Mokapen-guiden

Felter

Felter er dataordbogen for hvert modul: navn, type, obligatorisk status, standardværdi og hvem der kan se eller redigere dem. Her opretter I brugerdefinerede felter og tilpasser dem, der allerede findes. Mekanismen er den samme på Kontakter, Virksomheder, Opgaver, Projekter, Aftaler, Deals, Tilbud, Ordrer, Produkter, Services og Tickets.

Denne guide dækker kun Felter. For at placere dem på formularen, se Kort; for at vise dem i en tabel, se Liste og kolonner.

Ændringer gælder hele organisationen (for alle medlemmer), ikke personlige præferencer.

Hvad de er til

• Standardisere — samme etiketter og typer for hele teamet.
• Udvide Mokapen — data produktet ikke har som standard (Branche, Kundekode, Margin…).
• Styre — obligatorisk status, standard, synlighed og redigeringsrettigheder kun for bestemte brugere/teams.
• Føde resten — kort, liste, filtre, import, automatiseringer og (hvor det findes) rapportdiagrammer.

Hvor I finder dem

1. Organisationsindstillinger → område-hub (Adressebog, Aktiviteter, Salg, Tickets, …).
2. Enhedsindstillinger (fx Kontakter) → kortet Felter.

Konfiguration er pr. enhed. I skal mindst have rollen Member. Oprettelse af brugerdefineret felt kræver en Premium-plan med Custom fields; ændring af layout/eksisterende felter kræver en passende Premium-plan. Tjek tilgængelighed på jeres plan.

Opret et brugerdefineret felt

1. Add field → modal New field.
2. Label — synligt navn.
3. Internal title — auto-genereret slug (import, API, system).
4. Type — vælg type (listen nedenfor). Ofte kan den ikke ændres efter gem.
5. Typeindstillinger (dropdown menu, single/multiple selection, …).
6. This field is required (valgfrit).
7. Default (valgfrit) — startværdi på nye kort.
8. Editable only by users/teams og/eller Visible only to users/teams (valgfrit).
9. Save — placer derefter feltet på Kort og evt. i Liste og kolonner.

Felttyper (én for én)

Ved oprettelse vælger I en af disse typer. For hver: hvad den er til, og hvornår den bruges.

Text

Kort tekst på én linje (koder, korte titler, referencer). Ideel når svaret er frit, men kort. Hvis værdier gentages og skal kunne filtreres, foretræk Dropdown menu.

Long text

Flere linjer til noter, beskrivelser, instruktioner. Brug ikke til strukturerede data (statusser, kategorier): det gør filtre og rapporter sværere.

Dropdown menu

Liste af optioner, I definerer (Add an option): brugeren vælger én. Perfekt til interne statusser, brancher, niveauer, kilder. Giver ensartede filtre og diagrammer. Definer optionerne før produktion og undgå dubletter af synonymer.

Multiple-choice dropdown menu

Som dropdown menu, men I kan vælge flere optioner på én gang (fx interesse-tags, aktive kanaler). Nyttig når en post hører til flere kategorier samtidig.

Date

Vælg en dato (deadlines, kontraktstart, salgsaftaledato). Foretræk den frem for fri tekst for at sortere og filtrere efter periode.

Time

Klokkeslæt eller tidsværdi (slot, callback-tid). Brug når timen betyder noget, ikke kun dagen (til dagen bruges Date).

Number

Generisk tal (mængde, score, styk). Det er ikke et pengebeløb: til penge bruges Amount.

Amount

Pengebeløb (budget, omkostning, margin i valuta). Designet til finansielle værdier; i rapporter og lister opfører det sig som et penge-mål.

Percentage

Procentværdi (sandsynlighed, rabat, fremskridt). Bedre end generisk tal når betydningen er «ud af 100».

Switch button

Ja/nej-toggle (til/fra). Ideel til binære flag: «VIP-kunde», «Skal ringes tilbage», «Fakturerbar». Tydeligere end checkbox når handlingen er øjeblikkelig on/off.

Checkbox

Afkrydsning til bekræftelser eller booleske optioner («Privatliv accepteret», «Dokumenter modtaget»). Lignende switch i betydning; vælg den stil, der føles naturlig i formularkonteksten.

Radio button

Eksklusivt valg blandt få optioner vist i liste (ikke i lukket menu). Nyttig med 2–5 meget synlige alternativer (fx Ja / Nej / Ved ikke).

User

Vælg en bruger i organisationen (intern kontakt, godkender, specialist). Forskellig fra systemets stakeholder/owner: det er et ekstra felt, I definerer.

Team

Vælg et team i organisationen (ansvarlig afdeling, supportcelle). Nyttig til gruppetildelinger ud over én bruger.

Hyperlink

Klikbar URL (produkt-side, delt drev, ekstern ticket). Bedre end fri tekst når den skal åbnes med ét klik.

Email

Ekstra e-mailadresse (certificeret mail, driftsmail, alias). Brug den dedikerede type så validering og brug i flows forbliver konsistent sammenlignet med generisk tekst.

Phone

Ekstra telefonnummer (sekundær mobil, central). Samme logik som e-mail: dedikeret type, ikke fri tekst.

Address

Struktureret adresse (sekundært sted, lager, byggeplads). Foretræk den frem for én tekstlinje hvis I skal bruge den i dokumenter eller kort.

World countries

Valg fra landeliste. I kan sætte Single select eller Multiple select. Ideel til målmarked, leveringsland, geografisk område uden at taste i hånden.

Reference to another entity

Link posten til en anden Mokapen-enhed (fx på en Opgave et «Customer»-felt af typen Contact). Ved oprettelse vises en option for hver systemenhed (Task, Project, Contact, Company, Ticket, Booking, Product, Service, Opportunity, Quote, Order, Appointment, Document, … afhængigt af hvad der er aktivt). Her også: Single select eller Multiple select.

Brug den når relationen skal være struktureret (ikke en note «se Mario»). Så forbliver filtre, connections og navigation pålidelige.

Standardværdi

I modalen sætter feltet Default startværdien når et nyt kort oprettes (hvor typen tillader det).

• Hvad det er til — færre gentagne klik (Country = Italy, Internal status = New, VIP switch = off).
• Dropdown menu — standard skal matche en af de eksisterende optioner.
• Number / Amount / Percentage — angiv en numerisk værdi konsistent med typen.
• Text — startstreng (sparsomt: kan «forurene» data hvis brugere ikke ændrer den).
• Required + default — kortet er allerede gyldigt på feltet ved oprettelse; brugeren kan stadig ændre det (hvis de har redigeringsret).
• Erstatter ikke — Visible/Editable-regler: en standard gør feltet ikke synligt for dem, der ikke må se det.

Hvis I lader Default være tom, starter nye kort uden værdi på feltet (medmindre enheden har systemlogik).

Betinget synlighed og redigering (brugere / teams)

Ud over obligatorisk status kan I begrænse hvem der ser og hvem der redigerer feltet. Der er to separate kontroller i modalen:

• Visible only to users/teams — aktiver afkrydsning, vælg derefter en eller flere brugere og/eller teams. Kun de ser feltet på kortet (og i kontekster, der respekterer reglen). Andre på listen ser det ikke.
• Editable only by users/teams — samme logik, men for redigering: andre brugere kan måske se det (hvis synligt) men ikke ændre det, eller slet ikke se det hvis I kombinerer begge begrænsninger.

Sådan kombineres de

• Kun Visible begrænset → feltet er skjult for andre; dem på listen ser og (medmindre andet) redigerer det.
• Kun Editable begrænset → alle (med adgang til kortet) kan se det; kun udvalgte redigerer det.
• Begge begrænset → typisk for følsomme data (margin, juridiske noter, intern løn): få ser det, og de samme (eller et subset) redigerer det.
• Ingen afkrydsning → felt åbent for alle, der kan åbne kortet (respekterer enhedens privatliv/stakeholders).

Team vs. bruger — I kan blande: fx team «Sales» + navngivet admin. Hvem tilslutter eller forlader teamet får/mister adgang efter teammedlemskab.

Typiske tilfælde

• Margin % på Deals — kun synlig/redigerbar for senior salgsteam.
• HR-noter på interne Kontakter — kun HR-team.
• Felt «Supplier cost» på Produkter — redigerbar af Indkøb, også synlig for Salg som read-only (bred Visible, snæver Editable).

Forsigtig — forveksl ikke disse regler med kortets privatliv (stakeholders) eller Home-tilpasning: her begrænser I det enkelte felt.

Obligatorisk status

Afkryds This field is required hvis gem af kort skal kræve en værdi. Brug det sparsomt: for mange obligatoriske felter bremser indtastning. Kombiner ofte med fornuftig Default, så hurtige oprettelser ikke blokeres.

Rediger, gendan, slet

Klik feltnavnet i tabellen.

• System — ikke redigerbart (eller næsten); kan ikke slettes.
• Delvist redigerbart — label/obligatorisk/osv.; type ofte låst.
• Custom — I opdaterer optioner, standard, synlighed; I kan Delete.
• Restore — på nogle standardfelter tilpasset af org returneres Mokapens standard for feltet.

Praktiske tips

• Arbejdsrækkefølge: Felter → Kort → Kolonner (og på Deals/Opgaver/Projekter, Charts).
• Dropdown / entity i stedet for fri tekst når I skal sammenligne og filtrere.
• Stabile labels: omdøbning forvirrer ofte teamet og gemte filtre.
• Før sletning: import, automatiseringer, rapporter, kolonner.
• Følsomme data: brug Visible/Editable, stol ikke kun på «ingen kigger på det».

Use cases

• Branche + omsætning på Kontakter — Industry dropdown + Amount; tom Industry Default; begge på Kort og Kolonner.
• Tickets med alvor — obligatorisk P1–P3-menu, Default P3.
• Reserveret margin på Deals — Percentage eller Amount med Visible og Editable kun for senior salgsteam.
• Opgave knyttet til kunde — Contact entity-felt (single select).
• Produkt: leverandør-side link — Hyperlink + Text-kode; Visible for alle, Editable kun af Indkøb.
• «Skal ringes tilbage»-flag — Switch med Default off; kolonne i Kontaktliste.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Jeg oprettede feltet, men ser det ikke på kortet.

A: Oprettelse sætter det ikke på formularen. Åbn Kort og træk det ind i forhåndsvisningen. Hvis I begrænsede Visibility, tjek at I er blandt de tilladte brugere/teams.

Q: Gælder Default også for eksisterende kort?

A: Nej: den gælder typisk nye kort. Eksisterende poster beholder værdierne.

Q: Hvis jeg begrænser Visibility, forsvinder feltet også fra kolonnelisten?

A: Visibility-regler beskytter adgang til data på kortet efter feltkonfiguration. Til gitteret bruges stadig Liste og kolonner; eksponer ikke i listen data, I vil holde private.

Q: Kan jeg ændre typen efter gem?

A: Ofte nej. Bedre at oprette et nyt felt med korrekt type.

Q: Forskel mellem Visible og Editable?

A: Visible = hvem der ser det. Editable = hvem der kan ændre værdien. Bruges sammen til «read-only» eller «skjult for alle undtagen…».

Q: Hvorfor ser jeg ikke Add field?

A: Manglende Premium-plan med Custom fields, eller utilstrækkelige tilladelser.