Mokapen-guiden

Automatiseringer

Automatiseringer forbinder en udløsende hændelse (noget der sker i CRM’et, en formularindsendelse, en indgående e-mail eller et planlagt tidspunkt) med en sekvens af trin, som Mokapen kører for dig: opret en opgave, opdater en handel, send en e-mail, læs rækker fra et Google Sheet, gentag den samme handling på snesevis af kontakter. Du konfigurerer flowet én gang, aktiverer det, og systemet gentager det, når betingelserne er opfyldt.

Det fulde modul indgår i planen Premium Large. Du finder det under brugermenuen (profilikon øverst til højre) → Automations: liste over flows, visuel editor og kørselshistorik.

Overblik

Hver automatisering har tre hovedelementer:

• Trigger (start) — definerer hvornår flowet starter: f.eks. «kontaktformular modtaget», «handel ændret», «hver mandag kl. 9:00».
• Flow-trin — handlinger i rækkefølge: opret eller rediger poster, send beskeder, vent, tjek en betingelse, gentag over en liste.
• Generelle indstillinger — titel, Owner, Collaborators, status Active eller Inactive (samme etiketter som i tabellen).

Når triggeren udløses, sætter Mokapen kørslen i kø og behandler den i baggrunden. Hver start efterlader en søgbar historik, trin for trin, så du kan se, hvad der lykkedes, og hvor du skal rette. Automatiseringer erstatter ikke menneskelig vurdering i komplekse sager: de fjerner gentaget arbejde og holder de processer, I har besluttet én gang, på linje.

Grundbegreber

Før du bygger et flow, hjælper det at orientere dig i de termer, du møder i editoren:

• Automation / flow — hele processen, fra startblokken øverst til den sidste handling.
• Block — hver boks i editoren: start, handling, betingelse, delay eller «ForEach Loop».
• Branch — under en betingelse eller loop kan trin ligge på forskellige stier (f.eks. «hvis betingelsen er opfyldt» / «ellers»).
• Variable — et stykke data hentet undervejs: felt fra den formular, der lige er indsendt, navn på kontakten, der udløste flowet, e-mail på automationens Owner, resultat fra forrige trin. Undgår at indtaste oplysninger, der allerede findes i CRM’et.
• Owner (listekolonne) — brugeren, under hvem Mokapen kører flowet: rettigheder, e-mail/SMS-afsendelse og oprettelse af poster afhænger af dem. Det er forskelligt fra ejeren af en enkelt opgave, du opretter i et trin: i flowet kan du sætte begge, men automationens Owner skal have de rettigheder, der kræves til alt, flowet skal gøre.
• Collaborators — andre brugere eller teams, der kan se og redigere automatiseringen ud over Owner; organisationsadministratorer ser altid alt.

Rolle i CRM’et

Automatiseringer forbinder CRM-områder, der ellers ville forblive adskilte:

• Marketing og leads — webformular → ny kontakt og handel → kvalifikationsopgave → e-mail til sælger (Kontakter, Handler).
• Drift — handel vundet → onboarding-opgave → tjeklistepunkter afkrydset (Opgaver, Tjekliste).
• Support — ticket åbnet eller indgående e-mail → tildeling, tags, intern opgave (Tickets).
• Integrationer — periodisk læsning fra Google Sheet, Excel online eller webside for at synkronisere kataloger (Integrations).
• Kommercielle dokumenter — opdatering af tilbud- eller ordrelinjer fra en liste (Tilbud, Ordrer).

Når et trin opretter opgaver, kontakter eller tickets, skal du linke Connections og Tags som du ville gøre manuelt: genererede poster forbliver navigérbare fra resten af workspace.

Brugsscenarier

• Website-leads — «Contact form received» → Create Contact + Create Deal i Inbound-pipelinen → Create Task «Første kontakt inden 24 timer» → Send Email til vagthavende sælger.
• Salgsopfølgning — «Deal Modified» kun når fasen ændres → Create follow-up-opgave med forfaldsdato afledt af handelens forventede lukkedato.
• Support-SLA — «Ticket Created» → Condition på prioritet → hvis høj, Send SMS til kontaktpersonen og Create linked intern opgave.
• Ugentlig opsummering — planlagt trigger hver mandag → Get tasks (med filtre) → Send Email-opsummering til flowets Collaborators.
• Katalogsynkronisering — natlig planlagt trigger → Read Google Sheet → ForEach Loop over hver række → Create eller Edit Contact / Company.
• Indgående e-mail — besked til dedikeret adresse → gem afsender → Create ticket knyttet til kunden.

Automatisér kun processer med klare regler. Hvis hver sag kræver menneskelig vurdering, så begræns dig til at forberede den rigtige opgave med titel, forfaldsdato og links allerede udfyldt.

Adgang og rettigheder

Plan — Premium Large er påkrævet; uden en passende plan forbliver menupunktet Automations deaktiveret.

Hvem kan oprette en ny — kun Organization Owner (rollen beskrevet i guiden Roller) kan starte oprettelsen: vælg trigger og gem det første flow. Andre autoriserede brugere kan åbne, redigere eller duplikere eksisterende automatiseringer, hvis de er Owner eller Collaborators på det flow, eller hvis de er organisationsadministratorer.

Hvem ser hvad i listen — administratorer ser alle organisationens automatiseringer; andre brugere ser kun dem, hvor de er Owner, Collaborator eller medlem af et team listet under Collaborators.

Hvem «kører» flowet — Mokapen udfører trin med rettighederne for den Owner, der er sat på automatiseringen (tabelkolonne). Hvis personen ikke kan oprette handler, sende e-mail på vegne af org’en eller redigere tickets, fejler det tilsvarende trin: tildel som Owner en bruger, der allerede har de nødvendige rettigheder, eller bed om at justere rollen (også i guiden Roller).

Listesiden

Under Automations → My Automations finder du tabellen over flows, du har adgang til:

• Automation — titel og undertitel med triggertypen.
• Type — Event eller Scheduled.
• Owner og Collaborators — hvem der administrerer flowet.
• Status — Active eller Inactive.
• Updated on — sidste ændring af flowet.

I sidebaren: + Create Automation (kun Organization Owner) og link til listen. Når du vælger flere rækker, kan du bulk-ændre Owner, Collaborators og status, duplikere eller slette (bulk-slet er forbeholdt profiler med avancerede redigeringsrettigheder). Klik på titlen for at åbne flow-kortet; derfra går du ind i editoren eller kørselshistorikken.

Triggers: overblik

Triggeren er altid flowets første blok. Vælg typen ud fra hvornår processen skal starte:

• Event — noget sker i CRM’et eller på en forbundet kanal (formular, post ændret, e-mail modtaget…).
• Scheduled — Mokapen starter flowet med faste intervaller eller på bestemte datoer/klokkeslæt uden brugerhandling.

Ved første oprettelse er automatiseringen Inactive: du kan færdiggøre alle trin i ro og mag og først aktivere, når du er klar. Hver trigger leverer variabler (formularfelter, data fra den involverede post osv.) til brug i senere trin.

Event-triggers

De starter, når noget konkret sker. De mest brugte:

• Contact form received — nogen udfylder en Mokapen-formular knyttet til din organisation.
• Record created or modified — opgave, projekt, aftale, booking, kontakt, virksomhed, handel, ticket, tilbud, ordre, produkt, service, dokument (præcise poster vises på skærmen «Select Trigger» med titler som «Task Created», «Contact Modified», «Deal Created»…).
• Inbound email — besked modtaget på en dedikeret adresse konfigureret i organisationen.

På «modified»- og «created»-triggers kan du tilføje trigger conditions i konfigurationspanelet: det er ikke flowets Condition-trin, men filtre, der afgør, om automatiseringen faktisk starter, når hændelsen indtræffer. Fuld logik — især forskellen mellem «felt ændret» og «aktuel værdi» — står under Trigger conditions.

Disse triggers returnerer data fra den involverede post eller formular — titel, owner, tilpassede felter — ideelle til at udfylde automatisk genererede e-mails og opgaver.

Planlagte triggers

De venter ikke på brugerhandling; de følger en kalender:

• Fixed schedule — start fra en dato/klokkeslæt og regelmæssig gentagelse (hver time, hver dag, hver uge, hver måned, hvert år, eller en enkelt kørsel på en bestemt dato).
• Calendar schedule — kørsel på bestemte kalenderdage eller tidspunkter (f.eks. hver mandag kl. 8:00, den 2. i måneden).

Mokapen bruger organisationens tidszone. Der er ingen «udløsende» post: flowet starter med indstillingerne gemt i triggeren. I tests simulerer Mokapen den start med det samme uden at vente på det reelle tidspunkt.

Eksempler: månedlige påmindelser til teamet, natlig tjek af forfaldsdatoer, periodisk sync med et eksternt ark, kombineret med filtrerede Get tasks eller Get deals.

Konfiguration af triggeren

I editoren klikker du på startblokken øverst for at åbne konfigurationspanelet:

1. Vælg formular, posttype eller indgående e-mailadresse (afhængigt af valgt trigger).
2. For Contact form received angiver du formularens kode (slug) for den rigtige formular: flowet starter kun for indsendelser af den formular.
3. For Inbound email vælger du den dedikerede adresse konfigureret i organisationen.
4. For … created eller … modified kan du valgfrit tilføje de betingelser, der beskrives i næste afsnit.
5. For planlagte triggers sætter du frekvens, dag, tid og gentagelse.
6. Gem automatiseringen: indstillingerne forbliver gemt, også hvis status er Inactive.

Triggeren afgør, hvilke poster der vises i variabelvælgeren i senere trin. Hvis du ændrer starttypen på et allerede bygget flow, skal du tjekke, at de brugte variabler stadig giver mening.

Trigger conditions

På triggers af typen … created og … modified (kontakt, handel, opgave, ticket osv.) indeholder startpanelet et betingelsesafsnit med samme filter- og operatorgrænseflade som beskrevet under Filters and operators. Her gælder reglerne dog før noget flow-trin starter: hvis de ikke er opfyldt, bliver automatiseringen ikke sat i kø (ingen kørselshistorik for den hændelse).

Trigger conditions vs Condition-trin i flowet

• På triggeren — indgangsfilter: «dette skal ske», før Mokapen starter flowet.
• Condition-trin — Yes / No-forgrening efter at flowet allerede er startet: nyttigt til branching (f.eks. højt beløb → e-mail til direktør, ellers kun intern opgave).

Ingen betingelser sat

• … modified — flowet starter ved hver gemning af posten, også hvis du kun ændrer en note eller et mindre felt. For at undgå for mange kørsler skal du altid filtrere.
• … created — flowet starter ved hver ny post af den type.

«… modified»-trigger — hvordan betingelser virker (vigtigt)

Mokapen sammenligner postens tilstand før og efter den gemning, der genererede hændelsen. For hver betingelse, du sætter, kører to tjek i rækkefølge:

1. Det valgte felt skal være blevet ændret i den gemning — «før»- og «efter»-værdierne skal være forskellige. Hvis du gemmer posten og ændrer noget andet (f.eks. kun beskrivelsen), men ikke rører betingelsesfeltet, udløses triggeren ikke — heller ikke hvis feltet allerede har den værdi, du er interesseret i.
2. Den nye værdi (den efter ændringen) skal opfylde den operator og værdi, du har angivet — f.eks. pipeline-fase Is one of «Won», beløb Is greater than 10.000, e-mail Has any value.

I grænsefladen hedder den første kolonne Modified field (ikke bare «Field»): det minder dig om, at Mokapen ser på en reel ændring af det felt, ikke postens generelle tilstand.

Praktiske eksempler — Deal Modified

• Betingelse: Modified field = Pipeline stage, operator Is one of, værdi = Won. Brugeren flytter fase fra «Proposal» til «Won» og gemmer → udløses. Flytter fra «Lost» til «Won» → udløses. Ændrer kun beløbet og lader fasen være → udløses ikke. Fasen var allerede «Won», og der gemmes uden at ændre den → udløses ikke.
• Betingelse: Stage Is one of «Won» AND Amount Is greater than 50.000 — begge felter skal være ændret i samme gemning, og de nye værdier skal opfylde reglerne. Hvis du kun ændrer fasen, fejler den anden betingelse.
• To betingelser forbundet med OR: kun én regel skal være opfyldt (felt ændret + ny værdi ok), før triggeren udløses.

Operatorer «Changed from X to Y» og historik

På modified-triggers kan du bruge avancerede operatorer som Changed from X to Y (og andre knyttet til ændringshistorik): brug dem, når du er interesseret i den eksplicitte overgang (f.eks. fase gik fra «Proposal» til «Won»), ikke bare «fasen er nu Won». For den fulde operatorliste se Filters and operators.

«… created»-trigger — andre betingelser

Her sammenligner Mokapen ikke før/efter: posten er lige oprettet. Betingelser tjekker de værdier, posten oprettes med:

• Eksempel: Ticket Created + prioritet Is one of «High» → udløses kun, hvis den nye ticket allerede har høj prioritet ved oprettelse.
• Eksempel: Contact Created + tag Contains «Website lead» → udløses, hvis kontakten fødes med det tag.

Et felt behøver ikke «at være blevet ændret»: det fandtes ikke før.

Andre event-triggers

• Contact form received — hovedfilter = formularens kode; bruger ikke postens feltbetingelsesgitter (indsendte værdier er trigger-variabler).
• Inbound email — vælg hvilken dedikeret adresse; flowet starter for beskeder modtaget på den adresse.
• Scheduled triggers — ingen postbetingelser; de starter efter den gemte kalender.

Tips

• På «modified»: start altid med en stram betingelse (ét felt + målværdi) i stedet for at lade triggeren stå tom.
• Hvis flowet aldrig starter, tjek i CRM-historikken, at gemningen virkelig ændrede betingelsesfeltet til den forventede nye værdi.
• Hvis det starter for ofte, tilføj AND-betingelser, eller flyt sekundære tjek til Condition-trinnet inde i flowet.

Flow-editor

Redigeringssiden er en vertikal blokeditor med forbundne blokke:

• Øverst: redigerbar titel, Back, link til execution history, toggle Active / Inactive.
• Første blok: den valgte trigger.
• Nedenunder: trin i rækkefølge — handlinger, betingelser, delays, «ForEach Loop»-cyklusser.
• + Add action åbner det fulde katalog (samme navne, som du ser i editorens menuer).

Hver blok kan redigeres, duplikeres eller slettes. Conditions og «ForEach Loop» åbner branches: tilføj trin på den relevante gren («yes» / «no» for betingelser, «inside the loop» for gentagelser).

Ved gem tjekker Mokapen påkrævede felter og markerer farlige loops mellem forskellige automatiseringer (f.eks. flow A udløser B, som kalder A). I så fald blokeres gem, og listen over involverede automatiseringer vises.

Tilgængelige handlinger

Klik + Add action for at åbne kataloget: hver post har det samme navn, som du ser i Mokapen. Efter valg udfylder du modalen (referencepost, felter der skal sættes, beskedmodtager…). Næsten hvert felt accepterer fast tekst eller en variabel fra menuen eller den dedikerede vælger.

Nedenfor finder du alle handlinger, der aktuelt er tilgængelige, grupperet efter type. Navne i fed er katalognavne.

Før kataloget: læs Sådan udfylder du handlingsmodaler — den forklarer record ID-felter, enkelt vs. flere værdier og filtre med operatorer (også nyttigt for Get … og Condition).

Sådan udfylder du handlingsmodaler

Næsten hver handling åbner en modal med felter, der skal udfyldes. Nogle vises altid, andre kun hvis du tilføjer et felt fra listen. Her er det, du skal vide for at undgå fejl ved første gem.

Hvilken post der skal arbejdes på: ID-feltet

For Read …, Edit …, Clone …, Get connections, Update checklist, Get quote items / Get order items og lignende skal du angive hvilken CRM-post der skal bruges. Øverst i modalen vises et felt med den præcise posttype-etiket, f.eks. Contact ID, Deal ID, Task ID, Ticket ID — samme navn, som når du åbner posten i CRM’et.

• Du kan indsætte et fast ID-nummer (kun til test) eller — i langt de fleste tilfælde — vælge en variabel fra vælgeren (ikon ved feltet eller «/»-tasten): f.eks. ID for kontakten oprettet i forrige trin, ID for handelen der udløste flowet, ID læst med et Read Deal-trin.
• Feltet accepterer kun én værdi — én variabel eller ét ID. Indtast ikke flere ID’er adskilt af komma, og vælg ikke flere variabel-badges i samme felt: Mokapen skal kende præcis én post at læse eller redigere.
• Hvis feltet er tomt, eller variablen ikke indeholder et gyldigt ID, fejler trinnet i kørselshistorikken med en fejl om påkrævet felt.

Enkeltværdi, flere værdier og connections

Ikke alle felter opfører sig ens, når du udfylder en create- eller edit-handling:

• Enkeltfelter — titel, owner, en dato, et beløb, e-mail, telefon, pipeline-fase osv.: du skal angive én værdi (fast tekst eller en variabel). Hvis variablen er en liste (array), kan Mokapen ikke bruge den i et felt, der kun accepterer én: vælg en «simpel» variabel eller et specifikt felt fra forrige trin.
• Connection-felter — felter hvis navn starter med connected_ (f.eks. connected contacts, connected deal, connected company): kan indeholde flere poster. Ved feltet ser du ofte Add eller Replace: med Add tilføjes nye connections til dem, der allerede er på posten; med Replace fjernes aktuelle connections, og kun dem du angiver bliver tilbage. Du kan sætte dem med ét eller flere ID’er, flere variabler eller output fra Get connections.
• Andre multi-værdifelter — tags, stakeholders, nogle lister: accepterer flere poster; variabelvælgeren kan vise et «?»-ikon på badgen: hold musen over for at se, om variablen er almindelig tekst, dato, multi-liste osv.

I Edit …-handlinger vises kun felter, du tilføjer med Add field: du behøver ikke udfylde hele posten — kun ID + de felter, du vil ændre.

Oprette en ny post

Disse handlinger genererer en ny post i organisationen, som hvis du oprettede den manuelt fra liste eller kort. Udfyld titel, owner, links og tilpassede felter; du kan forudfylde dem med trigger- eller tidligere-trin-variabler.

• Create Task — åbner en aktivitet (forfaldsdato, owner, prioritet, connections til kunde eller handel). Typisk efter et lead eller til automatiske opfølgninger.
• Create Project — starter et operationelt projekt knyttet til kunden eller processen, der udløste flowet.
• Create Appointment — tilføjer en kalenderaftale (opkald, besøg, review).
• Create Booking — registrerer et bookbart slot knyttet til dine services eller ressourcer.
• Create Contact — tilføjer en person til kataloget (fra formular, eksternt ark, indgående e-mail).
• Create Company — tilføjer en virksomhed til kataloget, ofte parret med kontakten oprettet i samme flow.
• Create Deal — åbner en handel i pipelinen (beløb, fase, knyttet kontakt eller virksomhed).
• Create Ticket — åbner en supportanmodning allerede knyttet til kunden.
• Create Quote — genererer et kommercielt dokument med linjer, totaler og kundedata.
• Create Order — registrerer en bekræftet ordre, ofte efter en vundet handel eller accepteret tilbud.
• Create Product — tilføjer en vare til produktkataloget.
• Create Service — tilføjer en vare til servicekataloget.
• Create Document — arkiverer et struktureret dokument i organisationens dokumentområde.

Læse en eksisterende post

Disse handlinger indlæser en enkelt post, der allerede findes i CRM’et. I modalen udfylder du feltet ID … (f.eks. Contact ID) med variablen, der peger på den rigtige post, og gemmer. Felter fra den læste post bliver variabler tilgængelige for senere trin med trinnets navn (f.eks. titel og e-mail for kontakten læst i trin 3).

Brug dem, når triggeren ikke er nok — f.eks. når du skal læse beløbet på en knyttet handel, der ikke udløste flowet — eller når du skal opdatere en anden post end starten.

• Read Contact — henter navn, e-mail, telefon, tilpassede felter og andre kontaktdata.
• Read Company — henter firmanavn, momsnummer, adresse og firmfelter.
• Read Task — læser titel, forfaldsdato, status, owner og opgavefelter.
• Read Project — henter projektdata og status.
• Read Appointment — læser dato, tid, deltagere og aftalenoter.
• Read Booking — henter slot, service og bookingdata.
• Read Deal — læser beløb, pipeline-fase, sandsynlighed, datoer og kommercielle felter.
• Read Ticket — henter prioritet, status, beskrivelse og ticket-tildelinger.
• Read Quote — læser header, totaler og tilbud-metadata (ikke linjer: brug Get quote items).
• Read Order — henter ordredata (header; linjer håndteres med Get order items).
• Read Product — læser pris, kode, beskrivelse og katalogproduktfelter.
• Read Service — henter katalogservicedata.
• Read Document — læser titel, type og arkiverede dokumentfelter.
• Read user or team — henter data for en organisationsbruger eller et team (navn, e-mail, rolle…) til brug i e-mails eller tildelinger.

Redigere en eksisterende post

Disse handlinger opdaterer felter på en eksisterende post. I modalen: (1) angiv ID … for posten der skal redigeres; (2) tilføj med Add field kun de felter, du vil ændre; (3) for hvert felt indtast fast værdi eller variabel. På connections og multi-værdilister husk Add / Replace (se Sådan udfylder du handlingsmodaler).

• Edit Contact — opdaterer katalog, tags, tilpassede felter eller kontaktens owner.
• Edit Company — ændrer firmadata, klassifikationer eller firmfelter.
• Edit Task — flytter forfaldsdato, status, owner eller opgavebeskrivelse.
• Edit Project — opdaterer status, datoer eller projektfelter.
• Edit Appointment — ændrer tid, titel eller aftaledeltagere.
• Edit Booking — opdaterer slot eller bookingdata.
• Edit Deal — flytter fase, beløb, sandsynlighed eller andre kommercielle felter.
• Edit Ticket — ændrer status, prioritet, tildeling eller ticket-felter.
• Edit Quote — opdaterer tilbud-header og felter (linjer har dedikerede handlinger).
• Edit Order — opdaterer ordreheader og felter.
• Edit Product — ændrer pris, kode eller produktattributter.
• Edit Service — opdaterer katalogservicedata.
• Edit Document — ændrer titel, klassifikation eller dokumentfelter.

Kloning af en eksisterende post

Disse handlinger opretter en kopi af en eksisterende post. I modalen angiver du ID … for kildeposten (variabel eller fast ID) og, hvor det tilbydes, duplikeringsmuligheder (tjekliste, vedhæftninger, connections). Den nye duplikerede post eksponerer et nyt ID, der kan bruges i senere trin.

• Clone Task — kopierer en opgave og bevarer valgt struktur og links.
• Clone Project — replikerer et skabelonprojekt til en ny kunde eller cyklus.
• Clone Appointment — opretter en tvillingeaftale med dato eller deltagere, der skal justeres.
• Clone Booking — kopierer en skabelonbooking.
• Clone Contact — opretter en afledt kontakt (variant, filial, ekstra kontaktperson).
• Clone Company — kopierer en skabelonvirksomhed.
• Clone Deal — duplikerer en handel til fornyelse eller upsell.
• Clone Ticket — genåbner en lignende sag ud fra en eksisterende ticket.
• Clone Product — opretter en katalogproduktvariant.
• Clone Service — kopierer en skabelonservice.
• Clone Document — replikerer et struktureret dokument.

Kataloget indeholder ikke Clone Quote eller Clone Order: til kommercielle dokumenter brug Create Quote / Create Order, eller duplikér manuelt fra posten i CRM’et.

Hente lister af poster

Handlinger som Get tasks, Get Contacts, Get deals og andre i samme familie beder ikke om et enkelt ID: de søger efter flere poster i organisationen og returnerer en liste. I modalen finder du:

• Filters (valgfrit) — sektion øverst med samme logik som CRM-rapporter og betingelser. Uden filtre kan handlingen returnere mange rækker (op til den interne grænse): snævr altid kriterierne i produktion.
• Knap til at tilføje en betingelse: for hver række vælger du field (fra entity-feltlisten), operator (afhænger af felttype — se Filters and operators) og value (tekst, dato, status, variabel…).
• Mellem én betingelse og den næste vælger du AND (begge skal være sande) eller OR (kun én behøver være sand).

Hvad du får efter kørsel

• results — array af poster, der matcher filtrene; hvert element indeholder entity-felterne (ID, titel, owner, tilpassede felter…).
• total — antal fundne poster.

For at handle på hver række i listen tilføjer du lige efter trinnet en ForEach Loop og forbinder results-variablen fra Get …-trinnet. Inde i loopet «ser» hver handling den aktuelle post (kontakt, opgave osv.), som om den var triggeren.

• Get tasks — filtreret opgaveliste (f.eks. forfalder i morgen, salgsteam, status «Open»).
• Get projects — projekter, der matcher valgte kriterier.
• Get Contacts — filtrerede kontakter (f.eks. med tag «Newsletter», oprettet i den seneste uge).
• Get companies — virksomheder efter sektor, tag eller andre filtre.
• Get deals — handler efter fase, beløb eller pipeline.
• Get appointments — aftaler i et interval eller med bestemte egenskaber.
• Get bookings — filtrerede bookinger.
• Get tickets — tickets efter status, prioritet eller tildeling.
• Get products — katalogprodukter, der matcher filtre.
• Get services — filtrerede katalogservices.
• Get documents — arkiverede dokumenter efter satte kriterier.
• Get users — organisationsbrugere (f.eks. til opsummeringsnotifikationer).
• Get team users — medlemmer af et specifikt team (filtrer på team i betingelser).

Der findes ikke Get quotes eller Get orders som lister over dokumentheaders: til tilbud- og ordrelinjer brug handlingerne i næste afsnit.

Filters and operators (Get-lister og Conditions)

Operatorer vises i dropdown ved hver betingelse i tre kontekster: Get …-handlinger, flowets Condition-trin og trigger conditions (… created / … modified). Mokapen viser kun operatorer, der er kompatible med den valgte felttype (tekst, tal, dato, liste, ja/nej). På modified-triggers skal feltet — ud over operatoren — have ændret sig faktisk i den gemning — se Trigger conditions.

Tekst- og generiske felter

• Is equal to — feltet matcher værdien præcist (f.eks. land = «Italy»).
• Is not equal to — feltet adskiller sig fra den angivne værdi.
• Contains — teksten indeholder delstrengen (f.eks. e-mail indeholder «@company.com»).
• Does not contain — teksten indeholder ikke delstrengen.
• Starts with / Ends with — nyttigt til kodepræfikser eller domænesuffikser.
• Has any value — feltet er udfyldt (ikke tomt).
• Has no value — feltet er tomt eller fraværende.
• Is one of / Is not one of — værdien tilhører (eller ikke) en liste af valgte muligheder.
• Is equal to every / Is not equal to every, Contains every / Does not contain every — for felter med flere værdier: tjekker at alle angivne værdier er til stede (eller fraværende).

Tal og beløb

• Is equal to, Is not equal to — præcis sammenligning.
• Is less than, Is less than or equal to, Is greater than, Is greater than or equal to — typiske sammenligninger på beløb, mængder, scores.
• Is between — numerisk interval (minimum og maksimum).
• Has any value, Has no value og «one of» / «every»-operatorer gælder også, hvor det er relevant.

Datoer og forfaldsdatoer

• Is equal to, Is before, Is after — sammenligning med en bestemt dato.
• Is between / Is not between — datointerval.
• Is within X days/hours/minutes/weeks/months from now — vindue relativt til i dag (f.eks. forfalder inden for 7 dage).
• Is more than X days/hours/minutes ago — hændelse, der skete mindst X tidsenheder siden.
• Is exactly X days/hours from now — dato i fast afstand fra i dag.
• Is in the past / Is in the future — uden at indtaste en fast dato.

Liste, status, tags, connections (valgfelt)

• Is one of / Is not one of — posten har (eller ikke) mindst én af de valgte værdier (pipeline-fase, ticket-prioritet, tag…).
• Contains every / Does not contain every — alle valgte værdier skal være til stede (eller fraværende) i multi-værdifeltet.

Avancerede operatorer (ændringshistorik)

Disse vises primært i Condition på «record modified»-triggers og, hvor felttypen tillader det, også i Get …-filtre. De sammenligner værdien før og efter ændringen eller verificerer nylige opdateringer:

• Has ever been equal to / Has never been equal to, Has ever been one of / Has never been one of — feltets historik over tid.
• Updated in the last X days / Not updated in the last X days — feltet er ændret (eller ikke) for nylig.
• Changed from X to Y — værdien gik fra én specifik værdi til en anden (nyttigt på deal modify-trigger: «fase var Proposal og blev Won»).

Efter valg af operator åbner du værditrækken (pil-ikon), hvis det er nødvendigt: for relative datoer indtaster du kun tallet X; for Has any value / Has no value kræves ingen værdi.

Tilbud- og ordrelinjer

Disse handlinger arbejder på linjetabellen inde i et tilbud eller en ordre (produkter, mængder, priser), ikke på dokumentheaderen. For Get quote items / Get order items og Edit quote items / Edit order items angiver du Quote ID eller Order ID (trigger-variabel eller fra et Read/Create Quote|Order-trin).

• Get quote items — læser alle linjer i et eksisterende tilbud til brug i ForEach Loop eller edit-trin.
• Get order items — henter linjer i en eksisterende ordre.
• Edit quote items — opdaterer linjer med tre tilstande: Replace all line items, Append line items eller Update matching line items only (med matchkriterium og felter der skal opdateres).
• Edit order items — samme formål på ordrelinjer med samme tilstande.

Det er avancerede handlinger: prøv dem på testtilbud og -ordrer, og tjek kørselshistorikken linje for linje.

Connections og tjekliste

Get connections

Henter forbundne poster til en post (kontakter, handler, opgaver, virksomheder… knyttet til samme entity) uden at åbne dem én for én i CRM’et.

I modalen

1. Vælg Type — hvilken «central» post du ser på (Contact, Deal, Task, Ticket…).
2. Udfyld det tilsvarende ID …-felt (f.eks. Contact ID) med en variabel: typisk trigger-ID eller fra et Read … / Create …-trin.
3. Gem handlingen.

Hvad du får — variabler for hver connection-type, f.eks. den fulde liste connected_contacts, forbundne IDs (connected_contacts.contact_id), titler (connected_contacts.title) og samme skema for deals, companies, tasks osv. Det er multi-værdi-variabler: brug dem i en ForEach Loop på ID’er eller i connection-felter i Edit … / Create … med Add-tilstand.

Update checklist

Ændrer en post-tjekliste (kunde-onboarding, projekt-QA, ticket-lukning) ved at afkrydse eksisterende punkter eller tilføje nye uden at åbne posten.

I modalen

1. Type — entity der har tjeklisten (Task, Deal, Ticket, Contact…; kun typer der understøtter tjekliste i Mokapen vises).
2. ID … — variabel eller ID for posten der skal opdateres.
3. Add / Replace — Add bevarer eksisterende punkter og tilføjer dem, du definerer nedenfor; Replace sletter hele den aktuelle tjekliste og indsætter kun listen, du udfylder i modalen.
4. Checklist — én eller flere rækker: afkryds Done for at markere som færdig, skriv title (også med variabler, f.eks. «Verify {$contact.name}»), tilføj rækker med den dedikerede knap, omarranger ved at trække.

Rækker med tom titel ignoreres. Efter kørsel tjek posten eller trinhistorikken for at verificere, at punkterne er anvendt.

Kommunikation

Send Email

Sender en rigtig e-mail fra flowet. Afsendelse går altid via en SMTP-konto knyttet i Mokapen — ikke fra en «generisk» adresse uden konfiguration.

I modalen

• From — vælg fra listen en SMTP-adresse, der allerede er konfigureret i organisationens Email integrations (konti knyttet af automationens Owner eller brugere med rettighed). Alternativt kan du angive en adresse eller variabel (f.eks. flow-Owner e-mail): Mokapen bruger SMTP-integrationen knyttet til den adresse efter at variabler er opløst. Hvis ingen SMTP-konto matcher, fejler trinnet — en gul advarsel vises under feltet From.
• Hvis du er Collaborator og ikke flow-Owner, skal Owner have afsender-e-mailen forbundet; ellers starter afsendelsen ikke.
• To (påkrævet), CC, BCC — én eller flere adresser, kommasepareret hvis nødvendigt, eller variabler (kontakt-e-mail, ticket-owner-e-mail osv.).
• Subject og Message — fri tekst med variabler; brødteksten bruger den fulde editor (også HTML).

Modtageren får mailen fra den valgte SMTP-afsender. Tjek spam og domænereputation, hvis mailen ikke ankommer; kørselshistorikken viser, om trinnet blev gennemført eller afvist.

Send SMS

Sender en kort SMS via LinkMobility-integrationen (Mokapen SMS-gateway).

I modalen

• SMS Account — vælg én af SMS-kontiene knyttet til automation Owner (afsender-alias konfigureret under Integrations → SMS). Hvis listen er tom, skal du først knytte et nummer/alias fra integrationssiden.
• Også her: hvis du redigerer flowet som Collaborator, skal Owner have SMS-integrationen aktiv.
• Template (valgfrit) — vælg en organisations-SMS-skabelon for at forudfylde teksten; du kan redigere bagefter. Skabelon-placeholders erstattes ikke automatisk med kontaktdata: brug automation-variabler i beskeden.
• Phone — modtagernummer (internationalt format anbefales) eller variabel (f.eks. trigger-kontaktens telefon).
• Message — SMS-tekst med variabler; respekter udbyderens længdegrænser.

Verificér SMS-kreditter og afsendernummer under Integrations. Flow-test sender rigtige SMS’er.

WhatsApp — i Automations-modulet er der i dag kun Send Email og Send SMS. WhatsApp (WABA) kan bruges i CRM-conversations og via relaterede integrationer, men optræder ikke som handling i automatiseringskataloget. Til automatiske WhatsApp-beskeder kan du overveje eksterne integrationer eller manuelle flows fra indbakken.

Flow-styring

• Delay — sætter flowet på pause i minutter, timer eller dage før næste trin (påmindelser, ventetid mellem to handlinger).
• Condition — opretter en forgrening: hvis reglen på felter eller variabler er opfyldt, følger Mokapen «yes»-grenen, ellers «no»-grenen.
• ForEach Loop — gentager trin i den indre gren for hvert element i en liste (typisk output fra Get Contacts, Get tasks eller rækker læst fra et eksternt ark).

Læsning fra formularer og eksterne kilder

Disse handlinger læser data uden for den enkelte trigger-post eller integrerer lister fra filer og formularer. De kræver aktive integrationer, hvor det er angivet (se Integration-linked actions).

Read Form

Handling i kataloget til at kende feltstrukturen i en organisationsformular (samme felter som i form builder). I praksis, når en besøgende udfylder en formular, er indsendte værdier allerede tilgængelige som variabler, hvis du bruger triggeren Contact form received (formularens kode + feltpreview i triggeren). Brug Read Form i et mere komplekst flow, hvis du skal mappe tekniske formularfeltnavne til kontakt, handel eller opgave oprettet i senere trin. Formularens kode er den slug, der er synlig i organisations-side/formular-konfigurationen.

Read Google Sheet

Importerer rækker fra et Google Sheet, der er tilgængeligt via URL.

• Knyt først Google-kontoen under Integrations, hvis arket er privat eller kræver autentificering.
• I modalen indsætter du arkets URL i eksporterbart format (f.eks. link der ender med export?format=csv for offentlig eller delt CSV).
• Forlad URL-feltet og vent på beskeden File loaded: Mokapen downloader filen, registrerer kolonner (CSV, JSON eller Excel) og viser preview i resultattabben.
• Output — variablerne results (array af rækker, én pr. ark-række) og total (antal). Hver kolonne bliver et felt, der er tilgængeligt inde i ForEach Loop (f.eks. map «Email»-kolonnen til Create Contact → e-mail).

Read Excel online

Samme grænseflade som Read Google Sheet, designet til Microsoft 365-filer (OneDrive, SharePoint, direkte link til .xlsx/.xls).

• Knyt Microsoft Office 365 under Integrations, hvis filen kræver Microsoft-login.
• Indsæt fil- eller delingslink-URL, vent på indlæsning.
• Brug results + ForEach Loop til at synkronisere rækker med kontakter, produkter eller handler i CRM’et.

Read from URL

Generisk læsning fra webadresse: CSV, JSON, Excel online eller API’er, der returnerer tabeller.

• Indtast den fulde URL (https://…). Formatet registreres automatisk.
• Hvis URL’en er utilgængelig, beskyttet eller returnerer en fejl, vises en rød advarsel, og trinnet fejler ved kørsel.
• Efter indlæsning er de registrerede kolonner tilgængelige som trin-variabler; kombiner med ForEach Loop til bulk-imports eller opdateringer fra eksterne systemer.

For alle tre URL-handlinger: gem handlingen først efter vellykket indlæsning i redigeringstilstand, så kolonnerne forbliver gemt. Hvis du ændrer URL, genindlæs og verificér preview, før du aktiverer flowet.

Conditions, delays og «ForEach Loop»

Dybdegående gennemgang af de tre trin, der ikke opretter poster, men styrer flowet:

Condition-handlingen opretter en Yes / No-forgrening. Tilføj én eller flere regler med samme grænseflade som i Filters and operators: felt (eller variabel), operator, værdi, AND/OR-links. Eksempler: «handelsbeløb er større end 10.000», «kontakt-e-mail har en værdi», «fase ændret fra Proposal til Won» (operator Changed from X to Y på modify-trigger). Undgå for mange indlejrede forgreninger — historikken bliver svær at følge for en sag.

Delay-handlingen sætter flowet på pause før næste trin. Kombineret med datoer fra variabler muliggør det påmindelser («tre dage efter forfaldsdato»); i planlagte flows skaber det blot afstand mellem to på hinanden følgende handlinger.

ForEach Loop-handlingen behandler en liste i bulk: forbind output fra Get Contacts, Get tasks eller rækker fra et eksternt ark; inde i loopet ser hvert trin det aktuelle element. Design og test først på få poster, og skaler derefter.

Variabler

Variabler undgår at indtaste data, der allerede findes i CRM’et eller flowet. I editoren vælger du fra menu eller vælger med ikon — ingen særlig syntaks at huske.

Altid tilgængelige

• Organization-data (navn, indstillinger eksponeret af systemet).
• Owner for automatiseringens data (navn, e-mail…).
• Current date og current date and time på kørselstidspunktet, også med offset (f.eks. «i dag + 7 dage», hvor det tilbydes).

Fra triggeren — afhænger af valgt start: indsendte formularfelter, værdier fra posten der udløste flowet, information fra indgående e-mail.

Fra tidligere trin — hver gennemført handling eksponerer resultater til senere trin: identifikatoren (ID …) for den oprettede post, felter fra den læste kontakt, results-listen fra Get deals, arkkolonner, den enkelte række inde i ForEach Loop. I variabelvælgeren står trin i rækkefølge: vælg det rigtige trin og derefter feltet.

Variabeltyper — ved badges viser «?»-ikonet typen: almindelig tekst, dato, tal, multi-liste, bruger osv. Respektér destinationsfeltets type: put ikke en «liste»-variabel i et Contact ID-felt (enkeltværdi) og heller ikke fri tekst, hvor Mokapen forventer et numerisk ID.

Praktisk tip: efter at have knyttet variabler, kør en test og åbn trinhistorikken: verificér at forventede værdier vises, før du sætter automatiseringen til Active.

Handlinger knyttet til integrationer

Nogle handlinger virker kun, hvis den tilsvarende integration er aktiv under Integrations, og for e-mail/SMS hvis automation Owner har knyttet den rigtige konto:

• Send Email — SMTP-konto (Gmail, Outlook, custom SMTP…) knyttet til adressen valgt i feltet From. Uden gyldig e-mail-integration fejler trinnet.
• Send SMS — LinkMobility / SMS-integration med afsender-alias på Owner; tilstrækkelige kreditter.
• Read Google Sheet — Google-konto til private ark; korrekt eksport- eller delings-URL.
• Read Excel online — Microsoft 365-konto til beskyttede OneDrive/SharePoint-filer.
• Read from URL — ingen obligatorisk integration, hvis adressen er offentlig; verificér at den eksterne server svarer og accepterer forespørgslen.

Hvis forbindelsen udløber, fejler trinnet i historikken: genforbind appen fra Integrations og gentag testen. For ark og URL’er map kolonner og kontakt- eller handelsfelter inde i ForEach Loop, som du ville gøre i en manuel styret synkronisering.

Test af flowet

Fra editoren findes knappen til automation test: starter en prøvekørsel.

Advarsel: testen bruger samme mekanisme som produktion. E-mail, SMS, dataoprettelse og opdateringer anvendes faktisk. Eksperimentér på testorganisation eller testposter, når flowet er invasivt.

Adfærd:

• Event-trigger — hvis der allerede findes en kørsel i historikken, kan du genbruge de startdata; ellers bruger Mokapen indstillingerne gemt på triggeren.
• Scheduled trigger — simulerer øjeblikkelig start med gemte indstillinger uden at vente på det planlagte tidspunkt.

Efter køstilling åbn execution history og følg hvert trin. Ret rettigheder, manglende variabler eller udløbne integrationer, indtil kørslen gennemføres.

Kørselslogs

Hver start — automatisk, planlagt eller test — genererer en post i historikken, tilgængelig fra flow-kortet eller editoren. For hver kørsel ser du:

• Starttidspunkt og udfald (i gang, gennemført, fejl).
• Start-detalje — hvilke data triggeren modtog.
• Detalje for hvert trin — hvad der gik ind, hvad der kom ud, fejlmeddelelser hvis nogen.

Kortet viser også Flows started in the last 28 days. Ældre kørsler slettes automatisk: hvis du har brug for arkiv ud over en måned, noter eller eksporter kritiske sager andetsteds.

Almindelige problemer

• Starter aldrig — Active-status? Trigger konfigureret? På «modified» kræver betingelsen, at det angivne felt er ændret i den gemning, og at den nye værdi opfylder operatoren (det er ikke nok, at posten allerede havde den værdi). Gentag en gemning, der virkelig ændrer det felt (f.eks. flyt pipeline-fase).
• Trinfejl på rettigheder — Automation Owner kan ikke udføre den operation. Skift flow-Owner eller juster brugerrollen.
• Tom variabel — Forrige trin producerede ikke de forventede data, feltet ID … peger ikke på en gyldig post, eller flowet tog «no»-grenen af en betingelse. Tjek trinhistorikken før det fejlede.
• Gem blokeret for loop — To automatiseringer udløser hinanden. Fjern trinnet, der kalder den anden automatisering, eller redesign processen.
• E-mail eller SMS ankommer ikke — Spam, SMS-kreditter, org-afsender, modtager i variabler. Historikken viser, om trinnet blev gennemført eller afvist af udbyderen.
• Ekstern integration fejlede — Udløbet konto, omdøbt ark, utilgængelig adresse. Genforbind fra Integrations og opdater trinnet.
• For mange kørsler — «Modified»-trigger uden betingelser: hver gemning genstarter flowet. Tilføj trigger conditions (ændret felt + værdi), eller flyt filtre til Condition-trinnet.

Hvis historikken ikke er nok: Duplicate automatiseringen, prøv på ikke-produktionsdata, og brug test indtil den er ren.

Formularautomatiseringer (forenklet sti)

Der findes en separat sti fra det fulde Automations-modul: på planer, der inkluderer «Automations from Forms», kan du i form builder knytte øjeblikkelige handlinger — opret kontakt, handel, opgave, ticket — uden at åbne flow-editoren. Detaljer i guiderne Kontaktformular, Aftalebooking og Book en service eller et produkt.

Godt til landingssider og lineære formularer. Når du har brug for betingelser, delays, loops over lister eller læsning fra Google Sheet, skift til Automations-modulet med triggeren «Contact form received», og byg det fulde flow der.

Anbefalet proces

• Design først — På papir: hvad starter det, hvilke forgreninger, hvilke poster eller beskeder det opretter. Vælg en Owner med tilstrækkelige rettigheder.
• Byg som Inactive — Færdiggør trigger og trin, knyt variabler, aktivér ikke med det samme.
• Test et rigtigt tilfælde — Prøvekørsel og trin-for-trin-historik på kontrollerede data.
• Aktivér og overvåg — Skift til Active; tjek de første dage historik og genererede poster.
• Opdater når CRM ændrer sig — Ny pipeline, ændret formular, genforbundet integration: genåbn flowet og juster filtre og variabler. Duplikér før større ændringer.
• Klar titel og Collaborators — F.eks. «Website lead → inbound deal» og salgsteam blandt Collaborators: den næste forstår formålet med det samme.

Automatiseringer — sammen med Connections, Checklist og Integrations — hjælper Mokapen ikke kun med at registrere, hvad der sker, men med at facilitere, hvad der bør ske — altid med historik, rettigheder og test, før gentaget arbejde overlades til systemet.

Praktiske eksempler

Fem af de mest efterspurgte flows, forklaret trin for trin: hvilken trigger starter dem, hvorfor det er værd at automatisere dem, hvilke handlinger der kommer i rækkefølge, og hvilke variabler der binder dem sammen. Brug dem som startskabelon: tilpas felter, filtre og modtagere til din organisation.

1. Website-lead → kontakt, handel og første kontakt

Trigger — event Contact form received, filtreret på formularens kode for websitets formular «Request information».

Hvorfor — et lead, der udfylder formularen, skal arbejdes med det samme: uden automatisering risikerer du at indtaste dataene manuelt, spilde tid og lade kontakten køle af. Her åbner flowet de rigtige poster og underretter sælgeren inden for sekunder.

Handlinger

1. Create Contact — navn, e-mail og telefon fra formularfelterne; etiket «Website lead».
2. Create Deal i Inbound-pipelinen, indledende fase, knyttet til den netop oprettede kontakt.
3. Create Task «Første kontakt inden 24 timer» forfalder i morgen, forbundet til kontakt og handel.
4. Send Email internt til vagthavende sælger med opsummering af de indsendte data.

Variabler — formularfelter (navn, e-mail, telefon, besked) fra triggeren; Contact ID fra trin 1 brugt i handel og opgave; Deal ID fra trin 2 knyttet til opgaven; sælgerens e-mail (fast værdi eller brugervariabel) som modtager.

2. Handel vundet → onboarding-opfølgning

Trigger — event Deal Modified med trigger condition: Modified field = Pipeline stage, operator Is one of, værdi Won. Således udløses den kun, når fasen bliver Won i den gemning — ikke ved hver ændring.

Hvorfor — fasen «Won» skal starte onboarding uden at nogen skal huske det manuelt. Det undgår, at lukkede kunder står stille i dagevis.

Handlinger

1. Create Task «Start onboarding» tildelt driftsansvarlig, forbundet til handel og kunde.
2. Update checklist på opgaven med standard onboarding-punkter (tilstand Replace).
3. Send Email velkomstbesked til handelens hovedkontakt.

Variabler — handelsdata fra triggeren (titel, beløb, knyttet kontakt); Task ID fra trin 1 brugt af tjeklisten i trin 2; kontaktens e-mail til afsendelsen i trin 3. Bemærk: kun den nye faseværdi opfylder betingelsen, så flowet udløses ikke igen, hvis du gemmer handelen uden at røre fasen.

3. Højprioritets-ticket → SMS til kontaktpersonen og intern opgave

Trigger — event Ticket Created med trigger condition: prioritet Is one of «High». På «… created»-triggers tjekker Mokapen de værdier, posten fødes med, så den kun udløses for tickets oprettet med høj prioritet.

Hvorfor — en presserende ticket kan ikke vente på næste kig i køen: den kræver et øjeblikkeligt alert og en tracked opgave for den, der skal handle.

Handlinger

1. Send SMS til support-kontaktpersonen via automation Owner’s SMS-konto.
2. Create Task intern «Handle urgent ticket» forfalder inden for få timer, forbundet til ticketen.

Variabler — ticket-data fra triggeren (nummer, emne, prioritet, kunde) brugt i SMS-tekst og opgavetitel; kontaktpersonens telefon (brugervariabel eller fast værdi); Ticket ID fra triggeren til at knytte den oprettede opgave.

4. Ugentlig opsummering af opgaver der forfalder (planlagt)

Trigger — scheduled, calendar schedule: hver mandag kl. 9:00, organisationens tidszone.

Hvorfor — en fast påmindelse i starten af ugen holder teamet på linje om kommende deadlines, uden at nogen skal filtrere opgaverne manuelt.

Handlinger

1. Get tasks med filtre: status «Open» AND forfaldsdato Is within 7 days from now.
2. Send Email opsummering til flowets Collaborators med listen over fundne opgaver.

Variabler — output fra trin 1: results (opgavelisten) og total (hvor mange), indsat i e-mail-brødteksten; den aktuelle kørselsdato til beskedheaderen. Hvis du foretrækker én linje pr. opgave, kan du tilføje en ForEach Loop over results før afsendelsen.

5. Katalogsynkronisering fra Google Sheet (natlig planlagt)

Trigger — scheduled, fixed schedule: hver nat (f.eks. daglig gentagelse kl. 2:00).

Hvorfor — når kundedata kommer fra et eksternt ark (import, ERP, tredjepartsformular), bringer en natlig sync dem ind i CRM’et uden copy-paste og uden manuelt håndterede dubletter.

Handlinger

1. Read Google Sheet — arkets URL i eksporterbart format; Google-konto forbundet under Integrations, hvis arket er privat.
2. ForEach Loop over hver række i results-output:
3. inde i loopet Create Contact (eller Edit Contact, hvis du håndterer opdateringer) med mapping af arkkolonner til katalogfelterne.

Variabler — results og total fra Read Google Sheet-trinnet; inde i ForEach Loop er hver kolonne (Name, Email, Phone, Company…) en variabel for den aktuelle række, der skal forbindes til Create/Edit Contact-felterne. Test først på få rækker, og tjek historikken række for række, før du aktiverer flowet i produktion.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Behøver jeg en bestemt plan for at bruge automatiseringer?

A: Ja. Det fulde modul indgår i planen Premium Large. Uden den rigtige plan forbliver menupunktet Automations deaktiveret. Der findes også en enklere sti, Form automations, tilgængelig på de planer, der inkluderer den.

Q: Hvem kan oprette en ny automatisering?

A: Kun organisationens Owner kan starte oprettelsen af et nyt flow. Andre brugere kan åbne, redigere eller duplikere eksisterende automatiseringer, hvis de er Owner eller Collaborators, eller hvis de er administratorer.

Q: Hvorfor udløses min automatisering aldrig?

A: Tjek at status er Active, og at triggeren er konfigureret. På «… modified»-triggers husk, at betingelsen kræver, at det angivne felt faktisk er ændret i den gemning, og at den nye værdi opfylder operatoren: det er ikke nok, at posten allerede havde den værdi.

Q: Hvad er forskellen mellem trigger conditions og Condition-trinnet?

A: Trigger conditions er et indgangsfilter: hvis de ikke er opfyldt, sættes automatiseringen slet ikke i kø. Condition-trinnet er en Yes/No-gren efter at flowet allerede er startet, nyttigt til branching (f.eks. højt beløb → e-mail til direktøren, ellers kun en opgave).

Q: Automatiseringen udløste for mange gange — hvordan undgår jeg det?

A: Næsten altid er det en «… modified»-trigger uden betingelser: den udløses ved hver gemning af posten. Tilføj en stram betingelse på triggeren (ændret felt + målværdi), eller flyt de sekundære tjek ind i Condition-trinnet inde i flowet.

Q: Et trin fejler for rettigheder: hvad betyder det?

A: Mokapen kører trinnene med rettighederne for den Owner, der er sat på automatiseringen. Hvis personen ikke kan oprette handler, sende e-mail på vegne af organisationen eller redigere tickets, fejler det tilsvarende trin. Tildel som Owner en bruger med de nødvendige rettigheder, eller få rollen justeret.

Q: Hvorfor går mine e-mails eller SMS’er ikke ud?

A: Afsendelse går altid via en forbundet konto: en SMTP-konto til e-mail, LinkMobility-integrationen til SMS, begge knyttet til flow-Owner. Tjek at integrationen er aktiv og ikke udløbet, at der er nok SMS-kreditter, og tjek spam og domænereputation. Historikken viser, om trinnet er gennemført eller afvist af udbyderen.

Q: Kan jeg teste en automatisering uden rigtige konsekvenser?

A: Pas på: testen bruger samme mekanisme som produktion, så e-mail, SMS, oprettelser og redigeringer af poster anvendes faktisk. Hvis flowet er invasivt, test på en testorganisation eller testposter, åbn derefter kørselshistorikken, og tjek hvert trin.

Q: En variabel kommer ud tom i trinnet — hvorfor?

A: Normalt producerede forrige trin ikke de forventede data, feltet ID … peger ikke på en gyldig post, eller flowet tog «no»-grenen af en betingelse. Åbn historikken for trinnet lige før det fejlede, og tjek hvad der gik ind, og hvad der kom ud.

Q: Hvor længe gemmes kørselslogs?

A: Kortet viser flows startet i de sidste 28 dage. Ældre kørsler slettes automatisk: hvis du har brug for arkiv ud over måneden, noter eller eksporter de kritiske sager andetsteds.