Mokapen Rehberi

Otomasyonlar

Otomasyonlar bir bağla olayı tetiklemek (CRM'de meydana gelen bir şey, bir form gönderimi, gelen bir e-posta veya planlanmış bir zaman) adımlar Mokapen'in sizin adınıza çalıştırdığı: bir görev oluşturun, bir anlaşmayı güncelleyin, bir e-posta gönderin, bir Google E-Tablosundaki satırları okuyun, aynı işlemi düzinelerce kişi üzerinde tekrarlayın. Akışı bir kez yapılandırırsınız, etkinleştirirsiniz ve koşullar karşılandığında sistem bunu tekrarlar.

Tam modül dahildir Premium Büyük planla. Bunu kullanıcı menüsünden bulabilirsiniz (sağ üstteki profil simgesi) → Otomasyonlar: akışların listesi, görsel düzenleyici ve yürütme geçmişi.

Genel Bakış

Her otomasyonun üç ana unsuru vardır:

• Tetikleyici (başlat) - tanımlar Ne zaman akış başlar: ör. "iletişim formu alındı", "anlaşma değiştirildi", "her Pazartesi saat 9:00'da".
• Akış adımları — sıralı eylemler: kayıtları oluşturun veya düzenleyin, mesaj gönderin, bekleyin, bir koşulu kontrol edin, bir liste üzerinde tekrarlayın.
• Genel ayarlar - başlık, Mal sahibi, İşbirlikçiler, Aktif veya Etkin değil durumu (tabloda gördüğünüz etiketlerin aynısı).

Tetikleyici etkinleştiğinde Mokapen çalışmayı kuyruğa alır ve arka planda işler. Her başlangıç ​​bir iz bırakır aranabilir geçmiş, adım adım, böylece neyin başarılı olduğunu ve sorunları nerede düzeltebileceğinizi görebilirsiniz. Otomasyonlar, karmaşık vakalarda insan muhakemesi yerine geçmez: tekrarlanan işleri ortadan kaldırır ve karar verdiğiniz süreçlerin uyumlu olmasını sağlar.

Temel kavramlar

Bir akış oluşturmadan önce düzenleyicide bulduğunuz terimlere odaklanmanız yardımcı olur:

• Otomasyon / akış — üstteki başlangıç ​​bloğundan son eyleme kadar tüm süreç.
• Engellemek — düzenleyicideki her kutu: başlangıç, eylem, koşul, gecikme veya "ForEach Loop".
• Dal — bir koşul veya döngü altında adımlar farklı yollarda yer alabilir (örneğin, "koşul karşılanırsa" / "aksi halde").
• Değişken — anında alınan bir veri parçası: az önce gönderilen formdaki alan, akışı tetikleyen ilgili kişinin adı, otomasyon Sahibinin e-postası, önceki adımın sonucu. Zaten CRM'de bulunan bilgilerin yeniden yazılmasını önler.
• Mal sahibi (liste sütunu) — Mokapen'in akışı yönettiği kullanıcı: izinler, e-posta/SMS gönderme ve kayıt oluşturma bunlara bağlıdır. Bu, bir adımda oluşturduğunuz tek bir görevin sahibinden farklıdır: akışta her ikisini de ayarlayabilirsiniz ancak otomasyon Sahibi, akışın yapması gereken her şey için gerekli haklara sahip olmalıdır.
• İşbirlikçiler — Sahibin yanı sıra otomasyonu görüntüleyebilen ve düzenleyebilen diğer kullanıcılar veya ekipler; organizasyon yöneticileri her zaman her şeyi görür.

CRM'deki rolü

Otomasyonlar, normalde ayrı kalacak olan CRM alanlarını birbirine bağlar:

• Pazarlama ve potansiyel müşteriler — site formu → yeni iletişim ve anlaşma → yeterlilik görevi → satış temsilcisine e-posta (Kişiler, Fırsatlar).
• Operasyonlar — anlaşma kazanıldı → ilk katılım görevi → kontrol listesi öğeleri kontrol edildi (Görevler, Kontrol listesi).
• Destek — açılan bilet veya gelen e-posta → atama, etiketler, dahili görev (Biletler).
• Entegrasyonlar — dizinleri hizalamak için Google E-Tablosu'ndan, çevrimiçi Excel'den veya web sayfasından periyodik okuma (Entegrasyonlar).
• Ticari belgeler — bir listeden teklif veya sipariş satır öğelerinin güncellenmesi (Alıntılar, Siparişler).

Bir adım görevler, kişiler veya biletler oluşturduğunda bağlantı Bağlantılar Ve Etiketler manuel olarak yaptığınız gibi: oluşturulan kayıtlar, çalışma alanının geri kalanından gezinilebilir durumda kalır.

Kullanım örnekleri

• Web sitesi potansiyel müşterileri — "İletişim formu alındı" → Gelen hattında Kişi Oluştur + Anlaşma Oluştur → Görev Oluştur "24 saat içinde ilk iletişim" → Görevli satış temsilcisine E-posta gönder.
• Satış takibi — Yalnızca aşama değiştiğinde "Anlaşma Değiştirildi" → Anlaşmanın beklenen kapanış tarihinden türetilen vade tarihi ile takip görevi oluşturun.
• Destek SLA'sı — "Bilet Oluşturuldu" → Öncelik koşulu → yüksekse, ilgili kişiye SMS gönderin ve bağlantılı dahili görev oluşturun.
• Haftalık özet — her Pazartesi planlanmış tetikleme → Görevleri al (filtrelerle) → Akış Ortak Çalışanlara E-posta özeti gönder.
• Dizin hizalaması — gecelik programlanmış tetikleyici → Google E-Tablosunu Oku → Her satırda ForEach Döngüsü → Kişi / Şirket Oluşturun veya Düzenle.
• Gelen e-posta — özel adrese mesaj → göndereni kaydet → Müşteriye bağlı bilet oluştur.

Yalnızca açık kurallara sahip süreçleri otomatikleştirin. Her vakada insan muhakemesi gerekiyorsa, kendinizi başlık, son tarih ve önceden doldurulmuş bağlantılarla doğru görevi hazırlamakla sınırlandırın.

Erişim ve izinler

Planı — Premium Büyük gereklidir; uygun bir plan olmadan Otomasyonlar menü öğesi devre dışı kalır.

Kim yeni bir tane yaratabilir? — yalnızca Organizasyon Sahibi (rolde açıklanan Roller kılavuzu) oluşturmayı başlatabilir: tetikleyiciyi seçin ve ilk akışı kaydedin. Diğer yetkili kullanıcılar, söz konusu akışın Sahibi veya Ortak Çalışanları ya da kuruluş yöneticileriyse mevcut otomasyonları açabilir, düzenleyebilir veya çoğaltabilirler.

Listede kim ne görüyor — yöneticiler tüm organizasyon otomasyonlarını görebilir; diğer kullanıcılar yalnızca Sahip, Ortak Çalışan veya Ortak Çalışanlar arasında listelenen bir ekibin üyesi olanları görür.

Akışı kim "yürütüyor" — Mokapen, adımları izinlerle yürütür Mal sahibi otomasyonda ayarlayın (tablo sütunu). Bu kişi anlaşma oluşturamazsa, kuruluş adına e-posta gönderemezse veya destek taleplerini düzenleyemezse ilgili adım hata verecektir: Zaten gerekli haklara sahip olan bir kullanıcıyı Sahip olarak atayın veya rolü ayarlamasını isteyin (ayrıca Roller kılavuzunda).

Liste sayfası

İçinde Otomasyonlar → Otomasyonlarım erişebileceğiniz akış tablosunu bulacaksınız:

• Otomasyon — tetikleyici türüyle birlikte başlık ve alt başlık.
• Tip — Etkinlik veya Planlanmış.
• Mal sahibi Ve İşbirlikçiler — akışı kim yönetir?
• Durum — Aktif veya Aktif Değil.
• Güncelleme tarihi — akıştaki son değişiklik.

Kenar çubuğunda: + Otomasyon Oluştur (Yalnızca Kuruluş Sahibi) ve listeye bağlantı verin. Birden fazla satır seçerek Sahip'i, Ortak Çalışanları ve durumu toplu olarak değiştirebilir, çoğaltabilir veya silebilirsiniz (toplu silme, gelişmiş düzenleme izinlerine sahip profiller için ayrılmıştır). Akış kartını açmak için başlığa tıklayın; oradan editöre veya yürütme geçmişine girersiniz.

Tetikleyiciler: genel bakış

Tetikleyici her zaman ilk blok akışın. Türüne göre seçin Ne zaman süreç başlamalı:

• Etkinlik — CRM'de veya bağlı bir kanalda bir şey olması (form, kayıtta değişiklik yapılması, e-posta alınması…).
• planlanmış — Mokapen, kullanıcı müdahalesine gerek kalmadan akışı sabit aralıklarla veya belirli tarih/saatlerde başlatır.

Otomasyon ilk oluşturulduğunda Etkin değil: Tüm adımları sakin bir şekilde tamamlayabilir ve yalnızca hazır olduğunuzda etkinleştirebilirsiniz. Her tetikleyici sağlar değişkenler (form alanları, ilgili kayıttaki veriler vb.) sonraki adımlarda kullanmak üzere.

Etkinlik tetikleyicileri

Somut bir şey olduğunda başlarlar. En çok kullanılanlar:

• İletişim formu alındı — birisi kuruluşunuza bağlı bir Mokapen formunu doldurur.
• Kayıt oluşturuldu veya değiştirildi — görev, proje, randevu, rezervasyon, iletişim, şirket, anlaşma, bilet, teklif, sipariş, ürün, hizmet, belge (tam girişler "Tetikleyiciyi Seç" ekranında "Görev Oluşturuldu", "İletişim Değiştirildi", "Anlaşma Oluşturuldu"... gibi başlıklarla görünür).
• Gelen e-posta — kuruluşta yapılandırılmış özel bir adres üzerinden alınan mesaj.

"Değiştirilen" ve "oluşturulan" tetikleyicilere ekleyebilirsiniz tetikleme koşulları yapılandırma panelinde: bunlar akış değil Durum adım, ancak otomasyonun olup olmadığına karar veren filtreler aslında başlıyor olay meydana geldiğinde. Tam mantık - özellikle "alan değişti" ile "geçerli değer" arasındaki fark - şu şekildedir: Tetikleme koşulları.

Bu tetikleyiciler, ilgili kayıt veya formdan (başlık, sahip, özel alanlar) verileri döndürür; otomatik olarak oluşturulan e-postaları ve görevleri doldurmak için idealdir.

Zamanlanmış tetikleyiciler

Kullanıcı eylemini beklemezler; bir takvimi takip ediyorlar:

• Sabit program — bir tarih/saatten başlayın ve düzenli tekrarla (her saat, her gün, her hafta, her ay, her yıl veya belirli bir tarihteki tek bir çalıştırma).
• Takvim programı — belirli takvim günleri veya saatlerinde çalıştırın (örneğin her Pazartesi, ayın 2'sinde saat 8:00'de).

Mokapen şunu kullanıyor: kuruluş saat dilimi. "Tetikleyici" bir kayıt yoktur: akış, tetikleyiciye kaydedilen ayarlarla başlar. Testlerde Mokapen, gerçek zamanı beklemeden, hemen başlamanın simülasyonunu yapıyor.

Örnekler: ekibe aylık hatırlatıcılar, gecelik son tarih kontrolü, filtrelenmiş e-tablolarla birleştirilmiş harici bir sayfayla periyodik senkronizasyon Görevleri al veya Fırsatları alın.

Tetikleyiciyi yapılandırma

Düzenleyicide, yapılandırma panelini açmak için üstteki başlat bloğuna tıklayın:

1. Formu, kayıt türünü veya gelen e-posta adresini seçin (seçilen tetikleyiciye bağlı olarak).
2. İçin İletişim formu alındı, belirtin form kodu (sümüklü böcek) doğru formda: akış yalnızca bu formun gönderimi için başlar.
3. İçin Gelen e-postakuruluşta yapılandırılan özel adresi seçin.
4. İçin … oluşturuldu veya … değiştirildi tetikleyiciler, isteğe bağlı olarak ekleyin koşullar bir sonraki bölümde anlatılmıştır.
5. Planlanmış tetikleyiciler için sıklığı, günü, saati ve tekrarı ayarlayın.
6. Otomasyonu kaydedin: Durum Etkin Değil olsa bile ayarlar kayıtlı kalır.

Tetikleyici, sonraki adımların değişken seçicisinde hangi girişlerin görüneceğini belirler. Zaten oluşturulmuş bir akışta başlangıç ​​türünü değiştirirseniz kullanılan değişkenlerin hâlâ anlamlı olup olmadığını kontrol edin.

Tetikleme koşulları

Açık … oluşturuldu Ve … değiştirildi tetikleyiciler (iletişim, anlaşma, görev, bilet vb.) başlangıç ​​paneli, burada açıklananla aynı filtreye ve operatör arayüzüne sahip bir koşullar bölümü içerir. Filtreler ve operatörler. Ancak burada kurallar geçerlidir önce herhangi bir akış adımı başlar: karşılanmazsa otomasyon durdurulur sıraya alınmadı (bu olay için herhangi bir yürütme geçmişi görünmez).

Akıştaki tetikleme koşulları ve Koşul adımı

• Tetikte — giriş filtresi: Mokapen'in akışı başlatması için "bunun olması gerekir".
• Koşul adımı — Evet / Hayır çatal sonrasında akış zaten başladı: dallara ayırma için kullanışlıdır (örneğin yüksek miktar → yöneticiye e-posta, aksi takdirde yalnızca dahili görev).

Hiçbir koşul belirlenmedi

• … değiştirildi — akış başlar her kaydetme Yalnızca bir notayı veya küçük bir alanı değiştirseniz bile kaydın. Çok fazla çalıştırmayı önlemek için daima filtreleyin.
• … oluşturuldu — akış başlar her yeni rekor bu türden.

"...değiştirildi" tetikleyicisi — koşulların işleyişi (önemli)

Mokapen rekor durumunu karşılaştırıyor önce Ve sonrasında olayı oluşturan kaydetme. Ayarladığınız her koşul için, iki kontrol sırayla yürütülür:

1. Seçilen alan değiştirilmiş olmalı bu kayıtta "önceki" ve "sonraki" değerleri farklı olmalıdır. Kaydı başka bir şeyi değiştirerek kaydederseniz (örneğin yalnızca açıklamayı güncellerseniz) ancak Olumsuz koşul alanına, tetikleyiciye dokunun ateş etmiyor, alan zaten önemsediğiniz değere sahip olsa bile.
2. Yeni değer (biri sonrasında değişiklik) belirttiğiniz operatöre ve değere uygun olmalıdır - ör. boru hattı aşaması biri mi "Kazanıldı", miktar Şundan daha büyük: 10.000, e-posta Herhangi bir değeri var.

Arayüzde ilk sütun çağrılır Değiştirilmiş alan (sadece "Field" değil): Mokapen'in kaydın genel durumuna değil, o alandaki gerçek bir değişime baktığını hatırlatır.

Pratik örnekler — Anlaşma Değiştirildi

• Durum: Değiştirilmiş alan = Boru hattı aşaması, operatör biri mi, değer = Kazanmak. Kullanıcı, aşamayı "Teklif"ten "Kazanıldı"ya taşır ve kaydeder → yangınlar. "Kayıp"tan "Kazanıldı"ya geçiş → yangınlar. Yalnızca aşamadan çıkan tutarı değiştirir → ateş etmiyor. Aşama zaten "Kazanıldı" ve değiştirmeden kaydediliyor → ateş etmiyor.
• Durum: Sahne biri mi "Kazanmak" VE Miktar Şundan daha büyük: 50.000 — her iki alan da olmalıdır değiştirilmiş aynı kayıtta ve yeni değerlerin kurallara uygun olması gerekir. Yalnızca aşamayı değiştirirseniz ikinci koşul başarısız olur.
• ile bağlantılı iki durum VEYA (VEYA): yalnızca bir Tetikleyicinin etkinleşmesi için kuralın karşılanması gerekir (alan değiştirildi + yeni değer uygun).

"X'ten Y'ye değiştirildi" operatörleri ve geçmişi

Değiştirilen tetikleyicilerde aşağıdaki gibi gelişmiş operatörleri kullanabilirsiniz: X'ten Y'ye değiştirildi (ve geçmişi değiştirmeye bağlı diğerleri): açık olanı önemsiyorsanız bunları kullanın geçiş (örneğin, sahne "Teklif"ten "Kazanıldı"ya geçti), sadece "sahne artık Kazanıldı" değil. Operatör listesinin tamamı için bkz. Filtreler ve operatörler.

"... oluşturuldu" tetikleyicisi — farklı koşullar

İşte Mokapen bunu yapıyor Olumsuz öncesi/sonrası karşılaştırması: kayıt yeni oluşturuldu. Koşullar kontrol edilir kaydın oluşturulduğu değerler:

• Örnek: Bilet Oluşturuldu + öncelik biri mi "Yüksek" → yalnızca yeni biletin oluşturma sırasında zaten yüksek önceliğe sahip olması durumunda etkinleşir.
• Örnek: Kişi Oluşturuldu + etiket İçerir "Web sitesi lideri" → kişi bu etiketle doğmuşsa etkinleşir.

Bir alanın "değiştirilmiş" olması gerekmez: daha önce mevcut değildi.

Diğer olay tetikleyicileri

• İletişim formu alındı — ana filtre = form kodu; kayıt alanı koşulu ızgarasını kullanmaz (gönderilen değerler tetikleyici değişkenlerdir).
• Gelen e-posta — hangi özel adresi seçin; bu adrese alınan mesajlar için akış başlar.
• Zamanlanmış tetikleyiciler — kayıt koşulu yok; kayıtlı takvime göre başlarlar.

İpuçları

• "Değiştirildiğinde", tetikleyiciyi boş bırakmak yerine her zaman sıkı bir koşuldan (bir alan + hedef değer) başlayın.
• Akış hiç başlamazsa CRM geçmişini kontrol edin. Gerçekten koşul alanını beklenen yeni değerle değiştirdi.
• Çok sık başlıyorsa VE koşullarını ekleyin veya ikincil kontrolleri şuraya taşıyın: Durum akışın içine adım atın.

Akış düzenleyici

Düzenleme sayfası bağlantılı bloklara sahip dikey bir blok düzenleyicidir:

• Üstte: düzenlenebilir başlık, Geri, bağlantı yürütme geçmişi, Aktif / Aktif Değil geçiş yapın.
• İlk blok: seçilen tetikleyici.
• Aşağıda: sırayla adımlar - eylemler, koşullar, gecikmeler, "ForEach Döngüsü" döngüleri.
• + Eylem ekle kataloğun tamamını açar (düzenleyici menülerinde gördüğünüz adların aynısı).

Her blok düzenlenebilir, çoğaltılabilir veya silinebilir. Koşullar ve "ForEach Döngüsü" açık şubeler: sağ daldaki adımları ekleyin (koşullar için "evet" / "hayır", tekrarlar için "döngü içinde").

Kaydetme sırasında Mokapen gerekli alanları ve bayrakları kontrol eder tehlikeli döngüler farklı otomasyonlar arasında (örneğin A akışı, A'yı çağıran B'yi tetikler). Bu durumda kaydetme engellenir ve ilgili otomasyonların listesi görünür.

Mevcut eylemler

Tıklamak + Eylem ekle kataloğu açmak için: her girişte aynı isim Mokapen'de görüyorsunuz. Seçim yaptıktan sonra modeli (referans kaydı, ayarlanacak alanlar, mesaj alıcısı…) doldurursunuz. Hemen hemen her alan sabit metni veya değişken Menüden veya özel seçiciden.

Aşağıda bulacaksınız tüm eylemler şu anda mevcut, türe göre gruplandırılmış. Kalın yazılan isimler katalog isimleridir.

Katalogdan önce okuyun Eylem modları nasıl doldurulur: açıklıyor kayıt kimliği alanlar, tekli ve çoklu değerler ve işleçli filtreler (ayrıca şunun için kullanışlıdır: Elde etmek … Ve Durum).

Eylem modları nasıl doldurulur

Hemen hemen her eylem doldurulacak alanları olan bir model açar. Bazıları her zaman görünür, bazıları ise yalnızca listeden bir alan eklediğinizde görünür. İşte ilk kaydetmede hatalardan kaçınmak için bilmeniz gerekenler.

Hangi kayıt üzerinde çalışılacağı: kimlik alanı

İçin Okumak …, Düzenlemek …, Klon…, Bağlantıları edinin, Kontrol listesini güncelle, Teklif öğelerini alın / Sipariş öğelerini alınve benzerlerini belirtmeniz gerekir hangi CRM kaydı kullanmak. Modun üst kısmında tam kayıt türü etiketini içeren bir alan görünür; örneğin İletişim Kimliği, Anlaşma Kimliği, Görev Kimliği, Bilet Kimliği — CRM'de kaydı açtığınızda gördüğünüz adın aynısı.

• Sabit yapıştırabilirsiniz kimlik numarası (yalnızca test amaçlı) veya çoğu durumda bir değişken seçiciden (alan yanındaki simge veya "/" tuşu): ör. önceki adımda oluşturulan ilgili kişinin kimliği, akışı tetikleyen anlaşmanın kimliği, okunan kimlik Fırsatı Oku adım.
• Bu alan kabul edilir yalnızca bir değer — bir değişken veya bir kimlik. Virgülle ayırarak birden fazla kimlik girmeyin ve aynı alana birden fazla değişken rozeti seçmeyin: Mokapen'in tam olarak bilmesi gerekir bir Okumak veya düzenlemek için kaydedin.
• Alan boş kalırsa veya değişken geçerli bir kimlik içermiyorsa adım, yürütme geçmişinde gerekli alan hatasıyla başarısız olur.

Tek değer, birden çok değer ve bağlantılar

Bir oluşturma veya düzenleme eylemi doldurulurken tüm alanlar aynı şekilde davranmaz:

• Tek alanlar — unvan, sahip, tarih, tutar, e-posta, telefon, satış hattı aşaması vb.: sağlamalısınız tek değer (sabit metin veya değişken). Değişken bir liste (dizi) ise Mokapen bunu yalnızca bir tanesini kabul eden bir alanda kullanamaz: önceki adımdan "basit" bir değişken veya belirli bir alan seçin.
• Bağlantı alanları — adı ile başlayan alanlar bağlı_ (ör. bağlantılı kişiler, bağlantılı anlaşma, bağlantılı şirket): şunları içerebilir: çoklu kayıtlar. Sıklıkla gördüğünüz alanın yanında Eklemek veya Yer değiştirmek: ile Eklemek halihazırda kayıtlı olanlara yeni bağlantılar eklenir; ile Yer değiştirmek geçerli bağlantılar kaldırılır ve yalnızca sizin belirttiğiniz bağlantılar kalır. Bunları bir veya daha fazla kimlikle, birden fazla değişkenle veya çıktıyla ayarlayabilirsiniz. Bağlantıları edinin.
• Diğer çoklu değer alanları — etiketler, paydaşlar, bazı listeler: birden fazla girişi kabul edin; değişken seçici bir "?" gösterebilir. Rozetteki simge: değişkenin düz metin, tarih, çoklu liste vb. olup olmadığını görmek için üzerine gelin.

İçinde Düzenlemek … eylemler yalnızca eklediğiniz alanlar Alan ekle görünür: kaydın tamamını doldurmanıza gerek yoktur, sadece ID + değiştirmek istediğiniz alanları doldurmanız yeterlidir.

Yeni bir kayıt oluşturma

Bu eylemler yeni bir kayıt oluştur kuruluşta sanki listeden veya kayıttan manuel olarak oluşturmuşsunuz gibi. Başlığı, sahibi, bağlantıları ve özel alanları doldurun; bunları tetikleyici veya önceki adım değişkenleriyle önceden doldurabilirsiniz.

• Görev Oluştur — bir aktivite açar (son tarih, sahip, öncelik, müşteri veya anlaşmayla bağlantılar). Bir müşteri adayından sonra veya otomatik takipler için tipiktir.
• Proje Oluştur — akışı tetikleyen müşteri veya süreçle bağlantılı operasyonel bir proje başlatır.
• Randevu Oluştur — bir takvim taahhüdü ekler (arama, ziyaret, inceleme).
• Rezervasyon Oluştur — hizmetlerinize veya kaynaklarınıza bağlı, rezerve edilebilir bir slotu kaydeder.
• Kişi Oluştur — dizine bir kişi ekler (formdan, harici sayfadan, gelen e-postadan).
• Şirket Oluştur — dizine genellikle aynı akışta oluşturulan ilgili kişiyle eşleştirilen bir şirket ekler.
• Fırsat Oluştur — hazırlık aşamasında bir anlaşma açar (tutar, aşama, bağlantılı kişi veya şirket).
• Bilet Oluştur — müşteriyle zaten ilişkilendirilmiş bir destek talebini açar.
• Teklif Oluştur — satırlar, toplamlar ve müşteri verileri içeren ticari bir belge oluşturur.
• Sipariş Oluştur — genellikle kazanılan bir anlaşmanın veya kabul edilen bir fiyat teklifinin ardından onaylanmış bir siparişi kaydeder.
• Ürün Oluştur — ürün kataloğuna bir öğe ekler.
• Hizmet Oluştur — servis kataloğuna bir öğe ekler.
• Belge Oluştur — yapılandırılmış bir belgeyi organizasyon belgeleri alanında arşivler.

Mevcut bir kaydı okuma

Bu eylemler tek bir kayıt yükle zaten CRM'de. Modal'da şunu doldurun: Kimlik… alan (örn. İletişim Kimliği) değişkeni doğru kayda işaret ederek kaydedin, ardından kaydedin. Okuma kaydındaki alanlar, adım adıyla (örneğin, 3. adımda okunan kişinin unvanı ve e-postası) sonraki adımlarda kullanılabilen değişkenler haline gelir.

Tetik yeterli olmadığında bunları kullanın; akışı tetiklemeyen bağlantılı anlaşmanın tutarını veya baştan farklı bir kaydı ne zaman güncellemeniz gerektiğini okumanız gerekir.

• İletişimi Oku — adı, e-postayı, telefonu, özel alanları ve diğer iletişim verilerini alır.
• Şirketi Oku — şirket adını, KDV numarasını, adresini ve şirket alanlarını alır.
• Görevi Oku — başlık, son tarih, durum, sahip ve görev alanlarını okur.
• Projeyi Oku — proje verilerini ve durumunu alır.
• Randevuyu Oku — tarihi, saati, katılımcıları ve randevu notlarını okur.
• Rezervasyonu Oku — slot, hizmet ve rezervasyon verilerini alır.
• Fırsatı Oku — miktarı, işlem hattı aşamasını, olasılığı, tarihleri ​​ve ticari alanları okur.
• Bileti Oku — öncelik, durum, açıklama ve bilet atamalarını alır.
• Alıntıyı Oku — başlığı, toplamları ve alıntı meta verilerini okur (satırları değil: bunlar için Teklif öğelerini alın).
• Siparişi Oku — sipariş verilerini alır (başlık; satırlar Sipariş öğelerini alın).
• Ürünü Oku — fiyat, kod, açıklama ve katalog ürün alanlarını okur.
• Hizmeti Oku — katalog hizmeti verilerini alır.
• Belgeyi Oku — başlık, tür ve arşivlenmiş belge alanlarını okur.
• Kullanıcıyı veya ekibi oku — e-postalarda veya ödevlerde kullanılmak üzere bir kuruluş kullanıcısının veya ekibinin verilerini (isim, e-posta, rol…) alır.

Mevcut bir kaydı düzenleme

Bu eylemler alanları güncelle Mevcut bir kayıtta. Modalda: (1) belirtin Kimlik… Düzenlenecek kaydın; (2) şununla ekle: Alan ekle yalnızca değiştirmek istediğiniz alanlar; (3) her alan için sabit değer veya değişken girin. Bağlantılarda ve çoklu değer listelerinde şunu unutmayın Ekle / Değiştir (Görmek Eylem modları nasıl doldurulur).

• Kişiyi Düzenle — dizini, etiketleri, özel alanları günceller veya sahibiyle iletişime geçer.
• Şirketi Düzenle — şirket verilerini, sınıflandırmalarını veya şirket alanlarını değiştirir.
• Görevi Düzenle — son tarihi, durumu, sahibi veya görev açıklamasını taşır.
• Projeyi Düzenle — durumu, tarihleri ​​veya proje alanlarını günceller.
• Randevuyu Düzenle — saati, unvanı veya randevu katılımcılarını değiştirir.
• Rezervasyonu Düzenle — slot veya rezervasyon verilerini günceller.
• Fırsatı Düzenle — aşamayı, miktarı, olasılığı veya diğer ticari alanları hareket ettirir.
• Bileti Düzenle — durumu, önceliği, atamayı veya çağrı alanlarını değiştirir.
• Teklifi Düzenle — teklif başlığını ve alanlarını günceller (satır öğelerinin özel eylemleri vardır).
• Siparişi Düzenle — sipariş başlığını ve alanları günceller.
• Ürünü Düzenle — fiyatı, kodu veya ürün özelliklerini değiştirir.
• Hizmeti Düzenle — katalog hizmeti verilerini günceller.
• Belgeyi Düzenle — başlık, sınıflandırma veya belge alanlarını değiştirir.

Mevcut bir kaydı klonlama

Bu eylemler bir kopya oluştur mevcut bir kaydın Modal'da şunu belirtin: Kimlik… kaynak kaydının (değişken veya sabit kimlik) ve sağlandığı yerde çoğaltma seçeneklerinin (kontrol listesi, ekler, bağlantılar). Yeni kopyalanan kayıt, sonraki adımlarda kullanılabilecek yeni bir kimliği ortaya çıkarır.

• Klonlama Görevi — seçilen yapıyı ve bağlantıları koruyarak bir görevi kopyalar.
• Klon Projesi — yeni bir müşteri veya döngü için bir şablon projesini kopyalar.
• Randevuyu Klonla — ayarlanacak tarih veya katılımcılarla ikili randevu oluşturur.
• Klon Rezervasyonu — bir şablon rezervasyonunu kopyalar.
• Kişiyi Klonla — türetilmiş bir ilgili kişi oluşturur (varyant, şube, ek ilgili kişi).
• Klon Şirketi — bir şablon şirketini kopyalar.
• Klon Anlaşması — yenileme veya üst satış için bir anlaşmayı kopyalar.
• Klon Bilet — mevcut bir biletten başlayarak benzer bir vakayı yeniden açar.
• Ürünü Klonla — bir katalog ürün çeşidi oluşturur.
• Klonlama Hizmeti — bir şablon hizmetini kopyalar.
• Belgeyi Klonla — yapılandırılmış bir belgeyi çoğaltır.

Katalog şunları içermiyor Alıntıyı Klonla veya Klonlama Sırası: ticari belgelerin kullanımı için Teklif Oluştur / Sipariş Oluştur veya CRM'deki kayıttan manuel olarak kopyalayın.

Kayıt listelerini alma

Eylemler Görevleri al, Kişileri Alın, Fırsatları alınve aynı ailedeki diğer kişiler de bunu yapıyor tek bir kimlik bile sorma: arıyorlar çoklu kayıtlar kuruluşta ve bir liste döndürün. Modal'da şunları bulabilirsiniz:

• Filtreler (isteğe bağlı) — CRM raporları ve koşullarıyla aynı mantığa sahip üst kısımdaki bölüm. Filtreler olmadan eylem çok sayıda satır döndürebilir (dahili sınıra kadar): üretimde her zaman kriterleri daraltın.
• Düğmeye koşul ekle: her satır için seçin alan (varlık alanı listesinden), operatör (alan türüne bağlıdır — bkz. Filtreler ve operatörler), Ve değer (metin, tarih, durum, değişken…).
• Bir koşul ile sonraki seçim arasında VE (VE — her ikisi de doğru olmalıdır) veya VEYA (VEYA — yalnızca birinin doğru olması gerekir).

İnfazdan sonra ne elde edersiniz

• sonuçlar — filtrelerle eşleşen kayıt dizisi; her öğe varlık alanlarını içerir (kimlik, başlık, sahip, özel alanlar…).
• toplam — bulunan kayıtların sayısı.

Listenin her satırına göre işlem yapmak için a adımından hemen sonra ekleyin Her Döngü İçin ve bağlayın sonuçlar gelen değişken Elde etmek … adım. Döngünün içindeki her eylem, geçerli kaydı (kişi, görev vb.) sanki tetikleyiciymiş gibi "görür".

• Görevleri al — filtrelenmiş görev listesi (örneğin, yarın teslim edilmesi, satış ekibi, "Açık" durumu).
• Projeleri alın — seçilen kriterlere uyan projeler.
• Kişileri Alın — filtrelenen kişiler (örneğin, geçen hafta oluşturulan "Bülten" etiketli).
• Şirketleri edinin — sektöre, etikete veya diğer filtrelere göre şirketler.
• Fırsatları alın — aşamaya, miktara veya boru hattına göre anlaşmalar.
• Randevu alın - belirli bir aralıktaki veya belirli özelliklere sahip atamalar.
• Rezervasyon alın — filtrelenmiş rezervasyonlar.
• Bilet al — duruma, önceliğe veya atamaya göre biletler.
• Ürünleri al — filtrelerle eşleşen ürünleri kataloglayın.
• Hizmetleri alın — filtrelenmiş katalog hizmetleri.
• Belgeleri alın — belirlenen kriterlere göre arşivlenen belgeler.
• Kullanıcıları edinin — kuruluş kullanıcıları (örneğin özet bildirimler için).
• Ekip kullanıcılarını edinin — belirli bir ekibin üyeleri (koşullarda takıma göre filtreleyin).

hayır Fiyat teklifi al veya Sipariş al belge başlıklarının listesi olarak: teklif ve sipariş satırları için sonraki bölümdeki eylemleri kullanın.

Filtreler ve operatörler (Listeleri ve Koşulları Alma)

Operatörler, her koşulun yanındaki açılır menüde üç bağlamda görünür: Elde etmek … eylemler, akış Durum adım ve tetikleme koşulları (… oluşturuldu / … değiştirildi). Mokapen yalnızca seçilen operatörlerle uyumlu operatörleri gösterir alan türü (metin, numara, tarih, liste, evet/hayır). Açık değiştirilmiş tetikleyiciler, operatörün yanı sıra alanın da sahip olması gerekir aslında değişti bu kayıtta - bkz. Tetikleme koşulları.

Metin ve genel alanlar

• eşittir — alan değerle tam olarak eşleşir (örn. ülke = "İtalya").
• eşit değil — alan belirtilen değerden farklı.
• İçerir — metin alt dizeyi içerir (ör. e-posta "@company.com" içerir).
• içermez — metin alt dizeyi içermez.
• Şununla başlar: / Şununla biter: — kod önekleri veya etki alanı son ekleri için kullanışlıdır.
• Herhangi bir değeri var — alan doldurulmuştur (boş değil).
• Hiçbir değeri yok — alan boş veya yok.
• biri mi / biri değil mi — değer seçilen seçenekler listesine aittir (ya da değildir).
• Herkese eşittir / Herkese eşit değil, Her birini içerir / Her şeyi içermez — birden fazla değere sahip olabilen alanlar için: belirtilen tüm değerlerin mevcut (veya yok) olup olmadığını kontrol eder.

Sayılar ve tutarlar

• eşittir, eşit değil - tam karşılaştırma.
• Şundan az:, Küçük veya eşittir, Şundan daha büyük:, Büyük veya eşittir — miktarlar, miktarlar ve puanlara ilişkin tipik karşılaştırmalar.
• Arasında — sayısal aralık (minimum ve maksimum değer).
• Herhangi bir değeri var, Hiçbir değeri yokve "her biri" / "her" operatörleri de ilgili yerlerde geçerlidir.

Tarihler ve son tarihler

• eşittir, önce, sonra — belirli bir tarihle karşılaştırma.
• Arasında / arasında değil — tarih aralığı.
• Şu andan itibaren X gün/saat/dakika/hafta/ay içinde — bugüne göre pencere (örneğin vadesi 7 gün içinde).
• X gün/saat/dakikadan daha önce oldu — en az X zaman birimi önce meydana gelen olay.
• Şu andan itibaren tam olarak X gün/saat var — bugünden sabit uzaklıktaki tarih.
• Geçmişte / Gelecekte mi — sabit bir tarih girmeden.

Liste, durum, etiketler, bağlantılar (seçim alanları)

• biri mi / biri değil mi — kaydın seçilen değerlerden en az birine sahip olması (veya olmaması) (boru hattı aşaması, bilet önceliği, etiket…).
• Her birini içerir / Her şeyi içermez — seçilen tüm değerlerin çoklu değer alanında mevcut olması (veya bulunmaması) gerekir.

Gelişmiş operatörler (değişiklik geçmişi)

Bunlar esas olarak şuralarda görünür: Durum "kayıt değiştirildi" tetikleyicilerinde ve alan türünün izin verdiği durumlarda ayrıca Elde etmek … filtreler. Değeri karşılaştırıyorlar önce Ve sonrasında son güncellemeleri değiştirin veya doğrulayın:

• Hiç eşit oldu / Hiçbir zaman eşit olmadı, Hiç biri oldu mu / Hiçbir zaman onlardan biri olmadı — zaman içindeki saha geçmişi.
• Son X günde güncellendi / Son X günde güncellenmedi — alan yakın zamanda değişti (ya da değişmedi).
• X'ten Y'ye değiştirildi — değer belirli bir değerden diğerine geçti (anlaşma değişikliği tetikleyicisinde kullanışlıdır: "aşama Teklif'ti ve Kazanıldı").

Operatörü seçtikten sonra gerekirse değer satırını açın (ok simgesi): göreceli tarihler için yalnızca X sayısını girin; için Herhangi bir değeri var / Hiçbir değeri yok herhangi bir değere gerek yoktur.

Satır öğelerini teklif etme ve sipariş etme

Bu eylemler şu şekilde çalışır: satır öğeleri tablosu belge başlığında değil, bir teklif veya siparişin (ürünler, miktarlar, fiyatlar) içinde. İçin Teklif öğelerini alın / Sipariş öğelerini alın Ve Teklif öğelerini düzenle / Sipariş öğelerini düzenle belirtmek Teklif Kimliği veya Sipariş Kimliği (tetikleyici değişken veya bir Teklif Oku/Oluştur|Sipariş Ver adım).

• Teklif öğelerini alın — ForEach Döngüsünde kullanmak veya adımları düzenlemek için mevcut bir teklifin tüm satırlarını okur.
• Sipariş öğelerini alın — mevcut bir siparişin satırlarını alır.
• Teklif öğelerini düzenle — satırları üç modla günceller: Tüm satır öğelerini değiştir, Satır öğeleri ekle, veya Yalnızca eşleşen satır öğelerini güncelle (eşleşen kriter ve güncellenecek alanlarla birlikte).
• Sipariş öğelerini düzenle — aynı modlarla sipariş satırlarında aynı amaç.

Bunlar gelişmiş eylemlerdir: bunları test teklifleri ve emirleri üzerinde deneyin ve yürütme geçmişini satır satır kontrol edin.

Bağlantılar ve kontrol listesi

Bağlantıları edinin

alır bağlantılı kayıtlar CRM'de tek tek açmadan bir kayda (kişiler, anlaşmalar, görevler, şirketler… aynı varlığa bağlı) aktarın.

modalda

1. Seçmek Tip — hangi "merkezi" kaydı düşündüğünüz (İletişim, Anlaşma, Görev, Bilet…).
2. İlgili olanı doldurun Kimlik… alan (örn. İletişim Kimliği) bir değişkenle: genellikle tetikleyici kimliği veya Okumak … / Yaratmak … adım.
3. Eylemi kaydedin.

Ne elde edeceksin — her bağlantı türü için değişkenler, örneğin tam liste bağlantılı_kişiler, bağlantılı Kimlikler (Connected_contacts.contact_id), başlıklar (linked_contacts.title) ve anlaşmalar, şirketler, görevler vb. için aynı şema. Bunlar çoklu değer değişkenler: bunları bir Her Döngü İçin kimliklerde veya bağlantı alanlarında Düzenlemek … / Yaratmak … ile Eklemek modu.

Kontrol listesini güncelle

Kaydı açmadan mevcut öğeleri kontrol ederek veya yenilerini ekleyerek bir kayıt kontrol listesini (müşteri katılımı, proje QA, bildirim kapatma) değiştirir.

modalda

1. Tip — kontrol listesine sahip olan varlık (Görev, Anlaşma, Bilet, İletişim…; yalnızca Mokapen'de kontrol listesini destekleyen türler görünür).
2. Kimlik… — güncellenecek kaydın değişkeni veya kimliği.
3. Ekle / Değiştir — Eklemek mevcut öğeleri tutar ve aşağıda tanımladığınız öğeleri ekler; Yer değiştirmek geçerli kontrol listesinin tamamını siler ve yalnızca modalda doldurduğunuz listeyi ekler.
4. Kontrol listesi — bir veya daha fazla satır: kontrol edin Tamamlamak tamamlandı olarak işaretlemek için şunu yazın: başlık (ayrıca değişkenlerle, örneğin "{$contact.name}'i doğrulayın"), özel düğmeyle satırlar ekleyin, sürükleyerek yeniden sıralayın.

Boş başlıklı satırlar dikkate alınmaz. Yürütmeden sonra öğelerin uygulandığını doğrulamak için kaydı veya adım geçmişini kontrol edin.

İletişim

E-posta Gönder

Akıştan gerçek bir e-posta gönderir. Gönderme her zaman bir süreçten geçer SMTP Mokapen'e bağlı hesap — yapılandırması olmayan "genel" bir adresten değil.

modalda

• İtibaren — kuruluşta önceden yapılandırılmış bir SMTP adresini listeden seçin E-posta entegrasyonları (otomasyon Sahibi veya izne sahip kullanıcılar tarafından bağlanan hesaplar). Alternatif olarak bir adres veya değişken belirtebilirsiniz (örn. akış Sahibi e-postası): Mokapen bu adresle ilişkili SMTP entegrasyonunu kullanacaktır. sonrasında değişkenlerin çözümü. Hiçbir SMTP hesabı eşleşmezse adım başarısız olur; ekranın altında sarı bir uyarı görünür. İtibaren alan.
• Eğer sen bir İşbirlikçi akış Sahibinin değil, Sahibin gönderen e-postayı bağlaması gerekir; aksi takdirde gönderme başlamayacaktır.
• İle (gerekli), CC, BCC — gerekirse virgülle ayrılmış bir veya daha fazla adres veya değişkenler (iletişim e-postası, bilet sahibinin e-postası vb.).
• Ders Ve Mesaj — değişkenli serbest metin; gövde tam düzenleyiciyi kullanır (HTML de).

Alıcı postayı alır seçilen SMTP göndericisinden. Posta gelmezse spam'ı ve etki alanı itibarını kontrol edin; yürütme geçmişi, adımın tamamlanıp tamamlanmadığını veya reddedildiğini gösterir.

SMS gönder

aracılığıyla kısa bir SMS gönderir. LinkMobility entegrasyon (Mokapen SMS ağ geçidi).

modalda

• SMS Hesabı — bağlı SMS hesaplarından birini seçin otomasyon Sahibi (gönderen takma adı şu şekilde yapılandırıldı: Entegrasyonlar → SMS). Liste boşsa öncelikle entegrasyonlar sayfasından bir numara/takma ad bağlayın.
• Burada da akışı Ortak Çalışan olarak düzenlerseniz Sahibin SMS entegrasyonunu aktif hale getirmesi gerekir.
• Şablon (isteğe bağlı) — metni önceden doldurmak için bir kuruluş SMS şablonu seçin; daha sonra düzenleyebilirsiniz. Şablon yer tutucuları otomatik olarak kişi verileriyle değiştirilmez: şunu kullanın: otomasyon değişkenleri mesajda.
• Telefon — alıcı numarası (uluslararası format önerilir) veya değişken (örn. tetik irtibat telefonu).
• Mesaj — değişkenli SMS metni; sağlayıcı uzunluk sınırlarına saygı gösterin.

Entegrasyonlarda SMS kredilerini ve gönderen numarasını doğrulayın. Akış testi gerçek SMS gönderir.

WhatsApp - içinde Otomasyonlar modül yalnızca bugün E-posta Gönder Ve SMS gönder mevcuttur. WhatsApp (WABA) CRM'de kullanılabilir konuşmalar ve ilgili entegrasyonlar aracılığıyla, ancak otomasyon kataloğunda bir eylem olarak görünmüyor. Otomatik WhatsApp mesajları için harici entegrasyonları veya gelen kutusundan manuel akışları düşünün.

Akış kontrolü

• Gecikme — bir sonraki adıma kadar akışı dakikalar, saatler veya günler boyunca duraklatır (hatırlatıcılar, iki eylem arasında bekler).
• Durum — bir çatal oluşturur: alanlar veya değişkenler hakkındaki kural karşılanırsa Mokapen "evet" dalını, aksi takdirde "hayır" dalını takip eder.
• Her Döngü İçin - bir listenin her öğesi için iç daldaki adımları tekrarlar (genellikle çıktısı) Kişileri Alın, Görevleri alveya harici bir sayfadan okunan satırlar).

Formlardan ve dış kaynaklardan okuma

Bu eylemler verileri okur dıştan tek tetikleyici, dosyalardan ve formlardan listeleri kaydeder veya entegre eder. Belirtildiği yerlerde aktif entegrasyon gerektirirler (bkz. Entegrasyon bağlantılı eylemler).

Formu Oku

Katalogdaki eylemi bilmek saha yapısı bir organizasyon formunun (form oluşturucuda tanımlanan alanların aynısı). Uygulamada, bir ziyaretçi bir formu doldurduğunda gönderilen değerler, eğer kullanırsanız değişkenler olarak zaten mevcuttur. İletişim formu alındı tetikleyici (form kodu + tetikleyicideki alan önizlemesi). Kullanmak Formu Oku Teknik form alanı adlarını daha sonraki adımlarda oluşturulan ilgili kişi, anlaşma veya görevle eşleştirmeniz gerekiyorsa daha karmaşık bir akışta. Form kodu şudur sümüklüböcek organizasyon sayfasında/form yapılandırmasında görünür.

Google E-Tablosunu Oku

URL aracılığıyla erişilebilen bir Google E-Tablosundaki satırları içe aktarır.

• İlk olarak bağlantıyı Google hesap Entegrasyonlar sayfa özelse veya kimlik doğrulama gerektiriyorsa.
• Kalıcı olarak sayfayı yapıştırın URL'si dışa aktarılabilir biçimde (ör. ile biten bağlantı) dışa aktar?format=csv genel veya paylaşılan CSV için).
• URL alanını bırakın ve Dosya yüklendi mesaj: Mokapen dosyayı indirir, sütunları (CSV, JSON veya Excel) algılar ve sonuç sekmesinde önizlemeyi gösterir.
• Çıkış — sonuçlar değişkenler (satır dizisi, sayfa başına bir satır) ve toplam (saymak). Her sütun içeriden erişilebilen bir alan haline gelir Her Döngü İçin (örneğin, "E-posta" sütununu şu şekilde eşleştirin: Kişi Oluştur → e-posta).

Excel'i çevrimiçi okuyun

Aynı arayüz Google E-Tablosunu Okuiçin tasarlanmış Microsoft 365 dosyalar (OneDrive, SharePoint, .xlsx/.xls'ye doğrudan bağlantı).

• Bağlantı Microsoft Office 365 Dosya Microsoft'ta oturum açmayı gerektiriyorsa Entegrasyonlar'da.
• Dosyayı veya paylaşım bağlantısı URL'sini yapıştırın, yüklenmeyi bekleyin.
• Kullanmak sonuçlar + Her Döngü İçin Satırları CRM'deki kişiler, ürünler veya anlaşmalarla senkronize etmek için.

URL'den oku

Web adresinden genel okuma: CSV, JSON, çevrimiçi Excel veya tablo verilerini döndüren API'ler.

• Tam URL'yi girin (https://…). Biçim: otomatik olarak algılandı.
• URL'ye erişilemiyorsa, korunuyorsa veya bir hata döndürüyorsa kırmızı bir uyarı görünür ve adım yürütülürken başarısız olur.
• Yüklemeden sonra algılanan sütunlar adım değişkenleri olarak kullanılabilir; ile birleştirmek Her Döngü İçin toplu içe aktarmalar veya harici sistemlerden güncellemeler için.

Üç URL eyleminin tümü için: eylemi yalnızca düzenleme modunda başarılı yükleme sonrasında kaydedin, böylece sütunlar kayıtlı kalır. URL'yi değiştirirseniz akışı etkinleştirmeden önce önizlemeyi yeniden yükleyin ve doğrulayın.

Koşullar, gecikmeler ve "ForEach Döngüsü"

Üç adıma derinlemesine bakın kayıt oluşturmayın ancak akışı yönlendirin:

The Durum eylem bir yaratır Evet / HAYIR çatal. bölümünde açıklanan aynı arayüzle bir veya daha fazla kural ekleyin. Filtreler ve operatörler: alan (veya değişken), operatör, değer, VE/VEYA bağlantıları. Örnekler: "anlaşma tutarı 10.000'den büyük", "iletişim e-postasının herhangi bir değeri var", "sahne Teklif'ten Kazanıldı'ya değiştirildi" (operatör) X'ten Y'ye değiştirildi değişiklik tetikleyicisinde). Çok fazla iç içe geçmiş çatallardan kaçının; bir vaka için geçmişi takip etmek zorlaşır.

The Gecikme eylem bir sonraki adımdan önce akışı duraklatır. Değişkenlerden gelen tarihlerle birleştirildiğinde hatırlatıcılara ("son tarihten üç gün sonra") olanak tanır; zamanlanmış akışlarda basitçe iki ardışık eylem arasında boşluk bırakır.

The Her Döngü İçin eylem bir listeyi toplu olarak işler: çıktısını bağlayın Kişileri Alın, Görevleri alveya harici bir sayfadaki satırlar; döngünün içindeki her adımda geçerli öğeyi görür. Önce birkaç kayıt üzerinde tasarlayın ve test edin, ardından ölçeklendirin.

Değişkenler

Değişkenler, halihazırda CRM'de veya akışta bulunan verilerin yeniden yazılmasını önler. Düzenleyicide menüden veya simgeli seçiciden seçim yapın; ezberlenecek özel bir sözdizimi yok.

Her zaman mevcut

• Organizasyon veriler (isim, sistemin açığa çıkardığı ayarlar).
• Mal sahibi Otomasyon verilerinin (isim, e-posta…)
• Güncel tarih Ve geçerli tarih ve saat yürütme anında, ayrıca mahsupla (örneğin, sağlandığı yerde "bugün + 7 gün").

Tetikleyiciden — seçilen başlangıca bağlıdır: gönderilen form alanları, akışı tetikleyen kayıttaki değerler, gelen e-posta bilgileri.

Önceki adımlardan — tamamlanan her eylem, sonuçları sonraki adımların kullanımına sunar: tanımlayıcı (Kimlik…) oluşturulan kaydın, okunan kişiden gelen alanlar, sonuçlar gelen liste Fırsatları alın, sayfa sütunları, içteki tek satır Her Döngü İçin. Değişken seçicide adımlar sıralıdır: doğru adımı ve ardından alanı seçin.

Değişken türleri — rozetlerin yanında "?" simgesi türü belirtir: düz metin, tarih, sayı, çoklu liste, kullanıcı vb. hedef alanı yazın: "liste" değişkenini bir listeye koymayın İletişim Kimliği alan (tek değer) veya Mokapen'in sayısal bir kimlik beklediği serbest metin.

Pratik ipucu: değişkenleri bağladıktan sonra bir test ve adım geçmişini açın: otomasyonu Etkin olarak ayarlamadan önce beklenen değerlerin göründüğünü doğrulayın.

Entegrasyon bağlantılı eylemler

Bazı eylemler yalnızca ilgili entegrasyonun etkin olması durumunda çalışır. Entegrasyonlar ve e-posta/SMS için, eğer otomasyon Sahibi doğru hesabı bağladı:

• E-posta Gönder — SMTP seçilen adresle ilişkili hesap (Gmail, Outlook, özel SMTP…) İtibaren alan. Geçerli e-posta entegrasyonu olmadan adım başarısız olur.
• SMS gönder — LinkMobility / Sahibindeki gönderen takma adı ile SMS entegrasyonu; yeterli kredi.
• Google E-Tablosunu Oku — Google özel sayfalar için hesap; doğru dışa aktarma veya paylaşım URL'si.
• Excel'i çevrimiçi okuyun — Microsoft 365 korumalı OneDrive/SharePoint dosyaları için hesap.
• URL'den oku — adresin herkese açık olması durumunda zorunlu entegrasyon yoktur; harici sunucunun isteği yanıtladığını ve kabul ettiğini doğrulayın.

Bağlantının süresi dolarsa, geçmişteki adım başarısız olur: Uygulamayı Entegrasyonlar'dan yeniden bağlayın ve testi tekrarlayın. Sayfalar ve URL'ler için, ForEach Döngüsü içindeki sütunları ve iletişim veya anlaşma alanlarını, manuel yönlendirmeli hizalamada yaptığınız gibi eşleyin.

Akışın test edilmesi

Editörden, düğme otomasyon testi: Bir deneme çalıştırması başlatır.

Uyarı: Test, üretimle aynı mekanizmayı kullanır. E-posta, SMS, veri oluşturma ve güncellemeler fiilen uygulandı. Akış istilacı olduğunda test organizasyonu veya kayıtları üzerinde denemeler yapın.

Davranış:

• Etkinlik tetikleyicisi — geçmişte bir çalıştırma zaten mevcutsa bu başlangıç ​​verilerini yeniden kullanabilirsiniz; aksi takdirde Mokapen, tetikleyiciye kaydedilen ayarları kullanır.
• Zamanlanmış tetikleyici — planlanan zamanı beklemeden kayıtlı ayarlarla anında başlatmayı simüle eder.

Kuyruğa girdikten sonra açıldı yürütme geçmişi ve her adımı izleyin. Çalıştırma tamamlanana kadar izinleri, eksik değişkenleri veya süresi dolmuş entegrasyonları düzeltin.

Yürütme günlükleri

Her başlatma (otomatik, planlanmış veya test) bir giriş oluşturur. tarih, akış kartından veya düzenleyiciden erişilebilir. Her çalıştırmada şunları görürsünüz:

• Başlangıç ​​zamanı ve sonuç (devam ediyor, tamamlandı, hata).
• Başlangıç ayrıntı — tetikleyicinin hangi verileri aldığı.
• Detay her adım — nelerin girdiği, nelerin çıktığı, varsa hata mesajları.

Kart da gösteriyor Akışlar son 28 günde başladı. Daha eski çalıştırmalar otomatik olarak silinir: Bir aydan sonra arşivlemeye ihtiyacınız varsa, kritik durumları başka bir yere not edin veya dışa aktarın.

Yaygın sorunlar

• Asla başlamaz — Aktif durum? Tetikleyici yapılandırıldı mı? "Değiştirildi" durumunda, koşul şunu gerektirir: belirtilen alanın değiştiği bu kaydetmede ve yeni değer operatörü karşılamak için (kaydın zaten bu değere sahip olması yeterli değildir). Bu alanı gerçekten değiştiren bir kaydetme işlemini tekrarlayın (örneğin, ardışık düzen aşamasını taşıyın).
• İzinlerdeki adım hataları — Otomasyon Sahibi bu işlemi gerçekleştiremez. Akış Sahibini değiştirin veya kullanıcı rolünü ayarlayın.
• Boş değişken — Önceki adım beklenen verileri üretmedi, Kimlik… alan geçerli bir kayda işaret etmiyor veya akış bir koşulun "hayır" dalını aldı. Başarısız olandan önceki adım geçmişini kontrol edin.
• Döngü için engellenenleri kaydet — İki otomasyon birbirini tetikler. Diğer otomasyonu çağıran adımı kaldırın veya süreci yeniden tasarlayın.
• E-posta veya SMS gelmiyor — Spam, SMS kredisi, kuruluş göndereni, değişkenlerdeki alıcı. Geçmiş, adımın tamamlanıp tamamlanmadığını veya sağlayıcı tarafından reddedilip reddedilmediğini gösterir.
• Harici entegrasyon başarısız oldu — Süresi dolmuş hesap, yeniden adlandırılan e-tablo, ulaşılamayan adres. Entegrasyonlardan yeniden bağlanın ve adımı güncelleyin.
• Çok fazla koşu — "Değiştirilmiş" tetikleyici koşulsuz: her kaydetme akışı yeniden başlatır. Tetikleyici koşullar ekleyin (değiştirilen alan + değer) veya filtreleri Koşul adımına taşıyın.

Tarih yeterli değilse Kopyalamak otomasyonu kullanın, üretim dışı verileri deneyin ve temiz olana kadar testi kullanın.

Form otomasyonları (basitleştirilmiş yol)

bir tane var ayırmak Tam Otomasyon modülünden gelen yol: "Formlardan Otomasyonlar" içeren planlarda, form oluşturucuda akış düzenleyiciyi açmadan anlık eylemleri (ilgili kişi, anlaşma, görev, bilet oluşturma) bağlayabilirsiniz.

Açılış sayfaları ve doğrusal formlar için iyidir. Koşullara, gecikmelere, listelerde döngülere veya Google E-Tablosu'ndan okumaya ihtiyacınız olduğunda Otomasyonlar "İletişim formu alındı" tetikleyicisini içeren modüle gidin ve tüm akışı burada oluşturun.

Önerilen süreç

• Önce tasarım — Kağıt üzerinde: Onu ne başlatıyor, hangi çatallar, hangi kayıtları veya mesajları oluşturuyor. Yeterli izinlere sahip bir Sahip seçin.
• Etkin Olmayan Olarak Oluştur — Tetikleyiciyi ve adımları tamamlayın, değişkenleri bağlayın, hemen etkinleştirmeyin.
• Gerçek bir vakayı test edin — Kontrollü veriler üzerinde deneme çalıştırması ve adım adım geçmiş.
• Etkinleştirin ve izleyin — Aktif'e geç; ilk günlerde geçmişi ve oluşturulan kayıtları kontrol edin.
• CRM değiştiğinde güncelle — Yeni işlem hattı, değiştirilmiş form, yeniden bağlanan entegrasyon: akışı yeniden açın ve filtreleri ve değişkenleri ayarlayın. Büyük değişikliklerden önce çoğaltın.
• Başlığı ve Ortak Çalışanları temizle — Örn. İşbirlikçiler arasında "Web sitesi lideri → gelen anlaşma" ve satış ekibi: daha sonra gelen kişi amacını hemen anlar.

Otomasyonlar, Bağlantılar, Kontrol listesive Entegrasyonlar, Mokapen'in yalnızca olanları kaydetmesine değil, aynı zamanda kolaylaştırmak ne olması gerektiği - tekrarlanan işleri devretmeden önce her zaman geçmiş, izinler ve testlerle birlikte.

Pratik örnekler

En çok talep edilen akışlardan beşi adım adım açıklanmıştır: tetiklemek onları başlatır, Neden bunları otomatikleştirmeye değer, eylemler sırasıyla ve değişkenler onları bir arada tutan şey. Bunları başlangıç ​​şablonu olarak kullanın: alanları, filtreleri ve alıcıları kuruluşunuza uyarlayın.

1. Web sitesi lideri → iletişim, anlaşma ve ilk iletişim

Tetiklemek - etkinlik İletişim formu alındı, filtrelendi form kodu Web sitesinin "Bilgi Talebi" formunun.

Neden — Formu dolduran bir müşteri adayının derhal çalıştırılması gerekir: Otomasyon olmadan verileri elle yeniden yazma, zaman kaybetme ve bağlantının soğumasına izin verme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Burada akış doğru kayıtları açar ve saniyeler içinde satış temsilcisine bilgi verir.

Eylemler

1. Kişi Oluştur — form alanlarından alınan ad, e-posta ve telefon; "Web sitesi lideri" etiketi.
2. Fırsat Oluştur Gelen boru hattında, ilk aşama, yeni oluşturulan ilgili kişiye bağlı.
3. Görev Oluştur "24 saat içinde ilk temas" yarın gerçekleşecek, temasa ve anlaşmaya bağlı.
4. E-posta Gönder Sunulan verilerin bir özetiyle dahili olarak görevli satış temsilcisine.

Değişkenler — tetikleyiciden gelen form alanları (isim, e-posta, telefon, mesaj); İletişim Kimliği anlaşma ve görevde kullanılan 1. adımdan itibaren; Anlaşma Kimliği 2. adımdan itibaren göreve bağlı; alıcı olarak satış temsilcisinin e-postasını (sabit değer veya kullanıcı değişkeni).

2. Anlaşma sağlandı → ilk katılım takibi

Tetiklemek - etkinlik Anlaşma Değiştirildi tetikleme koşuluyla: Değiştirilmiş alan = Boru hattı aşaması, operatör biri mi, değer Kazanmak. Bu şekilde yalnızca sahnede ateşlenir olur Bu kurtarışta kazandım, her değişiklikte değil.

Neden — "Kazanıldı" aşaması, hiç kimsenin manuel olarak hatırlamasına gerek kalmadan katılım sürecini tetiklemelidir. Kapalı müşterilerin günlerce boş kalmasının önüne geçer.

Eylemler

1. Görev Oluştur Anlaşmaya ve müşteriye bağlı operasyon yöneticisine atanan "katılımı başlat".
2. Kontrol listesini güncelle standart işe alım öğeleriyle görevde (Yer değiştirmek modu).
3. E-posta Gönder anlaşmanın ana iletişim kişisine hoş geldiniz mesajı.

Değişkenler — tetikleyiciden gelen verileri ele alın (başlık, tutar, bağlantılı kişi); Görev Kimliği 2. adımdaki kontrol listesi tarafından kullanılan 1. adımdan itibaren; 3. adımda gönderilecek kişinin e-posta adresi. Not: yalnızca yeni aşama değeri koşulu karşılıyor; bu nedenle, sahneye dokunmadan anlaşmayı kaydederseniz akış yeniden başlamaz.

3. Yüksek öncelikli bilet → İrtibat kişisine ve dahili göreve SMS

Tetiklemek - etkinlik Bilet Oluşturuldu tetikleme koşuluyla: öncelik biri mi "Yüksek". "... oluşturulan" tetikleyicilerde Mokapen, kaydın doğduğu değerleri kontrol eder, böylece yalnızca yüksek öncelikli oluşturulan biletler için tetiklenir.

Neden — acil bir bilet kuyruğa bir sonraki bakışı bekleyemez: acil bir uyarıya ve harekete geçmesi gereken kişi için takip edilen bir göreve ihtiyaç duyar.

Eylemler

1. SMS gönder Otomasyon Sahibinin SMS hesabı aracılığıyla destek iletişim kişisine.
2. Görev Oluştur Dahili "Acil biletle ilgilenin", bilete bağlı olarak birkaç saat içinde teslim edilecektir.

Değişkenler — SMS metninde ve görev başlığında kullanılan tetikleyiciden gelen bilet verileri (numara, konu, öncelik, müşteri); İrtibat kurulacak kişinin telefonu (kullanıcı değişkeni veya sabit değer); Bilet Kimliği oluşturulan görevi bağlamak için tetikleyiciden.

4. Süresi dolmuş görevlerin haftalık özeti (planlanmış)

Tetiklemek — planlanmış, takvim programı: her Pazartesi 9:00, kuruluş saat dilimi.

Neden — hafta başında sabit bir hatırlatma, kimsenin görevleri elle filtrelemesine gerek kalmadan ekibin yaklaşan son teslim tarihlerine uyum sağlamasını sağlar.

Eylemler

1. Görevleri al filtreli: durum "Açık" VE bitiş tarihi Şu andan itibaren 7 gün içinde.
2. E-posta Gönder Bulunan görevlerin listesini içeren ortak çalışanlar akışının özeti.

Değişkenler — adım 1'in çıktısı: sonuçlar (görev listesi) ve toplam (kaç tane), e-posta gövdesine eklenmiştir; mesaj başlığının geçerli yürütme tarihi. Görev başına bir satır tercih ederseniz, bir satır ekleyebilirsiniz. Her Döngü İçin üzerinde sonuçlar göndermeden önce.

5. Google E-Tablosundan dizin hizalama (gecelik planlanmış)

Tetiklemek — planlanmış, sabit program: her gece (örn. saat 2:00'de günlük tekrar).

Neden — müşteri verileri harici bir sayfadan (içe aktarma, ERP, üçüncü taraf formu) geldiğinde, gecelik bir senkronizasyon, bunları kopyala-yapıştır olmadan ve manuel olarak yönetilen kopyalar olmadan CRM'ye getirir.

Eylemler

1. Google E-Tablosunu Oku — dışa aktarılabilir formattaki sayfa URL'si; Sayfa özelse Entegrasyonlara bağlı Google hesabı.
2. Her Döngü İçin her satırın üzerinde sonuçlar çıktı:
3. döngünün içinde, Kişi Oluştur (veya Kişiyi Düzenle güncellemeleri yönetiyorsanız) sayfa sütunlarını dizin alanlarına eşleme.

Değişkenler — sonuçlar Ve toplam itibaren Google E-Tablosunu Oku adım; içeri Her Döngü İçin her sütun (Ad, E-posta, Telefon, Şirket…), geçerli satırın bir değişkenidir ve Kişi Oluştur/Düzenle alanlar. Önce birkaç satırda test yapın ve üretimdeki akışı etkinleştirmeden önce geçmişi satır satır kontrol edin.

Sık sorulan sorular

S: Otomasyonları kullanmak için belirli bir plana ihtiyacım var mı?

C: Evet. Tam modül dahildir Premium Büyük planla. Doğru plan olmadan menüdeki Otomasyonlar öğesi devre dışı kalır. Daha basit bir yol da var Form otomasyonları, onu içeren planlarda mevcuttur.

S: Kim yeni bir otomasyon oluşturabilir?

C: Yalnızca kuruluş sahibi yeni bir akış oluşturmaya başlayabilirsiniz. Diğer kullanıcılar, Sahip veya Ortak Çalışan ya da yönetici iseler mevcut otomasyonları açabilir, düzenleyebilir veya çoğaltabilirler.

S: Otomasyonum neden hiç çalışmıyor?

C: Durumun doğru olup olmadığını kontrol edin Aktif ve tetikleyicinin yapılandırıldığından emin olun. "... değiştirilmiş" tetikleyicilerde, koşulun aşağıdakileri gerektirdiğini unutmayın: belirtilen alanın gerçekten değiştiği bu tasarrufta ve yeni değer operatörü karşılar: kaydın zaten bu değere sahip olması yeterli değildir.

S: Tetikleyici koşullar ile Koşul adımı arasındaki fark nedir?

A: Tetikleme koşulları bir giriş filtresidir: karşılanmazlarsa otomasyon kuyruğa bile alınmaz. Koşul adımı Evet/Hayır şubesidir sonrasında akış zaten başlamıştır, dallanma için faydalıdır (örneğin yüksek miktar → yöneticiye e-posta, aksi halde sadece bir görev).

S: Otomasyon çok fazla kez tetiklendi, bundan nasıl kaçınabilirim?

C: Neredeyse her zaman "... değiştirilmiş" bir tetikleyicidir koşulsuz: Kaydın her kaydedilmesinde etkinleşir. Tetikleyiciye sıkı bir koşul ekleyin (değiştirilen alan + hedef değer) veya ikincil kontrolleri akışın içindeki Koşul adımına taşıyın.

S: İzinler için bir adım başarısız oluyor: Bu ne anlama geliyor?

C: Mokapen adımları izinlerle çalıştırıyor Mal sahibi otomasyona ayarlayın. Bu kişi anlaşma oluşturamazsa, kuruluş adına e-posta gönderemezse veya biletleri düzenleyemezse ilgili adım başarısız olur. Gerekli haklara sahip bir kullanıcıyı Sahip olarak atayın veya rolünün ayarlanmasını sağlayın.

S: E-postam veya SMS'im neden gitmiyor?

C: Gönderim her zaman bağlı bir hesap üzerinden yapılır: SMTP hesabı e-posta için, LinkMobility Her ikisi de akış sahibiyle ilişkili SMS entegrasyonu. Entegrasyonun etkin olduğunu ve süresinin dolmadığını, yeterli SMS kredisi bulunduğunu ve spam ile alan adı itibarını kontrol edin. Geçmiş, adımın sağlayıcı tarafından tamamlanıp tamamlanmadığını veya reddedildiğini gösterir.

S: Bir otomasyonu gerçek sonuçları olmadan test edebilir miyim?

C: Dikkatli olun: Test, üretimle aynı mekanizmayı kullanır; dolayısıyla e-posta, SMS, kayıt oluşturma ve düzenlemeler fiilen uygulandı. Akış istilacıysa bunu bir test organizasyonunda veya test kayıtlarında test edin, ardından yürütme geçmişini açın ve her adımı kontrol edin.

S: Bir değişken adımda boş çıkıyor, neden?

C: Genellikle önceki adım beklenen verileri üretmedi, Kimlik… alan geçerli bir kayda işaret etmiyor veya akış bir koşulun "hayır" dalını aldı. Başarısız olan adımın hemen önceki adımın geçmişini açın ve neyin girip neyin çıktığını kontrol edin.

S: Yürütme günlükleri ne kadar süreyle tutulur?

C: Kart, şu anda başlatılan akışları gösterir: son 28 gün. Daha eski yürütmeler otomatik olarak silinir: Ayın ötesinde bir arşive ihtiyacınız varsa, kritik durumları not edin veya başka bir yere aktarın.