Mokapen-guiden

Forbindelser

Forbindelser er det bindeled, der holder Mokapen-CRM sammen: de linker opgaver, projekter, kontakter, virksomheder, deals, tickets, tilbud, ordrer, aftaler og andre enheder i et netværk, du kan navigere i. I modsætning til et simpelt tekstfelt skaber hver forbindelse et tosidet link: åbn et kontaktkort og se alt, der er knyttet til det, og omvendt. Uden forbindelser forbliver CRM en liste af isolerede poster; med forbindelser bliver det et rigtigt XRM, hvor hver aktivitet, salg eller supportanmodning har kontekst, historik og relationer.

Forbindelsers natur

En forbindelse duplikerer ikke data: den registrerer en association mellem to poster, der allerede findes (eller netop er oprettet) i jeres organisation. Du kan linke flere enheder af samme type (fx tre kontakter til en deal) og forskellige typer på samme post (fx et ticket knyttet til virksomhed, kontakt og opfølgningsopgave).

Forbindelser ligger i systemets relationstabel og er synlige:

• på postens fane Forbindelser (modal eller fuld side);
• i linked felter på fanen Data (fx Kontakter, Virksomheder, Linked opgaver…), hvor du kan søge, tilføje eller fjerne links som ethvert andet felt;
• i listens avancerede filtre (Small-plan), med felter som Linked kontakt, Linked deal osv.;
• i kloningsflows, hvor du kan vælge, om eksisterende forbindelser skal kopieres.

At fjerne en forbindelse sletter ikke de involverede enheder: du fjerner kun linket.

Hvornår du bruger dem

Brug forbindelser, når en enhed har operative referencer til andre CRM-poster:

• Salg: deal knyttet til virksomhed, beslutningstager, sendt tilbud, opfølgningsopgave og præ-salgsticket.
• Support: ticket knyttet til kunden (kontakt/virksomhed), intern løsningsopgave og onboarding-projekt.
• Projekter: projekt knyttet til kunden, operative opgaver, gennemgangs-aftaler og kontraktdokumenter.
• Marketing / kontakter: kontakt knyttet til kampagner, åbne deals, historiske tickets og nurturing-opgaver.

Praktisk regel: hvis du på et møde ville sige «denne opgave handler om kunde X og deal Y», hører de relationer hjemme i forbindelser — så alle, der åbner posten, forstår konteksten uden at søge i chat eller e-mail.

Hvor du finder dem

I modal-posten (åbnet fra Kanban, liste eller link): dedikeret fane Forbindelser med tæller på de øverste faner. Hver sektion (Kontakter, Virksomheder, Opgaver, Deals, Tickets…) viser aktive links for den type.

På enhedens fulde side (fx opgave i fuld skærm): kortet Forbindelser vises i venstre kolonne under kortet Data — samme felter, samme logik som fanen Forbindelser.

I begge tilfælde finder du øverst til højre i handlingslinjen den grønne +-knap til Opret og forbind (se nedenfor).

Link en eksisterende enhed

1. Åbn kilde-enhedens post (fx en opgave).
2. Gå til fanen Forbindelser (modal) eller kortet Forbindelser (fuld side).
3. Find sektionen for den type, du har brug for (fx Kontakter), og klik på rediger-ikonet (blyant) ved feltet.
4. Søg i vælgeren: skriv navn, e-mail eller titel. Du kan vælge flere værdier, hvis enheden tillader det.
5. Gem posten: badges/links vises i feltet, og forbindelsen er aktiv også på den linkede post.

Den samme handling er mulig direkte på fanen Data, hvor forbindelsesfelter (Kontakter, Virksomheder, Linked opgaver…) redigeres inline som andre postfelter.

Opret og forbind

Den grønne +-knap øverst (Opret og forbind) åbner en hurtigmenu til at oprette en ny enhed allerede linket til den, du kigger på: opgave, projekt, aftale, deal, ticket, kontakt, tilbud, ordre og andre enheder aktiveret af jeres plan.

Brug den, når du arbejder på en kontakt og skal åbne et ticket, eller på en deal, når der skal en opfølgningsopgave til: du undgår at oprette en «forældreløs» post og derefter huske at linke den manuelt.

Forbindelser på fanen Data

På fanen Data finder du relationsfelter grupperet efter type (Kontakter, Virksomheder, Linked opgaver, Deals…). Det er samme information som fanen Forbindelser, præsenteret i kontekst af andre profildata.

Med brugerdefinerede felter (Medium-plan) kan nogle forbindelser gøres obligatoriske eller skjultes via synlighedsregler: nyttigt til at håndhæve, at hvert ticket har mindst én linked kontakt.

På fanen Data kan du også bruge Klon fra menuen Indstillinger (tre prikker): i klon-vinduet markerer eller afmarkerer du Opgaver/projekt/kontakt… forbindelser for at kopiere enheden og beholde eller droppe alle eksisterende links. Kloner du til en anden organisation, er forbindelsesmuligheden deaktiveret (linked poster tilhører kilde-org).

Filtrering efter forbindelser

I listens avancerede filtre (Small-plan) for opgaver, projekter, kontakter, tickets, deals osv. finder du connected_*-felter — fx «Linked kontakt», «Linked virksomhed», «Linked deal».

• Søg og vælg en eller flere poster: listen viser kun enheder linket til den kontakt/deal/ticket.
• Ingen værdi / Enhver værdi: find poster uden forbindelser af den type eller omvendt med mindst én forbindelse.

Operative eksempler: alle opgaver linket til kontakt «Smith»; alle tickets uden linked virksomhed (til oprydning); alle deals linket til en bestemt målvirksomhed.

Kloning med forbindelser

Menuen Indstillinger → Klon (eller massehandling på listen): ud over titlen vælger du, hvad der skal med i kopien. Afkrydsningsfeltet forbindelser (fx «Opgavens forbindelser») er aktivt som standard inden for samme organisation.

Nyttigt til: duplikere en projekt-skabelon med linked kunder og opgaver; oprette en deal-variant og beholde kontakter og virksomheder; kopiere et eksempelticket med samme relationer. Afmarker forbindelser, hvis du vil have en «ren» kopi til manuel genlinkning.

Visning og navigation

Hver forbindelse er et klikbart link, der åbner den linkede post. Tælleren på fanen Forbindelser viser, hvor mange aktive links enheden har.

Typisk sti: åbn en deal → fanen Forbindelser → klik på kontakten → kontaktens fane Forbindelser → se linked deals, tickets og opgaver. Det er naturlig CRM-navigation uden at forlade konteksten.

Fjerne en forbindelse

Fane Forbindelser eller felt på fanen Data → rediger-ikon → fravælg enheden i multi-select → gem. I nogle visninger er der også et slet-ikon ved den enkelte række. Den fralinkede enhed forbliver i systemet.

Forbindelser og overordnet projekt

Opgaver har også feltet Projekt på fanen Data: det angiver overordnet projekt (operativ hierarki). Forbindelser er stadig komplementære: du kan linke en opgave til kontakter, deals eller andre opgaver ud over hovedprojektet. Brug projektet til at organisere arbejdet; brug forbindelser til kommerciel og relationel kontekst. Læs mere i guiden Opgaver → Projekt.

Anbefalede CRM-processer

• Lead → deal: kontakt oprettet fra formular → linket til virksomhed og deal → kvalificeringsopgaver linket til begge.
• Support: ticket linket til kontakt og virksomhed → intern opgave linket til ticket → ved lukning forbliver forbindelser til historik.
• Kundeprojekt: projekt linket til virksomhed → projektopgaver arver kundesynlighed gennem eksplicitte forbindelser, hvor det er nødvendigt.
• Datareview: ugentligt filter «tickets uden linked kontakt»; filter «deals uden virksomhed» til pipeline-oprydning.
• Skabelon: projekt- eller opgaveskabelon klonet med forbindelser for at genstarte tilbagevendende processer.

Forbindelser, kombineret med Etiketter, Tjekliste og Tid, danner grundlaget for at styre salg, leverance og support i samme workspace.