjualan yang bertugas.
• Tindak lanjut penjualan — "Transaksi Dimodifikasi" hanya ketika tahapannya berubah → Buat tugas tindak lanjut dengan tanggal jatuh tempo yang berasal dari perkiraan tanggal penutupan kesepakatan.
• Mendukung SLA — "Tiket Dibuat" → Ketentuan pada prioritas → jika tinggi, Kirim SMS ke narahubung dan Buat tugas internal tertaut.
• Ringkasan mingguan — pemicu terjadwal setiap hari Senin → Dapatkan tugas (dengan filter) → Kirim ringkasan Email ke Kolaborator alur.
• Penyelarasan direktori — pemicu terjadwal setiap malam → Baca Google Sheet → ForEach Loop di setiap baris → Buat atau Edit Kontak / Perusahaan.
• Email masuk — pesan ke alamat khusus → simpan pengirim → Buat tiket yang ditautkan ke pelanggan.

Otomatiskan hanya proses dengan aturan yang jelas. Jika setiap kasus memerlukan penilaian manusia, batasi diri Anda untuk mempersiapkan tugas yang tepat dengan judul, tanggal jatuh tempo, dan link sudah diisi.

Akses dan izin

Rencana — Diperlukan Premium Besar; tanpa rencana yang sesuai, item menu Otomatisasi tetap dinonaktifkan.

Siapa yang dapat membuat yang baru — hanya itu Pemilik Organisasi (peran dijelaskan dalam Panduan peran) dapat memulai pembuatan: pilih pemicu dan simpan aliran pertama. Pengguna resmi lainnya dapat membuka, mengedit, atau menduplikasi otomatisasi yang ada jika mereka adalah Pemilik atau Kolaborator alur tersebut, atau jika mereka adalah administrator organisasi.

Siapa yang melihat apa yang ada dalam daftar — administrator melihat semua otomatisasi organisasi; pengguna lain hanya melihat mereka yang merupakan Pemilik, Kolaborator, atau anggota tim yang terdaftar di antara Kolaborator.

Siapa yang "menjalankan" arus — Mokapen menjalankan langkah-langkah dengan izin dari Pemilik diatur pada otomatisasi (kolom tabel). Jika orang tersebut tidak dapat membuat kesepakatan, mengirim email atas nama organisasi, atau mengedit tiket, langkah terkait akan mengalami kesalahan: tetapkan pengguna yang telah memiliki hak yang diperlukan sebagai Pemilik, atau minta untuk menyesuaikan peran (juga dalam panduan Peran).

Halaman daftar

Di dalam Otomatisasi → Otomatisasi Saya Anda menemukan tabel arus yang dapat Anda akses:

• Otomatisasi — judul dan subjudul dengan jenis pemicu.
• Jenis — Acara atau Dijadwalkan.
• Pemilik Dan Kolaborator — siapa yang mengatur arus.
• Status — Aktif atau Tidak Aktif.
• Diperbarui pada — perubahan terakhir pada aliran.

Di bilah sisi: + Buat Otomatisasi (Khusus Pemilik Organisasi) dan tautan ke daftar. Dengan memilih beberapa baris, Anda dapat mengubah secara massal Pemilik, Kolaborator, dan status, menduplikasi, atau menghapus (penghapusan massal dilakukan untuk profil dengan izin edit lanjutan). Klik judul untuk membuka kartu alur; dari sana Anda masuk ke editor atau riwayat eksekusi.

Pemicu: gambaran umum

Pemicunya selalu blok pertama aliran. Pilih jenisnya berdasarkan Kapan prosesnya harus dimulai:

• Peristiwa — sesuatu terjadi di CRM atau di saluran yang terhubung (formulir, catatan diubah, email diterima…).
• Dijadwalkan — Mokapen memulai aliran pada interval tetap atau pada tanggal/waktu tertentu, tanpa tindakan pengguna.

Saat pertama kali dibuat, otomatisasi adalah Tidak aktif: Anda dapat menyelesaikan semua langkah dengan tenang dan mengaktifkannya hanya jika sudah siap. Setiap pemicu menyediakan variabel (bidang formulir, data dari catatan yang terlibat, dll.) untuk digunakan dalam langkah selanjutnya.

Pemicu peristiwa

Mereka mulai ketika sesuatu yang konkret terjadi. Yang paling banyak digunakan:

• Formulir kontak diterima — seseorang mengisi formulir Mokapen yang terhubung dengan organisasi Anda.
• Catatan dibuat atau diubah — tugas, proyek, janji temu, pemesanan, kontak, perusahaan, kesepakatan, tiket, penawaran harga, pesanan, produk, layanan, dokumen (entri persisnya muncul di layar "Pilih Pemicu" dengan judul seperti "Tugas Dibuat", "Kontak Dimodifikasi", "Kesepakatan Dibuat"…).
• Email masuk — pesan diterima pada alamat khusus yang dikonfigurasi dalam organisasi.

Pada pemicu "dimodifikasi" dan "dibuat" Anda dapat menambahkan kondisi pemicu di panel konfigurasi: ini bukan alurnya Kondisi langkah, tetapi filter yang memutuskan apakah otomatisasi sebenarnya dimulai ketika peristiwa itu terjadi. Logika penuh — terutama perbedaan antara "bidang yang diubah" dan "nilai saat ini" — sudah masuk Kondisi pemicu.

Pemicu ini mengembalikan data dari rekaman atau formulir yang terlibat — judul, pemilik, bidang khusus — ideal untuk mengisi email dan tugas yang dibuat secara otomatis.

Pemicu terjadwal

Mereka tidak menunggu tindakan pengguna; mereka mengikuti kalender:

• Jadwal tetap — mulai dari tanggal/waktu dan pengulangan yang teratur (setiap jam, setiap hari, setiap minggu, setiap bulan, setiap tahun, atau sekali jalan pada tanggal tertentu).
• Jadwal kalender — dijalankan pada hari atau waktu kalender tertentu (misalnya setiap hari Senin pukul 8:00, pada tanggal 2 setiap bulannya).

Mokapen menggunakan zona waktu organisasi. Tidak ada catatan "pemicuan": alur dimulai dengan pengaturan yang disimpan di pemicu. Dalam pengujiannya, Mokapen melakukan simulasi yang dimulai segera, tanpa menunggu waktu sebenarnya.

Contoh: pengingat bulanan kepada tim, pemeriksaan tanggal jatuh tempo setiap malam, sinkronisasi berkala dengan lembar eksternal, dikombinasikan dengan filter Dapatkan tugas atau Dapatkan penawaran.

Mengonfigurasi pemicu

Di editor, klik blok awal di bagian atas untuk membuka panel konfigurasi:

1. Pilih formulir, jenis rekaman, atau alamat email masuk (bergantung pada pemicu yang dipilih).
2. Untuk Formulir kontak diterima, tentukan kode formulir (siput) dari bentuk yang benar: alur dimulai hanya untuk penyerahan formulir itu.
3. Untuk Email masuk, pilih alamat khusus yang dikonfigurasi di organisasi.
4. Untuk … dibuat atau … dimodifikasi pemicu, secara opsional tambahkan kondisi dijelaskan di bagian berikutnya.
5. Untuk pemicu terjadwal, atur frekuensi, hari, waktu, dan pengulangan.
6. Simpan otomatisasi: pengaturan tetap disimpan meskipun statusnya Tidak Aktif.

Pemicu menentukan entri mana yang muncul di pemilih variabel pada langkah selanjutnya. Jika Anda mengubah tipe awal pada aliran yang sudah dibangun, periksa apakah variabel yang digunakan masih masuk akal.

Kondisi pemicu

Pada … dibuat Dan … dimodifikasi pemicu (kontak, kesepakatan, tugas, tiket, dll.) panel awal menyertakan bagian ketentuan dengan filter dan antarmuka operator yang sama seperti yang dijelaskan dalam Filter dan operator. Namun di sini aturan berlaku sebelum setiap langkah aliran dimulai: jika tidak terpenuhi, otomatisasi akan berjalan tidak mengantri (tidak ada riwayat eksekusi yang muncul untuk peristiwa itu).

Kondisi pemicu vs Langkah kondisi dalam aliran

• Di pelatuknya — filter entri: "ini harus terjadi" agar Mokapen dapat memulai alirannya.
• Langkah kondisi — Ya / Tidak garpu setelah alurnya sudah dimulai: berguna untuk percabangan (misalnya jumlah besar → email ke direktur, jika tidak, hanya tugas internal).

Tidak ada ketentuan yang ditetapkan

• … dimodifikasi — alirannya dimulai setiap penyelamatan dari rekaman, meskipun Anda hanya mengubah satu catatan atau kolom kecil. Untuk menghindari terlalu banyak proses, selalu filter.
• … dibuat — alirannya dimulai setiap rekor baru dari jenis itu.

Pemicu "… dimodifikasi" — cara kerja kondisi (penting)

Mokapen membandingkan keadaan rekor tersebut sebelum Dan setelah penyimpanan yang menghasilkan acara tersebut. Untuk setiap kondisi yang Anda tetapkan, dua pemeriksaan dijalankan secara berurutan:

1. Bidang yang dipilih harus telah diubah dalam penyimpanan itu — nilai "sebelum" dan "sesudah" harus berbeda. Jika Anda menyimpan catatan mengubah sesuatu yang lain (misalnya Anda hanya memperbarui deskripsi) tetapi lakukan bukan sentuh bidang kondisi, pemicunya tidak menyala, meskipun bidang tersebut sudah memiliki nilai yang Anda pedulikan.
2. Nilai baru (yang satu setelah perubahan) harus memenuhi operator dan nilai yang Anda tentukan — mis. tahap pipa Apakah salah satu dari "Menang", jumlah Lebih besar dari 10.000, email Memiliki nilai apa pun.

Di antarmuka, kolom pertama dipanggil Bidang yang dimodifikasi (bukan hanya "Field"): ini mengingatkan Anda bahwa Mokapen melihat perubahan nyata pada field tersebut, bukan keadaan umum dari record.

Contoh praktis — Kesepakatan Dimodifikasi

• Kondisi: Bidang yang dimodifikasi = Tahap saluran pipa, operator Apakah salah satu dari, nilai = Won. Pengguna memindahkan tahapan dari "Proposal" ke "Menang" dan menyimpan → kebakaran. Berpindah dari "Kalah" ke "Menang" → kebakaran. Hanya mengubah jumlah yang meninggalkan tahap seperti semula → tidak menyala. Panggung sudah "Menang" dan disimpan tanpa mengubahnya → tidak menyala.
• Kondisi: Panggung Apakah salah satu dari "Won" DAN Jumlah Lebih besar dari 50.000 — kedua bidang tersebut pasti ada dimodifikasi dalam penyimpanan yang sama dan nilai-nilai baru harus memenuhi aturan. Jika Anda hanya mengubah tahapannya, kondisi kedua gagal.
• Dua kondisi terkait dengan ATAU (ATAU): saja satu aturan harus dipenuhi (bidang diubah + nilai baru oke) agar pemicu dapat diaktifkan.

Operator dan riwayat "Berubah dari X ke Y".

Pada pemicu yang dimodifikasi, Anda dapat menggunakan operator tingkat lanjut seperti Berubah dari X ke Y (dan lainnya yang terkait dengan riwayat perubahan): gunakan saat Anda peduli dengan hal yang eksplisit transisi (misalnya, panggung berubah dari "Proposal" menjadi "Menang"), bukan hanya "panggung sekarang Dimenangkan". Untuk daftar operator lengkap lihat Filter dan operator.

Pemicu "… dibuat" — kondisi berbeda

Di sini Mokapen melakukannya bukan bandingkan sebelum/sesudah: catatan baru saja dibuat. Kondisi periksa nilai yang digunakan untuk membuat rekaman:

• Contoh: Tiket Dibuat + prioritas Apakah salah satu dari "Tinggi" → diaktifkan hanya jika tiket baru sudah memiliki prioritas tinggi pada pembuatannya.
• Contoh: Kontak Dibuat + tandai Berisi "Prospek situs web" → diaktifkan jika kontak dibuat dengan tag tersebut.

Bidang tidak perlu "dimodifikasi": bidang tersebut belum ada sebelumnya.

Pemicu peristiwa lainnya

• Formulir kontak diterima — filter utama = kode formulir; tidak menggunakan kisi kondisi bidang catatan (nilai yang dikirimkan adalah variabel pemicu).
• Email masuk — pilih alamat khusus yang mana; aliran dimulai untuk pesan yang diterima di alamat itu.
• Pemicu terjadwal — tidak ada kondisi pencatatan; mereka memulai sesuai dengan kalender yang disimpan.

Kiat

• Pada "dimodifikasi", selalu mulai dari kondisi yang ketat (satu bidang + nilai target) alih-alih membiarkan pemicunya kosong.
• Jika alur tidak pernah dimulai, periksa riwayat CRM yang disimpan Sungguh mengubah bidang kondisi ke nilai baru yang diharapkan.
• Jika terlalu sering dimulai, tambahkan kondisi AND atau pindahkan pemeriksaan sekunder ke Kondisi melangkah ke dalam arus.

Editor aliran

Halaman edit adalah editor blok vertikal dengan blok tertaut:

• Di atas: judul yang dapat diedit, Kembali, tautan ke riwayat eksekusi, Aktif / Tidak Aktif beralih.
• Blok pertama: pemicu yang dipilih.
• Di bawah: langkah-langkah secara berurutan — tindakan, kondisi, penundaan, siklus "ForEach Loop".
• + Tambahkan tindakan membuka katalog lengkap (nama yang sama dengan yang Anda lihat di menu editor).

Setiap blok dapat diedit, diduplikasi, atau dihapus. Kondisi dan "ForEach Loop" terbuka cabang: menambahkan langkah-langkah di cabang kanan ("ya" / "tidak" untuk kondisi, "di dalam loop" untuk pengulangan).

Saat menyimpan, Mokapen memeriksa bidang dan bendera yang diperlukan loop berbahaya antara otomatisasi yang berbeda (misalnya aliran A memicu B yang memanggil A). Dalam hal ini penyimpanan diblokir dan daftar otomatisasi yang terlibat muncul.

Tindakan yang tersedia

Klik + Tambahkan tindakan untuk membuka katalog: setiap entri memiliki nama yang sama Anda lihat di Mokapen. Setelah memilih, Anda mengisi modal (catatan referensi, bidang yang akan diatur, penerima pesan…). Hampir setiap bidang menerima teks tetap atau a variabel dari menu atau pemilih khusus.

Di bawah ini Anda temukan semua tindakan tersedia saat ini, dikelompokkan berdasarkan jenis. Nama yang dicetak tebal adalah nama katalog.

Sebelum katalog, baca Cara mengisi modal tindakan: itu menjelaskan catatan ID bidang, nilai tunggal vs banyak, dan filter dengan operator (juga berguna untuk Mendapatkan … Dan Kondisi).

Cara mengisi modal tindakan

Hampir setiap tindakan membuka modal dengan kolom yang harus diisi. Beberapa selalu muncul, yang lainnya hanya jika Anda menambahkan kolom dari daftar. Inilah yang perlu Anda ketahui untuk menghindari kesalahan pada penyimpanan pertama.

Catatan mana yang akan dikerjakan: bidang ID

Untuk Membaca …, Sunting…, Klon…, Dapatkan koneksi, Perbarui daftar periksa, Dapatkan item penawaran / Dapatkan item pesanan, dan sejenisnya, Anda harus menunjukkan catatan CRM mana untuk digunakan. Di bagian atas modal muncul bidang dengan label jenis rekaman yang tepat, misalnya ID Kontak, ID Transaksi, ID Tugas, ID tiket — nama yang sama yang Anda lihat saat membuka catatan di CRM.

• Anda dapat menempelkan file yang sudah diperbaiki nomor identitas (hanya untuk pengujian) atau, pada sebagian besar kasus, pilih a variabel dari pemilih (ikon di sebelah bidang atau tombol "/"): mis. ID kontak yang dibuat pada langkah sebelumnya, ID transaksi yang memicu alur, ID yang dibaca dengan a Baca Kesepakatan melangkah.
• Bidang ini menerima satu nilai saja — satu variabel atau satu ID. Jangan memasukkan beberapa ID yang dipisahkan dengan koma dan jangan memilih beberapa lencana variabel dalam kolom yang sama: Mokapen harus tahu persis satu rekam untuk dibaca atau diedit.
• Jika bidang tetap kosong atau variabel tidak berisi ID yang valid, langkah tersebut gagal dalam riwayat eksekusi dengan kesalahan bidang yang diperlukan.

Nilai tunggal, banyak nilai, dan koneksi

Tidak semua bidang berperilaku sama saat mengisi tindakan buat atau edit:

• Bidang tunggal — judul, pemilik, tanggal, jumlah, email, telepon, tahap saluran pipa, dll.: Anda harus memberikan satu nilai (teks tetap atau variabel). Jika variabelnya adalah daftar (array), Mokapen tidak dapat menggunakannya dalam field yang hanya menerima satu: pilih variabel "sederhana" atau field tertentu dari langkah sebelumnya.
• Bidang koneksi — bidang yang namanya dimulai dengan terhubung_ (misalnya kontak yang terhubung, kesepakatan yang terhubung, perusahaan yang terhubung): dapat berisi beberapa catatan. Di sebelah lapangan yang sering Anda lihat Menambahkan atau Mengganti: dengan Menambahkan koneksi baru ditambahkan ke koneksi yang sudah tercatat; dengan Mengganti koneksi saat ini akan dihapus dan hanya koneksi yang Anda tentukan yang tersisa. Anda dapat mengaturnya dengan satu atau lebih ID, beberapa variabel, atau keluaran dari Dapatkan koneksi.
• Bidang multi-nilai lainnya — tag, pemangku kepentingan, beberapa daftar: menerima banyak entri; pemilih variabel mungkin menampilkan tanda "?" ikon pada lencana: arahkan kursor untuk melihat apakah variabelnya berupa teks biasa, tanggal, multi daftar, dll.

Di dalam Sunting… hanya tindakan bidang yang Anda tambahkan Tambahkan bidang tampil: anda tidak perlu mengisi seluruh record, cukup ID + field yang ingin diubah.

Membuat rekor baru

Tindakan ini menghasilkan rekor baru di organisasi, seolah-olah Anda membuatnya secara manual dari daftar atau rekaman. Isi judul, pemilik, tautan, dan bidang khusus; Anda dapat mengisinya terlebih dahulu dengan variabel pemicu atau langkah sebelumnya.

• Buat Tugas — membuka aktivitas (tanggal jatuh tempo, pemilik, prioritas, koneksi ke pelanggan atau kesepakatan). Khas setelah petunjuk atau untuk tindak lanjut otomatis.
• Buat Proyek — memulai proyek operasional yang terkait dengan pelanggan atau proses yang memicu aliran.
• Buat Janji Temu — menambahkan komitmen kalender (panggilan, kunjungan, ulasan).
• Buat Pemesanan — mendaftarkan slot yang dapat dipesan yang tertaut ke layanan atau sumber daya Anda.
• Buat Kontak — menambahkan seseorang ke direktori (dari formulir, lembar eksternal, email masuk).
• Buat Perusahaan — menambahkan perusahaan ke direktori, sering kali dipasangkan dengan kontak yang dibuat dalam alur yang sama.
• Buat Kesepakatan — membuka kesepakatan yang sedang berjalan (jumlah, tahapan, kontak tertaut, atau perusahaan).
• Buat Tiket — membuka permintaan dukungan yang sudah dikaitkan dengan pelanggan.
• Buat Kutipan — menghasilkan dokumen komersial dengan garis, total, dan data pelanggan.
• Buat Pesanan — mencatat pesanan yang dikonfirmasi, sering kali setelah kesepakatan dimenangkan atau penawaran harga diterima.
• Buat Produk — menambahkan item ke katalog produk.
• Buat Layanan — menambahkan item ke katalog layanan.
• Buat Dokumen — mengarsipkan dokumen terstruktur di area dokumen organisasi.

Membaca catatan yang ada

Tindakan ini memuat satu catatan sudah ada di CRM. Di modal isi PENGENAL … lapangan (mis. ID Kontak) dengan variabel menunjuk ke record yang benar, lalu simpan. Bidang dari catatan baca menjadi variabel yang tersedia untuk langkah selanjutnya dengan nama langkah (misalnya judul dan email kontak yang dibaca pada langkah 3).

Gunakan saat pemicunya tidak cukup — mis. Anda perlu membaca jumlah kesepakatan tertaut yang tidak memicu aliran — atau kapan Anda harus memperbarui catatan berbeda dari awal.

• Baca Kontak — mengambil nama, email, telepon, bidang khusus, dan data kontak lainnya.
• Baca Perusahaan — mengambil nama perusahaan, nomor PPN, alamat, dan bidang perusahaan.
• Baca Tugas — membaca judul, tanggal jatuh tempo, status, pemilik, dan bidang tugas.
• Baca Proyek — mengambil data dan status proyek.
• Baca Janji Temu — membaca tanggal, waktu, peserta, dan catatan janji temu.
• Baca Pemesanan — mengambil data slot, layanan, dan pemesanan.
• Baca Kesepakatan — membaca jumlah, tahapan jalur pipa, probabilitas, tanggal, dan bidang komersial.
• Baca Tiket — mengambil prioritas, status, deskripsi, dan penetapan tiket.
• Baca Kutipan — membaca header, total, dan metadata kutipan (bukan baris: untuk penggunaan tersebut Dapatkan item penawaran).
• Baca Pesanan — mengambil data pesanan (header; garis ditangani dengan Dapatkan item pesanan).
• Baca Produk — membaca bidang harga, kode, deskripsi, dan katalog produk.
• Baca Layanan — mengambil data layanan katalog.
• Baca Dokumen — membaca judul, jenis, dan bidang dokumen yang diarsipkan.
• Baca pengguna atau tim — mengambil data pengguna atau tim organisasi (nama, email, peran…) untuk digunakan dalam email atau tugas.

Mengedit catatan yang ada

Tindakan ini memperbarui bidang pada catatan yang ada. Dalam modal: (1) tentukan PENGENAL … dari catatan yang akan diedit; (2) tambahkan dengan Tambahkan bidang hanya bidang yang ingin Anda ubah; (3) untuk setiap bidang masukkan nilai atau variabel tetap. Ingat tentang koneksi dan daftar multi-nilai Tambah / Ganti (melihat Cara mengisi modal tindakan).

• Sunting Kontak — memperbarui direktori, tag, bidang khusus, atau pemilik kontak.
• Sunting Perusahaan — mengubah data perusahaan, klasifikasi, atau bidang perusahaan.
• Sunting Tugas — memindahkan tanggal jatuh tempo, status, pemilik, atau deskripsi tugas.
• Sunting Proyek — memperbarui status, tanggal, atau bidang proyek.
• Sunting Janji Temu — mengubah waktu, jabatan, atau janji temu peserta.
• Sunting Pemesanan — memperbarui slot atau data pemesanan.
• Sunting Kesepakatan — memindahkan tahapan, jumlah, probabilitas, atau bidang komersial lainnya.
• Sunting Tiket — mengubah bidang status, prioritas, tugas, atau tiket.
• Sunting Kutipan — memperbarui header dan kolom kutipan (item baris memiliki tindakan khusus).
• Sunting Pesanan — memperbarui header dan kolom pesanan.
• Sunting Produk — mengubah harga, kode, atau atribut produk.
• Sunting Layanan — memperbarui data layanan katalog.
• Sunting Dokumen — mengubah judul, klasifikasi, atau bidang dokumen.

Mengkloning catatan yang ada

Tindakan ini membuat salinan dari rekor yang ada. Di modal tentukan PENGENAL … rekaman sumber (ID variabel atau tetap) dan, jika disediakan, opsi duplikasi (daftar periksa, lampiran, koneksi). Catatan duplikat baru memperlihatkan ID baru yang dapat digunakan pada langkah selanjutnya.

• Tugas Klon — menyalin tugas dengan mempertahankan struktur dan tautan yang dipilih.
• Proyek Klon — mereplikasi proyek templat untuk pelanggan atau siklus baru.
• Janji Klon — membuat janji temu kembar dengan tanggal atau peserta untuk disesuaikan.
• Pemesanan Klon — menyalin pemesanan template.
• Kontak Klon — membuat kontak turunan (varian, cabang, penghubung tambahan).
• Perusahaan Klon — menyalin perusahaan templat.
• Kesepakatan Klon — menduplikasi kesepakatan untuk pembaruan atau peningkatan penjualan.
• Tiket Klon — membuka kembali kasus serupa mulai dari tiket yang sudah ada.
• Produk Klon — membuat varian produk katalog.
• Layanan Klon — menyalin layanan templat.
• Dokumen Klon — mereplikasi dokumen terstruktur.

Katalog tidak termasuk Kutipan Klon atau Pesanan Klon: untuk penggunaan dokumen komersial Buat Kutipan / Buat Pesanan atau duplikat secara manual dari catatan di CRM.

Mendapatkan daftar catatan

Tindakan Dapatkan tugas, Dapatkan Kontak, Dapatkan penawaran, dan orang lain dalam keluarga yang sama melakukannya tidak meminta satu pun ID: mereka mencari beberapa catatan dalam organisasi dan mengembalikan daftar. Dalam modal Anda menemukan:

• Filter (opsional) — bagian di atas dengan logika yang sama dengan laporan dan ketentuan CRM. Tanpa filter, tindakan dapat mengembalikan banyak baris (hingga batas internal): kriteria produksi selalu sempit.
• Tombol ke menambahkan syarat: untuk setiap baris pilih bidang (dari daftar bidang entitas), operator (tergantung pada jenis bidang — lihat Filter dan operator), Dan nilai (teks, tanggal, status, variabel…).
• Antara satu kondisi dan pilihan berikutnya DAN (DAN — keduanya harus benar) atau ATAU (ATAU — hanya satu yang harus benar).

Apa yang Anda dapatkan setelah eksekusi

• hasil — susunan rekaman yang cocok dengan filter; setiap elemen berisi bidang entitas (ID, judul, pemilik, bidang khusus…).
• total — jumlah catatan yang ditemukan.

Untuk bertindak pada setiap baris daftar, tambahkan tepat setelah langkah a Untuk Setiap Loop dan menghubungkan hasil variabel dari Mendapatkan … melangkah. Di dalam loop, setiap tindakan "melihat" catatan saat ini (kontak, tugas, dll.) seolah-olah itu adalah pemicunya.

• Dapatkan tugas — daftar tugas yang difilter (misalnya, tugas besok, tim penjualan, status "Terbuka").
• Dapatkan proyek — proyek yang sesuai dengan kriteria yang dipilih.
• Dapatkan Kontak — kontak yang difilter (misalnya dengan tag "Newsletter", dibuat minggu lalu).
• Dapatkan perusahaan — perusahaan berdasarkan sektor, tag, atau filter lainnya.
• Dapatkan penawaran — transaksi berdasarkan tahap, jumlah, atau saluran.
• Dapatkan janji temu — janji temu dalam rentang atau dengan karakteristik tertentu.
• Dapatkan pemesanan — pemesanan yang difilter.
• Dapatkan tiket — tiket berdasarkan status, prioritas, atau tugas.
• Dapatkan produk — filter pencocokan produk katalog.
• Dapatkan layanan — layanan katalog yang difilter.
• Dapatkan dokumen — dokumen yang diarsipkan menurut kriteria yang ditetapkan.
• Dapatkan pengguna — pengguna organisasi (misalnya untuk pemberitahuan ringkasan).
• Dapatkan pengguna tim — anggota tim tertentu (filter berdasarkan tim dalam kondisi).

Tidak ada Dapatkan penawaran atau Dapatkan pesanan sebagai daftar header dokumen: untuk penawaran dan baris pesanan gunakan tindakan di bagian berikutnya.

Filter dan operator (Dapatkan daftar dan Ketentuan)

Operator muncul di dropdown di samping setiap kondisi dalam tiga konteks: Mendapatkan … tindakan, aliran Kondisi langkah, dan kondisi pemicu (… dibuat / … dimodifikasi). Mokapen hanya menampilkan operator yang kompatibel dengan yang dipilih jenis bidang (teks, nomor, tanggal, daftar, ya/tidak). Pada dimodifikasi pemicu, selain operator, bidang tersebut harus memiliki sebenarnya berubah di dalam simpanan itu — lihat Kondisi pemicu.

Bidang teks dan umum

• Sama dengan — bidang sama persis dengan nilainya (misalnya negara = "Italia").
• Tidak sama dengan — bidang berbeda dari nilai yang ditentukan.
• Berisi — teks menyertakan substring (misalnya email berisi "@perusahaan.com").
• Tidak mengandung — teks tidak menyertakan substring.
• Dimulai dengan / Berakhir dengan — berguna untuk awalan kode atau akhiran domain.
• Memiliki nilai apa pun — kolom terisi (tidak kosong).
• Tidak memiliki nilai — bidangnya kosong atau tidak ada.
• Apakah salah satu dari / Bukan salah satu dari — nilainya termasuk (atau tidak) dalam daftar opsi yang dipilih.
• Sama dengan semua orang / Tidak sama dengan semua orang, Berisi setiap / Tidak mengandung setiap — untuk bidang yang dapat memiliki banyak nilai: memeriksa apakah semua nilai yang ditentukan ada (atau tidak ada).

Angka dan jumlah

• Sama dengan, Tidak sama dengan — perbandingan yang tepat.
• Kurang dari, Kurang dari atau sama dengan, Lebih besar dari, Lebih besar dari atau sama dengan — perbandingan umum mengenai jumlah, kuantitas, skor.
• Apakah antara — rentang numerik (nilai minimum dan maksimum).
• Memiliki nilai apa pun, Tidak memiliki nilai, dan operator "salah satu" / "setiap" juga berlaku jika relevan.

Tanggal dan tanggal jatuh tempo

• Sama dengan, Apakah sebelumnya, Setelahnya — perbandingan dengan tanggal tertentu.
• Apakah antara / Bukan di antara — rentang tanggal.
• Apakah dalam waktu X hari/jam/menit/minggu/bulan dari sekarang — jangka waktu relatif terhadap hari ini (misalnya jatuh tempo dalam 7 hari).
• Lebih dari X hari/jam/menit yang lalu — peristiwa yang terjadi setidaknya X unit waktu yang lalu.
• Tepatnya X hari/jam dari sekarang — tanggal pada jarak tetap dari hari ini.
• Apakah di masa lalu / Apakah di masa depan — tanpa memasukkan tanggal tetap.

Daftar, status, tag, koneksi (bidang pilihan)

• Apakah salah satu dari / Bukan salah satu dari — catatan memiliki (atau tidak) setidaknya satu dari nilai yang dipilih (tahap saluran, prioritas tiket, tag…).
• Berisi setiap / Tidak mengandung setiap — semua nilai yang dipilih harus ada (atau tidak ada) di bidang multinilai.

Operator tingkat lanjut (riwayat perubahan)

Ini muncul terutama di Kondisi pada pemicu "catatan diubah" dan, jika jenis bidang memungkinkan, juga masuk Mendapatkan … filter. Mereka membandingkan nilainya sebelum Dan setelah ubah atau verifikasi pembaruan terkini:

• Pernah setara dengan / Tidak pernah setara dengan, Pernah menjadi salah satu dari / Belum pernah menjadi salah satu darinya — sejarah lapangan dari waktu ke waktu.
• Diperbarui dalam X hari terakhir / Tidak diperbarui dalam X hari terakhir — bidang berubah (atau tidak) baru-baru ini.
• Berubah dari X ke Y — nilai berpindah dari satu nilai spesifik ke nilai lainnya (berguna pada pemicu perubahan kesepakatan: "tahapan adalah Proposal dan menjadi Menang").

Setelah memilih operator, buka baris nilai (ikon panah) jika diperlukan: untuk tanggal relatif masukkan angka X saja; untuk Memiliki nilai apa pun / Tidak memiliki nilai tidak diperlukan nilai.

Penawaran dan pemesanan item baris

Tindakan ini bekerja pada tabel item baris di dalam penawaran atau pesanan (produk, jumlah, harga), bukan di header dokumen. Untuk Dapatkan item penawaran / Dapatkan item pesanan Dan Edit item kutipan / Edit item pesanan menentukan ID Kutipan atau ID Pesanan (variabel pemicu atau dari a Baca/Buat Penawaran|Pesan melangkah).

• Dapatkan item penawaran — membaca semua baris kutipan yang ada, untuk digunakan dalam ForEach Loop atau langkah edit.
• Dapatkan item pesanan — mengambil baris pesanan yang ada.
• Edit item kutipan — memperbarui jalur dengan tiga mode: Ganti semua item baris, Tambahkan item baris, atau Perbarui item baris yang cocok saja (dengan kriteria dan bidang yang cocok untuk diperbarui).
• Edit item pesanan — tujuan yang sama pada jalur pemesanan, dengan mode yang sama.

Ini adalah tindakan lanjutan: cobalah pada kuotasi dan pesanan pengujian dan periksa riwayat eksekusi baris demi baris.

Koneksi dan daftar periksa

Dapatkan koneksi

Mengambil catatan yang ditautkan ke catatan (kontak, kesepakatan, tugas, perusahaan… yang ditautkan ke entitas yang sama), tanpa membukanya satu per satu di CRM.

Dalam modalnya

1. Memilih Jenis — catatan "pusat" mana yang sedang Anda pertimbangkan (Kontak, Kesepakatan, Tugas, Tiket…).
2. Isi yang sesuai PENGENAL … lapangan (mis. ID Kontak) dengan variabel: biasanya ID pemicu atau dari a Membaca … / Membuat … melangkah.
3. Simpan aksinya.

Apa yang Anda dapatkan — variabel untuk setiap jenis koneksi, misalnya daftar lengkap terhubung_kontak, tertaut ID (terhubung_kontak.contact_id), judul (terhubung_kontak.judul), dan skema yang sama untuk kesepakatan, perusahaan, tugas, dll multi-nilai variabel: gunakan dalam a Untuk Setiap Loop pada ID, atau di bidang koneksi Sunting… / Membuat … dengan Menambahkan mode.

Perbarui daftar periksa

Memodifikasi daftar periksa catatan (orientasi pelanggan, QA proyek, penutupan tiket) dengan memeriksa item yang sudah ada atau menambahkan yang baru, tanpa membuka catatan.

Dalam modalnya

1. Jenis — entitas yang memiliki daftar periksa (Tugas, Kesepakatan, Tiket, Kontak…; hanya tipe yang mendukung daftar periksa di Mokapen yang muncul).
2. PENGENAL … — variabel atau ID rekaman yang akan diperbarui.
3. Tambah / Ganti — Menambahkan menyimpan item yang ada dan menambahkan item yang Anda tentukan di bawah; Mengganti menghapus seluruh daftar periksa saat ini dan hanya menyisipkan daftar yang Anda isi dalam modal.
4. Daftar periksa — satu atau lebih baris: centang Selesai untuk menandai selesai, tulis judul (juga dengan variabel, misalnya "Verifikasi {$contact.name}"), tambahkan baris dengan tombol khusus, susun ulang dengan menyeret.

Baris dengan judul kosong diabaikan. Setelah eksekusi, periksa catatan atau riwayat langkah untuk memverifikasi item telah diterapkan.

Komunikasi

Kirim Email

Mengirim email nyata dari aliran. Pengiriman selalu melalui an SMTP akun yang tertaut di Mokapen — bukan dari alamat "generik" tanpa konfigurasi.

Dalam modalnya

• Dari — pilih dari daftar alamat SMTP yang sudah dikonfigurasi di organisasi Integrasi email (akun yang ditautkan oleh Pemilik otomatisasi atau pengguna dengan izin). Alternatifnya, Anda dapat menentukan alamat atau variabel (misalnya email pemilik aliran): Mokapen akan menggunakan integrasi SMTP yang terkait dengan alamat tersebut setelah variabel penyelesaian. Jika tidak ada akun SMTP yang cocok, langkah ini gagal — peringatan kuning muncul di bawah Dari bidang.
• Jika Anda seorang Kolaborator dan bukan Pemilik aliran, Pemilik harus terhubung dengan email pengirim; jika tidak, pengiriman tidak akan dimulai.
• Ke (diperlukan), CC, SMK — satu atau lebih alamat, dipisahkan koma jika diperlukan, atau variabel (email kontak, email pemilik tiket, dll.).
• Subjek Dan Pesan — teks bebas dengan variabel; isi menggunakan editor lengkap (HTML juga).

Penerima menerima surat dari pengirim SMTP yang dipilih. Periksa spam dan reputasi domain jika surat tidak sampai; riwayat eksekusi menunjukkan apakah langkah tersebut selesai atau ditolak.

Kirim SMS

Mengirim SMS singkat melalui Tautan Mobilitas integrasi (Gateway SMS Mokapen).

Dalam modalnya

• Akun SMS — pilih salah satu akun SMS yang ditautkan ke Pemilik otomatisasi (alias pengirim dikonfigurasikan di Integrasi → SMS). Jika daftarnya kosong, tautkan nomor/alias terlebih dahulu dari halaman integrasi.
• Di sini juga, jika Anda mengedit alur sebagai Kolaborator, Pemilik harus mengaktifkan integrasi SMS.
• Templat (opsional) — pilih template SMS organisasi untuk mengisi teks terlebih dahulu; Anda dapat mengeditnya setelahnya. Placeholder templat tidak secara otomatis diganti dengan data kontak: gunakan variabel otomatisasi dalam pesan.
• Telepon — nomor penerima (disarankan format internasional) atau variabel (misalnya nomor telepon kontak pemicu).
• Pesan — Teks SMS dengan variabel; hormati batas panjang penyedia.

Verifikasi kredit SMS dan nomor pengirim di Integrasi. Tes aliran mengirimkan SMS nyata.

Ada apa — di Otomatisasi modul hari ini saja Kirim Email Dan Kirim SMS tersedia. WhatsApp (WABA) dapat digunakan di CRM percakapan dan melalui integrasi terkait, namun tidak muncul sebagai tindakan dalam katalog otomatisasi. Untuk pesan WhatsApp otomatis, pertimbangkan integrasi eksternal atau aliran manual dari kotak masuk.

Kontrol aliran

• Menunda — menjeda alur selama beberapa menit, jam, atau hari sebelum langkah berikutnya (pengingat, menunggu di antara dua tindakan).
• Kondisi — membuat fork: jika aturan pada bidang atau variabel terpenuhi, Mokapen mengikuti cabang "ya", jika tidak, cabang "tidak".
• Untuk Setiap Loop — mengulangi langkah-langkah di cabang dalam untuk setiap elemen daftar (biasanya keluaran Dapatkan Kontak, Dapatkan tugas, atau baris yang dibaca dari sheet eksternal).

Membaca dari formulir dan sumber eksternal

Tindakan ini membaca data di luar rekaman pemicu tunggal atau mengintegrasikan daftar dari file dan formulir. Mereka memerlukan integrasi aktif jika diindikasikan (lihat Tindakan terkait integrasi).

Baca Formulir

Tindakan dalam katalog untuk mengetahui struktur lapangan formulir organisasi (bidang yang sama ditentukan dalam pembuat formulir). Dalam praktiknya, saat pengunjung mengisi formulir, nilai yang dikirimkan sudah tersedia sebagai variabel jika Anda menggunakan Formulir kontak diterima pemicu (kode formulir + pratinjau bidang di pemicu). Menggunakan Baca Formulir dalam alur yang lebih kompleks jika Anda perlu memetakan nama bidang formulir teknis untuk menghubungi, menangani, atau tugas yang dibuat di langkah selanjutnya. Kode formulirnya adalah siput terlihat di halaman organisasi/konfigurasi formulir.

Baca Google Lembar

Mengimpor baris dari Google Sheet yang dapat diakses melalui URL.

• Tautan pertama Google akun di Integrasi jika sheet tersebut bersifat pribadi atau memerlukan otentikasi.
• Di modal tempelkan lembar tersebut URL dalam format yang dapat diekspor (misalnya tautan yang diakhiri dengan ekspor?format=csv untuk CSV publik atau bersama).
• Tinggalkan bidang URL dan tunggu Berkas dimuat pesan: Mokapen mengunduh file, mendeteksi kolom (CSV, JSON, atau Excel), dan menampilkan pratinjau di tab hasil.
• Keluaran — hasil variabel (array baris, satu baris per lembar) dan total (menghitung). Setiap kolom menjadi bidang yang dapat diakses di dalamnya Untuk Setiap Loop (misal, petakan kolom "Email" ke Buat Kontak → email).

Baca Excel daring

Antarmuka yang sama seperti Baca Google Lembar, dirancang untuk Microsoft 365 file (OneDrive, SharePoint, tautan langsung ke .xlsx/.xls).

• Link Microsoft Office 365 di Integrasi jika file memerlukan login Microsoft.
• Paste file atau URL link sharing, tunggu loading.
• Menggunakan hasil + Untuk Setiap Loop untuk menyinkronkan baris dengan kontak, produk, atau penawaran di CRM.

Baca dari URL

Pembacaan umum dari alamat web: CSV, JSON, Excel online, atau API yang mengembalikan data tabel.

• Masukkan URL lengkap (https://…). Formatnya adalah terdeteksi secara otomatis.
• Jika URL tidak dapat dijangkau, dilindungi, atau menampilkan kesalahan, peringatan merah akan muncul dan langkah tersebut gagal dalam eksekusi.
• Setelah memuat, kolom yang terdeteksi tersedia sebagai variabel langkah; gabungkan dengan Untuk Setiap Loop untuk impor massal atau pembaruan dari sistem eksternal.

Untuk ketiga tindakan URL: simpan tindakan hanya setelah pemuatan berhasil dalam mode edit, sehingga kolom tetap disimpan. Jika Anda mengubah URL, muat ulang dan verifikasi pratinjau sebelum mengaktifkan alur.

Kondisi, penundaan, dan "ForEach Loop"

Selami lebih dalam tiga langkah itu jangan membuat catatan tapi arahkan arusnya:

Itu Kondisi tindakan menciptakan a Ya / TIDAK garpu. Tambahkan satu atau lebih aturan dengan antarmuka yang sama seperti yang dijelaskan di Filter dan operator: bidang (atau variabel), operator, nilai, tautan DAN/ATAU. Contoh: "jumlah transaksi lebih besar dari 10.000", "email kontak memiliki nilai berapa pun", "tahapan diubah dari Proposal menjadi Menang" (operator Berubah dari X ke Y pada modifikasi pemicu). Hindari terlalu banyak cabang yang bertumpuk — sejarah menjadi sulit diikuti untuk sebuah kasus.

Itu Menunda tindakan menghentikan aliran sebelum langkah berikutnya. Dikombinasikan dengan tanggal dari variabel, ini mengaktifkan pengingat ("tiga hari setelah tanggal jatuh tempo"); dalam aliran terjadwal, ini hanya memberi spasi pada dua tindakan berturut-turut.

Itu Untuk Setiap Loop tindakan memproses daftar secara massal: menghubungkan keluaran Dapatkan Kontak, Dapatkan tugas, atau baris dari lembar luar; di dalam loop setiap langkah melihat elemen saat ini. Rancang dan uji beberapa catatan terlebih dahulu, lalu skalakan.

Variabel

Variabel menghindari pengetikan ulang data yang sudah ada di CRM atau aliran. Di editor, pilih dari menu atau pemilih dengan ikon — tidak ada sintaksis khusus yang perlu dihafal.

Selalu tersedia

• Organisasi data (nama, pengaturan yang diekspos oleh sistem).
• Pemilik data otomatisasi (nama, email…).
• Tanggal saat ini Dan tanggal dan waktu saat ini pada saat eksekusi, juga dengan offset (misalnya "hari ini + 7 hari" jika disediakan).

Dari pemicunya — bergantung pada awal yang dipilih: kolom formulir yang dikirimkan, nilai dari rekaman yang memicu alur, informasi email masuk.

Dari langkah sebelumnya — setiap tindakan yang diselesaikan memperlihatkan hasil pada langkah selanjutnya: pengidentifikasi (PENGENAL …) dari catatan yang dibuat, bidang dari kontak yang dibaca, itu hasil daftar dari Dapatkan penawaran, kolom lembar, satu baris di dalamnya Untuk Setiap Loop. Dalam pemilih variabel, langkah-langkahnya berurutan: pilih langkah yang tepat, lalu bidang.

Jenis variabel — di samping lencana, tanda "?" ikon menunjukkan jenis: teks biasa, tanggal, nomor, multi daftar, pengguna, dll. Hormati bidang tujuan ketik: jangan masukkan variabel "daftar" di a ID Kontak bidang (nilai tunggal) atau teks bebas di mana Mokapen mengharapkan ID numerik.

Tip praktis: setelah menghubungkan variabel, jalankan a tes dan buka riwayat langkah: verifikasi nilai yang diharapkan muncul sebelum mengatur otomatisasi ke Aktif.

Tindakan terkait integrasi

Beberapa tindakan hanya berfungsi jika integrasi terkait aktif Integrasi dan, untuk email/SMS, jika Pemilik otomatisasi telah menautkan akun yang benar:

• Kirim Email — SMTP akun (Gmail, Outlook, SMTP khusus…) yang terkait dengan alamat yang dipilih di Dari bidang. Tanpa integrasi email yang valid, langkah ini gagal.
• Kirim SMS — Tautan Mobilitas / Integrasi SMS dengan alias pengirim pada Pemilik; kredit yang cukup.
• Baca Google Lembar — Google akun untuk lembar pribadi; URL ekspor atau berbagi yang benar.
• Baca Excel daring — Microsoft 365 akun untuk file OneDrive/SharePoint yang dilindungi.
• Baca dari URL — tidak ada integrasi wajib jika alamatnya bersifat publik; verifikasi server eksternal merespons dan menerima permintaan.

Jika koneksi berakhir, langkah tersebut gagal dalam riwayat: sambungkan kembali aplikasi dari Integrasi dan ulangi pengujian. Untuk lembar dan URL, petakan kolom dan bidang kontak atau transaksi di dalam ForEach Loop, seperti yang Anda lakukan dalam penyelarasan yang dipandu secara manual.

Menguji alirannya

Dari editor, tombol untuk tes otomatisasi: memulai uji coba.

Peringatan: pengujian menggunakan mekanisme yang sama seperti produksi. Email, SMS, pembuatan dan pembaruan data benar-benar diterapkan. Bereksperimenlah pada organisasi pengujian atau catat saat aliran bersifat invasif.

Perilaku:

• Pemicu peristiwa — jika proses sudah ada dalam riwayat, Anda dapat menggunakan kembali data awal tersebut; jika tidak, Mokapen menggunakan pengaturan yang disimpan di pelatuk.
• Pemicu terjadwal — menyimulasikan permulaan langsung dengan pengaturan tersimpan, tanpa menunggu waktu yang dijadwalkan.

Setelah antrian terbuka riwayat eksekusi dan ikuti setiap langkahnya. Perbaiki izin, variabel yang hilang, atau integrasi yang kedaluwarsa hingga proses selesai.

Log eksekusi

Setiap permulaan — otomatis, terjadwal, atau pengujian — menghasilkan entri sejarah, dapat dijangkau dari kartu alur atau editor. Untuk setiap proses yang Anda lihat:

• Waktu mulai dan hasil (sedang berlangsung, selesai, kesalahan).
• Awal detail — data apa yang diterima pemicu.
• Detail dari setiap langkah — apa yang masuk, apa yang keluar, pesan kesalahan jika ada.

Kartu itu juga terlihat Aliran dimulai dalam 28 hari terakhir. Proses yang lebih lama akan dihapus secara otomatis: jika Anda memerlukan arsip lebih dari satu bulan, catat atau ekspor kasus penting ke tempat lain.

Masalah umum

• Tidak pernah dimulai — Status aktif? Pemicu dikonfigurasi? Pada "dimodifikasi", kondisinya memerlukan bidang yang ditunjukkan telah diubah dalam penyelamatan itu dan nilai baru untuk bertemu dengan operator (tidak cukup bahwa catatan sudah memiliki nilai tersebut). Ulangi penyimpanan yang benar-benar mengubah bidang tersebut (mis. memindahkan tahapan saluran pipa).
• Kesalahan langkah pada izin — Pemilik otomatisasi tidak dapat melakukan operasi itu. Ubah Pemilik aliran atau sesuaikan peran pengguna.
• Variabel kosong — Langkah sebelumnya tidak menghasilkan data yang diharapkan, yaitu PENGENAL … bidang tidak menunjuk ke catatan yang valid, atau aliran mengambil cabang "tidak" dari suatu kondisi. Periksa riwayat langkah sebelum yang gagal.
• Simpan diblokir untuk loop — Dua otomatisasi saling memicu. Hapus langkah yang memanggil otomatisasi lain atau desain ulang prosesnya.
• Email atau SMS tidak sampai — Spam, pulsa SMS, pengirim organisasi, penerima dalam variabel. Riwayat menunjukkan apakah langkah tersebut selesai atau ditolak oleh penyedia.
• Integrasi eksternal gagal — Akun kedaluwarsa, sheet berganti nama, alamat tidak dapat dijangkau. Hubungkan kembali dari Integrasi dan perbarui langkahnya.
• Terlalu banyak lari — Pemicu "Dimodifikasi". tanpa syarat: setiap penyimpanan memulai ulang aliran. Tambahkan kondisi pemicu (bidang + nilai yang diubah) atau pindahkan filter ke langkah Kondisi.

Jika sejarah saja tidak cukup, Duplikat otomatisasi, uji coba pada data non-produksi, dan gunakan uji hingga bersih.

Otomatisasi formulir (jalur yang disederhanakan)

Ada sebuah memisahkan jalur dari modul Otomatisasi lengkap: pada paket yang menyertakan "Otomasi dari Formulir", di pembuat formulir Anda dapat menautkan tindakan langsung — membuat kontak, kesepakatan, tugas, tiket — tanpa membuka editor alur.

Cocok untuk halaman arahan dan formulir linier. Saat Anda memerlukan kondisi, penundaan, perulangan daftar, atau membaca dari Google Sheet, beralihlah ke Otomatisasi modul dengan pemicu "Formulir kontak diterima" dan buat alur penuh di sana.

Proses yang direkomendasikan

• Desain dulu — Di atas kertas: apa yang memulainya, cabang mana, rekaman atau pesan apa yang dibuatnya. Pilih Pemilik dengan izin yang memadai.
• Bangun sebagai Tidak Aktif — Selesaikan pemicu dan langkah-langkahnya, variabel tautan, jangan langsung aktif.
• Uji kasus nyata — Uji coba dan riwayat langkah demi langkah pada data yang dikontrol.
• Aktifkan dan pantau — Beralih ke Aktif; di hari-hari pertama periksa riwayat dan catatan yang dihasilkan.
• Perbarui ketika CRM berubah — Saluran pipa baru, formulir yang dimodifikasi, integrasi yang terhubung kembali: membuka kembali aliran dan menyesuaikan filter dan variabel. Gandakan sebelum perubahan besar.
• Judul dan Kolaborator yang jelas — Misalnya. "Pemimpin situs web → kesepakatan masuk" dan tim penjualan di antara Kolaborator: siapa pun yang datang kemudian akan segera memahami tujuannya.

Otomatisasi, dengan Koneksi, Daftar periksa, dan Integrasi, membantu Mokapen tidak hanya mencatat apa yang terjadi, tetapi memudahkan apa yang harus terjadi — selalu dengan riwayat, izin, dan pengujian sebelum menyerahkan pekerjaan berulang.

Contoh praktis

Lima alur yang paling banyak diminta, dijelaskan langkah demi langkah: yang mana pemicu memulainya, Mengapa ada baiknya mengotomatiskannya, itu tindakan secara berurutan, dan variabel yang menyatukan mereka. Gunakan keduanya sebagai templat awal: sesuaikan bidang, filter, dan penerima dengan organisasi Anda.

1. Pemimpin situs web → kontak, kesepakatan, dan kontak pertama

Pemicu - peristiwa Formulir kontak diterima, disaring di kode formulir dari formulir "Permintaan informasi" situs web.

Mengapa — prospek yang mengisi formulir harus segera dikerjakan: tanpa otomatisasi, Anda berisiko mengetik ulang data dengan tangan, membuang-buang waktu, dan membiarkan kontak menjadi dingin. Di sini alur membuka catatan yang benar dan memberi tahu perwakilan penjualan dalam hitungan detik.

Tindakan

1. Buat Kontak — nama, email, dan telepon diambil dari kolom formulir; label "Prospek situs web".
2. Buat Kesepakatan di saluran masuk, tahap awal, ditautkan ke kontak yang baru saja dibuat.
3. Buat Tugas "Kontak pertama dalam waktu 24 jam" jatuh tempo besok, terhubung ke kontak dan kesepakatan.
4. Kirim Email secara internal kepada perwakilan penjualan yang bertugas dengan ringkasan data yang diserahkan.

Variabel — bidang formulir (nama, email, telepon, pesan) dari pemicu; ID Kontak dari langkah 1 yang digunakan dalam kesepakatan dan tugas; ID Transaksi dari langkah 2 ditautkan ke tugas; email perwakilan penjualan (nilai tetap atau variabel pengguna) sebagai penerima.

2. Kesepakatan dimenangkan → tindak lanjut orientasi

Pemicu - peristiwa Kesepakatan Dimodifikasi dengan kondisi pemicu: Bidang yang dimodifikasi = Tahap saluran pipa, operator Apakah salah satu dari, nilai Won. Dengan cara ini ia hanya menyala ketika panggung menjadi Menang dalam penyelamatan itu, bukan dalam setiap perubahan.

Mengapa — tahap "Menang" harus memicu orientasi tanpa ada yang harus mengingatnya secara manual. Ini menghindari pelanggan tertutup dibiarkan menganggur selama berhari-hari.

Tindakan

1. Buat Tugas "Mulai orientasi" ditugaskan ke manajer operasi, terhubung ke kesepakatan dan pelanggan.
2. Perbarui daftar periksa pada tugas dengan item orientasi standar (Mengganti mode).
3. Kirim Email pesan selamat datang ke kontak utama kesepakatan.

Variabel — data kesepakatan dari pemicu (judul, jumlah, kontak tertaut); ID Tugas dari langkah 1 yang digunakan oleh checklist pada langkah 2; email kontak untuk pengiriman pada langkah 3. Catatan: hanya baru nilai tahap memenuhi kondisi, sehingga aliran tidak terpicu lagi jika Anda menyimpan kesepakatan tanpa menyentuh tahap.

3. Tiket prioritas tinggi → SMS ke contact person dan tugas internal

Pemicu - peristiwa Tiket Dibuat dengan kondisi pemicu: prioritas Apakah salah satu dari "Tinggi". Pada pemicu "… dibuat", Mokapen memeriksa nilai-nilai yang dimiliki rekaman tersebut, sehingga hanya diaktifkan untuk tiket yang dibuat dengan prioritas tinggi.

Mengapa — tiket yang mendesak tidak dapat menunggu untuk melihat antrian berikutnya: tiket tersebut memerlukan peringatan segera dan tugas yang terlacak bagi siapa pun yang harus bertindak.

Tindakan

1. Kirim SMS ke contact person dukungan melalui akun SMS Pemilik otomatisasi.
2. Buat Tugas internal "Tangani tiket mendesak" yang jatuh tempo dalam beberapa jam, terhubung ke tiket.

Variabel — data tiket dari pemicu (nomor, subjek, prioritas, pelanggan) yang digunakan dalam teks SMS dan judul tugas; telepon penghubung (variabel pengguna atau nilai tetap); ID tiket dari pemicu untuk menautkan tugas yang dibuat.

4. Ringkasan mingguan tugas yang harus diselesaikan (dijadwalkan)

Pemicu — dijadwalkan, jadwal kalender: setiap Senin pukul 9:00, zona waktu organisasi.

Mengapa — pengingat tetap di awal minggu membuat tim tetap selaras dengan tenggat waktu yang akan datang, tanpa ada yang harus menyaring tugas secara manual.

Tindakan

1. Dapatkan tugas dengan filter: status "Buka" DAN tenggat waktu Apakah dalam waktu 7 hari dari sekarang.
2. Kirim Email ringkasan alur Kolaborator dengan daftar tugas yang ditemukan.

Variabel — keluaran dari langkah 1: hasil (daftar tugas) dan total (berapa banyak), dimasukkan ke dalam badan email; tanggal eksekusi saat ini untuk header pesan. Jika Anda lebih memilih satu baris per tugas, Anda dapat menambahkan a Untuk Setiap Loop lebih hasil sebelum kirim.

5. Penyelarasan direktori dari Google Sheet (dijadwalkan setiap malam)

Pemicu — dijadwalkan, jadwal tetap: setiap malam (misalnya pengulangan harian pada pukul 2:00).

Mengapa — ketika data pelanggan berasal dari lembar eksternal (impor, ERP, formulir pihak ketiga), sinkronisasi setiap malam membawanya ke CRM tanpa salin-tempel dan tanpa duplikat yang dikelola secara manual.

Tindakan

1. Baca Google Lembar — URL sheet dalam format yang dapat diekspor; Akun Google terhubung dalam Integrasi jika sheet bersifat pribadi.
2. Untuk Setiap Loop di setiap baris hasil keluaran:
3. di dalam lingkaran, Buat Kontak (atau Sunting Kontak jika Anda menangani pembaruan) memetakan kolom lembar ke bidang direktori.

Variabel — hasil Dan total dari Baca Google Lembar melangkah; di dalam Untuk Setiap Loop setiap kolom (Nama, Email, Telepon, Perusahaan…) adalah variabel dari baris saat ini, yang akan dihubungkan ke Buat/Edit Kontak bidang. Uji beberapa baris terlebih dahulu dan periksa riwayat baris demi baris sebelum mengaktifkan aliran dalam produksi.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Apakah saya memerlukan rencana khusus untuk menggunakan otomatisasi?

J: Ya. Modul lengkap disertakan dalam Premium Besar rencana. Tanpa rencana yang tepat, item Otomatisasi di menu tetap dinonaktifkan. Ada juga jalan yang lebih sederhana, Otomatisasi formulir, tersedia pada paket yang menyertakannya.

T: Siapa yang dapat membuat otomatisasi baru?

J: Hanya Pemilik organisasi dapat mulai membuat aliran baru. Pengguna lain dapat membuka, mengedit, atau menduplikasi otomatisasi yang ada jika mereka adalah Pemilik atau Kolaborator, atau jika mereka adalah administrator.

T: Mengapa otomatisasi saya tidak pernah aktif?

A: Periksa apakah statusnya adalah Aktif dan pemicunya telah dikonfigurasi. Pada pemicu "… dimodifikasi" ingatlah bahwa kondisi tersebut memerlukan bidang yang ditunjukkan sebenarnya telah berubah dalam penyelamatan itu dan itu nilai baru memenuhi operator: catatan saja tidak cukup untuk memiliki nilai tersebut.

T: Apa perbedaan antara kondisi pemicu dan langkah Kondisi?

A: Kondisi pemicu adalah filter entri: jika tidak terpenuhi, otomatisasi bahkan tidak dimasukkan dalam antrean. Itu Langkah kondisi adalah cabang Ya/Tidak setelah alurnya sudah dimulai, berguna untuk percabangan (misalnya jumlah tinggi → email ke direktur, jika tidak, hanya tugas).

T: Otomatisasi menyala terlalu sering, bagaimana cara menghindarinya?

J: Hampir selalu merupakan pemicu yang "… dimodifikasi". tanpa syarat: itu diaktifkan pada setiap penyimpanan rekaman. Tambahkan kondisi ketat pada pemicu (bidang yang dimodifikasi + nilai target) atau pindahkan pemeriksaan sekunder ke langkah Kondisi di dalam aliran.

T: Sebuah langkah gagal untuk mendapatkan izin: apa maksudnya?

A: Mokapen menjalankan langkah-langkah tersebut dengan izin dari Pemilik diatur pada otomatisasi. Jika orang tersebut tidak dapat membuat kesepakatan, mengirim email atas nama organisasi, atau mengedit tiket, langkah terkait gagal. Tetapkan sebagai Pemilik pengguna dengan hak yang diperlukan, atau sesuaikan perannya.

Q: Mengapa email atau SMS saya tidak keluar?

A: Pengiriman selalu melalui akun yang terhubung: an akun SMTP untuk email, itu Tautan Mobilitas integrasi untuk SMS, keduanya terkait dengan aliran Pemilik. Periksa apakah integrasi aktif dan belum kedaluwarsa, apakah kredit SMS mencukupi, dan periksa reputasi spam dan domain. Riwayat menunjukkan apakah langkah tersebut diselesaikan atau ditolak oleh penyedia.

T: Dapatkah saya menguji otomatisasi tanpa konsekuensi nyata?

A: Hati-hati: pengujian menggunakan mekanisme yang sama seperti produksi, begitu pula email, SMS, pembuatan rekaman, dan pengeditan benar-benar diterapkan. Jika alurnya invasif, ujilah pada organisasi pengujian atau catatan pengujian, lalu buka riwayat eksekusi dan periksa setiap langkah.

Q: Variabel yang keluar kosong pada langkah tersebut, mengapa?

A: Biasanya langkah sebelumnya tidak menghasilkan data yang diharapkan, ya PENGENAL … bidang tidak menunjuk ke catatan yang valid, atau aliran mengambil cabang "tidak" dari suatu kondisi. Buka riwayat langkah tepat sebelum langkah gagal dan periksa apa yang masuk dan apa yang keluar.

T: Berapa lama log eksekusi disimpan?

J: Kartu menunjukkan alur yang dimulai di 28 hari terakhir. Eksekusi yang lebih lama akan dihapus secara otomatis: jika Anda memerlukan arsip lebih dari satu bulan, catat atau ekspor kasus penting ke tempat lain.